MIT001 - Metodologia de Implantacao TOTVS

TOTVS ENTREGA METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVSGuia de Referencia

Versão 11.0 – 30/01/2009

Validade: 01/02/2009 a 31/12/2009

Missão TOTVS

Ser a opção natural em software, inovação e suporte a gestão

Visão TOTVS

Ser o operador administrativo através do fornecimento de software e serviços

Aliados a um modelo expandido de negócios

One stop shop provider

METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVS Restrita aos interlectures

Guia de Referencia TOTVS – Versão 10.0

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Este Guia de Referência é parte integrante do Sistema TOTVS de Garantia de Qualidade TOTVS e Franquias.

Este Guia de Referência substitui todo e qualquer documento ou política comercial anteriormente apresentada sobre o assunto em referência.

Este Guia de Referência é de propriedade intelectual da TOTVS e é expressamente proibida a cópia, reprodução, difusão e publicação integral ou parcial dos elementos contidos no mesmo, sem expressa e prévia autorização da TOTVS.


1 Sumário

1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS 4

1.1 Projeto - Definição 41.2 Estatísticas 41.3 Porque os projetos falham 41.4 Benefícios do Gerenciamento de Projetos 41.5 Papel do Gerente de Projetos 51.6 Fatores de Riscos x Gerenciamento de Projetos 5

2 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVS 8

2.1 Estrutura da Metodologia de Implantação TOTVS 12.2 Metodologia de Implantação TOTVS – Desenvolvimento 12.3 Metodologia de Implantação TOTVS – Implantação 12.4 Metodologia de Implantação TOTVS – Como o PMO e Comitê de Metodologia podem ajudar 12.5 Fluxo e Etapas da Metodologia de Implantação TOTVS 22.6 DESCRIÇÃO DAS FASES E ATIVIDADES DA METODOLOGIA 3F1 – FASE DE INICIAÇÃO 3

A – Reconhecimento da Entrada do Projeto 4B – Alinhamento do Projeto 6

F2 – FASE DE PLANEJAMENTO 10C – Desenvolvimento do Planejamento 10D – Desenvolvimento dos Planos Complementares 12E - Modelagem dos Processos 22F – Homologação do Planejamento 25

F3 – FASE DE EXECUÇÃO 29G – Parametrização e Cadastros 30H –Protótipos 34I - Definição do Ambiente de Produção 38J – Acompanhamento 40

F4 – FASE DE ENCERRAMENTO 42K - Encerramento do Projeto 43

F5 – FASE DE CONTROLE 45Documentos Complementares 46

3 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVS x RISCOS 48

3.1 FASES DA METODOLOGIA X RISCOS 483.1.1 Fase de Iniciação 483.1.2 Fase de Planejamento 503.1.3 Fase de Execução 523.1.4 Fase de Encerramento 533.1.5 Fase de Controle 53

4 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVS x MONITORAMENTO DE MATURIDADE 55

4.1 Objetivos554.2 Benefícios 554.3 Processo 554.4 Fluxo do Processo 56


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1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O conhecimento em gerenciamento de projetos vem a cada dia sendo mais difundido e requisitado pelas empresas aos profissionais. Atualmente são raras as empresas que não utilizam Gerenciamento de Projetos e que conseguem fazer sucesso sem desperdício de tempo e dinheiro.

O conhecimento das técnicas e melhores práticas existentes no PMBOK aliadas a ferramenta de gerenciamento de projetos e uma metodologia de implantação elaborada para atender as características dos projetos da empresa trazem a garantia de melhor qualidade no gerenciamento dos projetos.

Um gerenciamento de projetos adequado garante a satisfação do cliente atendendo o escopo, prazo e custos do projeto tornando os projetos rentáveis.

1.1 Projeto - DefiniçãoSegundo o PMBOK:Um projeto é um esforço temporário realizado para criar um produto ou serviço único.

Temporário – significa que todo projeto tem um início e um fim definidos.Único – significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes já realizados.

Segundo NBR ISO 1.006 (ABNT)

“Um projeto é um processo que consiste de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.

1.2 EstatísticasEm uma pesquisa conduzida pelo Dr. William Ibbs em 52 empresas de diversas áreas e tamanhos nos EUA:

Somente 16% dos projetos saem no tempo e no custo previsto. 94% dos projetos terão ao menos um reinicio 188% estouros em orçamentos 222% de estouros em prazos Somente 61% mantiveram o escopo original

1.3 Porque os projetos falhamSegundo o Gartner Group os projetos falham por diversos motivos entre os mais freqüentes estão:

Metas e objetivos mal estabelecidos Falta de entendimento das necessidades do cliente e das posições dos stakeholders Falha no detalhamento do escopo Prazos não realistas Estimativas de custos incorretas Orçamento mal planejado Processos de controle inadequados Inabilidade na gerência de recursos humanos Motivos externos da empresa que afetam diretamente o sucesso do projeto

1.4 Benefícios do Gerenciamento de ProjetosDe acordo com Ricardo Vargas um processo de Gerenciamento de Projetos garante alguns benefícios. Mensurados de acordo com o gráfico.


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1.5 Papel do Gerente de ProjetosDentre os principais papéis de um Gerente de Projetos, podem ser citados:

Planejadoro Deve ser capaz de assegurar a preparação do projeto, com garantia de qualidade técnica, recursos aprovados e

consenso de todos os stakeholders relevantes Organizador

o Deve prever e mobilizar os meios, especialmente as pessoas, para realizar o projeto. Deve trabalhar na montagem da estrutura organizacional do projeto

Administrador de pessoaso Deve lidar com as competências, corações e mentes da equipe. É o diretor de equipe, trabalhando nas

dimensões humana e comportamental, lidando com as pessoas como pessoas e não como recursos do projeto. Administrador de interfaces

o Deve administrar e articular acordos. A administração eficaz das interfaces, entre pessoas, departamentos ou organizações, é uma das maneiras de elevar a probabilidade de êxito do projeto.

Administrador de tecnologiao Deve fornecer conhecimentos técnicos para a realização do projeto e capacitação da equipe, orientar as

atividades da equipe, manter-se atualizado nas áreas tecnológicas relevantes para o projeto e conhecer a relação entre o resultado final e as tecnologias necessárias para alcançá-los.

Implementador o Deve “fazer acontecer”, predominando tarefas de executar e corrigir planos, cuidar do suprimento de recursos,

fornecer informações, avaliar o desempenho e cobrar providencias. Apesar de exigido na fase de execução, este papel é também de extrema importância no planejamento do projeto

Formulador de métodos o Deve formular metodologias, procedimentos, estruturas e sistemas de administração de projetos.

1.6 Fatores de Riscos x Gerenciamento de ProjetosOs fatores de Riscos estão associados diretamente ao sucesso ou insucesso de um projeto.Risco em projetos corresponde a um evento ou condição incerta que, se efetivamente ocorrer, pode implicar em efeito POSITIVO ou NEGATIVO nos resultados dos projetos.

Assim riscos em projetos incluem tanto oportunidades quanto obstáculos para o atingimento dos resultados de projetos.

Os riscos que podem gerar problemas aos projetos foram classificados nas seguintes categorias: Equipe Cliente, Equipe de Implantação, Escopo, Gerência de Projeto e Organizacionais.


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• Não participativo• Atitudes negativas ao projeto• Resistente a mudanças• Não comprometido• Falta de experiência em sistemas de Gestão• Baixa capacidade dos usuários por falta de maturidade ou conhecimento• Equipe de infra estrutura inexistente ou inadequada

• Conflitos entre cliente e equipe;• Conflitos entre os membros da equipe;• Rotatividade na equipe do projeto;• Não familiarizados com o negócio do cliente;• Não comprometidos;• Inexperientes;• Atitudes negativas.• Falta de boas práticas

• Mudanças constantes de objetivo e escopo• Mudanças constantes de requisitos• Requisitos conflitantes• Requisitos não definidos de forma adequada• Deficiência no entendimento dos usuários quanto às limitações ou capacidades do sistema• Não confirmação de premissas do projeto ou proposta



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• Recursos retirados do projeto por alteração de prioridades• Alteração da gerência durante o projeto• Influência política no projeto (externa)• Reestruturação organizacional durante o projeto• Ausência ou perda do comprometimento organizacional para o projeto• Ausência de suporte gerencial de alto nível para o projeto• Indisponibilidade de Recursos TOTVS para o cliente• Influência das partes interessadas desfavoráveis ao projeto

• Planejamento inadequado do prazo, custo e recursos necessários• Falta de experiência em projetos • Falta de conhecimento de negócios e processo• Baixa produtividade• Coordenador de Projetos sem perfil de liderança • Acompanhamento insuficiente do projeto• Falta de definição de marcos do projeto• Gerente do projeto ineficiente, inexperiente• Comunicação ineficiente


2 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVS

A metodologia de implantação TOTVS tem como objetivos servir de instrumento de orientação e controle do projeto de implantação dos produtos da marca TOTVS a todos os interessados no projeto. Sua efetiva utilização assegurará maior qualidade e sucesso no processo de implantação. Visa também proporcionar a todos os envolvidos um padrão de trabalho e comunicação durante o projeto.

Esta metodologia deverá ser aplicada para a implantação dos produtos TOTVS, em todas as situações, podendo sofrer algumas adaptações com relação às etapas a serem seguidas. Recomenda-se, no entanto, que não sejam feitas adaptações profundas, para que seja mantido um padrão de condução e controle em todos os projetos e em caso de não atendimento do material de apoio, contate imediatamente o Comitê da Metodologia.

Serão realizadas auditorias periódicas para identificar possíveis melhorias em todos os pontos tratados pela metodologia, bem com identificar o grau de sua utilização. As auditorias serão realizadas pelos membros designados pelo Comitê da Metodologia e, ao final de cada levantamento, as melhorias sugeridas serão analisadas e se necessário a metodologia será alterada.

A metodologia de implantação está dividida em 5 fases, 11 etapas, subdivididas em 46 tarefas, detalhadas a seguir, onde cada etapa deve ser cuidadosamente planejada e documentada pelo material de apoio, podendo sofrer adaptações para cada tipo de projeto.


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2.1 Estrutura da Metodologia de Implantação TOTVS

2.2 Metodologia de Implantação TOTVS – DesenvolvimentoFoi desenvolvida com base na necessidade de unificação das metodologias TOTVS com a metodologia de implantação Datasul com base nos seguintes pontos:

Com a participação de representante dos principais envolvidos direta ou indiretamente pelos projetos Com foco na maior necessidade da organização (retorno mais rápido, menor custo, maior qualidade) Levantando as metodologias atuais, revendo os processos, adequando às necessidades da empresa Por partes, atento ao feedback dos envolvidos De forma personalizada.

2.3 Metodologia de Implantação TOTVS – ImplantaçãoA implantação da metodologia de implantação TOTVS obterá sucesso:

Com a colaboração de todos, mas nomeando responsáveis Em etapas, atentos as reações dos envolvidos Piloto, roll-out Medindo e mostrando os resultados dos projetos e a satisfação dos envolvidos Com treinamento, em diferentes níveis Sofrendo ajustes, flexibilizando dentro do possível Ganhando a confiança e o interesse dos envolvidos Tendo um plano de migração adequado para os novos projetos

2.4 Metodologia de Implantação TOTVS – Como o PMO e Comitê de Metodologia podem ajudarO PMO Global e o Comitê de Metodologia podem contribuir na implantação da metodologia de implantação TOTVS da seguinte forma:

Sendo o guardião da metodologia Treinando e motivando os envolvidos Apoiando com ferramentas Prestando suporte Avaliando os resultados e ajustando a metodologia Estando perto dos envolvidos e ouvindo o seu feedback Garantindo a qualidade dos projetos Garantindo uma base de informações para a empresa Melhoria contínua


2.5 Fluxo e Etapas da Metodologia de Implantação TOTVS


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2.6 DESCRIÇÃO DAS FASES E ATIVIDADES DA METODOLOGIA

F1 – FASE DE INICIAÇÃOEsta fase tem como objetivo compreender todos os processos relacionados à iniciação dos trabalhos de reconhecimento de entrada do projeto junto à área de serviços e cliente. Para tanto, será necessário amplo conhecimento sobre a situação corrente do cliente, sua visão, objetivos, metas e necessidades.

Esta Fase deve ser realizada imediatamente após o fechamento do contrato com o Cliente, podendo, entretanto, ser antecipada a partir do aceite pelo cliente da proposta comercial, evoluindo seu início juntamente com a formalização do referido contrato.


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A – Reconhecimento da Entrada do Projeto

Comunicar a área de serviços sobre a entrada do projeto e da demanda por recursos que o projeto vai exigir da área. Esta informação permite o planejamento e montagem de estratégia para atendimento, de forma a implementar o projeto no prazo e dentro do cronograma. Potenciais variações de prazo e recursos deverão ser estimadas para posterior negociação com o cliente.

Obter junto à área comercial todas as bases do contrato firmado com o cliente onde deverá existir o escopo do projeto: módulos negociados, prazos de implantação, concessões comerciais, horas de analistas a alocar e despesas relacionadas (deslocamento, hospedagem, quilometragem, alimentação, etc.).

O coordenador do projeto TOTVS deve se certificar que os analistas de implantação estão utilizando os documentos da metodologia atualizados.

A1 – Inclusão do ProjetoEnvolvidos Gestor de Portfólio TOTVS

Analista PMOTelemarketingOuvidoriaHelp-Desk

Recursos Necessários Proposta / Contrato

Saídas Estrutura TOTVS disponibilizada para apoiar a entrega do projetoCoordenador de Projetos definidoProjeto incluído nos sistemas CFP e PMS

Comunicar para as áreas envolvidas a inclusão do cliente ou projeto e o início das atividades ligadas à prestação de serviços.

Serão iniciados os trabalhos de entrega de mídias, monitoramento da satisfação do cliente e comunicações de realização de eventos, novos conceitos e produtos.

O Gestor de Portfólio TOTVS deverá definir quem será o Coordenador de Projetos deste cliente, deverá também solicitar ao Analista PMO a inclusão do projeto nos sistemas CFP – Controle financeiro de projetos e PMS – Sistema de Gerenciamento de Projetos.


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A2 – Reunião de Transição ComercialEnvolvidos Gestor de Portfólio TOTVS

Coordenador de Projetos TOTVSExecutivo de ContaArquiteto de SoluçãoPMO Local (quando necessário)Analistas de Implantação (quando necessário)

Recursos Necessários Proposta / Contrato

Saídas MIT014 – Definição de ComplexidadeMIT021 – Termo de AberturaMIT020 – Check list Iniciação ProjetoMIT022 – Plano de AtividadesMIT005 – Ata de Reunião

Em reunião, o Gestor de Portfólio TOTVS, o Executivo de Conta, Arquiteto de Solução deverão analisar os aspectos da negociação efetuada com o cliente baseados na Proposta / Contrato e gerar o MIT021 – Termo de Abertura de forma a definir o plano de abordagem a ser seguido na próxima etapa.

Buscar entender as necessidades, expectativas e metas do projeto, por intermédio das explanações do time comercial e da documentação apresentada. Procurar também captar o ponto central que representará o sucesso do projeto, por exemplo, uma empresa cuja atividade "core" é a distribuição de produtos, terá como fator crítico de sucesso uma ótima implementação nos seus processos de armazenamento, transporte, giros de estoque, modelo dos pontos de distribuição etc.

Deverão ser identificadas as premissas e restrições organizacionais para o projeto, transferir as informações obtidas no processo de negociação, levantamento das necessidades e expectativas gerais do cliente. Ter claro o que poderiam ser os "riscos fatais" do projeto, se não for entregue a solução ao cliente, e verificar como será a solução para que não ocorram os mesmos

Providenciar o MIT020 - Check-list Iniciação Projeto, MIT005 - Ata de Reunião e a reavaliação conjunta do MIT014 – Definição de Complexidade, que são os documentos de saída desta atividade.

Caso existam customizações previstas em contrato avaliar a necessidade de participação da equipe de Fábrica de Software na reunião de Transição Comercial.

O Coordenador de Projetos TOTVS deve providenciar a abertura da pasta do projeto, gerar o MIT022 – Plano de Atividades com atividades a serem realizadas na fase de planejamento do projeto.


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B – Alinhamento do Projeto

Contextualizar informações, expectativas e conceitos de gestão de projetos junto ao cliente para início dos trabalhos de forma alinhada e sem desvios.

B1 – Alinhamento de Expectativa com o ClienteEnvolvidos Gestor de Portfólio TOTVS

Coordenador de Projetos TOTVSExecutivo de ContaArquiteto de SoluçãoPMO Local (quando necessário)Patrocinador do ProjetoCoordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessários Proposta / ContratoMIT001 – Metodologia de Implantação TOTVSMIT021 – Termo de AberturaMIT022 – Plano de Atividades

Saídas MIT021 – Termo de Abertura (atualizado)MIT005 – Ata de ReuniãoMIT022 – Plano de Atividades (atualizado)


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Validar com os representantes do cliente, preferencialmente com a participação do patrocinador do projeto: As metas do Projeto As necessidades e expectativas e estratégias do cliente em relação ao projeto Indicadores do Projeto Restrições Prazos para alcance dos resultados Seqüência de implantação Disponibilidade de usuários Escopo do projeto constante na proposta comercial (escopo funcional) Interfaces e importações

Revisar todos os pontos possíveis de dúvidas em relação ao contrato atualizando o MIT021 – Termo de Abertura.

Demonstrar os resultados a serem atingidos pelo projeto, buscando a concordância e apoio do Cliente para os mesmos, alinhando, dessa forma, as expectativas entre a TOTVS e o cliente.

É muito importante que o MIT021 - Termo de Abertura seja revisado a 4 mãos entre o Coordenador de Projetos TOTVS e o Coordenador de Projetos do cliente ou Patrocinador do cliente, que assim se integra e se compromete com as definições gerais, desde o princípio. Este trabalho facilitará o entendimento e homologação do planejamento do projeto com o cliente no término da fase de planejamento.

O MIT021 - Termo de Abertura é o documento simplificado que tem as definições gerais e estrutura do projeto e pode ser utilizado sempre que necessário, para orientação e dar entendimento aos níveis executivos envolvidos no projeto.

É importante colher com a equipe comercial o máximo de detalhes e informações, para um bom entendimento, evitando repetir ao cliente as mesmas perguntas já feitas durante a fase de Busca e Oportunidade.

B2 – Apresentação de Gestão de ProjetosEnvolvidos Cliente – Patrocinador do Projeto

Coordenador de Projetos ClienteGestor de Portfólio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSPMO Local (quando necessário)

Recursos Necessários MIT023 – Apresentação de Gestão de ProjetosMIT001 – Metodologia de Implantação TOTVS

Saídas MIT005 – Ata de Reunião

Realizar reunião com o Coordenador de Projetos do cliente e contextualizar informações de gestão de projetos (PMI, PMBOK, PMO, PMP, Áreas de Conhecimento, Projetos), metodologia de implantação (Fluxo, Etapas e Atividades da Metodologia de Implantação TOTVS), Comitê do Projeto (Formalizar papel dos envolvidos) e Políticas de Atendimento TOTVS (Ordem de Serviço, Sala de Treinamento, Backup, Atualizações).

É o momento apropriado para apresentar ao cliente a MIT, que será utilizada para apoiar a implantação, convencendo-o da importância de se seguir métodos e da formalização dos trabalhos realizados, esclarecendo também as responsabilidades das partes (cliente e equipe TOTVS), além de buscar conquistar o comprometimento irrestrito do cliente para com o Projeto.


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Esta apresentação, quando possível, pode ser realizada na TOTVS e aproveitar para apresentar a estrutura da TOTVS e os contatos das áreas em que o cliente terá envolvimento direto.

B3 – Definição da Equipe do Projeto

Envolvidos Gestor de Portfólio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteCentral de Recursos

Recursos Necessários Proposta / ContratoMIT021 – Termo de Abertura

Saídas Recursos disponibilizados para o projeto

Definir o perfil dos recursos necessários avaliando o perfil em função das exigências das tarefas e abrir solicitações para Central de Recursos.

Os recursos serão identificados pela Central de Recursos e disponibilizados para o projeto de acordo com agenda, perfil do recurso e projeto e características das tarefas.

Estes profissionais trabalharão em conjunto com os Líderes e Usuários Chaves do cliente. Os Analistas indicados devem ter suas agendas planejadas para todo o projeto.

O Coordenador de Projetos do cliente também deverá definir os participantes do comitê do projeto que serão co-responsáveis pela implantação do projeto.

B4 – Reunião de Abertura do Projeto

Envolvidos Gestor de Portfólio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSComitê do Projeto Executivo e OperacionalExecutivo de conta (quando necessário)

Recursos Necessários MIT021 – Termo de AberturaMIT022 – Plano de Atividades

Saídas MIT024 – Apresentação de Abertura do ProjetoMIT005 – Ata de Reunião

Esta é uma das mais importantes atividades do projeto, principalmente por ser um momento de conquista de aliados para o projeto, bem como é o momento de legitimação do projeto para todos os envolvidos do cliente, identificando os participantes e atribuição de poderes aos responsáveis do projeto. É altamente recomendável mensagem do patrocinador do projeto, demonstrando as estratégias e objetivos gerais do projeto para a empresa, com o objetivo de obter comprometimento de todos os envolvidos.


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É muito importante conseguir que as pessoas chaves dos processos envolvidos participem da reunião, agendando a reunião com antecedência suficiente para uma boa audiência. Sempre que necessário envolver o cliente para viabilizar a reunião e as convocações.

Ministrar uma apresentação da metodologia de trabalho a ser adotada. Discutir cada etapa e as principais atividades, salientando a necessidade da participação de cada integrante nas atividades que lhes serão atribuídas e no cumprimento dos prazos que serão definidos.

Seja qual for o tamanho do projeto, é importante elaborar uma apresentação resumindo o planejamento e organização do projeto, que tenha no mínimo:

Mensagem do Patrocinador (mesmo não sendo presencial, é importante) Objetivos, Metas e Resultados esperados do Projeto, baseado no MIT021 – Termo de Abertura Resumo do Cronograma (Duração e datas marcos do Projeto) Institucional TOTVS, se aplicável Metodologia de Implantação TOTVS – MIT MIT022 – Plano de Atividades (para que todos tenham conhecimento das próximas atividades a serem realizadas no projeto)

Registrar em ata (MIT005 – Ata de Reunião) todas as definições, orientações e questionamentos relevantes da reunião.

B5 – Verificação da Estrutura / Sizing

Envolvidos Analista de Infra estrutura TOTVSCoordenador de Projetos TOTVS Analista de Infra estrutura ClienteCoordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessários Proposta ComercialMIT021 – Termo de Abertura

Saídas MIT005 – Ata de Reunião MIT025 – Check list SizingMIT026 – Recusa Ambiente Computacional

Obter a proposta tecnológica de hardware e sizing da TOTVS e verificar se o cliente atendeu aos requisitos apresentados. Caso o cliente tenha atendido, efetuar o “de acordo” no documento MIT025 - Check-list Sizing, neste documento existe informações especificas caso o cliente possua ASP com a TOTVS.

Caso contrário, informar ao cliente quais requisitos não foram atendidos. Nesse caso, negociar um prazo para o completo atendimento, desde que o mesmo seja complementado antes dos protótipos. Se o cliente recusar-se a atender aos requisitos de estrutura, solicite a emissão do documento MIT026 – Recusa Ambiente Computacional.

Caso o cliente não aceite assinar o MIT026 – Recusa Ambiente Computacional, registrar a recusa em ata de reunião.

Deverá ser informada neste momento ao cliente a necessidade de configuração referente à criação de bases de Teste, Homologação e Produção.


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F2 – FASE DE PLANEJAMENTOEsta fase tem como objetivo compreender todas as etapas do desenvolvimento do Planejamento do Projeto. Certamente, é a fase mais importante, pois permite determinar o sucesso ou fracasso do projeto.

O planejamento deve representar cerca de 20% do tempo total do projeto e deve ser considerado como economia de tempo e investimento na qualidade do projeto. Investir em planejamento é reduzir incertezas.

C – Desenvolvimento do Planejamento


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Esta etapa abrange o detalhamento, o planejamento de treinamento e elaboração do MIT030 - Plano do Projeto.

Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos do projeto e a entrega do escopo para os quais o projeto foi contratado.

Mudanças significativas aprovadas que venham a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto irão provocar a necessidade de se reexaminar um ou mais processos do planejamento e de se atualizar o MIT030 – Plano do Projeto.

A conclusão da fase de Planejamento se dá com a validação e apresentação do plano junto ao cliente.

C1 – Planejamento do Treinamento

Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessários Contrato/PropostaMIT021 – Termo de Abertura.

Saídas Programação dos treinamentos realizada.MIT005 – Ata de Reunião MIT037 – Plano do Treinamento

Devem ser definidos os usuários que irão participar do treinamento de cada aplicativo, estes usuários serão replicadores de conhecimento no cliente, assim como as datas e horários.

Este treinamento é realizado em sala de aula e prevê treinamento das funcionalidades padrão do produto. A atividade deve ser realizada para o produto que predispõe a necessidade deste treinamento.

Os treinamentos podem ser também virtuais, conforme a negociação feita com o cliente

C2 – Elaboração do Plano do Projeto

Envolvidos Coordenador de Projeto TOTVSCoordenador de Projeto ClienteAnalistas de Implantação

Recursos Necessários Contrato/PropostaMIT021 – Termo de Abertura.MIT032 – Cronograma do ProjetoMIT036 – Matriz de Riscos

Saídas MIT030 - Plano do ProjetoMIT005 – Ata de Reunião

O plano de projeto é o documento que reúne e organiza todos os documentos da fase de planejamento da metodologia, devendo ser elaborado pela equipe de gerenciamento do projeto e aprovado pelo patrocinador.


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O plano de projeto define como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi aprovado.

Durante o planejamento, a equipe do projeto deve envolver todas as partes interessadas adequadas dependendo da influência delas no projeto e nos seus resultados, criando um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.

É sempre muito importante que as definições do projeto sejam feitas e/ou validadas em conjunto com o Gestor do projeto do Cliente, o que facilitará muito o entendimento e homologação do planejamento do projeto com o cliente no término da fase de planejamento.

O conteúdo do escopo funcional deve ser o mesmo escopo definido na proposta comercial.

O MIT021 - Termo de Abertura deve ser consultado para observação das diretrizes gerais para o projeto.

O MIT030 - Plano do Projeto, o MIT032 - Cronograma do Projeto e o MIT036- Matriz de Riscos serão as principais ferramentas utilizadas para o gerenciamento do projeto. Serão os principais documentos consultados, complementados e revisados em toda a fase de planejamento do projeto. Os mesmos também orientarão as fases de execução sendo, portanto documentos que devem estar sempre alinhados com o Coordenador de projetos do Cliente.

Uma vez aprovado sempre que houver alterações, deverá ser amplamente divulgado às partes interessadas no projeto, gerando novas versões do documento.


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D – Desenvolvimento dos Planos Complementares

Esta etapa abrange a elaboração dos planos complementares ao MIT030 - Plano do Projeto. São contempladas todas as 9 áreas de conhecimento de acordo com o PMBOK: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e integrações.

Frente aos levantamentos efetuados, e conforme a necessidade definida no planejamento, gerar os planos complementares, e, caso necessário ajustar o planejamento já realizado, atualizando sempre suas respectivas versões.

Os documentos referentes às áreas de conhecimento a serem gerados devem seguir a obrigatoriedade do MIT014 – Definição de Complexidade.

Para os projetos de Alta e Altíssima complexidade (níveis 4 e 5), ter os planos complementares bem definidos e aplicados, pode ser o diferencial de projetos bem sucedidos sendo, portanto obrigatória sua geração.

D1 – Escopo

Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implantação


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Recursos Necessários Contrato/PropostaMIT021 – Termo de Abertura.MIT030 – Plano do Projeto

Saídas MIT031 – Solicitação de Mudança

O gerenciamento do escopo visa garantir a entrega do que foi contratado, somente o que foi contratado, e que qualquer alteração será renegociada com o cliente.

Contempla também o papel do coordenador de projetos de influenciar os fatores geradores de mudança, o processo para analisar impacto e integrar mudanças do escopo a outros processos de controle e também o processo e regras para a aceitação das entregas do projeto.

O documento gerado para planejamento e controle de escopo é:

MIT031 – Solicitação de Mudança: Este documento formaliza as regras para que todas as mudanças solicitadas, ações corretivas e preventivas recomendadas sejam processadas e aprovadas pelo cliente.

As alterações deverão ser identificadas como alteração de escopo de produto que se refere às mudanças necessárias nos sistemas e alterações no escopo de projeto que se referem às alterações de escopo nos processos definidos no levantamento de processos.

As alterações de escopo de projeto podem demandar alterações de quantidade de horas ou alterações que não impactem em contratação de mais horas, porém demandarão mais tempo para conclusão do projeto as duas situações deverão ser identificadas, documentadas e aprovadas.

Caso exista projeto de desenvolvimento junto a Fábrica de Software contemplar e formalizar a alteração de escopo.

D2 – Tempo


Recursos Necessários Contrato/PropostaMIT021 – Termo de AberturaMIT030 – Plano do Projeto

Saídas MIT032 – Cronograma do Projeto (PMS)

O gerenciamento do tempo visa garantir que o projeto será entregue dentro do prazo acordado com o cliente.

O principal produto do gerenciamento de tempo é o cronograma que deverá identificar as atividades, seqüência das atividades, estimativa de recursos, estimativa de duração.

O cronograma deve ser definido junto com o cliente, destacando as tarefas que serão executadas pelo cliente, de forma que seja efetuado o planejamento da disponibilidade dos seus recursos.


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Deverá ficar claro qual será a carga de trabalho do cliente e qual será a carga de trabalho da TOTVS. O coordenador de projeto TOTVS deverá apresentar e explicar o cronograma aos Analistas de implantação que participarão do projeto. Este procedimento permitirá aos Analistas de implantação uma visão global do projeto que estão inseridos e assim tomarão conhecimento formal dos prazos que foram estabelecidos para o seu cumprimento.

As regras de paralisação ou redução das atividades em função de atrasos ou não pagamento de faturas da TOTVS deverão ser definidas.

Decidir sobre a utilização de técnicas de compressão do cronograma por inclusão de mais recursos (crashing) ou por realizar atividades em paralelo (fast-tracking).

Para as possíveis customizações e projetos junto a Fábrica de Software, incluí-las no cronograma, definindo os prazos para disponibilização, testes e liberação para uso no ambiente do cliente. Informar para cada tarefa os responsáveis pelo projeto do lado do Cliente e da TOTVS.

O cronograma será gerado através da ferramenta PMS de acordo com informações de escopo de produto gerado no CRM e WBS padrão da Metodologia de Implantação a ser aplicada.

O analista de implantação deverá seguir rigorosamente os prazos estabelecidos no cronograma e, em caso de divergências, o coordenador do projeto TOTVS deverá ser comunicado.

Os prazos poderão ser alterados quando ocorrerem as seguintes situações: Alteração de escopo, solicitação do cliente ou solicitação do coordenador de projeto TOTVS.

As reuniões de avaliação do projeto serão utilizadas para análise da necessidade de alteração de prazo e para a definição de novas datas. O cronograma deverá ser atualizado com as novas datas e encaminhado aos envolvidos na execução do projeto. É necessário avaliar o impacto da mudança do prazo nas demais variáveis do projeto.

D3 – Custo



Saídas Orçamento (PMS)

O gerenciamento do custo visa garantir que o custo contratado com o cliente seja cumprido e que a TOTVS tenha o resultado esperado.

Inicialmente o controle de custos será efetuado a partir da quantidade de horas de implantação estabelecida no contrato. Caso haja divergência entre a quantidade de horas do contrato e a necessidade apurada no levantamento de dados, caberá ao departamento comercial realizar nova negociação junto ao cliente.

Deverá ser realizada uma estimativa de custos para cada atividade do projeto e elaborar um orçamento geral para o projeto, deve-se utilizar da ferramenta PMS para elaborar este orçamento.


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Para controle de custo precisam ser avaliados os seguintes pontos: Regras para paralisação ou redução das atividades do projeto em função de limites de custos em projetos de investimento ou

projetos abertos. Processo para comparar andamento do projeto com o pagamento das faturas do projeto. Avaliação de custo hora de todos os recursos disponíveis. Custo de plano de resposta aos riscos do projeto. Atividades externas à equipe do projeto como fábrica de software ou de outras empresas contratadas Custos que não debitam o projeto como de analistas em treinamento e acompanhamento, horas de retrabalho, erros de

produto ou horas improdutivas para apurar o custo total do projeto. Custos das atividades e entregas de gerenciamento do projeto como reuniões, preenchimento de documentos, coleta de

validações, comunicação do projeto às partes interessadas. Regras para aprovação de mudança nos custos dos projetos de investimento ou projetos fechados em que o patrocinador é a

TOTVS. Regras para aprovação de mudanças nos custos dos projetos, horas abertas ou banco de horas em que o patrocinador do

projeto é o cliente. Redução dos custos de viagens ou despesas para aumentar os recursos para as atividades do projeto.

A rentabilidade do projeto será acompanhada e avaliada com relatório de rentabilidade a ser extraído da ferramenta PMS.

D4 – Qualidade



Saídas MIT033 – Requisitos de EntregaMIT039 – Plano de TestesMIT037 – Plano de TreinamentoMIT038 – Plano de CargaMIT040 – Plano de Integração

O gerenciamento da qualidade visa garantir formalmente que os processos contratados foram efetivamente implantados.

A qualidade será atestada quando cada processo for simulado e validado junto ao cliente e os documentos de validação assinados.

Serão criados vários documentos para a garantia da qualidade: MIT033 – Requisitos de entrega - que deverá conter a lista de entregas e requisitos para atender a qualidade e considerar o

projeto como entregue MIT037 – Plano de Treinamento – que serve como uma definição quanto ao processo para planejamento e execução dos

treinamentos. MIT038 – Plano de Carga – que define as regras para sucesso da conversão/carga dos dados de legado ou outras fontes de

informações para o novo sistema. MIT039 – Plano de Testes - que registra como serão realizados os testes, o que será testado e também documentar aspectos

globais relacionados a testes. Isto possibilitará uma bem-sucedida coordenação e condução de testes no projeto. MIT040 – Plano de Integração – que tem como objetivo planejar e demonstrar a interação entre os produtos TOTVS e

produtos legados.


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Para controle da qualidade precisam ser avaliados os seguintes pontos: Padrões de qualidade relevantes para as entregas e determinar como satisfazê-los Auditoria nos processos para garantir que a metodologia está sendo seguida Plano de treinamento e capacitação dos usuários chave, plano de testes pelos analistas, plano de testes pelos usuários chave

e testes mínimos obrigatórios para as rotinas do sistema. Custos da qualidade (investimento em prevenção e em avaliação ou testes) devem ser inferiores aos benefícios, custos da

não qualidade (retrabalho, satisfação do cliente, impacto nas operações do cliente, impacto nos negócios do cliente) Lista de verificação para mudanças de fase, virada do sistema e para aprovação das entregas. Comunicação da política de qualidade às partes interessadas. Documentação das decisões do cliente com impacto na qualidade das entregas do projeto. Relatório de desempenho da qualidade das entregas do projeto. Registro de todos os erros e problemas, ações corretivas escolhidas, causas identificadas e lições aprendidas.

Monitoramento da Maturidade em ProjetosSerá realizado o trabalho de Monitoramento de Maturidade em Projetos pela equipe do PMO através de análise da documentação gerada e aprovada pelo cliente e entrevista com o coordenador de projetos TOTVS e cliente quando necessário.

As informações obtidas através deste trabalho servirão para a constante evolução da metodologia e as não conformidades detectadas serão registradas através de orientações e plano de ação ao coordenador de projetos.

Reuniões no cliente poderão ser realizadas desde que sejam agendadas com a equipe de serviços e aceitas pelo cliente.

D5 – Recursos Humanos



Saídas MIT034 – Matriz de Responsabilidades

O gerenciamento de recursos humanos visa garantir que a equipe do projeto seja alocada de forma otimizada, identificando e documentando as responsabilidades e as relações hierárquicas entre os envolvidos no projeto.

O coordenador de projetos TOTVS e o coordenador de projetos cliente devem evitar a troca de integrantes da equipe evitando assim retrabalho e retreinamento.

Em caso de substituição de recursos da TOTVS: o coordenador de projetos TOTVS definirá o substituto e comunicará ao cliente. Em caso de substituição de recurso do cliente: o coordenador de projetos TOTVS deverá avaliar impactos (tempo e custos) que poderão ocorrer no desenvolvimento do projeto e também comunicar formalmente ao cliente.

Deverá ser atualizado o documento a ser gerado para gerenciamento de recursos humanos:

MIT034 – Matriz de Responsabilidades: Proporcionará entendimento claro de funções e responsabilidades por parte dos recursos humanos TOTVS e cliente.


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Para gerenciamento de recursos humanos precisam ser avaliados os seguintes pontos: Riscos de saída de membros da equipe ou de partes interessadas chave para o projeto Diretório com informações sobre os membros do projeto (nome, empresa/cargo, telefone e e-mail) Responsabilidades já atribuídas nos planos de riscos, qualidade e comunicação. Comprometimento dos usuários chave com as atividades agendadas para o projeto Necessidades e grau de especialização dos recursos para o projeto Compartilhamento de informações para aumentar a coesão através do trabalho em equipe. Agrupar os membros da equipe do projeto em uma sala ou mesmo local físico para aumentar sua capacidade de atuar como

equipe Acompanhamento do desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback. Necessidade de treinamento para os membros da equipe do projeto Plano de reconhecimento e premiação Avaliações individuais ou em grupo.

D6 – Comunicação



Saídas MIT035 – Matriz de Comunicações

O gerenciamento da comunicação visa garantir que todas as informações relacionadas ao projeto cheguem às pessoas corretas no tempo certo.

O principal produto do planejamento de comunicação e o MIT035 – Matriz de Comunicações: Deverá deixar claros os eventos de comunicação do projeto.

Deve constar na matriz de comunicação os itens de comunicação, objetivos, freqüência, prazos, formato, meio, nome do responsável e destinatário.

Um dos itens de comunicação do plano são as reuniões, todas as reuniões devem possuir uma Ata e algumas são destacadas abaixo:

Reunião de Transição Comercial – tem como objetivo a transição das informações de negociação comercial.

Reunião de Alinhamento de expectativas com o cliente – tem como objetivo alinhar as expectativas do cliente no momento da aquisição do projeto e passar as informações à condução do projeto.

Reunião de Apresentação de Gestão de Projetos – tem como objetivo contextualizar o coordenador de projetos do cliente com as práticas de mercado em relação à gestão de projetos.

Reunião de Abertura de Projetos – tem como objetivo apresentar o plano de projeto concluído e buscar o comprometimento da equipe com o projeto.

Reunião de Validação do Protótipo – tem como objetivo validar a condução e os objetivos alcançados na realização do protótipo.


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Reunião de Preparação para Entrada em Produção – tem como objetivo acompanhar e validar as últimas atividades e ações necessárias para entrada do produto em produção.

Reuniões de Acompanhamento – tem como objetivo registrar e acompanhar a evolução do projeto, os resultados parciais obtidos, a avaliação do cronograma e a qualidade obtida.

Reunião de Encerramento – tem como objetivo formalizar o encerramento do projeto, bem como apresentar os resultados obtidos, discutir os desvios ocorridos fornecendo dados e experiências sobre o gerenciamento de projetos.

Para gerenciamento de comunicação precisam ser avaliados os seguintes pontos: Identificação de todos os interessados que participam do projeto. Identificação das necessidades de informações das partes interessadas e estabelecer formato e freqüência adequada para

cada parte interessada. Definição dos meios de comunicação adequados para a situação (e-mail, relatório formal, pessoalmente, reuniões, eventos) Previsão de eventos de comunicação no cronograma (reunião de abertura, avaliação de equipe, avaliação dos planos do

projeto, encerramento) Planejamento de comunicação dos problemas resolvidos às partes interessadas.

D7 – Riscos


Recursos Necessários Contrato/PropostaMIT021 – Termo de AberturaMIT030 – Plano de Projeto

Saídas MIT036 – Matriz de Riscos

O gerenciamento de riscos visa garantir que sejam identificados, qualificados e quantificados e definidas respostas para riscos identificados no projeto.

Com base na análise dos documentos já elaborados até esta atividade, nas entrevistas e reuniões com o cliente, com o coordenador de projetos do cliente, com a equipe comercial e a equipe do projeto, fazer a identificação dos riscos já conhecidos, qualificando e listando-os no MIT036 – Matriz de Riscos, descrevendo também as ações mais adequadas para tratá-los.

Este é um importante instrumento de apoio a gestão do projeto e será à base de controle dos riscos durante todo o projeto, sendo atualizado quando necessário. Também será utilizado como base para o desenvolvimento das instruções e estratégias para a gestão de riscos no documento "Gerenciamento de Riscos", quando aplicável.

Todo projeto envolve riscos, com maior ou menor impacto e probabilidade de ocorrer. Sendo assim, a identificação dos mesmos é obrigatória a partir do nível 3 de complexidade e desejável para projetos considerados de baixa complexidade, pois o coordenador de projetos TOTVS pode elaborar facilmente uma lista e realizar as análises correspondentes, aumentando as chances de um projeto bem gerenciado.

Para gerenciamento de riscos precisam ser avaliados os seguintes pontos: Os riscos devem ser agrupados em categorias (técnicos, gerencial, político, legal, externos, organizacional) Processo, freqüência e público envolvido nos ciclos para identificação de novos riscos, mudanças nos riscos à medida que as

fases do projeto são concluídas. Riscos devido a incertezas das premissas.


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Riscos Negativos: Definição de “aceitar” porque não pode ser eliminado. Riscos Positivos: Definição de “explorar” eliminar a incerteza e aproveitar a oportunidade, “compartilhar” atribuir a terceiros

para utilizar a oportunidade em benefício do projeto, “melhorar” aumentar o tamanho da oportunidade pela maximização dos principais acionadores de risco.

Riscos residuais ou que permanecem mesmo após a realização de respostas planejadas Riscos secundários que surgem como resultado direto da implementação de uma resposta a riscos.

D8 – Aquisições



Saídas Solicitações de Aquisições / empréstimos (PMS)

O gerenciamento de aquisições visa garantir que o projeto foi analisado e identificadas quais necessidades podem ser melhor atendidas pela compra ou aquisição de produtos ou serviços de terceiros ou de áreas internas da TOTVS.

A solicitação de aquisições no projeto de implantação é a contratação de terceiros para condução de partes ou toda a implantação junto ao cliente, pode ser também a contratação da fábrica de software para personalizações identificadas no processo.

Para solicitação e acompanhamento de todo o processo de aquisições será utilizada a ferramenta PMS.

Para gerenciamento de aquisições precisam ser avaliados os seguintes pontos: Processo para contatar, solicitar respostas e selecionar fornecedores Processo para administrar e encerrar os contratos Documentos de requisitos dos produtos e serviços ou resultados esperados (relacionar com os requisitos do projeto) Nível de formalização para cada aquisição (pedido, proposta, contrato) Cronograma do projeto ajustado para considerar o cronograma de entregas do fornecedor ou negociar com o fornecedor

prazos limite para as entregas, em função de marcos de cronograma já assumidos com o cliente Definir qual será a relação entre cliente e subcontratado Considerar fornecedor contratado na análise de partes interessadas Impacto da contratação dos fornecedores nos planos de escopo, comunicação, riscos, custos, qualidade, cronograma.

Para encerramento dos contratos precisam ser avaliados os seguintes pontos: Processo para gerenciar a execução, monitoramento e encerramento dos serviços prestados ou produtos adquiridos para o

projeto Requisitos de entrega e de desempenho especificados dentro dos contratos Processo para garantir que o desempenho do fornecedor atenda aos requisitos contratuais e termos do contrato Autorização do trabalho da contratada no tempo adequado Monitoramento do custo, cronograma e desempenho técnico da contratada Inspeção e verificação da qualidade das entregas do fornecedor Mudanças aprovadas divulgadas corretamente Gerenciamento dos pagamentos pelos produtos e serviços do contrato (comparar evolução dos serviços com os pagamentos) Plano de comunicação para comunicação do andamento do trabalho Análise de desempenho, auditoria e inspeção de acordo com o estabelecido no contrato


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Garantia que todas as entregas e trabalhos foram aceitos antes do encerramento dos contratos Observação de termos ou condições no contrato para o seu encerramento Rescisão, caso houver, documentar os motivos Formalização do encerramento do contrato

D9 – Integrações



Saídas

O gerenciamento das integrações visa garantir a integração e coordenação de todos os planos auxiliares e possibilitar a orientação da equipe para a execução das atividades do projeto, para o monitoramento e controle dos resultados.

Para gerenciamento da integração precisam ser avaliados os seguintes pontos: As mudanças de etapas do projeto devem ser encerradas através de validações do cliente. Os motivos que levaram o cliente

a não aceitar as entregas devem ser examinados e entendidos. Quanto mais cedo os problemas e reclamações forem tratados e resolvidos, menores os impactos no resultado final do projeto.

Liberar acesso e vincular analistas as tarefas do projeto no PMS. O apontamento das horas no projeto para garantir a execução das atividades com detalhes suficientes para o coordenador

de projetos avaliar o andamento físico. Documentação do projeto preenchida e com a assinatura e validação do cliente. Lições aprendidas coletadas durante todo o projeto. Metodologia de implantação aplicada. Necessidade de documentos que o usuário precisa providenciar para protótipos. Conscientização do usuário chave da importância da realização de suas atividades. Avaliação do escopo, qualidade das entregas de requisitos e da situação de todas as mudanças solicitadas, ações corretivas,

ações preventivas, lista de tarefas e pendências e registro de riscos antes da entrada em produção. Garantia de ações corretivas ou preventivas tomadas no momento certo. Avaliação de medições e análise de tendências para ter uma visão clara da saúde do projeto. Comparação do desempenho real com as linhas de base e com o Plano de Projeto para determinar se são indicadas ações

preventivas ou corretivas e recomendar estas ações conforme necessário. Não implementar mudanças, ações corretivas ou preventivas sem formalização ou aprovação. Não deixar de implementar mudanças ações corretivas ou preventivas já formalizadas e aprovadas. Avaliação se as atividades do projeto foram concluídas Requisitos de aprovação atendidos e entregas aceitas Documentação do projeto preenchida Documentar motivo e atividades realizadas em caso de cancelamento ou interrupção do projeto. Reunião de encerramento no cliente e TOTVS e formalização das lições aprendidas. Entrega da documentação do projeto ao PMO para arquivamento Encerramento do projeto sistemicamente (CFP, PMS) Encerramento do contrato associado ao projeto.


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Caso o cliente possua projetos de desenvolvimento junto à área de Fábrica de Software ou projeto de investimento em produto junto à equipe de Inteligência de Produto e estes projetos estejam integrados ao projeto de implantação do produto deverá ser contemplado no processo de gerenciamento de integrações.

O coordenador de projetos TOTVS deverá acompanhar o andamento dos diversos projetos no cliente, ajustar o cronograma de acordo com as integrações dos projetos e garantir a integração dos projetos.

E - Modelagem dos Processos

Nesta etapa o objetivo é, utilizando-se de todo o planejamento do projeto, fazer o levantamento necessário das informações do cliente, dos processos de negócio envolvidos, e se necessário, revisar e ajustar os planos já feitos, firmar o cronograma, preparando-se para homologação de todo o conteúdo do planejamento com o Cliente.

Efetuar o levantamento dos processos existentes no cliente, coletando informações e transformando-as em conhecimento. O resultado final é um documento que servirá de ajuda para a parametrização do sistema. O levantamento permite a definição do escopo detalhado para a implantação de cada aplicativo.

Fornecerá a base de apoio a todos os envolvidos, para conhecer os processos do cliente durante a realização do protótipo, deve atender as seguintes exigências:

Tem que ser construído com qualidade e ser entendido como a fase mais importante do planejamento para a implantação.

O documento gerado tem que ser aprovado pelo cliente após a apresentação a todos os participantes do comitê. Deve estar disponível no local, onde os Analistas de implantação realizarão seus treinamentos, para que seja consultado

em cada visita e seguido como roteiro de implantação. Servirá de apoio aos coordenadores como documento de verificação sobre as atividades executadas pelos Analistas de

implantação. O levantamento deve ser atualizado cada vez que são identificadas diferenças em relação ao definido originalmente, para

planejar potenciais mudanças no escopo do projeto. O Fluxograma dos processos deve destacar a importância ou o peso que cada processo tem no contexto do cliente, de

forma que este peso possa ser indicado na MIT051 - Matriz de Conhecimento a ser aplicada nas fases de protótipo.


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No levantamento dos processos, as não aderências do produto ao processo do cliente devem ser registradas no MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências.

E1 – Levantamento

Envolvidos Analistas de ImplantaçãoLíderes de ProcessoUsuários Chave

Recursos Necessários MIT021 – Termo de AberturaMIT022 – Plano de AtividadesMIT030 – Plano do ProjetoMIT031 – Solicitação de MudançaMIT032 – Cronograma do ProjetoMIT033 – Requisitos de EntregaMIT034 – Matriz de ResponsabilidadesMIT035 – Matriz de ComunicaçãoMIT036 – Matriz de Riscos

Saídas Levantamento do processo e características do cliente.

A partir da agenda fechada com o cliente, efetuar as entrevistas com cada um dos usuários responsáveis apontados para os respectivos processos, coletando as informações necessárias sobre as funções existentes em seus processos, as entradas, o trabalho realizado e as correspondentes saídas, gerando assim, o fluxo do processo / funções.

Este detalhamento deve ser feito em nível suficiente para que se possa definir o processo implementado com o uso dos produtos TOTVS. Deverá ser a base de apoio para o analista de implantação conhecer o ambiente do cliente e para a realização dos protótipos.

Caso sejam identificados itens de potencial não aderência do produto ao processo do cliente deverão ser detalhados. Para cada potencial não aderência encontrada, o analista de implantação deve procurar apresentar uma solução utilizando o produto, evitando personalizações.

Devem ser entendidas necessidades de personalizações somente aqueles processos específicos do cliente e que todas as possibilidades e formas do produto atendê-lo já tenham sido esgotadas.

E2 – Documentação

Envolvidos Analistas de Implantação

Recursos Necessários MIT021 – Termo de AberturaMIT022 – Plano de AtividadesMIT030 – Plano do ProjetoMIT031 – Solicitação de MudançaMIT032 – Cronograma do ProjetoMIT033 – Requisitos de EntregaMIT034 – Matriz de ResponsabilidadesMIT035 – Matriz de ComunicaçãoMIT036 – Matriz de Riscos


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Saídas MIT041 – Especificação de ProcessoMIT042 – Fluxograma de ProcessoMIT043 – Especificação de ParametrizaçãoMIT044 – Especificação de PersonalizaçãoMIT006 – Lista de Tarefas e PendênciasMIT046 – Análise de GAPSMIT045 – Plano de Protótipo Integrado

Define as fases a serem executadas, fazendo com que somente os processos que interessam ao cliente sejam simulados, evitando ter que percorrer todas as funcionalidades que produto oferece. Devem atingir um nível de detalhe que permita fornecer informações sobre o grau de complexidade do processo, pontos críticos e seqüência de atividades.

A documentação será o roteiro de trabalho para toda a implantação. É de extrema importância que nesta documentação estejam consideradas as necessidades de definições para a correta parametrização do produto e que estas definições estejam disponíveis no momento requerido pela etapa de Implantação.

Nesta atividade deverão ser gerados os seguintes documentos:

MIT041 – Especificação de Processo: Deverá registrar o processo proposto, tal como será efetivamente implantado. Deverá registrar também o processo atual do cliente, para registrar a mudança no processo.

MIT042 – Fluxograma de Processo: Contém a representação gráfica da descrição de cada processo. O Fluxograma é indispensável, pois substitui a descrição textual do processo e facilita a compreensão do usuário quanto ao processo que será implantado.

MIT043 – Especificação de parametrização: Fornece ao analista de implantação as parametrizações necessárias para que os processos levantados no cliente funcionem nos produtos que serão implantados. Este documento é necessário no caso de produto com alto nível de parametrização.No caso de produto Datasul este documento de especificação de parametrização pode ser preenchido no momento da realização da capacitação.

MIT044 – Especificação de personalização: Contém o detalhe de personalização identificada como necessária no cliente.

MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências – Documento de Controle que pode ser aberto nesta atividade para registrar as pendências de informações do cliente e também Chamado abertos para desenvolvimento de personalizações identificadas.

MIT046 – Análise de GAPS – Documento utilizado para registrar e controlar os itens divergentes entre o escopo original contratado e as necessidades levantadas durantes as entrevistas com os usuários chave. Neste documento será registrada a lista de GAPs para tomada de decisão.

MIT045 – Plano de Protótipo Integrado – Deve ser confeccionado em reunião do coordenador do projeto TOTVS com os Analistas de implantação. Este documento servirá como roteiro para o cliente e Analistas de implantação, quais as atividades importantes e necessárias a serem executadas no protótipo integrado.

Precisa-se ter claro neste momento o papel dos seguintes documentos: MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências – Tem como objetivo o registro das atividades e pendências que servirá como

ferramenta nas reuniões de acompanhamento do projeto para verificar prazos e responsáveis das pendências que estão impactando no andamento do projeto. Terá um nível de detalhe que não precisa ser incluído no cronograma.

MIT032 – Cronograma do Projeto – Tem como objetivo o acompanhamento do andamento do projeto através da Estrutura Analítica de Projeto padrão para análise gerencial e detalhada no nível de pacotes de trabalho, entregáveis para


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análise do coordenador de projetos TOTVS e cliente através dos apontamentos das horas aplicadas e progresso físico das mesmas.

E3 – Validação e Aprovação

Envolvidos Analistas de ImplantaçãoComitê do Projeto

Recursos Necessários MIT021 - Termo de AberturaMIT041 - Especificação de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT043 - Especificação de ParametrizaçãoMIT044 - Especificação de PersonalizaçãoMIT006 - Lista de Tarefas e PendênciasMIT046 - Análise de GAPS

Saídas MIT021 - Termo de AberturaMIT041 - Especificação de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT043 - Especificação de ParametrizaçãoMIT044 - Especificação de PersonalizaçãoMIT006 - Lista de Tarefas e PendênciasMIT046 - Análise de GAPSMIT045 – Plano de Protótipo IntegradoMIT005 - Ata de Reunião

Em reunião com a presença de todos os integrantes do Comitê do Projeto e quando necessário o Executivo da Conta TOTVS responsável pelo cliente, devem ser apresentados os levantamentos de processos, processos propostos e relação de personalizações para que o Comitê promova sua análise e aprovação.

Caso sejam aprovadas as personalizações identificadas avaliar a necessidade de solicitar a participação da equipe da Fábrica de Software para elaborar o levantamento detalhado e orçamento para apresentação ao cliente.

Caso seja aprovado um projeto de desenvolvimento junto a Fábrica de Software o coordenador de projetos TOTVS será responsável pela integração dos dois projetos atuando como canal de comunicação junto ao cliente.


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F – Homologação do Planejamento

A meta principal desta fase é atingir o consenso entre a TOTVS e o Cliente sobre o projeto a ser implementado e os respectivos planejamentos e controles necessários para se atingir o sucesso da referida implementação.

Nesta etapa é fundamental reforçar o entendimento e o alinhamento das expectativas entre a TOTVS e o Cliente e ainda, clara definição dos produtos finais a serem entregues e responsabilidades envolvidas.

Esta etapa tem muita importância principalmente para os esforços de se demonstrar ao Cliente que conseguimos abstrair o entendimento de suas necessidades e que nossas soluções deverão adicionar valor aos seus processos e negócios.

F1 - Apresentação Interna do Projeto

Envolvidos Gestor de Portfólio TOTVSCoordenador de Projeto TOTVSAnalistas de Implantação

Recursos Necessários MIT030 - Plano do ProjetoMIT032 – Cronograma do Projeto

Saídas Equipe do projeto alinhada.MIT005 – Ata de Reunião

A apresentação interna do projeto tem como objetivo alinhar todos os participantes da equipe com o plano do projeto para garantir a qualidade, aplicabilidade e comprometimento com os objetivos traçados.

Deve esclarecer a equipe toda documentação necessária e regras estabelecidas para condução do projeto.

Reunir-se com o time do projeto repassando-lhes:


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O plano geral do projeto, premissas, escopo, riscos, dependências entre atividades e a importância de suas execuções nos prazos planejados

As atividades programadas para cada participante Destacar as atividades de treinamento, parametrização e cadastramento do software, demonstrando-lhes a forma com que

os dados serão inseridos (conversão, importação ou digitação), bem como apresentar os grupos de usuários que serão treinados

F2 – Validação do Plano do Projeto com o Cliente

Envolvidos Coordenador de Projeto TOTVSCoordenador de Projeto ClientePatrocinador do projeto

Recursos Necessários MIT030 - Plano do Projeto

Saídas MIT047 – Apresentação do Plano do ProjetoMIT005 – Ata de Reunião

Nesta validação com o cliente será apresentado e validado todo o plano de projeto desenhado e os planos das áreas do projeto (escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e integração).

Deve-se apresentar a estrutura da área de serviços para entendimento da equipe de apoio no processo de implantação do projeto.

Deverá ser formalizado junto ao cliente: Atividades – o que será desempenhado e o resultado esperado de cada atividade Recursos – quem estará envolvido em cada atividade tanto pela TOTVS como pelo cliente Responsabilidades – definir os limites de atuação para cada função do projeto. Esclarecer as atividades de cada recurso

alocado ao projeto (Comitê diretivo, coordenadores, Tecnologia da informação, Analistas de implantação, lideres de processo e usuários chave)

Utilização de base de dados teste para a realização de protótipos, reduzindo problemas com falhas de programas e parametrizações erradas e não prejudicando a base de produção.

Instalação do produto.

Deverá ser alinhado com o coordenador de projeto do cliente que informações deverão ser apresentadas na reunião de validação do plano para todo o comitê.

Poderá ser apresentado o fluxo do processo de gerenciamento do projeto, o cronograma, o comitê do projeto, matriz de responsabilidades, metodologia de implantação, plano de comunicações, como será efetuado o acompanhamento do progresso do projeto, reuniões de comitê executivo.

F3 – Reunião de Validação do Plano

Envolvidos Comitê do Projeto Executivo e Operacional

Recursos Necessários MIT047 – Apresentação do Plano do Projeto

Saídas MIT030 – Plano do Projeto (validado)MIT047 – Apresentação do Plano do Projeto (realizada)MIT005 – Ata de Reunião


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Apresentação do plano do projeto para todo o comitê do projeto de acordo com a validação efetuada junto ao coordenador do projeto do cliente.

Nesta atividade é realizada a apresentação do plano do projeto utilizando o MIT047 – Apresentação do Plano do projeto ao comitê do projeto. Apresentar a estratégia traçada para o projeto envolvendo escopo, cronogramas, responsabilidades e resultados esperados.

Demonstrar ao cliente e equipe do projeto os planejamentos finais para início da fase de Execução, destacando os pontos fundamentais para a busca do sucesso na implementação

Destacar a importância e a essencialidade de cada membro participante do projeto, destacando que a não disponibilidade dos recursos representará prejuízos no projeto.

Informar ao cliente que algum marcos do projeto deverá ter o seu de acordo, para que possa ser dada continuidade no mesmo.

Detalhar o que estará contido no projeto e o que não estará contido no escopo do projeto Destacar as funções / processos que não são aderentes aos produtos TOTVS. Nestes casos, sugerir possíveis soluções

customizadas ou mudança de procedimento nas atividades do Cliente. Caso nenhuma das alternativas atenda ao Cliente, deixar claro no plano de projeto.

O baseline deve ser registrado no cronograma de projeto para futuros comparativos

Caso a etapa de Levantamento dos processos do cliente se estenda por um período maior que 3 semanas deve-se avaliar a necessidade de aprovação de um plano de projeto preliminar para garantir o conhecimento das regras e responsabilidades dos participantes com o projeto.

Efetuar nos planejamentos as possíveis e necessárias alterações solicitadas pelo cliente, desde que não resultem em mudanças do escopo, prazos e custos projetados e obtenha o de acordo do cliente.

Caso haja divergência entre os planejamentos apresentados daquele contratado pelo cliente, níveis de responsabilidade ou as solicitações de mudança pelo cliente resultem em mudanças do escopo, prazos e custos, deve-se retornar a informação a área comercial para reavaliação e contatos com o cliente e equipe de projeto, até que se obtenha o de acordo para início da próxima Fase.

Dependendo do porte ou da complexidade do projeto, nem todos os planos mencionados são obrigatórios, mas recomenda-se para uma boa gestão, o máximo de formalização em documentos do planejamento.


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F3 – FASE DE EXECUÇÃONesta fase é realizada a etapa de Implantação onde ocorre a instalação, parametrização e capacitação no produto e também as atividades de protótipos dos processos da empresa.

Além disso, efetua-se a preparação para entrada em produção contemplando todas as atividades para entrada do produto em produção e prevê os acompanhamentos das atividades iniciais e fechamentos.


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G – Parametrização e Cadastros

A diretriz da etapa de Parametrização e Cadastramento é a de gerar condições para inicialização dos processos de utilização e inserção dos parâmetros e cadastros do software tanto no que tange ao ambiente físico de operacionalização do sistema, bem como no que se refere à aplicação dos dados colhidos nas fases anteriores desta metodologia.

G1 – Instalação dos Produtos

Envolvidos Analista de Infra-estrutura TOTVSEquipe técnica do cliente.

Recursos Necessários MIT021 - Termo de AberturaMIT041 - Especificação de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT043 - Especificação de ParametrizaçãoMídia do Produto

Saídas MIT050 – Lista de tarefas para instalação


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Instalação do produto nos servidores e estações do cliente. Devem existir dois bancos de dados em operação (um para base oficial e outro para fazer os testes e simulação) para assegurar o processo de implantação sem perdas de informação.

Nesta atividade será realizada a instalação e também o treinamento de um representante da equipe técnica cliente na administração do sistema e banco de dados. O representante da equipe técnica do cliente já deverá realizar a liberação de uma senha para cada usuário chave a ser treinado.

Certificar-se, com o representante da equipe técnica do cliente, se as demais instalações estão concluídas (impressoras, estações de trabalho, servidores, etc.).

Após a instalação o técnico deverá validar o MIT050 – Lista de tarefas para instalação com o cliente e entregar uma cópia ao coordenador do projeto TOTVS.

Deve-se avaliar se o cliente possui contrato com o Datacenter TOTVS Infra e seguir o procedimento necessário de autorização do cliente para instalação e configuração do produto.

G2 - Parametrização do Sistema

Envolvidos Analistas de Implantação

Recursos Necessários MIT021 - Termo de AberturaMIT041 - Especificação de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT043 - Especificação de Parametrização

Saídas MIT072 – Manual de Operação do ProtótipoProduto parametrizado

Caso o produto exija, cada analista de implantação de posse de suas especificações de processos e das informações passadas pelo coordenador do projeto TOTVS, como a carga horária disponível a ser aplicada para todo o projeto e das atividades especificadas no cronograma deverá elaborar a construção do MIT072 – Manual de Operação do Protótipo. Este manual deverá conter cópia de todas as telas dos programas a serem treinados e praticados no protótipo.

De acordo com o plano de projeto e especificações de processos aprovados, efetuar parametrização das funções e cadastros básicos do produto, identificados pelos modelos das especificações dos processos aprovados.

Será a transformação das especificações dos processos do cliente em parâmetros respeitando estritamente o definido no plano do projeto.

G3 – Desenvolvimento de Específicos e Customizações

Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVSFábrica de Software

Recursos Necessários MIT006 - Lista de Tarefas e PendênciasMIT044 - Especificação de PersonalizaçãoMIT046 - Analise de GAPS

Saídas Específicos e Customizações desenvolvidosProduto parametrizado


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Orientar a Fábrica de Software para realizar os possíveis programas específicos (funcionais, intefaces com outros sistemas, programas de conversão) que fizeram parte da proposta aprovada e/ou daqueles que foram definidos e aprovados na fase de planejamento.

Desenvolvimento de específicos ou customizações são soluções de software que, independentemente da linguagem utilizada, atendem os requisitos próprios e característicos de um determinado cliente, os quais não são atendidos pelo produto. Caso os mesmos não forem atendidos, exigem um esforço significativo dos usuários do produto para a realização de suas atividades.

G4 - Capacitação

Envolvidos Analistas de ImplantaçãoLíderes de ProcessosUsuários Chave

Recursos Necessários MIT041 - Especificação de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT072 - Manual de Operação do ProtótipoMIT037 – Plano de Treinamento

Saídas Usuário Chave CapacitadoMIT010 – Validação de Processos MIT051 – Matriz de Conhecimento

Consolidação dos processos definidos e documentados anteriormente. A equipe de projeto deve proporcionar aos usuários chave o entendimento das rotinas implantadas e os procedimentos para utilizá-las.

Ministrar a capacitação de acordo com o MIT037 - Plano de Treinamento, se houver, e obedecendo a divisão dos grupos de acordo com suas respectivas áreas de atuação e processos. Capacitá-los para a execução via digitação, informando os cadastros que deverão ser manutenidos manualmente ou via importação de dados, instruindo-os para as APIs que devem ser utilizadas, bem como via conversão de dados, orientando-os sobre cada um dos conversores criados.

Durante o processo de capacitação o analista deverá fazer analogias aos processos do Cliente, com o objetivo de repassar-lhes tarefas (lições de casa) já prevendo, se possível, a população da base de dados com dados reais da empresa.

O usuário chave é capacitado no seu processo monitorado passo a passo pelo analista de implantação, que orienta como o produto responde a cada processo da especificação dos processos. É realizado de forma independente dos outros processos.

Preparar os usuários chaves para a execução das funcionalidades e processos existentes e orientá-los para os protótipos isolados independentes no respectivo ambiente, bem como para a execução real no ambiente de produção.

Com base na capacitação realizada, cada usuário deverá: Elaborar os roteiros de carga de dados contendo o método de entrada das informações (digitação, programa de carga ou

importação) Iniciar e / ou complementar as atividades de definição dos parâmetros gerais do software, bem como o cadastramento

das bases de dados, de acordo com o seqüenciamento definido na lista de tarefas e pendências e de acordo com o meio definido (digitação, importação ou conversão) no roteiro de carga.


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Para fins de aprendizado deve ser realizado primeiramente nas bases de testes e, após adquirir o domínio, realizar em ambiente de produção. Separar o grupo de usuários que irá cadastrar os parâmetros contábeis, pois este grupo irá requerer o envolvimento de membros da contabilidade do cliente.

G5 – Disponibilização de específicos / customizações

Envolvidos Fábrica de SoftwareComitê do Projeto

Recursos Necessários MIT006 – Lista de Tarefas e PendênciasMIT046 – Análise de GAPs

Saídas MIT006 – Lista de Tarefas e PendênciasMIT046 – Análise de GAPsMIT010 – Validação de Processos

Procurar disponibilizar, nesta atividade, no mínimo os programas específicos relativos a cadastros e parametrizações, os quais deverão ser utilizados na atividade seguinte do cliente de parametrizar e popular cadastros. Armazenar os programas no devido diretório com Backup e realizar os testes.

Atualizar a planilha MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências com os itens entregues e obter a homologação do Cliente dos programas liberados, filtrando somente os itens entregues

G6 – Validação da Parametrização e Cadastros

Envolvidos Comitê do Projeto

Recursos Necessários MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências

Saídas MIT005 – Ata de Reunião

Revisar com os representantes do Cliente as metas do projeto atingidas até o momento, validar a capacitação a parametrização e os cadastros realizados pelos usuários.

Avaliar os resultados conquistados, as limitações, os resultados não alcançados e montar plano de ação para se atingir os resultados factíveis não alcançados, buscando a concordância e apoio do Cliente para os mesmos, alinhando, desta forma, as expectativas entre a TOTVS e o Cliente.


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H - Protótipos

O protótipo trata da simulação dos processos reais do cliente utilizando o produto adquirido. A etapa de implantação deve representar cerca de 40% de todo o tempo dedicado ao projeto e deve ser executada garantindo que o cliente obteve o conhecimento total de como todos os processos da empresa serão realizados no produto adquirido.

O protótipo direciona os usuários do Cliente a maximizarem o uso dos módulos dos produtos TOTVS nos processos e funções de movimentação e manutenção dos dados relativos às suas atividades rotineiras, substituindo progressivamente os antigos processos.

Durante o processo de execução de protótipos, deve-se estar atento ao registro de potenciais não aderências que, antes de serem registradas no MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências devem ser analisadas alternativas disponíveis no sistema em relação à forma de como o processo existente é realizado.

O protótipo pode ser realizado várias vezes a fim de garantir que tanto o analista de implantação quanto os líderes de processos e usuários chave obtiveram o consenso total de como os processos são realizados ao longo das especificações de processo.

O MIT051 – Matriz de Conhecimento deve ser aplicado após cada tipo de protótipo concluído, para avaliar o conhecimento adquirido pelos usuários chaves e que, para cada desvio de conhecimento identificado possam ser tomadas ações corretivas.


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H1 – Criar Ambiente de Protótipo

Envolvidos Analista de infra-estrutura TOTVSEquipe técnica do cliente

Recursos Necessários MIT039 – Plano de TestesMIT038 – Plano de CargaMIT040 – Plano de Integração

Saídas MIT053 – Roteiro de Carga

Converter / Importar os dados necessários para os testes, para a base de simulação. Também deve fazer parte desta atividade a carga de Saldos.

Após os testes de carga dos dados transacionais (saldos em aberto) na base de simulação, atualizar, se necessário o template Roteiro de Carga (Carga de Dados).

H2 - Disponibilização de EspecíficosEnvolvidos Fábrica de Software

Comitê do Projeto

Recursos Necessários MIT006 – Lista de Tarefas e PendênciasMIT046 – Análise de GAPs

Saídas MIT006 – Lista de Tarefas e PendênciasMIT046 – Análise de GAPsMIT010 – Validação de Processos

Disponibilizar as demais customizações, as quais deverão ser utilizadas nas atividades de protótipo. Armazenar os programas no devido diretório com Backup e realizar os testes.

Atualizar a planilha MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências com os itens entregues e obter a homologação do Cliente dos programas liberados, filtrando somente os itens entregues

H3 – Definir Documentos a serem PrototipadosEnvolvidos Líderes de Processo

Usuários Chave

Recursos Necessários MIT039 – Plano de TestesMIT045 – Plano de Protótipo IntegradoMIT042 – Fluxograma do Processo

Saídas Documentos Selecionados


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Os Analistas de implantação deverão por fim orientar os líderes de processo e usuários chave a identificar e separar, num universo reduzido, documentos utilizados no dia-a-dia e que reflitam as principais transações da empresa. Tal documentação será utilizada nos protótipos, tornando-os mais próximos da realidade do cliente e facilitando o entendimento dos usuários a serem treinados.

Os usuários chave deverão separar os documentos com base nos processos a serem implantados. Estes documentos devem proporcionar condições para prototipação de cada um dos processos que entrarão em produção.

Devem ser utilizados os documentos MIT042 – Fluxograma de Processos e o MIT045 – Plano de Protótipo Integrado como base.

H4 – Protótipo Isolado Independente

Envolvidos Líderes de ProcessosUsuários Chave

Recursos Necessários MIT041 – Especificação do processoMIT042 – Fluxograma do processoMIT072 – Manual de Operação do ProtótipoMIT006 – Lista de Tarefas e Pendências MIT039 – Plano de TestesMIT045 – Plano de Protótipo IntegradoDados para protótipo

Saídas Usuário Chave capacitadoProtótipo Isolado Independente (realizado)MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências (atualizado)MIT051 – Matriz de Conhecimento

Após a capacitação o usuário chave executa o protótipo de seu processo de forma independente, ou seja, sem a assessoria do analista de implantação, repetindo-o diversas vezes e registrando todas as dúvidas que porventura apareçam.

Simular cada um dos módulos seguindo o roteiro de testes desenvolvido.

H5 – Revisão do Protótipo Isolado Independente

Envolvidos Líderes de ProcessosUsuários ChaveAnalistas de Implantação

Recursos Necessários MIT041 – Especificação do processoMIT042 – Fluxograma do processoMIT072 – Manual de Operação do ProtótipoMIT006 – Lista de Tarefas e Pendências MIT039 – Plano de TestesDados para protótipo

Saídas Usuário Chave capacitadoRevisão do protótipo isolado independente (realizada)MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências (atualizado)MIT051 – Matriz de Conhecimento


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O usuário chave esclarece as dúvidas registradas na execução dos protótipos isolados independentes com o analista de implantação. Esta atividade deve ser realizada somente após o protótipo isolado independente tenha sido realizado pelo usuário chave.

Na conclusão desta revisão, colher a aprovação do usuário chave no MIT045 – Plano de Protótipo Integrado.

Avaliar a necessidade de capacitação ou protótipo complementar para a equipe, assegurando o domínio da solução quando da entrada em produção.

Se necessário uma capacitação ou protótipo complementar, atualizar o cronograma e verificar impactos no projeto.

H6 - Protótipo Integrado

Envolvidos Usuários chaveLíderes de processoAnalistas de implantação Coordenador do projeto TOTVSCoordenador do projeto cliente

Recursos Necessários MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências MIT045 – Plano de Protótipo IntegradoMIT039 – Plano de TestesDados para Protótipo

Saídas Protótipo Integrado (realizado)MIT051 – Matriz de ConhecimentoMIT006 – Lista de Tarefas e PendênciasUsuário chave treinado

Todos os usuários chave acompanhados dos respectivos Analistas de implantação e líderes de processo, executam seus protótipos efetuando todo o fluxo de seus processos e conferindo a integração dos sistemas até a situação de geração dos lotes para a Contabilidade, fechamento de estoques e fechamento de custos.

Este protótipo é executado na seqüência em que as transações da empresa são executadas: Plano de Vendas, Plano de Produção, MRP, Aquisição de Materiais, Apontamento da Produção e Faturamento, com geração de informações fiscais, integração contábil e financeira.

O protótipo integrado exige 100% de envolvimento do analista de implantação na sua execução.

Deverá ser utilizado como roteiro o MIT045 – Plano de Protótipo Integrado e ao final do protótipo deverá ser preenchida a coluna de situação, confirmando a execução de todas as tarefas planejadas e validadas pelo cliente.

H7 - Validação dos Protótipos


Recursos Necessários MIT051 – Matriz de Conhecimento

Saídas MIT005 – Ata de ReuniãoMIT052 – Lista de Tarefas para Entrada em Produção


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MIT054 – Plano de Virada

Utilizar o MIT051 – Matriz de Conhecimento ao término de cada protótipo realizado, de forma que o Comitê do Projeto possa avaliar o processo de capacitação dos usuários chaves em relação ao entendimento e a prática no produto.

Os itens a serem avaliados no MIT051 – Matriz de Conhecimento devem coincidir com os principais processos relacionados nas especificações de processo.

O resultado do MIT051 – Matriz de Conhecimento deve ser analisado pelo Comitê do Projeto, para juntos identificarem possíveis desvios ou problemas nas capacitações e processos, e planejarem a correção destes com novas capacitações dos usuários ou maior intensidade de protótipos.

Preencher, juntamente com o cliente, o MIT052 – Lista de Tarefas para Entrada em Produção e o MIT054 - Plano de Virada.

Utilizar o plano de virada padrão e complementá-lo com as especificidades do ambiente deste Cliente.

Apresentar o planejamento da entrada dos produtos em ambiente de produção, firmando o compromisso das 2 partes (TOTVS e Cliente) com as responsabilidades para a operacionalização deste novo ambiente.

I - Definição do Ambiente de Produção

O foco desta etapa é assegurar a harmoniosa transição do software do ambiente de testes e simulações para o ambiente de produção, deixando-o disponível para seus usuários finais. Esta transição pode exigir ajustes pequenos com base no feedback do usuário. Nesse momento do ciclo de vida do projeto, o feedback do usuário deve priorizar o ajuste fino do produto, a configuração, a instalação e os problemas de usabilidade; todos os problemas estruturais mais graves devem ter sido trabalhados nas etapas anteriores do ciclo de vida do projeto.

I1 - Validar acessos e Treinamento dos usuários finais

Envolvidos Equipe técnica do cliente


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Usuários ChaveUsuários Finais

Recursos Necessários Permissões de acesso dos usuáriosMIT072 – Manual de Operação do ProtótipoMIT037 – Plano de Treinamento

Saídas Logins e acessos cadastradosUsuários finais treinados

Deverá ser validado o cadastramento dos usuários e seus acessos baseados nas transações utilizadas no protótipo, como também dos acessos de impressoras promovido pela equipe técnica do cliente.

Validar o treinamento do usuário final que deve ter sido treinado pelo usuário chave conforme planejamento feito pelo coordenador de projetos do cliente apoiado pelo coordenador de projeto TOTVS.

Caso o cliente tenha contratado treinamento de consultores para seus usuários finais, este treinamento deve ser parte do MIT030 - Plano de Projeto e, sempre que possível detalhado no MIT037 - Plano de Treinamento, também gerando atividades no cronograma, conforme níveis de controle desejados.

A boa capacitação dos usuários é sinônimo de bom uso das funcionalidades da ferramenta implementada, então, cabe ao coordenador de projeto TOTVS conduzir o assunto de forma a sensibilizar os envolvidos, como também disponibilizar os melhores recursos para este fim, quando for de sua responsabilidade a execução.

I2 – Execução do Plano de Virada


Recursos Necessários MIT006 – Lista de Tarefas e PendênciasMIT052 – Lista de Tarefas para entrada em ProduçãoMIT054 – Plano de ViradaMIT038 – Plano de Carga

Saídas MIT005 – Ata de ReuniãoMIT010 – Validação de Processos

Executar o MIT054 – Plano de Virada e revisar o MIT052 – Lista de Tarefas para entrada em produção que deverá conter as atividades necessárias para entrada do sistema em produção.

Processar os programas desenvolvidos e testados em ambiente de conversão. Estas conversões devem ser executadas em conformidade com a parametrização inserida no sistema. Se for o caso, transportar também os dados cadastrados manualmente no ambiente teste.

Os Analistas de implantação deverão proceder a validação minuciosa da qualidade das bases de dados convertidas automaticamente e cadastradas manualmente. Efetuar testes com funções diversas do sistema, para auxiliar nesta validação.

Em reunião do Comitê devem ser analisadas todas as pendências de criticidade “A” registradas pelos Analistas de implantação no MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências efetuando análise de impacto e soluções de contorno.


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I3 – Decisão da Virada


Recursos Necessários MIT006 – Lista de Tarefas e PendênciasMIT052 – Lista de Tarefas para entrada em ProduçãoMIT054 – Plano de Virada

Saídas MIT005 – Ata de ReuniãoComunicação da entrada em produção

Analisar em conjunto com a equipe e líderes os resultados da execução do plano de virada e decidir pela entrada ou não do sistema em produção

Deverá ser confirmada data para entrada em produção, prevista no cronograma do projeto, ou definida nova data.

Emitir e distribuir comunicado para todos os envolvidos no projeto, inclusive para as áreas de desenvolvimento e suporte da TOTVS, comunicando data, hora e outros detalhes sobre a entrada em produção.

Se necessário, incluir neste comunicado a escala de pessoas, com horários e número de telefone, alocadas para o esclarecimento de dúvidas durante os primeiros processamentos com o novo sistema.

J – Acompanhamento

Prover ao cliente um apoio sistemático de recursos da TOTVS permitindo uma utilização inicial tranqüila. Será realizado um acompanhamento aos usuários chave nas tarefas diárias conforme planejado em cronograma.

J1 – Acompanhamento das Atividades Iniciais

Envolvidos Analistas de ImplantaçãoLíderes de ProcessoUsuários chave

Recursos Necessários Execução dos primeiros processamentos no novo sistema.

Saídas Primeiros processamentos validados.MIT010 – Validação de Processos


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Efetuar o acompanhamento e avaliação dos resultados dos primeiros processamentos das diversas funções do sistema. Neste acompanhamento devem-se orientar os usuários para melhor operacionalização do sistema e esclarecer eventuais dúvidas remanescentes da etapa de protótipos. Dependendo da amplitude do projeto e saldo de horas disponíveis ou negociadas este acompanhamento pode estender-se por um período de uma a várias semanas.

J2 – Acompanhamento dos Primeiros Fechamentos

Envolvidos Analistas de ImplantaçãoLíderes de ProcessoUsuários chave

Recursos Necessários Movimentação do primeiro mês efetuada.

Saídas Primeiros fechamentos mensais validados.MIT010 – Validação de Processos

Efetuar o acompanhamento e avaliação dos resultados dos primeiros fechamentos. Exemplo: fechamento dos estoques, fechamento contábil e fechamento de custos.

Este fechamento pode ser realizado no primeiro mês ou demais meses de acordo com o saldo de horas disponíveis ou negociadas.


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F4 – FASE DE ENCERRAMENTOEsta fase formaliza a entrega do projeto, registrando o aceite do cliente.


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K - Encerramento do Projeto

Revisar a entrega do escopo do produto e escopo do projeto e o atendimento aos requisitos do projeto.

Para o encerramento do projeto devem-se observar os seguintes pontos: Todas as atividades do projeto concluídas. Todos os requisitos de aprovação foram atendidos Todas as mudanças solicitadas durante o projeto foram devidamente implementadas. Documentação do projeto preenchida.

K1 - Encerramento Interno do Projeto

Envolvidos Gestor de Portfólio TOTVSCoordenador de Projeto TOTVSAnalistas de ImplantaçãoPMO Local

Recursos Necessários Documentação do projeto

Saídas MIT061 – Check List EncerramentoMIT060 – Lições AprendidasMIT064 – Avaliação analista por projetoMIT005 – Ata de reunião

O registro das lições aprendidas pode ser realizado durante todo o projeto, neste ponto deve-se promover uma reunião entre os membros participantes do projeto para formalizar o encerramento do projeto.

Apresentar os resultados obtidos, pontos positivos e que superaram a expectativa e desvios ocorridos ou pontos que ficaram aquém do planejado, demonstrando os respectivos acertos e erros cometido, bem como uma avaliação do que foi planejado e o realizado.

Procurar mencionar estas avaliações correlacionando-as a cada fase, etapa e atividade do projeto, bem como módulos e funções afetados ou beneficiados nesta análise.O objetivo é registrar a satisfação do cliente e tratar as lições aprendidas para que sejam utilizadas em futuros projetos.

Deve ser realizada também a avaliação da equipe do projeto e a entrega da documentação do projeto ao PMO para arquivamento.Solicitar o encerramento do projeto no sistema CFP e PMS.


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Enviar o documento de MIT060 - Lições Aprendidas a todas as áreas que possam ajudar no aprimoramento dos processos e projetos de implementação da TOTVS.

K2 - Encerramento com o Cliente


Recursos Necessários Documentação do Projeto

Saídas MIT061 – Check list EncerramentoMIT062 – Termo de EncerramentoMIT063 – Declaração Recusa EncerramentoMIT005 – Ata de Reunião

Após a efetivação do primeiro fechamento dos estoques, custos e contabilidade deverá ser apresentado o MIT061 – Check List de Encerramento e ser preenchido o MIT062 – Termo de Encerramento que irá registrar que a implantação foi concluída com sucesso.

O cliente deverá validar a documentação de aceite formal da conclusão do projeto.

O MIT062 – Termo de Encerramento do projeto é exigido 60 dias após a virada do mesmo, salvo se declarado, no MIT030 – Plano de Projeto, uma condição diferenciada, a qual deve deixar claro quando esse evento ocorrerá.

Projetos com mais de 90 dias, onde o cliente se recuse a assinar, deverá ser emitida a MIT063 - Declaração de Recusa Encerramento, elencar razões e elaborar uma MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências devidamente assinados pelo cliente. Em não havendo pendências declaradas e/ou a MIT063 - Declaração de Recusa Encerramento assinada pelo cliente, neste caso, deve-se emitir o MIT062 – Termo de Encerramento, assinado pelo coordenador de projeto TOTVS, justificando as razões pelas quais o encerramento não tenha sido aceito nem recusado pelo cliente.

Caso o projeto tenha sido cancelado ou interrompido deverão ser documentados os motivos, até que ponto as atividades foram realizadas e as atividades que não foram realizadas.

K3 – Transição do Projeto

Envolvidos Comitê do ProjetoCoordenador de Atendimento e Relacionamento

Recursos Necessários Documentação do Projeto

Saídas MIT005 – Ata de ReuniãoMIT065 – Transição do ProjetoGuia Suporte ao Cliente

Em reunião no cliente deverá ser orientado sobre a transição do projeto para a área de atendimento e relacionamento e como proceder em caso de novas demandas de implantação. Deverão ser reforçadas as políticas de atendimento e formalizado o nome do gestor de atendimento e relacionamento do cliente.


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Deverá ser liberado o atendimento de suporte telefônico aos usuários credenciados por módulo, apresentando as opções de suporte existentes ao cliente.

F5 – FASE DE MONITORAMENTO E CONTROLE

A fase de controle e acompanhamento acontece simultaneamente durante todo o processo de implantação. Esta fase é caracterizada principalmente pelo trabalho do coordenador de projetos TOTVS e cliente, deve ser entendida como uma fase onde a equipe de gerenciamento do projeto deve atuar de forma integrada e comprometida com os objetivos do projeto.

Esta fase pode ser identificada principalmente por reuniões de acompanhamento e posicionamento dos projetos.

Como ferramentas para esta fase de Monitoramento e Controle deverão ser utilizados os seguintes documentos: PMS – Sistema de Gerenciamento de Projetos para acompanhamento de

Andamento do Cronograma Progresso Físico Progresso Financeiro Controle de Documentação da MIT

MIT005 – Ata de reunião – Para registro dos posicionamentos e decisões tomadas.

MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências - Para acompanhamento de atividades e recursos críticos e respectivos prazos.

MIT007 – Acompanhamento do Projeto Executivo – Para apresentação executiva com painel visual sobre o andamento do projeto e pontos críticos para decisão junto ao comitê.

MIT008 – Acompanhamento do Projeto – Para reunião de alinhamento com o Comitê Operacional.

MIT010 – Validação de Processos - Para validação dos check points concluídos do projeto.

MIT011 – Suspensão de Projeto – Eventualmente, pelas mais variadas razões, os projetos podem ser suspensos ou cancelados por iniciativa do cliente ou da TOTVS, normalmente por mudanças na organização, necessidade de ajuste nos processos internos, questões de produto, questões de recurso ou questões financeiras.

É importante que tais situações sejam devidamente documentadas pelo Coordenador do Projeto e que haja formalização pelas partes envolvidas da suspensão temporária ou paralisação permanente do projeto, pois um projeto é fruto de um contrato, que, caso não haja uma formalidade, deixa margem a dúvidas e questionamentos futuros. Utilizar o template citado para formalizar tal situação, o qual deve ser publicado na pasta do projeto.


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Importante também é realinhar, em reunião com o cliente, os objetivos e metas do projeto, esclarecendo responsabilidades das partes, resultados esperados e refazer o planejamento para que os objetivos sejam alcançados, quando da retomada de projeto suspenso ou paralisado.

MIT012 – Registro Controle de Mudanças e MIT013 – Gestão Integrada de Mudanças – A gestão de mudança pode ser um item de grande importância em um projeto e, conforme as necessidades do projeto, definidas no Plano do Projeto. Disponibilizamos, aqui, uma sugestão de templates que podem auxiliar no processo para controlar as Solicitações de Mudança e também realizar o Registro de Controle de Mudanças, que podem ocorrer durante todo o projeto e convém que sejam devidamente geridos.

Programa de Gestão Integrado de Mudanças, conforme descrito no documento anexo tem como objetivo definir os requisitos e critérios de aplicação do mesmo para processos e/ou projetos complexos. O programa em questão pode ser considerado como um produto disponível para oferecimento a clientes, por intermédio da TOTVS Consulting, onde couber e deve ser tratado em proposta específica ao cliente.

MIT014 – Definição Complexidade – Fator que determina o grau de utilização dos templates, bem como skill dos profissionais de Gestão e Quality Assurance dos Projetos. Para definir a complexidade do projeto, deve ser utilizado o template anexo, desde a fase de proposição para o cliente, determinando a correta alocação dos recursos ao projeto.

Documentos Complementares

MIT001 – Metodologia de Implantação TOTVS – Guia de Referencia com descritivo da Metodologia de Implantação TOTVS.

MIT002 – Documentos x Etapas – Relaciona todos os documentos vinculados as respectivas etapas e também detalhamento de entradas e saídas de cada atividade.

MIT003 – Apresentação MIT – Apresentação padrão com o fluxo de Fases, Etapas e Atividades da MIT e relação da documentação a ser aplicada.

MIT004 – Declaração Recusa MIT – Eventualmente, por possuir metodologia própria ou por outra razão, o cliente pode não concordar com a utilização da MIT como metodologia para o projeto, recusando-se a seguir as definições desta. Nesse caso, o cliente deve formalizar tal decisão, documentando a mesma no documento citado, que deve ser obrigatoriamente assinado pelo Patrocinador do Projeto do Cliente.

A assinatura do MIT004 – Declaração de Recusa MIT, isenta o cliente da assinatura dos documentos que são requeridos, porém, não isenta o canal de utilizar a MIT, que é a metodologia de implantação padrão para a TOTVS.

O canal só pode considerar-se dispensada de utilização da MIT, quando não tiver nenhuma responsabilidade sobre o projeto, ou seja, quando for sub-contratada para execução, com gestão e responsabilidade integral do cliente, e tal isenção de responsabilidade seja formalizada em documento assinado pelas partes.

MIT009 – Atuação QA – Quality Assurance. Projetos de grande complexidade ou estratégicos, que exijam qualidade assegurada na gestão, devem contar com um papel de QA no seu planejamento. No anexo, definições gerais e Pontos de Intervenção de um QA em projetos, conforme a MIT.

MIT070 – Acordo Parceria FDES FDIS – A sub-contratação de empresas do network Datasul para execução de parte ou totalidade de alguma atividade, seja de consultoria, seja de desenvolvimento, é uma prática comum no modelo Datasul. Como sugestão, foi criado um modelo de contrato padrão que visa orientar sobre direitos e deveres das partes, entre FDIS e FDES, o qual pode ser utilizado pelas franquias, quando da contratação de serviços.


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MIT071 – Pontos Críticos de Implantação – Templates auxiliares, gerados pela experiência das FDES, os quais podem ser utilizados para dirimir dúvidas, mas principalmente serve como um guia (Check list) para o consultor observar pontos de atenção nas implementações de produtos referenciados.

MIT072 – Manual de Operação do Protótipo – Manual a ser construído para apoio na operação do protótipo integrado. Deve ser construído somente com as telas a serem prototipadas e na seqüência do processo.


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3 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVS x RISCOS

Um fato conhecido é que um alto percentual de projetos falha na entrega dos seus projetos e atingimento dos seus objetivos. Várias são as causas destas falhas, e muitas delas por riscos não previstos.

Porém, uma das causas principais é a falta de adoção de uma metodologia de gerenciamento de projetos. Sem uma metodologia de gerenciamento de projetos:

As equipes começam a produzir e entregar os produtos sem conhecer o escopo e objetivos do projeto, As responsabilidades e canais de comunicação não são claros, Não há critérios de qualidade mensuráveis a serem atingidos, Os clientes não conhecem a situação real de progresso do projeto e As mudanças de percurso são executadas de maneira caótica e não estruturada.

Uma metodologia de gerenciamento de projetos baseada em melhores práticas fornece processos estruturados desde o início do projeto e segue até o seu encerramento, definindo os objetivos de maneira mensurável, planejando como estes objetivos serão atingidos e controlando a execução de todas as atividades do projeto.

A aplicação da metodologia de implantação TOTVS tem como um dos objetivos reduzir alguns riscos já identificados nos projetos de implantação de software.

3.1 FASES DA METODOLOGIA X RISCOS

3.1.1 Fase de Iniciação


• Metas e objetivos mal estabelecidos• Estimativas de custos incorretas• Orçamentos mal dimensionados• Transição comercial realizada de forma superficial

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• Expectativas não alinhadas• Compromisso da alta gerência baixo• Prazos não realistas• Orçamento de horas insuficiente• Indisponibilidade de recursos• Equipe descomprometida• Falta de clareza na definição dos papéis dos participantes

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3.1.2 Fase de Planejamento


• Falta de entendimento das necessidades do cliente e das posições dos stakeholders

• Detalhamento do escopo incompleto• Falta de comprometimento com o cronograma definido.• Cronograma não revisado

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• Atrasos no projeto pelo cliente• Definição do nível de complexidade do projeto• Levantamentos sem nível de detalhamento necessário• Requisitos do projeto não revisados • Ambiente técnico inadequado ou mal dimensionado

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3.1.3 Fase de Execução


• Troca de Recursos• Treinamento / entendimento do sistema e processo não realizado ou realizado de

forma superficial.• Replicação dos treinamentos não realizados ou realizados de forma superficial• Falta de testes e validações dos requisitos • Integração de sistemas• Novas tecnologias• Migração de dados• Planejamento de ações para implementação

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3.1.4 Fase de Encerramento

3.1.5 Fase de Controle


• Avaliação e acompanhamento dos usuários insuficientes• Permissões de acessos dos usuários não definidos• Papéis no acompanhamento da entrada em produção não definidos.

• Identificação de Requisito não entregue

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• Reuniões de Comitê não realizadas• Reuniões de comitê sem posicionamento ao

patrocinador do projeto• Falta de acompanhamento das pendências• Metodologia não aplicada

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4 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVS x MONITORAMENTO DE MATURIDADE

Para acompanhamento da aplicação da Metodologia de Implantação TOTVS e também avaliar a Maturidade em gerenciamento de projetos das unidades foi criado um trabalho de Monitoramento de Maturidade em Gestão de Projetos.

4.1 Objetivos Avaliar o desempenho, progresso e tendências dos projetos utilizando-se das melhores práticas em gerenciamento de

projetos. Orientar a equipe do projeto na análise, avaliação de riscos e planejamento do projeto, de forma organizada e preventiva. Orientar na utilização da metodologia de implantação TOTVS. Colher informações para apresentação à diretoria executiva Aumentar agilidade na passagem das informações Levar informações críticas direto para a diretoria para decisão e resolução. Doble check – tem mais alguém acompanhando os projetos A visibilidade da Auditoria / PMO ajuda a resolver desvios antes que seja irrecuperável.

4.2 Benefícios Monitoramento e acompanhamento constante Projeto metodologicamente organizado. Experiência reaproveitada. Credibilidade e confiança em relação ao sucesso do projeto. Menor dependência de pessoas em função da aplicação de metodologia. Imagem da área de serviços melhorada, sendo um diferencial de venda frente à concorrência Gerente de Projeto capacitado nos padrões exigidos pela Metodologia e melhores práticas em gerenciamento de projetos. Metodologia de implantação revisada com intercâmbio de conhecimentos. Entrega de projetos no prazo, dentro do orçamento e com nível de qualidade. Diretoria Executiva munida de informações referentes ao portfólio de projetos.

4.3 ProcessoO processo de monitoramento da maturidade em projetos visa fechar um ciclo baseado no ciclo PDCA conforme figura a seguir.


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4.4 Fluxo do Processo


As solicitações internas podem ser: Projetos complexos ou críticos. Rodízio de projeto na carteira dos Gestores de Portfólio Solicitação do Gestor de Portfólio ou coordenador de Portfólio Solicitação de qualquer parte interessada do projeto

Avaliar informações apresentadas através dos indicadores de projeto. Consumo de horas Rentabilidade Volume de chamados abertos Nível de customização

Serão avaliadas as horas aplicadas x o progresso físico apontado.Calculadas as tendências de consumo de horas e custos.

Será elaborado um cronograma de auditoria de acordo com o tipo a ser realizado. Pontual – Mensal com participação de auditores internos. Inventário – Semestral nas unidades. Coordenadores – Semestral nas unidades.

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Serão analisados os chamados abertos junto à ouvidoria para avaliação da necessidade de auditoria.

Encaminhado e-mail padrão com 5 dias de antecedência informando: Data da visita Duração das atividades Documentos necessários Visita ao cliente (pode ocorrer ou não).A notificação é enviada ao Diretor de Serviços, Gestor de Portfólio e Coordenador do Projeto.

Monitoramento Pontual é uma análise de um projeto determinado através das entradas mencionadas.

Este Monitoramento pode ser realizado pelos auditores internos a serem formados na equipe de coordenadores.

Monitoramento de Coordenadores tem como objetivo avaliar o perfil dos coordenadores que atuam em determinada unidade.

Identificar pontos de melhoria, necessidades de capacitação e apoio nos projetos coordenados.

Monitoramento de Inventário tem como objetivo avaliar todos os projetos em andamento em determinada unidade.

Serão revisados todos os projetos junto aos coordenadores e identificados alguns projetos a serem avaliados no detalhe.

Elaborado relatório de monitoramento por projeto ou coordenador com as seguintes informações: Perfil do coordenador Projetos em aberto x saldos de horas Informações contratuais Módulos contratados x implantados Customizações Fases / documentos da metodologia Comentários gerais Orientações..

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Elaborada uma apresentação executiva com cenário global da unidade: Inventário dos status dos projetos Saldo de horas dos projetos Perfil dos coordenadores Gráficos de desvios Cenário dos projetos auditados em detalhe.

Gerados indicadores referentes à auditoria: Notas por documentos / atividades realizadas e validadas com o

cliente distribuídas nas fases de implantação dos projetos.

Como resultado as orientações efetuadas aos coordenadores e projetos são gerados e validados: Plano de ação para unidade. Apresentação do plano de ação para a equipe de serviços da

unidade.

Caso seja realizada visita ao cliente monitorado é gerado um plano de ação para o cliente que deverá ser realizado e cobrado pelos coordenadores da Unidade e do cliente.

É realizado um acompanhamento junto ao cliente a respeito da atuação no plano de ação proposto.

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MIT001 - Metodologia de Implantacao TOTVS

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