Universidade de Brasília

Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação

Departamento de Ciência da Informação e Documentação

Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas

Prof.: Lillian Alvares

Existem três níveis distintos de

planejamento:

› Planejamento Estratégico

› Planejamento Tático

› Planejamento Operacional

1. É o planejamento mais amplo e abrange

toda a organização.

2. Suas características são:

o É projetado no longo prazo e seus

efeitos e conseqüências são estendidos

para vários anos (em geral, cinco) pela

frente.

 

O planejamento estratégico é, normalmente, de

responsabilidade dos níveis mais altos da

empresa e diz respeito tanto à formulação de

objetivos quanto à seleção dos cursos de

ação a serem seguidos para sua consecução,

levando em conta as condições externas e

internas à empresa e sua evolução esperada. 

o Envolve a empresa como uma totalidade,

abrange todos os recursos e áreas de atividade, e

preocupa-se em atingir os objetivos em nível

organizacional.

o É definido pela cúpula da organização (no nível

institucional) e corresponde ao plano maior ao

qual todos os demais estão subordinados.

• É um processo gerencial que possibilita ao executivo

estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa

com vistas a obter um nível de otimização na

relação da empresa com seu ambiente.

• O nível estratégico de influência considera a

estrutura organizacional de toda a empresa e a

melhor interação desta com o ambiente.

• A etapa de implementação dos processos de

mudança estratégica ou estrutural nas

organizações é a mais difícil de todo o

processo.

• Geralmente, não existem problemas nas etapas

de definição da missão e estabelecimento de

estratégias.

• Os problemas aparecem quando estas devem ser

executadas na prática

• Os principais obstáculos são:

• Ausência de liderança e acompanhamento do executivo principal da instituição;

• Falta de cultura de planejamento por parte dos funcionários e falta de cultura estratégica por parte dos dirigentes;

• Inexistência de sistemas de informação que possibilitem a coleta e sistematização das informações;

• Falta de capacitação da equipe de implementação;

Incompreensão da importância da influência da cultura e do clima organizacional;

Competição pelo poder, que acaba afetando o desempenho das equipes de trabalho;

Falta de acompanhamento e controle da execução das ações planejadas.

• Estrutura – refere-se ao modo de organização das tarefas e das pessoas, o que inclui o organograma da empresa e suas principais políticas internas;

• Sistemas – dizem respeito ao workflow da organização, ao fluxo de processos e informações e aos sistemas de tomada de decisão gerencial;

• Estilo – refere-se aos aspectos do clima organizacional relacionados ao comportamento e à mentalidade dos membros da instituição;

Equipe – são as pessoas certas na equipe de planejamento e implementação;

Habilidades – trata-se do conjunto de habilidades das pessoas que compõem a organização, o qual se traduz na habilidade da própria organização;

Estratégia – refere-se à maneira pela qual a instituição implementa sua visão de futuro;

Valores Compartilhados – trata-se do conjunto de valores, princípios e diretrizes que motiva o comprometimento e o empenho de todos na empresa.

1. O princípio da contribuição aos

objetivos, e neste aspecto o planejamento

deve sempre visar aos objetivos

máximos da empresa. No processo de

planejamento deve-se hierarquizar os

objetivos estabelecidos e procurar alcançá-

los em sua totalidade, tendo em vista a

interligação entre eles.

2. O princípio da precedência do

planejamento, corresponde a uma função

administrativa que vem antes das outras

(organização, direção e controle). Na realidade é

difícil separar e seqüenciar as funções

administrativas, mas pode-se considerar que, de

maneira geral, o planejamento “do que é como

vai ser feito” aparece na ponta do processo.

3.O princípio da maior penetração e abrangência, pois o

planejamento pode provocar uma série de modificações nas

características e atividades da empresa.

As modificações provocadas nas pessoas podem

corresponder à necessidade de treinamento, substituição,

transferências, funções, avaliação, etc.; na tecnologia pode

ser apresentada pela evolução dos conhecimentos, pelas

novas maneiras de fazer os trabalhos, etc.; e nos sistemas

podem ocorrer alterações nas responsabilidades

estabelecidas nos níveis de autoridade, descentralização,

comunicações, procedimentos, instituições, etc.

4. Princípio da maior eficiência, eficácia e

efetividade. O planejamento deve procurar

maximizar os resultados e minimizar as

deficiências. Através desses aspectos, o

planejamento procura proporcionar a empresa uma

situação de eficiência, eficácia e efetividade

• Eficiência é:

• Fazer as coisas de maneira adequada;

• Resolver problemas;

• Salvaguardar os recursos aplicados;

• Cumprir o seu dever;

• Reduzir os custos.

(Como fazer)

Eficácia é:

• Fazer as coisas certas;

• Produzir alternativas criativas;

• Maximizar a utilização de recursos;

• Obter resultados;

• Aumentar o lucro.

(Resultados)

• Efetividade é:

• Manter-se no ambiente.

• Apresentar resultados globais positivos ao

longo do tempo.

(permanência)

• Identifica áreas que exigem decisões e garante que a devida atenção lhe será dispensada, tendo em vista os resultados esperados;

• Estabelece um fluxo mais rígido de informações importantes para os tomadores de decisão e que sejam as mais adequadas para o processo;

• Facilita a mudança organizacional durante a execução dos planos estabelecidos, através de uma comunicação adequada e apropriada;

• Procura o envolvimento dos vários elementos da empresa para os objetivos, desafios e metas através do direcionamento dos esforços;

• Facilita e agiliza o processo de tomada de decisão;

Facilita a alocação dos recursos da empresa;

Possibilita maior consenso, compromisso e consistência;

Cria alternativas gerenciais;

Possibilita o comportamento sinérgico das várias

unidades organizacionais;

Possibilita a empresa manter maior interação com o

ambiente;

Incentiva e facilita a função de direção da empresa;

Transforma a empresa reativa em empresa proativa

Facilita e desenvolve um processo descentralizado de decisão na empresa;

Cria situações em que os administradores da empresa se sentem obrigados a se afastarem das atividades rotineiras da empresa;

Incentiva a utilização de modelos organizacionais adequados aos diversos contextos ambientais atuais e futuros;

Orienta o desenvolvimento de outros planejamentos a nível tático ou operacional;

Uma das causas mais comuns do fracasso do

planejamento é a falta de um conjunto de

objetivos claramente definidos.

Sem planejamento, uma empresa não terá

certeza do seu caminho. Sem objetivos, uma

empresa não terá condições de medir seu

desempenho.

É um processo permanente e contínuo.

É sempre voltado para o futuro.

Visa a racionalidade da tomada de decisões.

Visa selecionar uma entre várias alternativas.

É uma técnica de alocação de recursos.

É uma técnica de mudanças e inovações.

Níveis da Empresa

Planejamento Conteúdo Extensão de Tempo

Amplitude

Institucional Estratégico Genérico e sintético

Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade.

Intermediário Tático Menos genérico e mais detalhado

Médio prazo Aborda cada unidade da empresa ou cada conjunto de recursos separadamente.

Operacional Operacional Detalhado e analítico

Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação isoladamente.

Estratégico Tático Operacional

Define objetivos básicos Desenvolve planos ou Caminhos alternativos

Elabora planos operacionais detalhados

Monta Estratégia global:políticasprocedimentosnormas

Detalha planos táticos ou operacionais:pesquisasprogramasprojetos

Implementa ação:implantaçãoimplementaçãooperacionalização

Planejamento Estratégico: é realizado nas funções mais elevadas da empresa, tem maior alcance de tempo e as decisões envolvidas englobam a organização como um todo.

Planejamento Tático: é realizado pelos executivos, traduz e interpreta as decisões da direção e as transforma em planos concretos dentro dos departamentos da empresa. Geralmente tem um médio alcance de tempo.

Planejamento Operacional: é aquele que coloca em prática os planos táticos dentro de cada setor da empresa. Geralmente tem curto alcance de tempo.

Nível das decisões: o Plano Estratégico é sempre

realizado nos escalões mais elevados da empresa.

Dimensão temporal: o Plano Estratégico tem sempre um

alcance maior no tempo do que o Plano Operacional.

Amplitude de efeitos: as decisões envolvidas no Plano

Estratégico englobam a organização como um todo e não

simplesmente um parte dela.

1.É o planejamento que abrange

cada departamento ou unidade

da organização.

1. Suas características são:

o É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual.

o Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais.

o É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.

Tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico.

 O planejamento tático é desenvolvido a níveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade à utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução dos objetivos previamente fixados, segundo uma estratégia pré-determinada bem como as políticas orientativas para

o processo decisório da empresa. 

1.É o planejamento que abrange

cada tarefa ou atividade

específica.

1. Suas características são:

o É projetado para o curto prazo.

o Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas.

o É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.

Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas. Portanto, nessa situação tem-se, basicamente, os planos de ação ou planos operacionais.

 Os planejamentos operacionais correspondem a um conjunto de partes homogêneas de planejamento tático.  

Cada um dos planejamentos operacionais

devem conter com detalhes: 

▪ Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e

implantação;

▪ Os procedimentos básicos a serem adotados;

▪ Os produtos ou resultados finais esperados;

▪ Os prazos estabelecidos;

▪ Os responsáveis pela sua execução e implantação.

O planejamento operacional cria

condições para a adequada

realização dos trabalhos diários

da empresa. 

Orçamentos. São planos relacionados a dinheiro,

receita ou despesa, dentro de um determinado

espaço de tempo. Os orçamentos são planos

estratégicos quando envolvem a empresa

como uma totalidade e abrangem um

período longo, como é o caso do

planejamento financeiro estratégico.

São planos táticos quando cobrem

determinada unidade ou departamento da

empresa por médio prazo, como são os

orçamentos departamentais de

despesas e que envolvem o exercício

anual, ou os orçamentos anuais de

despesas de propaganda etc.

São planos operacionais quando a

dimensão é local e sua temporalidade é

de curto prazo, como é o caso do fluxo

de caixa, dos orçamentos de reparos

ou de manutenção , etc.