Unidade VI Técnicas de Documentação: Manuais Administrativos ADM005 – Organização, Sistemas e...

Unidade VI Unidade VI Técnicas de Documentação: Técnicas de Documentação:

Manuais AdministrativosManuais Administrativos

ADM005 – Organização, Sistemas e MétodosADM005 – Organização, Sistemas e MétodosProfessora Michelle Luz Professora Michelle Luz

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O que é um Manual?O que é um Manual?

““Conjunto sistemático de normas que indicam Conjunto sistemático de normas que indicam as atividades a serem cumpridas e a forma as atividades a serem cumpridas e a forma

como deverão ser realizadas pelos indivíduos como deverão ser realizadas pelos indivíduos que mantêm relações de trabalho que mantêm relações de trabalho

com a empresa.”com a empresa.”

(Simcsik, 2001) (Simcsik, 2001)

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Para que serve um Manual? Para que serve um Manual?

Reunir informações de forma sistemática, Reunir informações de forma sistemática, criteriosa e segmentada, permitindo criteriosa e segmentada, permitindo seu uso como instrumento facilitador seu uso como instrumento facilitador

do funcionamento da organização. do funcionamento da organização.

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Manuais Manuais

VANTAGENS VANTAGENS DESVANTAGENS DESVANTAGENS

Importante fonte de informação Importante fonte de informação sobre os trabalhos da empresa sobre os trabalhos da empresa Facilidade para a criação Facilidade para a criação de critérios e padrões de critérios e padrões Possibilidade de treinamento, Possibilidade de treinamento, coerência e continuidade coerência e continuidade Restrição da improvisação Restrição da improvisação inadequada inadequada Possibilidade de melhor Possibilidade de melhor delegação mediante instruções delegação mediante instruções escritas escritas

Inclusão apenas dos aspectos Inclusão apenas dos aspectos formais, pouca flexibilidade formais, pouca flexibilidade Não apresentam solução para Não apresentam solução para todos os problemastodos os problemas Custo de preparação / Custo de preparação / atualização pode ser elevadoatualização pode ser elevado Se mal elaborado, gera Se mal elaborado, gera problemas nas operações problemas nas operações Perda de valor, quando usado Perda de valor, quando usado inadequadamenteinadequadamente

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Tipos de Manual Tipos de Manual

Manual da organização Manual da organização

Enfatiza e caracteriza os aspectos formais Enfatiza e caracteriza os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos das relações entre os diferentes departamentos

Define / estabelece os deveres e responsabilidades Define / estabelece os deveres e responsabilidades dos cargos dos cargos

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Manual de normas e procedimentos Manual de normas e procedimentos

Descrevem as atividades a serem desenvolvidas Descrevem as atividades a serem desenvolvidas pelas unidades organizacionais pelas unidades organizacionais

Quais são? Quais são?

Como devem ser desenvolvidas? Como devem ser desenvolvidas?

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Manual de políticas e diretrizes Manual de políticas e diretrizes

Política: parâmetro para a tomada de decisãoPolítica: parâmetro para a tomada de decisão

Descrição detalhada sobre as políticas a serem Descrição detalhada sobre as políticas a serem seguidas pelos funcionários da empresa seguidas pelos funcionários da empresa

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Manual do empregado Manual do empregado

Geralmente recebido no 1º dia de trabalhoGeralmente recebido no 1º dia de trabalho

Auxílio na compreensão do funcionamento Auxílio na compreensão do funcionamento da empresada empresa

Explicita direitos e deveres Explicita direitos e deveres

Facilita integração Facilita integração

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Manuais - EstruturaManuais - Estrutura

Contém o objetivo do manual Contém o objetivo do manual GeralmenteGeralmente

Carta de apresentação Carta de apresentação

Presidente da empresa Presidente da empresa

Comunicação da obrigatoriedade de respeito Comunicação da obrigatoriedade de respeito ao conteúdo ao conteúdo

APRESENTAÇÃOAPRESENTAÇÃO

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Manuais - Estrutura Manuais - Estrutura

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Indicação do assunto e da respectiva páginaIndicação do assunto e da respectiva página

INDICE NUMÉRICO OU SUMÁRIOINDICE NUMÉRICO OU SUMÁRIO

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Devem ser claras e objetivasDevem ser claras e objetivas Contêm instruções básicas sobreContêm instruções básicas sobre

Disposição do conteúdoDisposição do conteúdo Princípios que norteiam os capítulosPrincípios que norteiam os capítulos Codificações utilizadasCodificações utilizadas Uso dos apêndicesUso dos apêndices GlossárioGlossário

INSTRUÇÕES PARA USO INSTRUÇÕES PARA USO

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Parte principal ou razão de ser do manual Parte principal ou razão de ser do manual

CONTEÚDO BÁSICO CONTEÚDO BÁSICO

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Formulários, fluxogramas, organogramas, Formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, exemplos, etc. gráficos, exemplos, etc.

APÊNDICEAPÊNDICE

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Espécie de dicionário com termos técnicos Espécie de dicionário com termos técnicos organizados em ordem alfabética. organizados em ordem alfabética.

GLOSSÁRIOGLOSSÁRIO

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Temas relativos ao assunto e sua localização Temas relativos ao assunto e sua localização no manual no manual

INDICE TEMÁTICO INDICE TEMÁTICO

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Indicação dos autores citados, em ordem Indicação dos autores citados, em ordem alfabética, pelo sobrenome alfabética, pelo sobrenome

BIBLIOGRAFIA BIBLIOGRAFIA

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Manuais - Recomendações Manuais - Recomendações Elaborado para quem não entende do assuntoElaborado para quem não entende do assunto

Dúvidas = recorrência ao manual Dúvidas = recorrência ao manual

Folhas soltas facilitam substituiçãoFolhas soltas facilitam substituição Deve ser entregue pela gerênciaDeve ser entregue pela gerência Deve ser literatura especializada no assunto Deve ser literatura especializada no assunto Constante atualizaçãoConstante atualização

Fácil manuseio Fácil manuseio

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Manuais - Roteiro de Elaboração Manuais - Roteiro de Elaboração

Definição dos objetivos Definição dos objetivos

Escolha do responsável pela preparaçãoEscolha do responsável pela preparação

Análise preliminar da empresa Análise preliminar da empresa

Planejamento do manual Planejamento do manual

Levantamento das informações Levantamento das informações

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Elaboração do manual Elaboração do manual Redação Redação Formatação Formatação

CodificaçãoCodificação

Impressão Impressão

Encadernação Encadernação

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Distribuição Distribuição

Instrução aos usuários Instrução aos usuários

Acompanhamento do uso Acompanhamento do uso

Atualização Atualização

Avaliação Avaliação

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