PORTAL DE ASSINATURAS ASSINA.SP VERSÃO 3...Marque o termo de aceite da licença e clique em...

PORTAL DE ASSINATURAS

ASSINA.SP – VERSÃO 3.0

M A N U A L D O U S U Á R I O

INTRODUÇÃO 4

PROPÓSITO 4

VISÃO GERAL 4

OBJETIVO 4

RESPONSABILIDADE 4

1. ASSINATURA DIGITAL 5

2. PRÉ-REQUISITOS 5

3. ACESSANDO O PORTAL 6

Instalando extensão do Chrome 6

Instalando extensão/complemento do Internet Explorer 10

Acessando sua conta no portal assina.sp. 15

Página principal 17

Meus Documentos 18

Novo Documento 20

Associando um fluxo aos usuários 31

4. ASSINANDO DOCUMENTOS 33

a) Pelo link do documento no e-mail 33

b) Em ‘Meus Documentos’ 34

c) Assinatura em Lotes 36

5. GERENCIANDO DOCUMENTOS 39

6. AUTORIZANDO E APROVANDO ETAPAS 48

Autorizar etapa e enviar nova versão 48

Aprovar etapa 52

7. CARREGANDO ARQUIVOS EM LOTE 54

Para carregar arquivo em lote, siga os procedimentos a seguir: 54

8. UTILIZANDO REGRAS POR SITUAÇÃO 58

ÍNDICE

9. CADASTRANDO CONTATOS E CONTRAPARTES 60

Contato 60

Contraparte 62

Utilizando um contato 63

Utilizando uma contraparte 64

10. COMO CRIAR UM ARQUIVO EM PDF 66

Criando um PDF a partir do Microsoft Office 66

Criando um PDF a partir de uma ‘impressora virtual’ 69

11. FORMULÁRIO DE CONTROLE DE FREQUÊNCIA PARA CARGOS EM CONFIANÇA NGRH 012 - F2 71

Assinando o Controle de Frequência 77

12. UTILIZANDO O ASSINA.SP NO MOBILE (IPHONE, IPAD E ANDROID) 78

Pré-requisitos 78

Acesso ao aplicativo 78

Assinando um documento único no mobile 82

Assinando documentos em lote no mobile 87

Manual do Usuário – Portal de Assinaturas assina.sp.

4

Este documento está dividido em Propósito e Visão Geral. No propósito estão descritas as necessidades e objetivos deste documento e na visão geral o usuário encontrará o resumo do desenvolvimento do documento.

O propósito deste manual é guiar o usuário na utilização do Portal de Assinaturas assina.sp, explorando suas funcionalidades e facilitando suas atividades cotidianas no trâmite de documentos e coleta de assinaturas.

O manual orienta de forma detalhada e simples, os procedimentos desde a instalação da extensão no navegador, passando pelo cadastro do usuário, utilização de funcionalidades básicas e avançadas do portal de assinaturas assina.sp.

O objetivo é fornecer um guia rápido, que detalha os conceitos e procedimentos de utilização do sistema permitindo aos usuários encontrar as respostas para as dúvidas mais comuns sem muito esforço.

A responsabilidade de orientar sobre a utilização do sistema é do Help Desk, porém os usuários deverão compreender as funcionalidades para utilizá-las de forma coerente.

INTRODUÇÃO

PROPÓSITO

VISÃO GERAL

OBJETIVO

RESPONSABILIDADE


5

1. ASSINATURA DIGITAL Uma assinatura digital é o equivalente a uma assinatura manuscrita em um documento em papel. Juridicamente, ao se realizar uma assinatura digital em um documento eletrônico fazendo uso de um certificado digital, o signatário não poderá repudiar tal ação, ou seja, não poderá negar que é o signatário daquele documento, uma vez que o certificado e seu respectivo PIN (senha), são pessoais e intransferíveis. Por intermédio de algoritmos matemáticos complexos, o assina.sp gera um resumo do documento a ser assinado e, utilizando informações presentes no certificado digital como Nome e CPF, por exemplo, aplica uma camada segura ao documento (selo digital), que se removida, invalida a assinatura. Dessa forma, é possível garantir a origem do documento, sua integridade, sua autenticidade e o não repúdio. Esse processo dá ao signatário e à contraparte, garantias equivalentes a um reconhecimento de firma ou uma autenticação de um documento em um cartório de notas. O assina.sp está aderente aos diversos padrões de assinaturas aceitos pela ICP-Brasil (órgão federal responsável por regular a certificação digital no Brasil, criado pela medida provisória MP 2200-2/2001 de 24/08/2001) e também a padrões internacionais, tais como PAdES (assinaturas em documento do tipo PDF), e CAdES (assinatura em tipos diversos como DOC, XLS, EXE).

2. PRÉ-REQUISITOS Para a utilização do portal de assinaturas assina.sp, você deverá se autenticar com um certificado digital do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ) emitido na cadeia da ICP-Brasil. Para isso será necessário:

Certificado Digital A3 (token ou cartão) ou A1 (instalado no sistema operacional); Aplicativo gerenciador de certificados fornecido pela Autoridade Certificadora (Ex.

AET Safesign); Leitora de cartão com os respectivos drivers instalados ou drivers do token

instalados; Acesso à Internet; Windows 7 ou superior; Microsoft .Net Framework 4.1 ou superior; Navegador Internet Explorer 10 ou superior e Chrome 42 ou superior; Navegador com extensão CertiSign WebSigner instalada. A seguir veremos como

realizar a instalação da extensão e o cadastro no portal assina.sp.


6

3. ACESSANDO O PORTAL Para acessar o portal assina.sp da IMESP, você deve inserir na barra de endereços do seu navegador: http://portal.assinasp.imprensaoficial.com.br.

Instalando extensão do Chrome

Caso a extensão do navegador ainda não esteja instalada, o navegador será redirecionado para a página de instalação da extensão. Na IMESP, a extensão é instalada por padrão em todas as máquinas, via rede. Caso a extensão já esteja instalada, vá direto ao item 3.3. A figura 1 mostra a tela inicial do instalador da extensão do navegador Chrome. No navegador da Microsoft, Internet Explorer, a instalação da extensão é ligeiramente diferente (ver item 3.2). Essa instalação será feita apenas uma vez e é mandatória para o uso do assina.sp.

Figura 1 – Tela inicial do instalador da extensão WebSigner

Clique em ‘Instalar Certisign Websigner’ e, em seguida, ‘Adicionar Extensão’.

NOTA: Dependendo das restrições de segurança na rede, pode ser necessária a intervenção de um

usuário com privilégios administrativos. Nesse caso, entre em contato com o suporte técnico.

http://portal.assinasp.imprensaoficial.com.br/


7

Figura 2 - Clique em Adicionar extensão

Figura 3 - Download do instalador da Extensão.

Aguarde o download do arquivo e dê duplo clique para instalá-lo.


8

Figura 4 - Clique em Executar

Clique em ‘Executar’

Figura 5 - Aceitando o termo de licença do WebSigner

Marque ‘Aceito os termos do Contrato de Licença’ e clique em ‘Instalar’.


9

Aguarde o término da instalação e clique em ‘Concluir’.

Figura 7 - Concluindo a instalação da extensão WebSigner

Você será redirecionado automaticamente para a tela de acesso do assina.sp, conforme mostrado no item 3.3. Se o seu navegador padrão é o Microsoft Internet Explorer, siga os passos abaixo para instalar a extensão/complemento WebSigner, caso contrário, veja a partir do item 3.2 para fazer o primeiro acesso e o cadastro no portal.

Figura 6 - Progresso da Instalação do WebSigner


10

Instalando extensão/complemento do Internet Explorer

É recomendado o uso da versão 10 em diante do Internet Explorer. Para verificar a versão do seu Internet Explorer, abra o navegador, clique no menu ‘Ajuda’ ou na engrenagem (configurações) e depois em ‘Sobre o Internet Explorer’.

Figura 8 - Tela de versão do Internet Explorer

Ao acessar o portal assina.sp pela primeira vez no Internet Explorer, você será redirecionado para a página de instalação do complemento WebSigner e uma mensagem aparecerá no rodapé do navegador, como mostra a figura 9 abaixo.

Figura 9 - Aviso de instalação de complemento no Internet Explorer

No Internet Explorer, clique em ‘Salvar’ (figura 9) e depois em ‘Executar’, (figura 10).


11

Figura 10 - Clique em Executar

Uma tela de boas vindas será mostrada. Clique em ‘Next’ ou ‘Próximo’.

Figura 11 - Tela de boas vindas do instalador

Figura 12 - Aceite o termo de licença

Marque o termo de aceite da licença e clique em ‘Next’ ou ‘Próximo’. Mantenha o caminho padrão e clique em ‘Next’ ou ‘Próximo’, conforme figura 13.


12

Figura 13 - Caminho padrão de instalação

E depois em ‘Install’ ou ‘Instalar’.

Figura 14 - Cliquem em 'Install/Instalar' para concluir a instalação

Aguarde o término da instalação.


13

Figura 15 - Progresso da instalação do WebSigner

E então, clique em ‘Finish’ ou ‘Finalizar’.

Figura 16 - Finalizando instalação do WebSigner

Se o Internet Explorer estiver aberto, feche-o.

ATENÇÃO para os passos seguintes. O Internet Explorer deve ser

reiniciado duas vezes para ativar o complemento com sucesso.


14

Após a instalação do complemento, ao abrir o Internet Explorer, uma mensagem de ativação do complemento será mostrada no rodapé, conforme figura 17.

Figura 17 - Habilitando o complemento

Clique em ‘Habilitar’, feche o navegador e o abra novamente. Pronto! O complemento WebSigner para Internet Explorer está habilitado. Você pode verificar isso indo no menu ‘Ferramentas’ do navegador e clicando em ‘Gerenciar Complementos’, como na figura abaixo.

Figura 18 - Complemento instalado


15

Acessando sua conta no portal assina.sp.

Clique em ‘Acessar minha conta’ no botão ou no menu no topo da página.

Figura 19 - Tela inicial do assina.sp

Escolha o seu certificado digital na lista e clique em ‘Entrar’, como mostra a figura 20.

Em seguida, insira o PIN quando solicitado e clique em ‘OK’.

Figura 21 - Inserindo o PIN

Figura 20 - Selecionando o certificado para autenticação

ATENÇÃO!

FIQUE DE OLHO NA BARRA

DE TAREFAS DO WINDOWS,

A TELA DE INTRODUÇÃO

DO PIN PODE ESTAR

‘MINIMIZADA’.


16

Surgirá um alerta de segurança do Windows. Clique em ‘Não me pergunte novamente...’ e em ‘Permitir’.

Figura 22 - Alerta de segurança

O PIN será solicitado. Caso seja seu primeiro acesso, uma mensagem informará que você ainda não está cadastrado e você será redirecionado para a página de cadastro. Se já estiver cadastrado, clique em ‘Entrar’, como na figura 24.

Figura 23 - Tela de cadastro.

Clique em ‘Cadastrar’. Seu PIN será solicitado novamente. Seu cadastro foi finalizado! Você será direcionado para a página de acesso à sua conta.


17

De agora em diante, ao acessar a página do portal assina.sp, basta selecionar seu certificado e clicar em ‘Entrar’, como na figura 24.

Figura 24 – Acesso normal após o cadastro

Página principal

Figura 25 - Minha página - principais recursos

1 - Clicando no seu nome, você será direcionado para a página ‘Meus Documentos’;

2 - Para sair completamente do portal;

3 - Abre o verificador de documentos para validar se o documento está devidamente assinado;

4 - Engrenagem: acesso às configurações pessoais e sair do portal;

5 - Volta para a página principal;

6 - Abre a ‘caixa postal’ onde é possível realizar todas as ações referentes aos documentos já

submetidos (com pendências ou finalizados);

7 - Para enviar ou criar um documento a ser assinado, utilize essa opção;

8 - Mostra os 10 documentos mais recentes de cada situação;

9 - Aqui você pode personalizar a forma com que o portal interage com você;

10 - Mesmo que a opção 7;

11 - Aqui você pode acompanhar o andamento das atividades mais recentes do grupo;

12 - O mesmo que a opção 3.


18

Meus Documentos

Figura 26 - Página Meus Documentos

1. Barra de pesquisa e aplicação de filtros na pesquisa – Nessa seção é possível inserir um termo de pesquisa na caixa de busca em ‘O que procura?’. O texto aqui inserido será pesquisado em todos os nomes dos documentos se outro filtro não for selecionado ao mesmo tempo. Para pesquisar, escreva o texto procurado e clique na ‘lupa’. Para limpar a pesquisa, clique no X ao lado da ‘lupa’. Os filtros podem ser combinados, por exemplo, selecionando um período e indicando o nome de um determinado participante de um fluxo. Dessa forma os filtros são somados. Filtros: Conta - Seleciona em qual conta você deseja pesquisar (normalmente uma conta é um grupo, uma empresa ou um departamento do qual você faz parte). Se não for selecionada nenhuma conta, a pesquisa será feita em todas as contas do qual você faz parte. Pasta – Seleciona em qual pasta a pesquisa será realizada. Se não for selecionada, pesquisará em todas as pastas. Nessa opção ainda é possível criar uma pasta e gerenciar as pastas (atribuir permissões para outras pessoas nas suas pastas). Participantes – Pesquisa documentos que você teve alguma participação ou documentos que você criou. Você também pode selecionar ‘Ambos’ ou ainda inserir um nome específico de outro usuário que participou do fluxo de assinatura. Tipo de Documento – Aqui ficam disponíveis os documentos criados pelo administrador e que são usados de forma automática pelo sistema no ato do envio de um documento para assinatura. Pode ser, por exemplo, Contrato, Documento A, Documento B, etc. Esses documentos têm características específicas como o tempo de retenção, tamanho, extensão (pdf, Word, etc). Período – Selecione o intervalo de data no qual deseja pesquisar. Se não for selecionado, pesquisará todos os documentos existentes. Tags – Insira aqui uma ou mais tags definidas anteriormente no momento em que o documento foi submetido para assinatura. Para informar mais de uma tag, separe-as com Enter, vírgula ou ponto e vírgula.


19

Status – Selecione o estado do documento que deseja pesquisar, como por exemplo, Documentos Ocultos. Exibir excluídos – Exibe os documentos excluídos. Não é possível recuperar um documento excluído.

2. Barra de Ações – Essa seção é destinada às ações que você pode aplicar ao documento como assinar, autorizar, bloquear, liberar, visualizar, Editar tags, Enviar lembretes e Excluir documentos individualmente e em lote. Além disso, é possível fazer download (baixar o documento), mover para uma pasta existente ou ainda Exibir detalhes dos documentos nas listas de documentos nas divisões abaixo. Para aplicar determinada ação ao documento, primeiro expanda a divisão onde o documento se encontra que pode ser ‘Aguardando minhas ações’ (3), ‘Aguardando outras ações’ (4) e ‘Finalizados’ (5). Para expandir, clique no ícone no canto direito de cada divisão. Para fechar, clique em .

Figura 27 - Selecionando documento e aplicando ações

Você pode selecionar um documento individualmente ou diversos documentos ao mesmo tempo e aplicar determinada ação. Se selecionar a caixa de seleção no topo, ao lado da palavra ‘Ações’, todos os documentos mostrados na tela serão selecionados. Na barra de ações você também tem a opção ‘Organizar’ onde você pode fazer download (baixar) um ou mais documentos ou movê-los para uma pasta. Na opção ‘Exibir detalhes’, o portal assina.sp possibilita mostrar outras informações dos documentos que, normalmente, são vistas apenas clicando sobre o nome do documento. Estão disponíveis ‘Destinatários’, ‘Tipo de documento’ e ‘Última assinatura’.


20

Novo Documento

Para enviar um documento existente ou criar um dentro do portal e enviá-lo para coleta das assinaturas, vamos utilizar a opção ‘Novo Documento’ no menu principal ou a opção ‘Enviar novo documento’ na página principal (Minha Página).

Figura 28 - Opções para envio de documentos

Todo o fluxo de assinatura de um ou mais documentos se inicia aqui. Clicando em ‘Novo Documento’, na tela ‘Nova transação’, você deve selecionar qual conta deseja utilizar. A conta pode ser um grupo, uma empresa, departamento, etc. É possível configurar qual conta deseja utilizar como conta padrão.

Figura 29 - Nova transação - envio de documento

O portal permite que seja enviado um documento já existente para ser assinado ou ainda criar um documento a partir do portal. Nesse momento vamos tratar do envio de documento pronto, preferencialmente em formato PDF. Tem dúvida de como criar um documento PDF? Consulte o item 10. Selecione a opção 'Enviar’. Em seguida, é preciso selecionar o documento ou documentos a serem enviado ao portal, como mostra a figura 30.


21

Figura 30 - Carregar documento

Selecione ‘Carregar Documento’. Nessa opção apenas um documento será carregado. Caso queira carregar mais de um documento, selecione a opção ‘Carregar Lote’ (ver item 7).

Figura 31 - Meu computador

Clique em ‘Meu Computador’, vá até a pasta que está o documento, selecione-o e clique em ‘Abrir’.

DICA: Duplo clique no documento tem o mesmo efeito de selecionar e abrir.


22

Figura 32 - Selecionar documento

Aguarde o carregamento do documento. O tempo de carregamento depende do tamanho do documento.

Figura 33 - Documento carregado

Na sequência, na mesma tela, você pode selecionar outras opções, inserir ou alterar as opções carregadas por padrão, como o nome do documento, a pasta na qual o documento será armazenado, inserir tags e anexos e vincular documentos requeridos.

Figura 34 - Tipo de documento

Nessa opção, deixe como está. Nada deve ser selecionado ou alterado. O tipo de documento já foi configurado pelo administrador e é carregado previamente pelo portal.


23

Figura 35 - Nome do documento

Aqui é possível alterar o nome do documento carregado por padrão. Pode-se apagar o nome por inteiro e inserir um nome novo ou alterar parcialmente o nome apresentado.

Figura 36 - Selecionar ou criar uma pasta

Selecione uma pasta existente ou crie uma para inserir o documento. Selecionar ou criar uma pasta significa organizar seus documentos de forma que fique mais fácil recuperá-los posteriormente.

Uma TAG é equivalente a uma etiqueta colocada em um documento para facilitar sua pesquisa de forma mais intuitiva. Para inserir uma ou mais TAGs, escreva o texto e pressione ENTER ou separe-as com vírgula ou ponto e vírgula.

Figura 38 - Anexos

Figura 37 - Tags


24

Você pode inserir um anexo ao documento. Por exemplo, em um contrato pode ser necessário um comprovante de residência. O documento inserido como anexo não é assinado digitalmente. Para inserir, clique em ‘Adicionar anexo’, selecione ‘Meu Computador’, escolha o documento, clique em ‘Abrir’, defina um nome e clique em ‘Salvar’.

Figura 39 - Inserindo anexo

É possível marcar o anexo como ‘Privado’. Se o anexo for marcado como privado, apenas os usuários envolvidos no fluxo e que façam parte da empresa a qual o remetente pertence, poderão visualizá-lo.

Figura 40 - Documentos requeridos

Um documento requerido deve ser selecionado sempre que for necessário vincular uma dependência da assinatura do documento o qual você está enviando com outro que já pertence a um fluxo existente e que ainda não foi concluído. Dessa forma, o fluxo de assinatura do seu documento somente se iniciará quando o fluxo do documento requerido for concluído.


25

Para incluir um documento requerido, clique em ‘Adicionar documentos’, selecione o documento ou os documentos que deseja e clique em ‘Salvar’, conforme a figura 41.

Figura 41 - Selecionando documentos requeridos

Figura 42 - Formato de assinatura


26

O formato de assinatura define como será mostrado o protocolo no final do documento com as informações de quem assinou, o código QR, código de barras e se o texto de assinatura e signatário será inserido no rodapé ou na lateral do documento. Normalmente, esse formato já vem definido pelo administrador e não é necessário alterar essa informação. Clique em ‘Continuar’ para passar ao próximo passo que é a seleção de quem receberá o documento para assinar, observar, autorizar ou aprovar o fluxo.

Uma mensagem de carregamento com sucesso será apresentada.

Figura 43 - Documento carregado com sucesso

O que é um fluxo? É um conjunto de informações que define as etapas por onde um ou mais documentos passarão por alguma intervenção ou ação como assinar, observar, autorizar ou aprovar. Em um fluxo pode haver mais de um participante e uma ou mais etapas, que definirão quem deve assinar aquele ou aqueles documentos, se deve haver aprovação ou autorização de determinada etapa, se deverá haver uma ordem para a coleta das assinaturas, quem deverá receber notificações de conclusão do fluxo ou o próprio documento assinado. A seguir os passos para definição de um fluxo, que pode ser utilizado apenas uma vez ou pode ser salvo para uso futuro em tarefas de rotina.

Figura 44 - Selecionando participantes do fluxo.


27

Nessa tela, você deverá selecionar ‘Empresa’ e escolher o grupo do qual os participantes fazem parte.

Figura 45 - Escolhendo o grupo de destino do documento

Figura 46- Selecionando os contatos

A caixa ‘Informe o nome do funcionário’ pode ajuda na pesquisa do contato na lista.

Selecione os contatos que farão parte do fluxo e os ‘papéis’ que esses contatos terão em ‘Estas pessoas devem’. Caso os participantes tenham ‘papéis’ diferentes dentro do fluxo, obrigatoriamente o contato deve ser selecionado em caixas diferentes (botão ‘Adicionar Participante’). As opções são ‘Assinar’, ‘Observar’, ‘Autorizar’ ou ‘Aprovar’.

Assinar – Requer que o contato tenha um certificado digital. Observar – Não interfere no fluxo. Apenas acompanha o andamento. Autorizar – Caso autorize, o fluxo segue normalmente. Caso recuse, o documento

é marcado como rejeitado e fica bloqueado. Apenas quem enviou o documento pode desbloquear ou enviar nova versão.

Aprovar – Caso aprove, o fluxo segue normalmente. Caso reprove, pode indicar se quer cancelar o fluxo ou retornar ao início.


28

O painel à direita, conforme o fluxo vai sendo montado, mostra um resumo do documento e os participantes.

Cuidado! Ao escolher a opção ‘Selecionar Todos’, o documento será enviado, na conclusão desta etapa, para todos os contatos do grupo. Você pode, por engano, enviar um documento classificado como confidencial ou de uso restrito para os contatos que não deseja ao marcar ‘Selecionar Todos’.

Figura 47 - Concluindo seleção de contatos

Título dessa pessoa no documento: Opcionalmente, é possível indicar se o participante/signatário terá um título. Essa ação não interfere no fluxo e depende do tipo de documento que está sendo usado. Normalmente esse título se aplica a um fluxo de assinatura de contratos. As opções são ‘Signatário, ‘Testemunha’ e ‘Parte’.

Selecionar certificado de empresa: Não selecione. Essa opção somente deve ser marcada se o certificado digital a ser utilizado para assinatura for de pessoa jurídica (empresa). Essa configuração é feita pelo administrador do portal.

Adicionar participante: Use esse botão para incluir pessoas ou contatos no seu

fluxo (signatários, observadores, autorizadores ou aprovadores).

Figura 48- Definição da ordem das assinaturas

Há uma ordem para as assinaturas? Essa opção está relacionada com a quantidade de contatos selecionados na etapa anterior. Caso o signatário seja único, mantenha a primeira opção ‘Os participantes podem assinar em qualquer ordem’. Se mais de um contato for selecionado para o fluxo, é possível definir uma ordem para coleta das assinaturas, autorizações, aprovações ou observador daquela etapa.


29

Para definir uma ordem selecione ‘Quero determinar uma ordem para as assinaturas’. Nessa opção, caso o administrador tenha dado essa permissão à sua conta, é possível salvar o fluxo para ser reutilizado. Definir uma ordem significa que o documento somente será encaminhado para o próximo contato na conclusão da etapa anterior, ou seja, se na primeira etapa foi definido um ou mais signatários, o documento somente será encaminhado para a segunda etapa quando todas as assinaturas forem coletadas na primeira, e assim por diante.

Figura 49 - Definindo a ordem dos participantes nas etapas e salvando o fluxo

Para definir quem fará parte de cada etapa, simplesmente clique sobre o nome, segure, arraste e solte na etapa desejada. Uma etapa não pode ficar vazia. É possível adicionar novas etapas ao fluxo (necessário selecionar outros participantes) e ainda salvar o fluxo para uso posterior. Defina um nome para o fluxo que seja intuitivo e condizente com a sua rotina.


30

Se um fluxo já foi salvo anteriormente, selecione ‘Quero usar uma ordem previamente salva’.

Figura 50 - Utilizando um fluxo existente.

Ao selecionar um fluxo existente, aparecerão as etapas e os contatos daquele fluxo, conforme figura 49. Nessa opção não é possível adicionar etapas por se tratar de um fluxo predefinido.

Figura 51- Opções para envio dos documentos ao finalizar o fluxo

É necessário comunicar outras pessoas no final? As duas últimas opções desse passo são relacionadas ao envio dos documentos já assinados para determinado contato ou envio de aviso por e-mail que o documento foi finalizado, conforme segue.

Figura 52 - Envio de documentos ao ser finalizado

Informe os endereços de e-mail para os quais deseja encaminhar o documento após a

conclusão do fluxo. Separe os endereços de e-mail por vírgula ou digite ENTER após o

endereço para inserir um endereço por linha. É possível selecionar um contato previamente

cadastrado ou cadastrá-lo selecionando ‘Adicionar novo contato’. Você pode ainda selecionar

um contato cadastrado em uma empresa ou grupo.


31

Se a opção for apenas avisar que o documento foi finalizado, sem enviá-lo, selecione a segunda opção ‘Quero apenas avisar que o documento foi finalizado...’ e informe os endereços de e-mail ou selecione os contatos.

Ao final, clique em ‘Enviar’.

Figura 53 - Finalizando a etapa de seleção de contatos - Enviar

Um e-mail com um link do(s) documento(s) será enviado a todos os participantes do fluxo (ver figura 57).

Associando um fluxo aos usuários

Após salvar o fluxo, é necessário associar o fluxo aos usuários (necessário ter permissões específicas). Para isso, acesse o ícone de engrenagem no topo da página (configurações), vá em ‘Minhas Empresas’.

Figura 54 - Configurações - Minhas empresas

Do lado esquerdo selecione a empresa/grupo, role a página para baixo até encontrar a área onde os fluxos são salvos (se não encontrar o(s) fluxo(s) significa que o administrador não lhe atribuiu as permissões necessárias).

DICA: Prefira a opção ‘Através de um link no e-mail

para o Portal de Assinaturas’. Muitos sistemas de segurança de e-mail

(antispam) bloqueiam anexos dependendo do tamanho ou formato.


32

Figura 55- Página de configuração da empresa

Selecione o fluxo desejado e clique em ‘Associar Fluxo(s)’, como mostra a figura 55. Em seguida, selecione o grupo (se existir) ou os funcionários que poderão utilizar esse fluxo (figura 56) e clique em ‘Salvar’.

Figura 56 - Associando o fluxo aos usuários


33

4. ASSINANDO DOCUMENTOS No portal de assinaturas é possível assinar o documento de três formas distintas: pelo link recebido no e-mail, através da opção ‘Meus Documentos’, clicando no nome do documento e em ‘Ler e assinar’ ou ainda, em ‘Meus Documentos’, selecionando o(s) documento(s) e no menu ‘Ações’, selecionando ‘Assinar’ (assinatura em lotes), como veremos a seguir:

a) Pelo link do documento no e-mail.

Figura 57 - E-mail com link de assinatura

No exemplo acima, ao clicar no link em azul ‘Teste Assina’, o seu navegador será direcionado ao portal de assinaturas e o documento será mostrado na tela, como na figura 58.

Figura 58 - Assinando pelo link do e-mail


34

Em ‘Assinar com’, caso não esteja selecionado, selecione seu certificado digital e clique em ‘Visualizar’. Dependendo de como seu navegador está configurado, o documento será ‘baixado’ para que você possa lê-lo ou será aberto diretamente no navegador. Em seguida, você já pode clicar em ‘Assinar’. Seu PIN será solicitado. Insira o PIN e selecione ‘OK’. Uma mensagem de ‘Assinatura realizada com sucesso’ será mostrada e você será direcionado para a página inicial do portal.

Figura 59 - Insira o PIN

b) Em ‘Meus Documentos’, clicando no nome do documento.

Figura 60 - Acessando o documento para assinatura

Conforme mostra a figura acima, no menu superior selecione ‘MEUS DOCUMENTOS’ e depois expanda a divisão ‘Aguardando minhas ações’. Em seguida, clique sobre o nome do documento.

ATENÇÃO!




DO PIN PODE ESTAR

‘MINIMIZADA’.

DICA: Tenha certeza que seu cartão com o certificado digital

está inserido na leitora ou o token inserido em uma porta USB.


35

Figura 61 - Ler e assinar

Clique em ‘Ler e assinar’.

Figura 62 - Visualizar o documento e assinar.


36

Selecione o seu nome em ‘Assinar com’ e clique em ‘Assinar documento’. Seu PIN será solicitado. Insira o PIN e selecione ‘OK’. Uma mensagem de ‘Assinatura realizada com sucesso’ será mostrada e o ‘Status’ do documento mudará para ‘Assinaturas concluídas’


c) Assinatura em Lotes - Em ‘MEUS DOCUMENTOS’, selecionando o(s) documentos(s) e utilizando o menu ‘Ações’.

Todos os documentos que precisam de alguma intervenção ficam em ‘Aguardando minhas ações’ em ‘Meus Documentos’. Ao expandir essa área, os documentos serão listados conforme a figura 64.

Figura 64 - Assinando em lote

ATENÇÃO!




DO PIN PODE ESTAR

‘MINIMIZADA’.




37

Selecione os documentos na caixa de seleção à esquerda e, no menu ‘Ações’, clique em ‘Assinar’.

Figura 65 - Finalizando assinatura em lote

Selecione o certificado em ‘Assinar com’ e clique em ‘Assinar’. Seu PIN será solicitado. Insira o PIN e selecione ‘OK’.


ATENÇÃO!




DO PIN PODE ESTAR

‘MINIMIZADA’.




38

Figura 67 - Arquivos assinados em lote

Aguarde a conclusão das assinaturas e clique em ‘Fechar’. Os documentos agora aparecem em ‘Finalizados’.

Figura 68 - Documentos finalizados.


39

5. GERENCIANDO DOCUMENTOS Toda gestão dos documentos, sejam pendentes ou finalizados, é feita através da opção ‘MEUS DOCUMENTOS’ disponível na página principal do portal de assinaturas. Um documento que ainda não teve suas assinaturas coletadas ou foi assinado parcialmente, ou seja, ainda não foi finalizado, fica parado na área ‘Aguardando outras ações’ (o número que aparece na frente é a quantidade de documentos). Nessa área ficam todos os documentos que você submeteu ou participou do fluxo e que dependem de alguma interação de outra pessoa. Com as devidas permissões, você pode executar as ações mostradas a seguir.

Abra a área ‘Aguardando outras ações’ e clique sobre o nome do documento, como mostra a figura 69.

Figura 69 - Documentos pendentes

Os detalhes do documento são apresentados, juntamente com as ações possíveis, dependendo das permissões da sua conta.

Figura 70 - Detalhes do documento não finalizado


40

1. Detalhes do documento: Aqui são apresentados detalhes como nome do documento, tipo, quem enviou, quantidade de versões, a data e hora da última versão, o ‘status’ que pode ser ‘Aguardando assinaturas’, ‘Assinaturas concluídas’, ‘Rejeitado’, etc., as tags se houver (podendo editá-las) e qual formato de assinatura foi aplicada.

2. Baixar: Nessa opção é possível baixar o documento (fazer o download) original (se o documento ainda não foi assinado), o documento com o protocolo de assinatura (manifesto) assinado parcial ou totalmente e o arquivo de assinatura digital.

3. Adicionar a uma pasta: Utilize essa opção para inserir um documento em uma pasta já criada ou criar uma e inserí-lo.

4. Enviar nova versão: Selecione essa opção caso tenha feito algum ajuste no documento e tenha que reenviá-lo aos participantes do fluxo.

5. Ocultar documento: Torne o documento ‘invisível’ com essa opção. Um documento ‘oculto’ recebe uma tag e deixa de ser mostrado na lista de documentos. Para torná-lo visível novamente, vá no menu de filtros (ver página 18), selecione ‘Status’ e ‘Documentos ocultos’, clique no documento e depois em ‘Tornar visível’ (ícone olho).

6. Bloquear documento: Bloquear um documento significa que ele não aceitará ações como assinar, autorizar ou aprovar se ainda não estiver assinado. Caso já esteja assinado, essa opção não ficará disponível.

7. Excluir documento: Exclui o documento definitivamente. Não é possível recuperar um documento se for excluído. Um documento excluído tem uma ‘tag’ adicionada pelo sistema e fica ‘escondido’. Caso queira listar os documentos excluídos, vá em ‘Meus Documentos’, no menu de filtros (ver página 18), selecione ‘Exibir excluídos’. Uma nova área aparece logo abaixo da barra de ações, com o título ‘Excluídos’. É possível ver os detalhes dos documentos mas não é possível executar nenhuma outra ação além de baixar a versão original.

Ainda na página de detalhes do documento, o portal apresenta outras informações e ações adicionais que o remetente do documento pode utilizar.


41

Status das ações

Aqui o remetente do documento pode verificar quais assinaturas já foram realizadas, quais estão pendentes, compartilhar o link do documento, enviar um lembrete de assinatura para os participantes que ainda não assinaram ou ainda descartar as ações pendentes de cada etapa.

Figura 71 - Status das ações

1. Compartilhar links de assinaturas pendentes: Ao clicar nesse ícone, uma nova caixa é mostrada com o link do documento utilizado para assinatura. É possível selecionar, copiar (teclas Ctrl+C) e colar (teclas Ctrl+V) e enviar por e-mail ou outro meio para o signatário.

Figura 72- Compartilhar link do documento

Caso queira enviar por e-mail direto dessa janela, basta clicar no ícone da carta no canto direito da janela que uma nova mensagem será aberta no Outlook com o link do documento.

2. Enviar lembrete para ações pendentes: Ao clicar nesse ícone, o portal de assinaturas envia um novo e-mail ao signatário para lembrá-lo que há um documento pendente de assinatura em sua caixa. O comprovante do envio do lembrete é então adicionado na área de ‘Notificações’.

3. Descartar ações pendentes nessa etapa: Retira o(s) signatários(s) ou participante(s) do fluxo nessa etapa. Essa ação deve ser feita para cada etapa do fluxo e um comentário é adicionado ao documento com o nome de quem executou essa ação. Se a etapa descartada for a única pendente, o documento é finalizado.


42

Anexos

Aqui são mostrados os anexos carregados na etapa de carregamento do documento. Se o documento ainda tem assinaturas pendentes, é possível anexar documentos nessa tela clicando em ‘Adicionar novo’ (ver figura 38).

Notificações

Toda notificação enviada por e-mail aos participantes são mostradas aqui. Para ver o detalhe de uma notificação, clique no número da notificação, como na figura 73.

Figura 73 - Notificação por e-mail

Na tela que se abre, podemos ver os detalhes da notificação (data, hora, remetente, destinatário e assunto), o que foi enviado na notificação (conteúdo) e as evidências de entrega e abertura do link enviado no e-mail.


43

Figura 74 - Detalhes da notificação e evidências


44

Do lado direito da tela temos as áreas ‘Participantes’, ’Comentários’ e ‘Formato de assinatura’.

Figura 75 - Participantes, comentários e formato de assinatura

Em ‘participantes’, é possível excluir ou adicionar participantes, inserir endereços de e-mails que receberão o documento assinado ou serão avisados da conclusão. Em ‘Comentários’, o participante pode clicar em ‘Enviar comentário’ e digitar qualquer informação de apoio aos signatários. Em ‘Formato de assinatura’, com as devidas permissões, você pode adicionar um novo formato especificando como a assinatura deve aparecer no documento (consulte o administrador do portal para maiores detalhes).


45

Documentos Finalizados

Nessa área ficam os documentos cujos fluxos foram finalizados, ou seja, todas as etapas foram cumpridas e todas as assinaturas foram coletadas. Na tela de ‘Transações’, acessada pelo menu ‘Meus Documentos’, clique em ‘Finalizados’ (o número que aparece na frente é a quantidade de documentos).

Figura 76 - Área de documentos finalizados

Clique sobre o nome do documento para ter acesso aos detalhes:

Figura 77- Acessando documento finalizado

Na tela de detalhes do documento, verifique que o ‘Status’ apresenta a mensagem ‘Assinaturas concluídas’.

Figura 78 - Detalhes do documento finalizado

Clique no ícone ‘baixar’ (seta para baixo). São apresentadas três opções: ‘Versão para impressão’, ‘Versão original’ e ‘Baixar assinaturas’.


46

Versão para impressão: é o documento finalizado com as assinaturas no rodapé (ou na lateral) e o protocolo (manifesto) na última página. Essa ação faz download do documento para que possa ser salvo em uma pasta de sua preferência ou para impressão. Abaixo, detalhes do protocolo de assinatura incluído no final do documento.

Figura 79 - Protocolo de assinatura (manifesto)

O protocolo contém um resumo com as informações dos signatários (nome, data e hora) e os códigos para verificação da autenticidade do documento e validação das assinaturas. Ao clicar no link em azul, o navegador será aberto e redirecionado para os detalhes do documento. É possível ainda copiar o código de verificação do documento e colar na página de verificação do portal utilizando o menu ‘Verificar assinaturas de um documento’ no canto superior direito da página do portal.


47

A figura 80 mostra a página de verificação das assinaturas e seus detalhes.

Figura 80 - Verificando as assinaturas do documento

Ao clicar em ‘Detalhes’, todas as informações técnicas referentes à assinatura serão apresentadas. Segue exemplo: Certificado:

O certificado utilizado está em conformidade com a ICP-Brasil.

O certificado utilizado está assinado corretamente pelo Emissor.

O certificado utilizado estava no prazo de validade no momento da assinatura.

O certificado utilizado é um certificado de assinatura.

O certificado utilizado não estava revogado no momento da assinatura.

Emissários:

o AC Imprensa Oficial SP RFB G4

o AC Secretaria da Receita Federal do Brasil v3

o Autoridade Certificadora Raiz Brasileira v2

Assinatura:

A política de assinatura está em conformidade com a ICP-Brasil.

o http://politicas.icpbrasil.gov.br/PA_AD_RB_v2_2.der

Atributos assinados:

MessageDigest: 0x6ae97079326f4a1b7466a9a9f3eb442bb246c52bc523e69fd05932d83c58dd29

Policy Oid: 2.16.76.1.7.1.1.2.2

CertificateDigest: 0xbf4f78270a8e0afc405d56a18ee1ae322b9255f95fd770a1da23ca78aa6eb3f6

SigningTime: 30/05/2017 13:14:51

ContentType: Data - 1.2.840.113549.1.7.1


48

Você ainda pode ‘baixar o documento assinado’ se chegou nessa tela pelo portal e não pelo link do protocolo ou baixar o documento original.

Ainda, sobre a opção de ‘Baixar’ mostrada na figura 78, há mais duas opções:

Versão original: faz download do documento sem as assinaturas;

Baixar assinaturas: faz download do arquivo das assinaturas digitais, em formato .zip. Esse arquivo zip contém 3 arquivos que são o arquivo de assinatura .p7s (somente é utilizado em situações específicas por alguns sistemas), o arquivo manifesto com as assinaturas (é o mais utilizado) e o documento original, de acordo com a figura 81.

Figura 81 - Pacote com arquivo .zip

6. AUTORIZANDO E APROVANDO ETAPAS Um fluxo de assinatura pode ter etapas onde os participantes apenas precisam autorizar ou aprovar essas etapas para que o fluxo siga para os signatários. As ações de aprovar e autorizar têm pequenas diferenças, conforme segue:

Autorizar – Caso autorize, o fluxo segue normalmente. Caso recuse, o documento é

marcado como rejeitado e fica bloqueado. Apenas quem enviou o documento pode desbloquear ou enviar nova versão. As assinaturas já coletadas não precisarão ser coletadas novamente.

Aprovar – Caso aprove, o fluxo segue normalmente. Caso reprove, pode indicar se quer cancelar o fluxo ou retornar ao início. Nesse caso, todas as assinaturas deverão ser coletadas novamente.

Autorizar etapa e enviar nova versão

Em um fluxo, podem ocorrer situações em que determinado participante seja nomeado como Autorizador, conforme mostra a figura 82.


49

Figura 82 - Etapa com Autorizador

No exemplo acima, o participante poderá autorizar o fluxo e este seguirá normalmente.

Figura 83 - Etapa para autorizar

Caso não autorize, um comentário é adicionado ao documento juntamente com o motivo informado e o documento fica bloqueado. Para rejeitar, clique em ‘Não autorizar’, escreva o motivo e clique em ‘Enviar’.


50

Figura 84 - Rejeitar documento

Uma mensagem é enviada a quem submeteu o documento para assinatura, informando que foi rejeitado e o motivo. Se for o caso, é possível ainda inserir nova versão do documento com as devidas correções e liberá-lo para seguir o fluxo. Para inserir nova versão, nos detalhes do documento, clique no sinal de mais (+) na barra de ações disponíveis (que pode estar diferente da imagem abaixo dependendo de suas permissões).

Figura 85 - Adicionar versão

Cliquem em ‘Meu Computador’,

Figura 86 - Selecione o documento em 'Meu Computador'


51

Selecione o documento, depois ‘Abrir’ e clique em ‘Salvar’. Um e-mail é enviado ao(s) participante(s) que estava(m) pendente(s) antes de o documento ser rejeitado.

Figura 87 - Finalizando envio de nova versão

Observe que o número de versões nos detalhes do documento é incrementado, conforme figura 88.

Figura 88 - Número de versões


52

Clicando em ‘Ver histórico’, é possível baixar cada versão enviada.

Figura 89 - Baixar versões

Cliquem em ‘Fechar’.

Mas para que seja possível qualquer ação no documento, é preciso desbloqueá-lo. Para isso, na barra de ações, clique no ícone ‘cadeado’ (Liberar Documento), em destaque na figura.

Figura 90 - Ícone ‘Liberar Documento’

Aprovar etapa

Da mesma forma que em ‘autorizar etapa’, um participante pode ter que ‘aprovar a etapa’ para que o fluxo siga para a coleta das assinaturas. Caso seja designado como aprovador em um fluxo de assinatura, para aprovar ou reprovar o documento, clique em ‘Aprovar’, conforme figura 91.


53

Figura 91 - Detalhes do documento: aprovar

Em seguida, selecione se deseja ‘Aprovar’ ou ‘Reprovar’ e clique em ‘Salvar’.

Figura 92 - Aprovar ou reprovar


54

Se for ‘Reprovar’, você pode ainda informar se deseja ‘Voltar’ o fluxo ao início ou cancelá-lo.

Figura 93 - Reprovar: voltar ao início ou cancelar

Insira uma justificativa para a reprovação e clique em ‘Salvar’.

7. CARREGANDO ARQUIVOS EM LOTE

Para carregar arquivo em lote, siga os procedimentos a seguir:

Selecione ‘Novo documento’ no menu principal;

Clique em ‘Enviar’;

Figura 94 - Iniciando carregamento de documentos em lote


55

Selecione ‘Carregar Lote’:

Figura 95 - Carregar Lote

Clique em ‘Adicionar arquivos’

Figura 96- Adicionar arquivos


56

Figura 97 - Selecionando múltiplos arquivos

Ou abra a pasta onde estão os arquivos, selecione-os com ou mouse e arraste até a janela de carregamento dos arquivos, como na figura 98.

Figura 98 - Selecione os arquivos e arraste

Com os arquivos carregados, clique em ‘Iniciar o envio’. Caso queira excluir algum arquivo, clique no ‘X’ vermelho ao lado do nome do arquivo (figura 99).


57

Figura 99 - Iniciar envio em lote

Aguarde o envio dos arquivos para o portal de assinaturas. Uma mensagem de carregamento com sucesso deve aparecer e no lugar do X vermelho deve ficar verde.

Figura 100 - Documentos carregados com sucesso.

Informe a Pasta e as Tags, se necessário (ignore as demais opções nessa etapa) e clique em ‘Continuar’. Na tela seguinte selecione os contatos e demais opções (ver item 3.6 em diante).


58

8. UTILIZANDO REGRAS POR SITUAÇÃO

Regras por situação são úteis para enviar documentos a determinado grupo de signatários onde não é obrigatório que todos os participantes assinem para que o fluxo se conclua. Por exemplo, um grupo de diretores que precisam aprovar uma despesa de determinado valor onde, de 3 diretores, se 2 assinarem, a despesa está aprovada. Outro exemplo pode ser aplicado em situações onde, em uma equipe de 3 funcionários, a assinatura de pelo menos um é obrigatória no documento para que o fluxo siga. Isso é muito comum quando um funcionário entra em período de férias e outro assina em seu lugar. Um fluxo com regras de representantes por situação pode ser criado e, a partir daí, basta enviar o documento utilizando esse fluxo. Para criar uma ou mais regras por situação, deve-se primeiro criar grupos de funcionários dentro da empresa na qual o funcionário pertence. Apenas os administradores do portal de assinaturas conseguem criar esses grupos e as regras de situação e disponibilizá-los para uso. Para isso, defina quais pessoas fazem parte do grupo e qual regra deseja criar. Em seguida, abra um chamado para o Suporte informando os nomes dos participantes da regra, o nome da regra (por exemplo, ‘Aprovação de despesa’), dos envolvidos e desses, quantos devem assinar para que o fluxo siga.

Após a criação e disponibilização da regra, siga os passos seguintes para utilizá-la.

A utilização de regras por situação acontece no momento da seleção dos participantes do fluxo de assinaturas (passo 3 ao enviar um documento – ver figura 44 – selecionando participantes do fluxo).

Figura 101 - Representantes por situação

Clique na opção ‘Representantes por situação’. Na tela que se abre, selecione a Diretoria, Gerência ou Departamento (em ‘Minhas empresas’) onde a regra por situação foi criada (figura 102).


59

Figura 102 - Seleção da Diretoria, Gerência ou Departamento

E então escolha a regra por situação desejada em ‘Em qual situação esse documento se encaixa?’ No exemplo abaixo, ‘Aprovação de despesa’.

Figura 103 - Selecionando representantes por situação

A regra do exemplo mostra que, de um grupo de 3 Diretores, se 2 assinarem, o fluxo segue. Defina um prazo limite para a assinatura, adicione outros participantes, se necessário, e envie o documento.


60

9. CADASTRANDO CONTATOS E CONTRAPARTES

Contatos e contrapartes são utilizados para facilitar o preenchimento do formulário no portal no momento de informar quais são os participantes de um fluxo de assinaturas. Uma vez feito o cadastro do contato ou contraparte, fica mais simples submeter um documento, bastando selecioná-lo em vez de ter que informar todos os dados, repetidamente. Normalmente esse cadastro é utilizado quando se deseja enviar um documento para assinatura ou para conhecimento de alguém externo da empresa, como por exemplo, cliente, fornecedor, órgão regulador, etc ou ainda para alguém fora do seu departamento. O contato é utilizado para encaminhamento do documento para assinatura, já assinado ou enviar notificação que o fluxo de assinatura foi concluído e a contraparte para assinatura do documento, como veremos a seguir. Para cadastrar um contato ou contraparte, clique no ícone de configurações e selecione ‘Minhas Empresas’.

Contato

Figura 104 - Configurações: Minhas empresas

Role a tela até a divisão ‘Contatos’, clique na aba ‘Contatos e depois em ‘Adicionar novo contato’, conforme figura abaixo.


61

Figura 105 - Adicionar novo contato

Figura 106 - Cadastro de contato

Insira Nome, e-mail e CPF do contato e clique em ‘Criar’.

Figura 107 - Contato cadastrado


62

Contraparte

Para cadastrar uma contraparte, na mesma tela de ‘Contatos’, clique na aba ‘Empresas / Contrapartes’ e clique em ‘Adicionar contraparte’.

Figura 108 - Cadastro de contraparte

Informe todos os dados da Contraparte como Nome da empresa, CNPJ, e-mail, sigla, Tags e dos dados do funcionário. Se necessário, cadastre outros funcionários clicando em ‘Adicionar funcionário’, informe os dados e clique em ‘Salvar’.


63

Figura 109 - Contraparte cadastrada

Para editar ou excluir um Contato ou uma Contraparte, utilize os ícones abaixo da palavra ‘Ações’.

Figura 110 - Editar ou excluir contato ou contraparte

Utilizando um contato

Um contato pode ser utilizado para enviar um documento para assinatura, enviar um documento finalizado como um link ou anexo no e-mail ou ainda para informar um contato que determinado documento foi finalizado, como mostrado na figura 110.


64

Figura 111 – Botão ‘Contatos’

Clique no botão ‘Contatos’ e depois selecione o contato na lista (figura 111) e clique em ‘OK’.

Figura 112 - Selecionando contatos

Utilizando uma contraparte

Uma contraparte está sempre relacionada com um cliente, fornecedor ou entidade externa para as quais necessitamos enviar documentos assinados ou para coletar assinaturas (contratos, ofícios, declarações, etc).


65

Podemos utilizar também uma contraparte para organizar contatos internos, dependendo da necessidade.

Para utilizar uma contraparte, na tela de seleção de participantes (ver página 26), selecione ‘Empresa’ e em seguida abra a lista de contrapartes, conforme a figura 112. É possível cadastrar uma contraparte clicando no sinal de mais (+).

Figura 113 - Selecionando uma contraparte

Em seguida selecione o contato da contraparte (funcionário) e defina seu ‘papel’ em ‘Estas pessoas devem’ que pode ser ‘Assinar’, ‘Observar’, ‘Autorizar’ ou ‘Aprovar’ conforme a figura 113.


66

Figura 114 - Selecionando o contato/funcionário da Contraparte

E siga normalmente com o fluxo.

10. COMO CRIAR UM ARQUIVO EM PDF

Para submeter documentos no portal de assinaturas, o formato mais indicado é o PDF (do inglês Portable Document Format – Formato Portátil de Documento), um formato de arquivo criado pela empresa Adobe Systems para que qualquer documento seja visualizado, independente de qual tenha sido o programa que o originou. Há diversas formas de transformar um arquivo em PDF. Veremos aqui três formas de criar um PDF a partir de documentos criados no Microsoft Office (Word e Excel) e através de ‘impressoras virtuais’.

Criando um PDF a partir do Microsoft Office

No Microsoft Word, a partir da versão 2007, após concluir o documento, clique no ‘Botão Office’ e depois em ‘Salvar como’ e selecione ‘PDF’.


67

Figura 115 - Word: Salvar como PDF

Localize a pasta que deseja salvar o PDF, defina o nome do arquivo e verifique que o ‘Tipo’ é PDF. Em seguida clique em ‘Publicar’ (figura 115). Pronto! O PDF está salvo e disponível para ser enviado pelo portal de assinaturas.

Figura 116 – Word: Publicando arquivo em PDF

No Microsoft Excel a partir da versão 2007, conclua a planilha e siga o mesmo procedimento que no Word. Clique no ‘Botão Office’, selecione ‘Salvar como’ e ‘PDF.


68

Figura 117 - Excel: Salvar como PDF

Localize a pasta que deseja salvar o PDF, defina o nome do arquivo e verifique que o ‘Tipo’ é PDF. Em seguida clique em ‘Publicar’ (figura 117). Pronto! O PDF está salvo e disponível para ser enviado pelo portal de assinaturas.

Figura 118 – Excel: Publicando arquivo em PDF


69

Criando um PDF a partir de uma ‘impressora virtual’

Existem diversos aplicativos que instalam e disponibilizam um ‘impressora virtual’ de PDF. Os mais conhecidos são o CutePDF e o PrimoPDF. Você deve produzir e salvar seu documento normalmente. Para utilizar a ‘impressora virtual’, utilize a opção de impressão do documento no Word ou Excel (ou as teclas Ctrl+P) (figura 118).

Figura 119- Caixa de impressão

Quando abrir a caixa de seleção da impressora, altere para a ‘impressora virtual de PDF’, conforme a figura 120.

Figura 120 - Selecionando a ‘impressora virtual’

Escolha o nome do arquivo e o local onde será salvo e clique em ‘Salvar’.


70

Figura 121 - 'Imprimindo' um PDF

Pronto! Seu PDF está pronto e pode ser encaminhado pelo portal de assinaturas.


71

11. FORMULÁRIO DE CONTROLE DE FREQUÊNCIA PARA CARGOS EM CONFIANÇA NGRH 012 - F2

O empregado vai precisar dos dados de quem vai assinar como Nome, CPF e e-mail dele e do seu superior hierárquico (Chefe imediato), além da leitora de cartões instalada e do crachá com um certificado digital emitido em seu nome, que esteja vigente. Seu Chefe imediato também deverá possuir leitora de cartão e certificado digital válido em seu crachá. Empregado, acesse o portal e clique em ‘NOVO DOCUMENTO’.

Figura 122 - Menu Novo Documento.

Em seguida, clique em ‘Gerar’.

Figura 123 - Gerar documento.

Em ‘Selecione um tipo de documento’, selecione ‘GRH - Controle de Frequência – NGRH 012 -F2’.


72

Figura 124 - Escolha Controle de Frequência

Depois clique em ‘Informar dados manualmente’.

Figura 125 - Clique em 'Informar dados manualmente'

Preencha os dados do formulário conforme exemplo abaixo:


73

Figura 126 - Formulário

Atenção para o campo ‘Mês de Referência’, que deve ser o mês do último período, como no exemplo acima.

Role a tela até o final e clique em ‘Continuar’:


74

Figura 127 - Botão 'Continuar'

Em seguida, insira os seus dados (empregado) na Etapa 1 e os dados do seu Superior Hierárquico na Etapa 2. Se já enviou documentos antes para essas pessoas, basta começar a digitar o nome que aparecerá uma lista para escolher. Se for a primeira vez, insira o CPF no campo NOME que os dados serão buscados no cadastro do portal. Após preencher os dados dos signatários, role a tela até o final e clique em ‘Enviar’.


75

Figura 128 - Indicando os signatários

Será mostrado um resumo do fluxo com os nomes dos signatários e dos responsáveis do RH que acompanharão o processo como observadores. Clique em ‘Enviar’ novamente.


76

Figura 129 - Ordem das coletas - clique em 'Enviar'


77

Assinando o Controle de Frequência

Na tela seguinte, clique em ‘Ler e Assinar’

Figura 130 - Ler e assinar

Verifique se o documento está preenchido corretamente e clique em ‘Assinar documento’:

Figura 131 - Assinar documento

Seu PIN será solicitado. Insira-o e clique em ‘OK’. Aguarde a assinatura do documento:


78

Figura 132 - Inserir o PIN

Uma mensagem de documento assinado com sucesso deve aparecer na tela. Na sequência, o portal assina.sp enviará um e-mail para o Superior Hierárquico avisando que há um documento pendente de assinatura. Ele deve seguir as mesmas instruções do item 2 desse manual para assinar. Após ele assinar, o documento será encaminhado automaticamente para o responsável do RH.

12. UTILIZANDO O ASSINA.SP NO MOBILE (IPHONE, IPAD E ANDROID)

Pré-requisitos

Para a utilização do aplicativo será necessário um certificado tipo A1, o aplicativo Certisign SignApp instalado e configurado apontando para o contexto correto e a importação do certificado A1 para o aplicativo (tarefas realizadas pelo Suporte Técnico).

Acesso ao aplicativo

Após ser configurado no iPhone, iPad ou Android, acessar o aplicativo pelo ícone SignApp conforme mostra a figura 1.

ATENÇÃO!




DO PIN PODE ESTAR

‘MINIMIZADA’.




79

Figura 133 - Ícone do App.

Ao clicar no ícone do app, a tela principal se abrirá. Selecione a opção ‘Certificado digital’, conforme figura 2.


80

Figura 134 - Entrar com certificado digital.

Em seguida, mantenha ‘Certificado neste dispositivo’ e clique em ‘Prosseguir’ Veja figura 3.

Figura 135 - Selecionando um tipo de dispositivo.


81

A próxima tela mantenha como está e clique em ‘Login’. Figura 4.

Figura 136 - Tela de login.

Insira o PIN previamente definido na configuração inicial, conforme figura 5.

Figura 137 - Insira o PIN.


82

Assinando um documento único no mobile

Para assinar um documento, acesse ‘Aguardando minhas ações’, conforme figura 6.

Figura 138 - Opção 'Aguardando minhas ações'.

Os documentos pendentes de assinatura serão listados, conforme figura 7. Selecione um documento clicando sobre ele.

Figura 139 - Selecione um documento clicando sobre ele.


83

Os detalhes do documento serão abertos. Para assinar, é necessário visualizar o documento antes. Para isso, clique em ‘Visualizar’.

Figura 140 - Visualize antes de assinar.

O Documento será aberto no visualizador de PDF. Confira o documento e clique em ‘Fechar’.

Figura 141 - Fechar documento visualizado.


84

Clique em ‘Assinar’, conforme figura 10.

Figura 142 - Botão 'Assinar'.

Em seguida, clique em ‘Desejo assinar utilizando um certificado digital’. Figura 11.

Figura 143 - Selecionando a forma de assinatura.


85

Depois, mantenha a tela seguinte como está e clique em ‘Prosseguir’. Figura 12.

Figura 144 - Botão 'Prosseguir'.

E, finalmente, clique em ‘Assinar’. O PIN será solicitado. Figura 13.

Figura 145 - Botão 'Assinar'.


86

Insira o PIN e clique em ‘OK’. Figura 14.

Figura 146 - Insira o PIN.

Aguarde a mensagem ‘Assinatura finalizada com sucesso!’ e clique em ‘Finalizar’.

Figura 147 - Assinatura realizada com sucesso.


87

Assinando documentos em lote no mobile

Para assinar mais de um documento de uma única vez (em lote), inserindo o PIN apenas uma vez, siga os procedimentos abaixo. Com o aplicativo aberto, após o login, acesse o menu do lado esquerdo (1), clique em ‘Documentos’ (2) e depois em ‘Aguardando minhas ações’ (3), conforme figura 16.

Figura 148 - Acessando Menu ‘Documentos’.

Todos os documentos serão listados. Clique no menu do lado direito (três pontinhos) e selecione ‘Assinar em lote’, conforme figura 17.


88

Figura 149 - Opção 'Assinar em lote'.

Ao lado dos documentos aparecerão as ‘bolinhas’ para seleção de cada documento. Clique sobre elas para ‘marcar’ o documento que deseja assinar e, em seguida, clique no botão ‘Assinar’. Figura 18.

Figura 150 - Assinando em lote.


89

Insira o PIN e aguarde o término das assinaturas. Figura 19.

Figura 151 - Insira o PIN para assinar em lote.

PORTAL DE ASSINATURAS ASSINA.SP VERSÃO 3...Marque o termo de aceite da licença e clique em...

Documents

Transcript of PORTAL DE ASSINATURAS ASSINA.SP VERSÃO 3...Marque o termo de aceite da licença e clique em...