Organizacion del departamento de compras
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Organización del
Departamento deCompras.
Sistemas Centralizados
Descentralizados
Y Mixtos.
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El Departamento de Compras
dentro de la Organización de la
Empresa.
Por sus características de operación las
empresas tienen distintos organigramas
que les permiten alcanzar sus objetivos.
Difícilmente, aun dentro de un mismo
ramo, las empresas van a mantenerestructuras organizacionales similares.
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El Departamento de Compras
dentro de la Organización de la
Empresa.
Las formas de organizarse de las empresas
se pueden clasificar en:
Organización lineal.
Organización funcional Organización de línea y staff.
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Organización lineal.
La autoridad y la responsabilidad
se transfieren por una sola líneade mando que va desde los
niveles mas altos de la
organización a los nivelesinferiores.
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Organización lineal.
Ventajas
1. El personal comprende fácilmente laestructura por su sencillez.
2. Un superior manda directamente a lossubalternos.
3. Cada uno sabe de quien recibeinstrucciones y a quién reportar.
4. No hay fuga de responsabilidad ni conflictosde autoridad.
5. Pueden introducirse cambios con granrapidez.
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Organización lineal.
Desventajas
1. La perdida de personal genera trastornosimportantes en la empresa.
2. Se requieren empleados capaces y deaptitudes variadas.
3. Si los procedimientos son insuficientes, esprobable que continúen siéndolo.
4. No se pueden obtener beneficios de laespecialización.
5. Se dificulta la cooperacióninterdepartamental. (cotos de poder)
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Organización Funcional
Se basa en los principios de la“administración científica”, y su principio
es dividir el trabajo por áreas dedesempeño, especializando a losempleados en necesidades específicasde la empresa. De esta manera el
personal se especializa en conocer todolo relativo al puesto que desempeña.
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Organización Funcional
Ventajas
1. Se aprovecha las ventajas de laespecialización.
2. El empleado especializado puededesarrollar mejor sus propios planes.
3. Los métodos son mas eficientes.
4. Es mas fácil identificar las funciones y
responsabilidades de cada empleado.5. Se descomponen los trabajos complejos en
varios elementos mas simples.
6. Posibilidad de rápida adaptación en casosde cambio de proceso.
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Organización Funcional
Desventajas
1. La línea de mando no es clara, y ladisciplina puede ser fácilmente quebrantada.
2. El control no está claramente definido conpotenciales problemas de coordinación.
3. Existen potenciales duplicidades de mandoy dilución de responsabilidades.
4. Es difícil definir autoridad y responsabilidadde cada jefe en áreas de acción comunes aellos.
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Organización de Línea y Staff
Esta esquema surge para tratar de
amalgamar lo mejor de las organizaciones
de línea y las organizaciones funcionales.El principio es crear empleados
especializados sin responsabilidad funcional
que asesoran a los empleados operativosen el desempeño de sus funciones.
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Organización de Línea y Staff
Ventajas
1. Se aprovechan los beneficios de laespecialización de funciones.
2. Se conserva al mismo tiempo la autoridadcentralizada y la responsabilidad individual.
Desventajas
1. Se confunden los campos de actividad.
2. Se producen divergencias entre personaloperativo y de staff.
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Organigrama Típico
Departamento de Compras
Jefe de Compras
Subjefe
de Compras
Compradorde Maquinaria
y Equipo
CompradorSucursal A
AuxiliarAdministrativo
Comprador deImplementos
de Oficina
CompradorMaterias Primasy Suministros
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Sistemas de Compras
Disyuntiva organizacional. Preferir un
sistema de estructura centralizada, o escoger
un sistema de estructura descentralizada.
Seleccionar un sistema u otro depende de
las necesidades o características de cadaempresa.
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Sistema Centralizado
Ventajas
Un mayor control sobre el volumen de las compras.
Facilita el control de los bienes adquiridos así como lacalidad de los mismos.
Mayores descuentos por grandes volúmenes de compra.
Minimiza el uso del personal de Compras.
Procedimientos estandarizados y mejor control de laaplicación de los mismos.
Mejor control de inventarios. Evita la duplicidad de funciones.
Los problemas generales del departamento sonaclarados con una sola entrevista con el comprador.
Reduce el trabajo administrativo. (Papeleo)
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Sistema Centralizado
Desventajas
Lentitud para atender rápidamente a los requerimientos en
situaciones de urgencia.
La pérdida de personal valioso afecta fuertemente a este
esquema.
El personal alejado del punto donde se van a utilizar los
artículos no conoce los problemas regionales.
Mayor carga de trabajo para el personal de compras.
Lentitud en el traslado de materiales del almacén central alos de las sucursales.
Mermas en las transferencias de materiales del almacén
general al de las sucursales.
Gastos adicionales de maniobras de carga y descarga.
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Sistema Descentralizado
Ventajas
Mayor flexibilidad para realizar compras másrápidamente en situaciones de urgencia.
Formación de personal experimentado yespecializado.
Se mantiene la responsabilidad y la autoridad mascerca de donde se requieren los bienes y servicios.
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Sistema DescentralizadoDesventajas
La empresa tiene menos control sobre las comprasregionales.
Calidad no estandarizada sobre los bienes y serviciosadquiridos.
Menores descuentos.
Se utiliza mas personal de compras
Los problemas generales de compras no se resuelven enuna sola entrevista.
En ocasiones un comprador regional puede negarse atransferir materiales escasos por miedo a quedarse sininventario cuando los requiera.
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Sistema Mixto
Las empresas de gran tamaño, que cuentanen su estructura con oficinas centrales y unsistema de sucursales, adoptan un
esquema mixto de organización decompras.
En este esquema las compras operativas se
realizan en el esquema descentralizado, ysolo aquellas que implican compras demaquinaria, equipo, inmuebles o comprasde alto valor unitario son realizadas bajo unesquema de control centralizado.