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Palavra DigitalMBA em Gestão de Projetos

Disciplina Gestão de Aquisições e Contratações

es

CoordenadorValter Oliveira

AutorTadeu Cruz

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ChancelerAna Maria Costa de Sousa

ReitoraLeocádia Aglaé Petry Leme

Pró-Reitor AdministrativoAntonio Fonseca de Carvalho

Pró-Reitor de GraduaçãoEduardo de Oliveira Elias

Pró-Reitor de ExtensãoIvo Arcangêlo Vedrúsculo Busato

Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-GraduaçãoLuciana Paes de Andrade

Diretoria de Pós-Graduação e Extensão Diretor Silvio José Cecchi

Gerentes de Pós-Graduação Vanessa Fabíola Pancioni NogueiraPatrícia Paiva

Coordenador Geral de Pós-Graduação Mario Luiz Nunes Alves

Coordenadora Geral de Pós-Graduação EAD Cláudia Regina Benedetti

Coordenadora Geral de Extensão Joise Sartorelli Melaré

Diretor da Anhanguera Publicações Luiz Renato Ribeiro Ferreira

Núcleo de Produção de Conteúdo e Inovações Tecnológicas

Diretora Carina Maria Terra Alves

Gerente de Produção Rodolfo Pinelli

Coordenadora de Processos Acadêmicos Juliana Alves

Coordenadora de Ambiente Virtual Lusana Verissimo

Coordenador de Operações Marcio Olivério

© 2012 Anhanguera PublicaçõesProibida a reprodução final ou parcial por qualquer meio de impressão, em forma idêntica, resumida ou modificada em língua portuguesa ou qualquer outro idioma. Diagramado no Brasil 2012

Como citar esse documento:

CRUZ, Tadeu. Gestão de Aquisições e Contratações, p. 1-59, 2012.

Disponível em: <www.anhanguera.edu.br/cead>. Acesso em: 1 fev. 2012.

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APRESENTAÇÃO DA DISCIPLINA

Aquisição de um bem ou de um serviço é um tema atualíssimo e muito importante. Em se tratando de gerenciamento de projetos, as aquisições assumem um grau de importância ainda maior.

Por isso, essa disciplina abordará o tema de forma ampla, tratando de aquisições de bens e serviços.

Lembre-se de que desde a disciplina sobre Gerenciamento de Integração e Escopo já sabe-se que todo processo produz pelo menos um produto. O produto, nome genérico daquilo que é produzido por um processo, pode ser um bem, se concreto, tangível, ou um serviço, se não concreto, intangível.

Nesta disciplina você verá:

Gerenciamento de aquisições em projeto.

• Processos associados a aquisições em projetos.

• Planejamento de aquisições.

• Modalidades de contratação.

• Planejamento das contratações.

• Seleção de fornecedores.

• Administração de contratos.

• Encerramento de contratos em projetos.

Aula 1- Gerenciamento de Aquisições do Projeto e Processo

Planejar as Aquisições Necessárias.

Objetivos:

Apresentar o conjunto de processos denominado Gerenciamento de Aquisições do Projeto e o Processo Planejar as Aquisições Necessárias.

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1. Introdução

O gerenciamento de aquisições é muito importante e imprescindível para o sucesso de qualquer projeto. É por meio dos processos de aquisições que se pode garantir que tudo que o projeto necessita adquirir será corretamente, e no prazo certo, adquirido.

O gerenciamento de aquisições em projetos segue uma lógica específica a ser executada por meio de quatro processos:

• O processo para planejar as aquisições necessárias. Processo que documenta as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

• O processo para conduzir as aquisições. Processo responsável por obter e gerenciar as respostas de fornecedores, a seleção de um fornecedor e a adjudicação de um contrato.

• O processo para administrar as aquisições. Gerencia as relações de aquisições, monitorando o desempenho do contrato e realizando as mudanças e correções conforme necessário.

• O processo para encerrar as aquisições. Este processo tem por finalidade encerrar todas as aquisições de um projeto.

O macrofluxo do gerenciamento de aquisições está na Figura 1.1.

Início do Gerenciamento de

Aquisições Planejandoaquisições

Conduzindoaquisições

Encerrando aquisições

Administrandoaquisições

Figura 1.1 – Macrofluxo Gerenciamento de Aquisições.

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Cada um destes processos será agora detalhado para que se possa manter o foco no que é essencial, em se tratando de aquisições em qualquer projeto.

Também é preciso ressaltar que estes processos interagem entre si e com todos os demais processos existentes em outras áreas, pois aquisições podem ser realizadas em qualquer ponto do projeto, como mostra a Figura 1.2.

Superminis

Departamento A

Departamento B

Departamento C Departamento D

CPD (e Análise de Sistemas)

Microcomputador

SuperminiSuperminis

Microcomputador eSupermini

Microcomputador

Supermini

Microcomputador

© 2008 Tadeu Cruz – Todos os direitos reservados

Figura 1.2 – Processos e pessoas interagindo.

Os processos que compõem o grupo de gerenciamento de aquisições podem ser executados por um único funcionário ou por um grupo deles, dependendo do tamanho, do escopo, dos prazos, e dos riscos associados a cada projeto. Pelo menos uma vez cada um dos processos existentes na gerência de aquisições tem que ser executado em qualquer processo, qualquer que seja o escopo, qualquer que seja o produto. Esta afirmação se deve ao fato de que nenhum projeto pode acontecer sem adquirir, pelo menos, mão de obra.

Outro ponto importante em se tratando de processos (e você já leu sobre isto na disciplina Gestão de Integração e Escopo), é que para que um projeto possa produzir qualquer produto, seja um bem ou um serviço, vários processos necessitarão ser executados; e para isto, serão necessários recursos, tecnologias, mão de obra e procedimentos organizados numa unidade operacional que se costuma chamar de atividade. Pois é para que cada atividade, de cada processo, possa ser executada num projeto que a gerência de aquisições existe.

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Uma última palavra nesta introdução. Procure gerenciar e executar projetos por meio de uma metodologia que possa, ainda que minimamente, garantir o foco no que estiver sendo feito. Metodologias servem para manter a equipe do projeto coesa, falando a mesma língua, e para que todas as etapas do projeto sejam eficiente e eficazmente executadas.

Por isso, mais uma vez, utilizarei aqui parte da Metodologia DOMP© como recurso de organização do trabalho de gerenciamento de aquisições.

2.Processo Planejar as Aquisições NecessáriasSegundo o PMBOK, do PMI, o processo para planejar as aquisições necessárias ao projeto é responsável pela documentação das decisões de compras, especificando a identificação e a abordagem dos fornecedores que podem vir a ser contatados.

O gerenciamento de aquisições deve ser analisado sob duas perspectivas:

• A do fornecedor. Aquele que fornece produtos, bens ou serviços e tem no projeto oportunidade de negócio.

• A do cliente. Quem adquire produtos, bens ou serviços.

Cada um, fornecedor e cliente, tem suas expectativas. Enquanto um quer vender bens ou serviços, o outro necessita comprar bens e serviços e, para isso, precisa planejar cada aquisição, fazendo com que elas sejam feitas no momento exato da sua necessidade.

Para que estas relações existam dentro de parâmetros de tempo e custo legais é que existem os contratos.

Um contrato representa um acordo mútuo entre fornecedor e cliente, gerando obrigações de ambas as partes e pode ser simples ou complexo. O que vai determinar sua simplicidade ou complexidade é justamente o produto que estiver sendo adquirido e o contrato vai refletir o esforço necessário à sua aquisição.

A equipe de gerenciamento do projeto tem entre suas obrigações a de garantir que todas as aquisições atendam às especificações do projeto e, ao mesmo tempo, estejam de acordo com as políticas de aquisições da organização.

Hoje uma das obrigações, comum a maioria das grandes organizações, é a necessidade do pré-cadastramento do fornecedor que queira vender para a organização. Com este procedimento, as organizações que necessitam comprar antecipam etapas nos processos de aquisições, uma vez que o pré-cadastramento permite a análise, legal e funcional, antecipada do histórico do fornecedor.

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As grandes organizações têm políticas que regulam as aquisições de bens e serviços e embora os processos responsaveis pelas aquisições, também na maioria das vezes, não estejam formalmente documentados, é comum existirem conjuntos de instruções de trabalho que regulam as tarefas obrigatórias às aquisições, evitando com isto que cada aquisição seja feita de uma forma diferente das anteriores.

Nos grandes projetos, aqueles que têm escopo de custo elevado, ou nos projetos complexos, que envolvem produtos que requerem o concurso de várias especialidades, é comum o gerenciamento de múltiplos contratos e/ou subcontratos, simultanemante ou em sequência. Em projetos assim, os ciclos dos contratos podem iniciar e terminar em qualquer ciclo de vida do projeto.

Dependendo do tipo de relação e do produto que estiver sendo vendido e comprado, o fornecedor pode ser chamado de contratada, subcontratada, vendedor, prestador de serviço ou simplesmente fornecedor.

Uma ressalva importante.

Se o produto que estiver sendo vendido não for um produto de prateleira o fornecedor também vai gerenciar a venda e a entrega do produto dentro de uma estrutura de projeto.

O planejamento de aquisições é o processo que documenta as decisões de compras do projeto. Este processo especifica a abordagem para a identificação dos fornecedores em potencial.

Mas este processo é também responsável por identificar as necessidades de aquisições de um projeto e as que podem ou devem ser melhores atendidas por meio de fornecedores externos em contraposição a produtos que possam ser fornecidos internamente.

De acordo com o Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos do PMI, o PMBOK, o primeiro processo a ser executado no gerenciamento de aquisições é justamente o que possibilita documentar as decisões de compras do projeto. Este processo especifica a abordagem para a identificação dos fornecedores em potencial e se o produto a ser adquirido, bem ou serviço, deve vir de um fornecedor externo ou de um fornecedor interno.

Este processo também engloba a consideração de fornecedores potenciais caso o comprador deseje ou tenha que exercer algum tipo de controle ou influência sobre todo o processo de fabricação do produto que está sendo adquirido. Ou seja, muitas vezes, na aquisição de produtos complexos ou que envolvam segredos de fabricação, o comprador obrigatoriamente tem que estar presente em todas as fases da aquisição; do desenvolvimento e produção à entrega do bem que está sendo adquirido. Este processo também tem responsabilidades gerenciais sobre este tipo de comportamento.

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Outro ponto importante a ser considerado é o de que as decisões tomadas no desenvolvimento do plano de gerenciamento das aquisições podem (e certamente o farão) influenciar o cronograma do projeto.

Os produtos do processo Planejar as Aquisições do Projeto são:

• O Plano de gerenciamento das aquisições.

• Declarações do trabalho de aquisições.

• Decisões de fazer ou comprar.

• Documentos de aquisição.

• Critérios para seleção de fontes.

• Solicitações de mudanças.

As entradas e saídas, assim como os documentos, ferramentas e técnicas que orientam o tratamento das entradas e saídas, estão documentadas metodologicamente orientadas à documentação de processo de negócio no eventOgrama abaixo.

Entradas

Saídas

Planejar as aquisições

Conduzir as aquisições

Gerenciamento das Aquisições do Projeto

Documentosdo projeto

Linha de base do escopo

Documentação dos requisitos

Acordos de cooperação

Registro dos riscosDecisões contratuais

relacionadas a riscosRequisitos de recursos das atividadesCronograma do projeto

Estimativa de custos das atividadesLinha de base do desempenho de custosFatores ambientais da organizaçãoAtivos de processos de negócio da organização

Plano de gerenciamento das aquisições

Declarações do trabalho de aquisições

Decisões de fazer ou comprar

Documentos de aquisiçãoCritérios para seleção de fontes

Solicitações de mudanças

Figura 1.3. Diagrama do fluxo do Processo Planejar as Aquisições.

O eventOgrama serve para que rapidamente, e num só documento, se possa saber todas as entradas de um processo, qual o tipo, se lógico ou físico, e de onde vem. E, também, saber, para onde vão as saídas do processo, qual o tipo, se lógico ou físico, e para onde vão.

Também existe o mesmo formulário eventOgrama para documentar entradas e saídas de cada atividade do processo, mas não é o caso de apresentá-lo aqui.

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Figura 1.4 – EventOgrama do processo Planejar as Aquisições do Projeto.

As entradas do processo Planejar as Aquisições do Projeto são:

• Linha de base do escopo. Composta por:

o Declaração do escopo. Descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar estas entregas e um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas.

O grau e o nível de detalhe da definição do escopo determinam o que será excluído e o que será executado pela equipe de gerenciamento do projeto.

A declaração detalhada inclui o seguinte:

■ Descrição do escopo do produto.

■ Critérios de aceitação do produto.

■ Entregas do projeto.

■ Exclusões do projeto.

■ Restrições do projeto.

■ Premissas do projeto.

o EAP.

o Dicionário da EAP.

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• Documentação dos requisitos. Composta por:

o Informações relevantes sobre os requisitos do projeto e que devem ser consideradas durante o planejamento de aquisições.

o Requisitos com implicações legais e contratuais que podem abranger aspectos ligados a saúde, proteção, segurança, desempenho, fatores ambientais, seguros, direitos de propriedades, intelectual, oportunidades iguais de emprego, licenças e autorizações.

• Acordos de cooperação. Estes são contratos legais entre duas ou mais organizações para formar parceria, joint venture ou qualquer outro tipo de operação em conjunto envolvendo as partes.

• Registro dos riscos. Todas as informações sobre riscos, identificação, responsáveis e planos de ação.

• Decisões contratuais relacionadas a riscos. Incluem documentos sobre acordos, seguros, garantias, serviços e quaisquer outros itens necessários e que definam as responsabilidades das partes envolvidas no projeto por cada risco.

• Requisitos de recursos das atividades. Contêm informações específicas para cada atividade, tais como pessoal, máquinas e equipamentos, localização, facilidades, serviços e tecnologias, incluindo as da informação.

• Cronograma do projeto. Esta entrada dispensa comentários!

• Estimativa de custos das atividades. Estas informações são utilizadas para que a equipe do gerenciamento do projeto e responsável pelas aquisições possa avaliar se as propostas estão dentro dos limites esperados pela organização compradora.

• Linha de base do desempenho de custos. Fornece detalhes sobre custos ao longo do tempo do projeto.

• Fatores ambientais da organização. Incluem:

o Condições de mercado.

o Produtos disponíveis no mercado.

o Fornecedores, incluindo desempenho anterior e reputação na praça.

o Termos e condições usuais para produtos e para o setor específico da organização.

o Requisitos locais exclusivos.

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• Ativos de processos de negócio da organização. Estes ativos influenciam o planejamento das aquisições e incluem, entre outros:

o Políticas, procedimentos, diretrizes e normas.

o Os sistemas de gerenciamento que são considerados quando do desenvolvimento do plano de gerenciamento das aquisições.

o Sistema de gerenciamento de fornecedores pré-cadasatrados.

Elementos que podem influenciar a criação do plano de gerenciamento de aquisições do projeto:

• Análise de fazer ou comprar. Fazer ou comprar está subordinada a análise de viabilidade econômica e técnica.

• Opinião especializada. As opiniões técnicas especializadas serão usadas com frequência para que a equipe de gerenciamento do projeto possa decidir sobre cada aquisição, sempre que surgirem dúvidas.

• Tipos de contratos. Que sirvam de exemplo para definições sobre os contratos que irão regular o gerenciamento das aquisições.

o Contrato de preço fixo.

■ Contrato de preço fixo garantido.

■ Contrato de preço fixo com remuneração de incentivo.

o Contrato de preço fixo com ajuste economico do preço.

o Contrato de custos reembolsáveis.

■ Contratodecustomaisremuneraçãofixa.

■ Contratodecustomaisremuneraçãodeincentivo.

■ Contratodecustomaisremuneraçãoconcedida.

o Contrato por tempo e material.

• Política de aquisições. Orientações que regulam todas as aquisições da organização, sejam bens, sejam serviços.

• Procedimento para aquisições. Como executar as aquisições, embora não seja tão comum, muitas organizações de grande porte tem algum procedimento para orientar as aquisições.

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• Sistemas de informações.

• Normas da qualidade.

• PMBOK.

As saídas ou os produtos produzidos pelo processo de planejamento do gerenciamento de aquisiçoes do projeto são:

• Plano de gerenciamento das aquisições. Este plano é muito importante porque descreve como as aquisições serão gerenciadas. O plano deve abranger desde o desenvolvimento, o início, quando da criação dos documentos necessários às aquisições, até o fechamento dos contratos. Este plano inclui, também, orientações para a equipe de gerenciamento quanto a:

o Tipos de contratos a serem usados.

o Questões sobre o gerenciamento de riscos.

o Se serão ou não usadas estimativas de fora do projeto para avaliações.

o Ações que a equipe de gerenciamento do projeto pode adotar para conviver com um departamento independente de compras na organização.

o Documentos padronizados de aquisições.

o Gerenciar fornecedores.

o Coordenar aquisições com outros projetos.

o Restrições ou premissas que possam afetar aquisições.

o Definir datas para cada contrato.

o Estabelecer a orientação a ser dada aos fornecedores.

o Identificar fornecedores pré-qualificados.

o Métricas de aquisições a serem usadas para gerenciar contratos e avaliar fornecedores.

• Declarações do trabalho de aquisições. Desenvolvida a partir do escopo do projeto, tem por finalidade definir apenas a parte do escopo do projeto que deve ser incluída no contrato correspondente. As informações incluídas em uma declaração do trabalho englobam especificações, quantidade desejada, níveis de qualidade, dados de desempenho, período de desempenho, local do trabalho, entre outros requisitos.

• Decisões de fazer ou comprar. Este documento define as conclusões sobre necessidades de aquisições e as várias análises sobre fornecedores internos e externos, quando a possibilidade de fornecimento interno existe. Este documento pode incluir dados e informações sobre a capacidade de fornecimento, qualidade, cumprimento de prazos e quaisquer outros aspectos

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que possibilitem uma escolha segura de aquisição.

• Documentos de aquisição. São usados para solicitar propostas dos fornecedores em potencial. Os documentos de aquisição são enviados a fornecedores para orientá-los sobre como realizar suas respectivas propostas.

• Critérios para seleção de fontes. Estes critérios são incluídos como parte da documentação necessária à solicitação de aquisições. Estes critérios são usados para classificar e/ou avaliar propostas dos fornecedores.

Os critérios de seleção podem ser preço, capacidade técnica, qualidade, entre outros, como os listados a seguir:

o Entendimento da necessidade.

o Custo geral ou do ciclo de vida.

o Capacidade técnica.

o Risco.

o Abordagem de gerenciamento.

o Abordagem técnica.

o Garantia.

o Capacidade financeira.

o Capacidade de produção e interesse.

o Tamanho e tipo da empresa.

o Desempenho passado dos fornecedores.

o Referências.

o Direitos de propriedade intelectual.

o Direitos de propriedade.

• Solicitações de mudanças. Como resultado das comparações realizadas sobre os resultados planejados em comparação com o que foi realizado podem surgir solicitações de mudanças que resultem na expansão, ajuste ou redução do escopo do projeto ou produto. Solicitações de mudanças podem incluir:

o Ações corretivas.

o Ações preventivas.

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o Ações para reparo de defeito.

Bom! Você chegou ao final da parte relativa ao processo Planejar as Aquisições Necessárias e, como viu, o planejamento de aquisições necessárias ao projeto, sejam bens, sejam serviços, é algo que envolve uma série de ações que precisam ser tomadas de forma organizada, sem atropelos, sem descuidos, para que o tempo e o custo estejam sempre de acordo com o escopo do projeto.

3. Vamos Pensar?Elabore um texto explicando a importância do Gerenciamento de Aquisições para o sucesso de qualquer projeto.

Elabore um texto falando dos cuidados que se deve ter com o planejamento das aquisições.

4.Pontuando

Nesta aula você aprendeu sobre o gerenciamento de aquisições em projetos, executado por meio de quatro processos:

• O processo para planejar as aquisições necessárias.

• O processo para conduzir as aquisições.

• O processo para administrar as aquisições.

• O processo para encerrar as aquisições.

E aprendeu, também, especificamente sobre o processo para planejar as aquisições necessárias a um projeto.

5.Bibliografia

Bibliografia Básica

CLEMENTS, J.; GILDO, J. Gestão de Projetos. 3. ed. Rio de Janeiro: Thomson. 2007. ISBN: 8522105553.

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JUSTEN, M. Comentários à Lei de Licitações e Contratos Administrativos. 12. ed. São Paulo: Dialética, 2008. ISBN: 9788575001752.

KEELING, R. Gestão de Projetos – Uma Abordagem Global. São Paulo: Saraiva. 2009. ISBN: 8502036157.

XAVIER, C. et al. Gerenciamento de Aquisições em Projetos – Série Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2006. ISBN: 852250573.

Bibliografia Complementar

KERZNER, H. Gestão de Projetos. 2. ed. São Paulo: Bookman, 2005. ISBN: 8536306181.

MEIRELLES, H. L. Licitação e Contrato Administrativo. 14. ed. São Paulo: Malheiros, 2007. ISBN: 8574207179.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos PMBOK. 4 ed. São Paulo: Project Management. 2008. 388p.

SALOMO, J. L. Contratos de Prestação de Serviços. 3. ed. São Paulo: Juarez de Oliveira, 2005. ISBN: 8574535303.

SILVEIRA, A.; MORAES, R.; SARATT, N. Gestão Plena da Terceirização – O Diferencial Estratégico. São Paulo: Qualitymark, 2008. ISBN: 9788573037982.

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AULA 2 – Apresentar o Processo Conduzir as Aquisições

Necessárias.

Objetivo:

Apresentar o Processo Conduzir as Aquisições Necessárias.

1. Introdução







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Figura 2.1 – Macrofluxo gerenciamento de aquisições.

Você viu na primeira aula o processo para planejar as aquisições necessárias, que documenta as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

Agora, nesta aula, verá o processo para conduzir as aquisições. Este processo é responsável por obter e gerenciar as respostas de fornecedores, a seleção de um fornecedor e a adjudicação de um contrato.

Isto significa que depois de criar o plano de aquisições é chegada a hora de executar este plano.

2.Processo para Conduzir as AquisiçõesEste processo é importante por ser através dele que os fornecedores deixam de ser fornecedores em potencial para se tornarem efetivamente fornecedores do projeto.

Para tanto, é preciso definir e executar o processo de solicitação de propostas, dentro da ampla abordagem de condução de aquisições.

Neste ponto, dependendo da organização, principalmente do tamanho e do negócio desta, a equipe de gerenciamento do projeto irá contar com a ajuda do setor de compras ou aquisições. Também se a estrutura da organização é matricial, ou orientada a projetos e processos, haverá uma área,

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denominada de diretoria, gerência, departamento, que se encarregará de fazer todas as aquisições da organização.

Há, também, empresas especializadas em compras, chamadas de empresas de procurement, em português, obtenção, consecução, aquisição. Empresas que se encarregam de comprar qualquer coisa, pois este é o negócio destas empresas.

Embora, à primeira vista, aquisições realizadas por empresas especializadas em procurement possam parecer mais caras, numa análise mais demorada e cuidadosa, tais empresas podem ser muito úteis, pois elas têm o foco exclusivamente em procurar e achar as melhores aquisições, as que melhor atendam a equação custo X qualidade, justamente por serem especializadas em compras. Não se pode esquecer de considerar os diversos tipos de custos envolvidos com uma compra quando se falar em custo de aquisição.

Sem dúvida que compras centralizadas têm vantagens e desvantagens; assim como as descentralizadas, se se estiver falando de aquisições realizadas pela organização que estiver executando o projeto.

A equipe de gerenciamento do projeto deve ter autonomia para realizar as aquisições, o que na maioria das vezes não existe. Então, a equipe de gerenciamento do projeto deve estabelecer um processo eficiente de comunicação com a área responsável pelas aquisições, a fim de supri-la de todas as informações técnicas necessárias para a aquisição de cada item e evitar, com isto, que atrasos ocorram.

Claro que se a organização tiver processos formalmente documentados e gerenciados as aquisições não só serão mais rápidas, como acontecerão sem erros, ou estes serão extremante minimizados.

A solicitação das propostas envolve a preparação dos documentos que necessariamente deverão ser enviados a cada fornecedor em potencial. Em algumas organizações o volume de aquisições é tão significativo que há funcionários só para executar esta parte do processo de solicitação de propostas.

As organizações melhor estruturadas chamam estes documentos de solicitação de proposta de RFP ou Request For Proposal.

O processo conduzir as aquisições é responsável por enviar solicitações de propostas a todos os fornecedores em potencial; receber e analisar as propostas, selecionar um fornecedor e adjudicar o resultado da escolha. Os critérios de seleção de uma proposta em detrimento das outras deverá estar previamente definido, para permitir que o trabalho de análise de propostas e escolha de uma delas seja rápido e seguro.

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Outro ponto de extrema importância é a criação ou a adoção de uma metodologia para avaliar propostas, pois os critérios de avaliação de propostas não podem ser executados de forma ad hoc, precisam ser formalizados para que tanto compradores quanto fornecedores saibam o que lhes compete na Gestão de Aquisições e Contratações.

Os produtos do processo Conduzir as Aquisições do Projeto são:

• Fornecedores selecionados.

• Adjudicação do contrato de aquisição.

• Calendários dos recursos.

• Solicitações de mudanças.

• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto.

• Atualizações.

As entradas e saídas, assim como os documentos, ferramentas e técnicas que orientam o tratamento das entradas e saídas, estão documentadas metodologicamente orientadas à documentação de processo de negócio no eventOgrama da Figura 2.2.

Entradas

SaídasConduzir

as aquisições

Administrar as

aquisições

Gerenciamento das Aquisições do ProjetoDocumentosdo projeto

Plano de gerenciamento das aquisições

Declarações do trabalho de aquisições

Decisões de fazer ou comprar

Documentos de aquisição

Critérios para seleção de fontes


Fornecedores selecionados

Adjudicação do contrato de aquisição

Calendários dos recursos


Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações

Figura 2.2 – Diagrama do fluxo do processo Conduzir as Aquisições.

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Figura 2.3 – EventOgrama do processo Conduzir as Aquisições do Projeto.

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As entradas do processo Conduzir as Aquisições do Projeto são:

• Plano de gerenciamento das aquisições. Este plano é um dos produtos do Processo Planejar as Aquisições. Ele é muito importante porque descreve como as aquisições serão gerenciadas. O plano deve abranger desde o desenvolvimento, o início, quando da criação dos documentos necessários às aquisições, até o fechamento dos contratos. Este plano inclui, também, orientações para a equipe de gerenciamento quanto a:




o Ações que a equipe de gerenciamento do projeto pode adotar para conviver com um departamento independente de compras na organização.





o Definir datas para para cada contrato.




• Declarações do trabalho de aquisições. Desenvolvida a partir do escopo do projeto, tem por finalidade definir apenas a parte do escopo do projeto que deve ser incluída no contrato correspondente. As informações incluídas em uma declaração do trabalho englobam especificações, quantidade desejada, níveis de qualidade, dados de desempenho, período de desempenho, local do trabalho, entre outros requisitos.

• Decisões de fazer ou comprar. Este documento define as conclusões sobre necessidades de aquisições e as várias análises sobre fornecedores internos e externos, quando a possibilidade de fornecimento interna existe. Este documento pode incluir dados e informações sobre a capacidade de fornecimento, qualidade, cumprimento de prazos e quaisquer outros aspectos que possibilitem uma escolha segura de aquisição.

• Documentos de aquisição. São usados para solicitar propostas dos fornecedores em potencial.

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Os documentos de aquisição são enviados a fornecedores para orientá-los sobre como realizar suas respectivas propostas.

• Critérios para seleção de fontes. Estes critérios são incluídos como parte da documentação necessária à solicitação de aquisições. Estes critérios são usados para classificar e/ou avaliar propostas dos fornecedores.

Os critérios de seleção podem ser preço, capacidade técnica, qualidade, entre outros, como os listados a seguir:

o Entendimento da necessidade.

o Custo geral ou do ciclo de vida.

o Capacidade técnica.

o Risco.

o Abordagem de gerenciamento.

o Abordagem técnica.

o Garantia.

o Capacidade financeira.

o Capacidade de produção e interesse.

o Tamanho e tipo da empresa.

o Desempenho passado dos fornecedores.

o Referências.

o Direitos de propriedade intelectual.

o Direitos de propriedade.

• Solicitações de mudanças. Como resultado das comparações realizadas sobre os resultados planejados em comparação com o que foi realizado podem surgir solicitações de mudanças que resultem na expansão, ajuste ou redução do escopo do projeto ou produto. Solicitações de mudanças podem incluir:




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Elementos que podem influenciar a criação do plano de gerenciamento de aquisições do projeto:

• Reuniões com licitantes.

• Técnicas de avaliação de propostas.

• Estimativas independentes.

• Política de negociações das aquisições.

• Procedimento para aquisições.


• Pesquisa na internet.

• Publicidade.

• Opinião especializada. As opiniões técnicas especializadas serão usadas com frequência para que a equipe de gerenciamento do projeto possa decidir sobre cada aquisição, sempre que surgirem dúvidas.

• Procedimento para aquisições. Como executar as aquisições, embora não seja tão comum, muitas organizações de grande porte tem algum procedimento para orientar as aquisições.


As saídas ou os produtos produzidos pelo processo de planejamento do gerenciamento de aquisições do projeto são:

• Fornecedores selecionados, que venderão para o projeto bens ou serviços.

• Adjudicação do contrato de aquisição, para conferir ao fornecedor vencedor da escolha um instrumento legal válido que regule a compra e a venda. Envolve:

o Declaração do trabalho ou entregas.

o Linha de base do cronograma.

o Relatórios de desempenho.

o Período de desempenho.

o Papéis e responsabilidades.

o Local de desempenho do fornecedor.

o Definição de preços.

o Suporte ao produto.

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o Limitação de responsabilidades.

o Remuneração e retenções.

o Penalidades.

o Incentivos.

o Seguros e seguro-desempenho.

o Aprovações de subcontratadas subordinadas.

o Tratamento de solicitações de mudanças.

o Mecanismos de rescisão e de resolução de disputas.

• Calendários dos recursos, estabelecendo a quantidade de recursos contratados e as datas em que cada recurso específico pode ou deve estar ativo ou inativo.

• Solicitações de mudanças nos planos de gerenciamento do projeto, nos planos auxiliares e em outros componentes que são processados para revisão e destinação por meio do processo Realizar o Controle Integrado de Mudanças.

• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto. Atualizações nos seguintes elementos:

o Linha de base de custos.

o Linha de base do escopo.


o Plano de gerenciamento das aquisições.

• Atualizações, principalmente dos documentos do projeto, como:

o Documentação dos requisitos.

o Matriz de rastreabilidade dos requisitos.

o Registro de riscos.

Bom! Você chegou ao final da parte relativa ao processo Conduzir as Aquisições Necessárias.

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3. Vamos Pensar?

Elabore um texto explicando a importância do processo Conduzir Aquisições para o sucesso de qualquer projeto.

Elabore um texto falando dos cuidados que se deve ter com o planejamento das aquisições.

4. Pontuando

Nesta aula você aprendeu sobre o gerenciamento de aquisições em projetos, executada por meio de quatro processos:

• O processo para planejar as aquisições necessárias.

• O processo para conduzir as aquisições.

• O processo para administrar as aquisições.

• O processo para encerrar as aquisições.

E aprendeu, também, especificamente sobre o processo para planejar as aquisições necessárias a um projeto.

5. Bibliografia





XAVIER, C.; WEIKERSHEIMER, D. Gerenciamento de Aquisições em Projetos – Série Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2006. ISBN: 852250573.

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CRUZ, T. Sistemas, Métodos & Processos. 2. ed. 7ª reimpressão. São Paulo: Atlas, 2011. ISBN: 9788522441488.

CRUZ, T. Sistemas, Organização e Métodos. 3. ed. 8ª reimpressão. São Paulo: Atlas, 2002. ISBN: 9788522431571.






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AULA 3 - Administrar as Aquisições do Projeto

Objetivos

Apresentar o Processo Administrar as Aquisições do Projeto.

1. IntroduçãoO gerenciamento de aquisições é muito importante e imprescindível para o sucesso de qualquer projeto. É por meio dos processos de aquisições que se pode garantir que tudo que o projeto necessita adquirir será corretamente, e no prazo certo, adquirido.






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Você viu na primeira aula o processo para planejar as aquisições necessárias, que documenta as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial e, na segunda aula, viu como efetivamente conduzir as aquisições necessárias ao projeto.

Agora chegou a hora de ver e aprender sobre o terceiro processo. Administrar Aquisições.

Lembre-se sempre de gerenciar e executar projetos por meio de uma metodologia que possa, ainda que minimamente, garantir o foco no que estiver sendo feito.

2. Processo Administrar as Aquisições do ProjetoSegundo o PMBOK, do PMI, o processo para administrar as aquisições necessárias ao projeto é responsável por gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanças e correções sempre que estas se fizerem necessárias.

Lembre-se de que tanto o comprador quanto o fornecedor administram o contrato de aquisição com objetivos semelhantes, e não contraditórios. Tanto o fornecedor quanto o comprador precisam assegurar-se que a parte contrária cumpra com suas obrigações contratuais, cumprindo com as suas próprias. Além disso, precisam assegurar-se que ambos tenham seus direitos legais protegidos.

Este processo garante que o fornecedor entregará o que tiver sido adquirido pelo comprador e que

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o comprador, a outra parte envolvida no contrato, cumpra os termos legais acordados na relação de compra e venda.

A relação contratual, pela sua natureza legal, impõe que a equipe de gerenciamento do projeto esteja ciente, saiba de cada implicação legal decorrente das ações adotadas na administração das aquisições.

Em grandes projetos, com muitos fornecedores, gerenciar as interfaces entre vários fornecedores torna-se fundamental, pois desta administração eficiente vai depender o sucesso do projeto.

Dependendo do tamanho da organização pode existir uma área exclusiva para administrar contratos. Se for esta a opção da organização, geralmente, esta área estará separada da área de gerenciamento do projeto. Ainda que haja um administrador de aquisições ou de contratos na equipe de gerenciamento do projeto, ele, também, geralmente, se reporta à área de contratos e/ou de aquisições.

A administração de aquisições requer que os processos de gerenciamento de projetos se apliquem às relações contratuais e à integração entre todos os processos que gerenciam o projeto.

Segundo o PMBOK, PMI, os processos de gerenciamento de projetos que se aplicam, entre outros, são:

• Orientar e gerenciar a execução do projeto, para autorizar o trabalho do fornecedor na ocasião apropriada.

• Reportar o desempenho, para monitorar o escopo do contrato, os custos, o cronograma e o desempenho técnico.

• Realizar o controle da qualidade, para inspecionar e verificar a adequação do produto do fornecedor.

• Realizar o controle integrado de mudanças, para garantir que as mudanças sejam aprovadas de forma adequada e que todas as pessoas envolvidas estejam cientes dessas mudanças.

• Monitorar e controlar os riscos, para garantir a mitigação dos riscos aos quais o projeto está exposto.

A administração de aquisições tem também um componente de gerenciamento financeiro muito importante. Este componente envolve o controle dos pagamentos liberados para os fornecedores. Este controle, além de manter a administração dos recursos financeiros em dia, garante que as obrigações contratuais sejam cumpridas. Em certos projetos, dependendo do tipo e do tamanho da organização, é comum existir um cronograma financeiro, cujo objetivo é garantir que a relação entre desembolso programado e trabalho realizado seja observada para liberação dos pagamentos.

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O processo de administração de aquisições também é responsável por analisar e documentar como anda o desempenho de cada fornecedor, sempre com base no contrato, e estabelece ações corretivas sempre que necessário. A administração de aquisições engloba, também, o gerenciamento de qualquer cancelamento do trabalho contratado, quer tenha sido por justa causa, por conveniência ou inadimplência, de acordo com a cláusula de rescisão existente no contrato. Os contratos podem ser retificados a qualquer momento antes do encerramento do mesmo, sempre por consentimento mútuo e de acordo com os termos e cláusulas de controle de mudanças existentes nele.

Xavier et al. (2006) chamam a atenção para um aspecto importante da administração de aquisições, que é o do estabelecimento dos critérios que servirão para a avaliação das propostas enviadas pelos fornecedores.

Os critérios deverão ser aderentes ao cenário em que se encontra o projeto, caso contrário os critérios podem levar ao aumento desnecessário dos preços da proposta ou à eliminação precoce de um potencial proponente.

Os critérios podem ser obrigatórios (eliminatórios ou pré-requisitos) ou facultativos (classificatórios) avaliando o fornecedor, o bem ou o serviço.

Vários critérios poderão ser considerados: preço, prazo de entrega, experiência do fornecedor, nível de atendimento das especificações, qualificações específicas do fornecedor (como certificações).

Quando selecionam-se propostas considerando tanto o preço quanto a técnica, é preciso utilizar uma unidade comparação destes quesitos. Um modelo que permite este tipo de comparação é a Avaliação Final, cuja expressão é a seguinte:

AF = FP x IP + (10 - FP) x IT

Onde:

AF = Avaliação Final da proposta.

IP = Índice de Preços da proposta.

IT = Índice Técnico da proposta.

FP = Fator de Ponderação.

O Fator de Ponderação deve ser estabelecido de acordo com o interesse em se dar, no processo de aquisição, prioridade ao preço ou à técnica. Por exemplo, se se estabelecer FP=7 está sinalizado que a análise dará mais importância ao preço.

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O Índice de Preço de cada proposta é obtido por meio da seguinte fórmula:

IP = VMP / VP

Onde:

IP = Índice de Preço da proposta.

VMP = Valor da Proposta de Menor preço global entre as propostas

habilitadas.

VP = Valor do Preço global da proposta em exame.

O Índice Técnico (IT) de cada proposta é determinado pela aplicação da fórmula:

IT = NT / MNT

Onde:

IT = Índice Técnico.

NT = Nota Técnica da proposta em exame.

MNT = Maior Nota técnica entre todas as propostas.

A nota técnica é definida, segundo Xavier et al. (2006), por meio de uma média ponderada entre os critérios de avaliação (classificação) estabelecidos de acordo com a necessidade da aquisição.

Na fórmula a seguir foram escolhidos dois critérios (qualidade e prazo de entrega) e estabelecidos pesos de acordo com a importância de cada um. O resultado da soma ponderada deve ser dividido pela soma dos pesos, no caso 10 (7+3).

NT = 7Q + 3E / 10

Onde:

NT = Nota Técnica da proposta em exame.

Q = pontuação obtida para a proposta no critério qualidade.

E = pontuação obtida para a proposta no critério prazo de entrega.

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Lembre-se que a atribuição de pontos para os critérios deve ser elaborada de forma objetiva e clara para que a pontuação não sofra contestações por parte dos fornecedores.

Os produtos do processo Administrar Aquisições são:

• Documentos de aquisição.• Atualizações dos ativos de processos de negócio.• Solicitações de mudanças.• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto.

As entradas e saídas, assim como os documentos, ferramentas e técnicas que orientam o tratamento das entradas e saídas, estão documentadas metodologicamente orientadas à documentação de processo de negócio no eventOgrama a seguir.

Entradas

SaídasAdministrar

as aquisições

Encerrar as aquisições


Fornecedores selecionados

Adjudicação do contrato de aquisição

Calendários dos recursos



Atualizações


Atualizações dos ativos de processos de negócio



Figura 3.2 – Diagrama do fluxo do processo Administrar as Aquisições.


Também existe o mesmo formulário eventOgrama para documentar entradas e saídas de cada atividade do processo, mas não é o caso de apresentá-lo aqui, uma vez que não se está detalhando o processo, mas apenas contextualizando-o.

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Figura 3.3 – EventOgrama do processo Administrar as Aquisições do Projeto.

As entradas do processo Administrar as Aquisições do Projeto são:

• Fornecedores selecionados, que são todos aqueles que tiverem sido aprovados pelos critérios de seleção de fornecedores da organização.

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• Contratos adjudicados ou assinados com o fornecedor selecionado. Os principais componentes de um contrato são:

o Declaração do trabalho ou entrega.


o Relatórios de desempenho.

o Período de desempenho.

o Papéis e responsabilidades.

o Local de desempenho do fornecedor.

o Definição de peço.

o Suporte ao produto.

o Limitação de responsabilidade.

o Remuneração e retenções.

o Penalidades.

o Incentivos.

o Seguros e seguro-desempenho.

o Aprovações de subcontratadas subordinadas.

o Tratamento de solicitação de mudança.

o Mecanismos de rescisão e de resolução alternativa de conflitos ou disputas.

• Calendários dos recursos. Quantidade e disponibilidade dos recursos contratados e datas em que cada um estará ativo ou inativo.

• Solicitações de mudanças aprovadas. Solicitações de mudanças no plano de gerenciamento do projeto, nos planos auxiliares, e em outros componentes.

• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto, que incluem mudanças na:

o Linha de base de custos.

o Linha de base do escopo.

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o Plano de gerenciamento de aquisições.

• Documentos de aquisição. Contêm registros completos de apoio para a administração dos processos de aquisição, inclusive as concessões de contratos de aquisição e a declaração do trabalho.

• Plano de gerenciamento do projeto. Descreve como os processos de aquisição devem ser gerenciados, desde o desenvolvimento até o encerramento do contrato.

• Relatório de desempenho. Documenta o desempenho da cada fornecedor.

• Informações sobre o desempenho do trabalho.

Elementos que podem influenciar na criação dos produtos do processo Administrar Aquisições do Projeto:

• Sistema de controle de mudança de contrato.

• Análise do desempenho das aquisições.

• Inspeções e auditorias.

• Relatórios de desempenho.

• Sistemas de pagamento.

• Administração de reinvindicações.

• Sistema de gerenciamento de registros. Este sistema é usado pelo gerente do projeto para gerenciar os registros e a documentação dos contratos e das aquisições. Ele consiste num conjunto de processos, funções de controle relacionadas e ferramentas de automação que formam um sistema de informações para o gerenciamento do projeto.


• Solicitações de mudanças. Como resultado das comparações realizadas entre os resultados planejados e o que foi realizado podem surgir solicitações de mudanças que resultem na expansão, ajuste ou redução do escopo do projeto ou produto. Solicitações de mudanças podem incluir:

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• Documentos de aquisição. Estes documentos incluem, mas não se limitam a estes, o contrato de aquisição com todos os cronogramas de apoio, as mudanças no contrato solicitadas, mas não aprovadas, e as solicitações de mudanças que foram aprovadas.

• Atualizações dos ativos de processos de negócio. Os elementos que podem ser atualizados são:

o Correspondências.

o Cronogramas e solicitações de pagamento.

o Documentação de avaliação do desempenho do fornecedor.

• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto, que incluem:

o Plano de gerenciamento de aquisições.


Vários pontos de atenção foram explicados nesta aula, mas há mais um que precisa ser tratado aqui antes que esta aula seja finalizada.

Depois de tudo que foi visto sobre contratos, convém ressalvar que é possivel incluir nestes uma cláusula de incentivo para alinhamento dos objetivos do fornecedor com os do cliente. Isto serve de elemento motivador, além do que o obrigado legalmente pelo contrato.

Uma das formas de fazer isto é incluir nos contratos referências a vantagens pecuniárias que serão auferidas se o objeto do contrato for entregue antes do tempo previsto, e desde que a qualidade do mesmo não seja relevada; ou se os custos finais forem inferiores a um determinado valor estipulado.

Xavier et al. (2006) citam o seguinte exemplo.

Um contrato de custo reembolsável com incentivo, em que o cliente pague todos os custos e, além disto, um incentivo acordado entre as partes (taxa de administração ou target fee) mais um bônus por alcançar custos menores. A diferença entre o custo real do trabalho e o custo-alvo (target cost) é dividida entre as partes (razão de partilha ou sharing ratio), sendo que a proporção pode ser variável, como 60%/40%, a primeira fica com o cliente (60%) e a segunda com o fornecedor (40%).

Nesta hipótese, se deve usar a seguinte fórmula para o Cálculo do Custo final:

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Custo real + (custo-alvo – custo real) x razão de partilha do contrato + taxa de administração = custo final.

Bom! Você chegou ao final da parte relativa ao processo Administrar as Aquisições e, como você viu, este processo tem o objetivo de adminsitrar as relações contratuais legais entre fornecedores e clientes.

3.Vamos Pensar?

Elabore um texto explicando a importância da Administração de Aquisições para o sucesso de qualquer projeto.

Elabore um texto falando dos cuidados que se deve ter com o principal instrumento de atenção na administração de um projeto: o contrato.

4. Pontuando

Nesta aula você aprendeu sobre a administração de aquisições em projetos.

E sobre a importância de administrar contratos, que são a base, a garantia da execução de um projeto de sucesso.

5. Bibliografia





XAVIER, C. et al. Gerenciamento de Aquisições em Projetos – Série Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2006. ISBN: 852250573.

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CRUZ, T. Sistemas, Métodos & Processos. 2. ed. 7ª reimpressão. São Paulo: Atlas, 2011. ISBN: 9788522441488

CRUZ, T. Sistemas, Organização e Métodos. 3. ed. 8ª reimpressão. São Paulo: Atlas, 2002. ISBN: 9788522431571






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AULA 4 – Encerrar as Aquisições do Projeto

Objetivos

Apresentar o processo Encerrar as Aquisições do Projeto.

1. INTRODUÇÃO







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Nas três aulas anteriores você viu os processos planejar as aquisições necessárias, conduzir as aquisições e administrar as aquisições.

Agora, nesta quarta e última aula, verá o processo encerrar as aquisições.

Lembre-se sempre, principalmente quando estiver efetivamente gerenciando um projeto, que todos estes processos interagem entre si e com todos os demais processos existentes, pois aquisições podem ser realizadas em qualquer ponto do projeto.

Os processos que compõem o grupo de gerenciamento de aquisições podem ser executados por um único funcionário ou por um grupo deles, dependendo do tamanho, do escopo, dos prazos, e dos riscos associados a cada projeto. Pelo menos uma vez cada um dos processos existentes na gerência de aquisições tem que ser executado em qualquer processo, qualquer que seja o escopo, qualquer que seja o produto. Esta afirmação se deve ao fato de que nenhum projeto pode acontecer sem adquirir, pelo menos, mão de obra.

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Outro ponto importante em se tratando de processos (e você já leu sobre isto na disciplina Gestão de Integração e Escopo) é que para que um projeto possa produzir qualquer produto, seja um bem ou um serviço, vários processos necessitarão ser executados; e para isto, serão necessários recursos, tecnologias, mão de obra e procedimentos organizados numa unidade operacional que se costuma chamar de atividade. Pois é para que cada atividade, de cada processo, possa ser executada num projeto que a gerência de aquisições existe.

Uma última palavra nesta introdução. Procure gerenciar e executar projetos por meio de uma metodologia que possa, ainda que minimamente, garantir o foco no que estiver sendo feito. Metodologias servem para manter a equipe do projeto coesa, falando a mesma língua, e para que todas as etapas do projeto sejam eficiente e eficazmente executadas.

Por isso, mais uma vez, utilizarei aqui parte da Metodologia DOMP©, como recurso de organização do trabalho de gerenciamento de aquisições.

2. Processo Encerrar as Aquisições NecessáriasO gerenciamento de aquisições deve ser analisado e gerenciado sob duas perpectivas:

• A do fornecedor. Aquele que fornece produtos, bens ou serviços e tem no projeto oportunidade de negócio.

• A do cliente. Quem adquire produtos, bens ou serviços.

Cada um, fornecedor e cliente, tem suas expectativas. Enquanto um quer vender bens ou serviços, o outro necessita comprar bens e serviços e para isto precisa planejar cada aquisição, fazendo com que elas sejam feitas no momento exato da sua necessidade.

A equipe de gerenciamento do projeto tem entre suas obrigações a de garantir que todas as aquisições atendam às especificações do projeto e, ao mesmo tempo, estejam de acordo com as políticas de aquisições da organização.

Os quatro processos responsáveis por aquisições no projeto não podem ser executados de formas opcional, isto é, a equipe de gerenciamento do projeto terá que executar todos os quatro processos.

Segundo o PMBOK, do PMI, o processo para encerrar as aquisições necessárias ao projeto é responsável pela finalização de cada aquisição que a equipe de gerenciamento do projeto, ou a área específica de aquisições da organização, tiver feito.

Projetos são empreendimentos críticos, que necessitam ser gerenciados e controlados tomando-se todos os cuidados necessários e, ainda assim, sempre podem ocorrer eventos imponderáveis que comprometam ou coloquem em risco o sucesso do projeto.

Bom seria que todos os projetos fossem gerenciados com base em qualquer metodologia de

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execução de processos, pois, como você viu, o PMBOK é nada mais, nada menos, que uma coleção de processos que precisam ser executados de forma correta para que um projeto tenha sucesso.

Ocorre que o PMBOK não diz como estes processos precisam, ou devem ser executados; diz apenas que eles existem em qualquer projeto. Em outras palavras, o PMBOK diz o que deve ser feitos, mas não como deve ser feito.

O processo Encerrar as Aquisições se encarrega de encerrar as aquisições e verificar se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis; serve também de apoio ao processo de encerramento do projeto ou da fase.

Este processo também envolve atividades administrativas como finalização de reinvindicações em aberto, atualização dos registros que documentam todos os resultados e se encarrega do arquivamento de todas as informações para uso futuro.

Nos projetos que tenham várias fases, um contrato pode ter vigência apenas numa fase ou no projeto como um todo, em isto sendo verdade, o processo de encerramento de aquisições refere-se à fase específica em que a aquisição foi necessária e se deu.

Todas as reinvindicações que não tenham sido resolvidas e que permaneçam em aberto podem vir a ser objeto de ações judiciais após o encerramento do projeto ou da fase.

Outro ponto importante a ser considerado no encerramento das aquisições é que cada contrato pode conter condições específicas sobre o encerramento do mesmo e isto tem que ser considerado pela equipe de gerenciamento do projeto quando do encerramento do mesmo ou de alguma fase.

Os produtos do processo Encerrar as Aquisições do Projeto são:

• Aquisições encerradas.

• Contratos encerrados.

• Atualizações dos ativos dos processos de negócio.

As entradas e saídas, assim como os documentos, ferramentas e técnicas que orientam o tratamento das entradas e saídas, estão documentadas metodologicamente orientadas à documentação de processo de negócio no eventOgrama a seguir.

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Entradas

Saídas

Encerrar as aquisições



Atualizações dos ativos de processos de negócio



Aquisições encerradas

Contratos encerrados

Atualizações dos ativos dos processos de negócio

Figura 4.2 – Diagrama do fluxo do processo Encerrar as Aquisições.



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Figura 4.3 – EventOgrama do processo Encerrar as Aquisições do Projeto.

As entradas do processo Encerrar as Aquisições do Projeto são:

• Plano de gerenciamento das aquisições. Este plano é muito importante porque descreve como as aquisições serão gerenciadas e por meio dele pode-se estabelecer um comparativo de como foram efetivamente gerenciadas. Este plano incluiu, também, orientações para que a equipe de gerenciamento quanto a:

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o Ações que a equipe de grenciamento do projeto pode adotar para conviver com um departamento independente de compras na organização.





o Definir datas para cada contrato.




• Plano de gerenciamento do projeto. Outro documento com o qual pode se estebelcer um comparativo entre o planejado e o realizado.

• Documentos de aquisição. Estes documentos foram usados para solicitar propostas dos fornecedores em potencial. Os documentos de aquisição foram enviados a fornecedores para orientá-los sobre como realizar suas respectivas propostas. Agora, para encerrar o contrato, todos os documentos de aquisição devem ser coletados, indexados e arquivados, para posterior consulta, análise e comprovação. As informações sobre o cronograma do contrato, escopo, qualidade e desempenho de custos, bem como toda a documentação das mudanças do contrato, registros de pagamento, e resultados de inspeções são documentadas, catalogadas e arquivadas. Todas estas informações servirão de base para o aprendizado da equipe de gerenciamento do projeto e, assim, será possível evitar repetir os mesmos erros em projetos futuros.

• Contratos adjudicados ou assinados com o fornecedor selecionado. Todas as informações sobre os contratos adjudicados, incluindo os próprios contratos, são importantes para o aprendizado da equipe de gerenciamento do projeto, que poderá evitar repetir os mesmos erros em projetos futuros.

• Linha de base do escopo. Composta por:

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o Declaração do escopo. Descreve detalhadamente quais deveriam ter sido as entregas do projeto, qual deveria ter sido o trabalho necessário para criar estas entregas e um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas.

O grau e o nível de detalhe da definição do escopo determinam o que será excluído e o que será executado pela equipe de gerenciamento do projeto.

• Cronograma do projeto. Importante instrumento de controle e aprendizagem.

• Documentação dos requisitos. Composta por:

o Informações relevantes sobre os requisitos do projeto que devem ser considerados durante o planejamento de aquisições.

o Requisitos com implicações legais e contratuais que podem abranger aspectos ligados a saúde, proteção, segurança, desempenho, fatores ambientais, seguros, direitos de propriedades, intelectual, oportunidades iguais de emprego, licenças e autorizações.

• Solicitações de mudanças aprovadas para que se possa comparar o antes e o depois da realização de tais mudanças.

Os documentos, ferramentas e técnicas que orientam o tratamento das entradas e das saídas no processo Encerrar Aquisições são:

• Auditoria de aquisições é uma avaliação estruturada no processo de aquisições, desde o processo de planejamento de aquisições até o processo de administração das aquisições. O objetivo desta auditoria é identificar êxitos e fracassos que possam servir como experiência na preparação ou na administração de outros contratos de aquisições no projeto ou em outros projetos.

• Acordos negociados. Para o PMBOK, em todas as relações de aquisição, o acerto final justo de todas as questões, reivindicações e disputas pendentes por meio de negociação é o objetivo principal. Sempre que não for possível o acordo por meio de negociações diretas deve-se explorar alguma outra forma alternativa para que se possa resolver qualquer disputa. Incluem-se aqui mediação ou arbitragem.

• Sistema de gerenciamento de registro. Este sistema é usado pelo gerente do projeto para gerenciar os registros e a documentação dos contratos e das aquisições. Ele consiste num conjunto de processos, funções de controle relacionadas e ferramentas de automação que formam um sistema de informações para o gerenciamento do projeto.

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• Aquisições encerradas. O comprador deve enviar ao fornecedor um documento formalizando o encerramento do contrato. Os requisitos exigidos são, geralmente, definidos no próprio contrato, salvo a existência de algum outro documento que especifique tais condições de encerramento.

• Contratos encerrados. Devem servir de registro para a construção da base de conhecimento que deve ser criada a partir de cada projeto.

• Atualizações dos ativos dos processos de negócio.

o Arquivo de aquisições. Conjunto de documentos do contrato, incluindo o próprio contrato, para inclusão nos arquivos do projeto.

o Aceitação de entrega. O comprador deve enviar ao fornecedor um documento formalizando o encerramento do contrato. Os requistos para a aceitação formal das entregas e o modo como devem ser tratadas as entregas não aceitas, geralmente, são parte do próprio contrato.

o Documentação de lições aprendidas. Todos os dados, todas as informações, todos os registros, todo o conhecimento adquirido durante o projeto devem ser armazenados numa base de dados conhecida como Base de Conhecimento do Projeto.

Bom! Você chegou ao fim do processo Encerrar as Aquisições e ao fim, também, do conjunto Gerenciamento das Aquisições do Projeto.

Este importante conjunto de processos serve para que todas as aquisições necessárias ao projeto sejam feitas dentro de especificações de tempo, custo, risco e necessidades compatíveis com cada etapa do projeto.

3. Vamos Pensar?

Elabore um texto explicando por que se deve encerrar formalmente o gerenciamento das aquisições necessárias ao projeto.

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4. Pontuando

Nesta aula você aprendeu sobre o processo de encerramento das aquisições necessárias ao projeto e sobre os produtos deste processo:

5.Bibliografia





XAVIER, C.; WEIKERSHEIMER, D. Gerenciamento de Aquisições em Projetos – Série Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2006. ISBN: 852250573.


CRUZ, T. Sistemas, Métodos & Processos. 2. ed. 7ª reimpressão. São Paulo: Atlas, 2011. ISBN: 9788522441488.

CRUZ, T. Sistemas, Organização e Métodos. 3. ed. 8ª reimpressão. São Paulo: Atlas, 2002. ISBN: 9788522431571.




SALOMO, J. L. Contratos de Prestação de Serviços. 3. ed. São Paulo: Juarez de Oliveira, 2005.

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ISBN: 8574535303.

SILVEIRA, A.; MORAES, R.; SARATT, N. Gestão Plena da Terceirização – O Diferencial Estratégico.

São Paulo: Qualitymark, 2008. ISBN: 9788573037982.

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Verificação de leitura

Aula 11. O planejamento de aquisições de um

projeto é:

a)O processo que documenta as decisões de compras do projeto.

b)É o processo que especifica a abordagem para a identificação dos clientes.

c)Coordena os planos auxiliares existentes em qualquer projeto.

d) Integra todos os planos auxiliares existentes em qualquer projeto.

e)Um conjunto de normas para aquisições.

Verifique seu desempenho nesta questão, clicando no ícone ao lado.

2. É possível iniciar-se um projeto sem que o planejamento de aquisições esteja concluído?

a)Sim, desde que toda a equipe saiba exatamente sobre o que é o projeto.

b)Sim, o planejamento de aquisições é uma formalidade que pode ser dispensada.

c)Sim, o termo de abertura do projeto pode substituir o planejamento de aquisições.

d)Não, pois o planejamento de aquisições é responsável por identificar as necessidades de aquisições de um projeto e as que podem

ou devem ser melhor atendidas por meio de fornecedores externos em contraposição a produtos que possam ser fornecidos internamente.

e)Não, pois o planejamento de aquisições é o documento que define os custos do projeto.


3. Os processos que fazem parte do gerenciamento de aquisições em projetos são:

a) Processo para planejar as aquisições necessárias / Processo para conduzir as aquisições / Processo para administrar as aquisições.

b) Gerenciamento do escopo do projeto / Gerenciamento do tempo do projeto / Gerenciamento da qualidade do projeto / Processo para encerrar as aquisições.

c) Processo para planejar as aquisições necessárias / processo para conduzir as aquisições / processo para administrar as aquisições / processo para encerrar as aquisições.

d) Gerenciamento dos custos do projeto / Gerenciamento da qualidade do projeto / Gerenciamento dos recursos humanos do projeto / Gerenciamento dos riscos do projeto.

e) Gerenciamento do tempo do projeto / Gerenciamento dos custos do projeto / Gerenciamento da qualidade do projeto.


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4. Quais são os produtos do processo planejar as aquisições do projeto?

a)Plano de gerenciamento das aquisições / Declarações do trabalho de aquisições / Decisões de fazer ou comprar / Documentos de aquisição / Critérios para seleção de fontes / Solicitações de mudanças.

b)Plano de gerenciamento das aquisições / Declarações do trabalho de aquisições.

c)Decisões de fazer ou comprar / Documentos de aquisição / Critérios para seleção de fontes / Solicitações de mudanças.

d)Planos para o gerenciamento do tempo do projeto e do gerenciamento dos custos do projeto.

e)Processo para planejar as aquisições necessárias / Processo para conduzir as aquisições / Processo para administrar as aquisições / Processo para encerrar as aquisições.


5. O que está contido em quê?

a)Projetos estão contidos em processos.

b)Projetos e processos estão contidos em planos estratégicos.

c)Projetos estão contidos em planos estratégicos.

d)Projetos e processos estão contidos em

planos operacionais.

e)Processos estão contidos em projetos.


Aula 21. Quais são os produtos do processo

Conduzir as Aquisições do Projeto?

a)Plano de gerenciamento das aquisições / Declarações do trabalho de aquisições / Decisões de fazer ou comprar / Documentos de aquisição / Critérios para seleção de fontes / Solicitações de mudanças.


c)Decisões de fazer ou comprar / Documentos de aquisição / Critérios para seleção de fontes / Solicitações de mudanças.

d)Planos para o gerenciamento do tempo do projeto e do gerenciamento dos custos do projeto.

e)Fornecedores selecionados / Adjudicação do contrato de aquisição / Calendários dos recursos / Solicitações de mudanças / Atualizações do plano de gerenciamento do projeto / Atualizações.


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2. O que deve abranger o plano de gerenciamento de aquisições?

a)Deve abranger desde o desenvolvimento, o início, quando da criação dos documentos necessários às aquisições, até o fechamento dos contratos.

b)Decisões de fazer ou comprar / Documentos de aquisição / Critérios para seleção de fontes / Solicitações de mudanças.

c)Ações que a equipe de gerenciamento do projeto pode adotar para conviver com um departamento independente de compras na organização.

d)Documentos de aquisição e critérios para seleção de fontes.

e)Ações corretivas / Ações preventivas / Ações para reparo de defeito.


3. A solicitação das propostas envolve:

a) A coleta de informações sobre fornecedores.

b) Consulta aos órgãos que regulam as vendas de cada produto.

c) A preparação dos documentos que necessariamente deverão ser enviados a cada fornecedor em potencial.

d) Decisões de fazer ou comprar / Documentos de aquisição / Critérios para seleção de fontes / Solicitações de mudanças.

e) Elementos que podem influenciar a criação do plano de gerenciamento de aquisições do projeto.


4. O que são critérios para seleção de fontes?

a)São critérios que devem ser considerados para a aquisição.

b)São parte da documentação necessária à solicitação de aquisições. Estes critérios são usados para classificar e/ou avaliar propostas dos fornecedores.

c)Ações que a equipe de gerenciamento do projeto pode adotar para conviver com um departamento independente de compras na organização.

d)Procedimento para aquisições.

e)Conjunto de diretrizes para a escolha de fornecedores.


5. A administração de contratos tem como objetivo principal:

a)Administrar contratos.

b)Assegurar que as partes atendam aos requisitos estabelecidos no instrumento contratual.

c)Zelar para que as aquisições sejam efetivadas no momento necessário.

d)Administrar custos e escopo.

e)A coleta e o gerenciamento de informações sobre fornecedores.


Aula 31. Atualizações do plano de gerenciamento

do projeto incluem atualizações nos seguintes documentos:

a)Linha de base de custos / Linha de base do cronograma / Linha de base do escopo / Plano de gerenciamento das aquisições.

b)Plano de gerenciamento de aquisições / Linha de base do cronograma.

c)Linha de base do cronograma / Plano de adminsitração de aquisições / Linha de base de riscos.

d)Linha de base do cronograma / Plano de adminsitração de aquisições.

e)Plano de gerenciamento de aquisições /Linha de base de riscos.


2. Qual o resultado desta fórmula no lugar do x? “Custo real + (custo-alvo – custo real) x razão de partilha do contrato + taxa de administração =x.

a)Custo fixo.

b)Custo final.

c)Custo de aquisição.

d)Custo de manutenção

e)Custo de administração.

3. O plano de gerenciamento do projeto descreve:

a)Como os processos de aquisição devem ser gerenciados, desde o desenvolvimento até o encerramento do contrato.

b)Um contrato de custo reembolsável com incentivo, em que o cliente pague todos os custos e, além disso, um incentivo acordado entre as partes (taxa de administração ou target fee) mais um bônus por alcançar custos menores.

c)O contrato de aquisição com todos os cronogramas de apoio.

d)As entradas e as saídas do processo Administrar Aquisições.

e)Os produtos do processo Administrar Aquisições.


4. Solicitações de mudanças podem incluir:

a)Ações corretivas.

b)Ações preventivas.

c)Ações para reparo de defeito.


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d)Ações corretivas / preventivas / para reparo de defeito.

e)Lista de ações requeridas.


5. Na metodologia DOMP o eventOgrama do processo serve para:

a)Listar os produtos.

b)Listar as ações necessárias à execução do processo.

c)Listar as tarefas a serem executadas.

d)Listar os objetivos do processo.

e)Listar todas as entradas, qual o tipo, se lógico ou físico, de onde vem e todas as saídas, qual o tipo, se lógico ou físico, e para onde vão.


Aula 41. O processo de encerramento das

aquisições de um projeto:

a)É o processo que documenta as decisões de compras do projeto.

b)É responsável pela finalização de cada aquisição que a equipe de gerenciamento do projeto, ou a área específica de aquisições da organização, tiver feito.

c)É responsável por resolver conflitos de aquisições.

d)É responsável por integrar todos os planos auxiliares existentes em qualquer projeto.

e)É um conjunto de normas para aquisições.


2. É possível encerrar-se um projeto sem que o processo encerrar as aquisições seja executado?

a)Sim, desde que toda a equipe saiba exatamente a hora de parar com as aquisições.

b)Sim, o encerramento das aquisições é uma formalidade que pode ser dispensada.

c)Sim, o termo de encerramento do projeto pode substituir este processo.

d)Não, pois o processo encerrar as aquisições é responsável pela finalização de cada compra no projeto e o projeto não pode encerrar-se sem que este processo tenha sido executado.

e)Sim, pois o planejamento de aquisições é o documento que define o final do projeto.


3. Os processos que fazem parte do gerenciamento de aquisições em projetos são:

a)Processo para planejar as aquisições necessárias / Processo para conduzir as

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aquisições / Processo para administrar as aquisições.

b)Gerenciamento do escopo do projeto / Gerenciamento do tempo do projeto / Gerenciamento da qualidade do projeto / Processo para encerrar as aquisições.

c)Processo para planejar as aquisições necessárias / Processo para conduzir as aquisições / Processo para administrar as aquisições / Processo para encerrar as aquisições.

d)Gerenciamento dos custos do projeto / Gerenciamento da qualidade do projeto / Gerenciamento dos recursos humanos do projeto / Gerenciamento dos riscos do projeto.

e)Gerenciamento do tempo do projeto / Gerenciamento dos custos do projeto / Gerenciamento da qualidade do projeto.

1. Quais são os produtos do processo encerrar as aquisições do projeto?

a)Aquisições encerradas / Contratos encerrados / Atualizações dos ativos dos processos de negócio / Arquivo de aquisições / Aceitação de entrega / Documentação de lições aprendidas.


c)Contratos encerrados / Atualizações dos ativos dos processos de negócio / Arquivo de


4.

aquisições.

d)Plano de gerenciamento das aquisições / Planos para o gerenciamento do tempo do projeto e do gerenciamento dos custos do projeto.

e)Processo para planejar as aquisições necessárias / Processo para conduzir as aquisições / Processo para administrar as aquisições / Processo para encerrar as aquisições.

1.A afirmação “Gerencia as relações de aquisições, monitorando o desempenho do contrato e realizando as mudanças e correções conforme necessário” refere-se a qual processo?

a)Processo para definir o escopo de aquisições necessárias.

b)Processo para planejar as aquisições necessárias.

c)Processo para conduzir as aquisições.

d)Processo para administrar as aquisições.

e)Processo para encerrar as aquisições


5.


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Supervisão Editorial:Juliana Cristina e Silva

Diagramação:Rafael Berlandi

Revisão Textual:Luana de Souza Mercurio

Editoração Eletrônica:Celso Luiz Braga de Souza FilhoGlauco Berti de OliveiraMaurício Rodrigues de Moraes

Capa: Fourmi Comunicação e Arte

FICHA TÉCNICA

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