PROJETO INTEGRADO

Administrativo/Comunicacional

Equipe

__________________________________________

Ivanor Iesbick

(Proprietário)

Dulciana Sachetti

(Coordenadora)

Néia Moresco

(Supervisora do Núcleo de Fotografia)

Tiago Evangelista

(Supervisor de Orçamentos e Núcleo de Edição)

Bruno Homrich

(Supervisor de Depósito e Núcleo de Eventos)

Mari

(Secretária e vendedora)

Roxana

(Recepcionista e vendedora)

Daiane

(Recepcionista, vendedora e responsável pela organização de eventos)

William

(Auxiliar de depósito/eventos)

Alisson

(Editor de vídeo e apoio à eventos)

Emerson

(Auxiliar de depósito/eventos)

Luciana Kurtz

(Estagiária de Edição/Publicidade e Propaganda)

Robson Rocha

(Estagiário de Edição/Publicidade e Propaganda)

Mega Digital Produção e Eventos

A Mega Digital Produção e Eventos, situada na Av. Presidente Vargas, nº 330 Passo

Fundo/RS (Fone 54-33132520/99812755, e-mail megadigital@hotail.com.br) é uma empresa que

trabalha há dez anos no segmento de eventos na região norte do estado. Organiza e produz

casamentos, 15 anos, formaturas, bodas, eventos empresariais, e locação de equipamentos para

estes. Ainda, produz ensaios fotográficos, vídeos e impressos. Possui loja de suprimentos em

informática e assistência técnica.

Missão

Organizar e produzir eventos com qualidade e inovação, fornecendo todo o suporte de som,

iluminação, fotografia, impressos e suprimentos para a satisfação plena do cliente.

Valores

- Foco no atendimento de alta qualidade ao cliente;

- Inovação tecnológica constate;

- Prestação de serviços diferenciados, com qualidade superior ao mercado;

Cultura Organizacional

Atual: Cultura familiar/paternalista, com foco interno, sem gestão.

Almejada: Cultura moderna, integrada, com foco no cliente.

1.1 1 Organograma atual (ainda em transição)

1.2 Organograma Definitivo

2 Setores Mega Digital

3 Detalhamento de Cargos e Funções

3.1 Dulciana Sachetti (Coordenadora) – Temporária até implantação, substituída por administrador

em período integral

- Gestão geral de pessoas (treinamento, contratação/demissão, gestão de conflito interno,

avaliação de desempenho);

- Gestão administrativa e financeira (organização interna, fluxo de informação, planejamento

e estratégia, manutenção de conta empresarial e pagamentos de funcionários);

- Gestão da comunicação (comunicação interna e externa, imagem empresarial, estratégia

comunicacional por meio de campanhas (Mega Digital e clientes);

- Coordenação da equipe para planejamento estratégico/projeção e metas/avaliação;

- Prestação de contas/relatórios ao proprietário;

- Senha Master do Sistema;

3.2 Néia Moresco (Supervisora do Núcleo de Fotografia)

- Fotógrafa oficial da Mega Digital;

- Supervisora de Equipe;

- Supervisora /responsável pelo Núcleo de edição (imagem) e equipe de fotografia;

- Integrante do planejamento estratégico/projeção e metas/avaliação da empresa;

- Avaliação/relatórios do Núcleo;

- Desenvolvimento de oficinas de tratamento de imagem;

-Senha nível 3 e 4;

3.3 Tiago Evangelista (Supervisor de Orçamentos e Núcleo de Edição)

- Cinegrafista oficial da Mega Digital;

- Supervisor de Equipe;

- Responsável pelos orçamentos aos clientes;

- Supervisor/responsável pela delimitação da equipe e logística do evento contratado;

- Supervisor do Núcleo de edição (vídeos);

- Avaliação/relatórios do Núcleo;

- Desenvolvimento e revisão das propostas orçamentárias;

- Desenvolvimento de oficinas de captação de imagem;

- Senha Nível 2, 3 e 4 do sistema;

3.4 Bruno Homrich (Supervisor de Depósito e Núcleo de Eventos Práticos)

- Abertura e fechamento do depósito;

- Controle de veículos (logística, manutenção, abastecimento, etc.);

- Técnico de som e luz oficial da Mega Digital;

- Supervisor de Equipe;

- Supervisor responsável pelo desenvolvimento do evento e logística prática (montagem de

equipamento, operação e desmontagem)

- Responsável pelo depósito (inserção no sistema, organização, manutenção, limpeza e

conferência dos equipamentos);

- Avaliação/relatórios do Núcleo;

- Senha Nível 4 do sistema;

3.5 Daiane (Recepcionista, vendedora e responsável pela organização de eventos)

- Recepção e atendimento ao cliente (em geral da loja e específicos: formandos, noivos,

debutante, pais, etc.)

- Cadastro de clientes e eventos no sistema , Direcionamento de demandas (triagem) e pré-

orçamentos (locação de equipamentos);

- Responsável pela organização (na íntegra) de eventos (cerimonial e protocolo) ;

- Vendas;

- Organização, limpeza e manutenção do material do setor de formatura (togas);

- Controle financeiro dos eventos;

- Avaliação/relatórios de organização de eventos;

- Finalização dos níveis e pós atendimento de clientes (organização de eventos);

- Auxiliar de fotografia;

- Senha Nível 1,2 e 3 do sistema;

3.6 Roxana (Recepcionista, vendedora e responsável pela organização da loja)

- Abertura e fechamento da loja;

- Recepção e atendimento ao cliente da loja;

- Cadastro de clientes e eventos no sistema , Direcionamento de demandas (triagem) e pré-

orçamentos (locação de equipamentos);

- Vendas;

- Organização, limpeza e manutenção do material do ambiente loja;

- Controle financeiro do caixa geral;

- Avaliação/relatórios do setor loja;

- Finalização dos níveis e pós atendimento de clientes (loja e locação de equipamentos);

- Senha nível 1 do sistema;

3.7 William (Auxiliar de depósito/eventos)

- Limpeza e manutenção do material do setor depósito;

- Aprendizado para controle de som e iluminação;

- Inserção no sistema, organização, manutenção, limpeza e conferência dos equipamentos);

- Montagem de equipamento, operação e desmontagem);

3.8 Alisson (Editor de vídeo e apoio à eventos)

- Auxílio aos estagiários;

- Edição de vídeos;

- Apoio à eventos;

3.9 Luciana Kurtz (Estagiária de Edição/Publicidade e Propaganda)

- Edição e finalização de vídeos;

- Planejamento de campanhas (material completo para uma empresa: vídeo institucional,

impressos (cartão de visita, folders, pastas, etc.), mídias sociais, spot e mostruários da

empresa);

- Captação de imagem;

3.10 Robson (Estagiário de Edição/Publicidade e Propaganda)

- Edição e finalização de vídeos;

- Planejamento de campanhas (material completo para uma empresa: vídeo institucional,

impressos (cartão de visita, folders, pastas, etc.), mídias sociais, spot e mostruários da

empresa);

- Captação de imagem;

4 Níveis para implantação de sistema interno

Nível 1/Atendimento, Triagem e Pós-Atendimento – Recebem toda e qualquer demanda

referente à Mega Digital. Responsáveis pela triagem (ver disponibilidade de data, agendar,

cadastrar evento no sistema (com o máximo de detalhes de dados do cliente e evento), pré-

orçamento, direcionar demandas (ex: locação de equipamento, necessidade apenas da equipe

do depósito, “pula nível 2, vai para o três, pula nível 4 e nível 1 finaliza”. Responsáveis pela

finalização, controle financeiro e secretarial, e pós-atendimento (ligar para o cliente e verificar

satisfação). Dão OK para nível 2.

Nível 2/Orçamento e Organização – Responsável pela passagem de orçamento definitivo,

organização do pessoal que trabalhará no evento e logística dos carros e pessoas. Se houver

organização do evento na íntegra, será responsável também pelo cerimonial e protocolo. Dão

OK para nível 3.

Nível 3/Desenvolvimento – O Setor de depósito (som e luz) é o principal responsável pelo

desenvolvimento, embora estejam envolvidas as equipes de filmagem, foto e cerimonial e

protocolo. Após o evento dará o OK para o nível 4.

Nível 4/Finalização Edição – Núcleo de Edição (Vídeo/Foto/Impresso) após término do

trabalho, dará o Ok para Nível 1 efetuar cobrança, dar continuidade avisando que o material

está pronto e fazer pós-atendimento.

5 INSTRUMENTO (FOFA) PARA ANÁLISE DA SITUAÇÃO DA EMPRESA NO

MERCADO

+

Ambiente Externo

OPORTUNIDADES

Ambiente Interno

POTENCIALIDADES

-Planejamento estratégico e projeção

orçamentária para2013;

- Instituição de Normas ISO de

qualidade;

- Apresentação de campanha Mega

Digital;

- Potencializar atuação em mídias

sociais e facilidades pelo site

(assessoria de imprensa, pré-orçamento,

catálogo digital);

- Desenvolvimento de campanha para

clientes externos;

- Desenvolvimento de eventos na

íntegra;

- Desenvolvimento de eventos

empresariais;

- Cobertura de eventos (assessoria de

imprensa, registro (fotos, vídeos e

mídias sociais) e compilação posterior

em formatos digitais e impressos

(relatório, revista, livreto,etc.)

-Contato comercial/oferecimento de

serviços às empresas, visita/captação de

eventos (pré-agendado);

- Região altamente explorável;

- Explorar novas atividades e serviços

prestados;

- Organizar eventos para exposição de

produtos do varejo (moda, foto-

produto, etc.) e elaboração de

catálogos;

- Tornar a Mega Digital como

referencial de qualidade em seus

serviços e empresa que as pessoas

gostariam de trabalhar;

- Firmar conceito de inovação

tecnológica (ser uma empresa de

imagem digital que produz produtos de

parâmetros capitais);

- Levantamento, análise, estudo e

observação da concorrência

semestralmente;

- Profissionais comprometidos e

experientes;

- Condição de organizar eventos

completos;

- Material e equipamentos de alta

qualidade;

- Reavaliação dos cargos e salários;

- Motivação dos funcionários e

valorização, cursos para melhorar clima

interno;

- À medida que a empresa crescer

viabilizar maior valorização dos recursos

humanos (vale-transporte, comissão por

indicação, plano de saúde, etc.)

- Estúdio próprio (não só para books,

mas para receber formandos e fazer foto-

produtos);

- Elaboração de plano de carreira e

políticas para promoção e aumento

salarial;

- Confraternizações programadas com a

equipe Mega Digital;

- Tornar a Mega Digital um ambiente

onde as pessoas gostem de trabalhar e

não queiram sair;

GESTÃO (Coordenação)

- Concorrência ampla e forte;

- Oferecem, de forma isolada, os

mesmos produtos que a empresa;

- Empresa não é bem vista pelos

possíveis parceiros em Passo Fundo;

- Empresa não fecha eventos em Passo

Fundo;

- Decoradores não indicam a empresa

para eventos;

- Possíveis funcionários (recursos

humanos) não querem vir trabalhar na

empresa (imagem ruim da empresa no

ambiente externo);

- Gestão autoritária, sem espaço para

diálogo necessário;

Alto índice de Turn over (entrada e saída

de funcionários);

Falta de respeito entre proprietário e

funcionários;

- Próprios funcionários denigrem/falam

mal da empresa;

- Clima de insatisfação, desmotivação na

empresa e desorganização;

- Não cumprimento do horário de

trabalho (atraso);

- Falta de planejamento estratégico e

projeções orçamentárias (metas e

avaliação de resultados);

- Conflito interno entre os funcionários;

Falta de preços definidos para locação de

equipamentos e em todos os materiais

vendidos na loja;

- Falta de sistema interno (informações

desencontradas, atendimento ruim,

desorganização, descontrole financeiro

do caixa);

- Falta de políticas internas;

- Falta de delimitações das funções e

atribuições;

-Falta de reuniões programadas;

- Equipamentos estragados (máquina de

lavar, torneira no andar superior, cheiro

do esgoto) desorganização da parte

superior da loja;

-Falta de parcerias com prestadoras de

serviços (decoradores, buffets, locais

para festas);

- Falta de estipulação de lugar para cada

coisa;

- Falta de número de patrimônio nos

itens mobilizados da empresa (loja e

depósito);

- Demora para passar orçamentos/muita

burocracia;

- Funcionários detém contatos e

procedimentos com os clientes;

- Falta de profissionais terceirizados para

trabalhar em eventos;

-Pouca venda na loja e realização de

eventos;

Ambiente Externo

AMEAÇAS

Ambiente Interno

FRAGILIDADES

–

6 SITUAÇÃO ATUAL/REAL DA MEGA DIGITAL EM RELAÇÃO À CONCORRÊNCIA

A Mega Digital aparece em último ou segundo lugar em relação aos três/quatro principais

concorrentes do mercado. Se destaca mais em equipamentos físicos (som e luz) do que organização

de eventos em si. Este diagnóstico será usado para acompanhar mensalmente a o resultado das

estratégias promovidas e para medir se as ações têm sido efetivas. Também para acompanhar a

concorrência e preferência dos clientes por determinadas empresas. Este levantamento pode ser

feito com todos os concorrentes de todos os segmentos qual a Mega Digital atua.

7 TRABALHO

TRABALHO DE GESTÃO/PROPOSTA DE AÇÕES

Problemas apresentados Solução Prazo

- Gestão autoritária, sem espaço para

diálogo necessário;

Alto índice de Turn over (entrada e

saída de funcionários);

Falta de respeito entre proprietário e

funcionários;

- Próprios funcionários denigrem/falam

mal da empresa;

- Clima de insatisfação, desmotivação

na empresa e desorganização;

Gestão de pessoas:

valorização do funcionário,

revisão salarial,

confraternizações

programadas, treinamento

para melhorar clima interno,

diálogo com o funcionário e

avaliação de desempenho.

Em andamento/

Permanente;

- Conflito interno entre os

funcionários;

Falta de preços definidos para locação

de equipamentos e em todos os

materiais vendidos na loja;

- Falta de sistema interno (informações

desencontradas, atendimento ruim,

desorganização, descontrole financeiro

do caixa);

- Falta de políticas internas;

- Falta de número de patrimônio nos

itens mobilizados da empresa (loja e

depósito);

- Funcionários detém contatos e

procedimentos com os clientes;

- Demora para passar

orçamentos/muita burocracia;

Sistema interno, inserção de

número do patrimônio;

delimitação de cargos e

funções; troca de

funcionários;

Aguardando orçamento

Magnet.

Dois meses para

desenvolvimento.

Implantação em Julho.

- Não cumprimento do horário de

trabalho (atraso);

Controle individual; ver

possibilidade de reativação

do ponto eletrônico.

Em andamento

- Falta de planejamento estratégico e

projeções orçamentárias (metas e

avaliação de resultados);

-Falta de reuniões programadas;

Reuniões agendas e

periódicas com as partes

envolvidas; adequação de

uma sala para reuniões;

Após organização interna

- Equipamentos estragados (máquina

de lavar, torneira no andar superior,

cheiro do esgoto) desorganização da

parte superior da loja;

- Falta de estipulação de lugar para

cada coisa;

Manutenção constante e

supervisão;

Em andamento

-Falta de parcerias com prestadoras de

serviços (decoradores, buffets, locais

para festas);

Visitas agendadas Após elaboração do

mostruário (campanha

Mega Digital)

-Pouca venda na loja e realização de

eventos;

Organização completa do

evento trará gente para o

estúdio e venda de produtos

Em andamento

da loja nos pacotes;

Melhoria no atendimento;

colocação de preços nos

produtos;

- Falta de profissionais terceirizados

para trabalhar em eventos;

Desenvolvimento de

oficinas para interessados; A

empresa irá formar os

profissionais que deseja ter,

de acordo com seu perfil de

trabalho.

Aguardando projeto

- Empresa não é bem vista pelos

possíveis parceiros em Passo Fundo;

- Empresa não fecha eventos em Passo

Fundo;

- Decoradores não indicam a empresa

para eventos;

- Possíveis funcionários (recursos

humanos) não querem vir trabalhar na

empresa (imagem ruim da empresa no

ambiente externo);

Melhoria da imagem

empresarial interna e externa

(promover mudança de

fato); Posicionamento em

redes sociais; mudança de

cultura organizacional.

Em andamento

- Concorrência ampla e forte;

- Oferecem, de forma isolada, os

mesmos produtos que a empresa;

Se diferenciar pelo

atendimento de excelência e

personalizado, oferecendo

pós-atendimento

(concorrência não faz);

realizar eventos completos;

Em andamento

* Tempo estimado de atuação/solução completa dos problemas: 01 ano (organização interna e

reposicionamento no mercado (orientação para o mercado), projeção para anos seguintes).