Planejamento das operações para execução de Eventos II

Continuação

• Verificar junto a coordenação executiva do local onde o evento está sendo realizado se está tudo planejado conforme fora acordado. (Na sua visão o que isso representa?)

• QUESTÃO PARA DISCUSSÃO EM SALA!• Pergunta?

• Vc está em uma reunião junto a Master Eventos, uma empresa que acaba de assinar contrato com um laboratório de medicamentos para realizar a operação de um evento para todos os representantes nacionais do laboratório e em dado momento a coordenadora geral Sra. Maria José pergunta a vc FULANA/O: Porque devo contratar uma ambulância com paramédicos e assistentes para esse evento?

Recepcionista da Secretaria

• Verificar as condições de ordem e Limpeza do local.

• Recepcionar os participantes e convidados e realizar serviços de inscrição e credenciamento dos participantes do evento.

• Inspecionar as instalações, móveis, instrumentos que serão usados no decorrer do evento.

Ainda:

• Observar os casos que exijam atendimento especial, tais como: Convidados, Homenageados, Autoridades, etc...

• Dispor de todas as informações referente ao evento (serviços, locais, horários, preços, ramais, datas, responsáveis pela operação...

• Controlar o fluxo de movimentação de pessoal e serviços e a observância das placas indicadoras instaladas no local.

...também

• Controlar materiais e equipamentos utilizados nas reuniões.

• Auxiliar no controle coffee break nas reuniões.

• Zelar pelo atendimento especial a mesa principal das reuniões e em especial ao suprimento de água e café e sucos...

Tema e Público-Alvo de um Evento

• O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo Evento deverá ser inspirado de forma a “motivar” o interesse e a participação do público-alvo. PQ?

O que é Público-Alvo?

• Entende-se por público-alvo de eventos as empresas e pessoas, principalmente as que atuam como consumidoras e decidem sobre produtos e serviços em áreas específicas e com características definidas (clientes potenciais, empresários, fornecedores...)

Assim:

• O tema deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que constituem o universo do evento planejado, ou seja, origem, nível cultural e social, poder aquisitivo, faixa etária, gênero, estado civil, nacionalidade, etc...

Além disso:

• O título do evento deverá motivar a participação, constituindo-se no principal agente de divulgação da imagem do evento.

Ex de eventos• Culturais• Religiosos• Esportivos• Gastronômicos• Comerciais• Exposições e Feiras• Eventos Sociais• Técnico-científico• Turísticos• Industriais• Rurais

Local/Sede de um evento

• Os eventos poderão ser realizados em centros de convenções, hotéis, clubes sociais, auditórios de entidades, quadras esportivas, salões de empresas e instituições religiosas.

• Dependendo da tipologia do evento, nível e número de participantes e ainda dos interesses dos patrocinadores e colaboradores.

Para a escolha do local, devemos considerar:

• Aspectos relacionados com a estrutura de serviços oferecidas pelo estabelecimento-sede e pela localidade onde será realizado o evento, tais como:

• Instalações.• Infraestrutura de apoio administrativo e de

serviços.• Segurança.• Meios de comunicação.• Transporte, locomoção e acesso a ponto de taxi,

ônibus, aeroportos, etc...• Proximidade de estabelecimentos de serviços, tais

como: hospitais, restaurantes.

Tendência!

• Há uma tendência de se promover os eventos de maior porte em locais afastados dos centros urbanos. Valendo um pastel e uma tubaína para quem discorrer a respeito disso ! Pq isso ocorre?

• Se justifica pelo menor custo e por oferecerem mais conforto, segurança, liberdade e descontração. Nesse caso, para os participantes de eventos culturais e técnicos há melhores condições de integração nos objetivos do evento, pois convivem em ambientes mais amplos e saudáveis.

• Além disso, a realização de eventos de maior expressão e importância em locais afastados elimina e reduz as interferências externas, principalmente de lazer e diversão oferecidas nos grandes centros urbanos.

Os locais de eventos devem oferecer características específicas e funcionalidade para viabilizar os empreendimentos e abranger:

• 1º Instalações que possibilitem a realização de atividades diversificadas, tais como reuniões, coquetéis, jantares, e feiras de maior expressão, e ainda, eventos paralelos.

2º

• Espaços amplos, modulares, com pé-direito alto, permitindo a instalação de equipamentos especiais.

3º

• Capacidade para montagem de múltiplos canários, pontos de iluminação, sonorização, instalação de equipamentos informatizados e outros instrumentos.

4º

• Auditórios modulares.

5º

• Áreas interligadas que proporcionem plena integração as atividades dos participantes.

6º

• Facilidade de acesso e circulação de pessoas e veículos.

7º

• Disponibilidade de equipamentos próprios ou locados de terceiros.

8º

• Área de depósito e armazenagem adequados.

9º

• Meios de comunicação.

10º

• Flexibilidade para transformação de ambientes e instalações.

11º

• Áreas disponíveis e com segurança para o estacionamento de veículos.

12º

• Disponibilidade de recursos humanos qualificados.

Finalmente, um fator de maior relevância na operacionalização de um evento é o: ?????• Valendo dois pastéis de queijo e duas

tubaínas!

layout do local

• Em outras palavras: “a distribuição e fluxo dos serviços no espaço físico disponível ou área de ocupação e movimentação de todas as atividades”.

Dessa forma:

• O estudo do layout se fundamenta basicamente na planta baixa do local, e deve-se efetuar uma simulação das operações e circulação no ambiente, incluindo o uso dos equipamentos.

Ainda:

• Pela simulação de tempos e movimentos serão estabelecidos os fluxos operacionais adequados e eficientes, evitando-se pontos de estrangulamento, sobreposições no curso dos trabalhos, prejudicando o evento.

Lembre-se:

• Para a decisão quanto ao local do evento, deverá ser feita uma visita de inspeção detalhada e rigorosa das instalações e ambientes, com o objetivo de assegurar o máximo conforto aos participantes e melhores condições de atendimento dos serviços exigidos.

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