Objetivo da Metodologia Gestão por Processos na Unicamp · Criação de uma metodologia...

Objetivo�da�MetodologiaGestão�por�Processos�na�Unicamp

Instituto de Artes Nelma A. M. Monticelli 29/10/2009 I

Objetivo�da�MetodologiaAgenda

�Gestão por Processos: Por que? O que é?

�A experiência na Unicamp

�Observações Finais

Objetivo�da�MetodologiaGestão�por�Processos��

Qual é a motivação?

� Buscar novos padrões de desempenho contemplandoaspectos de qualidade, produtividade, tempo de ciclo,custo, foco no cliente e de qualidade de vida

� Responder a um ambiente de negócios mais exigente,competitivo e complexo

� Construir um ambiente de trabalho com atributos queatendam as expectativas das pessoas


Os 3 níveis de desempenho

�Organização: qual é a estratégia do negócio

�Processos: como fazer (o que, quem, onde, quando e queinsumos usar )

�Executor: quais conhecimentos e habilidades são necessários para obter o padrão esperado


Por que focar na gestão de processos?

�A gestão por processos pressupõe a existência de umaestratégia e o conhecimento das questões críticas paraa organização

�Os processos, quando gerenciados, representam umaplataforma que define as demandas de conhecimento, habilidades e capacidades requeridos para se obter osnovos níveis de desempenho


Por que focar na gestão de processos?

�É necessário e crítico definir o melhor seqüenciamentopara que as diversas atividades e funções aportem suascontribuições ao produto

�É necessário e crítico obter o balanceamento otimizadodos recursos aportados em cada atividade e função


Visão tradicional X Visão por processos

A V is ã o T r a d ic io n a l ( V e r t ic a l )

d a s O r g a n iz a ç õ e s

A T R A V É S D A S F U N Ç Õ E S

- N Ã O M O S T R A C O M O O V A L O R É A G R E G A D O - F U N Ç Õ E S M A I S I M P O R T A N T E S Q U E C L I E N T E S - R E S P O N S A B I L ID A D E S S E P E R D E M N A S I N T E R F A C E S

O T IM IZ A Ç Ã O F U N C IO N A L

O T IM IZ A Ç Ã O D A O R G A N IZ A Ç Ã O C O M O U M T O D O

Objetivo�da�Metodologia

F O R N E C E D O R E S C L IE N T E S

A T R A V É S D O S P R O C E S S O S

C O M O S E A G R E G A V A L O R N A O R G A N IZ A Ç Ã O

C L IE N T E S M A IS IM P O R T A N T E S Q U E F U N Ç Õ E S

C O M O O T R A B A L H O É F E IT O A T U A L M E N T E

C O M O É O F L U X O D E IN F O R M A Ç Ã O E M A T E R IA IS

Gestão�por�Processos�

Visão tradicional x Visão por processos


“Transformação de um conjunto de ENTRADASENTRADAS (materiais, pessoas

e/ou informações)

SASAÍÍDASDAS(materiais, pessoas, informações e/ou

serviços)”

ou

em

“Seqüência coordenada de atividades, com o objetivo de produzir um dado resultado”

requisitos

fornecedor PROCESSO cliente

insumos

produtos/serviços

Gestão�por�Processos��

DefiniDefiniçãção de processoo de processo


Diversos processos podem se inter-relacionar, sendo a saída de um, a entrada do

outro...

formando uma cadeia de

fornecimento.

Gestão�por�Processos��

Cadeia de relacionamento


11

Fabrica AutomFabrica Automóóveisveis

Fornecedores Mercado

MatMatéériariaPrima Prima AutomAutomóóveis veis

VendasVendas

Fornece-dores

Mercado

Distribui-dores

Controlar a produção

Produzir

Vender

Expedir

Fabricar AutomFabricar AutomóóveisveisMapa de Relacionamento:Mapa de Relacionamento:

Pessoas

Pessoas

MatériaPrima

AutomAutomóó--veis veis Automóveis

Pedidos

PromoçõesNecessidades

NovosProdutos

Gestão�por�Processos��Organização como uma coleção de processos

inter-relacionados


Gestão�por�Processos��Organização como uma coleção de processos

inter-relacionados

Planejar a produção

Fabricar

Montar

Controlar qualidade

Estocar

Cronograma

Componentes Inspecionados

Rejeitos

Compo-nentes

Automóveis

Conjuntos

ProduzirProduzir

Controlar a produção

Expe-

dir

CronogramaMestre Relatórios

Nºs

Automóveis

FabricarFabricar

Vender

Pe-çasFornece-

dores

Automóveis

Merca-

do

Distribui-

dores

FFáábrica Autombrica Automóóveis (Fabricar Automveis (Fabricar Automóóveis)veis)


Do�macroprocesso�até a�atividade�

MacroprocessosMacroprocessos

ProcessosProcessos

SubprocessosSubprocessos

(Conjunto de (Conjunto de Atividades)Atividades)

O nO níível de detalhamento depende da vel de detalhamento depende da

ananáálise a ser feitalise a ser feita

Objetivo�da�MetodologiaBenefBenefíícios de uma organizacios de uma organizaçãção orientada por processoso orientada por processos

�Valorização do trabalho em equipe, da cooperação e da responsabilidade individual

�Pessoas responsáveis e sentindo-se donos do processo.

�Pessoas com ampla visão sistêmica, prontas para tomar decisões no âmbito de suas responsabilidades

�Processos projetados e gerenciados por evidências estatísticas

Gestão por Processos


15

Gestão Por Processos

A melhoria contínua Mudanças

MelhoriaMudança

Nem sempre resulta em

Necessita de

?=


16

Antes da mudança:

�desempenho atual

�confirmar que é um incômodo relevante

Depois da mudança:

�desempenho alcançado

�o gerenciamento do processo garante a permanência

da melhoria

Gestão por Processos


17

Gestão Por Processos

melhoria

melhoria

tempo tempo

Perda da Melhoria por falta de

sistematizaçãodos

procedimentos

Melhoria

Manutenção da melhoria

Empresa tipo serrote Empresa tipo escada

Objetivo�da�MetodologiaGestão Por Processos

�Necessidades do cliente;�Incentivo a multifuncionalidade;�Eliminação de burocracia e retrabalho;�Avaliação do valor agregado (crítico, necessário ou desejável);�Simplificação do processo;�Redução de tempo de ciclo;�Processos à prova de erros;�Padronização;�Parceria com fornecedores;�Automação e mecanização;�Busca de benchmarking;

Onde: Nas políticas, regras de negócio, fluxos de info, docs, materiais, pessoas, etc.

Pontos para focar na busca da melhoria:

Objetivo�da�MetodologiaGestão por Processos

Para cada atividade questionar: �Por que deverá ser feita?�O que faz e para quem faz?�O que recebe para ser realizada e de quem?�Precisa mesmo dessa atividade?�Quando deverá ser feita? Quanto custa fazer?�As regras/políticas que sustentam tal tarefa podem ser

questionadas? �Existem recursos para isso? Isto exige alguma técnica/ferramenta?�Quem deverá realizar essa tarefa (órgão ou pessoa)? RH está

capacitado?�A informação poderia seguir um outro fluxo para agilizar a tomada

de decisão?�Onde deverá ser executada essa tarefa?

Objetivo�da�MetodologiaA�experiência�na�Unicamp

� Origem no Planes 2003 que definiu como meta estratégica a adoção da Gestão por Processos naPRDU

� Expandido em 2005 quando o Planes da Unicampcontemplou como programa estratégico a Gestãopor Processos (P15)

� Explicitado o patrocínio da reitoria – condição essencial

Objetivo�da�MetodologiaA�Experiência�na�Unicamp

A estratégia adotada:

Acreditamos que a Gestão por Processos tem uma relação forte com Gestão de Pessoas. Por isso, investimos na conscientização e na capacitação de equipes multidisciplinares nas unidades e órgãos para que eles possam promover suas mudanças.

A principal ferramenta é um programa de treinamento e conscientização, já que mudanças profundas costumam ser vistas com resistência.


A estratégia adotada:

�Criação de uma metodologia customizada para a Universidade

�Elaboração de um programa de treinamento, capacitação técnica e humana de equipes multifuncionais (100 horas):

a) metodologia para análise e revisão de processos b) conceitos de qualidade e visão sistêmicac) desenvolvimento humano d) implementação prática de projetos reaise) coaching pela equipe Gepro

�Criação de fóruns de discussão e intercambio das experiências


Primeiro modelo de treinamento:�Capacitação técnica de um grupo de facilitadores na metodologia de gestão de processos�Forma de oferecimento: aulas expositivas com exercícios

Resultados obtidos:�Metodologia Estabelecida e Publicada (ISBN)�Material de Treinamento (slides, exercícios e textos)�127 facilitadores treinados �Processos críticos dos órgãos priorizados p/ revisão�Vários projetos de revisão de processos �Criação do Fórum Permanente dos Facilitadores


FATORES QUE DIFICULTARAM:� Direção não priorizar projetos de melhoria.� Facilitadores sem experiência para tocarem sozinhos

projetos dessa natureza.

� Dono de processo entender e assumir os projetos como deles (a equipe não se apropria do processo).

� Conciliar com os trabalhos de rotina.� Resistência das equipes atuais.� Desmotivação quando o piloto dá certo, mas não tem

recurso para a implantação definitiva.� Falta de visão sistêmica da equipe e das gerências.� Falta de instrumentos de TIC (equipamentos, sistemas,

ferramentas).


Segundo modelo de treinamento

�Capacitação técnica e humana de equipes multifuncionais e donos de processo

�Conteúdo: a)metodologia de gestão de processos b)conceitos de qualidade e de visão sistêmica da organização c)desenvolvimento humano e d)implementação prática de projetos reais

�Forma de oferecimento: aulas expositivas com exercícios em sala , execução de projeto real e coaching pela equipe GEPRO


Resultados Obtidos:

�100 pessoas capacitadas ( 4 turmas GEPRO)

�20 processos redesenhados, implantados, gerenciados e replicados em outras unidades

�22 unidades/órgãos participantes

�Alto grau de motivação interna com redução das resistências e aumento da demanda para novos treinandos e novos projetos

�Alto nível de interesse externo: FNQ, Exército, Aeronáutica, Universidade de Santa Catarina, FACAMP, Liceu de Blumenau


Seleção dos projetos:

� Oficina com todos os interessados para escolha em conjunto� Alinhamento ao Planes UNICAMP e das unidades e órgãos� Patrocínio da direção � Ser de interesse comum a mais de uma unidade� Viabilidade (ser implementável durante o período do curso)� Melhorias mensuráveis� Ter o apoio de TIC em projetos que envolvem sistemas

Objetivo�da�MetodologiaExemplos

Unicamp: Processo de Gestão Acadêmica

�mapa de relacionamento

�mapa do processo do ingresso pós

Período deInscrição


GEPRO: Atendimento Centro Médico (Cecom)O agendamento de especialidades médicas

teve o critério mudado de ordem de chegadapara grau de criticidade(a,b e c)

Resultados: a) de 73 para até 7 diasb) de 73 para até 15 dias

“Houve uma mudança nas regras de negócio”


GEPRO: Aquisição de assinaturas de periódicos internacionais de física para

eletrônicaOs periódicos, que demoravam uma média de 159 dias para estar disponíveis, passaram a

ser acessíveis no instante da publicação

“Houve uma mudança pelo uso da tecnologia”

Objetivo�da�MetodologiaObservações finais

�Estrutura funcional : obtém e mantém o conhecimento especializado necessário para a organização e deve coexistir com a gestão por processos

�Estrutura funcional será orientada por processos( estrutura processual)

�O patrocínio da alta direção das organizações é condição necessária porém, não suficiente para a introdução desse modelo de gestão

�A Gestão por Processos implica em mudanças nos comportamentos (trabalho em equipe, compartilhamento, etc.), nas políticas (regras de negócio) e nos conhecimentos e competências, afetando em muitos casos as áreas de conforto e as relações de poder entre as pessoas e áreas funcionais

Objetivo�da�MetodologiaObservações finais

Como o profissional deve entender a Gestão por Processos?

�Os conceitos de Gestão por Processos devem ser encarados como uma competência pessoal a ser adquirida, melhorando

o nível de consciência, técnico e humano, devendo ser utilizada como ferramenta de diagnóstico, decisão

e melhoria de desempenho

Objetivo�da�MetodologiaBibliografia

Rummler, Geary A.; Brache , Alan p. – Melhores Desempenho das Empresas –Ferramentas para a Melhoria da Qualidade e da Competitividade – Editora Makron Books

Deming , W Edwards – Qualidade : A revolução da Administração

Metodologia de Gestão Por Processos : http://www.prdu.unicamp.br

Goldratt, Eliyahu.; Cox, Jeff - A META – um processo de aprimoramento contínuo – Educator

Artigos : As empresas são grandes coleções de processos – José Ernesto Lima Gonçalves ; A empresa voltada para processos – Michael Hammer


MUITO OBRIGADA

[email protected]

Objetivo da Metodologia Gestão por Processos na Unicamp · Criação de uma metodologia...

Documents

Transcript of Objetivo da Metodologia Gestão por Processos na Unicamp · Criação de uma metodologia...