PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO, INCLUINDO OS … · 3) Da Imparcialidade e igualdade de...
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PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO, INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS Rev. 0.0 – Aprovado pelo Executivo em 12/11/2009
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PLANO DE
PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO,
INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E
INFRACÇÕES CONEXAS
Rev. 0.0 – Aprovado pelo Executivo em 12/11/2009
. Plano Prevenção Riscos de Gestão
Ver.0.0 _ Elaborado 26 Outubro de 2009 Revisão 0.0 _ elaborado em 26 Outubro 2009
PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO, INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS
I. Compromisso ético.
No âmbito da Política da Qualidade, ao abrigo dos procedimentos da Norma ISO
9001:2000, desde 2006 que o Executivo Municipal se vinculou ao “Compromisso Ético” de
assegurar a gestão operacional e estratégica orientada para princípios de prossecução da
legalidade e de salvaguarda do interesse público, que estão perfeitamente incorporadas na
cultura organizacional da Autarquia, com as sucessivas renovações da Certificação Externa da
Qualidade.
No âmbito dessa política e consequente compromisso ético, foram definidos princípios
orientadores que norteiam a actuação de toda a Organização, tais como:
• Adopção de práticas administrativas que garantam a salvaguarda e respeito pela
legislação em vigor aplicável à administração local;
• Cumprimento dos requisitos que garantam uma melhor qualidade da prestação dos
serviços aos munícipes;
• Desenvolvimento de um sistema de informação eficaz, através da adopção de
mecanismos de controlo interno e divulgação dos resultados obtidos através do site do
Município;
• Constituição de equipas auditoras, internas e multidisciplinares, para identificação de
não conformidades (NC) dos procedimentos operacionais e de suporte adoptados
pelos serviços orgânicos;
• Realização de Auditoria externa anual para renovação da certificação da qualidade no
âmbito da Norma;
• Certificação Anual das Contas do Município através de Auditor Externo,
designadamente, Revisor Oficial de Contas;
• Com o resultado das auditorias, adopção de medidas correctivas com o intuito de
melhorar, de forma contínua, os procedimentos administrativos;
• Apostar na inovação tecnológica e facilitar o acesso à informação;
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. Plano Prevenção Riscos de Gestão
Ver.0.0 _ Elaborado 26 Outubro de 2009 Revisão 0.0 _ elaborado em 26 Outubro 2009
• Auscultação periódica do nível de satisfação dos munícipes quanto à qualidade dos
serviços prestados;
• Formação contínua dos colaboradores, com recurso a acções internas e externas.
Verificando-se os resultados obtidos no sistema de controlo já implementado, o Executivo
Municipal assume o Compromisso de dar continuidade ao sistema, alicerçado nos seguintes
Princípios:
1) Da Qualidade e Responsabilidade:
Assegurar um Quadro de Responsabilização de Serviços (QUAR), através do Sistema de
Avaliação de Desempenho, de forma a garantir a continuidade do Sistema da Qualidade já
implementado, com base na co-responsabilização de todos os membros da Organização
face aos objectivos, metas e indicadores de monitorização adoptados anualmente,
pressupondo uma clara identificação de gestores de processos (operacionais e de
suporte), assim como a segregação de funções nos actos de execução e controlo das
operações administrativas.
2) Da Independência:
A independência do poder de decisão é inerente ao Estado de direito democrático e por
isso tem de ser vista como uma garantia da administração no tratamento imparcial dos
cidadãos. Este tratamento consubstancia-se na não interferência do(s) órgão(s) decisor(es)
nas apreciações e relatórios técnicos dos júris nomeados ao nível da contratação pública,
recrutamento e selecção de recursos humanos e atribuição de benefícios económicos e de
natureza não pecuniária.
3) Da Imparcialidade e igualdade de tratamento:
Garantir que todos os munícipes tenham igual tratamento na sua relação com o Município
e no acesso à informação.
4) Da decisão
Garantir que todas as pretensões são devida e atempadamente apreciadas de facto e de
direito e que seja garantido o dever de resposta dentro dos prazos estabelecidos
legalmente.
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5) Do Controlo Administrativo
Implementação de um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e
procedimentos de controlo, que permitam assegurar a salvaguarda dos activos, a
prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, exactidão e integridade
dos registos contabilísticos, e a preparação oportuna de informação financeira fiável, assim
como adequar os procedimentos administrativos à informação necessária para o seu
tratamento e registo contabilístico. Garantir a continuidade na política da rotatividade dos
elementos que compõem os júris dos concursos da contratação pública da despesa,
recrutamento e selecção de recursos humanos, assim como da fiscalização municipal para
evitar infracções,, erros ou vícios de apreciação.
Para além das normas legais aplicáveis, as relações que se estabelecem entre os
membros dos órgãos, os funcionários e demais colaboradores do município, bem como no seu
contacto com as populações, assentam, nomeadamente, num conjunto de princípios e valores,
cujo conteúdo está, em parte, já vertido na Carta Ética da Administração Pública. A saber:
• Integridade, procurando as melhores soluções para o interesse público que se
pretende atingir;
• Comportamento profissional;
• Consideração ética nas acções;
• Responsabilidade social;
• Não exercício de actividades externas que possam interferir com o desempenho das
suas funções no Município ou criar situações de conflitos de interesses;
• Promoção, em tempo útil, do debate necessário à tomada de decisões;
• Respeito absoluto pelo quadro legal vigente e cumprimento das orientações internas e
das disposições regulamentares;
• Manutenção da mais estrita isenção e objectividade;
• Transparência na tomada de decisões e na difusão da informação;
• Publicitação das deliberações municipais e das decisões dos membros dos órgãos;
• Igualdade no tratamento e não discriminação;
• Declaração de qualquer presente ou benefício que possam influenciar a imparcialidade
com que exercem as suas funções.
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PQ1 - Controlo de não conformidades
PQ3 - Controlo dos documentos
PQ5 - Auditorias internas
P.DOT.2-Verificação, informação e vistoria dos processos
P.DOT.3-Execução da decisão
P.DOT.6 - Fiscalização
P.DAF.11 - Formação
P.DAF.10 - Gestão de pessoal
P.DAF.9 - Contratação-Concursos
P.DOM.2.1-Contratação-concurso concepção
P.DOM.2-Contratação
P.DOM.3-Empreitada
P.DOM.4-Garantia
P.DOM.5-Aquisição-locação
Controle de Processos Operacionais Relevantes para Plano de Gestão de Riscos
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. Plano Prevenção Riscos de Gestão
Ver.0.0 _ Elaborado 26 Outubro de 2009 Revisão 0.0 _ elaborado em 26 Outubro 2009
IV. Controlo e monitorização do Plano.
Após a implementação do Plano, a Câmara Municipal da Batalha deverá proceder a um
rigoroso controlo de validação, no sentido de verificar a conformidade factual entre as normas
consignadas no Plano e a sua aplicação.
Para o efeito, os métodos e procedimentos de controlo propostos neste documento,
basear-se-ão em instrumentos de monitorização e auditoria já instituídos na Autarquia,
designadamente:
• Regulamento de Controlo Interno, elaborado ao abrigo do D.L. 54-A/99, de 22 de
Fevereiro;
• Sistema de Gestão da Qualidade – Norma ISO 9001:2000, implementado desde 2006
nos serviços de Ordenamento do Território e Obras Municipais;
• Revisão Legal de Contas (Auditor Externo, nomeado nos termos do Artº 48º da Lei nº
02/2007, de 15 de Janeiro).
No âmbito da Certificação da Qualidade, o S.G.Q. implementado na Autarquia é entendido
como um conjunto de processos inter-relacionados e interactuantes. O propósito desta
metodologia de abordagem por processos é o de propiciar um enquadramento que permita a
compreensão das interacções entre processos organizacionais e a determinação do seu
desempenho, através de indicadores adequados.
Um dos benefícios da abordagem por processos é permitir uma maior transparência nas
actividades realizadas, pois prevê uma gestão horizontal, promovendo a comunicação e
interacção entre diferentes unidades funcionais e uniformizando os objectivos a atingir.
Cada processo tem um gestor que é responsável pela verificação do seu desempenho e
por assegurar que são cumpridos os objectivos propostos, assim como garantir a salvaguarda
da legalidade.
No Plano de Acções de Controlo e Monitorização que nos propomos realizar (vide
quadro seguinte), constam os processos operacionais e de suporte do SGQ que poderão
contribuir para a prevenção de riscos de gestão, incluindo os de corrupção e infracções
conexas.
As auditorias devem verificar o cumprimento dos requisitos da norma aplicáveis, bem como
a monitorização dos processos. Permitem também identificar as oportunidades de melhoria.
Podem abranger a totalidade do Sistema de Gestão da Qualidade ou parte dele.
18
. Plano Prevenção Riscos de Gestão
Ver.0.0 _ Elaborado 26 Outubro de 2009 Revisão 0.0 _ elaborado em 26 Outubro 2009
Depois de realizadas as auditorias, as eventuais não conformidades detectadas terão que
ser corrigidas. Para tal, é elaborado um plano de acções correctivas cuja implementação
permite eliminar as causas das não conformidades evitando a sua recorrência. Devem ainda
ser avaliados os resultados das acções tomadas no sentido de se verificar se foram eficazes.
As Auditorias Internas identificadas no mapa a seguir descriminado, no âmbito do S.G.Q.,
serão realizadas de acordo com os Procedimentos da Norma, a saber:
• Controlo de Não Conformidades (PQ 1 – anexo);
• Acções Correctivas, Preventivas e de Melhoria (PQ 4 - anexo);
• Auditorias Internas (P.Q.5 - anexo).
As Medidas/Acções a adoptar para prevenção dos riscos identificados, mencionadas no
Cap. III do presente Plano, farão parte integrante das Acções Correctivas, Preventivas e de
Melhoria controladas no S.G.Q., entretanto em fase de Revisão.
As Reclamações tratadas e controladas pelo processo de suporte – P.GAJ.1.
(Exposições/Reclamações) – que se considerem materialmente relevantes, deverão ser
analisadas e tratadas no presente Plano.
Os processos operacionais acima identificados, serão objecto de Revisão no IIº Trimestre
de 2010.
Anualmente, e conjuntamente com a Prestação de Contas, será submetido a aprovação do
Executivo um Relatório Final com os resultados das medidas de controlo e monitorização
adoptadas – auditorias internas – e respectiva avaliação interna do Plano. O Relatório será
coordenado pela chefia da Divisão Administrativa e Financeira devendo ser completo,
objectivo, claro, conciso e oportuno. Nesse documento, deverão estar expressas as
“descobertas”, deficiências e recomendações relativas a situações detectadas durante as
auditorias e que resultem do processo de controlo de não conformidades, assim como as
acções correctivas ou melhorias a introduzir para colmatar essas irregularidades ou
deficiências.
Os procedimentos adoptados, controlados no S.G.Q., deverão contribuir para assegurar o
desenvolvimento e controlo das actividades de forma adequada e eficiente, de modo a permitir
a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro,
garantindo a exactidão dos registos contabilísticos e os procedimentos de controlo a utilizar
para o alcance dos objectivos pretendidos.
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