MÓDULO ARQUIVOLOGIA LÓGICO

Curso LÓGICO – Av. Gonçalo Prado Rolemberg, 748 – Centro – Aracaju, SE � (79) 3211-5940 Página 1

ARQUIVOLOGIA – LUIZ EDUARDO ANDRADE

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ARQUIVOLOGIA

PROF. LUIZ EDUARDO ANDRADE

E-mail: [email protected]

www.docente.ufs.br/luizeduardo.andrade

CONCEITO E PRÁTICA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Desde o desenvolvimento da Arquivologia como discipli-

na, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.

A gestão de documentos é uma operação arquivística, "o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade subs-tantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.

Embora sua concepção teórica e prática tenha se de-senvolvido após a Segunda Guerra Mundial, a partir dos E.U.A. e do Canadá, a gestão de documentos teve suas raízes no final do século XIX, em função dos problemas detectados nas adminis-trações públicas destes dois países, referentes ao uso e guarda da documentação.

Na primeira metade do século XX criaram-se comissões que visavam tornar mais eficiente o uso dos documentos por parte da administração pública. Vale ressaltar que durante esse período, as instituições arquivísticas (públicas) caracterizavam-se pela função de órgãos estritamente de apoio à pesquisa, comprometidas com a conservação e o acesso aos documentos considerados de valor histórico.

Paralelamente iniciava-se a era da chamada administra-ção "científica", que procurava mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rápida. A palavra-chave das administrações dos países desenvolvidos - sobretudo gestão de documentos os E. U. A. - , passou a ser eficiência.

A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais gerou o conjunto de princípios da gestão de documentos, os quais resultam, sobretu-do, na necessidade de se racionalizar e modernizar as adminis-trações. Não se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das próprias instituições arquivísticas. A gestão de docu-mentos veio a contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos: • ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; • ao garantir a melhor organização desses documentos, caso tivessem valor permanente; • ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente; • ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o patrimônio arquivístico do país, ou seja, 5% da massa documental produzida (segundo a UNESCO).

No VIII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Washington, em 1976, a gerou maior consciência em todo o

governo, no caso norte-americano, quanto ao significado dos documentos, qualquer que fosse o suporte, e as suas necessida-des de conservação.

As instituições arquivísticas públicas, particularmente os Arquivos Nacionais dos Estados Unidos e do Canadá, adquiriram uma nova feição, assumindo também a função de órgão de apoio à administração pública, com a competência de orientar progra-mas de gestão de documentos nos diversos órgãos governamen-tais.

A informação arquivística

Considerando a literatura da área e as práticas desen-volvidas em alguns países, pode-se sugerir que as políticas arquivísticas têm como pressuposto: • o reconhecimento da informação governamental como um recurso fundamental para o Estado e a sociedade civil; • a informação governamental contempla a sociedade civil com o conhecimento do Estado e da própria sociedade civil - passado e presente; • a informação assegura transparência ao Estado, facilitando ao governo administrar suas diversas funções sociais; • o livre fluxo de informação entre Estado e sociedade civil é essencial para uma sociedade democrática: cabe, assim, ao governo minimizar a carga de demanda sobre a sociedade civil, diminuindo o custo de suas atividades de informação e maximi-zando a utilização da informação governamental; • os benefícios sociais derivados da informação governamental devem exceder os custos públicos da informação, ainda que tais benefícios não possam ser sempre quantificáveis; • a gestão de documentos (correntes e intermediários) gover-namentais é essencial para assegurar transparência e, em conjunto com a administração dos arquivos permanentes, proteger os documentos históricos e assegurar direitos legais e financeiros ao Estado e à sociedade; • o intercâmbio transparente e eficiente da informação científica e tecnológica, estimula a excelência na pesquisa científica e o uso efetivo dos recursos públicos de apoio à pesquisa e ao desenvolvimento; • a tecnologia da informação não é um fim em si mesmo, trata-se de um conjunto de recursos que auxilia a efetividade e efici-ência das ações do governo.

DEFINIÇÃO E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS

Arquivo

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da nature-za do suporte. Também pode representar: • Um documento digital • Um conjunto de documentos • Um móvel para guardar documentos • O local onde o acervo documental arquivístico é conservado • O órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja de

guardar e conservar documentos de arquivo. Objetivo do Arquivo Servir à administração, mantendo viva a sua história, tornando disponível, para conhecimento, as informações sob sua guarda.



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Finalidades específicas • Realizar a guarda dos documentos, por meio de técnicas que

possibilitem sua rápida recuperação; • Preservar os documentos sob sua guarda, de forma que

estejam em condições adequadas de acondicionamento; • Estar apto a atender eficientemente aos pedidos de consulta

e de desarquivamento que possam surgir nos diversos seto-res da instituição.

ANOTE AÍ!ANOTE AÍ!ANOTE AÍ!ANOTE AÍ! Não é arquivo: Museu: é criado com o objetivo de conservar, preservar e colocar à disposição do público objetos que tenham algum valor cultural. Biblioteca: É criada para acomodar um conjunto de materiais para estudo e pesquisa.

Noções fundamentais Arquivo e suas características particulares: • Exclusividade de criação e recepção por um órgão, uma

empresa ou instituição; • Origem no curso de suas atividades; • Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo

conjunto. Fundo: Conjunto de documentos provenientes de um órgão. Classifica-se em: Fundo fechado – quando o órgão gerador não mais produz ou acumula documentos. Fundo aberto – quando o órgão produtor e acumulador ainda se encontra em atividade.

Princípios de Arquivologia

1. Proveniência 2. Indivisibilidade 3. Cumulatividade 4. Organicidade 5. Unicidade

1. Proveniência

Princípio da procedência ou Princípio de respeito aos fundos. Os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar a origem dos documentos. Todos os arquivos provenientes de uma mesma fonte devem ser mantidos em um mesmo fundo. 2. Indivisibilidade Indica que os documentos devem ser preservados sem disper-

são, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados. 3. Cumulatividade Refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formação

progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um

organismo (pessoal, empresa etc). 4. Organicidade Princípio segundo o qual os arquivos refletem a estrutura, as

funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas. 5. Unicidade Cada registro documental assume um lugar único na estrutura

a que pertence.

Ciclo vital arquivístico

Teoria das três idades

Tem como objetivo classificar os estágios ou fases pe-las quais passam os documentos dentro da instituição:

1. Corrente 2. Intermediária 3. Permanente

1. Arquivo de primeira idade ou Corrente

“Constituído de documentos em curso ou consultados frequen-temente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso”.

2. Arquivo de segunda idade ou Intermediário “Constituído de documentos que deixaram de ser frequentemen-te consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produ-ziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessi-dade de serem conservados próximos aos escritórios”.

3. Arquivo de terceira idade ou Permanente “Constituído de documentos que perderam todo valor de nature-za administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução.”.

DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA!

• Todos os documentos de arquivo nascem com uma finalidade administrativa – valor primário, pois são gerados em decorrên-cia dos atos ou funções administrativos de um organismo.

• O valor secundário, cultural ou histórico somente acontece após transcorrido um determinado período. Ex: Carta de Pero Vaz de Caminha.

• Os arquivos correntes podem ser eliminados já nesta fase ou recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem a necessidade de passarem pela fase intermediária.

Organização e administração de arquivos

Protocolo O estudo dos protocolos, no âmbito da arquivologia, pode ser

dividido em duas partes: 1. Estrutura e funcionamento do setor institucional de protocolo; Sua importância e funções; 2. Tratamento e classificação dos documentos arquivísticos em ostensivos e sigilosos;



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Para o cumprimento das atividades do setor de forma responsá-vel, legal e eficaz. O setor de Protocolo: Responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocoliza-ção dos processos e sua tramitação.

ANOTE AÍ!ANOTE AÍ!ANOTE AÍ!ANOTE AÍ!

• A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.

• Pelo que se pode observar, o setor de protocolo deve

ser considerado o portal de entrada e de saída dos do-cumentos de uma empresa.

1º - Atividade do Protocolo Atividades realizadas pelo Protocolo

1 Recebimento

2 Registro e Autuação

3 Classificação

4 Expedição/Distribuição

5 Controle da Tramitação / Movimentação

Documentos sigilosos e Ostensivos Sigilosos “Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao res-guardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”. (Lei nº 8.159, §2º do Art. 23) Grau de sigilo

A correspondência oficial não deverá ser aberta pelo setor de protocolo quando o seu envelope contiver as indicações de RESERVADO, CONFIDENCIAL, PARTICULAR ou expressão semelhante. Documentos sigilosos e Ostensivos Ostensivos ou Ordinais “são aqueles que podem ser divulgados, pois isto não prejudica-rá a administração.”

2º - Expedição (Arquivos correntes) • Envio de documentos para outras instituições.

3º - Arquivamento (Arquivos correntes) • Atividade que permite arquivar e recuperar a infor-

mação de maneira ágil e eficiente para cumprir com seu principal objetivo do arquivo: servir à adminis-tração.

Métodos de arquivamento

• Caminhos adotados para facilitar a recuperação dos arquivos. • Básicos: alfabético, geográfico, numérico, ideográfico • Padronizados: variadex, automático, soundex, mnemônimo, rôneo

Operações de arquivamento (etapas)

1. Inspeção: certificar-se do arquivamento. 2. Estudo: leitura para atribuir=lhe um assunto. 3. Classificação: atribuir-lhe um título para consulta. 4. Codificação: inclusão de um símbolo correspondente ao

método de arquivamento. 5. Ordenação: permitir a agilidade e racionalização do trabalho. 6. Guarda dos documentos: os documentos são literalmente

colocados dentro das pastas, caixas, estantes ou arquivos.

ROTINAS DE ARQUIVAMENTO

4º - Empréstimo e Consulta

• Cuidado ao realizar empréstimos para não correr o risco de perdê-lo ou de não recuperá-lo.

• Costuma-se ceder ou liberar para consulta somente aos órgãos que os receberam ou produziram.

• Documento guia-fora é colocado no local do docu-mento retirado.

• Contém informações necessárias para seu rastrea-mento: data, pessoa etc.

ANTENADO!ANTENADO!ANTENADO!ANTENADO!

CUIDADO: Os concursos costumam perguntar se empréstimo é uma das atividades de protocolo. Mas ele faz parte do arquiva-mento.

5º - Destinação • Conjunto de operações que se seguem à fase de ava-

liação dos documentos destinadas promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou microfilmagem.

• Utiliza-se o instrumento chamado de tabela de tem-poralidade.

Fases da gestão de documentos

Conceito Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às

atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquiva-mento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Objetivos • Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos;

• Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for solicitada;

• Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas, econômi-cas e eficientes de gestão da informação;

• Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário – administrativo, fiscal, técnico, legal – ou valor secundário, ou seja, importância histórica para a pesquisa científica;

• Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e cien-tífico.

Elaboração do plano arquivístico • Considerações para sua elaboração: • Posição do arquivo na estrutura da instituição; • Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo;



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• Escolha de métodos de arquivamento adequados; • Estabelecimento de normas de funcionamento; • Recursos humanos; • Escolha das instalações e do equipamento; • Constituição de arquivos intermediários e permanentes; • Recursos financeiros.

DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA! 1ª dica importante • Importante esclarecer que a descentralização se aplica ape-

nas à fase corrente dos arquivos. • Nas fases intermediária e permanente, os arquivos devem

ser centralizados. 2ª dica importante • A teoria recomenda que as atividades normativas, de contro-

le e de orientação sejam centralizadas. • Ou seja, que haja um órgão responsável pela elaboração e

controle de procedimentos técnicos. • Plano de classificação de documentos, e tabela de temporali-

dade. • A centralização tem como finalidade evitar que sejam aplica-

dos critérios diferenciados no tratamento dos arquivos.

Gestão de documentos intermediários

De acordo com Paes: • “A economia é a razão principal da criação de arquivos inter-

mediários”. • Vão para depósitos centralizados; • Aguardam prazos prescricionais e precaucionais previstos na

tabela de temporalidade e destinação de documentos; • São de propriedade do setor que os gerou; • Só poderão ser acessados por eles ou consultados por tercei-

ros após autorização.

Fases da Gestão de Documentos • Produção de documentos • Utilização de documentos • Avaliação e destinação de documentos 1ª: Produção de documentos • Elaboração dos documentos em decorrência das atividades de

um órgão; • Devem ser criados apenas os documentos essenciais à admi-

nistração e evitadas duplicação e emissão de vias desneces-sárias.

2ª: Utilização de documentos • Inclui atividades de protocolo, de expedição, de organização

e arquivamento de documentos em fase corrente e interme-diária, bem como a elaboração de normas de acesso à docu-mentação e à recuperação de informações.

3ª: Avaliação e Destinação • Faz a análise e a avaliação dos documentos acumulados nos

arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda, deter-minando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a insti-tuição.

Diagnóstico e Avaliação Documental

Diagnóstico: É a análise detalhada dos vários aspectos relacio-nados à estrutura e ao funcionamento do arquivo da empresa.

1. Processo de diagnóstico 2. Existência de normas e manuais de arquivo; 3. Localização e instalações físicas; 4. Volume documental e espaço físico ocupado; 5. Condições ambientais e de armazenamento; 6. Recursos humanos; 7. Gênero e natureza dos arquivos; 8. Classificação/identificação dos métodos utili-

zados; 9. Procedimentos e formas de acesso; 10. Controle de consulta e empréstimo; 11. Estado de preservação e conservação.

Avaliação: Consiste em identificar seus valores e definir seus prazos de guarda. Em termos práticos, a avaliação significa a criação da Tabela de Temporalidade de Documentos.

DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA! 3ª dica importante

• A Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o re-colhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. Deve ser concebida como o produto gerado pelo processo da avali-ação documental.

4ª dica importante • O Plano de Classificação é o instrumento que objetiva facultar

o arquivamento correto dos documentos em classes.

5ª dica importante • O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade são

instrumentos que se complementam. Pois é necessário que os documentos estejam primeiramente bem classificados, de modo a facilitar a etapa de avaliação.

Classificação dos documentos

Classificação de documentos de arquivo. 1º - Quanto à Entidade Arquivos Públicos: São aqueles criados e mantidos por entidades de caráter público, seja a esfera federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Arquivos Privados: São aqueles criados e mantidos por institui-ções de caráter particular.

DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA!DE OLHO NA DICA! 6ª dica importante • São ainda considerados públicos os conjuntos de documentos arquivísticos produzidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos como dispõe a Lei Federal nº 8.159/1991.

7ª dica importante • Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder



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Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a pes-quisa histórica e o desenvolvimento científico nacional.

2º - Quanto ao Gênero dos Arquivos

1. Documentos textuais 2. Documentos iconográficos 3. Documentos sonoros 4. Documentos filmográficos 5. Documentos audiovisuais 6. Documentos informáticos 7. Documentos cartográficos 8. Documentos micrográficos

3º - Quanto à Espécie dos Arquivos

1. Atos normativos 2. Atos enunciativos 3. Atos de assentamento 4. Atos comprobatórios 5. Atos de ajuste 6. Atos de correspondência

Atos normativos: São aqueles expedidos por autoridades admi-nistrativas, com finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex: medidas provisórias, decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções normativas, acórdãos e leis. Atos enunciativos: São aqueles de caráter opinativo, que escla-recem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex: pareceres, relatórios e votos. Atos de assentamentos: São os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex: apostilas, atas e termos. Atos comprobatórios: São documentos que comprovam assen-tamentos, decisões etc. Certifica ou atesta determinadas situa-ções. Ex: certidões, atestados, cópias autênticas. Atos de ajuste: São representados por acordos em que a Admi-nistração Pública é parte. Ex: tratados, convênios, contratos, termos aditivos. Atos de correspondência: São aqueles que objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Ex: avisos, cartas, ofícios, memorandos, mensagens, edital, intimação, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará e circu-lar. 4º - Quanto ao Tipo É a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. 5º - Quanto à natureza dos arquivos Arquivo Especial: Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos tipos de suporte. Arquivo Especializado: Aquele que tem sob sua guarda documen-tos resultantes de um campo específico da experiência humana, independente do suporte. 6º - Quanto à natureza dos assuntos Os documentos podem ser classificados: • Ostensivos. • Que podem ser divulgados. • Sigilosos (não podem ser divulgados. Cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, necessários à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas).

7º - Quanto ao Suporte É a base em que a informação é registrada. Qualquer meio utilizado para gravar ou registrar a informação. Ex: papel, HD, CD, DVD, Fita VHS. 8º - Quanto aos Valores Refere-se à utilidade (administrativa ou histórica) que um documento tem ou pode vir a ter para uma instituição. Valor Primário, Funcional ou Administrativo Valor Secundário, Cultural ou Histórico 9º - Quanto à Forma Segundo seu estágio de preparação: Rascunho ou minuta Original ou cópia 10º - Quanto ao Formato Segundo seu aspecto físico: Ficha Livro Caderno Folder etc.

Métodos de arquivamento

Método Alfabético Fichas e pastas são dispostas rigorosamente na ordem alfabéti-ca, por meio de guias divisórias com as respectivas letras. As guias divisórias devem ser assinaladas com notações de referência ao documentos arquivados. As guias podem: Abertas: A, B, C, Ab, Ac, etc. Fechadas: Aa-Al, Am-Az, etc. Regras de Alfabetação Conforme Paes (2005,p. 63): “o arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação.” 1ª Regra – Método alfabético Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome: Exemplo: • João Barbosa • Pedro Álvares Cabral • Paulo Santos Arquivam-se: • Barbosa, João • Cabral, Pedro Álvares • Santos, Paulo 2ª Regra – Método alfabético Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen, não se separam: Exemplo: • Camilo Castelo Branco • Paulo Monte Verde • Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: • Castelo Branco, Camilo • Monte Verde, Paulo • Villa-Lobos, Heitor 3ª Regra – Método alfabético



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Sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou São, seguem a regra dos sobrenomes compostos: Exemplo: • Waldemar Santa Rita • Luciano Santo Cristo • Carlos São Paulo Arquivam-se: • Santa Rita, Waldemar • Santo Cristo, Luciano • São Paulo, Carlos 4ª Regra – Método alfabético As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classifi-cação de sobrenomes iguais: Exemplo: • J. Vieira • Jonas Vieira • José Vieira Arquivam-se: • Vieira, J. • Vieira, Jonas • Vieira, José 5ª Regra – Método alfabético Os artigos e as preposições, tais como a, o, de, d’, da, do e, um, uma, não são considerados: Exemplo: • Pedro de Almeida • Ricardo d’ Andrade • Lúcia da Câmara • Arnaldo do Couto Arquivam-se: • Almeida, Pedro de • Andrade, Ricardo d’ • Câmara, Lúcia da • Couto, Arnaldo do 6ª Regra – Método alfabético Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, são tidos como parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação: Exemplo: • Antonio Almeida Filho • Paulo Ribeiro Júnior • Joaquim Vasconcelos Sobrinho Arquivam-se: • Almeida Filho, Antônio • Ribeiro Júnior, Paulo • Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 6ª Regra – Método alfabético Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção: Exemplo: • Jorge de Abreu Sobrinho • Jorge de Abreu Neto • Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: • Abreu Filho, Jorge de • Abreu Neto, Jorge de • Abreu Sobrinho, Jorge de

7ª Regra – Método alfabético Os títulos não são considerados na alfabetação, são colocados após o nome completo e entre parênteses: Exemplo: • Ministro Milton Campos • Professor André Ferreira • General Paulo Pereira • Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: • Campos, Milton (Ministro) • Ferreira, André (Professor) • Pereira, Paulo (General) • Teixeira, Pedro (Dr.) 8ª Regra – Método alfabético Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais: Exemplo: • George Albert • Winston Churchill • Paul Muller Arquivam-se: • Aubert, George • Churchill, Winston • Muller, Paul 9ª Regra – Método alfabético As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser levadas em conta. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula: Exemplo: • Giulio di Capri • Esteban de Penedo • Charles Du Pont Arquivam-se: • Capri, Giulio di • De Penedo, Esteban • Du Pont, Charles 10ª Regra – Método alfabético Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome: Exemplo: • José de Oviedo y Baños • Francisco de Pina de Mello • Angel del Arco y Molinero • Antonio de los Rios Arquivam-se: • Arco y Molinero, Angel del • Oviedo y Baños, José de • Pina de Mello, Francisco de • Rios, Antonio de los 11ª Regra – Método alfabético Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes - são regis-trados como se apresentam: Exemplo: • Li Yutang • Osama Bin Laden • Al Bem-Hur Arquivam-se: • Al Bem-Hur • Li Yutang • Osama Bin Laden



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12ª Regra – Método alfabético Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governa-mentais devem ser transcritos como se apresentam, sem consi-derar artigos e preposições, que ficam ao final e entre parênte-ses: Exemplo: • Barbosa Santos Ltda. • Álvaro Ramos & Cia. • A Colegial Arquivam-se: • Álvaro Ramos & Cia. • Barbosa Santos Ltda. • Colegial (A) 13ª Regra – Método alfabético Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses: Exemplo: • II Conferência de Pintura Moderna • Quinto Congresso de Geografia • 3º Congresso de Geologia Arquivam-se: • Conferência de Pintura Moderna (II) • Congresso de Geografia (Quinto ) • Congresso de Geologia (3º)

Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documen-to é o seu número. Classifica-se em: 1. Numérico simples 2. Numérico cronológico 3. Numérico digito-terminal

1. Método Numérico Simples Para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos. Como na busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice alfabético, também chama-do onomástico; 2. Método Numérico Cronológico Os documentos são organizados a partir de uma data, que na maioria das vezes, é a data de produção do documento. Exemplos: Notas fiscais Prontuários médicos 3. Método Numérico Dígito-Terminal Os documentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. São lidos da direita para a esquerda. Exemplo: 352650 Arquiva-se: 35.26.50 Método Geográfico Os documentos são organizados de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, conforme seu local de produção ou sua procedência. Método Geográfico

Exemplo por Estado: ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE Distrito Federal Brasília (capital) Pires, Juliana Distrito Federal Ceilândia Lopes, Priscila Sergipe Aracaju (capital) Andrade, Luiz Eduardo

Método Geográfico Exemplo por Cidade: CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE Brasília (capital) Distrito Federal Pires, Juliana Ceilândia Distrito Federal Lopes, Priscila Aracaju (capital) Sergipe Andrade, Luiz

Método Ideográfico A organização é feita pelo assunto dos documentos. Classifica-se em:

Alfabético dicionário:

1. Admissão de funcionários 2. Contas a pagar 3. Contas a receber 4. Demissão de funcionários 5. Férias 6. Internet 7. Salários 8. Telefonia

Alfabético enciclopédico:

1. COMUNICAÇÃO 2. Internet 3. Telefonia 4. FINANCEIRO 5. Contas a pagar 6. Contas a receber 7. PESSOAL 8. Admissão de funcionários 9. Demissão de funcionários 10. Férias 11. Salários

Numérico dúplex: 1 COMUNICAÇÃO 1-1 Internet 1-2 Telefonia 2 FINANCEIRO 2-1 Contas a pagar 2-2 Contas a receber 3 PESSOAL 3-1 Admissão de funcionários 3-2 Demissão de funcionários 3-3 Férias 3-4 Salários Numérico decimal: (10 classes) 020 – Pessoal 022 – Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 – Cursos



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022.12 – Promovidos por outras instituições 022.121 – No Brasil 022.121 – no exterior Método Variadex Utilização de cores para organização dos documentos.

LETRAS CORES A, B, C, D e abreviações Ouro E, F, G, H e abreviações Rosa I, J, K, L, M, N e abreviações Verde O, P, Q e abreviações azul R, S, T, U, V, W, Y, Z e abre-viações

palha

Preservação e conservação de documentos de

arquivo Preservação Conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. O conceito envolve as atividade de: • Conservação

• Armazenamento

• Restauração

Conservação É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos. Busca estender a vida útil do documento, procurando mantê-lo o mais próximo possível do estado físico em que foi produzido. Restauração Conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a rever-são de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprome-ter sua integridade e seu caráter histórico. Agentes Danosos São agentes exteriores que danificam os documentos. Agentes Físicos Agentes Químicos Agentes Biológicos Agentes Físicos Luminosidade É nociva e cumulativa. Ex: Sol, lâmpadas e xerox. Temperatura Muito altas ou baixas aceleram degradação. Umidade Todos os materiais dos acervos são higroscópicos, isto é, absor-vem e liberam umidade muito facilmente. Recomendável: 22 graus e 45 a 55% de umidade. Aparelhos utilizados: termômetro e higrômetro Agentes Químicos Poluição atmosférica Gases e partículas sólidas Dióxido de enxofre (SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). Tinta A própria tinta do texto. Evitar tintas ferrogálicas, hidrográficas e esferográficas. Recomenda-se lápis macio. Gorduras e oleosidade Manuseio inadequado. Uso de luvas. Objetos metálicos

Grampos, clipes, colchetes metálicos – enferrujam. Processo químico da oxidação. Uso de plástico. Agentes Biológicos Insetos e roedores Baratas, traças e ratos. Micro-organismos Fungos. Humanos Vandalismo e furtos. Medidas de Conservação Desinfestação Processo de destruição ou inibição da atividade de micro-organismos. Ex: fumigação – câmara a vácuo com produto químico por 48 a 72 horas. Higienização ou limpeza É a retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira, suji-dades e outros resíduos. Ex: Pano macio, escova ou aspirador de pó. Alisamento Colocar documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Depois são passados a ferro, folha a folha, em máquinas elétricas. Referências

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002.

REIS, Leonardo. TIAGO, João. Arquivologia facilitada: teoria e questões. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

TEIXEIRA, Carolina. Arquivologia para concursos: teoria e exercí-cios do CESPE e da FCC comentados. 2ª edição. São Paulo: Método, 2011.

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA

1. Assinale V ou F: ____ É de competência do setor de protocolo o empréstimo de documentos. ____ O registro e a expedição de correspondências são ativida-des do arquivo geral, não fazendo parte do protocolo. ____ O uso do vocábulo protocolo, de acordo com a terminologia arquivística atualmente aceita, deve restringir-se à indicação do número de registro ou classificação que é atribuído ao documen-to quando recebido nos órgão ou instituições públicas. ____ A atividade de protocolo é atividade específica dos arquivos permanentes. ____ Além das atividades de recebimento, registro, classificação, movimentação e expedição, cabe também ao protocolo fazer a avaliação e eliminação dos documentos. ____ A abertura de correspondência oficial de caráter ostensivo e seu devido encaminhamento é de responsabilidade do setor de protocolo. ____ Os envelopes que contenham características de correspon-dência particular devem ser encaminhados ao respectivo desti-natário após a leitura do teor do documento. ____ Documentos classificados como ostensivos não apresentam restrições quanto à divulgação de seu conteúdo. 2. Assinale a opção que não implica em restrição de aces-so: a) documento secreto



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b) documento ostensivo c) documento confidencial d) documento reservado e) documento sigiloso 3. As atividades típicas do protocolo não incluem o(a) a) distribuição de documentos b) preparação de instrumento de descrição c) recebimento de correspondência d) abertura de processo 4. As rotinas de recebimento e classificação adotadas nos setores de protocolo compreendem o (a) a) recebimento da correspondência b) abertura da correspondência sigilosa para posterior encami-nhamento c) distribuição da correspondência que se caracterize como particular d) inserção de carimbo ou outra forma de registro que revele a numeração e a data do encaminhamento do documento. 5. Assinale o item que não faz parte das rotinas do proto-colo. a) receber a correspondência b) abrir a correspondência ostensiva c) encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos desti-natários d) avaliar os documentos de acordo com os valores primários e secundário. 6. Assinale a alternativa correta. O processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequência alfabé-tica, numérica ou alfanumérica é chamada de: a) Catalogação. b) Indexação. c) Arranjo. d) Fluxogramação. 7. Ao conjunto de documentos de um arquivo denomina-mos de: a) Armazenamento. b) Acondicionamento. c) Acervo. d) Acumulação. 8. Marque V ou F. ____ Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracterizam-se pela natureza orgânica de sua acumulação, e é conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. ____ Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisu-ais e exemplares múltiplos. ____ O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. ____ Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. ____ No processamento técnico dos acervos arquivísticos, incluem-se a identificação, a classificação, a catalogação, a avaliação, o arranjo e a descrição. ____ Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísti-cos são reunidos pelo conteúdo. ____ O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumula-ção dos documentos no âmbito da instituição. 9. Desclassificação ocorre quando um documento é: a) Liberado de restrições de acesso.

b) Colocado na pasta “Diversos” ou “Miscelânea”. c) Misturado a outros, durante o arranjo. d) Ordenado por assunto. e) Destinado a descarte, no processo de avaliação. 10. São considerados arquivos especiais aqueles que: a) Têm sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico. b) Têm sob sua custódia os documentos resultantes da política arquivística. c) Têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes. d) Têm sob sua guarda documentos resultantes do processo de avaliação. e) Têm sob sua custódia os documentos resultantes do processo de classificação. 11. Entende-se por notação: a) O conjunto dos documentos notariais. b) A forma que antecede a elaboração dos manuscritos. c) O material sob o qual as informações são registradas. d) A primeira etapa no processo de arranjo documental. e) O código de localização dos documentos no acervo. 12. Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para elucidá-lo os dirigentes da rede preci-sam encontrar certos documentos, mas a desorga-nização do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens dos documentos foram mescladas; não existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes estão misturados aos intermediários e per-manentes; existem, desordenadamente, várias revistas especializadas, catálogos de preços, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para se iniciar essa organização é: a) Solicitar a colaboração do diretor da empresa. b) Fazer o levantamento documental. c) Numerar o acervo para eliminar os documentos. d) Arranjar sistematicamente a documentação. e) Elaborar os instrumentos de pesquisa. 13. Uma ficha apresenta os seguintes dados: procedência, data de entrada, data de documento, número, código do assunto, espécie, número de origem, assunto, distribui-ção, data, recebido. Trata-se de uma ficha de: a) Descarte. b) Destinação. c) Avaliação. d) Provisão. e) Protocolo. 14. Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir. Pessoal: Admissão – Demissão – Folha de Pagamento – Promoção – Recrutamento – Seleção. Esse esquema denota uma classificação por: a) Assunto. b) Espécie. c) Natureza. d) Tipologia. e) Estágio. 15. De acordo com a Lei 8.159/1991, é INCORRETO afirmar que: a) É dever do Poder Público a gestão documental e a de prote-ção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científi-co e como elementos de prova e informação.



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b) São arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público excluídas entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documen-tos. c) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. d) Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. e) A Administração Pública franqueará a consulta aos docu-mentos públicos. 16. O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor: a) Primário. b) Fiscal. c) Legal. d) Probatório. e) Secundário. 17. Leia as afirmações abaixo, que dizem respeito à conservação dos documentos. I. A umidade e o ar seco são fatores de enfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo. II. A luz artificial deve ser abolida na área de armazenamento, Por acelerar o desaparecimento das tintas. III. A desinfestação e a restauração incluem-se entre as princi-pais operações de conservação de documentos. IV. A utilização ininterrupta de aparelhos de ar condiciona-do, mantendo a temperatura muito baixa, destrói as fibras do papel. São corretas as afirmações: a) I e III apenas. b) III e IV apenas. c) I, II e III apenas. d) I, II e IV apenas. e) II, III e IV apenas. 18. De acordo com a Lei que regula a microfilmagem de documentos oficiais ficou estabelecido que os docu-mentos microfilmados poderão, a critério da autorida-de competente, ser eliminados, exceto aqueles que tenham valor: a) Probatório. b) Legal. c) Fiscal. d) Histórico. e) Administrativo. 19. De acordo com a legislação vigente, na microfil-magem de documentos cada série será sempre prece-dida de imagem de abertura, com os seguintes elemen-tos: I. Registro da empresa no Ministério da Indústria e do Comércio. II. Ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmagens. III. Identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução. IV. Informações sobre o estado de conservação dos documen-tos originais. O número de itens certos é igual a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.

20. Nos item seguintes marque C ou E Em relação ao conceito da arquivologia denominado princípio de respeito aos fundos, julgue os seguintes itens. 61____ Esse princípio foi criado na década de 50 do século passado para atender às necessidades de administração de documentos arquivísticos. 62____ A base desse princípio encontra-se na noção de que os arquivos de uma proveniência não devem ser misturados com os de outra. 63____ Esse princípio reafirmou os procedimentos de arranjo de documentos de arquivo segundo esquemas de classificação predeterminados. Acerca do conceito de fundo de arquivo, julgue os itens a seguir. 64____ Fundo aberto é um conjunto de documentos ao qual é possível integrar documentos de qualquer proveniência, indistin-tamente. 65____ Ter existência jurídica própria é um dos critérios para se delimitar um fundo de arquivo. No que se refere a programa de descrição em arquivos perma-nentes, julgue os itens subsequentes. 66____ Identificar, gerenciar e contextualizar os documentos arquivísticos são alguns dos objetivos da descrição. 67____ A Norma Internacional de Descrição Arquivística (ISAD-g) foi concebida para ser utilizada na descrição de documentos arquivísticos, não importando a natureza ou dimensão do con-junto documental. 68____ Um programa ou uma política de descrição que adote a ISAD-g para a descrição de seus acervos arquivísticos deve considerar que essa regra é multinível e que a série é o nível mais geral de descrição. 69____ Guia é um instrumento de pesquisa que fornece infor-mações gerais e básicas acerca de um ou mais arquivos e seus fundos. 70____ A elaboração e a publicação dos instrumentos de pes-quisa também são parte de um programa ou política de descri-ção focadas na ação cultural dos arquivos. 71____ A demanda dos usuários é o aspecto mais importante na concepção de um programa ou política de descrição. Quanto à tipologia e suporte documentais em arquivística, julgue os itens seguintes. 72____ Define-se declaração de bens como tipologia documental porque nela se encontra a junção da espécie com a atividade que gerou o documento. 73____ O estudo das tipologias documentais é importante somente para as atividades de classificação. 74 Entre as tipologias documentais que podem ser encontradas nos arquivos da Secretaria de Gestão Administrativa (SGA) do GDF estão as atas das reuniões, relatórios de atividades e livros de ponto. 75____ Suporte é a extensão do tipo documental para qualquer meio escrito. 76____ Discos magnéticos não são objeto de estudo da arquivís-tica. Quadro de arranjo é uma representação intelectual de um fundo de arquivo. Um arquivista, no processo de elaboração de um quadro de arranjo, precisa levar em conta certos procedimentos e critérios para ser bem-sucedido. Considerando essas informa-ções, julgue os itens que se seguem. 77____ A adoção do critério estrutural para a elaboração de um quadro de arranjo baseia-se na estrutura organizacional da instituição, enquanto o critério funcional tem como base as funções. 78____ A operação de arranjo dos documentos de arquivo deve respeitar o seu caráter orgânico, mas dificilmente o princípio de proveniência. 79____ É suficiente o estudo da história administrativa para a elaboração do quadro de arranjo de um fundo de arquivo de uma



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pessoa jurídica. 80____ O quadro de arranjo do fundo arquivístico de uma instituição deve ser estático, pois ele reflete a organização interna dessa instituição. 81____ A história administrativa das instituições públicas pode ser localizada na legislação específica, mas também nos seus relatórios de atividades e atas de reuniões. Considerando que, na condição de gestor de um serviço de informação, um arquivista deve estar preparado para propor, implantar e implementar medidas de proteção, preservação, conservação e acesso ao seu acervo, julgue os seguintes itens. 82____ A secagem ao ar é o procedimento mais tradicional usado para lidar com documentos molhados, no entanto, sua adoção é mais indicada para documentos úmidos ou moderada-mente molhados. 83____ Na impossibilidade de secar imediatamente fotografias molhadas e grudadas umas às outras, é correto o congelamento dessas fotografias, acondicionando-as em sacos de plástico, para posterior manipulação. 84____ A microfilmagem é uma técnica adequada para propor-cionar a preservação a longo prazo do conteúdo informacional ou para reduzir a utilização e a deterioração dos originais. 85____ A decisão de digitalizar documentos arquivísticos para substituir os originais encontra, atualmente, entraves na legisla-ção. De acordo com a Lei n.º 8.159/1991, referente à política nacio-nal de arquivos públicos e privados, julgue os itens subsequen-tes. 86____ Os arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos federais, estaduais, municipais e do Distrito Federal (DF) em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 87____ A malha arquivística pública do país é constituída pelos arquivos federais, estaduais, municipais e do DF. 88____ Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por todos os tipos de entidades privadas são considerados documen-tos públicos. 89____ Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos arquivos do DF. 90____ Os critérios de organização, de gestão e de acesso aos documentos e a vinculação dos arquivos estaduais, municipais e do DF são definidos por instruções normativas do Arquivo Nacio-nal. Os conceitos e os princípios arquivísticos, reconhecidos interna-cionalmente, vêm sendo formulados há mais de dois séculos. A história das ideias arquivísticas foi marcada pela busca de soluções dos problemas relativos à organização e descrição de documentos e pelo fato de refletir, em grande medida, a época e o lugar dos autores e os tipos de documentos trabalhados. Julgue os itens a seguir, referentes a conceitos e princípios arquivísticos. 91____ O manual de arranjo e descrição dos arquivistas holan-deses apresenta orientações, princípios, conceitos, procedimen-tos e indicações acerca de arranjo, descrição e avaliação dos documentos de arquivo. 92____ Os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não devendo ser misturados aos de outra origem. Esse procedimento tipifica o princípio de respeito à ordem original. 93____ A teoria das três idades tem sido usada para definir os elementos da avaliação documental, enquanto os princípios da proveniência e da ordem original têm servido para definir estra-tégias de classificação. 94____ A teoria das três idades define que os arquivos passam por três fases ou idades: corrente, intermediária e permanente. A fase ou idade intermediária é constituída de documentos originários de massas documentais, com uso pouco frequente, que aguarda, em depósito de armazenamento temporário, sua eliminação.

95____ Para que permaneçam vivos e sejam mais bem utiliza-dos e entendidos, os arquivos devem ser conservados nos lugares em que foram produzidos. Esse processo define o princí-pio da territorialidade. Recentemente, foi noticiada a existência de problemas estrutu-rais sérios na sede de um órgão público. A planta da estrutura do edifício não foi localizada pelo setor de engenharia e esse fato tem prejudicado a adoção de medidas para recuperação do prédio. Situações como essa são normais no cotidiano dos órgãos públicos brasileiros. A literatura arquivística e a legislação indicam a implantação do programa de gestão de documentos como parte da estratégia para solução desse tipo de problema. Acerca da gestão de documentos governamentais, julgue os itens seguintes. 96____ Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou o recolhimento dos documentos para guarda permanente. 97____ A fase de utilização e conservação do programa de gestão de documentos inclui a concepção e gestão de formulá-rios, a preparação e gestão de correspondência, a gestão de informes e diretrizes, o fomento de sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos. 98____ O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos típicos da gestão de documentos e devem ser aplicados quando os documentos forem transferidos ao arquivo intermediário. 99____ Limitações de ordem legal e a escala e a complexidade dos governos nacionais são fatores que comprometem a adoção das funções de gestão de documentos pelas instituições arquivís-ticas. 100____ As funções arquivísticas recebem uma contribuição importante da gestão de documentos sob diversos aspectos, entre eles estão o registro adequado das políticas e atividades dos governos, a garantia de que um menor número de documen-tos inúteis e transitórios sejam reunidos a documentos de valor permanente e a inibição da eliminação de documentos de valor permanente. Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliá-rio para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazena-mento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais. Acerca da situação hipotética acima, julgue os itens que se seguem. 101____ Essa situação é comum em órgãos públicos cujo arquivo seja formado, em sua maioria, por documentos da atividade-fim. 102____ A realização de um minucioso diagnóstico da situação arquivística permitirá dimensionar os problemas existentes, indicando os documentos a serem transferidos ao arquivo inter-mediário e recolhidos ao arquivo permanente, além dos que devem ser eliminados. 103____ O levantamento dos dados quantitativos (mensuração) do acervo documental não é um procedimento relevante para a elaboração de um projeto de trabalho para organização e melho-ria da situação descrita, pois não existem parâmetros quantitati-vos adequados para a sua realização. 104____ A elaboração da tabela de temporalidade de documen-tos é fundamental para o estabelecimento dos arquivos corren-tes, intermediários e permanentes do órgão público.



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105____ O controle do documento desde o nascimento ou recebimento pode evitar a situação descrita. Nesse sentido, o protocolo, atividade típica do arquivo intermediário, é um impor-tante instrumento para o gerenciamento do registro e controle do trâmite documental. Uma das principais funções arquivísticas, a avaliação de docu-mentos ganhou destaque com o volume cada vez maior de documentos acumulados pelos órgãos públicos. Acerca da avaliação de documentos, julgue os itens subsequentes. 106____ O principal objetivo da avaliação de documentos é a eliminação de documentos produzidos e recebidos pelas ativida-des-meio das instituições. 107____ Para o processo de avaliação de documentos ser criterioso, é necessário, entre outros aspectos, que ele esteja integrado às operações de classificação. 108____ A avaliação parte do pressuposto de que os documen-tos de arquivo têm valores primário e secundário. O valor primá-rio reflete a importância que os documentos têm para seu produtor original e o secundário representa a utilidade que têm, posteriormente, para os pesquisadores. 109____ O valor probatório é caracterizado pela prova que o documento contém da organização e do funcionamento do órgão. 110____ A tradição arquivística norte-americana do pós-guerra, que influenciou as práticas de avaliação no Brasil, diferia da inglesa, entre outros motivos, pelo fato de entender que o produtor do documento, e não o arquivista, era o sujeito do processo avaliativo dos arquivos. 21. Em relação a protocolo, julgue os itens a seguir: ___ O recebimento, o registro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos são ativi-dades de protocolo. ___ Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo proto-colo não podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus destinatários. ___ Apenso é o documento ou processo juntado a processo sem passar a integrá-lo; enquanto anexo é o documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de conteúdo. 22. Julgue os itens a seguir: ___ O arquivo público é a instituição do poder público com a função de implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela adminis-tração pública em seu âmbito de atuação, e de promover a organização, a preservação e o acesso dos documentos de valor permanente recolhidos dos diversos órgãos e entidades dos estados, do Distrito Federal (DF) e dos municípios. Desse modo, o arquivo público é necessariamente dotado de: personalidade jurídica própria, infraestrutura física, material e tecnológica, recursos orçamentários e financeiros, assim como recursos humanos qualificados. ___ Entre os documentos que a legislação considera como arquivos públicos estão aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do DF e munici-pais, em decorrência de suas funções; por agentes do poder público, no exercício de seu cargo ou função; pelas empresas públicas; pelas sociedades de economia mista; por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. ___ Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente. ___ A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública corres-pondente à esfera de competência do órgão.

___ A utilização de novas tecnologias digitais nos arquivos favorece a preservação e a conservação, uma vez que os supor-tes são comprovadamente mais duráveis e mais estáveis para o armazenamento, em comparação com os meios convencionais de registrar informações. ___ Os documentos sofrem um processo natural de deteriora-ção, causado por reações químicas. Fatores como índices muito elevados de temperatura ou umidade relativa do ar, variações bruscas de temperatura ou umidade, presença de poeiras e gases poluentes, exposição a raios ultravioleta e a falta de ventilação aceleram esses processos e favorecem o desenvolvi-mento de microrganismos e as infestações de insetos, que prejudicam ainda mais o acervo documental. ___ Em termos de uso e preservação, existem muitas vantagens em fazer a migração de documentos convencionais de arquivo para meios digitais, como, por exemplo, a rapidez no acesso à informação, a economia de espaço, uma maior durabilidade das mídias por não haver manuseio direto, entre outras, que redu-zem significativamente os gastos com infraestrutura e recursos humanos. 23. Acerca das teorias e dos princípios da Arquivologia, julgue os seguintes itens. ___ Os documentos são meios naturais, imparciais, interdepen-dentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu cria-dor/acumulador. ___ A conexão arquivística é um vínculo original e necessário entre os documentos, sendo esse vínculo determinado pelas funções da organização. ___ O documento orgânico pode ser produzido ou recebido pela organização da mesma forma que o documento nãoorgânico, pois o que os diferencia é o gênero documental. ___ O trabalho arquivístico deve ser centrado primariamente no respeito e na preservação dos fatos evidenciados pelos docu-mentos. ___ Os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. Os documentos são, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais, reproduções ou referências virtuais. 24. Acerca das tipologias documentais e dos suportes físicos, julgue os próximos itens. ___ Leis, decretos-leis, decretos, estatutos e regimentos são atos enunciativos. ___ No caso da documentação pública, são classificados como atos de ajuste os documentos pactuais referentes a acordos de vontade em que pelo menos uma das partes é a administração pública. ___ O documento público é reconhecível por sua proveniência, sua categoria, sua espécie e seu tipo. ___ É conhecida como tipologia documental a reunião de espé-cies documentais que se assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso. ___ Ata de reunião, relatório de atividades e projeto de trabalho são exemplos de categorias documentais. 25. Quando os objetivos pelos quais os documentos foram acumulados se aproximam daqueles que determinam a consulta a que estão sujeitos, em razão da vigência de seus dispositivos ou dos interesses imediatos que a eles se associam, temos os chamados (A) arquivos de custódia e centros de processamento de dados. (B) centros de documentação e de memória. (C) arquivos centrais e regionais. (D) arquivos correntes e intermediários. (E) arquivos intermediários e permanentes. 26. A passagem de documentos para o arquivo permanen-te, qualquer que tenha sido seu ponto de origem (arquivo corrente ou intermediário), é conhecida como



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(A) transferência. (B) remessa. (C) encaminhamento. (D) custódia. (E) recolhimento. 27. A decisão proferida por tribunal, em grau de recurso, gera como espécie documental (A) o alvará. (B) a certidão. (C) a circular. (D) a declaração. (E) o acórdão.

GABARITO

1. F F F F F V F V

2. B

3. B 4. B 5. D 6. C 7. C 8. VFVVFFV 9. A 10. C 11. E 12. B 13. E 14. A 15. B 16. E 17. A 18. D 19. C 20. 61 e, 62 c, 63 e, 64 e, 65 c, 66 c,

67 c, 68 e, 69 c, 70 c, 71 e, 72 c, 73 e, 74 c, 75 e, 76 e, 77 c, 78 e, 79 e, 80 e, 81 c, 82 c, 83 c, 84 c, 85 e, 86 c, 87 c, 88 e, 89 e, 90 e, 91 e, 92 e, 93 c, 94 e, 95 c, 96 c, 97 e, 98 e, 99 c, 100 c, 101 e, 102 e, 103 e, 104 c, 105 e, 106 e, 107 c, 108 c, 109 c, 110 e

21. C, E, C, C 22. C, C, C, E, E, C, E

23. C, C, E, C, E

24. E, C, C, E, E 25. D 26. E 27. E

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