UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU UFPI CAMPUS SENADOR HELVDIO

NUNES DE BARROS CSHNB

CURSO DE BACHARELADO EM ADMINISTRAO

DANILO DA SILVA CABRAL

UM ESTUDO SOBRE A UTILIZAO DE SISTEMAS DE INFORMA O

GERENCIAL (SIG) PARA AUXLIO NA TOMADA DE DECISO E M UM

COMRCIO ATACADISTA NA CIDADE DE PICOS PI.

Picos (PI)

2013

Danilo da Silva Cabral

UM ESTUDO SOBRE A UTILIZAO DE SISTEMAS DE INFORMA O

GERENCIAL (SIG) PARA AUXLIO NA TOMADA DE DECISO E M UM

COMRCIO ATACADISTA NA CIDADE DE PICOS PI.

Monografia apresentada ao Curso de Bacharelado

em Administrao da Universidade Federal do

Piau - UFPI, em cumprimento parcial das

exigncias de obteno do ttulo de Bacharel em

Administrao.

Orientador(a): Prof. Liliane Arajo Pinto, MSc.

Picos (PI)

2013

Eu, Danilo da Silva Cabral , abaixo identificado(a) como autor(a), autorizo a biblioteca da Universidade Federal do Piau a divulgar, gratuitamente, sem ressarcimento de direitos autorais, o texto integral da publicao abaixo discriminada, de minha autoria, em seu site, em formato PDF, para fins de leitura e/ou impresso, a partir da data de hoje.

Picos-PI, 18 de Abril de 2013.

FICHA CATALOGR`FICA

Servio de Processamento Tcnico da Universidade Federal do Piau

Biblioteca Jos Albano de Macdo

C117e Cabral, Danilo da Silva.

Um Estudo sobre a utilizao de sistemas de informao gerencial (SIG) para auxlio na tomada de deciso em um comrcio atacadista na cidade de Picos PI / Danilo da Silva Cabral. 2013.

CD-ROM : il. ; 4 pol. (55 p.)

Monografia(Bacharelado em Administrao) Unive rsidade Federal do Piau. Picos-PI, 2013.

Orientador(A): Prof. MSc. Liliane Arajo Pinto

DEDICATRIA ESPECIAL A Deus, Pela sua presena constante na minha vida, me

mostrando o melhor caminho e me protegendo do que

possa me machucar. Pelo auxlio nas minhas escolhas e

pelo conforto das horas difceis, sempre me mostrando

que posso ser e fazer melhor.

DEDICATRIA

MINHA ME,

Maria Jos da Silva,

Por ser meu apoio, minha fora e meu orgulho.

AO MEU PAI,

Djanilson Cabral de Melo,

Por me ensinar a ter responsabilidade e lutar por uma vida melhor.

AOS MEUS IRMOS,

Amanda, Letcia e Matheus,

Por me fazer ter muito orgulho e entender o que amor.

MEMRIA DO MEU AV,

Damio Ferreira de Melo,

Porque, onde quer que esteja, sei que cuida e torce por ns...

AGRADECIMENTOS

Mais uma vez, a Deus, pois sem ele no teria foras e nem coragem para

enfrentar mais uma batalha.

minha namorada, Bruna, pela compreenso nesse mom ento de ausncia

devido aos estudos e leituras.

professora Liliane Arajo, pelo esforo, apoio e grande auxlio para que

esse trabalho pudesse ser concludo.

Aos professores Marciel e Ismael, que comporo a ba nca de anlise do

trabalho, aumentando os crditos do mesmo.

"Mil cairo ao teu lado, e dez mil tua

direita, mas tu no sers atingido."

SALMOS, 91:7

RESUMO

Atualmente existe uma grande busca por vantagens competitivas para que as empresas consigam se desenvolver, destacar, e crescer no mercado em que atua. Uma das formas de se conseguir, nos dias de hoje, alavancar a organizao quando se toma decises acertadas e rpidas, seja durante uma compra, venda ou qualquer procedimento que envolva a empresa. Para efetuar o processo decisrio de maneira eficiente e eficaz so disponibilizados no mercado sistemas que trabalham para receber, agrupar, transformar e repassar informaes aos seus usurios, dando suporte s decises. Nesse contexto , objetivou-se estudar as vantagens de fazer a utilizao desses sistemas nas empresas, por meio de um estudo de caso, numa empresa de comrcio atacadista da cidade de Picos PI. Mais especificamente, buscou-se explorar o ponto de vista dos colaboradores em relao ao sistema utilizado, se o sistema fornece informaes de fcil entendimento, como se da o treinamento dos usurios, entre outros. E para isso, foram selecionados os colaboradores que trabalham diretamente com o uso do sistema. Assim, em funo de constantes mudanas, e m qualquer que seja o cenrio, principalmente no que diz respeito a ascenso tecnolgica, um bom sistema de informao gerencial (SIG) um fator fundamenta l na tomada de deciso gil, segura. A pesquisa de cunho quanti-qualitativo, e para tanto foram utilizados questionrios de perguntas abertas e fechadas envolvendo questes acerca das caractersticas socioeconmicas, quais cargos ocupados na empresa e perguntas envolvendo o sistema utilizado, e suas contribuies para o proc esso decisrio. Dessa forma, o presente trabalho aponta a relevnci a do SIG na gesto empresarial para o processo decisrio, pois ele consolida o pla no de atuao das empresas, gerao de informaes rpidas e de qualidade, que resultaro em maior produtividade, melhor e maior satisfao interna, m elhor imagem externa, rapidez em tarefas rotineiras, auxiliando na reduo de des perdcios e maximizao dos lucros. Palavras-Chave: Sistema de Informao Gerencial. Tomada de deciso. Gesto Empresarial. Comrcio atacadista.

ABSTRACT

Currently there is a great quest for competitive advantages for companies to be able to develop, highlight, and grow in the market in which it operates. One way to get, nowadays, is leveraging the organization when taking right decisions and fast, whether for a purchase, sale or any procedure involving the company. To make the decision process in an efficient and effective systems are available on the market that work to receive, collate, process and relay information to their users, providing decision support. In this context, the objective was to study the advantages of using these systems in companies, through a case study, a wholesale trading company of the city of Picos - PI. More specifically, we sought to explore the views of employees in relation to the system used, the system provides information easy to understand, as if the user training, among others. And for this, we selected the employees who work directly with system usage. Thus, due to constant changes, in whatever scenario, especially regarding the rise of technology, good management information system (GIS) is a key factor in decision making agile, safe. The research has taken a quantitative and qualitative, and both questionnaires were used to open and closed questions involving questions about the socioeconomic characteristics, which occupied positions in the company and questions involving the system used, and their contributions to the decision-making process. Thus, the present work points to the importance of GIS in business management for decision making as it consolidates corporate action plan, generation of quick information and quality, which will result in higher productivity, better and greater internal satisfaction, better external image, on routine tasks quickly, helping to reduce waste and maximize profits. Key Words: Management Information System. Decision Making. Business Management. Wholesalers.

LISTA DE ILUSTRAES

Figura 1: Tela inicial do sistema...................................................................................... 36

Figura 2: Ferramentas diversas Auxilio ao financeiro....... ............................................ 38

Figura 3: Relatrio analtico de clientes.................... ....................................................... 38

Figura 4: Ranking de vendas........................................................................................... 39

Figura 5: Ferramentas de auxilio ao controle de estoque................................................ 40

Figura 6: Ferramentas diversas - Relatrio gerencial........ .............................................. 42

Figura 7: Ferramentas diversas Fluxo de caixa............. ............................................... 44

Figura 8: Ferramentas de cadastro.................................................................................. 47

LISTA DE GR`FICOS

Grfico 1: Eficcia no controle das contas a pagar e receber......................................... 43

Grfico 2: Controle da quantidade dos produtos em estoque atravs do sistema.......... 44

Grfico 3: Eficcia no que se refere a avisos sobre validade de produtos...................... 45

Grfico 4: Cadastro e informaes sobre compras e clientes.... ..................................... 46

Grfico 5: Grau de satisfao em relao ao sistema utilizado na empresa................... 48

SUM`RIO

1 INTRODUO ...................................... .............................................13

1.1 Problemtica

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo geral

1.2.2 Objetivos especficos

1.3 Justificativa

2 REFERENCIAL TERICO ............................. ....................................18

2.1 Dados

2.2 Informao

2.3 Conhecimento

2.4 Sistema

2.5 Sistema de Informao

2.5.1 Atividades do Sistema de Informao

2.6 S.I.G. Sistema de Informao Gerencial.

2.7 Processo decisrio

2.8 Os Sistemas de Informaes Gerenciais nas tomad as de deciso

2.9 Importncia dos SIG para as empresas

2.10 Comrcio atacadista

2.10.1 Tipos de Atacadistas

3 METODOLOGIA ..................................... ...........................................32

3.1 Conceito de metodologia

3.2 Caracterizao da pesquisa

3.3 Populao e amostra

3.4 Plano de coleta de dados

3.5 Plano de anlise e tratamento de dados

4 AN`LISE DOS DADOS ............................... ......................................35

4.1 Perfil dos entrevistados

4.2 Sistema de informao utilizado pela empresa

4.3 Importncia do sistema nos setores da empresa

4.3.1 Informaes necessrias a cada setor para a tomada de deciso

4.4 Melhoria, atualizao do sistema e treinamento dos funcionrios

4.5 Adequao do sistema s preferncias dos client es e interao com fornecedores

4.6 Informaes claras e suficientes para a tomada de deciso

4.7 Reduo de custos e aumento de lucro

5 CONSIDERAES FINAIS ............................ ...................................49

REFERNCIAS ....................................... ..............................................50

APNDICE .......................................... ..................................................53

APNDICE A Questionrio aplicado aos usurios do sistemas na empresa ........................................... ....................................................54

1 INTRODUO

Com o mundo renovando suas tecnologias cada vez mais rpido, assim

podendo dar total suporte para as vrias necessidades das organizaes, e com o

incio da globalizao, as empresas esto buscando tanto melhorar o desempenho,

como tambm, a qualidade do produto e do servio na empresa. Desta maneira,

podero entrar no mercado competitivo atingindo mai ores lucros e obtendo

resultados positivos.

A informao papel fundamental para o desenvolv imento de qualquer

organizao e passou a ser fundamental para a tomad a de decises, at mesmo

para a sustentao da empresa no mercado, ou seja, uma questo de

sobrevivncia. Assim, em meio de disputas to acirradas, onde se compete por

preo, qualidade, e outras variveis, torna-se imprescindvel que as informaes

sejam confiveis, completas, e apresentadas no menor tempo possvel e de maneira

objetiva. Porm, s vezes, as informaes encontram -se espalhadas e

desorganizadas, assim, dificultando a sua recupera o e retardando o momento de

deciso da empresa.

Partindo dessa ideia, tm-se os sistemas de informao, que so

responsveis por armazenar os dados, organiz-los de maneira que deixem de ser

apenas palavras e nmeros soltos e passem a ser informaes teis para o

gerenciamento das decises de uma empresa no moment o em que ela necessitar. A

partir disso, as empresas tero uma fora a mais pa ra enfrentar o mercado, e

primando por esses fatores certamente ela ir se destacar.

Conforme Oliveira (2010), os sistemas de informao utilizados de maneira

correta trazem melhoria nos servios realizados e o ferecidos, melhoria nas tomadas

de decises, devido s informaes mais rpidas e p recisas e outros mais

benefcios que sero explanados ao longo deste trab alho.

Logo, entende-se que a capacidade para atuar de maneira rpida e

decisivamente num mercado cada vez mais concorrido passou a ser um fator crtico

para conseguir xito, desta forma, essencial ter um sistema de informao

implantado na organizao.

Dentre vrios motivos, atualmente, as empresas carecem de uma riqueza de

dados e informaes sobre as diversas reas no mundo, que ajudaro nas anlises

feitas antes de efetuar uma compra, venda, ou transao. Por isto, cada executivo

precisa de um instrumento para buscar informaes, e estas servem para dinamizar

e facilitar os processos de deciso, que acarretar no desenvolvimento das

empresas.

Desta forma, a tomada de deciso todo um processo que tem como

referncia e consulta informaes sobre o comportamento dos consumidores

perante o que acontece no mundo, uso de produtos e servios, economia, mercado,

e outros fatores que iro determinar para alterar e adequar o servio ou produto no

mercado organizacional.

Nesse contexto, a presente pesquisa objetiva apontar benefcios do uso de

sistemas de informao nas organizaes, mostrando quais recursos e ferramentas

que ela poder usufruir para extrair uma gama de informaes referentes vida da

empresa, trazendo assim, maior produtividade, menores custos, melhor e maior

satisfao interna, melhor imagem externa e maiores lucros, entre outros vrios

pontos positivos.

Assim, com as caractersticas do mundo atual, pode-se dizer que cada vez

mais, as empresas que desejam sobreviver e perpetua-se devero investir em

sistemas de informao de qualidade e que se encaix e nas necessidades da

organizao.

1.1 Problemtica

Este trabalho parte da premissa de que o uso de um sistema de informao

gerencial indispensvel para que a empresa possa ser competitiva e tenha

resultados otimizados. As organizaes que no se v alem de ferramentas e de

tcnicas apropriadas de anlise para mensurar o custo de seus produtos ou

servios, entre outros, podem cometer erros que con duzem a empresa a um

posicionamento estratgico indesejvel.

Gil (1999) define que [...] os sistemas de informa o compreendem um

conjunto de recursos humanos, materiais, tecnolgic os e financeiros agregados

segundo uma sequencia lgica para o processamento d os dados e a

correspondente traduo em informaes. Da surge o questionamento, de quais

maneiras o uso de sistemas de informaes gerenciai s pode auxiliar na tomada de

deciso?

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo geral

Analisar o uso de sistemas de informao gerencial e verificar a importncia

na tomada de deciso da empresa X, com intuito de v iabilizar uma maximizao de

lucros e diminuio de custos.

1.2.2 Objetivos especficos

Analisar se o sistema de informao utilizado est suprindo as necessidades da empresa

Verificar como se da o processo de atualizao do sistema, e como essas mudanas so recebidas pelos usurios.

Identificar o grau de satisfao do empresrio em relao ao seu sistema, e que benefcios ele encontra no uso do sistema.

1.3 Justificativa

Com a crescente busca por vantagens competitivas, cresce a procura de

meios para a diminuio de custos e maximizao de lucros, assim, com um enorme

desenvolvimento contnuo nas reas tecnolgicas, encontra-se um meio para a

realizao desses objetivos nos sistemas de informa o gerencial, que por sua vez

esto cada vez mais sofisticados, buscando sempre u ma rpida apurao e

transformao de dados em informaes, para que ass im tomem-se as decises de

maneira mais rpidas e acertadas.

Para as organizaes e empresas, a importncia do p rocesso decisrio se

d ainda pelos mtodos e processos de escolha, onde se estabelece, identifica,

compara e avalia situaes aptas de oferecer altern ativas para os executivos. E

essas etapas, se do por maneiras de avaliar j definidas pela poltica da

organizao na escolha de seu sistema.

Este estudo mostrar o poder que os sistemas de informao tem, se

utilizados de maneira correta, desde a recepo dos dados, at os relatrios finais,

que indicaro aos executivos responsveis informa es de qualidade, dando a eles

condies de tomarem decises mais acertadas. Dentr e as vrias vantagens, pode-

se destacar, conforme OLIVEIRA (2002, p. 54):

Reduo dos custos das operaes; melhoria no acess o s informaes, proporcionando relatrios mais preciso s e rpidos, com menor esforo; melhoria na produtividade; melhoria nos servios realizados e oferecidos; melhoria na tomada de decises, por meio do fornecimento de informaes mais rpidas e precisas ; estmulo de maior interao dos tomadores de deciso; fornecime nto de melhores projees dos efeitos das decises; melhoria na est rutura organizacional, para facilitar o fluxo de informa es; melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam os sistemas; reduo do grau d e centralizao de decises na empresa; e melhoria na adaptao da empresa para enfrentar os acontecimentos no previstos.

Ser de grande valia a apresentao deste trabalho para todos os tipos de

empresas, pois os sistemas no se aplicam apenas a fbricas, indstrias ou grandes

empreendimentos. Para cada seguimento de mercado tem-se um tipo de sistema

que possa ser utilizado, ou mesmo encomendado a profissionais da rea, que

estudaro todas as necessidades do negcio em quest o e iro construir um

sistema com todas as ferramentas necessrias para a tomada de deciso.

No caso da empresa estudada, este trabalho ser de enorme importncia

para o aprimoramento e desenvolvimento constante de suas atividades. Partindo da

ideia que no comrcio atacadista os funcionrios se defrontam com uma grande

diversidade de clientes, onde os mesmos tm gostos diferentes, sendo mudados

pelo grupo social, cultura e renda disponvel de cada um. E que se trabalha com

vrios tipos de produtos, onde com o uso de um SIG, sabero quais so os mais

vendidos, fazendo assim a necessidade de compra para no faltar quando os

clientes desejarem, os que menos vendem, para deixar de comprar junto ao

fornecedor, e at mesmo saber os motivos da no venda deles, pode-se tambm

mapear os produtos que esto com prazo de validade prximo ao vencimento, e at

mesmo facilitar a localizao no estoque.

A realizao deste trabalho termina por ter, dessa forma, grande importncia

tambm para o meio acadmico, pois ser mais uma forma de ampliar o

conhecimento a respeito do assunto, e poder servir de base para trabalhos e

pesquisas futuras, principalmente em nossa regio, onde o comrcio quem

movimenta toda a economia.

2 REFERENCIAL TERICO

Para fundamentar este estudo, sero apresentados os principais conceitos e

definies encontrados em alguns livros, revistas e meios eletrnicos. H inmeros

autores que discorrem sobre os assuntos colocados. Suas concluses formaro a

base deste trabalho.

2.1 Dados

Os dados formam a matria-prima de um produto a ser obtido, que a

informao. Estes podem aparecer de diversas fontes , sendo tambm vasta a

maneira de integr-los, lembrando que eles constituem a base para a produo de

novas informaes.

Considera-se como um dado a representao convenci onada de uma

grandeza qualquer, um sinal ou cdigo, expresso em unidades padronizadas,

podendo ser obtido por observao, medio ou proce sso automtico. (JAMIL,

2006, p. 17).

O dado pode ser definido, tambm, como:

[...] tomos de matria-prima a ser trabalhada pelo homem. o nvel simblico irredutvel, no qual a codificao alfanu mrica nos permite transformar a matria-prima de um lado para outro, como tantos gros ou sacos de arroz. Os dados so inerentes. So granula res. Podem ser armazenados e transportados, a despeito de seu significado. (ALBRECHT, 1999, apud SOUZA, 2008, p. 21).

Chiavenato (2009, p. 108), diz que um dado apenas um ndice, um

registro, uma manifestao objetiva, passvel de an lise subjetiva. Quando

classificados, relacionados e armazenados, so base s para a criao da informao.

O dado por si s, sem relacionamento, no tem valor .

Para (Oliveira, 2010), um dado qualquer elemento identificado em sua

forma bruta, que, por si s no conduz a compreens o de determinado fato ou

situao.

De maneira geral, dados tm um relacionamento com informao em uma

contextualizao direta, sendo que os mesmos sero agrupados e processados

resultando em informao (JAMIL, 2006). Assim, os d ados serviro de matria prima

para a construo da informao.

2.2 Informao

A informao o resultado obtido do aperfeioament o de dados, sendo

assim, a partir do momento em que os dados so mani pulados, organizados, unidos

para um fim especfico tm-se a produo de novas informaes. Como j dito, os

dados por si s, na maioria dos casos, no constitu em elementos teis para dar

suporte tomada de deciso ou planejamentos estrat gicos. J a informao o

elemento fundamental a esses processos.

Oliveira (2010) refora que, a informao o dado trabalhado que permite

ao executivo tomar decises.

As informaes so o resultado dos dados devidament e tratados,

comparados, classificados, e de que maneira podem se relacionar com outras para

auxiliar na tomada de deciso.

Jamil (2006, p. 17) afirma que se pode considerar a informao como um

elemento composto a partir de um conjunto de dados relevantes para uma anlise,

contextualizados.

Assim, pode-se afirmar que a informao reutilizvel, no havendo

deteriorao pelo seu uso, o valor dado a partir da importncia delas em relao

aos seus usurios.

Segundo Rezende e Abreu (2006), a informao tem in estimvel valor

quando usada para conhecer situaes e caracters ticas das pessoas, processos,

sistemas, recursos financeiros, tecnologias, entre outros. Isso pode gerar poder para

quem possuir tais informaes, seja pessoa fsica o u uma organizao. Durante a

vida de uma empresa so geradas, coletadas e armaze nadas informaes diversas,

que constroem um histrico. Este histrico, em um p rocesso sistmico, ser

importante para as aes organizacionais contempor neas e futuras.

Nas ltimas dcadas as empresas vm enfrentando vrias mudanas, os

processos que antes eram manuais comearam a ser su bstitudas por ferramentas

de alta tecnologia, e estas novas formas de processo tem como ponto central a

informao. Com isso, as empresas tm a possibilidade de alcanar seus objetivos

de forma mais rpida. Assim, segundo Rezende e Abreu (2006, p.109):

Com a crescente concorrncia global, as empresas tero cada vez mais necessidade de informao, tanto do mercado, quanto a respeito dos planos e intenes de consumidores e dos competidores. A i nformao tambm propicia empresa um profundo conhecimento de si m esma e de sua estrutura de negcios, facilitando o planejamento, a organizao, a gesto e o controle dos processos.

Assim, entende-se que a informao no se resume ap enas ao

entendimento e anlise do ambiente interno, pois uma organizao que pretende se

desenvolver e crescer no ramo em que atua dever buscar notcias sobre tudo que

acontece no mundo, seja sobre cultura, economia, poltica, entre outros, pois todos

esses pontos podero influenciar nos processos e no futuro da empresa.

2.3 Conhecimento

O conhecimento o entendimento das informaes e d a realidade, sendo

que este se aperfeioa e melhora atravs de informaes adquiridas e acumuladas

ao longo do tempo. Sem dvida, pode-se afirmar que o conhecimento um grande

passo para a tomada de decises em qualquer que sej a o ambiente.

Para Laudon e Laudon (2004), conhecimento o conjunto de ferramentas

conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar,

armazenar e compartilhar a informao.

Vasconcelos (2000, p.29) afirma que:

O conhecimento identificado como a crena produzida (ou sustentada) pela informao. Assim a informao u m fluxo de mensagens enquanto o conhecimento criado por este mesmo fluxo de informao ancorado nas crenas e compromissos d o seu detentor.

Nonaka e Takeuchi (1997 apud Almeida, 2006. p.175) classificaram o

conhecimento humano em dois tipos: conhecimento tcito e conhecimento explcito.

Conforme estes autores o conhecimento tcito corresponde a conhecimento pessoal

embutido em experincia individual e envolve fatores intangveis como crenas

pessoais, perspectivas e o sistema de valores, ou seja, um componente crtico do

comportamento humano. Os mesmos autores ainda definem conhecimento explcito

como sendo o conhecimento que pode ser articulado em linguagem formal, o que

inclui sentenas gramaticais, expresses matemticas, especificaes e manuais.

Rezende e Abreu (2006) afirmam que nem todo o conhecimento tcito pode

ser codificado e formalizado, assim como nem todo o conhecimento estruturado

deve se tornar implcito, isso ser internalizado.

Assim, nota-se a grande importncia de ter o conhec imento em poder dos

gestores. Sem ele, decises podero ser tomadas pre cipitadamente e

consequentemente, acarretaro problemas imediatos e futuros para a organizao.

2.4 Sistema

Ao comentar sobre sistema, Oliveira (2010, p. 273) afirma que o conjunto

de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo

unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo.

Este termo ainda pode ser definido como um conjunto de funes

logicamente estruturadas, com a finalidade de atender a determinados objetivos

(CASSARRO, 2010, p. 25).

Por fim, conforme Chiavenato (2003, p. 417), sistema um conjunto de

elementos dinamicamente relacionados entre si, formando uma atividade para atingir

um objetivo, operando sobre entradas (informao, e nergia ou matria) e fornecendo

sadas (informao, energia ou matria) processada s.

Os elementos, as relaes entre eles e os objetivos (ou propsitos)

constituem os aspectos fundamentais da definio de um sistema. Os elementos

constituem as partes ou rgos que compem o sistem a e esto dinamicamente

relacionados entre si, mantendo uma constante interao.

Visto isso, fica fcil saber que um sistema formado por dados, que geram

informaes para os utilitrios e envolvidos de um sistema. Quando for necessrio

no auxlio tomada de decises ele prestar os ser vios de armazenar, organizar e

repassar as informaes aos interessados.

2.5 Sistema de Informao

De acordo com alguns autores, os sistemas de informao, alm de dar

suporte tomada de deciso, eles tambm tm o poder de auxiliar os gerentes, e

todos os funcionrios de uma empresa, a analisar, entender e poder resolver

problemas, e at mesmo criar novas situaes em que daro a empresa novos

ganhos.

Conforme Rezende e Abreu (2006), um sistema de informao:

Pode ser definido como processos de transformao d e dados em informaes que so utilizadas na estrutura decisr ia da empresa e que proporciona a sustentao administrativa, visando otimizao dos resultados esperados.

Guerreiro (2006, apud SILVA et al., 2007) ressalta que os gestores tm

grande dependncia do recurso informao. A informao deve ter um sentido

lgico para o gestor, e os sistemas de informaes devem ser configurados de forma

a atender eficientemente s necessidades informativ as de seus usurios, bem como

incorporar conceitos, polticas e procedimentos que estimulem o gestor a tomar as

melhores decises para a empresa.

Nesse contexto, Mosimann e Fisch (2009, p. 54) conceituam sistema de

informao como:

Uma rede de informaes cujos fluxos alimentam o pr ocesso de tomada de decises; no apenas da empresa como um todo, mas t ambm de cada rea de responsabilidade. O conjunto de recursos humanos, fsicos e tecnolgicos que o compe transforma os dados captados em inform aes, com a observncia dos limites impostos pelos usurios quanto ao tipo de informao necessria a suas decises, condicionando, portanto, a relao dos dados de entrada.

J OBrien (2010), estende um pouco mais o seu conceito e diz que um S.I.

um sistema que recebe recursos de dados como entrada e os processa em

produtos de informao como sada. Um Sistema de In formao depende dos

recursos humanos (os usurios finais e especialistas em Tecnologia de Informao),

de hardware (mquinas), software (programas), dados (banco de dados e bases de

conhecimento) e redes (meios de comunicaes e apoi o de redes) para executar

atividades de entrada, processamento, produo, arm azenamento e controle que

convertem recursos de dados em informaes, estes s o os cinco recursos bsicos

do sistema de informao. Uma importante atividade dele o controle de seu

desempenho. Assim, deve-se produzir feedback sobre suas atividades de entrada,

processamento, sada e armazenamento.

Dessa forma, entende-se que um sistema de informa o deve dar o devido

suporte s fases do processo de gesto, planejament o, execuo e controle, bem

como assegurar a integrao entre essas fases que s o bastante dependentes entre

si, uma vez que a amarrao entre o planejamento, a execuo e o controle

efetuada atravs da informao.

Por fim, de acordo com o que diz Laudon (2004), um sistema de informao

pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-

relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribuem

informaes destinadas a apoiar a tomada de decise s, a coordenao e ao

controle, esses sistemas tambm auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar

problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.

Assim, analisando o entendimento de cada autor, pode-se dizer que os

sistemas de informao recebem dados, os processam e do ao usurio os

resultados. Mas cabe ao usurio aliment-lo com os dados necessrios para o

processo se desenvolver de maneira completa. Depois disso, tambm funo do

usurio saber entender os resultados emitidos pelo aplicativo, e decidir de que

maneira aquelas informaes podero melhor ajudar. E ainda de acordo com esses

autores, entre os benefcios que as empresas procuram obter por meio dos sistemas

de informao esto suporte tomada de deciso; va lor ao produto (bens e

servios); melhor servio e vantagem competitiva; p rodutos de melhor qualidade;

oportunidade de negcios e aumento da rentabilidade ; mais segurana nas

informaes, menos erros, mais preciso; aperfeioa mento nos sistemas; eficincia,

eficcia, efetividade, produtividade; carga de trabalho reduzida; reduo dos custos

e desperdcios; controle das operaes, dentre outr os.

2.5.1 Atividades do Sistema de Informao

Conforme OBrien (2010), sero apontadas a seguir a lgumas atividades

bsicas do processamento da informao. So elas:

Entrada de Recursos de Dados - a entrada considerada atividade de

registro de dados, como gravar e editar. Geralmente, os usurios finais

registram em um sistema de computador. Depois de registrados, os dados

podem ser transferidos para uma mdia que pode ser lida por mquina, at

serem requisitados para o processamento. Os usurios podem usar o

teclado ou leitura tica para inserir os dados no c omputador.

Transformao de Dados em Informao os dados so submetidos a

atividades de processamento como, clculo, comparao, separao,

classificao e resumo. Estas atividades analisam, organizam e manipulam

dados, convertendo-os em informao para os usurios finais.

Sada de Produtos da Informao a informao transmitida de vrias

formas para os usurios finais e colocadas disposio deles em forma de

sada. O objetivo do sistema de informao a prod uo dos produtos da

informao apropriados para os usurios finais. Produtos comuns da

informao incluem mensagens, relatrios, formulri os e imagens grficas,

que podem ser fornecidos por monitores de vdeo, respostas em udio,

produtos de papel e multimdia.

Nota-se que para o funcionamento perfeito do sistema, o trabalho deve ser

feito de forma conjunta, desde o recebimento dos dados, at a sada dos mesmos,

sempre tentando corrigir os erros atravs do processo de retroao.

2.6 S.I.G. Sistema de Informao Gerencial.

Conforme Cruz (2009), Sistemas de Informaes Geren ciais so um sistema

de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicaes que coleta,

valida, executa operaes, transforma, armazena, re cupera e apresenta dados para

uso no planejamento, oramento, contabilidade, cont role e outros processos

gerenciais para vrios propsitos administrativos.

Para Batista (2006), esses sistemas oferecem um conjunto de relatrios

resumidos sobre o desempenho da empresa, os quais so utilizados para a

realimentao do planejamento operacional, e ainda complementa dizendo que os

SIG so desenvolvidos com base no conhecimento espe cfico do negcio,

chamando de mtodo de trabalho. E, com uma metodologia adequada para

selecionar informaes estratgicas e atividades da empresa, os sistemas de

informao gerencial usam ferramentas que permitem uma viso agregada,

integrada e grfica dos principais indicadores de desempenho da empresa.

Segundo Oliveira (2010), SIG o processo de transformao de dados em

informaes que so utilizadas na estrutura decisr ia da empresa, proporcionando,

ainda, a sustentao administrativa para otimizar o s resultados esperados.

Ainda para Oliveira (2010), o executivo deve se lembrar de que o SIG foi

feito para fornecer informaes seguras para a toma da de decises, que resultem

nos objetivos estabelecidos. O SIG pode trazer uma alavancagem para a empresa

altamente significativa, atravs do tratamento e o resultado da atividade referida da

empresa. Assim, verifica-se que o SIG tem uma elevada importncia organizacional.

Em outras palavras, um Sistema de Informao Gerenc ial resulta na

integrao de todos os subsistemas principais num nico sistema. Ele deve

incorporar informaes necessrias para o planejamento e o controle, deve fornecer

informaes suficientes e precisas na frequncia necessria para que os

responsveis pelo entendimento daquelas informaes possam aplica-las da melhor

maneira possvel, buscando sempre a maior proximidade com as decises

acertadas.

2.7 Processo decisrio

Constantemente, os administradores e empresrios deparam-se com um

determinado nmero de opes de deciso e, dentre e stas, devem ser escolhidas

aquelas que levem a organizao a atingir seus melh ores resultados. A

compreenso da realidade do que ocorre na organiza o de grande importncia

para que o gestor possa efetuar a escolha de uma ou mais alternativas, das quais

sero definidas as que melhor se adequarem s neces sidades da empresa e que,

assim possam lev-la ao encontro do que foi planejado. Consequentemente, uma

deciso de qualidade est ligada ao uso correto da informao na tomada de

deciso, de modo a ordenar as alternativas e optar pela melhor opo, que ser

aquela que levar o que foi almejado para a empresa.

Sendo assim, tomada de deciso, segundo Oliveira (2 010), a converso

das informaes analisadas em ao. Os desafios imp ostos levam os

administradores a buscar informaes que espelhem f ielmente a real situao das

organizaes, para que o processo decisrio seja ef etuado de forma eficaz, para

alcanar os resultados pretendidos.

So vrios os elementos que compe o processo decisrio, como as

condies de incerteza, risco, os objetivos em que se almeja alcanar, a melhor

estratgia, entre outros.

Oliveira (2010) afirma que, no processo decisrio, deve ser estabelecida

uma orientao em relao opo escolhida, requer endo dos administradores uma

racionalidade objetiva. O autor classifica o processo decisrio em fases, a saber:

Identificao do problema, que basicamente seria identificar o cenrio em

que a empresa se encontra;

Anlise do problema, que dar-se incio assim que se forem firmadas as

informaes sobre o problema, valendo lembrar que o mesmo deve ser

tratado como um sistema, considerando as oportunidades e as ameaas;

Estabelecer algumas possveis solues e alterna tivas para a resoluo do

problema;

Analisar e comparar as solues que foram levant adas atravs do

levantamento das desvantagens e vantagens de cada opo;

Seleo das opes mais viveis, conforme os cri trios preestabelecidos,

por meio do conhecimento das vantagens e desvantagens dessas

alternativas;

Implantao da opo escolhida, introduzindo o t reinamento necessrio das

pessoas;

Avaliar a opo escolhida, atravs de critrios determinados pela

organizao, em que opo escolhida dever fornecer resultados a serem

avaliados.

Ainda vale ressaltar que o sucesso do processo decisrio depende da

escolha certa durante essas fases. Assim, comprova-se a importncia da

teoria da deciso, que declara a maneira pelo qual dever passar o processo

decisrio na busca da deciso apropriada para a res oluo do problema,

bem como a definio do futuro da organizao.

Neste sentido, pode-se entender que as decises pre cisam ser tomadas de

maneira gil e corretas, pois o desempenho das empresas deriva da qualidade de

sua administrao. Assim sendo, as tomadas de decis o dependem do potencial

dos administradores em optar pela alternativa que melhor satisfaz s necessidades

organizacionais.

2.8 Os Sistemas de Informaes Gerenciais nas tomad as de deciso

Nota-se que um sistema de informao gerencial da u m apoio imensurvel

ao empresrio, pois eles tm todas as informaes necessrias para dar base s

decises tomadas pelo responsvel. Partindo disso, Melo (2006) diz que h

necessidade de que o processo de tomadas de deciso seja baseado em sistemas

de informaes gerenciais, pois tais sistemas, dent ro de um processo decisrio

estruturado e disciplinado e com as adequadas informaes gerenciais, levam

segurana que o administrador precisa para escolher qual a melhor deciso para a

organizao.

Como as informaes gerenciais do aos executivos e responsveis a

possibilidade de tomar decises, essas informaes, segundo Cassarro (2010),

mostram uma variedade do que chama de atributos tcnicos, que so por ele

definidos conforme sua importncia:

Custo de sua oportunidade versus o benefcio que ela proporciona: a

organizao tem custos a cobrir para que uma determ inada informao

chegue at o tomador de deciso. Desta forma, se o benefcio conseguido

com a deciso que decorreu desta informao for igu al ou menor a seu

custo, certificada que esta no se faz necessria para a organizao;

Oportunidade: sendo escolhida uma alternativa num determinado momento,

a deciso ter um valor mximo; posteriormente, por algum tempo, ela ter

algum valor e, por fim, no ter nenhum valor, apenas custo;

Correo: as informaes gerenciais no tm obrig atoriedade de serem

exatas, pois, para que isso acontea, necessrio certo tempo para serem

geradas; assim, fundamental que elas sejam corretas e disponveis no

momento desejado, refletindo a realidade do ambiente;

Relevncia ou significado: as informaes podem ser divididas em graus de

importncia para as tomadas de deciso. O administr ador emprega as

informaes mais apropriadas em cada situao, semp re admitindo uma

margem de risco no processo decisrio;

Comparao e tendncia: indispensvel comparao entre o

desempenho real, o estimado e sua variao, e se po ssvel indicar os

problemas ocorridos, para que se possa encontrar a origem do desvio e

corrigi-lo.

enfatizada a importncia da utilizao, pelos administradores e

responsveis, dos sistemas de informao gerencial, que do a eles o

correto comando, controle e coordenao do ciclo ge rencial.

Ainda, observa-se que o processo decisrio no envo lve apenas fatores

objetivos, mas tambm fatores subjetivos que, de certa forma, esto dentro dos

fatores objetivos. Esse processo abrange distintas variveis que iro induzir na

escolha da melhor deciso ou da deciso mais adequa da, a partir anlises e

ponderaes necessrias a esse processo.

Considerando o que j foi exposto, pode-se dizer que, o sistema de

informao gerencial vem a ser um fiel cmplice de um gestor no processo de

tomada de deciso. E a informao de suma import ncia para que a deciso seja

tomada conforme o ambiente a qual a empresa esta inserida.

De fato, a tomada de deciso estar presente em todas as funes do

administrador, e atravs delas podem-se realizar planejamentos, organizar

processos e estruturas, coordenar pessoas e grupos, e controlar aes. Assim, os

gestores podero utilizar os sistemas de informae s para apoiar a tomada de

deciso de maneira eficiente e coerente, podendo se antecipar, e reduzir riscos

futuros.

2.9 Importncia dos SIG para as empresas

Segundo Oliveira (2010), ainda pode-se usar uma lista de benefcios dos

SIG em uma organizao, para o executivo poder ente nder ainda mais a sua

importncia. Vamos descrever algumas dessas import ncias:

Melhoria nos acessos s informaes, pois as inf ormaes esto todas ali,

guardadas e protegidas na mquina, e disponveis a qualquer momento para

consulta;

Melhoria nos servios realizados e oferecidos, c om as informaes, a

empresa saber os gostos e preferncias dos clientes, adequando-se ao seu

estilo e cultura. Tambm pode fazer uma ligao ent re empresa e

fornecedor, facilitando e agilizando pedidos;

Melhoria nas tomadas de decises, devido s info rmaes mais rpidas e

precisas, ou seja, sendo alimentado de maneira correta, dar informaes

concretas e de fcil entendimento;

Melhor interao com os fornecedores Pedidos n a quantidade necessria,

e entregues no tempo em quem forem solicitados;

Aumento do nvel de motivao das pessoas envolv idas Diminuindo o

trabalho de anlise que anteriormente, era feita de forma defasada, atravs

de papeladas, que ocasionavam estresse nos colaboradores, entre outros

benefcios.

Visto isso, nota-se que a importncia dos sistemas de informaes vai alm

do que poderia se considerar, como somente coletarem dados e transform-los em

informaes. A qualidade da informao uma caract erstica de tornar produtos e

servios valiosos para a organizao.

2.10 Comrcio atacadista

O atacado aquele tipo de comrcio destinado venda de grandes

quantidades de determinado produto, que no so ven didos em unidades. Ele inclui

todas as atividades envolvidas na venda de produtos e servios queles que

compram para revenda ou uso comercial e residencial, pois o preo um grande

atrativo. Alguns fabricantes do preferncia a vender por meio dos atacadistas, e

no diretamente aos varejistas ou consumidores fina is, pois facilita e diminui o

trabalho e custos para eles e aumenta-se a eficincia, pois os atacadistas

geralmente lidam melhores com funes como vendas e promoo, transporte,

armazenamento, informaes do mercado, e isso da um a preocupao menor aos

fabricantes, que podero investir mais em novos pro dutos e qualidade (KOTLER,

2005).

2.10.1 Tipos de Atacadistas

Conforme Rosalem e Santos (2010), h uma variedade de tipos e formatos

de atacado no Brasil, classificados, segundo a ABAD (Associao Brasileira de

Atacadistas e Distribuidores), em conformidade com a maneira em que se atendem

seus clientes: o atacadista distribuidor, distribuidor exclusivo, distribuidor

especializado por categoria, o atacadista de balco e o atacado de auto-servio.

Outros formatos, que so mais recentes, j vo se firmando no mercado, como o

operador logstico e o broker. Assim, essas so car actersticas que definem cada um

deles.

Atacadista distribuidor: Buscam atender um alto nmero de clientes com

freqncia determinada, possuem equipe de vendas interna e externa, que ajudam a

fortalecer o alto fluxo, e fazem as entregas com transporte prprio ou de empresas

terceirizadas. Boa parte desse ramo tende a trabalhar com grande variedade de

itens. Um ponto que vale ser ressaltado que, de modo geral, suas vendas so

feitas a prazo.

Atacadista de auto-servio: Utiliza-se como princip al ferramenta de vendas o

preo baixo. A grande maioria faz suas vendas de ma neira despojadas, onde as

mercadorias so oferecidas nas embalagens de embarq ue originais ou em

embalagens menores preparadas pela indstria ou pelo prprio atacadista. Ao

contrrio do atacadista distribuidor, suas vendas so geralmente feitas a vista.

Atacadista de balco: um tipo bem comum, onde a e mpresa dispe de

uma equipe de vendedores internos dispostos a atender aos clientes que os visitam.

Ao contrrio dos tipos de atacados mostrados anteriormente, o atacadista de balco

trabalha com um mix reduzido de produtos, que formado por aqueles produtos de

alto giro, que tem mais facilidade de serem vendidos, e que o cliente j o leva aps

efetuar a compra.

Operador logstico: Pode ser chamador de escoador da produo de uma

indstria, trabalhando diretamente com ela, e assumem todas as responsabilidades

de distribuio, palletizao, movimentao, armaze namento, separao, entrega,

preparao de pedidos, atendimento ao cliente do cl iente e indicadores de

desempenho, entre outros.

Broker: Caracteriza-se por ser um especialista que se responsabiliza por

todo o atendimento ao cliente da indstria, proporcionando melhores vendas, maior

eficincia na prestao de servios e apresentao dos produtos no ponto de venda.

Dentre os principais atributos, devem ser lembrados: a agilidade no atendimento ao

varejista, reduo de custos globais, programao d os nveis de estoque do

fabricante, melhoria dos investimentos em distribuio.

Por fim, corroborando com o que j foi dito pelos autores, percebe-se que os

sistemas de informaes aplicados s funes dentro do comrcio atacadista, de

maneira correta, traro apenas benefcios, auxilian do o processamento e anlise de

dados para que a alta cpula, como a gerncia possa tomar decises satisfatrias e

visualizar o ambiente de trabalho de uma forma mais tcnica; para o setor do

estoque, ele facilitar o manuseio, layout e dar rapidez movimentao, pois o

sistema de informao poder conter ferramentas que apontaro a localizao exata

de cada produto, e tambm e evitar o desperdcio e perca de produtos, pois

informar os prazos de validade de cada lote. No setor administrativo, mostrar

todos os dados necessrios para efetuar uma venda ou compra, clientes com contas

atrasadas, fornecer a movimentao do caixa, entre outros.

No caso da empresa analisada, trabalha-se com o tipo de atacadista

distribuidor, visando uma vasta clientela, e para isso disponibiliza vendedores

internos e externos, transportes para entrega e distribuio, e faz vendas vista ou

prazo, buscando a satisfao do cliente.

3 METODOLOGIA

3.1 Conceito de metodologia

Da necessidade se nasce a busca, e durante a busca constante de

explicar os acontecimentos, que so executados estu dos caracterizados pela

utilizao de mtodos cientficos. Esses contribuem para relatar e validar um

conhecimento. Assim, sobre metodologia, Severino (2007, p.19) relata:

so instrumentos operacionais, sejam eles tcnicos ou lgicos, mediante os quais os estudantes podem conseguir maior aprofundamento na cincia, nas artes ou na filosofia, o que, afinal, o objetivo intrnseco do ensino e da aprendizagem universitria.

Sendo assim, fica claro que metodologia um estudo voltado as etapas de

um processo j estabelecido, onde sero esclarecidos, de maneira exata, todos os

mtodos e aes de uma pesquisa, assim como seus ti pos, cronogramas,

pesquisados e instrumentos.

3.2 Caracterizao da pesquisa

importante que o pesquisador informe as tipologia s de pesquisa em que se

enquadra seu estudo. Assim, o mtodo de pesquisa utilizado para o

desenvolvimento desse estudo foi o estudo de caso e a pesquisa exploratria, tendo

como objeto de estudo um comrcio atacadista na cidade de Picos- PI.

Segundo Martins (2005) estudo de caso uma categoria de pesquisa cujo

objeto uma unidade que se analisa profundamente. Pode ser caracterizado como

um estudo de uma entidade bem definida, como um programa, uma instituio, um

sistema educativo, uma pessoa ou uma unidade social. Visa conhecer o seu como

os seus porqus, evidenciando a sua unidade e identidade prpria. uma

investigao que se assume como particularstica, d ebruando-se sobre uma

situao especfica, procurando descobrir o que h nela de mais essencial e

caracterstico.

Gil (2010) destaca que a pesquisa exploratria desenvolvida no sentido de

proporcionar uma viso geral acerca de determinado fato. Andrade (2003)

acrescenta que esse tipo de pesquisa possui algumas finalidades primordiais, como:

proporcionar maiores informaes sobre o assunto qu e se vai investigar; facilitar a

delimitao do tema de pesquisa; orientar a fixao dos objetivos e a formulao das

hipteses; ou descobrir um novo tipo de enfoque sob re o assunto.

Ainda quanto aos seus objetivos, o estudo se classifica como sendo

descritivo, uma vez que o mesmo visa delinear ou analisar as caractersticas

envolvidas no caso estudado. Na concepo de Gil (2 010), a pesquisa descritiva tem

como objetivo principal descrever caractersticas de determinada populao ou

fenmeno ou estabelecimento de relaes entre as va riveis.

Quanto abordagem a pesquisa do tipo quali-quant itativa, que, segundo

Silva e Menezes (2001), qualitativa quando no requer o uso de mtodos e

tcnicas estatsticas e o ambiente natural a fonte direta para a coleta de dados, o

pesquisador o instrumento chave, que tende a analisar seus dados indutivamente,

e quantitativa considera que tudo pode ser quantificvel, o que significa traduzir em

nmeros opinies e informaes para inseri-las e an alis-las.

Classificando quanto aos procedimentos, trata-se de uma pesquisa de

campo e bibliogrfica, por utilizar-se de dados j documentados junto a uma nova

abordagem. Encontra-se em Lakatos (2007) que a pesquisa bibliogrfica fonte

secundria, que abrange tudo que j foi publicado, escrito, dito ou filmado; e a

pesquisa de campo trata-se de uma busca de informa es em torno de um problema

para qual se busca resposta ou confirmao de hipt eses.

3.3 Populao e amostra

A populao ou universo o local ou espao onde se r desenvolvida a

pesquisa. Conforme Gil (2010), populao ou univers o o conjunto de elementos

que possuem determinadas caractersticas. Nesse contexto, o universo de

realizao da presente pesquisa foi um comrcio ata cadista da cidade de Picos, pois

o mesmo tem capacidade para representar o que proposto pelo trabalho. O alvo foi

o gestor e todos os funcionrios diretamente ligados ao uso do sistema de

informao utilizado na empresa.

O universo de pesquisa contou com 8 participantes, sendo eles 2

responsveis pelo estoque, 2 vendedores, 1 gerente administrativo, 1 gerente de

compras, 1 assistente financeira, e o empresrio.

3.4 Plano de coleta de dados

Para a coleta ou levantamento dos dados, preciso selecionar instrumentos

adequados que preencham os requisitos de validez (quando se consegue medir com

preciso o que se deseja conhecer), confiabilidade (quando se utiliza os

instrumentos que demonstra resultados confiveis), e preciso (diz respeito

segurana que se pode obter com a aplicao de dete rminado instrumento)

(OLIVEIRA, 2004).

Visto isso, a coleta de dados foi feita atravs de aplicao de questionrios

abertos e fechados com os usurios do sistema, e com funcionrios que tem

necessidade de utilizar-se das ferramentas oferecidas pelo programa, partindo de

vendedores gerncia, a fim de saber quais os recursos tecnolgicos utilizados,

como e com que frequncia so utilizados e questionar a eficincia destes nas

rotinas administrativas e no processo decisrio.

Os entrevistados tiveram a garantia de que as informaes prestadas sero

totalmente confidenciais e pautadas por um termo de consentimento livre e

esclarecido.

A pesquisa foi realizada entre os dias 12 e 14 de maro do ano de 2013.

3.5 Plano de anlise e tratamento de dados

O questionrio buscou junto aos funcionrios informaes necessrias a

compreenso do problema estudado. Vergara (2007) co loca que a pesquisa de

campo a investigao feita no local onde ocorre o u ocorreu um fenmeno ou que

dispe de elementos para explic-lo.

Foi feita uma anlise de contedo, de acordo com as respostas obtidas por

meio dos questionrios aplicados, sendo comparadas e avaliadas em consonncia

com a teoria que diz respeito aos benefcios que s o trazidos quando se usa um

sistema de informao no processo decisrio.

4 AN`LISE DOS DADOS

Os elementos que serviram de base para a anlise foram extrados por meio

de entrevista realizada com o proprietrio e funcionrios, estes forma aplicados a fim

de tomar conhecimento sobre quais os benefcios que o sistema de informao

utilizado pela empresa traz. Por fim, pontos que seguem foram elaborados com

vistas a responder todos os objetivos traados na p arte introdutria dessa pesquisa.

4.1 Perfil dos entrevistados

A empresa atua no mercado a cerca de 15 anos, e possui 18 funcionrios.

Desses, foram escolhidos aqueles que tm contato direto com o sistema de

informao, para que a pesquisa no perdesse seu pr incipal foco. O gestor, embora

demonstre grandes habilidades na gesto da empresa, no possui nenhum curso

superior na rea administrativa, tendo apenas cursos de aperfeioamento para o tipo

de empresa que ele possui.

Os demais colaboradores que responderam ao questionrio foram: 2

responsveis pelo estoque, 2 vendedores, 1 gerente administrativo, 1 gerente de

compras, e 1 assistente financeira. Desses, apenas 2 tem formao superior, os

outros apenas concluram o ensino mdio (antigo segundo grau), tendo uma grande

variao na faixa etria, mas mantendo a mdia em dois blocos definidos entre 19 e

23 anos, e outro entre 36 e 42 anos. Sendo 60% dos entrevistados so do sexo

masculino, e 40% do sexo feminino.

4.2 Sistema de informao utilizado pela empresa

O sistema de uso o Genov (Gerenciador de Notas de Vendas). Esse

sistema fornecido pela empresa Enterprise Software, da cidade de Picos - PI, que

foi criado no dia 17 de outubro do ano de 1997, utilizando a plataforma DOS. Com o

passar do tempo, o mercado exigiu que ele fosse atualizado para que pudesse ser

usado na plataforma Windows. Desde que foi criado, sempre buscou acompanhar a

demanda do mercado, sendo atualizado conforme as necessidades dos seus

usurios e as novas tecnologias disponveis. Conforme o empresrio da organizao

estudada o sistema foi comprado porque a empresa n o tinha mais condies de ter

como apoio apenas papis que alm de serem perdidos facilmente no poderiam

ser acessados a qualquer momento. Ento, ele fez um a busca dos sistemas

existentes no mercado, j que naquele momento ele no teria condies de comprar

um que seria feito com exclusividade para a sua empresa e escolheu o Genov por

ser o que mais se adequava s suas necessidades. Ne sse sentido, pode-se declarar

que o empresrio usou os procedimentos fundamentais para introduzir o sistema na

empresa, uma vez que conforme Alvim (2009) indicado que o proprietrio e/ou

administrador faa o planejamento de algumas medida s a fim de coordenar os

impactos da TI no ambiente organizacional. Esse planejamento deve ser feito em

paralelo com o que a empresa est passando naquele momento, sua histria, as

atuais necessidades em relao a TI, e quais os rec ursos que esto disponveis a

ela

Figura 1: Tela inicial do sistema Fonte: Enterprise Software, 2013

4.3 Importncia do sistema nos setores da empresa

Um dos argumentos usados para inserir um sistema de informao em uma

organizao a velocidade que as informaes so g eradas e distribudas dentro

dos seus vrios setores. Esta afirmativa comprovada nos resultados da pesquisa,

onde os entrevistados apontaram a rapidez como uma das principais facilidades

disponibilizadas pelo sistema no dia-a-dia das empresas.

Como j dito anteriormente, Oliveira (2010) aponta os mesmos benefcios

que foram encontrados atravs da pesquisa, e dentre os vrios pontos, foram

mostrados na empresa estudada: a segurana das info rmaes, agilidade dos

processos, o suporte dado por ele no processo de logstica, na rapidez em que as

informaes podem ser acessadas e repassadas, contr ole de estoque mais efetivo,

vendas, etc.

4.3.1 Informaes necessrias a cada setor para a tomada de deciso

Conforme Ferreira (2006) considera-se indiscutvel a importncia das

informaes, em cada uma das etapas do processo de tomadas de decises. O fato

de ter a oportunidade de poder contar com informa es adequadas e qualificadas

de importncia extrema para o desenvolvimento e suc esso da empresa. Todo e

qualquer sistema formado por dois grandes conjuntos de informaes: as

operativas e as gerenciais. Enquanto as informaes operativas praticamente

independem das pessoas (exemplo: temos de emitir uma Nota Fiscal, quando

efetuada uma venda, qualquer que seja o chefe do faturamento), as informaes

gerenciais so muito influenciadas pelas pessoas qu e ocupam posies gerenciais.

Sendo assim, aps anlise do contedo, pode-se afirmar que sistema fornece apoio

para que seus usurios, cada qual em seu setor, consiga ter controle sobre as

informaes necessrias, dentro do que lhe solicitado. como o gerente

administrativo cita:

atravs das informaes do sistema que podemos v er como est a sade financeira de nossos clientes e da empresa, e isso se torna um ponto chave na hora de fazer um bom negcio

Ou como diz o gerente de compras:

sei quando preciso aumentar a quantidade de pedidos de um determinado produto, os que mais vendo, os que poucas quantidades foram vendidas, entre outros. Facilitando meu trabalho, e me dando a certeza do que a empresa necessita naquele momento

Figura 2: Ferramentas diversas Auxilio ao financeiro Fonte: Enterprise Software, 2013

Figura 3: Relatrio analtico de clientes Fonte: Enterprise Software, 2013

Figura 4: Ranking de vendas Fonte: Enterprise Software, 2013

Isso mostra que os usurios se sentem habilitados, capacitados e

estruturados para tomar as decises com o apoio do sistema.

4.4 Melhoria, atualizao do sistema e treinamento dos funcionrios

Percebe-se que pela necessidade de algumas ferramentas que o sistema j

est passando por algumas mudanas. Tambm notvel que o sistema no

atualizado com tanta frequncia, apenas quando ser implantada alguma nova

ferramenta. Mas, mesmo com poucas atualizaes, o t reinamento que passado

no est sendo adequado ou correspondendo s expectativas, pois alguns dos

entrevistados ainda encontram determinadas dificuldades, percebe-se essa falha

nos depoimentos que criticam a complexidade das ferramentas financeiras, a seguir:

Encontro dificuldades para usar as ferramentas financeiras por conta de algumas abreviaes, acho um pouco complexo (Colaborador do financeiro, 2013);

De acordo com Gomes e Ribeiro (2004) o treinamento dos funcionrios faz-

se fundamental no processo de implantao da TI, te ndo em vista que a maioria dos

colaboradores sempre encontra dificuldades para se adaptarem nova realidade.

Na empresa estudada os tcnicos que do suporte ao sistema passam as

informaes de funcionamento, mas os usurios no c onseguem absorver o

necessrio. O banco de dados atualizado diariamente com informaes de

clientes, produtos e fornecedores.

4.5 Adequao do sistema s preferncias dos client es e interao com

fornecedores

O sistema tem essa preocupao que se torna um pont o positivo. Ele aponta

as preferncias de cada cliente, mostra os produtos pouco vendidos, dando

oportunidade para o empresrio parar de trabalhar com ele, e apontando os

produtos mais vendveis, forando o empresrio a no deixar de trabalhar com eles.

Conforme Mlber e Ayres (2005, p. 78), algumas das vantagens do uso

desse tipo de sistema, para os negcios, incluem a identificao dos clientes mais

lucrativos, personalizao em tempo real de produto s e servios, e

acompanhamento dos contatos do cliente com a empresa, independentemente do

meio utilizado.

Ele tambm fortalece a parceria com os fornecedores melhorando controle

de estoque.

Temos um controle melhor em relao s mercadorias e banco de dados de fornecedores (Colaborador do financeiro, 2013);

Posso realizar o pedido de produtos logo que vejo a quantidade no estoque (Colaborador de compras, 2013);

Figura 5: Ferramentas de auxilio ao controle de estoque Fonte: Enterprise Software, 2013

Em relao interao com os fornecedores a pesqui sa mostra que de

grande valia para formar um banco de dados dos fornecedores e trabalhar de forma

conjunta, agilizando e fazendo pedidos com exatido tanto no que se refere

quantidade e momento certo, e sempre conseguindo descontos e sendo informados

sobre promoes de algumas fbricas.

4.6 Informaes claras e suficientes para a tomada de deciso

Maccari e Sauaia apud Cautela e Polloni (1991) afirmam que, sistema de

informao um conjunto de elementos interdependen tes (subsistemas),

logicamente associados, para que, de sua interao, sejam geradas informaes

teis, necessrias tomada de decises. As informaes propiciadas pelo sistema

de informao devem ser cercadas de qualidades ou a tributos, a saber: ser claras,

precisas, rpidas e dirigidas.

(...) as informaes que o Genov me passa so simp les, e isso faz com que eu ganhe tempo para fazer outras coisas (Colaborador do estoque, 2013)

E seguindo os resultados obtidos atravs da pesquisa, as informaes

passadas pelo Genov so claras, ou seja, sem compli caes para entend-las e se

posicionar a frente de determinados fatos, e posteriormente efetuar o processo

decisrio. Ainda em referencia aos resultados da pe squisa, ficou evidente que com o

uso do Genov h uma maior rapidez para efetuar alguns procedimentos na empresa,

que anteriormente eram efetuados em tabelas escritas mo, levando algum tempo

para serem concludas e tomando grande parte do dia dos colaboradores. Segundo

os entrevistados, com o Genov as tarefas ficam em dias; tem mais tempo para

adiantar o trabalho; possibilidade de realizar outras funes, entre outros.

Figura 6: Ferramentas diversas - Relatrio gerencial Fonte: Enterprise Software, 2013

4.7 Reduo de custos e aumento de lucro

Conforme foi apontado pelos entrevistados, o Genov possibilita uma

considervel diminuio nas despesas da empresa. Por exemplo, como o programa

tem uma ferramenta que indica as datas de validade dos produtos estocados os

colaboradores tm condies de evitar a perca daque les itens, pois podero se

programar e fazer promoes para que sejam rapidame nte vendidos. OBRIAN

(2002) expe que uma das vantagens estratgicas da tecnologia da informao

assegurar melhorias considerveis nos processos empresariais. Deste modo os

processos operacionais podem fazer-se mais eficientes, e os processos gerenciais

da empresa mais eficazes. Com essas mudanas e melh oras nos processos da

empresa podem-se reduzir custos, melhorar a qualidade e o atendimento ao cliente

e criar novos produtos e servios. E mesmo que no houvesse o encontro com a

expanso, o corte de desperdcios j seria uma grande vantagem, como disse dois

dos entrevistados:

Todo resultado positivo chega a ser lucro para qua lquer coisa (Colaborador do administrativo, 2013); Agilidade de pedidos, rapidez nas entregas, satisfao dos compradores, aumento nos lucros; evita a perda de produtos, evitar o prejuzo j um lucro (Colaborador do financeiro, 2013)

Juntamente com as melhorias oferecidas pelo uso do sistema a organizao

estar bem prxima de ter novas oportunidades comerciais, possibilitando a

expanso para novos clientes e mercados.

O grfico a seguir informa o que os entrevistados acham sobre a eficcia do

Genov em relao s informaes referentes ao contr ole de contas, sejam a pagar

ou a receber, facilitando o trabalho do setor financeiro, dando oportunidade dos

mesmos de realizarem outras tarefas. Foi questionado: O sistema eficaz no

controle das contas a pagar e a receber?

Grfico 1: Eficcia no controle das contas a pagar e a receber Fonte: Dados da pesquisa, 2013.

Como mostra o grfico 1, os entrevistados acreditam que o sistema fornece

um bom controle no que se refere s contas, sendo q ue 50% dos entrevistados

concordam totalmente, e outros 50% concordam em parte. Esta ferramenta de

grande importncia para a organizao e sade finan ceira de qualquer empresa.

Assim, os responsveis podero se organizar e planejar melhor o futuro e as aes

da organizao.

Figura 7: Ferramentas diversas Fluxo de caixa Fonte: Enterprise Software, 2013

Outro fator importante que ajuda no desenvolvimento empresarial o

controle de estoque. Conforme Ballou (1993) uma gesto de estoque bem

executada dar a organizao: a melhoria dos servi os de atendimento ao

consumidor; os estoques agem como amortecedores entre a demanda e o

suprimento; podem proporcionam economia de escala nas compras e; agem com a

proteo contra aumento de preos e contingncias, conforme mostra o grfico 2.

Assim, foi questionado: O sistema garante um eficiente controle da quantidades dos

produtos em estoque?

Grfico 2: Controle da quantidade dos produtos em estoque atravs do sistema Fonte : Dados da pesquisa, 2013.

O grfico 2 representa a capacidade de abrangncia do sistema Genov no

que se refere ao controle do estoque. Esta poderosa ferramenta pode indicar a

quantidade exata de produtos armazenados na empresa, deixando os responsveis

a par das necessidades de compras e fora da venda de determinados produtos.

Atravs da pesquisa foi identificado que 25% dos respondentes acreditam

que o sistema da total controle do estoque, e 75% diz que no concorda totalmente.

Neste caso, pode ser lembrado que a falta de treinamento pode influenciar no no

conhecimento das funcionalidades de algumas ferramentas de setores diferentes

dos que cada entrevistado corresponde.

Uma das grandes vantagens do uso do sistema de informao que como

ele tem um banco de dados com informaes de client es, vendas e produtos, a

gerncia e os responsveis tm como se antecipar e efetuar previses de vendas

para cada perodo do ano. E conforme Kotler (2005), a previso de demanda de

uma empresa dada pelo seu nvel esperado de vendas, que funo do plano de

marketing da empresa e do prprio ambiente assumido .

Alm disso, o Genov dispe de uma ferramenta que o usurio passa as

especificaes e informaes dos lotes de cada prod uto, e quando se aproxima do

perodo de vencimento os responsveis tm a possibilidade de se adiantar a perca

daquele produto. A satisfao dos colaboradores em relao esta eficcia est

descrita no grfico 3, para obteno dos resultados do mesmo, foi questionado: O

sistema sinaliza os produtos que esto prximos da data de vencimento?

Grfico 3: Eficcia no que se refere a avisos sobre validade de produtos Fonte: Dados da pesquisa, 2013.

No que diz respeito s ferramentas que auxiliam os usurios informando

datas e prazos, 75% dos entrevistados entendem que o Genov competente nesses

avisos. Alguns acreditam que essa ferramenta funciona em parte, esses formam

aproximadamente 13% dos respondentes. Por fim, outros 13% discordam. Talvez,

esses que discordaram ou discordaram em parte so c olaboradores que no

trabalhem com as ferramentas que foram citadas no questionamento e no

compreendam suas funcionalidades. Lembrando que essa ferramenta um grande

apoio no que condiz reduo de custos, pois evita que a empresa acumule avarias

e tenha prejuzo.

Como boa parte de sistemas j existentes, o Genov tambm tem como

caracterstica reter informaes sobre clientes. Es sa ferramenta tambm contempla

atribuies que mostram ao usurio todas as compras efetuadas pelos clientes,

partindo de valores s quantidades. Os nmeros do questionamento esto expostos

no grfico 4, que para os resultados do mesmo foi perguntado aos entrevistados: O

sistema tem um eficiente cadastro de clientes, informando os clientes que mais

compram na empresa?

Grfico 4:Cadastro e informaes sobre compras e clientes Fonte: Dados da pesquisa, 2013.

Essa funo do Genov tem a possibilidade de mostrar ao usurio

informaes pessoais dos seus clientes que servem p ara agilizar vendas, despachos

e entregas, e informaes referentes a compras, que servem para informar a data da

ultima compra, a quantidade de cada produto e o valor. Alm disso, por contar com

informaes pessoais do cliente, a empresa faz liga es parabenizando-os no dia do

seu aniversrio, outras vezes quando percebe o afastamento do comprador, entra-

se em contato informando sobre descontos e promoe s. Todas essas informaes

so cruciais para a fidelizao do cliente. Desta m aneira Kotler (2005) afirma que

esse processo de trocas entre cliente e empresa est dirigida satisfao de

necessidades e desejos, facilitando a ligao entre ambos. Ainda vale ser lembrado

que essas informaes so muito relevantes para o u surio do sistema, que saber

quando o cliente deixa de comprar na empresa, e at mesmo quando ele diminui a

quantidade da compra, fazendo os responsveis buscar os motivos daquele

afastamento e criar alguma ao para recuperar tal cliente. Conforme os a pesquisa,

75% dos entrevistados acreditam que o Genov fornece essa ferramenta com

bastante eficincia, 13% dos respondentes concordam em parte, e por fim, outros

13% discordam que o sistema fornece essa ferramenta com eficincia. Mais uma

vez, os que discordaram podem no trabalhar diretam ente com a ferramenta citada

no questionamento e desconhecer suas funcionalidades.

Figura 8: Ferramentas de cadastro Fonte: Enterprise Software, 2013

Tambm interessante saber o que os usurios do sistema pensam sobre

ele, pois so eles que fazem contato direto com o p rograma e tem a capacidade de

visualizar ferramentas e possveis falhas. Assim, seguem no grfico 5 os resultados

do questionamento sobre o grau de satisfao dos us urios em relao ao sistema

utilizado por eles.

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"

!

"

Grfico 5: Grau de satisfao em relao ao sistema utilizado na empresa Fonte: Dados da pesquisa, 2013.

A satisfao sobre o uso de algum servio pode ser determinada em vrios

momentos, antes ou depois da utilizao de um servi o. Alm disso, a satisfao

varia muito ao longo do tempo, depois de vrios momentos de escolhas ou uso, sua

validade deve ser vista logo aps o momento da util izao Braga, Frezatti e

Rezende (2005 apud Giese e Cote, 2000). Isto sugere que se a satisfa o uma

resposta expectativa de atendimento a algo espera do, mudando o algo esperado,

o produto ou o servio, ou ambos, muda-se a satisfa o.

O nvel de satisfao dos usurios do Genov na empresa pode ser mostrado

atravs do grfico 5. Com ele, entende-se que 71% dos entrevistados esto muito

satisfeitos, e outros 29% esto satisfeitos. Isso l eva a acreditar que o sistema est

correspondendo s necessidades dos usurios, mesmo tendo dificuldades de

manuseio em algumas ferramentas.

5 CONSIDERAES FINAIS

Com a preocupao de atender as necessidades e dema ndas do mercado,

as empresas procuram solues que as diferenciem el evando a sua competitividade.

Decises geis e acertadas so cruciais para a empresa atingir os resultados

almejados. Para isso, fundamental aprimorar o planejamento e execuo das

atividades, fazer com que a cadeia de suprimentos seja sincronizada e diminuir os

custos, para conseguir satisfazer a clientela e aumentar a lucratividade do negcio.

Assim, com tudo o que foi visto, base da pesquisa e analisando alguns

autores, pode-se afirmar que o sucesso conseguido atravs da qualidade das

informaes, velocidade em que elas so absorvidas e pela rapidez em que so

tomadas as decises.

A pesquisa procurou identificar quais so as princi pais vantagens e

benefcios de uma empresa fazer a utilizao de um sistema de informao

gerencial para auxiliar os usurios e colaboradores a tomarem decises de maneira

mais rpida e correta, sempre buscando a maximizao dos lucros e reduo dos

custos, para que se tenha um desenvolvimento e permanea no mercado por muito

tempo.

Notou-se que a empresa estudada, em sua maior parte, consegue usufruir

desses benefcios, e tambm se percebe que ela j colhe os bons resultados com

essa prtica. Porm, percebeu-se um fator preocupante, onde em alguns

questionamentos os entrevistados mostraram desconhecer as funcionalidades de

algumas das ferramentas disponibilizadas pelo sistema. Isso pode ser gerado pela

falta de um treinamento adequado, ou por falta de interesse por parte de alguns

colaboradores.

Portanto, cumprem-se os objetivos pretendidos, e responde-se pergunta

central do estudo, uma vez que fica bvio que a emp resa utiliza seu sistema em

busca de melhorias para sua empresa, visando lucros, e diminuio de custos.

Por fim, os sistemas de informao gerenciais conso lidam o plano de

atuao das empresas. A produo de informaes ge is, precisas e principalmente

teis para o processo decisrio assegura uma construo de gerenciamento

diferenciado, dando como conseqncia uma vantagem competitiva sobre as

demais empresas.

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APNDICE

APNDICE A Questionrio aplicado aos usurios do sistemas na empresa.

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Idade: ________________________ Sexo:_________________________ Escolaridade: _________________________ Tempo de trabalho na empresa: ___________________ Funo: _____________________

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