Crganlzao pessoal e gesLo do Lempo !"#$%#&' )&*& %$+,$!&*%&-./ 0&' !%+%0&0,' 0,',$+/1+%0&' 1)Llaborar uma llsLa de auvldades 2)Plerarqulza-las em funo de Lrs concelLos chave: rlorldade Crau de urgncla Crau de complexldade !"#$%#&' )&*& %$+,$!&*%&-./ 0&' !%+%0&0,' 0,',$+/1+%0&' no mblLo dos dols prlmelros concelLos, as Larefas podero alnda ser reunldas em 4 grandes grupos: 1.rlorlLrlas e urgenLes, 2.rlorlLrlas mas no urgenLes, 3.urgenLes mas no prlorlLrlas, 4.nem urgenLes nem prlorlLrlas. !"#$%#&' )&*& &$21%', 0&' &!%+%0&0,' 0,',$+/1+%0&' , '3& )*%/*%4&-./ uma !"#$"#%&%' e uma Larefa que fazemos anLes de ouLra !"#$%#&' )&*& &$21%', 0&' &!%+%0&0,' 0,',$+/1+%0&' , '3& )*%/*%4&-./ Crande sollclLao de Larefas lmpllca... elaborar llsLa de Larefas LvlLar excesso de Larefas... saber dlzer no, uullzando asseruvldade 1arefas menos prlorlLrlas podem ser... adladas dlspensadas delegadas melhor gesLo do Lempo !"#$%#&' )&*& &$21%', 0&' &!%+%0&0,' 0,',$+/1+%0&' , '3& )*%/*%4&-./ lanear e programar o Lempo 1rs llares de uma organlzao do Lempo 1) rever2)lanlcar3)Plerarqulzar um plano dlsungue-se de uma llsLa de Larefas slmples porque lnclul: a) llsLa de Larefas a reallzar b) aLrlbulo de grau de lmporLncla c) aLrlbulo de grau de exlgncla d)prevlso da durao de cada Larefa !"#$%#&' )&*& &$21%', 0&' &!%+%0&0,' 0,',$+/1+%0&' , '3& )*%/*%4&-./ CCMC 8LALlZA8 uM LAnC uL 18A8ALPC? a) recolher dados b) anllse da uullzao do Lempo c) crlar planos de ao d) acompanhamenLo e) rlLmo de Lrabalho %0,$!%5%#&-./ 0/ )/!,$#%&1 0, 6,17/*%& 0, #&0& 36& 0&' &!%+%0&0,' AS L8uAS uL 1LMC SC C8lClnAuAS SC88L1uuC C8: Chamadas Lelefnlcas desnecessarlamenLe longas, repeuuvas ou lmprevlsLas lnLerrupes consLanLes de colegas, cllenLes, fornecedores... lalLa de pessoal M percepo das lnsLrues recebldas erfeclonlsmo em excesso ulculdade na gesLo de assunLos pessoals %0,$!%5%#&-./ 0/ )/!,$#%&1 0, 6,17/*%& 0, #&0& 36& 0&' &!%+%0&0,' Lacunas de formao ou lncapacldades ulculdades de comunlcao lndenlo de ob[ecuvos Cb[ecuvos demaslado amblclosos Local de Lrabalho confuso/desorganlzado LqulpamenLo lnsuclenLe ou defelLuoso 8eslsLncla humana a mudana ulculdade em dlzer no lnsegurana ladlga ou doena *,8*&' 92'%#&' 0, /*8&$%4&-./ ),''/&1 uuas dlmenses lmporLanLes para aprovelLar ao mxlmo o Lempo de que se dlspe: 1)A ')*#+,*#& - fazer a Larefa de manelra cerLa 2)A ')*-*#& - fazer a Larefa cerLa Leva Ao ob[ecuvo ulumo que e o de alcanar resulLados, ser ecaz *,8*&' 92'%#&' 0, /*8&$%4&-./ ),''/&1 8lnCllCS uLClSlvCS A8A uMA CLS1C LllCAZ uenlr e clarlcar os ob[ecuvos, escrev-los e esLabelecer prlorldades CenLrar-se nos ob[ecuvos e no nas auvldades LsLabelecer, pelo menos, um ob[ecuvo por dla e aungl-lo 8eglsLar regularmenLe o Lempo Lllmlnar, pelo menos, um desperdlador de Lempo por semana lanlcar o Lempo, elaborar planos de curLo, medlo e longo prazo *,8*&' 92'%#&' 0, /*8&$%4&-./ ),''/&1 8lnCllCS uLClSlvCS A8A uMA CLS1C LllCAZ Lscrever uma llsLa do que fazer Lodos os dlas, lnclulndo ob[ecuvos, prlorldades e Lempos esumados reconlzar llmlLes de Lempo por Larefa Lllmlnar as crlses repeuuvas", aglr em vez de reaglr Acabar o que se comeou, no delxar Larefas lnacabadas *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ . /01 2 . 3145.6 CLempoeumelemenLoquesegasLaenoserecupera. ApesardepensarmosqueLemosLodooLempodomundo", Ludo o que fazemos requer Lempo e mesmo que no o usemos ele permanece llmlLado. L algo que Lem slgnlcados dlferenLes ao longo da vlda e que no e adapLvel. L lMCSSlvLL CL8l8MCS C 1LMC L CSSlvLL CL8l8MC-nCS A nCS 8C8lCS *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ 7189 Lel dos 20/80 (areLo) Lel das sequnclas homogeneas de Lrabalho Lel de arklnson Lel da conLra-produuvldade Lel da alLernncla Lel dos rlLmos blolglcos Lel da dlmenso sub[euva do Lempo *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ Com base nesLes prlnclplos podemos slnLeuzar as segulnLes regras bslcas de gesLo do Lempo: 1)uenlr claramenLe os ob[ecuvos prlorlLrlos a aunglr e os resulLados a alcanar, de forma a adequar o Lempo a auvldade a reallzar 2)1er uma boa agenda, onde so escrlLas as Larefas a reallzar e os compromlssos de modo a llberLar memrla para ouLros assunLos da vlda 3)ConLrolar as lnLerrupes e mlnlmlz-las *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ Com base nesLes prlnclplos podemos slnLeuzar as segulnLes regras bslcas de gesLo do Lempo: 4)uelegar Larefas 3)uenlr prlorldades 6)reparar as reunles para que esLas se[am curLas e ecazes 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 1)llxao de ob[ecuvos CbLeno de resulLados razos prevlamenLe esLabelecldos Cbrlga-nos: CrlenLar o racloclnlo e a ao para o fuLuro uenlr exaLamenLe para onde queremos lr LsLabelecer prlorldades 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 P 3 requlslLos bslcos que convem no esquecer. Se respelLar a slgla :14;: seguramenLe esLar a formular bem os seus ob[ecuvos. : < 8elevanLe 1 < Lspeclcos 4 < Mensurvels ; < Alcanvels : < 8eglsLvels 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 ara alem desLas regras, um ob[ecuvo deve permlur dar resposLa as segulnLes quesLes: ara onde quero lr? C que quero reallzar? C que devo evlLar? Cual e o resulLado nal que quero alcanar? Lm que prazo preLendo aungl-lo? Cue condlo Lenho que respelLar? ue que apolos necesslLo? 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 2) lanlcao e agenda lanear o Lrabalho e o Lempo 8egras a observar na elaborao de um plano de melhorla de desempenho: Conslderar o dla, a semana, o ms e o ano, como con[unLos rever os compromlssos e obrlgaes xas de curLo, medlo e longo prazo 8eservar, slsLemaucamenLe, Lempo para a reexo e para o Lrabalho sollLrlo uullzar grelhas/chas de planeamenLo que permlLam uma fcll lelLura 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 5=&,$>;?',%& @'A&,&= C plano semanal e mals ecaz para as pessoas do que o plano dlrlo. L mals ecaz porque permlLe uma vlso mals abrangenLe das Larefas e da alLura cerLa para as execuLar. uenlr ob[ecuvos Llaborar LarefasLsLabelecer prlorldades um Lrabalho complexo deve dlvldlr-se em parLes, esumar quanLo Lempo se pode ou deve dlsponlblllzar para cada parLe Leva Sequncla provelLosa para cada con[unLo de auvldades 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 5=&,$>;?',%& %#-"#& Apsaelaboraodoplanosemanal,pode-sepassaraoplano dlrlo AmelhorhoraparaplanearodlasegulnLeeomdodla,o mesmosepassarcomoplanosemanalaomdecada semana, sendo posslvel avallar o que se fez ou o que cou por fazer 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 5=&,$>;?',%& %#-"#& As folhas de planeamenLo dlrlo devem especlcar: As auvldades a desenvolver Cue prlorldades Cue Lempo demoram Porrlo para cada Larefa /B'A !=&,'#& *$,*"'CD& A@ 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 E$,@F"B#" G$"-"#$@ %' &CH#%&%' ConsLrulr e decldlr quando faze-lo -lmporLanLeaofazerumhorrloedelxarLemponecessrlo para cada Larefa e no Lempo a mals para o que der e vler -CshorrlosdevemcomearcomasLarefasmalslmporLanLesdo plano dlrlo 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 3) Mlnlmlzar lnLerrupes 4) uelegar Larefas araqueseconslgacumprlrumafuno,lsLoe,paraquesepossa renLablllzarosesforosdeumgrupodeLrabalho,lmpe-sea qualquercheaquereserveumaparLeslgnlcauvadoseuLempo paraplanearorganlzareavallarodesempenhodosseus colaboradores, Lendo em conLa os ob[ecuvos prevlamenLe xados. Mas quando a chea no consegue dever delegar Larefas 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 C que e delegar? LconferlrauLorldadeaumcolaboradorparaexecuLarumaLarefa que aLe enLo era desempenhada pela chea 8equlslLos essenclals: AuLorldade 8esponsabllldade Conana 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 Lxlsur delegao se: uenlrem e xarem ob[ecuvos aos colaboradores Lxlsur uma dupla responsabllldade Lxlsur uma relao conLraLual I&,F&?',@ %& %'='?&JK$ 1)ermlLe-lhe concenLrar-se em aspeLos do Lrabalho que requerem a sua experlncla e as suas apudes especlcas 2)osslblllLa-lhefazeranLeclpaesmedlanLeumplaneamenLo aLempado 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 3)Melhora o esplrlLo de equlpa 4)repara os delegados" para malores responsabllldades 3)Confere-lheaposslbllldadedeobservaronlvelde desenvolvlmenLo dos seus colaboradores 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 5=&,$ !"-C*$ %' %'='?&JK$ a)AcelLaodaresponsabllldadeporparLedocolaboradorqueval receber a delegao b)1ransmlsso da Larefa delegada c)Comunlcao perfelLa d)verlcaodaexlsLncladascondlesnecessrlasareallzao com sucesso da Larefa delegada e)AcompanhamenLo pela chea 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 3) uenlr prlorldades uenlr papels em Lrs caLegorlas: 1)L posslvel aglr de lmedlaLo 2)L posslvel comear a aglr, mas no conclulr a ao 3)Memorandos, maLerlals para ler e pr a clrcular 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 6) reparar reunles Seforembempreparadaseconduzldas,podemseramelhor manelradedlscuurcomopessoaldlreuvas,progressosfelLosou aspeLos a reforar: r cerLos facLos a descoberLo rocurar novas ldelas 1enLar moblllz-los 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 5&"C*#!&,F'@ ara que as reunles se[am produuvas devero: 1)LsLar por denLro do assunLo a LraLar 2)Chegar a hora marcada e lr munldo dos documenLos necessrlos 3)LsLarempreparadosparadefendercomrmezaosseusponLos de vlsLa 4)Ser dlsclpllnado e paclenLe 3)Ser slncero ao acelLar a declso Lomada 0,',$+/1+%6,$!/ 0, )1&$/' 0, &-./ 0, 6,17/*%& 0, 0,',6),$7/ 3!%1%4&$0/ &' *,8*&' 92'%#&' 0, 8,'!./ 0/ !,6)/ , 0& /*8&$%4&-./ ),''/&1 5&"C*#!&,F'@ 6)odero Lambem revelar a sua capacldade para: roduzlr novas ldelas A[udaraesclarecereadesenvolverasldelasdasouLras pessoas LscuLar A[udar a manLer a dlscusso denLro do ob[ecuvo prevlsLo edlr esclareclmenLos e slnLese L84