AGO/2014

REUNIÃO – VENDAS WEBMANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS

Gerentes e Vendedores

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS

PERFIS: GERENTES e VENDEDORES

1. SISTEMA VMOTORS

2. PERFIS

3. PERFIL GERENCIAL

4. PERFIL DE VENDEDOR

5. TELA INICIAL

6. MENUS: LEADS CONSOLIDADOS; CENTRAL DE MENSAGENS; RELATÓRIOS; e

PREFERÊNCIAS

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORSPERFIS: GERENTES e VENDEDORES

1. SISTEMA VMOTORS

O sistema VMOTORS é um conjunto de aplicativos Web destinados à automação para revenda de carros, e tem como foco facilitar e organizar os processos de compra (trocas), anúncios (sites institucionais e mídias de vendas) e vendas (concentração, organização e tratamento de leads gerados pelos planos de marketing do grupo). Permite, portanto, o gerenciamento online de todas as movimentações dos negócios gerados pelos canais de marketing, e também a organização e tratamento dos leads por parte dos operadores vendedores (segmento até o fim).

ACESSO: www.vmotors.com.br/gerenciador-leads

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS

PERFIS: GERENTES e VENDEDORES

2. PERFIS

O aplicativo permite, além do login master (perfil de administração), os perfis gerencial e operacional, que são os vendedores;

3. PERFIL GERENCIAL

O PERFIL GERENCIAL é destinados aos gerentes de vendas e permite, além dos mesmos atributos dos vendedores (atendimento e acompanhamento dos leads, mudanças de status e finalização), as tarefas gerenciais de extração de relatórios das lojas a eles vinculados, cadastros de perfis e alteração dos status dos operadores vendedores (ativo, paralisado e inativo);

4. PERFIL OPERACIONAL

O PERFIL OPERACIONAL, destinados aos vendedores permite o recebimento escalonado dos leads gerados pelas mídias, e confere a possibilidade de tratamento destes (modificação de status, agendamentos etc.) até a conversão ou não;

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALPERFIL GERENCIAL

1 2 3 4

5

7

6

8

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALPERFIL GERENCIAL – OPÇÕES (MENUS)

1 – LEADS CONSOLIDADOS – Permite ao gestor avaliar os carros que receberam leads e suas origens;2 – CENTRAL DE MENSAGENS – Permite ao gerente visualizar, gerenciar ou operar todos os leads recebidos na (s) loja (s) a qual exerça a gerência; tem idêntica função do perfil de operador, sendo possível, no entanto, modificar os responsáveis pelos leads;3 – RELATÓRIOS – Permite aos gerentes visualizar e/ou extrair relatórios de performance ou de tempo de resposta da (s) loja (s) e vendedores dos quais exerça a gerência;4 – PREFERÊNCIAS – Permite ao gestor consultar, cadastrar e gerenciar os acessos e logins dos operadores vendedores, habilitando-os e/ou desabilitando-os segundo as necessidades;5 - SUBMENUS – permite ao gerente analisar os relatórios de leads de acordo com as mídias contratadas pelo Grupo; OBS.: SOMENTE SERÃO HABILITADAS AS MÍDIAS CONTRATADAS PELO GRUPO;6 – MÍDIAS DISPONÍVEIS PARA A VMOTRS – Dispõe todas as mídias permitidas pela VMOTORS, habilitadas ou não;7 – ÁREA DE OPÇÕES DE RELATÓRIOS E VISUALIZAÇÕES – Permite aos gerentes classificar as opções de extração de relatórios, escolhendo o período do qual pretende seja extraído o seu relatório, por exemplo;8 – CLASSIFICAÇÃO DE LEADS – Permite observar os leads recebidos por carro e por mídia ao mesmo tempo;

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALOPÇÃO LEADS CONSOLIDADOS – No perfil gerencial é possível ao gerente observar os carros que recebem leads (propostas de vendas) diariamente, de forma online, escolhendo ainda as opções de extração de relatórios, como por períodos, por marcas e número de exibição por página; Essas opções de visualizações se encontram na ÁREA DE OPÇÕES RELATÓRIOS E VISUALIZAÇÕES (7);

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENS – É a principal opção do aplicativo, e permite o tratamento, acompanhamento, gerenciamento dos leads até a conversão ou não; tanto o gerente como o operador podem executar as opções operacionais, que são as respostas dos leads e modificação de status;Entretanto, somente o perfil gerencial permite ao gerente modificar o vendedor para o qual o lead foi automaticamente distribuído no o sistema (por exemplo, no caso de demora do vendedor em responder, indisponibilidade do vendedor ou outro motivo);

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENS CAIXAS DE ORGANIZAÇÃO – A opção central de mensagens contém 3 níveis de organização de leads, chamado de caixas, ou seja: CAIXA DE ENTRADA; E-MAILS RESPONDIDOS E SEM STATUS; E-MAILS COM STATUS;

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENS CAIXAS DE ORGANIZAÇÃO

CAIXA DE ENTRADA – contém todas as mensagens recebidas e ainda não respondidas, e podem ser mensagens iniciais ou leads já em andamento, onde nesse caso o cliente encaminha nova mensagem, depois de já respondida pelo vendedor; não importa o status da mensagem, toda vez que for movimentada pelo cliente, ela retornará para caixa de entrada para continuidade do atendimento;

E-MAILS RESPONDIDOS E SEM STATUS – Toda vez que houver movimentação em um leads, seja pelo vendedor, gerente, esse e-mail vai para a caixa “e-mails respondidos e sem status”, de forma a indicar ao operador a necessidade de se marcar o status da negociação para facilitar o gerenciamento, negociação, organização e prospecção de seus leads;

EMAILS COM STATUS – Caixa destinada ao acompanhamento do leads pelo vendedor, e deve ser destinada assim como uma ficha de seguimento, permitindo ao operador, gerente e gestor conhecer toda a movimentação de uma negociação para tomadas de decisões e prospecções futuras.

* É fundamental para o sucesso de nossas operações, e principalmente para o sucesso individual do vendedor, que os operadores controlem todos os seus leads através da inclusão constante do status da proposta a cada movimentação;

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENS ATRIBUIÇÃO DE LEADS PARA OUTRO VENDEDOR – o perfil gerencial permite ao gerente modificar o vendedor responsável inicialmente pelo leads (3), bem como modificar a loja a que se destinou (2), se o gestor estiver vinculado a mais de uma loja, tudo através do botão de modificação (1);

1

2

3

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALOPÇÃO RELATÓRIOSNÍVEIS DE RELATÓRIOS – Os gerentes possuem dois níveis de relatórios para acompanhamento dos negócios vinculados à sua (s) loja (s):

RELATÓRIO DE PERFORMANCE – Permite ao gerente consultar relatórios em diversos níveis,

ou seja, por mídia, por loja e por vendedor responsável;

RELATÓRIO DE RESPOSTA – Permite ao gerente consultar relatórios de tempo de resposta*,

igualmente por mídia, por loja e também por vendedor responsável;

*O “tempo de resposta” - par fins de relatório - é calculado segundo o tempo médio levado pelo vendedor para responder os leads que lhes são distribuídos a partir de determinada data escolhida; é fundamental que o vendedor responda sua proposta rapidamente no sistema, mesmo que já o tenha feito por telefone;

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALOPÇÃO RELATÓRIOSNÍVEIS DE RELATÓRIOS – Os gerentes possuem dois níveis de relatórios para acompanhamento dos negócios vinculados à sua (s) loja (s): RELATÓRIO DE PERFORMANCE – Permite ao gerente consultar relatórios em diversos níveis,

ou seja, por mídia, por loja e por vendedor responsável; é possível escolher o período do relatório (1), o tipo de formulário (2) e acessar os níveis de relatórios clicando nos links desejados (3);

1 2

3

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALOPÇÃO RELATÓRIOSNÍVEIS DE RELATÓRIOS – Os gerentes possuem dois níveis de relatórios para acompanhamento dos negócios vinculados à sua (s) loja (s): RELATÓRIO DE RESPOSTA - Permite ao gerente consultar relatórios sobre tempo de resposta

em diversos níveis, ou seja, por mídia, por loja e por vendedor responsável; é possível escolher o período do relatório (1), o tipo de formulário (2) e acessar os níveis de relatórios clicando nos links desejados (3) onde se chegará ao tempo específico de cada vendedor em especial;

12

3

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALOPÇÃO PREFERÊNCIASOPÇÕES DE PREFERÊNCIAS – Nessa opção, o gestor acessará as opções CADASTRO DE USUÁRIO e CONSULTA DE USUÁRIOS:

CADASTRO DE USUÁRIOS: Nessa opção o gerente acessará diretamente a tela de cadastro de

novos usuários, bem como poderá modificar os perfis dos vendedores já cadastrados, como

senha de acesso, mídias que receberão leads e principalmente modificar o status do

vendedor, entre ATIVO, PARALISADO e INATIVO; Utilize ATIVO para que o vendedor receba os

leads normalmente; Utilize PARALISADO para suspender momentaneamente ou

temporariamente o vendedor para recebimento de leads; utilize INATIVO para cancelar o

acesso do vendedor ao sistema de leads;

CONSULTA DE USUÁRIOS: Nessa opção o gestor pode ter acesso rápido aos dados dos

vendedores, bem como acessar pelo link a opção CADASTRO DE USUÁRIOS;

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALPERFIL OPERACIONAL

1 2

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALPERFIL OPERACIONALOPÇÕES DO PERFIL OPERACIONAL – Os vendedores possuem apenas duas opções no seu perfil, quais sejam, o menu LEADS CONSOLIDADOS (1), e CENTRAL DE MENSAGEM (2);

LEADS CONSOLIDADOS – possui a mesma aplicação do perfil gerencial, mas referente

exclusivamente aos leads dos quais figurou como responsável;

CENTRAL DE MENSAGEM – refere-se à principal aplicação do sistema VMOTORS, e tem a

função de receber leads, responder aos clientes, organizar o status das mensagens,

prospectar, finalizar o leads, e sobretudo CONVERTER!!!

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALPERFIL OPERACIONALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENS – o vendedor se organiza através dessa opção, recebendo mensagens de clientes interessados, respondendo-as, modificando o status, conferindo seguimento aos negócios e finalizando as mensagens. O objetivo é a conversão!!!É composta de duas áreas: ÁREA DE ORGANIZAÇÃO (1) e ÁREA DE MENSAGENS (2):

1 2

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALPERFIL OPERACIONALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENSÁREA DE ORGANIZAÇÃO – Nesse campo o vendedor dispõe, até então, de 3 níveis organizacionais: CAIXA DE ENTRADA; E-MAILS RESPONDIDOS E SEM STATUS; e E-MAILS COM STATUS: CAIXA DE ENTRADA – Todos as novas intenções de compras recebidas e as futuras

movimentações de mensagens já respondidas desembarcarão nesta caixa de entrada; E-MAILS RESPONDIDOS E SEM STATUS – Todos os e-mails já respondidos pela primeira vez,

ou posteriormente movimentados pelo vendedor ou pelo gerente, inicialmente aparecerão nesta caixa, com a finalidade de lembrar ao vendedor da necessidade de colocar o novo status da negociação no leads; é necessário que o vendedor sempre modifique o status da negociação a cada movimentação;

E-MAILS COM STATUS – todos os leads respondidos e corretamente modificado o respectivo status será encaminhado para esta caixa até nova modificação;

OBSERVAÇÃO – Um novo nível é criado (MENSAGENS AGENDADAS), para fins de organização, a cada vez que o vendedor/gerente agendar um contato na opção de modificação de status

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS5. TELA INICIALPERFIL OPERACIONALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENS

ORGANIZAÇÃO DAS MENSAGENS – O vendedor deve manter sempre suas mensagens

rapidamente respondidas, colocando sempre o status da negociação visando facilitar e organizar

os trabalhos, tanto do próprio vendedor como o dos gestores; o status das mensagens facilitam a

prospecção e o acompanhamento da negociação até o fim (CONVERSÃO!), já que dispões todo o

histórico das CONVERSAS para tomada de decisões de todos os envolvidos rapidamente; facilita,

também, eventual consulta de “operadores de resgate” e de pós-venda futuramente;

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS6. LEADSPERFIL OPERACIONAL/GERENCIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENSÁREA DE MENSAGENS – Na área de mensagens aparecerão as novas mensagens recebidas ou mesmo as antigas movimentadas pelo cliente. Nesta área se encontra o NÚMERO DE MENSAGENS TROCADAS (1); o NOME DO VENDEDOR RESPONSÁVEL (2); o CARRO OBJETO DO LEADS (3); a DATA (ou horário) DA ÚLTIMA MOVIMENTAÇÃO (4); e o STATUS ATUAL e SITUAÇÃO do leads (mensagem lida ou não lida) (5);NÃO EXISTE EM NOSSO SISTEMA FINALIZAÇÃO ETERNA DE UM LEADS;

1

2 4

3

5

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS6. LEADSPERFIL OPERACIONAL/GERENCIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENSACESSO À MENSAGEM – O acesso à mensagem de intenção de compra (LEADS) se dá clicando na mensagem contida na ÁREA DE MENSAGEM; acessará, assim, a mensagem a ser trabalhada;

* O item (5) VISUALIZAÇÃO DETALHADA DA MENSAGEM permite a visualização e extração da mensagem completa e detalhada, permitindo ao vendedor formar suas listas de prospecção, se tratando, assim, de uma opção importante para o sucesso de vendas;

1 2

34

5

6

87

9

10

11

12

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS6. LEADSPERFIL OPERACIONAL/GERENCIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENSLEADS – conforme imagem anterior o LEADS do sistema VMOTORS se constitui nas seguintes partes:

(1) Imagem do carro;

(2) Dados do carro;

(3) Loja responsável;

(4) Nome do vendedor responsável;

(5) Visualização detalhada do LEADS;

(6) Corpo da mensagem (LEADS);

(7) Dados do cliente;

(8) Horário da distribuição;

(9) CAMPO DA RESPOSTA AO CLIENTE*;

(10) Botão enviar mensagem ao cliente;

(11) BOTÃO DE INSERIR A DESCRIÇÃO DO STATUS DO LEADS*;

(12) Ícone Origem do LEADS – MÍDIAS DE ANÚNCIOS, SITE INSTITUCIONAL OU AÇÕES DE

MARKETING;

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS6. LEADSPERFIL OPERACIONAL/GERENCIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENSDESFAZIMENTO DA DÚVIDA CAMPO DE MENSAGEM (1) – Campo destinado EXCLUSIVAMENTE para responder às

mensagens aos clientes – não pode ser usado para marcar o status da negociação; CAMPO DE INSERÇÃO DE STATUS (2) – Campo destinado EXCLUSIVAMENTE para fixar ou

modificar o status do LEADS em andamento;

1

2

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS6. LEADSPERFIL OPERACIONAL/GERENCIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENSSTATUS – O status é um dos principais atributos do sistema, e foi desenvolvido, no nosso caso, para atender à nossa característica. O acesso se dá pelo botão INSERIR STATUS, na imagem anterior (2);

1

2

3

4

5

6

7

MANUAL DE USO DO SISTEMA VMOTORS6. LEADSPERFIL OPERACIONAL/GERENCIALOPÇÃO CENTRAL DE MENSAGENSSTATUS – O status é a melhor maneira de utilização, organização e tratamento do leads até o atingimento de seu objetivo final. O status DEVE ser empregado sempre que se movimentar um leads, e utilizado como uma ficha de seguimento, marcando todos os pontos fundamentais da negociação;São cinco (05) opções de status: EM NEGOCIAÇÃO (1) – utilize esta opção toda vez que se movimentar o leads, ainda

indefinido; CARRO VENDIDO (2) – utilize EXCLUSIVAMENTE para informar que houve conversão neste

LEADS em especial; No campo de OBSERVAÇÃO (6) SEMPRE COLOQUE O NÚMERO DA PROPOSTA DE VENDA E A PLACA DO CARRO VENDIDO – quando o cliente optar por outro carro;

SEM SUCESSO (3) – utilize SOMENTE quando houver certeza de que não haverá conversão – deve ser utilizada UNICAMENTE após se esgotarem as tentativas de conversão;

OUTROS (4) – Utilizar para informar qualquer situação nova, que não caiba nas outras hipóteses; Ex.: CLIENTE ENCAMINHOU PROPOSTAS EM OUTROS CARROS;

AGENDAR NOVO CONTATO (5) – use sempre que houver um agendamento com o cliente ou mesmo para se tentar novo contato – opção mais clara e eficiente de organização, prospecção e tratamento do leads;

CAMPO OBSERVAÇÃO (6) – Campo para inserir comentários sobre a movimentação do leads – utilize SEMPRE a cada nova inserção de status;

INSERIR STATUS (7) – botão de inserir o status pretendido.

FOCO

FOCO

FOCO

NOS ATRIBUTOS DO PRODUTO;

NAS VANTAGENS DA NEGOCIAÇÃO;

NA CONSTRUÇÃO DE RELACIONAMENTOS;

NA PROSPECÇÃO E ACOMPANHAMENTO

DO LEADS ATÉ O FINAL;

PRINCÍPIOS QUE DEVEMOS OBSERVAR PARA ATINGIRMOS NOSSO OBJETIVO NA WEB:

# 1 – ATENDIMENTO DE FORMA PESSOAL – LIGAR PARA O CLIENTE;

# 2 – CONSTRUIR RELACIONAMENTOS – ENTENDER A

NECESSIDADE DO CLIENTE; DESCOBRIR O MOMENTO EXATO DA

COMPRA; AGENDAR CONTATO PARA O FECHAMENTO DO LEADS

COM A CONVERSÃO;

# 3 – PROSPECTAR – VOLTAR AOS LEADS COM STATUS –

MOVIMENTAR OS LEADS; SER LEMBRADO;

# 4 – PENSAR FORA DA CAIXINHA – NÃO RESPONDEMOS E-MAILS,

VENDEMOS CARROS; OFERECER ALGO A MAIS; SAIR DO ARROZ E

FEIJÃO.