UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ 

Manual Técnico de Elaboração de Manuais Administrativos FORTALEZA1999 UNIDADE ORGANIZACIONAL RESPONSÁVEL PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO  UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ REITORROBERTO CLÁUDIO FROTA BEZERRA VICE-REITORRENÉ TEIXEIRA BARREIRA PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTOJOAQUIM ARISTIDES DE OLIVEIRA PRÓ-REITORA DE GRADUAÇÃOELZA MARIA FRANCO BRAGA PRÓ-REITORA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃOMARIA DA SILVA PITOMBEIRA PRÓ-REITOR DE EXTENSÃOFRANCISCO DE ASSIS MELO LIMA PRÓ-REITOR DE ASSUNTOS ESTUDANTISLUIZ CARLOS UCHOA SAUNDERS PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃOFRANCISCO ANTÔNIO GUIMARÃES SUPERINTENDENTE DE RECURSOS HUMANOSANTONIO AROLDO LINS SOARES SUPERINTENDENTE DE PLANEJAMENTO FÍSICO E OPERAÇÕESJOSÉ ADEMAR GONDIM VASCONCELOS

  COORDENAÇÃO GERALJacqueline Maciel PomboCoordenadora de Modernização Administrativa - PR/PL Coordenadoria de Modernização Administrativa EQUIPE TÉCNICAMaxweel Veras RodriguesJoana D'arc Cabral FigueirêdoPedro Matias Alves Filho BOLSISTAS DE TRABALHOMaria Elma de OliveiraPedro Matias Alves NetoCarlos Eduardo Rodrigues FerreiraGleyson Elmo Leite Albuquerque CAPAGeraldo Jesuino da CostaDiretor da Imprensa Universitária APOIO TÉCNICOLeonora AlbuquerqueRonaldo Pereira de SouzaPedro Alves de Paula  SUMÁRIO Seção 1 - Apresentação Seção 2 - Estruturação Seção 3 - Metodologia  

Seção 1 – APRESENTAÇÃO 

A Coordenadoria de Modernização Administrativa - CMA, visando orientar sua Equipe Técnica, elaborou instruções que definem os critérios e as normas técnicas básicas na elaboração de manuais administrativos, de maneira que possam ser utilizados como

referências no processo de padronização da manualização das unidades organizacionais que compõem a estrutura organizacional da Universidade Federal do Ceará.  

Seção 2 - Estruturação 2 ESTRUTURAÇÃO2.1 Conceito de Manual Administrativo2.2 Objetivos do Manual2.3 Estrutura2.3.1 Manual de Estrutura, Normas e Procedimentos2.4 Aspectos Técnicos2.4.1 Critérios Gerais de Apresentação2.4.1.1 Capa2.4.1.2 Folha de Rosto2.4.1.3 Unidades Organizacionais Responsáveis2.4.1.4 Instruções para Uso2.4.1.5 Apresentação2.4.1.6 Sumário2.4.1.7 Seção 1 - Introdução2.4.1.8 Seção 2 - Estrutura e Atribuições2.4.1.9 Seção 3 - Normas2.4.1.10 Seção 4 - Procedimentos2.4.1.11 Seção 5 -       Orientações Gerais sobre Procedimentos

Específicos de Servidores2.4.1.12 Seção 6 - Anexos2.4.1.13 Numeração de Itens2.4.1.14 Padrão de Digitação do Word  2 ESTRUTURAÇÃO 

2.1 Conceito de Manual AdministrativoManual Administrativo é um instrumento que se destina a

regulamentar uma instituição, um sistema ou uma atividade, de forma a servir como guia para os agentes integrantes do processo, seja na condição de executores ou na condição de clientes ou usuários. 

2.2 Objetivos do ManualPermitir que a reunião de informações dispostas de forma

sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento gerencial facilitando a compreensão da estrutura e funcionamento dos

sistemas e subsistemas, orientando a execução do processo administrativo.

Orientar a execução de atribuições, divulgar normas de trabalho, estabelecer ordenação uniforme e sistematizada na realização dos procedimentos e rotinas. 

2.3 Estrutura 

2.3.1 Manual de Estrutura, Normas e Procedimentos Administrativos

a)      Instruções para o usob)      Apresentaçãoc)       Seção 1 - Introduçãod)      Seção 2 - Estrutura e Atribuiçõese)      Seção 3 - Normasf)         Seção 4 - Procedimentosg)      Seção 5 - Orientações Gerais sobre Procedimentos Específicos de

Servidoresh)       Seção 6 - Anexos 

2.4 Aspectos TécnicosO manual possui uma linguagem objetiva, clara e acessível,

facilmente compreendida pelo usuário.Apresenta a estrutura da unidade organizacional, suas

atribuições, descreve os procedimentos e estabelece os formulários a serem utilizados na consecução das rotinas detalhadas.

O manual está sendo apresentado com grampo trilho de 80mm e metodologia americana (seção-página) oferecendo facilidade na revisão e atualização sem prejuízo da continuidade de sua utilização.

Alguns Manuais Administrativos, além das características acima citadas, podem apresentar em seu conteúdo, as definições, requisitos básicos, documentação e fundamentação legal referente a cada procedimento. 

2.4.1 Critérios Gerais de Apresentação 

2.4.1.1 CapaPossui cores fortes e modernas obtidas a partir de nuances

resultantes da combinação das cores básicas: cian, preto, amarelo e magenta.

Em sua composição apresenta:a)      logotipo e sigla da instituição Universidade Federal do Ceará/UFC;

b)      identificação "Edições Como Fazer", exclusiva de todas as publicações relativas ao trabalho desenvolvido pela Coordenadoria de Modernização Administrativa da PR/PL;

c)       título do trabalho;d)      nome da unidade acadêmica ou administrativa contemplada com o

trabalho descrito no manual. 

2.4.1.2 Folha de RostoContém informações no anverso e verso. O anverso estrutura-se

conforme a sequência abaixo descrita:a)      nome da instituição: Universidade Federal do Ceará;b)      título do trabalho;c)       cidade, mês e ano em que foi concluído o trabalho.

No verso da folha de rosto, constam funções e nomes dos representantes da Administração Superior e suas respectivas funções. 

2.4.1.3 Unidades Organizacionais ResponsáveisNesta folha são mencionadas as unidades diretamente

envolvidas no trabalho, seus respectivos participantes e funções. 

2.4.1.4 Instruções para UsoOferece esclarecimentos adicionais quanto ao manuseio do

manual, bem como, aos procedimentos corretos em caso de existência de sugestões e aperfeiçoamentos por parte do usuário. 

2.4.1.5 ApresentaçãoInforma aos usuários sobre o objetivo do trabalho, a natureza

das informações fornecidas e os critérios que orientam o modelo de funcionamento proposto. 

2.4.1.6 SumárioOrienta o usuário quanto a localização dos assuntos, seções e

respectivos números de página.No início de cada seção consta um sumário com os assuntos numerados em itens e subitens. 

2.4.1.7 Seção 1 - IntroduçãoApresenta ao usuário o objetivo geral do manual, a metodologia

utilizada em sua elaboração, a natureza e finalidade das informações fornecidas e o conteúdo de cada uma das seções apresentadas. 

2.4.1.8 Seção 2 - Estrutura e AtribuiçõesDescreve a estrutura e o elenco de atribuições executadas pelas

unidades organizacionais que compõem o sistema trabalhado.

 2.4.1.9 Seção 3 - Normas

Nesta seção estão alinhadas as orientações e preceitos para a manutenção de um ambiente de trabalho de natureza essencialmente profissional, ético e propício ao desempenho adequado das atividades organizacionais. 

2.4.1.10 Seção 4 - ProcedimentosOrienta sobre a forma correta e a melhor seqüência das etapas

do trabalho, facilitando o gerenciamento, a comunicação interna e possibilitando aos novos servidores maior facilidade para compreensão das rotinas de trabalho. 

2.4.1.11  Seção 5 - Orientações Gerais sobre Procedimentos  Específicos de Servidores

Fazem parte do conteúdo desta seção orientações relativas a assuntos considerados de ampla utilização por parte de todos os servidores da instituição e, portanto, merecedoras de esclarecimentos específicos e pormenorizados. 

2.4.1.12 Seção 6 - AnexosComposta pela apresentação dos formulários mencionados na

descrição das atribuições e procedimentos, tem por objetivo acrescentar informações complementares referentes ao conteúdo do trabalho.

Os formulários que possuem mais de uma folha são apresentados somente na sua página inicial em caráter ilustrativo. 

2.4.1.13 Numeração de itensOptou-se pela numeração em vários níveis para os títulos de

itens e de subitens com o intuito de facilitar a ordenação do pensamento do usuário e a maior assimilação do conteúdo. Nas demais divisões de subítens foi utilizada a numeração alfabética para que não ocorresse um detalhamento excessivo dos itens, de forma a evitar uma numeração extensa.

Ex.:2 Estrutura e Atribuições2.2 Atribuições2.2.2 Pró-Reitoria2.2.2.1 Divisão de Apoio Administrativo

a)      Numeração Alfabética de Subítens 

 2.4.1.14 Padrão de Digitação no Word

a)      Tamanho do papel 

 b)      Margens 

 c)       Layout 

 Dentre os recursos oferecidos pelo Word, também foi utilizado o

da criação de estilos, conforme ilustrações abaixo:a)      Normal 

 b)      Nota  

  

Seção 3 – Metodologia 3 Metodologia 

A metodologia utilizada pela equipe técnica estrutura-se conforme a seqüência descrita abaixo:a)      Manter contato com a unidade administrativa interessada na

realização do trabalho com a finalidade de definir objetivos, número de participantes e cronograma de reuniões;

b)      Providenciar local adequado para os encontros;c)       Emitir ofício comunicando data, local e hora para as reuniões;d)      Analisar a estrutura organizacional formal da unidade antes da

reunião inicial;e)      Preparar material que proporcione condições de levantamento de

dados para:       Conhecer o funcionamento dos subsistemas e formulários

utilizados na operacionalização dos procedimentos;       Definir as atribuições, procedimentos e rotinas a serem alocadas

entre as subunidades existentes, levando em consideração a natureza técnica de cada uma.

f)         Tabular dados registrados no levantamento;g)      Estruturar dados conforme modelo-padrão de manual

administrativo;h)       Elaborar minuta do manual no Word com base nos dados

coletados;i)         Identificar os formulários utilizados na execução dos

procedimentos;j)         Avaliar necessidade de utilização e freqüência de uso dos

formulários;k)       Analisar definição de lay-out do formulário de acordo com sua

funcionalidade, juntamente com o usuário;l)         Padronizar os formulários conforme critérios técnicos definidos

pela Coordenadoria de Modernização Administrativa;m)    Elaborar minuta do manual no Programa Page Maker;n)       Apresentar minuta do manual à unidade administrativa para

avaliação, sugestões e alterações de seu texto;o)      Efetuar, se for o caso, as alterações propostas;p)      Encaminhar minuta do Manual à Imprensa Universitária para

impressão, definindo a quantidade juntamente com o usuário;q)   Fazer a entrega do manual à unidade administrativa prestando

esclarecimentos sobre a forma de utilização e manutenção do mesmo pelo usuário, e sobre os procedimentos adequados junto à CMA para realização de propostas de alteração dos procedimentos administrativos e respectivos formulários.