Manual Tesouraria

5/17/2018 Manual Tesouraria

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MANUAL DE PROCEDIMENTOSDATESOURARIA

1. Objectivo do Manualo objectivo deste Manual e 0 de institucionalizar procedimentos na area da Tesouraria, para umacorrecta administracao, contabilizacao e controlo da mesma. A correcta administracao daTesouraria traduz-se na previsao, optimizacao e controlo de todos os pagamentos e de todos osrecebimentos, no sentido da rninimizacao dosriscos de carencia e detencao de liquidez.2. Funcdes da T esourariaAs funcoes gerais da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores a sua guarda, devendo 0tesoureiro ter em atencao 0 seguinte:

Validar a documentacao de suporte; Identificar verbas depositadas por transferencia bancaria; Preparar os meios de pagamento; Recolher e verificar as assinaturas obrigat6rias, designadamente nos cheques etransferencias bancarias; Efectuar os pagamentos autorizados; Garantir a boa cobranca das facturas; Registar todos os pagamentos efectuados; Verificar, conferir e atrecadar todos os recebirnentos; Efectuar os dep6sitos diariamente; Registar todos os recebimentos; Elaborar 0diario de caixa de dos valores entrados e saidos. Administrar 0 fundo de maneio; Comunicar aos interessados as datas de pagamentos e elaborar 0expediente geral; Fornecer informacao atempada e actualizada aos services competentes das entradas esaidas de valores; Arquivar a documentacao de suporte das operacoes que correm pela tesouraria, em

conformidade com as normas institucionalizadas.

3. Regras Gerais de Controlo Segrega~ao de fun~oes: Deve procurar-se uma adequada segregacao de funcoes, sempreque possivel; Said as e entradas de valores: Todas as saidas e entradas de valores devem estar

devidamente documentadas e serem devidamente contabilizadas; Pre-nurneracao de documentos: Devem-se numerar todos os documentos externos; Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Deve ser reduzido ao indispensavel.

Deve-se privilegiar 0 movirnento por bancos (cheques, transferencias, ordens depagamento, etc);

Numeeacjlo de cheques e transferencias: Os cheques e as transferencias bancariasefectuadas devem ser registadas sequencialmente;

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Contagens ffsicas: devem ser efectuadas contagens fisicas dos valores disponiveis emcofre, por pessoas independentes a tesouraria;

Requisitos dos pagamentos por cheque: Os cheques sao nominatives, cruzados;assinados na presen


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4.1.1.A FomecedoresAs facturas devem ser validadas quanto aos requisites legais, de acordo com 0 art. 35.0doCIVA;As facturas para pagamento sao previamente identificadas, conferidas e contabilizadas pela Dr."Sandra Pilla, que prepara 0 expediente para submissao a autorizacac de pagamento pelaAdminis tracao.As facturas, depois do pagamento autorizado, seguem para a Tesouraria, para efeitos deernissao dos meios de pagamento e pagamento.o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento, com a entrega dorespectivo recibo e 0 registo contabilistico.

E arquivada toda a docurnentacao.4.1.2. A FuncionariosA contabilidade prepara os mapas de rernuneracoes, os quais sao validados pela Dr: SandraPina, que os remete para a Tesouraria;A Tesouraria emite os meios de pagamento para subsequente assinatura e autorizacao, ap6s 0que procede it entrega dos cheques (pagamento), se assinados, nunca antes do dia 23 de cadameso

o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento, com a entrega dorespectivo recibo e 0registo contabilistico.E arquivada toda a documentacao4.1.3. De Impostoso apuramento de impostos e descontos, bern como 0 pteenchimento das declaracoes e guiasdevem ser efectuadas pela contabilidade.As declaracoes e guias seguem depois para a Tesouraria que prepara os respectivos meios depagamento para subrnissao a autorizacao;Autorizados os pagamentos, estes seguem para a Tesouraria para pagamento e registocontabilistico dos mesmos.E arquivada toda a documentacao.

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4.3. RecebimentosOs recebimentos tern, de urn modo geral, duas "fontes financeiras", no caso da FUL,designadamen te:

a) Provenientes de subsidies de entidades extemas, destinados ao desenvolvimento deprojectos de investigacao;b) Provenientes da venda de bens ou services, mediante factura (mas sem dispensa derecibo) ou mediante recibo com dispensa de factura, designando-se estes ultirnos POtvendas a dinheiro,

o processo e , resumidamente, como abaixo se caracteriza:

EJ]UbsIdiosEntidIOeExWN I(A-l B

Notas:a) Considerarn-se transferencias "os subsidies" recebidos de entidades externas paradesenvolvimento da actividade de mvestigas:ao.b) Todo 0 processo das transferencias esta multo centrado na tesouraria, devendo 0 tecnicoencarregado de gem os projectos ter 0 cuidado, sempte que possivel, de validar as valorestransferidos.

4.3.1. Subsidies de entidades externaso tesoureiro identifica as verbas transferidas diariamente e depositadas na conta bancaria daFUL, devendo recepcionar os respectivos valores.o tesoureiro com a Dr: Monica Trindade relacionam as verbas depositadas e destinadas aosprojectos em curso e procedem aos calculos necessaries a ernissao dos meios de pagamento -cheques.o tesoureiro procede ao preenchimento e/ou actualizacao da Ficha de Projecto anexa a estasinstrucoes e it emissao dos rneios de pagamento.Autorizados e assinados os cheques a Tesouraria procede ao pagamento, isto e , transferencia, ea respectiva contabilizacao.E arquivada toda a documentacao,

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4.3.2. Vendas a dinheiroo processo de vendas a dinheiro dispensa, se for 0 caso, a emissao de factura.Os recibos sao ernitidos pela eontabilidade apes pagamento na Tesouraria, a qual deve validaros valores reeebidos com os valores eonstantes no reeibo.o sector da contabilidade regista a parte dos proveitos como se se a faetura tivesse sidoetnitida.A tesouraria regista na contabilidade os recebimentos.E arquivada toda a documentacao,4.2.3. Vendas mediante facturaOs pedidos de ernissao de facturas sao satisfeitos pela area da contabilidade, devendo estaproceder ao registo dos respectivos proveitos;o tesoureiro deve aceder, atraves dos meios informaticos, a toda a inforrnacao sobre asfacturas ernitidas;Os recibos sao ernitidos pela area da contabilidade, a qual garante os respectivos registoscontabilisticos, apos pagamento na Tesouraria, devendo validar os valores com asfacturas/ recibos.A tesouraria regista os recebimentos na contabilidade.Periodicamente identifiea os clientes/utentes atrasados nos pagamentos.A Tesouraria deve contactar os clientes/utentes, nos CaSOSem que se encontre em atraso.Consideram-se pagamentos em atraso todos os que ultrapassarem trinta dias apos a dataconstante da respectiva factura.A Tesouraria confere se os valores facturados correspondem aos valores recebidos. Se osvalores forem iguais procede ao envio do recibo para 0 cliente/utente, se for caso disso. Se 0valor for diferente deve esclarecer tais diferencas e contactar 0 cliente/utente.A Tesouraria deve proceder diariamente ao deposito dos valores recepcionados.E arquivada toda a documentacao,5. Reconciliacao bancariaPeriodicarnente a contabilidade procede a uma reconciliacao de valores dos saldos em bancoscom os saldos da contabilidade.

Reitoria da Universidade de Lisboa, em 10 de Novembro de 2006

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FUL ICHA DE PROJECTOdo projecto: _

Tftulo do Projecto: _

Investigador Responsavel, -:-:--:-:---:---:---:- __ ---:- -:-- __ Tel. _Fax email, Unidade de Investiga9ao a que pertence _Data de inlcio do projecto: Duracao em meses: Obs _

Nome ou desiqnacao social --:----:- _Morada: Localidade _C6digo postal tel._______ Email, _

rcamento inicial aprovado

Nome: ___Morada: Localidade C6digo postal, _Tel.. Fax. Email, Conta bancaria de dep6sito _

lnstltuicao 1lnstituicao 2

Instltuicao 5

Dlstribulcao de verbasData~1~Monta~~: ...~~~~yontante Data-I-Montante1 I

I I I I I! I I -----~-~1"--1-I iI -------r--i--'--I ! I

I ! IIj I II I

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DataOcorrenciasr--'---~~--- Descricao

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