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Tipo de Auditoria: Frota veicular.

Exercício: 2018

N.º da Portaria: 001/Audin/2018

Unidade Auditada: Sinfra e PROAD

Assunto: Verificar os controles da frota de veículos oficiais da FUFMT.

RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA N.º 002/2018

I - Introdução

A presente auditoria é decorrente da designação constante na Portaria Interna N.º

001/Audin/2018, que levou em consideração as ações previstas no Plano Anual de Atividades de

Auditoria Interna – Paint/2018, o qual recebeu o aval do Conselho Diretor e da Controladoria Geral da

União.

Os trabalhos foram realizados na sede da Unidade de Auditoria Interna/UFMT e visita ao

pátio da prefeitura do campus Cuiabá, onde fica localizado o pátio dos veículos deste campi. Foram

realizados em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, com o

objetivo de verificar o uso e zelo praticado perante a frota veicular.

A amostra selecionada obedeceu ao uso da tabela Phillips, onde foram analisados

documentalmente 39 veículos no que se refere a manutenção dos veículos e abordados

presencialmente no campus de Cuiabá 24 veículos para verificação da obediência às normas internas e

externas, bem como o uso e conservação dos veículos.

II – Resultado dos Exames

1. Critério: Uso e controles na frota veicular e conformidade com as normas nacionais e

internas.

1.1. Constatação 001: Uso do cinto de segurança.

1.1.1. Fato:

A constatação foi aferida com base em visita in loco da auditoria interna na saída do pátio

onde os veículos oficiais ficam alojados. A visita ocorreu no dia 02/03/2018 durante o dia todo, onde

foram abordados vinte e quatro veículos oficiais e verificados os seguintes pontos: condições gerais

dos veículos (limpeza, pneus e pintura), porte do documento obrigatório de circulação veicular

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(CRLV), porte da CNH do motorista, porte da ST (movimentação de saída) devidamente preenchida

no caso de veículos que transitam fora do campus Cuiabá e uso do cinto de segurança dos motoristas e

passageiros.

A auditoria verificou que dos vinte e quatro veículos, dez foram flagrados sem o uso do cinto

de segurança pelo motorista ou passageiros, sendo oito veículos da parte da manhã, o que pode ter

ocorrido pelo fato de a tarde os motoristas já se ambientarem com a visita da auditoria e tomarem

maiores cuidado com a colocação do cinto e um veículo transportando passageiro na carroceria do

veículo sem as devidas medidas de segurança. Cabe ressaltar que, outros itens supracitados verificados

na abordagem estavam de acordo com a normas externas e internas.

1.1.2 Grau da constatação:

( ) Grave; ( X ) Moderada; ( ) Leve

1.1.3 Causa

Inobservância do CTB no que se refere os artigos 167 e 230 II do referido código.

1.1.4 Consequência:

Conforme determina o artigo 167 do CTB, o não uso do cinto de segurança acarreta em

multa grave, sendo o condutor do veículo responsabilizado com cinco pontos na carteira e uma multa

no valor de R$ 127,69.

O artigo 230 II, prevê que o transporte de passageiro no compartimento de carga do veículo é

uma infração gravíssima com penalidade de multa e apreensão do veículo.

1.1.5 Recomendação 001:

Recomenda-se que sejam orientados todos os motoristas dos carros oficiais, bem como seus

passageiros que, ao saírem do pátio da Sinfra, ambos estejam utilizando o cinto de segurança dentro ou

fora do campus da FUFMT evitando assim a penalidade por autoridades competentes (Polícia Militar e

agentes da Semob) e acidentes com feridos.

1.1.7 Manifestação da Unidade:

A Coordenação Administrativa encaminhou as constatações apontadas por essa Auditoria,

por processo SEI, a saber:

a) 23108.926151/2018-24 - encaminhado à Gerência de Transportes/SINFRA

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b) 23108.926155/2018-11 - encaminhado à Coordenação de Engenharia e

Arquitetura/SINFRA

c) 23108.926155/2018-11 - encaminhado à Coordenação de Segurança/SINFRA

d) 23108.926134/2018-97 - encaminhado à Coordenação de Manutenção/SINFRA

1.1.8 Análise da Auditoria:

A Auditoria Interna acata a manifestação da unidade, uma vez que a mesma já está dando

andamento na resolução e atendimento à recomendação feita. Desta forma, será realizado o

monitoramento desta recomendação em Outubro/2018, sendo 6 meses um prazo adequado para a

realização do adimplemento da recomendação supracitada.

1.2. Informação

Os veículos dos projetos de pesquisa firmados junto a FUFMT com apoio da Fundação

Uniselva devem ser incorporados ao patrimônio da contratante após o término do projeto conforme

disposto na Lei 8.958/1994, art. 1°, §5. Os projetos firmados em parceria com a Fapemat possuem

algumas particularidades que necessitam de regulamentação ajustada para a aquisição e destinação dos

veículos.

A preocupação com os veículos oriundos desses projetos, é pertinente no que tange a

conservação e documentação destes, pois, após o término do projeto e incorporação ao patrimônio da

FUFMT, as manutenções e despesas com multas e documentações deverão estar sanadas para que a

FUFMT não sofra prejuízo de algo que não era de sua competência até a incorporação.

1.2.1. Sugestão

A Auditoria Interna sugere que a Sinfra em conjunto com a Pró Reitoria de Pesquisa que

possui todas informações dos projetos que envolvem a FUFMT, portanto, possui a capacidade de

realizar o levantamento dos veículos adquiridos por meio dos recursos dos referidos projetos e

formalizar os termos de uso dos veículos, pois estes serão incorporados ao patrimônio da FUFMT e

para tanto deve estar em perfeitas condições de uso assim como regularizados documentalmente.

1.2.1.1. Manifestação da unidade:

A Coordenação Administrativa encaminhou processo SEI 23108.926622/2018-02 à Pró-

reitoria de Pesquisa-PROPEQ solicitando a relação dos veículos adquiridos com recursos dos referidos

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projetos para que possam dar os encaminhamentos necessários e assim regularizar a situação

supracitada.

1.3. Informação

O mapeamento de processos na parte de gestão da frota veicular da FUFMT foi realizado pelo

EPP em 2017 e resultou em 5 mapeamentos distintos para diferentes situações, sendo elas:

Credenciamento para dirigir veículo oficial, Gestão de Abastecimento, Regularização de Veículos,

Ressarcimento de Multas de Trânsito pelos Motoristas, Manutenção de Veículos Oficiais e Solicitação

de veículo Oficial Fixo. Conforme verificado através dos processos analisados bem como na visita in

loco pode-se observar que estão sendo respeitados quase que em sua totalidade as diretrizes dispostas

nos mapeamentos.

1.4. Informação

Conforme a visita in loco deste trabalho de auditoria no campus Cuiabá, foram observados o

pátio onde os veículos ficam alojados, as condições dos veículos no pátio, a oficina e o procedimento

de entrada e saída de pessoas e veículos no pátio. O pátio possui parte de área coberta onde ficam

estacionados a maior parte dos carros de pequeno porte e os veículos de médio grande porte ficam

estacionados na parte sem cobertura à exposição das intempéries climáticas reduzindo assim a vida útil

de componentes sensíveis a tal situação, por exemplo, ressecamento de pneus e pintura. O anexo fotos

possui o retrato do pátio e estado em que se encontram os veículos, cabendo um ressalto neste ponto

onde, alguns veículos no pátio estão em estado de inutilização completa. O ingresso de veículos não

oficiais no pátio da Sinfra, se restringe a atendimento de pessoas com deficiência ou em casos de

extrema necessidade desde acompanhado por servidor da unidade conforme informado pelo porteiro

do pátio, outras situações não são permitidas.

Na visita ao pátio, foi realizado um acompanhamento no percurso do Ligeirão dentro do

campus Cuiabá e no abastecimento do mesmo podendo assim validar a rotina de abastecimento

supracitada no mapeamento de Gestão de abastecimento realizado pelo EPP. A respeito do uso do

Ligeirão pelos estudantes, o trabalho de auditoria identificou através do percurso em entrevista com

estudantes que o veículo em determinados horários do dia se torna muito quente pelo fato de não

possuir ar condicionado. Foi possível validar tal reclamação com o trajeto realizado por volta de 16h,

pois, ao sair do pátio da Sinfra, o Ligeirão encontrava-se exposto ao sol e durante o percurso em

velocidade média de 25 km/h não ventilava o suficiente para suprir o calor no interior do veículo. Por

fim, o interior do ônibus possui poltronas rasgadas ou com estofados bem deteriorados (vide fotos do

anexo).

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2. Critério: Verificação de Multas pendentes e compensações de valores e regularidades junto ao

Detran/MT.

2.1. Informação

A análise dos veículos oficiais da FUFMT no que se refere a regularidade junto ao

Detran/MT, foi realizada em 26 veículos, sendo estes todos do campus Cuiabá. O resultado da análise

não gerou constatação pois o número de irregularidades foi considerado irrelevante, sendo eles: o

veículo de placa QBT-6970 com documento seguro DPVAT e licenciamento obrigatório vencidos e

uma multa por excesso de velocidade; e os veículos de placa JYY-0782, NTX-7796, OBH8663 e NJS-

7652 com multas em aberto, sendo três com multas de excesso de velocidade e um por estacionar em

local proibido. Nos documentos repassados à esta auditoria, não foram detectadas as compensações

das multas sofridas pelos motoristas ou mesmo a responsabilização do infrator.

Assim., a auditoria sugere que seja feito o acompanhamento de forma criteriosa de modo que

as multas sofridas pelos motoristas sejam devidamente repassadas aos motoristas infratores. Por

conseguinte, sugerimos que sejam anexadas as pastas dos veículos os procedimentos adotados para

ressarcimento dos valores das multas, bem como a respectiva responsabilização para manter a base de

dados completa para fins de controle interno e externo.

3. Critério: Cumprimento do contrato pelas empresas contratadas e observância ao limite de

gasto.

3.1. Informação:

A execução dos contratos de n° 043/FUFMT/2017 (manutenção) e 002/FUFMT/2017

(abastecimento da frota) foram executados respeitando seus respectivos limites de gastos conforme a

tabela abaixo:

TABELA I

Contrato Valor Contratado Valor Gasto

043/FUFMT/2017 R$ 896.950,50 R$ 812.235,87

002/FUFMT/2017 R$ 805.000,00 R$ 610.532,43

Fonte: Auditoria Interna com base nas informações dos contratos

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Com base nas informações acima, observa-se que a execução do contrato cumpre com os

valores contratados sem a necessidade de realizar termo aditivo de valores no período selecionado para

o trabalho de auditoria. A avaliação da execução do contrato por meio dos documentos apresentados a

este trabalho de auditoria permite frisar que todas as demandas emitidas pela FUFMT foram sanadas,

não havendo a necessidade de uso de outras fontes de recursos que não a devidamente prevista LOA

para o atendimento na manutenção e abastecimento da frota.

4. Critério: Acompanhamento dos Valores gastos, comparando com a última auditoria.

4.1. Informação:

O comparativo dos gastos atuais com os verificados na última auditoria realizada, foram

feitos com base nos gastos com manutenção e combustível tratados nos relatórios 008/2014/AUDIN e

004/2015/AUDIN e proporcionaram a seguinte análise:

TABELA II

Gastos FUFMT

veículos oficiais

Amostra 2014 Média mensal

2014

Amostra 2017 Média mensal

2017

Manutenção R$ 685.928,05 ¹ R$ 171.482,01 R$ 812.235,87 R$ 135.372,64

Combustível R$ 1.549.876,70 ² R$ 387.469,17 R$ 610.532,43 R$ 101.755,40

Fonte: Auditoria Interna

1. O respectivo valor é com base em 4 meses de gastos (quadrimestre setembro-dezembro/2014).

2. O respectivo valor é com base em 7 meses de gastos (janeiro a julho de 2014).

A tabela II proporciona a visualização de uma sensível redução de aproximadamente 21% nos

gastos com manutenção e uma drástica redução de aproximadamente 74% nos gastos com

combustíveis, conforme as médias mensais demonstram. A tabela II apresenta um resultado que

espelha a análise deste trabalho de auditoria que, com base nos documentos verificados bem como os

processos observados, a gestão da frota possui controle dos gastos com os veículos oficiais que passam

por um criterioso acompanhamento e etapas de controle que filtram possíveis fragilidades no processo.

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III – Conclusão

Este trabalho de auditoria avalia que, conforme a análise dos dados fornecidos pela Sinfra, os

procedimentos adotados para controle do uso e manutenção dos veículos oficiais está sendo efetivo e

atende os parâmetros estabelecidos nas normativas vigentes. Cabendo ressaltar que todos os

questionamentos e solicitações realizados junto à Sinfra foram prontamente atendidas.

A respeito dos gastos analisados por este trabalho de auditoria, foi percebido que, em comparação

ao trabalho de auditoria interna realizado em 2014, houve uma significativa redução nos gastos com

manutenção veicular e principalmente abastecimento dos veículos oficiais, no entanto, não foi possível

identificar neste ponto quais motivos ocorreram para tal redução dessas despesas.

Por fim, concluímos que, desde a última auditoria interna realizada no setor da frota de

veículos oficiais, houveram uma série de mudanças nos procedimentos de controle da unidade

auditada bem como o mapeamento de processos pelo EPP, que por sua vez foi observado por esta

auditoria sendo aplicado conforme os dispostos no mapeamento. No conjunto dos fatores avalia-se que

houve uma melhora significativa na observância das normativas internas e externas a FUFMT. Cabe

ressaltar aqui, que é papel fundamental da administração atender as normativas em sua plenitude

observando os princípios da administração pública e aprimorar constantemente as formas de controle a

fim de evitar quaisquer fragilidades nos procedimentos da unidade.

Essa Auditoria informa ainda que será feito um monitoramento da Recomendação após o

período de seis meses (13 /10 /2018).

É o que temos a informar.

Cuiabá-MT, 13/04/2018.

Álex Luna Prates

Economista - Auditoria Interna - UFMT

SIAPE XXXXXX

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ANEXO: Fotos

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