Manual de Usuário

Módulo Combustíveis

MODULO DE COMBUSTÍVEIS.

Este módulo deve ser utilizado, principalmente, para o lançamento dos combustíveis

estocados internamente na empresa (Diesel) ou importados de postos via arquivos TXT ou

Excel que não possuam características de uma nota fiscal. Se a informação chega através de

documentos oficiais (Nf, Cupons,Nfe,etc) a entrada deve ser pelo módulo de Compras.

O módulo de combustíveis é fundamental para a atualização dos hodômetros da frota.

Existe uma ligação direta entre lançamentos de combustíveis e estoque de combustíveis. Os

módulos estão integrados e são controlados por parâmetros internos.

Os lançamentos de combustíveis tem como característica principal a sua ordenação temporal.

Quer dizer que o sistema controla automaticamente a ligação entre data e hora com o

respectivo valor do hodômetro do veículo.

O sistema Frota não permite troca de Kms do Velocímetro. Na eventual troca de velocímetro

do veículo os Kms devem permanecer inalterados.

O sistema Frota gerencia automaticamente a virada de hodômetro dos veículos. Para tanto é

de vital importância manter o cadastro de veículos atualizado com relação ao número de

dígitos do velocímetro (5, 6 ou7). Os velocímetros eletrônicos com 7 dígitos não terão virada

de hodômetro.

TABELA DE COMBUSTÍVEIS.

A tabela acima mostra a forma de cadastrar códigos para os combustíveis da empresa.

1. DIESEL (COMUM)

2. DIESE S10

3. DIESE S50

4. GASOLINA

5. ALCOOL

6. ARLA32

Código de Estoque

Informar o código de estoque para cada um dos combustíveis .

Código para Despesas.

Informar o código de despesas gerais (Acerto de Viagens) para cada tipo de combustível.

Conta de Aplicação.

Informar o código da conta de aplicação para as empresas que tenham integração contábil.

Departamento.

Informar o código do departamento para as empresas que tenham controle de custos por

departamento.

TABELA DE POSTOS DE ABASTECIMENTO EXTERNOS.

A tabela de postos de abastecimentos é obrigatória para o lançamento dos combustíveis dos

veículos. Deve existir um código de 4 caracteres identificando todos os postos externos e

internos. Os postos internos (depósitos) devem ter a identificação ‘DP’ como inicio de sigla.

Como mostra a tela acima cada posto externo dever ter um código de identificação alem de

seu CNPJ, estado, código e CTF se for o caso. Os outros campos são opcionais.

TABELA DE POSTOS DE ABASTECIMENTO INTERNOS.

Como a tela acima mostra, os depósitos internos ‘DP’ preenchem os mesmos campos

obrigatórios dos postos externos mais o ponto e o código do combustível no estoque. Cada

tipo de combustível deve ter seu deposito identificado (Diesel, Diese S10, Gasolina). O ponto

de estoque refere-se ao estabelecimento ou filial da empresa onde existe fisicamente o

deposito. Os lançamentos dos depósitos, quando integrados aos estoques, devem estar

sincronizados 100% em quantidade de litros. A quantidade de litros do tanque deve ser

auferida periodicamente e comparada ao saldo do combustível no estoque. Se existir

diferenças ajustes deveram ser feitos.

VALORES PRATICADOS NOS POSTOS CADASTRADOS.

As telas acima mostram que para cada posto cadastrado no sistema existem um ou mais

registros com os valores dos combustíveis praticados.

Cada vez que os combustíveis sofram mudanças, para mais ou para menos, estas devem ser

informadas na tela TPRAVAL tendo como ponto de partida para os novos valores a data

informada na tela.

O sistema utiliza, para seus controles internos de valores, os preços unitários por litro

informados pelo usuário.

O sistema procura automaticamente a última lista de preços anterior à data do combustível

lançado.

Caso os valores calculados pelo sistema tenham uma diferença acima do permitido pelos

parâmetros o sistema dará mensagens advertindo o operador.

LANÇAMENTOS DE COMBUSTÍVEL DOS DEPÓSITOS.

As telas acima mostram a forma dos lançamentos de combustíveis dos depósitos da empresa.

Geralmente estes lançamentos tem como base um formulário pré impresso com anotações da

data, hora, veículo, hodômetro, litros e motorista.

Nestes lançamentos o valor unitário do combustível é o valor médio do item no estoque.

O sistema tem um controle interno do saldo do item do combustível utilizado.

Consequentemente não deixa lançar quantidades que possam tornar o saldo do item em

negativo.

Os hodômetros são verificados com os lançamentos imediatamente anteriores como com os

imediatamente posteriores.

É calculada uma média parcial para simples conferencia.

É importante salientar que os combustíveis podem ser lançados em quaisquer ordens já que o

sistema os ordenará de forma automática pela data e hora dos lançamentos.

LANÇAMENTOS DOS COMBUSTÍVEIS DE POSTOS MANUAL.

As telas acima mostram a forma de lançamento dos combustíveis de postos manuais. Os

critérios de controles são os mesmos, basicamente, dos lançamentos dos depósitos descritos

anteriormente. O valor unitário do combustível é procurado nas tabelas de postos a partir do

código do posto e da data do lançamento.

É importante salientar que este lançamento não integra com o modulo de compras nem o

modulo financeiro. Geralmente os clientes do sistema Frota utilizam este tipo de lançamento

como espelho das notas fiscais ou faturas recebidas dos postos de abastecimento.

IMPORTAÇÃO DE ABASTECIMENTOS CTF.

O sistema permite integrar abastecimentos via convenio CTF. Os lançamentos via CTF não

tem integração com módulo de compras nem financeiro.

O procedimento padrão para integração via CTF é baixar os arquivos TXT enviados

periodicamente para um diretório criado para este fim e após selecionar ele através da tela

mostrada acima.

INTEGRAÇÃO DE COMBUSTÍVEIS VIA SISTEMA CTAPLUS.

Este sistema de integração de combustíveis está associado com tanques de combustíveis

internos e bombas de abastecimentos controladas por computador.

Os abastecimentos são enviados ao sistema via arquivos transmitidos on-line entre a bomba

dos tanques e o sistema Frota.

Os lançamentos deste sistema não integram com os módulos compras nem financeiros. Mas

sim integram com estoques (DP).

INTEGRAÇÃO DE COMBUSTÍVEIS COM SISTEMA ECOFROTAS (GOODCARD).

INTEGRAÇÃO DE COMBUSTÍVEIS COM SISTEMA ECOFROTAS (GOODCARD).

O sistema permite integrar abastecimentos via convenio ECOFROTAS. Os lançamentos via

ECOFROTAS não tem integração com módulo de compras nem financeiro.

O procedimento padrão para integração via ECOFROTAS é baixar os arquivos TXT enviados

periodicamente para um diretório criado para este fim e após selecionar ele através da tela

mostrada acima.

INTEGRAÇÃO DE ABASTECIMENTOS DE COMBUSTÍVEIS VIA ARQUIVOS TXT.

Este tipo de integração de abastecimentos de combustíveis utiliza arquivos formato txt,

previamente definidos com os postos conveniados , para lançar os registros no sistema. Este

tipo de integração utiliza o modulo de compras unicamente. O tipo de documento fiscal

gerado é o cupom fiscal (2D).

Os layouts utilizados com os diferentes postos conveniados são definidos em tabelas do

sistema.

Este tipo de lançamentos é usado por empresas que se utilizam dos créditos fiscais dos

combustíveis e que devem entregar informações para o SPED.

CONSULTA DE LANÇAMENTOS DE COMBUSTIVEIS CONSOLIDADA.

A tela acima mostra uma consulta de lançamentos de combustíveis consolidada dos veículos.

Está classificada por data e hora. Para linha da consulta apresenta a média Km/h do veículo

consultado.

RELATÓRIO DE CONSUMO DE COMBUSTIVEL SINTÉTICO DA FROTA.

O relatório acima mostra uma consulta de consumo sintética de combustível por veiculo da

frota por período (mensal).

RELATÓRIO DE CONSUMO DE COMBUSTIVEL ANALÍTICO DA FROTA.

O relatório acima mostra uma consulta de consumo analítica de combustível por veiculo da

frota por período (mensal).

RELATÓRIO CONSOLIDADO MENSAL DE CONSUMO DE COMBUSTÍVEL POR VEÍCULO.

RELATÓRIO DE CONSUMO DE COMBUSTÍVEL MENSAL POR PERÍODO DA FROTA.

CONSULTA GRÁFICA DO CONSUMO DE COMBUSTIVEL E MÉDIA KM/L MENSAL DO PERÍODO.