O arquivo e a gestão da informaçãopor Renato Tarciso Barbosa de SousaProfessor Adjunto do Curso de Arquivologia da Universidade de Brasília, especialista em Organização de Arquivos pela Universidade de São Paulo, mestre em Biblioteconomia e Documentação pela Universidade de Brasília, doutor em História Social pela Universidade de São Paulo.

Introdução

A banalização das novas tecnologias e a escassez crônica dos recursos

financeiros impõem às organizações um repensar constante de sua cultura, tradições,

práticas e procedimentos. Quem dispõe com mais rapidez das melhores informações,

pouco importando a sua proveniência, o seu suporte ou tipo, apresenta as melhores

condições de ter uma maior e melhor competitividade, como dizem os canadenses.

Falar da importância estratégica dos recursos informacionais nas

organizações contemporâneas é, atualmente, um lugar comum em um ambiente com

uma infinidade de velhas e novas tecnologias da informação, que são diariamente

oferecidas pelo mercado. O que não é comum é o entendimento de que uma parte

significativa desses recursos informacionais é acumulada pelos próprios órgãos públicos

e empresas privadas. É um capital informacional pouco compreendido e pouco

explorado e que poderia dar uma enorme contribuição para a busca da eficiência e da

qualidade na prestação de serviços e, no caso dos órgãos públicos, para a transparência

das ações do Estado.

Não estamos falando de nada novo, mas de algo que surge junto com os

próprios órgãos públicos e as próprias empresas privadas, de algo que é inerente às

ações desenvolvidas e é um dos produtos gerados pelas atividades de cada unidade

administrativa. Estamos falando dos Arquivos (isso mesmo, com “A” maiúsculo).

Arquivos que registram as ações, os direitos, os deveres, a trajetória e que são,

sobretudo, fontes inigualáveis de tomadas de decisão seguras e eficientes.

O senso comum transformou os arquivos em coleções de papéis velhos,

em “arquivo morto” e os relegou aos subsolos, às garagens e aos banheiros desativados.

Documentos que garantem direitos e deveres dos funcionários e da organização, que

registram a memória institucional e que poderiam tornar as decisões mais seguras são

misturados aos que não possuem valor que justifique a sua guarda. São, infelizmente,

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comuns os exemplos de prejuízos decorrentes da falta de tratamento dos documentos de

arquivo.

As organizações que reconhecem a importância estratégica dos recursos

informacionais sabem que os arquivos não são mortos, mas “vivos”, mais do que isso,

são conjuntos de informações que podem representar um diferencial em períodos de

escassez de recursos financeiros, materiais e humanos.

As experiências têm demonstrado que a microfilmagem, a digitalização e

o gerenciamento eletrônico de documentos não resolvem o problema, apenas o

transferem para uma nova mídia. Essas velhas e novas tecnologias da informação só

surtem efeito quando precedidas por uma gestão de documentos, traduzida pelo

conjunto de procedimentos, de instrumentos técnicos que cuidam do documento

(informação) desde o momento da produção ou recebimento até a sua destinação final,

que pode ser a eliminação, no caso daqueles documentos sem valor (jurídico, fiscal e

técnico), ou a guarda permanente.

Falar em gestão de documentos significa ter um sistema de registro e

controle do trâmite documental, ter um instrumento que organize a informação de modo

a torná-la acessível, ter uma ferramenta de gerenciamento dos prazos de guarda e uma

série de normas e procedimentos que determinem como a organização deve tratar esses

recursos informacionais.

Acreditamos que essa tecnologia (a gestão de documentos) é, sobretudo,

um instrumento gerencial e um instrumento de preservação da memória institucional.

Os fatores que levarão a atingir o sucesso na sua implementação estão diretamente

vinculados ao estabelecimento de uma política institucional de tratamento da

informação em que todos os elementos da organização participem como agentes desse

processo.

O arquivo e o documento de arquivo

O objetivo deste capítulo é delimitar o objeto da Arquivística. Busca-se,

sobretudo, entendê-lo em toda amplitude, peculiaridade, funcionamento, extensão, pois

acreditamos que o que-fazer arquivístico deve refletir, com a maior exatidão possível, a

natureza do próprio objeto. E, nesse aspecto, os conceitos de arquivo e de documento

arquivístico devem ser chamados para ocupar um espaço privilegiado nessa discussão.

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Não se procura aqui fazer uma história dos arquivos ou dos documentos

arquivísticos, os manuais escritos em várias línguas já cumpriram essa tarefa, mas de

buscar a natureza desses elementos para, em um primeiro momento, identificar os traços

que os caracterizam e, em seguida, distingui-los dos outros objetos.

É consenso entre os autores que só podemos falar em arquivo quando o

homem passou a produzir registros escritos de seus atos, sentimentos e conhecimentos.

A memória individual e coletiva passava a ser materializada. Luciana Duranti cita

Sócrates, quando ele conta como a divindade que inventou a escrita foi repreendida por

Tamuz (rei do Egito), para demonstrar o significado dessa nova invenção humana:

Se os homens aprenderem isto, estará implantado o esquecimento em suas almas: eles deixarão de exercitar a memória porque confiarão no que está escrito e chamarão as coisas à lembrança não mais de dentro de si, mas por meio de marcas externas; o que descobriste é um remédio não para a memória, mas para a lembrança. (PLATÃO apud DURANTI, 1994, p. 50).

E é no Oriente Médio, mais precisamente na Mesopotâmia, que a escrita

desempenhou um papel fundamental. Nesse momento, os registros escritos estavam a

serviço das classes dominantes. Característica que percorrerá grande parte da história

das sociedades. Acredita-se que parcela significativa desses documentos se referia a

tratados, contratos, atos notariais, testamentos, promissórias, recibos e sentenças de

tribunais. E a guarda deles em locais de acesso restrito testemunha, de alguma forma, a

importância alcançada por esses registros. (SILVA et. al., 1999, p. 45-46). Os arquivos

nascem como uma necessidade da vida pública e privada, de fazer duradoura as ações

religiosas, públicas e econômicas e, ao mesmo tempo, constituem-se na sua memória.

(HEREDIA HERRERA, 1991, p. 105).

Alguns traços desses registros escritos já se fizeram perceber desde esse

primeiro momento. Silva et. al. esclarecem que:

(...) os primeiros arquivos reúnem já ingredientes que vieram a tornar-se clássicos e hoje são ainda defendidos pela disciplina (Arquivística). A mais importante das revelações tem a ver com o respeito pelos aspectos orgânicos da estrutura arquivística, como se comprovou em Ebla (Síria). Mas havia também grandes cuidados com a identidade e a autenticidade dos próprios documentos. As placas sumérias evidenciam também, desde cedo, uma

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estrutura diplomática coerente e eficaz, a qual, em grande medida, servirá de modelo às chancelarias européias da época medieval e moderna. A correspondência e os contratos administrativos incluem, conforme os casos, a identificação das partes, o nome das testemunhas ou do escriba, a menção da data e, até, a estampagem de selos de validação. A tipologia documental era muito variada, estando já então definidas as principais categorias que integram os arquivos de época mais recente: cartas régias, tratados internacionais, atas, missivas, contratos, assentos contábeis, censos etc. Nem mesmo estão ausentes os documentos cartográficos, como, por exemplo, a placa legendada em caracteres cuneiformes, do século XIII a.C., com a representação da cidade de Ninive ou o papiro egípcio com a planta topográfica das minas de ouro de Gebel. (SILVA et. al., 1999, p. 46-47).

O significado da palavra arquivo, entretanto, só foi aparecer muito tempo

depois entre os gregos nos séculos III ou II a.C. Archeion era utilizado por aquele povo

para designar o palácio do governo, enquanto a palavra arch significava comando,

poder, autoridade. Mas é com o sentido de conjunto de documentos que o termo grego

será transmitido, posteriormente, aos romanos sob a forma latina de archivum.

Gagnon-Arguin (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p. 32-33) percebe, nas

origens, dois papéis fundamentais exercidos pelo arquivo. Primeiro, como necessidade

para o exercício do poder. E é Lodolini quem melhor resume essa característica. Para

ele:

(...) a mais antiga transcrição da memória foi constituída por documentos correntes cujo modo de gestão que por vezes se perpetuou durante muito tempo, atingiu uma perfeição requintada nas civilizações do Oriente Próximo, da Grécia e de Roma. Os documentos eram produzidos e conservados para as necessidades do governo e da administração; a gestão do poder e a gestão de documentos estavam estreitamente ligadas por toda a parte. (LODOLINI apud ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p. 32).

O papel de prova é, também, um traço que pode ser percebido desde os

primeiros momentos da história dos arquivos e durante toda sua trajetória. Os gregos

identificavam a autenticidade dos documentos a partir do local onde eles eram

guardados (archeion), tradição observada na Roma Antiga, onde os juristas destacavam

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o local como relevante para conferir a fé pública aos documentos. Na Idade Média, os

diplomas e as cartas eram utilizados para a defesa dos direitos e privilégios da nobreza.

E, até hoje, os documentos de arquivo servem para a garantia de direitos e deveres das

pessoas e das instituições, mas agora intimamente próximo ao conceito de cidadania.

Naquele período e, ainda, na Idade Moderna, a denominação arquivo correspondia

somente ao que havia sido constituído em um determinado lugar por um soberano ou

por quem havia recebido tal investidura. Lodolini (1993, p. 67) esclarece que o lugar da

custódia e a presença de um “responsável”, revestido de fé pública, eram condições para

existência do arquivo.

Os arquivos estão, nesses primeiros momentos, relacionados diretamente

ao caráter pragmático e administrativo de defesa e manutenção de direitos e privilégios.

E o aparecimento do papel, além de facilitar o aumento da produção documental,

favorecerá o fortalecimento daquela característica.

Tomando de empréstimo uma expressão cunhada pelo francês Charles

Langlois, essa fase dos arquivos pode ser conhecida como a de “arsenal de um regime”.

O acesso aos depósitos de arquivos na Antigüidade era estritamente limitado aos

funcionários oficiais, que tinham a guarda, ou as pessoas possuidoras de uma permissão

específica emanada pela autoridade suprema. Acessar, então, os documentos dos

arquivos era um privilégio, não um direito. É por isto que o cargo de “arquivista”, nos

tempos antigos, sempre foi considerado como um cargo de alto nível, próximo da

autoridade maior. O uso dos arquivos foi protegido contra toda indiscrição e contra toda

curiosidade hostil.

Nem nos reinos e impérios do Oriente e do Extremo-Oriente, nem em

Roma, nem na Europa da Idade Média o acesso aos arquivos foi aberto senão aos

privilegiados ou aos possuidores dos arquivos. Os monges que redigiam os anais dos

monastérios, os cronistas que os reis e os príncipes encarregavam de escrever o relato de

seus reinos podiam certamente recorrer aos documentos de arquivos, mas se tratava

apenas de casos excepcionais, e nunca de um direito.

A partir do século XVI, os arquivos evoluíram sob a influência de três

fatores. A especialização dos diferentes órgãos governamentais e administrativos em

decorrência da consolidação do poder monárquico nos diferentes países, foi um dos

fatores. O advento da investigação histórica e o desenvolvimento, sobretudo no século

XVIII, das pesquisas eruditas, foi outro fator. E, por último, o aparecimento de novas

tecnologias de comunicação, de transmissão e de documentação. Jean Favier (1985, p.

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17) entende que o primeiro fator teve um resultado rápido quanto à constituição dos

arquivos, mas os outros não terminaram, ainda, de transformar a noção de arquivos e os

métodos da Arquivística.

Um outro papel dos arquivos começa a se delinear: o de fonte para a

investigação. E nesse aspecto, a História assume um papel privilegiado na consulta e

acesso a essas fontes documentais. Mas outras áreas do conhecimento humano também

são usuárias das informações contidas nos arquivos para suas pesquisas e investigações.

O avanço dos estudos históricos a partir do século XV detonou um

combate que se estenderia por vários séculos. Os historiadores mostravam-se, cada vez

mais, interessados em pesquisar os documentos originais. Esse interesse esbarrava na

resistência, cada vez maior, dos possuidores dos arquivos em liberar ao público os

documentos que, por muito tempo, fundaram as tradições, os direitos e os privilégios,

reais ou usurpados.

Mas é precisamente no século XVIII que se produz a grande mutação

intelectual que possibilitará, no século seguinte, a abertura progressiva dos arquivos à

pesquisa. Trata-se do nascimento ou renascimento da noção de democracia. Essas

inovações intelectuais, que culminaram com a Revolução Francesa, criaram, também, os

Arquivos Nacionais da França, acabando por estabelecer um modelo institucional

vigente até nossos dias.

O reconhecimento da importância dos documentos para a sociedade foi

uma conquista da Revolução Francesa, que gerou importantes realizações no campo

arquivístico: criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;

proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos; reconhecimento da

responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado.

(DUCHEIN, 1983).

Essa brusca passagem do princípio do segredo ao princípio da liberdade

total foi efêmera. Em 1856, na França mesmo o regulamento dos arquivos nacionais

determinou que o diretor, considerando a conveniência administrativa, era quem

autorizaria ou recusaria o acesso aos documentos. Era, de fato, o retorno à

arbitrariedade.

Durante o século XIX, explica Duchein (1983), assiste-se uma abertura

progressiva dos depósitos de arquivos públicos. Países como a Inglaterra, Bélgica, a

França, a Itália, dentre outros, admitiam o princípio de livre comunicabilidade dos

documentos sob algumas condições e limites. Mas isso não indicava que os arquivos

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fossem acessíveis a todos os pesquisadores. Numerosas categorias de arquivos ficaram

fechadas, seja porque eles eram considerados como propriedade privada e assim fugiam

dos regulamentos dos arquivos públicos (que era o caso notadamente, em muitos países,

dos arquivos eclesiásticos), seja porque os julgavam mais confidenciais, por razões

políticas ou jurídicas, para serem liberados à curiosidade pública (era o caso dos

arquivos das casas reinantes, os arquivos judiciários, os arquivos diplomáticos, os

arquivos militares).

Mas a partir da Segunda Guerra Mundial vários elementos têm

contribuído para a abertura cada vez maior dos arquivos ao público. Duchein (1983)

cita, por exemplo:

1. a transformação dos estudos históricos, que passaram a versar cada vez

mais sobre os assuntos que interessam as épocas recentes;

2. o desenvolvimento dos métodos quantitativos em história demográfica e

história econômica, que necessitam consultar grandes massas de documentos

para extrair os dados quantitativos solicitados;

3. o interesse pelos aspectos econômicos e sociais do desenvolvimento

histórico da sociedade, exigindo pesquisa nos arquivos de empresas, sindicatos,

associações;

4. a emergência progressiva, sobretudo a partir dos anos 60, da noção de

direito à informação. O acesso aos documentos é considerado não mais do ponto

de vista da pesquisa histórica ou científica, mas como um direito democrático de

todo cidadão.

Atualmente, o conceito de arquivo, difundido nos manuais arquivísticos

elaborados em todo mundo e nos textos legais de vários países, aparece vinculado à

noção de cidadania, ao direito à informação, ao apoio à administração, à cultura, ao

desenvolvimento científico e, ainda, como elemento de prova. É o caso brasileiro, por

exemplo, em sua “Lei dos Arquivos”, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

O significado da palavra arquivo não é completamente pacífico, como

diz Duchein (1993, p. 21) em referência a uma expressão típica dos italianos. Os vários

sentidos do termo estão relacionados às práticas administrativas próprias a cada

instituição e a cada país e ao contexto de sua elaboração.

O Manual de Arranjo e Descrição dos arquivistas holandeses, de 1898, é,

sem dúvida, o primeiro trabalho a sistematizar o conceito de arquivo. Entendido como o

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“conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou

produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus

funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na

custódia desse órgão ou funcionário”. (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS

HOLANDESES, 1973, p. 13). Interessante nessa concepção dos holandeses é a

meticulosa construção de cada parte da definição de arquivo. O conjunto é entendido

como o “todo”, mesmo que esse “todo” se restrinja a existência de um único

documento. Quando eles falam de “documentos escritos, desenhos e matéria impressa”

há embutido nisso a idéia de distinção com outros objetos, que pela natureza, pertencem

aos museus e às coleções de antiguidades. O termo “oficialmente” refere-se à

constituição do arquivo pelo conjunto (todo) de documentos produzidos ou recebidos

pelos órgãos administrativos ou pelos funcionários a título oficial, isto é, os documentos

particulares não pertencem aos arquivos.

O arquivista inglês Hilary Jenkinson definiu, em seu manual, arquivo

como os “(...) documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou

executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, subseqüentemente,

preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus

legítimos sucessores para sua própria informação”. (JENKINSON apud

SCHELLENBERG, 1973, p. 14-15).

O arquivista italiano Eugenio Casanova, em seu manual Archivistica,

entendia o arquivo como “a acumulação ordenada de documentos criados por uma

instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus

objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa”.

(CASANOVA apud SCHELLENBERG, p. 15). Enquanto o alemão Adolf Brenneke

definiu como “o conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais

ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação

permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado”. (BRENNEKE

apud SCHELLENBERG, 1973, p. 15).

Schellenberg, de alguma forma, sintetiza as formulações dos arquivistas

holandeses, de Jenkinson, de Casanova e de Brenneke para construir a sua. Ele percebe

naquelas concepções dois fatores que as percorrem: fatores concretos e abstratos. Os

concretos estão relacionados à forma dos arquivos, à fonte de origem e ao lugar de sua

conservação. Esses fatores não são essenciais, no entendimento do arquivista

americano, à caracterização do material de arquivo, pois os arquivos “podem ter várias

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formas, podem vir de várias fontes e podem ser guardados em vários lugares”. Os

fatores abstratos são os elementos essenciais. Ele enumera três: a razão pela qual os

documentos foram produzidos e recebidos, isto é, para serem considerados de arquivo,

os documentos devem ter sido criados na consecução de algum objetivo (cumprimento

de sua finalidade oficial, como diziam os holandeses); o valor pelo qual os documentos

são conservados, ou seja, para que os documentos sejam arquivados devem ser

preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados

(função administrativa); a custódia, que aparece como uma influência direta de

Jenkinson, pois para o arquivista inglês os documentos são arquivos se o “fato da

custódia ininterrupta puder ser estabelecido”. Schellenberg pondera que, mesmo os

documentos não atendendo a esse último elemento, eles podem ser considerados de

arquivo se as outras duas exigências forem atendidas, isto é, esse terceiro elemento é

difícil de ser aplicado nas administrações modernas. (SCHELLENBERG, 1973, p. 15-

17).

A partir desses três elementos e da influência dos autores citados

anteriormente, Schellenberg elabora sua própria concepção de arquivo: “são os

documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de

valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que

hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia

permanente”. (SCHELLENBERG, 1973, p. 19).

A legislação americana, fortemente influenciada por esse último sentido

do termo arquivo, faz uma distinção muito clara entre archives (documentos que

perderam sua utilidade corrente) e records (documentos em uso nas administrações). E

é esse modelo que influenciou a definição contida no Dicionário de Terminologia

Arquivística (1988), do Conselho Internacional de Arquivos: “documentos que não são

mais necessários ao trabalho corrente e que são conservados, com ou sem avaliação

prévia, em razão de seu valor de prova ou de informação, pelo organismo que os criou

ou por uma instituição de arquivo apropriada”.

A tradição espanhola, aqui representada por Antonia Heredia Herrera,

entende o arquivo como “(...) um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for sua

data, sua forma e suporte material, acumulados em um processo natural por uma pessoa

ou instituição pública ou privada no transcurso de sua gestão, conservados, respeitando

aquela ordem, para servir como testemunho e informação para a pessoa ou instituição

que os produziu, para os cidadãos ou para servir de fonte de história”. Heredia Herrera

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explica que a definição de conjunto de documentos acumulados e de processo natural é

o que diferencia da noção de coleção e do resultado de um ato voluntário e caprichoso

de alguém. Para que exista arquivo é necessário uma instituição com uma função e com

atividades a desenvolver. Nessa definição, estão contempladas, ainda, a unicidade entre

os arquivos administrativos (correntes) e histórico (permanente) e a amplitude dos

suportes, incluindo as novas tecnologias. (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 89-90).

A arquivística francesa, em uma versão oficial, define como “o conjunto

de documentos, qualquer que seja sua data, sua forma e seu suporte material, produzido

ou recebido por toda pessoa... e por todo serviço ou organismo... no exercício de sua

atividade”. Complementa a definição francesa, instituída por uma lei de 1979, que a

qualidade de arquivo é conferida ao documento desde sua origem, nenhuma condição de

antiguidade lhe é requerida, e que a forma física e o suporte do documento não intervêm

na noção de arquivo. Essa idéia de entender os arquivos como todos os documentos

produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica no exercício de suas

atividades, sem distinção entre os documentos correntes e os permanentes é largamente

ignorada na prática. As administrações francesas não são conscientes da questão que os

documentos produzidos ou recebidos são os arquivos desde sua criação. Para o conjunto

do público e dos funcionários, um documento somente torna-se parte de um arquivo

quando é recolhido ao arquivo (permanente).

Os canadenses, em uma definição mais extensa e que parece agregar as

contribuições das várias correntes de pensamento, entendem os arquivos como:

(...) o conjunto das informações, qualquer que seja a sua data, natureza, ou suporte, organicamente (e automaticamente) reunidas por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, para as próprias necessidades da sua existência e o exercício das suas funções, conservadas inicialmente pelo valor primário, ou seja, administrativo, legal, financeiro ou probatório, conservadas depois pelo valor secundário, isto é, de testemunho ou, mais simplesmente, de informação geral. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p. 284).

No Brasil, destacamos duas definições. A primeira é a da “Lei dos

Arquivos”, de 1991, que entende como “os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em

decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,

qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. A segunda é

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a de Camargo e Bellotto (1996), dada no Dicionário de Terminologia Arquivística, que

aparece no sentido de um “conjunto de documentos que, independentemente da natureza

ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas

ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Lodolini (1993, p. 67-80) defende que as divergências sobre o conceito

de arquivo podem ser vistas a partir de dois pontos fundamentais: o momento do

nascimento do arquivo e a amplitude do conceito de arquivo. Ele resumiu o debate

sobre a natureza e os limites do termo arquivo a partir das seguintes considerações:

o arquivo compreende todos os documentos, desde o momento que são

criados nos escritórios produtores, isto é, os documentos correntes formam

parte do arquivo;

o arquivo compreende somente os documentos que perderam interesse dos

escritórios que os produziram, adquirindo “maturidade” arquivística e tendo

sido selecionados para a conservação permanente: os documentos correntes

não podem, portanto, de nenhuma maneira formar parte do arquivo;

arquivo é somente o produzido por uma autoridade pública, não podem,

portanto, existir arquivos privados;

arquivo é o produzido por uma autoridade pública como por uma privada;

por arquivos privados entendem-se somente os produzidos por pessoas

jurídicas privadas, não os por pessoas físicas ou famílias;

o arquivo está constituído também por material não documental, quer dizer,

pelos manuscritos das obras literárias ou científicas.

Lodolini se posiciona claramente a favor da restrição do conceito de

arquivo aos documentos que não têm mais interesse para a administração que os

produziu. Nesse sentido, ele se afasta de Jenkinson e se aproxima de Schellenberg.

Luis Carlos Lopes propõe, segundo ele, um novo conceito de arquivo

como resultado da adaptação da teoria clássica aos novos tempos. Ele chama a atenção

para o fato de que o arquivo não é apenas papéis com textos, nem é somente público,

mas também privado, não consiste de documentos do passado, mas também de

informações do e sobre o presente. Para o autor brasileiro (2000, p. 33), arquivo é:

1 – Acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que permitam

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a gravação eletrônica, mensurável pela sua ordem binária (bits);2 – Produzidos ou recebidos pr pessoa física ou jurídica, decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de caráter administrativo, técnico, artístico ou científico, independentemente de suas idades e valores intrínsecos.

O desenvolvimento do conceito de arquivo, que é tributário do princípio

de respeito aos fundos, tem uma característica marcante: ele é resultado de um acúmulo

sucessível de conhecimentos (produzidos a partir de um clima epistemológico próprio

da época), onde alguns elementos foram sendo agregados durante a sua trajetória. Nós

temos uma matriz comum, que são as definições dos arquivistas holandeses, de

Jenkinson, de Casanova e de Brenneke, interpretadas por Schellenberg e reinterpretadas

nas definições mais recentes com a inclusão de elementos que surgiram com os novos

contextos das administrações, com a explosão documental e com o aparecimento das

novas tecnologias da informação. Bruno Delmas ([s.n.], p. 71) chega a afirmar,

empiricamente, que a massa documental acumulada nos anos de 1950 até 1987

corresponde a todo volume produzido nos períodos anteriores. Não podemos dizer que

houve uma mudança de paradigmas, mas sim que o modelo “tradicional” passou por

uma releitura com base em novos parâmetros. Isso é bem claro na afirmação, por

exemplo, de Luis Carlos Lopes.

Os primeiros exercícios de uma tentativa de mudança do modelo é a

concepção elaborada pelos portugueses, fundamentado na reformulação do objeto da

Arquivística. Silva et. al. (1999, p. 214) propõem o arquivo total, isto é, uma ampliação

da natureza do arquivo. O significado disso é que, em primeiro lugar, o arquivo não é

uma mera soma de fundo (conjunto orgânico de documentos) mais serviço (instituição

ou serviço responsável). Em segundo lugar, ele é uma unidade integral e aberta ao

contexto dinâmico e histórico que a substancializa. E, por último, se o arquivo é a

representação de um sistema semi-fechado (orgânico-funcional) de informação, o objeto

da Arquivística é a dimensão sistêmica de arquivo. Para os autores portugueses o

arquivo é, então, “um sistema (semi-)fechado de informação social materializada em

qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica

(estrutura) e a natureza funcional (serviço/uso) – a que se associa um terceiro – a

memória – imbricado nos anteriores”.

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Não se tem informação sobre o impacto dessa concepção na prática e na

teoria arquivística. Por certo a influência desses estudos ainda está restrita a Portugal.

De qualquer forma, entendemos que é uma contribuição importante para o debate e para

o aprofundamento da teoria arquivística.

Independente da tradição e das escolas de pensamento, o arquivo é

entendido sempre como um conjunto de documentos. E documento é, de acordo com o

Conselho Internacional de Arquivos, um “conjunto constituído por um suporte e pela

informação que ele contém”. Essa definição genérica não delimita, com certeza, o

objeto da Arquivística, além de poder ser aplicado aos objetos de outras disciplinas do

conhecimento humano (Biblioteconomia, Documentação, Museologia).

O arquivo durante muitos anos tem sido visto como fonte para a

administração, para a história, para o direito, para a cultura e para a informação. A razão

pela qual ele serviu a tão variadas finalidades é entendida por Luciana Duranti a partir

do fato de que os materiais arquivísticos, ou melhor, os registros documentais

representam um tipo de conhecimento único: produzidos ou recebidos durante as

atividades pessoais ou institucionais. Os documentos são os instrumentos e subprodutos

e as provas fundamentais para conclusões e inferências sobre aquelas atividades. E a

capacidade que eles têm de registrar e preservar as ações e os atos dos seus criadores é

dada pela relação visceral que existe entre os documentos e a atividade da qual eles

resultam. (DURANTI, 1994, p. 50-51).

Duranti (1994, p. 51-53), privilegiando o caráter contextual do

documento arquivístico, aponta as características desse tipo de material. São elas:

1 – a imparcialidade: os documentos são inerentemente verdadeiros. A autora utiliza, nesse momento, a concepção do arquivista inglês Hilary Jenkinson para reforçar seus argumentos. As razões de sua produção (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram o caráter de prova e de fidedignidade aos fatos e ações;2 – a autenticidade: “os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos como garantias para futuras ações ou para informação. (...) Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”. Duranti ressalta que mesmo aqueles documentos produzidos à margem desses procedimentos estabelecidos e regulamentados podem ser considerados autênticos, tendo apenas o caráter fidedigno de prova documental comprometido;3 – a naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de uma administração. “O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade

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prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”;4 – o inter-relacionamento: “cada documento está intimamente relacionado ‘com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) seu significado depende dessas relações’.” O documento, tomado na sua individualidade, não é um testemunho completo dos atos e ações que o gerou, mas é na relação que ele estabelece com outros documentos e com a atividade da qual é resultado, que lhe é dado significado e capacidade comprobatória.

Nessa mesma linha de destacar o contexto, Esteban Navarro (1995, p.

69), que se diz tributário da teorização de documento de arquivo elaborada por

Schellenberg, afirma que os traços que o individualizam não são nem o suporte e nem o

conteúdo informativo, mas sua origem, o modo pelo qual é produzido e sua função, de

onde resultam suas três características mais singulares: sua involuntariedade, sua

organicidade e sua unicidade. O documento de arquivo não é resultado de um ato

voluntário ou criativo, seja artístico ou investigador, mas o produto da atividade natural

de uma instituição, criado para seu auxílio e destinado a deixar testemunho de sua

gestão. Trata-se de um objeto único e não repetível, daí a unicidade. E a organicidade,

porque ele surge mediante um processo normalizado em que cada ação da instituição

produtora origina um conjunto de documentos ligados entre si. Assim, diferentemente

de outros documentos, que respondem a uma unidade de concepção (cada documento

existe de per si e se entende plenamente sem necessidade de ter em conta o resto), o de

arquivo não pode ser entendido de modo isolado, mas em relação com outros

documentos no marco dos agrupamentos documentais.

Martín-Pozuelo Campillos, a partir das características de unicidade,

integridade e autenticidade defendidas por Vicenta Cortés, propõe cinco traços

diferenciadores do documento de arquivo:

1 – o contexto em que é criado. “Todo documento de arquivo é produto de um acúmulo de circunstâncias muito específicas que encadeadas umas as outras o conferem um traço diferenciador do resto dos documentos. (...) Dessa maneira, o valor informativo incluído em seu conteúdo informacional ficaria desvirtuado se fosse separado dos motivos de sua gênese”. Essa característica é, para a autora, suficiente para distingui-los de outros objetos. E é dela que decorrem os outros elementos;2 – sua unicidade. “(...) para estabelecer um paralelo, pode-se dizer que os documentos vêm para povoar os arquivos como o homem veio para povoar a terra: do mesmo modo que não existem duas pessoas iguais, nenhum documento é igual ao outro”. Essa característica é derivada não da proximidade com a gênese do documento, mas de sua gênese mesma;

14

3 – sua autenticidade. “Em sua origem os documentos de arquivo não são senão ferramentas de trabalho da administração, fato que sem dúvida os confere a categoria de autênticos, convertendo-os, depois, em testemunhos fiéis de momentos e situações específicas”;4 – a heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da informação nele contida. Independente da matéria ou assunto que trate, cuja riqueza informativa-cultural é de alguma maneira incalculável, um documento de arquivo contém uma informação sempre indefinível e desde logo alheia ao objeto de sua criação. A autora se refere a um tipo de informação considerada não literal e cuja leitura é feita nas entrelinhas. O documento singular oferece uma informação acerca do trâmite e das possíveis incidências do mesmo;5 – a necessidade de que cada uma das características esteja sempre presente. A ausência de uma das características invalida o resto.

A heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da informação

também é abordada e destacada por Miguel Angel Esteban Navarro. Para ele, o

documento de arquivo é um tipo concreto capaz de conter toda classe de informação em

qualquer tipo de suporte material e mediante as mais variadas formas de representação.

(ESTEBAN NAVARRO, 1995, p. 69).

Percebe-se, no exercício de caracterização e diferenciação dos

documentos arquivísticos, dois movimentos cumulativos e não excludentes: o contexto

de produção e a compreensão da informação veiculada. No primeiro movimento, o

documento é considerado como resultado de uma ação administrativa. Dessa forma, ele

é, ao mesmo tempo, resultado e prova, testemunho dessa atividade. Lopez resume, de

forma muito clara, a contextualização. Para ele:

O contexto de produção liga-se às condições institucionais sob as quais o documento foi produzido, para tanto, é preciso indicar: quem o criou, onde e quando isso se deu, por que foi produzido (quais foram as etapas e trâmites necessários). A compreensão deste contexto é fundamental para que se possa perceber os motivos responsáveis pelo arquivamento; isto é, o que o documento pretende provar. (LOPEZ, 2000, p. 82).

E é o contexto de produção que permitirá a compreensão da informação

contida no documento de arquivo. Paola Carucci percebe isso com muita propriedade.

Para a autora italiana é evidente que:

(...) o documento interessa por seu conteúdo, pelas informações que transmite. Todavia, as notícias que ali são representadas ou descritas requerem, de quem as adequa às capacidades técnicas, que sejam traduzidas em cânones de representação, os quais,

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por sua vez, podem constituir objeto de análise, sendo, esses testemunhos diretos da atividade de documentar. (CARUCCI apud LOPES, 2000, p. 83).

A informação contida no documento de arquivo é resultado da atividade

que o produziu. Dessa forma, em um primeiro momento essa informação, por mais

abrangente que seja, é vinculada e marcada por essa atividade. Mas, para Lopez (2000,

p. 84), isso não representa uma limitação. As várias possibilidades de leituras,

interpretações e inferências informativas são válidas. Entretanto, essa heterogeneidade e

multiplicidade, como diz Martín-Pozuelo Campillos, não podem fazer parte do método

arquivístico, isto é, não são fundamentos para organização dos documentos de arquivo e

não devem impactar na construção dos planos de classificação, por exemplo. Esse já foi

o método utilizado, conforme capítulo 2, mas abandonado, parcialmente, em detrimento

da aplicação do princípio de respeito aos fundos.

Bellotto (2002, p. 11) defende a análise ou crítica diplomática das

espécies documentais e o estudo das diferentes tipologias para se ter um entendimento

sobre a estrutura e natureza dos documentos arquivísticos. Explica a autora:

As análises diplomática e tipológica são aplicações práticas dos estudos teóricos e metodológicos da Diplomática e da Tipologia Documental (...) que se concentram, respectivamente, no estudo formal do documento diplomático, quando considerado individualmente, e no estudo de suas relações com o contexto orgânico de sua produção e de atuação dos enunciados do seu conteúdo, quando considerados dentro dos conjuntos lógicos denominados séries arquivísticas.

O tipo documental, segundo Bellotto, é a configuração que assume a

espécie documental de acordo com a atividade que ela representa. A fórmula é: um

substantivo (espécie) e uma locução adjetiva (função). Por exemplo: relatório de

atividades; plano de ação; projeto de pesquisa etc.

Essa abordagem tem enriquecido, sobretudo, as práticas de classificação,

avaliação e descrição dos arquivos, pois vincula a espécie (“configuração que assume

um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”)

à atividade geradora, isto é, à competência, função e atividades do sujeito criador.

Jardim e Fonseca (1998, p. 370-371). consideram que as transformações

ocorridas desde a metade do século XX, causadas pela diversificação dos suportes

16

materiais e pelo surgimento dos princípios da gestão de documentos, não provocaram

um redirecionamento do objeto de estudo, mas uma sobrevida de um marco referencial

influenciado fortemente por um ponto de vista historiográfico capitaneado pela

arquivística francesa.

Timidamente alguns trabalhos têm aparecido na literatura da área

defendendo a informação arquivística como objeto de trabalho e pesquisa. Percebe-se,

inclusive, um movimento no sentido de incluir a Arquivística no âmbito das ciências da

informação. Carol Couture, no Canadá, Armando Malheiro da Silva, em Portugal, Luis

Carlos Lopes, no Brasil, têm feito essa defesa.

Rousseau e Couture (1998) defendem que “em uma época onde o

progresso tecnológico nos projetou na era da informação, o arquivista, como todos os

que trabalham com a informação, deve atravessar a parede do formato – o documento –

para ir na direção do conteúdo, a informação”.

A Arquivística funda a sua razão de ser na simples existência de

informação social materializada em suportes físicos e implicada numa dinâmica,

também ela eminentemente social, de comunicação. As informações arquivísticas são,

também, extensões do pensamento e da ação humana e social, contendo, também, uma

margem variável de imprecisão e de representação subjetiva. (SILVA et al., 1999, p.

37).

A imprecisão do objeto obriga, segundo Silva et al. (1999, p. 36), as

disciplinas do conhecimento humano, que investigam as propriedades e o

comportamento da informação, a convocar um intercâmbio metodológico com outras

ciências sociais, especialmente com a Sociologia e a História, além de agregar

contribuições procedentes da Informática, das disciplinas ligadas à Comunicação Social

e às Ciências Sociais.

Luis Carlos Lopes (2000, p. 70-72) que, no campo da Documentação,

considera a informação arquivística como primacial, chega a esboçar uma teoria da

informação para uso geral e, especificamente, no interesse do conhecimento

arquivístico. Ele enumera pressupostos da informação de caráter arquivístico,

destacamos alguns:

1 – os atos humanos produzem informações de modo arbitrário, de acordo com as relações que estabelecem entre si e com a natureza;2 – “a informação é uma categoria abstrata que se materializa quando é registrada, e representa uma sucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos”;

17

3 – “quanto mais único e isolado for o registro da informação, mais ele será parcial, fragmentário e de difícil cognoscibilidade”. E em sentido contrário, “quanto mais plural e correlacionado for o registro da informação, mas será integral e possível de ser interpretado”;4 – há várias possibilidades de leitura de um objeto, isto é, poderão ser atribuídos a ele conteúdos informacionais distintos. Essa multiplicidade vai depender de fatores históricos e sociais;5 – “considera-se documento todo e qualquer suporte material, a que possa ser atribuído, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um conteúdo informacional”.

O redirecionamento proposto no objeto de estudo abre as portas para um

universo novo de possibilidades, de inter-relações, de diálogos que, sem dúvida,

proporcionarão uma consistência teórico-metodológica para a Arquivística. Para Jardim

e Fonseca (1998, p. 372) essa abordagem “inaugura um importante espaço de reflexão

em torno das questões mais específicas do fenômeno informacional e preconiza uma

maior relação entre a arquivística e a ciência – ou ciências – da informação.”

Esse enfoque, entretanto, é recente na literatura da área e merece, ainda,

um aprofundamento teórico, como diz José Maria Jardim.

2.1 – A informação como objeto de estudo

Em um primeiro momento, ou melhor, com um olhar pouco rigoroso

podemos afirmar que o objeto de estudo, o objeto de pesquisa da Arquivística é o

Arquivo. Mas quando começamos a desconstruir esse objeto, desnudá-lo percebemos

que o arquivo nada mais é do que um conjunto articulado, orgânico de documentos com

características próprias, que o fazem diferente daqueles outros conjuntos documentais

que habitam o ambiente organizacional. Ora, mas esse documento, como qualquer

outro, carrega dentro de si uma informação, ou melhor, um conteúdo informacional.

Se tomarmos a definição do francês Le Coadic (1996, p. 5) de que “a

informação é um conhecimento inscrito (gravado) sob a forma escrita, oral ou

audiovisual”, não conseguimos ainda diferenciar esse tipo específico de estoque

informacional, que é o arquivo e os objetos que o compõem, isto é, os documentos de

arquivo e a informação que eles carregam, ou seja, a informação orgânica arquivística.

18

Sabemos, então, que essa informação materializada gera o documento. E

que isso é um pressuposto importante, talvez fundamental para a existência do

documento de arquivo e da informação arquivística.

E que documento é toda informação registrada em um suporte material

utilizado para consulta, estudo e pesquisa. Entendendo suporte como o material sobre o

qual as informações são registradas. E aí vale a pena ressaltar que os suportes da

informação conheceram desde o final do século XIX, com o aparecimento da fotografia,

uma expansão incrível e passaram a habitar, cada vez mais, o ambiente organizacional.

DocumentoDocumento

Documento étoda informação registrada em um suporte

material utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa.

suporte éo material sobre o qual as informações são registradas.

PapelVinil MagnéticoEletrônicoPelícula fotográficaPelícula filmográficaPelícula videográficadentre outros.

Podemos ver o documento, como propõe Martín-Calero (s.d., p. 13), a

partir de um elemento externo, que é o suporte, de um elemento interno que é a

informação, que se apresenta em forma de um texto, de um gráfico, de imagens ou de

sons e que o conteúdo dessa informação sempre está ligado a uma ação ou

argumentação. Está aqui, também, mais um pressuposto da informação que nós

buscamos caracterizar.

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ConstituiConstituiçção do Documentoão do Documento

Documento

Elemento Externo: suporte Elemento Interno: Informação

Forma: texto, gráfico,imagens, sons

Conteúdo: ação ou argumentação

Bom, mas até agora o caminho que percorrido não nos permite revelar a

natureza específica da informação arquivística. Essa natureza só pode ser percebida

quando relacionamos essa informação à existência de um sujeito específico: a

organização com seu papel na sociedade ou a pessoa com suas atividades. Peguemos,

como exemplo, a instituição Confederação Nacional da Indústria (CNI). A finalidade

maior, a missão ou o objetivo principal dessa entidade é a de “exercer a representação

da indústria brasileira para promover e apoiar o desenvolvimento do país de forma

sustentada e equilibrada nas suas dimensões econômico-social e espacial”. Para buscar

esses objetivos, para atingir essa missão, para cumprir com essa finalidade maior, a CNI

produz e recebe informações para falar em nome da instituição, para provar, para

testemunhar, para informar e para registrar. Como produto disso, como prova disso

surge a informação materializada em um documento.

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Confederação Nacional da Indústria

“exercer a representação da indústria brasileira para promover e apoiar o desenvolvimento do País

de forma sustentada e equilibrada nas suas dimensões econômico-social e espacial.”

Produzinformações

Recebeinformações

Informação/ Documento

Finalidade/Missão

Para falar em nome da instituiçãoPara provar

Para testemunharPara informarPara registrar

Numa imersão no ambiente organizacional, verificamos a existência de

uma função conhecida como Gestão dos Recursos Humanos, desempenhada por uma

Coordenação-Geral de Recursos Humanos, que tem entre suas atividades o pagamento

dos funcionários. E como produto dessa atividade surge ou é produzida a folha de

pagamento.

Natureza do Documento/ InformaNatureza do Documento/ Informaçção de Arquivoão de Arquivo

Função: Gestão dos Recursos Humanos

Coordenação-Geral de Recursos Humanos

Atividade: Pagamento

Folha de Pagamento

21

Abaixo, apresento um exemplo da Universidade de Brasília.

UnB

MissãoEnsino, Pesquisa e Extensão

FunçãoPromover o Ensino de Graduação

AtividadeMinistrar Disciplinas

RotinaOrganizar a Disciplina

RotinaControlar Freqüência dos Alunos

Plano de ensinoCronograma de atividades

Relação de temas para avaliaçãoFormulário de Registro e

Acompanhamento de Aulas

Entretanto, nem todas as informações registradas que habitam o ambiente

organizacional podem ser consideradas orgânicas, isto é, resultado de uma atividade

específica vinculada direta ou indiretamente à missão. A organização ou a entidade

lança mão de uma série de outras informações que vão auxiliar, que vão subsidiar as

atividades. Trata-se de material de referência e que não podem e nem devem ser

confundidos com aquelas informações nascidas naquele outro contexto.

Aqui estão alguns exemplos.

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Documentos Não ArquivDocumentos Não Arquivíísticossticos

DocumentaDocumentaçção promocional não solicitada e ão promocional não solicitada e sem interesse para o destinatsem interesse para o destinatáário;rio;

LegislaLegislaçção de interesse geral;ão de interesse geral; Manuais de procedimentos para o Manuais de procedimentos para o

cumprimento de preceitos legais;cumprimento de preceitos legais; Normas de redaNormas de redaçção;ão; Recortes de periRecortes de perióódicos sobre assuntos de dicos sobre assuntos de

interesses diversos;interesses diversos; Modelos de preenchimento de formulModelos de preenchimento de formuláários;rios; Textos usados.Textos usados.

O nascimento da informação, dentro daquele esquema, a partir daquela

gênese não é um fim em si mesmo. Ele é, na verdade, o início de um novo ciclo. Os

documentos e informações administrativos permitem tomadas de decisão que geram

novas ações, essas ações são registradas e vão fazer parte do estoque informacional que

permitirá novas decisões e novas ações.

O carO carááter dinâmico do Arquivoter dinâmico do Arquivo

Documentos e informações administrativos Decisão Ação

Geração de novo(s) documento(s)e informações administrativos

Fonte: SMIT, Johanna Wilhelmina. Como organizar o arquivo enquanto sistema de informação. São Paulo : Arquivo do Estado/ARQSP, 2005, p. 39.

23

Depreende-se daí que a qualidade e a segurança das tomadas de decisão e

das ações que as precedem estão diretamente vinculadas à qualidade desse estoque

informacional. E por qualidade do estoque informacional entende-se uma informação

organizada, inteligível e colocada em canais que facilitem o seu uso.

Podemos afirmar que o arquivo é um dos recursos informacionais da

organização. É um recurso privilegiado (registra, prova, testemunha e fala sobre as

funções e atividades desenvolvidas pela instituição). É um recurso estratégico, pois é

uma fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres

e para a produção de novas informações. É um recurso que não representa um custo a

mais para a organização, pois ele nasce naturalmente durante o desenvolvimento das

atividades e, portanto, tem seus custos amortizados no âmbito dos procedimentos

administrativos.

O potencial informativo do arquivo pode ser visto ou identificado a partir

de dois elementos:

- a informação contida no documento;

- a informação contextual, que é a informação obtida do conjunto

de documentos/informações que registra uma atividade ou tarefa.

ArquivoArquivoPotencial InformativoPotencial Informativo

InformaInformaçção contida no documento;ão contida no documento; InformaInformaçção contextual (informaão contextual (informaçção ão

obtida do conjunto de documentos obtida do conjunto de documentos que registra uma atividade ou que registra uma atividade ou tarefa).tarefa).

24

Usando um exemplo que está na moda. O processo licitatório. Ele é

formado por um grupo de documentos, mas o entendimento completo do mesmo só se

dá pela junção de todos.

ArquivoArquivoPotencial InformativoPotencial Informativo

((ExemploExemplo))Processo Processo LicitatLicitatóóriorio

edital da licitaedital da licitaçção;ão;proposta dos fornecedores;proposta dos fornecedores;mapa das propostas;mapa das propostas;ata de julgamento das propostas;ata de julgamento das propostas;recursos;recursos;etc...etc...

É ingenuidade pensar que a informação arquivística é o único recurso

informacional capaz de dar eficiência, segurança e qualidade na tomada de decisão na

organização, mas é ingenuidade pensar também que sem ela, ou seja, sem a informação

arquivística é possível ter eficiência, segurança e qualidade na tomada de decisão na

organização.

Mas queria chamar a atenção para o fato de que a informação arquivística

é matricial para todos os recursos informacionais existentes na organização.

O conhecimento tácito ao ser registrado transforma-se em uma

informação arquivística;

Os livros e periódicos de uma biblioteca são, na sua origem, informação

arquivística para seus autores e para a editora que os publicou;

As bases de dados não institucionais são informações arquivísticas para a

organização que as produziu.

25

Os Recursos InformacionaisOs Recursos Informacionais

Biblioteca

Bases de Dados

Arquivo

Conhecimento Tácito

O que se defende aqui, então, é que o gerenciamento da informação seja

o fruto da articulação entre os vários recursos informacionais existentes na organização

e fruto, também, do respeito pelas particularidades e especificidades de cada um deles.

E que as tecnologias da informação, usando uma imagem criada por

Davenport, é a tubulação por onde corre a informação. Mas não adianta nada ter uma

tubulação de excelente padrão se a água que passa por dentro dela é de péssima

qualidade.

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Gerenciamento da Informaçãoambiente organizacional

Biblioteca Conhecimento Tácito

Bases de dados não institucionais

Arquivo

Museu Centro de Documentação

Tecnologias da Informação

Áreas do conhecimento

humano

Defende-se aqui, também, que os recursos informacionais sejam tratados

com o mesmo nível de importância dispensado aos recursos financeiros, aos recursos

materiais e recursos humanos de uma organização.

Sistemas Administrativos

Gestãode

Documentos

Gestãodos

Recursos Humanos

Gestão dosRecursos

FinanceirosGestão dos

Recursos Materiais

Agora, como tratar as informações produzidas e/ou recebidas e que são a

base para a tomada de decisões e para a garantia de direitos e deveres?

27

Massa Documental por Período Cronológico

1950-198750%

1500-180010%

1800-195035%

500-15005%

Verificando este gráfico. Podemos afirmar que a maior parte da massa de

informações existente nas organizações foi constituída nos últimos cinqüenta anos.

A explosão da informação é um fenômeno relativamente recente. O que

não é recente é o fato das organizações continuarem a tratar os produtos e sub-produtos

de suas atividades, isto é, as informações arquivísticas com o mesmo instrumental que

os romanos tratavam seus documentos.

Percebemos, portanto, como é necessário lançar mão de um ferramental

mais sofisticado, que não quer dizer de forma nenhuma mais complicado, para resolver

o problema. A Arquivística tem procurado a partir de seus estudos e pesquisas fazer a

ponte entre o necessitador da informação e esse estoque informacional privilegiado e

estratégico que é o arquivo. Evoluímos muito, mas as organizações precisam ter

consciência que não existe uma fórmula mágica ou melhor um software mágico que

resolva todos os problemas. O desastre das soluções de microfilmagem na década de

1970 está presente ainda na memória.

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Espaço Informacional

Estoque InformacionalArquivo

Estoque InformacionalArquivo

Necessitadorda

informação

Solução

As organizações que reconhecem a importância estratégica dos recursos

informacionais sabem que os arquivos não são mortos, mas “vivos”, mais do que isso,

são conjuntos de informações que podem representar um diferencial em períodos de

escassez de recursos financeiros, materiais e humanos.

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