CONTROLE DE REGISTROS

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Data de Emissão: 31.03.2014

Tema: 003 – CR – CONTROLE DE REGISTROS

Revisão Nº 00

Data da Revisão:

1. OBJETIVO

Definir os critérios para controle da documentação da qualidade quanto à

identificação, coleta, indexação, acesso, arquivamento, manutenção e disponibilização às

pessoas que administram, desempenham e verificam as atividades da Greenpharma

atendendo os requisitos estabelecidos na NBR ISO 9001:/2008.

2. AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE

ATIVIDADE AUTORIDADE RESPONSABILIDADE

Identificar os registros Gestor Comitê da Qualidade

Armazenar os registros Gerente Responsável pela área

Proteger e recuperar os

registrosGerente Responsável pela área

Descartar documentos Gerente Responsável pela área

3 – DETALHAMENTO / GENERALIDADES

3.1 - Identificar os registros

Os registros da qualidade constantes no item quatro de cada instrução normativa e

procedimento operacional têm por finalidade comprovar o atendimento dos requisitos de

controle estabelecidos no documento e estão especificados conforme anexo 1 - Publicar

documentacao.xls nas guias: 

Temporalidade form - Identifica o formulário, forma de acesso, tempo de retenção

dentre outros;

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Temporalidade registro- Identifica o registro, forma de acesso, tempo de retenção

dentre outros;

Forms x INs - Relaciona os formulários por IN/PO;

Registro x INs - Relaciona os registros por IN/PO.

3.2 - Armazenar os registros

O armazenamento dos registros da Greenpharma é feito em cópia física e/ou meio

eletrônico conforme "temporalidade form" e "temporalidade registro", observando-se as

seguintes recomendações:

 - Armazenamento físico:

Não arquivar documentos em papel de fax;

Dispor as pastas em ordem alfabética;

Identificar as pastas;

Dobrar o papel antes de perfurar;

Evitar o uso de "diversos";

Não deixar papéis soltos dentro da pasta.

Manter o arquivo inativo separado do arquivo ativo;

Identificar na caixa box os documentos arquivados e o ano de referência;

Armazenar em locais de fácil acesso;

Organizar as caixas de forma que o tempo de retenção dos documentos nelas

contidas seja igual, para facilitar o descarte;

Destruir os documentos no ato do descarte (picotar, rasgar ou cortar);

- Armazenamento eletrônico:

Gravar os registros eletrônicos no servidor;

Fazer cópia de segurança diária dos registros armazenados no servidor;

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Manter no servidor os registros do ano atual e anterior. Os outros registros devem ser

gravados em CD e armazenados pelo gerente da unidade/área.

3.3 - Proteger e recuperar os registros

A proteção dos registros envolve o controle de acesso à informação. A recuperação

tem como finalidade buscar e encontrar as informações de interesse do usuário.

A proteção e o acesso aos registros físicos estão estabelecidos conforme guias

"temporalidade form" e "temporalidade registro".

A proteção dos registros eletrônicos é feita por senha definida de acordo com as

necessidades e características do usuário. 

O público externo não tem acesso aos documentos da entidade, entretanto podem ser

disponibilizados desde que autorizado pela área responsável.

Documentos de uso externo tais como: certificado, diploma, declarações dentre outros

que visem disponibilizar informações pertinentes aos clientes e fornecedores estão

dispensados desta autorização.

As cópias de seguranças dos arquivos eletrônicos são guardadas em servidor próprio

podendo ser acessada, sempre que necessário, para a recuperação de arquivo

eventualmente danificado.

3.4 - Descartar documentos

Entende-se por "DESCARTE" a eliminação/destruição do documento obsoleto. No

descarte dos documentos deve ser observada a tabela de temporalidade descrita no nas

guias “temporalidade form” e “temporalidade registro".

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4 - REGISTROS DA QUALIDADE

ITEM FORMULÁRIO/REGISTRO DESCRIÇÃO

1-

2-

5 – Revisões

REVISÃO DATA AÇÃO CORRETIVA

001

002

6 - DEFINIÇÕES

 

7 - APROVAÇÃO E VIGÊNCIA

 

Este documento é aprovado pelo Gestor em 31/03/2014, com vigência a partir desta data.

8 - ANEXOS

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