MoreData Alfresco 2015-07
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Julho 2015
Gestão Documental
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Classes de Informação OrganizacionalClasses de Informação Organizacional
● Estruturada: 10%
● Bases de dados
● Data warehouses
● Não estruturada: 90%
● Arquivos de texto, folhas de cálculo, desenhos, imagens, ...
● Correspondência recebidas por diferentes meios: correio, fax, e-mail
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Tendência: volume crescenteTendência: volume crescente
● Documentos perdidos
● Versões múltiplas
● Existência desconhecida
● Autoria desconhecida
● Descontrolo de prazos
● Custo crescente do arquivo
● Custos com cópias
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Sistema de Gestão Documental (ECM)Sistema de Gestão Documental (ECM)
Utilização da tecnologia para capturar,
armazenar, partilhar, pesquisar e gerir
toda a informação documental (conteúdos)
de uma organização, integrando as suas
capacidades nos processos da organização.
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Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management
● Equivalente a um motor de base de dados (Oracle, SQL Server, PostgreSQL) com uma linguagem de acesso, o SQLSQL
● Trata informação não estruturada (não tabular)
● Serviços standard: gestão de documentos (conteúdos) e metadados
● Linguagem standard de acesso a ECM:
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Exemplos CMISExemplos CMIS
● SELECT * FROM cmis:document
● SELECT F.* FROM cmis:folder F
● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:name = 'test'
● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:creationDate < TIMESTAMP '2010-04-01T00:00:00.000+00:00'
● SELECT * FROM cmis:document WHERE CONTAINS('test')
● SELECT SCORE() FROM cmis:document WHERE CONTAINS('\'test\'') ORDER BY SEARCH_SCORE
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VantagensVantagens
● Facilidade de catalogação e pesquisa● Acesso remoto
● Acesso simultâneo
● Colaboração● Gestão uniforme dos processos● Controlo do fluxo de trabalho,
responsabilidades, prazos● Controlo de acesso, redundância
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Registo de Documentos
EncaminhamentoInicial
Tarefas Pendentes
Encaminhar Tarefa
Encaminhar eEncerrar Tarefa
Encerrar Tarefa
Para conhecimento
Para despacho
Para parecer
Para pedido deesclarecimentos
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ARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOSARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOS
APLICAÇÕES
SISTEMAS DE APOIO
Repositóriode ficheiros
Índices detexto livre
MetadadosWorkflow
SGBD – dadosestruturados
Gestão deExpediente
ERPRecursosHumanos ...
ECM / CMIS SGBD / SQL
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O que é o AlfrescoO que é o Alfresco
Plataforma de conteúdos com ligação à Cloud que lhe permite
trabalhar em qualquer sítio, com qualquer dispositivo, com
as suas aplicações preferidas
Plataforma para conteúdos críticos
No local, na Cloud ou em ambos
Suporte a Tablets e Smartphones
iOS e Android, para além de qualquer
browser standard
Open Source e Open Standards API
O melhor ROI e a garantia do seu
investimento
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O sucesso do AlfrescoO sucesso do Alfresco
3.000 empresas clientesEm 180 países
7 milhões de utilizadores70% dos quais pagam
4.000 milhões de ficheirosSão geridos globalmente
Comunidade activaMilhares de developers, 300+ parceiros
Receitas por trimestre desde a fundação
A maior companhia de A maior companhia de gestão documental gestão documental open-source do mundoopen-source do mundo
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Clientes empresariaisClientes empresariais
70% com mais de 10.000 empregados
Escala e serviço para responder à expectativa de algumas das maiores empresas do mundo
Espalhados por 180 países
Capacidade de apoio global, 24x7
Comerciais, Governo, ONG & Ensino
Uma variedade saudável de clientes e requisitos provenientes de diversas indústrias
90% taxa de renovação
Uma relação baseada na qualidade e confiança
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Gestão de Documentos
Workflow Gestão de Recursos Digitais
Colaboração
Gestão de Conteúdos Web
Integração
Arquivo de E-Mail
Gestão de Imagens
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Interface Web (Alfresco Share)Interface Web (Alfresco Share)
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Alfresco MobileAlfresco Mobile
Aceda em segurança ao Alfresco
Navegue ”sites”, pastas & ficheiros
Veja “feed” de actividade
Previsualize ou descarregue ficheiros
Comente e “goste” conteúdo
Capture, carregue e etiquete imagens, vídeos & documentos
Abra e guarde documentos com OpenOfficeHD ou PDFExpert
Use WebDAV para aceder com outras “apps”
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Navegação ConteúdoNavegação Conteúdo
● Arquivo de conteúdo em pastas e Arquivo de conteúdo em pastas e sub-pastas num repositóriosub-pastas num repositório
● Share implementa conceito de Share implementa conceito de “Site”, Pastas num “Espaço”“Site”, Pastas num “Espaço”
● Navegação a partir de por:Navegação a partir de por:
● PastaPasta
● CategoriaCategoria
● TagsTags
● Filtro (ex: Favoritos)Filtro (ex: Favoritos)
![Page 17: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/17.jpg)
Controlo de AcessosControlo de Acessos
● Muito para além das permissões Muito para além das permissões de leitura/escrita de um de leitura/escrita de um file-file-systemsystem
● Abrange conteúdo, propriedades, Abrange conteúdo, propriedades, check-in/out, discussões e check-in/out, discussões e delegação (convites)delegação (convites)
● Vários perfis de utilizador pré-Vários perfis de utilizador pré-definidos (extensível)definidos (extensível)
● Audit trailsAudit trails permitem controlar permitem controlar todas as acçõestodas as acções
![Page 18: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/18.jpg)
Principais permissões Principais permissões
Permissões/Role Dono Coordenador Colaborador Contribuidor Editor Consumidor
Ver conteúdos e propriedades X X X X X X
Editar conteúdos/propriedades criados por outros
X X X X
Adicionar conteúdo X X X X
Apagar conteúdos de outros X X
Criar sub-pastas X X X X
Ver regras da pasta X X X X
Check in/out conteúdo X X X
Participar em discussões existentes X X X X
Convidar outros X X
Iniciar novo tópico de discussão X X X X
Apagar conteúdo criado por outros X X
Criar regras X X
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PesquisaPesquisa
● Pesquisa simples e avançadaPesquisa simples e avançada
● Pode-se pesquisar por:Pode-se pesquisar por:
● PastasPastas
● Conteúdos (qualquer tipo)Conteúdos (qualquer tipo)
● Tipos Personalizados (ex: Tipos Personalizados (ex: Artigo)Artigo)
● Aspectos (ex: notícia)Aspectos (ex: notícia)
● PropriedadesPropriedades
● Conteúdo do documentoConteúdo do documento
Pesquisa
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Controlo de VersõesControlo de Versões
● Não é necessário controlar pelo Não é necessário controlar pelo nome do ficheironome do ficheiro
● artigo-v1.htmlartigo-v1.html
● artigo-v1-1.htmlartigo-v1-1.html
● Mantém relacionamentos entre Mantém relacionamentos entre versõesversões
● Reposição de versõesReposição de versões
● RastreabilidadeRastreabilidade
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Conteúdos e PropriedadesConteúdos e Propriedades
● Possibilidade de gerir qualquer Possibilidade de gerir qualquer tipo de conteúdo (.doc .ppt .xls tipo de conteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odf .xml .mp4.jpeg .mp3 .odf .xml .mp4
● Meta-informação – dados sobre Meta-informação – dados sobre o conteúdo (nome, título, o conteúdo (nome, título, autor, …)autor, …)
● ExtensívelExtensível
● Tipos de conteúdo Tipos de conteúdo personalizadospersonalizados
● Aspectos personalizadosAspectos personalizados
![Page 22: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/22.jpg)
Modelo de MetainformaçãoModelo de Metainformação
Aspecto: NoticiaTituloCategoriaAutor
Aspecto: PublicaçãoData para publicaçãoData publ. efectivaData em que expira
Aspecto: ArquivoRef ArquivoLocalização físicaSuporte
Tipo: Artigo Tipo: Programa Tipo: Fotografia Tipo: Factura
![Page 23: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/23.jpg)
Acções e RegrasAcções e Regras
● Regras aplicam-se a pastasRegras aplicam-se a pastas
● Regras executam acçõesRegras executam acções
● Regras são desencadeadas por um Regras são desencadeadas por um evento:evento:
● criação, actualização ou criação, actualização ou eliminação de conteúdoeliminação de conteúdo
● Exemplos de acções:Exemplos de acções:
● Transformar conteúdoTransformar conteúdo
● Iniciar workflowIniciar workflow
● Enviar emailEnviar email
Acções e Regras
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Conversões (Transformação)Conversões (Transformação)
● Vários motores de transformaçãoVários motores de transformação
● Documentos: OpenOfficeDocumentos: OpenOffice
● Imagens: ImageMagikImagens: ImageMagik
● ......
● Invocáveis por regrasInvocáveis por regras
![Page 25: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/25.jpg)
Workflow/BPMWorkflow/BPM
CriaçãoEdição
Revisão
Aprovação
Publicação
● Baseado em Ferramentas Baseado em Ferramentas BPMBPM
● Jboss jBPMJboss jBPM
● ActivitiActiviti
● Possibilidade de desenhar Possibilidade de desenhar workflows personalizados workflows personalizados que depois arrancam com que depois arrancam com actions na gestão de actions na gestão de conteúdos.conteúdos.
![Page 26: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/26.jpg)
Workflow (BPMN apenas)Workflow (BPMN apenas)
![Page 27: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/27.jpg)
Workflow - Run TimeWorkflow - Run Time
![Page 28: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/28.jpg)
InteroperabilidadeInteroperabilidadeDesktop Apps
Mobile Apps
Redes Sociais
Serviços na WebAlfresco Cloud
Sistemas de Informação
Open WebAPIs
CMISJSR-168
Connectors
WebDAV, CMISCIFS, SharePoint
Protocol
Open WebAPIsCMIS
CMIS-basedAlfresco
Sync
CMISWebDAV
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Políticas de ArmazenamentoPolíticas de Armazenamento
Políticas A.
Políticas A.
SSD$$$
FCD$$
SATA$
● Armazenamento dinâmico regido Armazenamento dinâmico regido por políticas pré-configuradas por políticas pré-configuradas relativas ao tipo e ciclo de vida relativas ao tipo e ciclo de vida dos conteúdos. Exemplos:dos conteúdos. Exemplos:
● vídeos do dia são colocados vídeos do dia são colocados em drives mais rápidas (e em drives mais rápidas (e mais caras)mais caras)
● notícias mais lidas no último notícias mais lidas no último mês são colocadas em mês são colocadas em volumes de custo intermédiovolumes de custo intermédio
● conteúdos arquivados são conteúdos arquivados são colocados em dispositivos colocados em dispositivos mais lentos mas mais baratasmais lentos mas mais baratas
![Page 30: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/30.jpg)
Soluções MoreData RelacionadasSoluções MoreData Relacionadas
● MoreDoc – Gestão de Expediente para a Administração Pública
● http://www.moredoc.com.pt
● SpringDocs – Integração entre Alfresco e o ERP Primavera
● http://www.youtube.com/watch?v=xMJqNdoKce4
● Módulo SGQ – Parametrização do Alfresco para gestão do Sistema de Gestão de Qualidade
● http://www.youtube.com/watch?v=hmds8Soksms
● Connexas – middleware para interligação com SAP
● http://www.moredata.pt/oferta/connexas.html
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Referências MoreData/AlfrescoReferências MoreData/Alfresco
![Page 32: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/32.jpg)
Projectos de destaqueProjectos de destaque
![Page 33: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/33.jpg)
OHIM: Migração + integração SAPOHIM: Migração + integração SAP
![Page 34: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/34.jpg)
Importação automáticaImportação automática
![Page 35: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/35.jpg)
Protótipo Alfresco/DrupalProtótipo Alfresco/Drupal
●Modelo de metadados flexível●Workflows●“Rules” e “Actions”●Interface web customizada
![Page 36: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/36.jpg)
Integração com LiferayIntegração com Liferay
Interface AlfrescoClassificação dos cadernos
Portet LifeRay - NavegaçãoNavegação no repositórios
de cadernos
Portet LifeRay - PesquisaPesquisa livre
ou por meta-informação
Componente pré-visualizaçãoPré-visualização caderno
Consulta Meta-informaçãoOpção de download
![Page 37: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/37.jpg)
Alfresco - Kofax - EMail - PortalAlfresco - Kofax - EMail - Portal
@
Custom Action JavaCria Pasta no Alfresco com metadados
(mapeamento XML)Importa ficheiros
(pdf, doc, etc) do Sistema de Ficheiros
Custom Action JavaDesencadeada à Entrada
Cria Pasta com MetadadosMove ficheiros para local
![Page 38: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/38.jpg)
WF - Apl. Negócio - ViewerWF - Apl. Negócio - Viewer
WS Java
API
Aplicação Workflow Aplicação Negócio PDF X Change Viewer
Custom Action JavaDesencadeada à Entrada
Arranca workflow (SP Oracle)
![Page 39: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/39.jpg)
Integração com Primavera ERPIntegração com Primavera ERP
![Page 40: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/40.jpg)
SIGPOA - AlfrescoSIGPOA - Alfresco
API Webservices(AMP)
candidaturas
consultas
![Page 41: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/41.jpg)
Alfresco sobre InformixAlfresco sobre Informix
![Page 42: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/42.jpg)
Interface Adm. PúblicaInterface Adm. Pública
![Page 43: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/43.jpg)
Sistema Gestão QualidadeSistema Gestão Qualidade
![Page 44: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/44.jpg)
Integração contabilísticaIntegração contabilística
![Page 45: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/45.jpg)
Adaptação de interfaceAdaptação de interface
![Page 46: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/46.jpg)
DigitalizaçãoDigitalização
● Processo de digitalização
● Aquisição de equipamento
● Subcontratação serviços
● Captura de Meta-Informação
● Preenchimento Manual
● OCR simples
● OCR com captura automática de campos
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Aspectos a ter em contaAspectos a ter em conta
● Longevidade previsível dos documentos
● Suporte continuado; Preservação digital● Multiplicação de origens de documentos
● Necessidade de controlo; centralização● Normas e recomendações
● RNID, MEF, MIP, Moreq● Flexibilidade vs. Formalismo
● Independência dos especialistas
![Page 48: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/48.jpg)
Aspectos a ter em conta (cont.)Aspectos a ter em conta (cont.)
● Gestão da adopção
● Usabilidade, formação, coaching● Gestão da mudança organizacional
● Reengenharia de processos; monitorização do desempenho● Integração e interoperabilidade
● CMIS!, WS, REST, ShPntProtocol● Extensibilidade e evolução tecnológica
● Vitalidade do ecosistema comunidade+empresa
![Page 49: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/49.jpg)
51
Questões Relevantes OrganizativasQuestões Relevantes Organizativas
● Gestão centralizada de Entidades
● Arquivo centralizado à entrada (excepto confidenciais)
● Política de integração do Email
● Política de digitalização e reconhecimento de texto (OCR)
● Plano de Classificação e Arquivo
![Page 50: MoreData Alfresco 2015-07](https://reader030.fdocumentos.tips/reader030/viewer/2022020208/55d6ec97bb61eb8d0d8b46f6/html5/thumbnails/50.jpg)
52
SumárioSumário
● Maior parte da informação das organizações não está estruturada (nem vai estar)
● Sistemas de ficheiros e bases de dados SQL não são suficientes
● Sistemas de Gestão Documental são necessários
● Forte componente de integração entre aplicações e sistemas, com especial foco na web e ambientes móveis
● Ambiente tecnológico complexo, inclui desafios técnicos e organizacionais
● Alfresco é solução tecnológica abrangente
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Posicionamento MoreDataPosicionamento MoreData
● Mais de 30 anos a desenvolver Sistemas de Informação à medida e a integrá-los em organizações complexas
● Implementações de gestão documental integradas em ambientes multi-plataforma
● Uma equipa experiente e versátil
● Um modelo de serviços baseados em Open Source e Java que permite investimentos incrementais
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Serviços Gestão DocumentalServiços Gestão Documental
● Projectos piloto com trial version
● Instalação, configuração, costumização (modelo, classificação, regras, acções, workflows, reports, dashlets, integração, clustering, backups, …)
● Content Management Administration (CMA)
● Benchmarking e tuning
● Apoio 1ª linha / interface com Alfresco Inc.
● Formação e consultoria
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ConclusãoConclusão
Gestão DocumentalGestão Documental
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