Manual Tesouraria Serviços Centrais

7/26/2019 Manual Tesouraria Servios Centrais

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setembro 2014DEPARTAMENTO FINANCEIRO

MANUALPROCEDIMENTOS DE

TESOURARIA


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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 2/45

ndice1. ENQUADRAMENTO LEGAL ................................................................................ 3

2. OBJETIVO ................................................................................................................... 4

3. COMPETNCIAS ...................................................................................................... 4

4. PROCEDIMENTOS ................................................................................................... 7

4.1. PAGAMENTOS ..................................................................................................... 10

4.2. RECEBIMENTOS ................................................................................................. 16

4.3. FOLHA DE COFRE ............................................................................................. 22

5. FLUXOGRAMA ........................................................................................................ 44

6. ANEXOS ..................................................................................................................... 45

6.1. ANEXO I: FOLHA DE COFRE ........................................................................ 45


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Proceder, diariamente, abertura e fecho dos terminais de MB e registar os valores apurados

em folha de cofre, refletindo as despesas bancrias do dia;

Preparar os meios de pagamento e validar a documentao de suporte dos mesmos;

Verificar as assinaturas obrigatrias nos cheques e transferncias e efetuar os pagamentos

devidamente autorizados;

Verificar, conferir, arrecadar e registar todos os recebimentos no sistema informtico

correspondente;

Emitir recibos, depois de cobradas as faturas, e fazer a sua contabilizao no sistema

informtico correspondente;

Efetuar os depsitos bancrios diariamente;

Identificar e registar os valores recebidos por transferncia bancria;

Conferir movimentos bancrios das diferentes contas;

Comunicar aos interessados os valores a pagamento;

Responsabilizar-se, plenamente, pela guarda e segurana dos valores em cofre, ao qual s tem

acesso os elementos afetos tesouraria;

Pedir livros de cheques;

Registar diariamente as entradas e sadas nas folhas de cofre, de forma sequencial;

Fornecer em tempo til, de forma atualizada, toda a informao dos pagamentos e

recebimentos aos servios competentes, quando solicitado;


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Arquivar a documentao de suporte das operaes de Tesouraria em conformidade com as

normas institucionalizadas.


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4.

PROCEDIMENTOSExistem procedimentos e medidas de controlo interno considerados essenciais na rea da Tesouraria e,

por isso, suscetveis de aplicao em qualquer organizao:

Segregao de funes: A funo contabilstica e a funo operacional devem estar separadas, de tal

modo que nenhuma pessoa tenha a responsabilidade de uma operao desde o incio at ao fim. As

funes de autorizao, salvaguarda dos ativos, contabilizao e controlo devem estar afetas a pessoas

diferentes.

Nos Servios Centrais a funo contabilstica matria da responsabilidade da rea contabilstica, a

funo operacional matria da responsabilidade da Tesouraria, sendo que todos os pagamentos

carecem obrigatoriamente de autorizao do Conselho de Gesto, formalizada com duas assinaturas

dos seus membros.

Os depsitos bancrios so conferidos e efetuados junto da Caixa Geral de Depsitos, diariamente

sempre que existam valores a depositar, por um elemento do departamento Financeiro no pertencente

Tesouraria.

A Tesouraria dos Servios Centrais tem afetos dois elementos, cabendo a um as funes relacionadas

com recebimentos e a outro as funes relacionadas com pagamentos.

Sada e entrada de valores: Todas a sadas e entradas de valores devem estar documentadas e

contabilizadas nos sistemas informticos existentes em funo da natureza de cada entrada ou sada,

diariamente;


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Vendas ao Balco: Nas vendas ao balco deve ser emitido uma fatura-recibo no sistema de faturao

institudo;

Pr-numerao de documentos: Todos os documentos devem ser pr-numerados ou numerados

atravs dos sistemas informticos, datados e assinados por quem os elabora;

Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Por regra, no so permitidos pagamentos em

dinheiro, devendo-se dar prevalncia ao movimento por Bancos (cheques, transferncia bancrias,

ordens de pagamento, entre outros). A exceo a esta regra deve ser previamente justificada e

autorizada;

Numerao de cheques ou transferncias bancrias: Devem ser devidamente registadas e

contabilizadas, sequencialmente;

Cheques: Os cheques em branco devem estar guarda da Tesouraria em lugar adequado e seguro (de

preferncia em cofre ou similar desde que tenha sistema de fecho com chave). Os cheques nulos

devem ser arquivados, aps a inscrio no dito cheque da palavra anulado. Por norma os cheques

dos Servios Centrais devem ser cruzados, com exceo dos emitidos para reembolso de fundos de

maneio;

Pagamentos por cheque: Os cheques devem ser nominativos, cruzados, assinados por duas pessoas

do Conselho de Gesto, ou que com autorizao deste possam movimentar contas bancrias, e

carimbados com selo branco oficial dos Servios Centrais;

No compensao: Os pagamentos no so compensados com os recebimentos;

Nmero de contas bancrias: Devem-se manter abertas as que efetivamente tm movimento

justificvel, e o nmero de contas de ser o mnimo indispensvel ao bom funcionamento. Contas com


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pouco movimento ou sem movimento devem ser objeto de anlise e, caso se justifique, proposto o seu

encerramento;

Depsitos: Os valores recebidos devem ser depositados diariamente, sempre que existam valores

recebidos. No entanto, o depsito a efetuar no ter de ser integralmente igual receita uma vez que a

Tesouraria poder guardar em cofre (ou sistema similar desde que tenha fecho chave e s acessvel

pelos elementos afeto tesouraria) algum valor para trocos. Este movimento deve ser registado e

contabilizado diretamente na folha de cofre. Cabe ao Coordenador da rea contabilstica ou na sua

inexistncia ou impedimento, ao Diretor do Departamento Financeiro, as contagens de caixa, sem

aviso prvio;

Princpio da Unidade de Tesouraria:A Unidade de Tesouraria rege-se pelo princpio descrito no

artigo 63 na Lei n. 3-B/2010 de 28 de Abril, em que Toda a movimentao de fundos dos servios e

fundos autnomos, incluindo aqueles cuja gesto financeira e patrimonial se rege pelo regime

jurdico das entidades pblicas empresariais, deve ser efetuada por recurso aos servios bancrios

disponibilizados pelo Instituto de Gesto da Tesouraria e do Crdito Pblico, I. P. (IGCP, I. P.), salvo

disposio legal em contrrio.. O princpio da unidade de tesouraria aplicvel a todas as

instituies do ensino superior conforme n. 2 do artigo 63 Lei n 3B/2010 de 28 de abril.

A Circular Srie A n. 1338 da DGO, apresenta uma exceo ao princpio da Unidade de Tesouraria

Para aferir da condio de exceo prevista no n. 4 do artigo 23. do Decreto-Lei de execuo

oramental, esto os servios e organismos vinculados ao envio da informao relativa aos saldos

mensais das contas de que sejam titulares, no sediadas no Instituto de Gesto da Tesouraria e do

Crdito Pblico, I. P.. O envio desta informao da competncia da rea Oramental. Tesouraria

compete o envio dos saldos bancrios de todas as contas bancrias, sendo estas do IGCP ou da banca

comercial, at ao ltimo dia do ms a reportar.


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4.1.

PAGAMENTOS

Os pagamentos, de um modo geral resumem-se a:

a) Devolues a alunos;

b) Devolues a clientes e utentes;

c) Pagamento a fornecedores;

d) Pagamento de vencimentos;

e) Pagamento de impostos e outros descontos;

f) Pagamento de ajudas de custo;

a)

DEVOLUO A ALUNOS:

Caso se verifique a necessidade de proceder devoluo ou restituio de valores cobrados a alunos, o

procedimento a adotar o seguinte:

1) Os alunos elaboram um requerimento que entregue no Departamento de Assuntos Acadmicos;

2) Aps anlise da situao disponibilizada para a rea contabilstica a identificao do aluno e o

valor a devolver;

3) A rea contabilstica, aps ser dada autorizao superior 1para a devoluo e feito o tratamento

contabilstico necessrio, incluindo a autorizao do conselho de gesto para proceder ao pagamento,

encaminha o processo para a tesouraria;

1A autorizao superior dada por quem tenha competncia para autorizar a despesa, de acordo com os

limites estabelecidos em despacho


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4) A tesouraria procede devoluo do valor ao aluno, por transferncia ou cheque, registando essa

sada na folha de cofre, numerando-a sequencialmente;

5) Por fim, registado o pagamento no sistema e o processo devolvido rea contabilstica para ser

devidamente conferido e arquivado.

b) DEVOLUES A CLIENTES E UTENTES:

1) Cabe rea contabilstica, verificada a situao de valores recebidos em excesso, tratar

contabilisticamente da sua devoluo, aps autorizao superior, encaminhando o processo para a

tesouraria;

2) A tesouraria procede restituio do valor devidamente autorizado, por transferncia ou cheque,

registando o mesmo na folha de cofre diria, numerando-o sequencialmente;

3) registado o pagamento no sistema e o processo devolvido rea contabilstica que procede ao

arquivamento do documento comprovativo.

c) PAGAMENTOS A FORNECEDORES:

1) As faturas recebidas dos fornecedores devem ser conferidas e contabilizadas pela rea contabilstica

que envia as mesmas, semanalmente, para autorizao do Conselho de Gesto;

2) A rea contabilstica, tendo a informao de que o pagamento da despesa foi autorizado, envia os

processos de despesa para a tesouraria, juntamente com a devida autorizao do Conselho de Gesto;

3) A tesouraria prepara a ordem de transferncia bancria ou emite cheque, conforme o meio de

pagamento previsto para essa despesa. Preferencialmente o pagamento ser por transferncia bancria

para o efeito;


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4) Dois membros do Conselho de Gesto, ou outras pessoas nas quais tenha sido delegada autorizao

para movimentao das contas bancrias, validam os pagamentos a efetuar assinando o cheque ou

autorizando a ordem da transferncia;

5) A tesouraria contacta os fornecedores, anexando o comprovativo do pagamento, e regista a mesma

na folha diria de cofre, numerando-a sequencialmente. Posteriormente regista contabilisticamente

atravs do lanamento do pagamento em sistema, devolvendo rea contabilstica para conferncia e

arquivo.

d) PAGAMENTOS DE VENCIMENTOS:

1) O Departamento de Recursos Humanos efetua o processamento de vencimentos e envia para a rea

contabilstica as folhas dos procedimentos para autorizao e registo (em papel) e os ficheiros (por e-

mail) a enviar entidade bancria

2) A rea contabilstica regista os vencimentos e envia ao Conselho de Gesto para autorizao de

pagamento dos vencimentos, encargos e descontos;

3) Aps aprovao do Conselho de Gesto, e entre 24 e 12 horas antes da data fixada por lei para o

pagamento dos vencimentos, a Tesouraria procede ao carregamento do ficheiro de vencimentos no

IGCP;

4) Um dos membros do Conselho de Gesto ou uma pessoa com autorizao delegada para

movimentar as contas bancrias, procede autorizao do pagamento do ficheiro no sistema bancrio;

5) A Tesouraria regista o pagamento dos vencimentos na folha de cofre, de forma sequencial, e

entrega rea contabilstica o comprovativo de pagamento para conferncia e arquivo.


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e) PAGAMENTOS DE IMPOSTOS E OUTROS DESCONTOS:

1) O apuramento de impostos e descontos, bem como o preenchimento das declaraes e guias,

efetuado pela rea contabilstica;

2) Posteriormente, a rea contabilstica envia para a tesouraria as guias a pagamento, devendo esta

proceder preparao dos meios de pagamento;

3) Aps autorizao do Conselho de Gesto, a tesouraria efetua o pagamento, registando na folha de

cofre os valores pagos, numerando-os sequencialmente;

4) A rea contabilstica faz o registo contabilstico do pagamento no sistema e os documentos so

conferidos e arquivados.

f) PAGAMENTO DE AJUDAS DE CUSTO:

1) Por norma, quando se trata de ajudas de custo de pessoal dos Servios Centrais, as ajudas de custo

so includas nos vencimentos e portanto liquidadas aquando do seu pagamento. Como tal, so

tratadas como descrito no ponto d);

2) Quando se trata de pagamento de ajudas de custo a pessoal externo aos Servios Centrais, o

procedimento tratado como um pagamento a fornecedores, descrito no ponto c).

4.1.1. Modalidades de pagamentos

Uma das funes da tesouraria proceder ao pagamento das diferentes despesas dos Servios Centrais

sendo que para isso existem diferentes meios de pagamento tais como:

a) Pagamento por Numerrio;

b) Pagamento por Cheque;


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c) Pagamento por Transferncia Bancria;

d) Pagamento ao estrangeiro.

a) PAGAMENTO POR NUMERRIO:

Por regra no so permitidos pagamentos em dinheiro, devendo-se dar prevalncia ao movimento por

Bancos (cheques, transferncia bancrias, ordens de pagamento, entre outros). A exceo a esta regra

deve ser previamente justificada e autorizada;

b) PAGAMENTO POR CHEQUE:

Embora seja uma das modalidades previstas para o pagamento das despesas dos Servios Centrais, a

utilizao de cheques deve ser reduzida ao mnimo indispensvel, privilegiando-se as transferncias

bancrias. No entanto, sempre que h pagamentos atravs de cheques, existem certos requisitos que a

tesouraria deve observar antes de proceder emisso do mesmo.

Assim, a tesouraria deve sempre:

1. S preparar os cheques para pagamento aps autorizao do Conselho de Gesto de pagamento da

despesa;

2. Ter em ateno que os cheques emitidos devem ser sempre assinados por dois membros do

Conselho de Gesto ou por pessoa com autorizao delegada para movimentar contas bancrias e,

aps assinatura, receber o selo branco dos Servios Centrais;

3. A entrega de cheque presencialmente carece de identificao da pessoa que procede ao seu

levantamento, devendo assinar a cpia que fica anexada ao processo de despesa;

4. Se a entrega do cheque for feita por correio, o mesmo deve ser acompanhado de ofcio dos Servios

Centrais, assinado pela Diretora do Departamento Financeiro ou de um Coordenador de rea que a


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substitua nas suas ausncias e impedimentos, e com a indicao a quem vai ser pago, a morada, o

nmero e valor do cheque, assim como o nmero de fatura correspondente;

5. Registar na folha de cofre a sada do cheque (sequencialmente numerada) reportada ao dia em que o

cheque foi emitido. Este controlo um controlo de tesouraria e no um controlo bancrio (que cabe a

outra rea).

c) PAGAMENTO POR TRANSFERENCIA BANCRIA:

Deve ser a modalidade de pagamento preferencialmente usada pelos Servios Centrais devendo a

tesouraria, sempre que a utiliza, ter em conta os seguintes procedimentos:

1. A emisso do meio de pagamento deve ser tarefa da tesouraria, no entanto, a ordem de transferncia

para pagamento da despesa feita por duas pessoas com competncia para movimentar contas

bancrias;

2. A ordem de transferncia s ser efetuada aps autorizao do Conselho de Gesto pelo que,

posteriormente, funo da tesouraria enviar a quem se pagou a despesa o meio comprovativo da

transferncia bancria efetuada;

3. Feita a transferncia bancria, a tesouraria deve registar a mesma em folha de cofre, numerando-a

sequencialmente, reportada ao dia da ordem de transferncia e no ao dia em que efetivamente o valor

debitado no banco.

4. funo da tesouraria verificar no extrato bancrio se a transferncia foi devidamente efetuada;

5. A Tesouraria deve obter os dados considerados essenciais para que a ordem de transferncia seja

possvel se ainda no estiverem em base de dados dos Servios Centrais, nomeadamente, o nome, o

banco e o nmero de identificao bancria (NIB) para onde ser feita a transferncia para pagamento

da despesa.


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4.2. RECEBIMENTOS

Os recebimentos, de um modo geral, dos Servios Centrais da ULisboa resumem-se a:

a) Recebimentos de projetos;

b) Recebimentos de alunos;

c) Recebimentos de clientes e utentes;

d) Reposio de funcionrios;

e) Reposio de fornecedores;

f) Requisies de fundos

g) Outras receitas.

a) RECEBIMENTOS DE PROJETOS

1) A rea contabilstica procede emisso de fatura para registo da receita de projetos com base no

pedido feito pelo responsvel do projeto, atravs do GPETC;

2) tesouraria cabe a verificao da entrada de fundos, atravs da identificao nos extratos das

verbas recebidas, procedendo ao respetivo registo dessas verbas em folha de cofre e numeradas

sequencialmente;

3) Aps o registo do recebimento, validado com o extrato bancrio, a tesouraria deve informar a rea

contabilstica sobre a entrada dessa verba para emisso e envio do respetivo recibo.


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b) RECEBIMENTOS DE ALUNOS-PROPINAS

1) Cabe tesouraria receber e controlar todos os pagamentos de propinas efetuados pelos alunos,

independentemente das modalidades aceites para o efeito pelos Servios Centrais;

2) O registo dos valores recebidos deve ser refletido nas contas correntes dos alunos atravs da

emisso do recibo, devendo este ser entregue ao aluno ou entidade pagadora;

3) No final do dia a tesouraria deve emitir as listagens de controlo de tesouraria por recebimentos/itens

de conta e por tipos de pagamentos;

4) Aps a conferncia dos recibos e das listagens anteriores, a tesouraria deve registar essas receitas

em folha de cofre, numeradas sequencialmente, e preparar o depsito da receita apurada.

5) O registo deste depsito tambm deve ser refletido na folha de cofre, numerado sequencialmente,

aps a efetiva entrega no banco dos valores recebidos pela tesouraria.

C) RECEBIMENTOS DE CLIENTES

1) O pedido de emisso de faturas deve ser satisfeito pela rea contabilstica;

2) tesouraria cabe controlar as transferncias bancrias, cheques e numerrio recebido. Se houver

verbas recebidas por transferncia bancria, a tesouraria deve proceder identificao dessa verba;

3) Aps a receo dos valores recebidos, a tesouraria deve verificar a correspondncia com o valor

faturado e, caso haja conformidade, deve proceder ao registo desse recebimento na folha de cofre,

numerando-o sequencialmente;

4) Se no houver conformidade entre o valor recebido e a fatura, a tesouraria entra em contato com o

cliente para verificao da situao;


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5) A tesouraria deve proceder ao depsito diariamente dos valores recebidos em numerrio ou cheque

e registar esse depsito em folha de cofre;

6) Este processo finaliza com o envio para a rea contabilstica para emisso e envio do respetivo

recibo.

d) REPOSIO DE FUNCIONRIOS

1) Esta reposio pode acontecer quando se deteta que houve valores pagos em excesso. Este

apuramento feito pelo Departamento de Recursos Humanos que envia as guias de reposio rea

contabilstica;

2) O valor pago em excesso deve ser devolvido pelo funcionrio em numerrio, cheque ou

transferncia bancria, sendo funo da tesouraria verificar os valores rececionados.

3) A tesouraria regista e valida o recebimento e informa a rea contabilstica do valor reposto.

4) Esta reposio deve ser refletida na folha de cofre, numerada sequencialmente. Quando a reposio

efetuada por numerrio ou cheque na tesouraria, a mesma deve preparar e proceder ao depsito

desses valores na sua totalidade, diariamente sempre que existam.

e) REPOSIO DE FORNECEDORES

1) funo da rea contabilstica o apuramento dos valores pagos em excesso aos fornecedores,

devendo estes efetuar a devoluo desses valores na tesouraria;

2) tesouraria cabe verificar os valores devolvidos, quer seja por cheque/numerrio ou transferncia

bancria (neste caso deve verificar essa devoluo atravs da consulta do extrato), devendo esses

valores ser registados na folha de cofre;


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3) Cabe rea contabilstica efetuar o registo da correo ao processo de despesa, ou receita, caso a

reposio ocorra no ano econmico seguinte;

f) REQUISIES DE FUNDOS

As Requisies de Fundos ou Pedidos de Libertao de Fundos, so feitas pela rea oramental e o

reconhecimento do proveito feito pela +rea contabilstica.

Quando os fundos requisitados so efetivamente recebidos, so ser registados pela Tesouraria na

respetiva folha de Banco do Tesouro e posteriormente enviada rea contabilstica, devidamente

assinada, datada e numerada.

g) OUTROS RECEBIMENTOS

1) Qualquer outro tipo de recebimento para alm dos enunciados nos pontos anteriores, deve ser

verificado pela tesouraria. Cabe tesouraria controlar os valores recebidos por transferncia bancria,

cheque e numerrio, procedendo ao depsito dos mesmos, diariamente, sempre que existam.

2) A tesouraria deve registar esses recebimentos em folha de cofre, numerando-os sequencialmente,

bem como proceder ao seu registo no sistema financeiro.

4.2.1. Modalidades de recebimento

Uma das funes da tesouraria proceder ao recebimento das diferentes receitas dos Servios

Centrais. Para isso existem diferentes modalidades de recebimento:

a) Recebimento por Numerrio;

b) Recebimento por Cheque;


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c) Recebimento por Multibanco;

d) Recebimento por Sibs;

e) Recebimento por Transferncia Bancria;

a) RECEBIMENTOS POR NUMERRIO:

Qualquer receita recebida em numerrio deve ser refletida nos programas de faturao existentes em

funo da natureza de cada uma dessas receitas. A tesouraria deve proceder ao depsito diariamente de

todos os valores recebidos em numerrio, sem prejuzo de manter pequenos valores em caixa para

trocos.

b) RECEBIMENTO POR CHEQUE:

O procedimento a efetuar pela tesouraria idntico ao descrito na alnea anterior, pelo que aps o

registo dessas receitas no programa informtico de suporte, a tesouraria deve proceder ao depsito

dirio de todos os valores recebidos por cheque.

c) RECEBIMENTO POR MULTIBANCO:

das formas mais usadas nos Servios Centrais. A tesouraria deve ao final de cada dia proceder ao

encerramento dos TPAs e conferir os valores recebidos por este meio com os recibos emitidos. Tal

como nas outras modalidades, tambm o valor total apurado diariamente deve ser registado em folha

de cofre, numerada sequencialmente.

O valor a registar na folha de cofre deve ser sempre o valor bruto do talo de fecho de MB, pois uma

vez que as despesas bancrias dos TPAs tambm devem ser registados diariamente, o crdito


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respetivo na conta bancria ser sempre feito pelo valor liquido dirio apurado, ou seja, resultante da

diferena entre o valor bruto em MB e as despesas bancrias dos TPAs.

d) RECEBIMENTO POR SIBS:

Esta forma de pagamento s usada para o pagamento das propinas, dentro dos prazos fixados para o

efeito. funo da tesouraria comunicar ao Departamento de Assuntos Acadmicos a entrada de

valores na conta bancria para que estes faam a importao dos ficheiros SIBS, caso ainda no tenha

ocorrido. A Tesouraria procede ao registo do valor apurado na folha de cofre, numerada

sequencialmente.

e) RECEBIMENTO POR TRANSFERENCIA BANCRIA:

Qualquer receita dos Servios Centrais por esta via deve ser identificada pela tesouraria, diariamente,

no extrato. Aps a identificao dessa receita e registo no programa informtico adequado, a mesma

deve ser registada na folha de cofre e numerada sequencialmente.


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4.3.

FOLHA DE COFREA Folha de cofre utilizada na Tesouraria dos Servios Centrais foi desenvolvida internamente. A sua

utilizao inclui os procedimentos seguintes.

4.3.1. INTRODUO DE DADOS

A Folha de introduo de dados Geral o local onde os lanamentos dirios que tm documentos

comprovativos so introduzidos ou alterados (deve-se realar que s devem ser colocados na Folha de

Cofre movimentos que tenham um documento comprovativo que os justifiquem. Caso tal no se

verifique, esses lanamentos devem ser efetuados nas reas de introduo de dados Por Consolidar

ou Alunos)

Para se efetuar um lanamento:

1- Clicar no boto Lanamento de Registo que se encontra no topo da Base de Dados

2- Dentro do formulrio:

a) Selecionar o dia ao qual corresponde o Registo a efetuar.

b) Preencher os campos com * , selecionando um valor das Listas que estes comportam. Caso

o item que se pretende colocar no esteja presente nas Listas, deve ser adicionado no

momento. No entanto, aconselhvel atualizar as Tabelas de Suporte com esse valor

previamente e depois introduzir o Registo pela seleo do mesmo).

c) No caso dos montantes colocar o valor do movimento na entrada caso tenha sido uma receita,

ou na Sada caso seja um pagamento.

d) Se se pretender introduzir mais informao, continuar a preencher o formulrio.


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e) No final clicar em Inserir Lanamento.

Nota 1: No caso de algum campo de preenchimento obrigatrio ficar em branco, o formulrio no

permite introduzir o Registo, fazendo foco automtico no campo em falta.

Nota 2: Apenas o nvel mnimo de informao obrigatrio. No entanto quanto mais informao se

colocar em cada lanamento, e quanto mais especfico for cada um (ou seja, no sendo o somatrio de

outros lanamentos), melhor ser o controlo dos Registos.

Exemplo. Lanamento da Receita Diria do SIGES em Numerrio.


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Data: Data do Documento

Conta: Conta Bancria ou Caixa que movimenta o valor em causa (ex: Cheques, numerrios e Vales

Postais movimentam a Caixa Tesouraria; Transferncias, SIBS e Multibanco movimentam as

respetivas contas bancarias).

Meio R/P: Corresponde ao meio de entrada ou sada do valor em causa no lanamento. Por exemplo:

Numerrio, Cheque, Multibanco, Transferncia Bancria, SIBS, Vale Postal, Dbito em Conta,

Crdito em Conta.

Origem: Corresponde Origem do movimento que o desencadeia.

Tipo de Movimento: Descrio bsica do movimento em si.

Entidade: A entidade a contraparte de um movimento. Por exemplo, nos pagamentos de Faturas,

estas so emitidas por uma entidade a quem se ir efetuar um pagamento. esta entidade que deve ser

colocada neste campo.

N Fatura, Recibo Verde, Outros: Sendo um campo informativo, pode colocar-se aqui o nmero de

qualquer documento comprovativo do movimento.

Outra Informao: Colocar neste campo toda a informao considerada relevante para alm da

anteriormente apresentada. Por exemplo, pode colocar-se uma descrio do porqu de um movimento,

ou um nmero de documento interno.

Valor Total de Entrada: Montante do lanamento que corresponde a uma entrada de valor.

Valor Total da Sada: Montante do lanamento que corresponde a uma sada de valor.

Para se efetuar uma alterao a um lanamento anterior:

1- Clicar no boto Alterar Registo.



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a. Colocar o nmero de Ordem do Registo que se pretende alterar e clicar em Escolher

Registo.

b. Os campos onde consta a informao do Registo a alterar foram preenchidos, sendo agora

possvel alter-los.

c. Efetuar as alteraes pretendidas e inserir o Registo.

3- O Registo encontra-se alterado

4.3.2. POR CONSOLIDAR

A Folha de introduo de dados Por Consolidar o local onde os lanamentos dirios que no tm

documentos comprovativos e que no sejam respeitantes a alunos (ou que se preveja que no sejam

de alunos) devem ser colocados. Os movimentos que no tenham documento comprovativo devem ser

introduzidos nesta rea, a aguardar que os mesmos sejam identificados. Quando os documentos

justificativos do movimento so identificados, os mesmos devem ser enviados para a Lista Geral. No

final do ano, se todos os movimentos sem documento comprovativo estiverem aqui colocados em por

consolidarter-se- uma lista dos movimentos por conciliar.

Como enviar um Registo para a Lista Geral:

1- Clicar no boto Enviar para Lista Geral.


a. Colocar o nmero de Ordem do Registo que se pretende alterar e clicar em Escolher

Registo.

b. Os campos onde consta a informao do Registo a alterar foram preenchidos, sendo agora

possvel alter-los.

c.

Efetuar as alteraes pretendidas e inserir o Registo.


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d. Confirmar a data na qual se pretende colocar o registo. Caso esteja correta, clicar Sim.

3- O Registo foi enviado para a Listagem Geral e aparecer nas folhas de cofre da data introduzida.

Exemplo: Form. de envio de um lanamento da pgina de Por consolidar para a rea Geral.

Semanalmente deve ser enviado um Relatrio dos movimentos por conciliar para a rea contabilstica,

para que se possam identificar mais facilmente e/ou tomar medidas de identificao.

4.3.3. ALUNOS

A Folha de introduo de dados Alunos o local onde os lanamentos dirios que no tm

documentos comprovativos e que sejam respeitantes a alunos (ou que se preveja que sejam de


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alunos), devem ser colocados. Estes lanamentos no devem ser enviados individualmente para a

Listagem Geral porque sero colocados enquanto receita Diria proveniente do SIGES. Se houvesse

envio, dar-se-ia uma duplicao de receitas, pois dariam entrada pela Receita Geral e pelo envio

individual. Desta forma, assim que o movimento for identificado, este deve ser eliminado desta

listagem. Apesar do carcter mais informativo destes lanamentos, estes permitem que os saldos

bancrios fiquem corretos, permitindo maior controlo.

4.3.4. RELATRIOS

Tal como a rea de Registos, a Folha de Relatrios tem3 reas distintas: Os Relatrios Gerais ou

Folhas de Cofre, os Relatrios Por Consolidar e os Relatrios Alunos Por Consolidar. O

funcionamento idntico, pelo que no se far uma distino neste manual.

Nas reas de Relatrio pode retirar-se uma descrio dos movimentos dirios filtrados por dias e

contas.

Estas folhas devem refletir todos os lanamentos efetuados num dia, ou num determinado prazo

temporal, para uma determinada conta.

Um Relatrio criado automaticamente, bastando para isso:

1-Escolher o dia, ou intervalo de tempo para o qual se pretende obter a informao (o intervalo de

tempo totalmente flexvel, podendo ir de 1 dia, uma semana, um ms, um ano, ou outro prazo).

2-Escolher a conta.

Nota: Diariamente devem ser retiradas Folhas de Cofre de todas as contas movimentadas incluindo a

conta Caixa da Tesouraria.

A qualquer momento pode imprimir-se o relatrio clicando no boto Imprimir Relatrio.


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Exemplo: Pedido do Relatrio Anual de 2012 de todos os movimentos da Caixa Tesouraria

4.3.4.1. Componentes

Um relatrio constitudo por:

Datas: A data de incio do relatrio at data final. Se for o relatrio de apenas um dia, estas datas sero

iguais.

Conta: A conta a que os movimentos dizem respeito.

Utilizador: O Utilizador que produziu o relatrio.


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Data de Impresso: A data em que o relatrio foi produzido.

Saldo Inicial: O montante registado previamente na conta filtrada, at ao dia de incio do relatrio,

antes da soma dos movimentos dirios.

Saldo Dirio: o resultado da soma dos valores entrados na conta, subtrado dos valores de sada

durante o perodo temporal filtrado.

Saldo final: Resulta da soma do saldo Inicial com o Saldo Dirio.

Extrato Bancrio: Soma de todos os registos efetuados na conta em causa, na data final do relatrio.

Este valor j tem em conta os valores apresentados no relatrio, assim como todos os valores

registados quer na rea Geral, na rea Por Consolidar e na rea Alunos.

Percentagem: Por exemplo, se um relatrio produzido na rea Por Consolidar apresentar uma

percentagem de 30% quer dizer que 30% do valor total do extrato est registado na rea Por

Consolidar, e o remanescente nas restantes reas Alunos e Geral.

Quando o valor do Extrato Bancrio do relatrio for igual ao verificado no banco e a percentagem for

igual a 100%, isso significa que todos os movimentos esto documentados e assim a consolidao

efetuada naquela data.

4.3.4.2. Funcionamento

O Relatrio da Folha de Cofre deve capear os documentos comprovativos dos movimentos dirios, e

todos os movimentos que estejam inseridos na Folha de Cofre tm de ter o respetivo documento

numerado por trs. O processo o seguinte:

1. Quando se insere um registo, este recebe um nmero de identificao nico.

2. Este nmero deve ser colocado na folha comprovativa do documento em local visvel.


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3. Este documento deve ser colocado atrs da Folha de Cofre no final do dia e enviado para a rea

contabilstica.

4.3.5. CONTROLO DIRIO

Tal como nos Relatrios, tambm nos Controlos Dirios h 3 reas. O funcionamento idntico em

cada uma delas e por isso no sero diferenciadas neste manual.

Principais mais-vali as dos controlos dirios

A Folha de Controlo Dirio permite comparar os valores registados com os valores dirios

realmente apurados e procurar a origem de eventuais desvios.

Principais vantagens:

Saldo de Caixa: Efetuando-se os lanamentos diariamente consegue-se conhecer o saldo da caixa

(saldo dirio) em tempo real. Para o efeito deve-se criar o controlo do respetivo dia e na terceira tabela

ver qual o Total Geral em Numerrio e ou Cheque. Esse ser o valor que deve existir em caixa

no dia.

Receita Diria: Na primeira tabela deve ficar refletida a Receita Diria (SIGES) com o meio de

Recebimento / Pagamento. Se forem bem lanados, estes valores sero idnticos aos Relatrios Por


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Meios de Pagamentos retirados do SIGES, conseguindo-se uma comparao direta. Para alm destes

ficam discriminados todos os movimentos e Origens dos mesmos.

Depsito: Para controlar se os depsitos foram bem lanados deve-se procurar na primeira tabela a

Origem Tesouraria. Esta deve ter de frente a forma de R/P Numerrio e/ou Cheque e o valor de

0 (Zero). Isto quer dizer que o valor que saiu da Caixa Tesouraria, entrou na Conta de Depsito. Caso

o valor seja diferente clicar no valor para verificar onde se encontra a diferena.

Controlo de Diferenas: Os lanamentos tm os montantes corretamente lanados se os valores na

globalidade das tabelas deste controlo forem idnticos aos que verifica na realidade.

Facilitao na descoberta de erros de introduo de Registo: Nesta Folha so apresentadas tabelas,

de onde se pode retirar mais informao para se descobrir a origem de qualquer desvio encontrado

(fazendo duplo clique sobre os valores que esto com problemas surge uma pgina com a origem

desse valor, podendo identificar-se assim facilmente qual a origem da diferena estas pginas

devem no entanto ser eliminadas depois de feito o controlo, pois trata-se de lixo).Exercer este

procedimento sempre que se verificar uma diferena entre os valores registados na Folha de Cofre e os

valores reais e encontrar o problema de lanamento.


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4.3.6.

SALDOS BANCRIOS

A rea Saldos Bancrios tem como objetivo manter os saldos bancrios das diversas contas

utilizadas pela tesouraria sob total controlo, conseguindo-se identificar todos os movimentos por

registar, e facilitando-se a conciliao de contas mensal e anual.

Os Saldos bancrios refletem todos os registos efetuados nas contas em causa, na data pretendida, quer

tenham sido registados na rea Geral, na rea Por Consolidar ou na rea Alunos.

Como controlar os saldos

Deve observar-se diariamente que movimentos se deram nas contas trabalhadas e refleti-los no Excel,

para que os saldos bancrios da folha sejam idnticos aos saldos do extrato bancrio. Assim, se um

movimento tem documento justificativo, deve ser colocado na rea de registo Geral surgindo depois

na Folha de Cofre do dia. Por outro lado, se o movimento no tem documento comprovativo, deve ser

colocado na rea de registo Por Consolidar, ou Alunos. Desta forma so criadas listas de registos

(movimentos bancrios) por identificar, facilitando a conciliao futura e mantendo sempre os saldos

bancrios atualizados com os extratos.

Nesta folha pode retirar-se os saldos registados numa conta em particular para um determinado dia

especfico, ou pode faz-lo para todas as contas em simultneo. De realar que este saldo est tambm

presente sempre que retira um relatrio.


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4.3.7. TABELAS DE SUPORTE

A Folha Tabelas de Suporte tem um papel fundamental na coeso e rapidez de utilizao da Folha

de Cofre, pois permite que as Listas presentes em TODOS os formulrios da Folha tenham a

informao essencial e indispensvel ao seu bom funcionamento.

Sempre que um dado no esteja presente, pode adicion-lo, preenchendo as tabelas atravs dos

formulrios de Gesto.

Estas tabelas esto divididas em 5 reas, Contas, Origem, Meio de R/P, Tipo de Movimento e

Descrio.

Contas: Nesta tabela colocar todas as contas com as quais trabalha. A tabela Contas responde

pergunta: Onde entrou ou saiu o valor a registar?


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Origem: Esta tabela tem como objetivo colocar a Origem de um registo, ou seja, qual a contraparte da

Tesouraria. A tabela Origem responde pergunta: De Onde surgiu o movimento?

Meio R/P: Nesta Tabela esto presentes os meios de Recebimento e Pagamento com os quais a

Tesouraria trabalha. A tabela Meio de R/P responde pergunta: Como foi pago / recebido /

movimentado o montante em causa?

Tipo de movimento: importante para identificao futura do lanamento e do seu motivo. A tabela

Tipo de movimento responde pergunta: Porque se deu o movimento?

Descrio: No sendo informao de colocao obrigatria, sistematiza a informao adicional, por

exemplo com a colocao do nome de entidades com maior frequncia de interao. Tem a funo de

evitar por exemplo que se coloque Fct e FCT, o que dificulta a consulta de informao futura

atravs de filtros.

Para adicionar um item s tabelas:

1- Clicar no Boto Gerir na Folha Tabelas Suporte


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2- Colocar a descrio pretendida

3- Clicar em Adicionar

Para remover um i tem:

1- Clicar no Boto Gerir

2- Selecionar da lista apresentada qual o campo a remover

3- Clicar em Remover

4- Confirmar que o campo que pretende eliminar aquele, e de seguida clicar em Apagar.


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Para alterar item:

1-

Escolher qual o item que pretende alterar no campo da esquerda

2- Colocar a nova descrio

3- Carregar em Alterar

ATENO: Ao alterar um item no altera os valores dos registos previamente efetuados com este. Ou

seja, se por exemplo quiser alterar o nome de uma conta de XXXX para XXYY, os lanamentos

efetuados na Conta XXXX deixam de surgir em relatrios. Por outro lado, lanamentos com Meio

R/P, Tipo de Movimento, Origem e Descrio alterados continuam a surgir em relatrios, mas deve-se

ter cuidado ao filtrar a informao, para evitar que fiquem de fora. A soluo alterar individualmente

cada lanamento prvio efetuado com o nome antigo.


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5- Se confirmar que quer efetuar a alterao faa, Sim noaviso apresentado.

Para alterar a ordem pela qual os itens so apresentados:

1- Selecionar o item a movimentar

2- Carregar nas setas Subir ou Descer de acordo com o pretendido.


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4.3.8. LANAMENTOS NA FOLHA DE COFRE

Depsito:

1 Movimento - Sada do montante da Caixa Tesouraria

2 Movimento - Entrada do montante na Conta Bancria (as diferenas esto em Letra

MAIUSCULA)


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Receita Diria SIGES:

Receita Diria do Siges em Cheque ou Numerrio

Receita Diria do SIGESem Multibanco ou Transferncia Bancria ou SIBS (as diferenas para as

Receitas em Numerrio / Cheque esto em Letra MAIUSCULA). O Meio de R/P deve estar separado

e no como apresentado no exemplo abaixo, sendo feito um lanamento por cada Meio de R/P que

surge nos Relatrios do SIGES.


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Despesas Bancrias dirias do Mul ti banco

Despesa Bancria SIBS


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Pagamentos Diversos a Fornecedor / Credor

Pagamento em Cheque

Pagamento por Transferncia Bancria (as diferenas esto em Letra MAIUSCULA)


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Recebimentos Diversos de Clientes

Receita de Cliente no aluno em Cheque.

Receita de Cliente no aluno em Transf. Bancria. (as diferenas esto em Letra MAIUSCULA)


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Pagamento de Descontos e Dedues

Recebimento de Juros Bancrios


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5.

FLUXOGRAMA


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6. ANEXOS

6.1. ANEXO I: FOLHA DE COFRE

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