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INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 38/2015

ANEXO 21 – MANUAL DO WORKFLOW DO PROCESSO DE

LIQUIDAÇÃO DA DESPESA E AUTORIZAÇÃO DO PAGAMENTO

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Manual do Workflow do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização

do Pagamento




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SUMÁRIO

1. Componentes ..................................................................................................................................... 5

1.1. SE Processo ................................................................................................................................ 5

1.2. SE Workflow ................................................................................................................................ 7 2. Conhecendo o sistema ..................................................................................................................... 8

2.1. Acessando o sistema ................................................................................................................. 8 2.2. Detalhamento da tela inicial ...................................................................................................... 8

2.3. Principais botões do sistema .................................................................................................. 11

3. Funções genéricas .......................................................................................................................... 12

3.1. Pendências ................................................................................................................................ 12

3.2. Layout da tela de workflow ..................................................................................................... 13

3.3. Anexo.......................................................................................................................................... 14

4. Entendendo o fluxo da Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento (Exemplo: Workflow do Tipo Aquisição de Bens) ......................................................................................... 16

5. Iniciação do processo ..................................................................................................................... 17

6. Atividade: Preencher o Termo de Recebimento e Anexar Documentos e Nota fiscal ......... 18

6.1. Preenchendo Informações sobre as notas fiscais .............................................................. 23

7. Aprovar Termo de Recebimento ................................................................................................... 25

8. Emitir nota extra-orçamentaria no atende.net (Liquidação de serviços / Obras) ................. 27

9. Aprovar e preencher termo de recebimento definitivo............................................................... 29

10. Aprovar termo de recebimento (2) ............................................................................................... 30

11. Aprovar termo de recebimento (presidente) .............................................................................. 31

12. Definir número patrimonial ............................................................................................................ 32

12.1. Preenchendo numeração do patrimônio ............................................................................ 33 13. Preencher certidão de regularidade ............................................................................................ 35

14. Aprovar certidão de regularidade (Diretor) ................................................................................. 36

15. Aprovar certidão de regularidade (Secretário) .......................................................................... 37

16. Analisa e autoriza pagamento? ................................................................................................... 38

16.1. Ação Liquidado e Aprovado ................................................................................................. 40 16.2. Ação Não Liquidado (Retornar para o iniciador do processo) ........................................ 40

16.3. Ação Liquidado, Enviar para complemento de documentação ...................................... 40

17. Valida processo? ............................................................................................................................ 41

18. Consulta ........................................................................................................................................... 43

18.1. Consulta por campos do formulário .................................................................................... 47




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LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Continuous Improvement ........................................................................................ 6

Figura 2 – Tela de login do SE Suite. ...................................................................................... 8

Figura 3 – Tela inicial do SE Suite. .......................................................................................... 9

Figura 4 – Menu Lateral. ........................................................................................................ 10

Figura 5 – Tela de dados do usuário. .................................................................................... 10



Figura 8 – Layout da tela de Workflow................................................................................... 14

Figura 9 – Anexando informações ao problema .................................................................... 15

Figura 10 – Fluxo da Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento......................... 16

Figura 11 – Menu de registro. ................................................................................................ 17

Figura 12 – Tela de dados iniciais. ........................................................................................ 18

Figura 13 – Executando atividade de “Preencher Termo de Recebimento e Anexar docs e NF”. ........................................................................................................................................ 19

Figura 14 – Buscar Empenho. ............................................................................................... 20

Figura 15 – Buscar Empenho - Pesquisa. ............................................................................. 21

Figura 16 – Preenchimento Automático com Dados do Empenho. ....................................... 22

Figura 17 – Grid Notas Fiscais. ............................................................................................. 23

Figura 18 – Cadastro de Notas Fiscais. ................................................................................. 23

Figura 19 – botões de salvar. ................................................................................................ 24

Figura 20 – Visualização das notas fiscais preenchidas. ....................................................... 24

Figura 21 – Execução do fluxo .............................................................................................. 24

Figura 22 – Atividade “Aprovar Termo de Recebimento”. ...................................................... 25

Figura 23 – Atividade “Aprovar Termo de Recebimento”, menu Anexo. ................................ 26

Figura 24 – Desassociando atividade do usuário. ................................................................. 27

Figura 25 – Atividade “Emitir nota extra-orçamentária no Atende.net”. ................................. 28

Figura 26 – Executando a atividade “Emitir nota extra-orçamentária no Atende.net”. ........... 28

Figura 27 – Tela da atividade “Preencher e aprovar Termo de Recebimento definitivo”. ...... 29


Figura 29 – Atividade “Aprovar Termo de Recebimento (2)”. ................................................ 31

Figura 30 – Atividade “Aprovar Termo de Recebimento (presidente)”. .................................. 32

Figura 31 – Atividade “Definir número patrimonial”. ............................................................... 33




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Figura 32 – Grid Patrimônio. .................................................................................................. 34

Figura 33 – Cadastro de patrimônio. ..................................................................................... 34

Figura 34 – botões de salvar. ................................................................................................ 34

Figura 35 – Visualização dos patrimônios inseridos. ............................................................. 35

Figura 36 – Execução do fluxo .............................................................................................. 35

Figura 37 – Atividade “preencher Certidão de Regularidade”. ............................................... 36

Figura 38 – Executando atividade de aprovação da Certidão de Regularidade. ................... 37

Figura 39 – Executando atividade de aprovação da Certidão de Regularidade. ................... 38


Figura 41 – Atividade análise e aprovação de processo. ...................................................... 39

Figura 42 – Justificativa de retorno. ....................................................................................... 40


Figura 44 – Atividade de validação do processo. .................................................................. 42


Figura 46 – Tela de consulta. ................................................................................................ 43

Figura 47 – Tela de consulta avançada. ................................................................................ 45

Figura 48 – Tela de consulta avançada por campo do formulário. ........................................ 48




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1. COMPONENTES

1.1. SE Processo

Todo negócio é essencialmente um conjunto de processos - estratégicos, táticos e

operacionais - independente do tamanho ou indústria onde opera. No clima econômico

desafiador de hoje, as organizações estão buscando meios para aprimorar a eficiência dos

processos que possuem impacto positivo sobre o desempenho financeiro.

Processos de negócio eficazes possibilitam à organização entregar produtos e

serviços para os clientes de maneira mais rápida em relação aos competidores e responder

prontamente às mudanças exigidas pelo mercado. A fim de gerenciar seus processos de

negócio, as empresas devem primeiro capturá-los e desenhá-los. Esses processos devem

ser documentados por meio de uma linguagem comum e fácil de usar, em um formato

compreensível. A ferramenta de modelagem deve ainda, permitir que pessoas de negócio

facilmente descrevam e documentem seus processos.

O SE Processo é um poderoso modelador de processos 100% web, ideal para dar

início a uma completa gestão por processos. Com sua arquitetura RIA (Rich Internet

Application) e interface Web 2.0 aprimorada, o SE Processo permite que, até mesmo

usuários sem conhecimento técnico, modelem processos de negócio profissionais.

O SE Processo é focado nos usuários de negócio e é uma ferramenta perfeita para

organizações que desejam implementar uma solução ampla, que permita definir, modelar,

simular, publicar e otimizar seus processos de negócio. O SE Processo possibilita a criação

de qualquer tipo de processo por meio do simples drag and drop (arrastar e soltar) de

elementos do processo para dentro de suas swimlanes (raias). Isto inclui a navegação na

estrutura organizacional e mapeamento de pessoas para papéis funcionais.

O SE Processo oferece um conjunto integrado de recursos que habilitam usuários

não técnicos a escrever lógicas de negócio, conectar aplicações existentes e construir

interfaces de usuário para interação humana.

O SE Processo armazena os modelos de processo em um repositório central,

permitindo que múltiplos modeladores trabalhem simultaneamente no desenvolvimento e




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manutenção dos modelos de processo. Além disso, a distribuição baseada em web torna o

conhecimento relacionado aos processos permanentemente acessível para os usuários.

Este repositório de processos corporativo garante simples navegação através de

múltiplos níveis de uma hierarquia de processos. O SE Processo oferece também, um

simulador integrado de processos que possibilita aos usuários de negócio definir atributos

como, duração de atividades, custos, utilização de recursos, executores, tempos de ciclo e

outras variáveis dentro dos cenários propostos. O simulador provê ainda, um potente

recurso de animação, permitindo análises do desempenho dos processos, em tempo real.

Os conceitos e funcionalidades fornecidos pelo SE Processo cumprem todos os

requisitos estabelecidos pelos padrões e regulamentações internacionais, tais como, ISO

9000, ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949, BPMM, Six Sigma, FDA 21 CFR Part 11,

FDA 21 CFR Part 820, SOX, ISO 22000 [HACCP], ISO 20000 [ITIL], COBIT, BSC, entre

outros.

Figura 1 – Continuous Improvement




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1.2. SE Workflow

O SE Workflow oferece às organizações uma solução 100% web e de rápida

implementação para automação de processos de negócio complexos que envolvam pessoas

e documentos. Devido a sua arquitetura flexível, o SE Workflow acelera a velocidade do

negócio, assegurando completa visibilidade e controle sobre o que acontece na empresa,

quando acontece e quem está envolvido em fazer acontecer.

O SE Workflow auxilia a unificar pessoas, processos e conteúdo que movem

workflows, provendo ferramentas para automatizar, monitorar e analisar os processos de

negócio. Com o seu motor de execução dinâmico, o SE Workflow permite que pessoas e

sistemas de TI trabalhem em paralelo, integrando os processos de negócio do dia-a-dia com

as aplicações empresariais.

O SE Workflow é uma ferramenta para automação de processos de negócio que

permite encaminhar tarefas e documentos aos usuários apropriados, assegurando que o

trabalho seja encaminhado conforme o prazo estabelecido e realizado corretamente por

cada executor. O sistema fornece para os usuários acesso fácil e direto às suas listas de

tarefas pendentes. Essas listas são disponibilizadas a partir de um repositório de tarefas

centralizado para garantir a distribuição e conclusão efetiva das tarefas pendentes.

O SE Workflow provê um editor gráfico de workflows que possibilita a modelagem

das instâncias de processo em tempo de execução (“in-flight” modeling). O sistema ainda

oferece biblioteca de objetos reutilizáveis, atribuição de tarefas por papel, tratamento de

exceções (deadlines) e automação de tarefas, de forma que, mesmo processos de negócio

complexos possam ser automatizados sem necessidade de programação. O SE Workflow

também inclui o SE BI (Business Intelligence), uma ferramenta poderosa para elaboração de

análises por linhas de negócio e detecção de ineficiências dos processos.

O SE Workflow minimiza a transferência de tarefas, reduzindo assim, os tempos de

ciclo. O sistema garante, não somente, produtividade aprimorada, mas também, que todas

as instâncias de processo sigam as mesmas regras e estejam de acordo com o modelo do

processo. Por meio do SE Workflow, as empresas podem obter a capacidade para

implementar, automatizar e controlar seus processos de negócio, garantindo que os

processos sejam executados da maneira que deveriam.




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2. CONHECENDO O SISTEMA

2.1. Acessando o sistema

Para entrar no sistema, abra seu navegador de internet (internet explorer, google

chrome ou mozilla firefox) e acesse o link:

Ambiente de testes: http://srvwebteste/se/

Ambiente de produção: http://sesuite.pinhais.pr.gov.br:81/se/

Em seguida insira seu usuário e senha, conforme figura 2.

Figura 2 – Tela de login do SE Suite.

2.2. Detalhamento da tela inicial

A figura 3 apresenta a tela inicial do SE Suite, após realizado o login com sucesso.

http://srvwebteste/se/

http://sesuite.pinhais.pr.gov.br:81/se/




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Figura 3 – Tela inicial do SE Suite.

A barra de menu integrado é apresentada na lateral esquerda da tela principal e nela

estão os componentes disponíveis para o usuário conectado.

Logo abaixo, encontra-se um filtro que permite localizar o menu desejado com mais

facilidade. Basta informar o nome do menu e pressionar a tecla [ENTER] do teclado, que a

pesquisa será efetuada automaticamente. Além disso, estão disponíveis os seguintes

botões:

Contrair tudo: Permite contrair a estrutura de menus automaticamente, desde

que esteja expandida.

Expandir tudo: Permite expandir a estrutura de menus automaticamente, desde

que esteja contraída.

Além disso, na faixa inferior do menu lateral, o usuário tem acesso às seguintes

operações:




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Componentes: Quando acionado, apresenta todos os

componentes nos quais o usuário conectado possui permissão de

acesso. Ao clicar sobre determinado componente, será expandida

a respectiva relação de menus.

Meu menu: Quando acionado o botão deste menu, permite

que o usuário configure a lista de menus, para melhor atender as

suas necessidades. Veja mais detalhes na documentação

específica do recurso.

Atalhos: Quando acionado o botão deste menu, são

apresentados os atalhos configurados pelo usuário.

Pendências: Quando acionado, apresenta todas as pendências

do usuário conectado, agrupadas nos respectivos componentes.

Selecione o componente desejado para acompanhamento e

execução das pendências. Veja mais detalhes na respectiva seção

deste manual.

Dashboards: Nesta faixa, acione o botão para abrir

o Dashboard Designer, onde será possível configurar as abas e os

componentes que serão apresentados no dashboard do usuário.

Veja mais detalhes na documentação específica do recurso.

Workplace: Quando acionado, apresenta a tela principal do SE

Workplace e nesta tela é possível abrir o Workplace Designer por

meio do botão , onde será possível configurar as abas e os

componentes que serão apresentados no workplace do usuário.

Veja mais detalhes na documentação específica do recurso.

Figura 4 – Menu Lateral.

Na figura 5 temos em destaque em preto a barra do usuário, onde é possível de

maneira fácil visualizar os dados do usuário conectado.

Figura 5 – Tela de dados do usuário.




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2.3. Principais botões do sistema

As telas do sistema possuem a mesma forma de trabalhar, ou seja, todas possuem

barras de ferramentas que permitem manipular os dados. A seguir, serão descritos alguns

dos principais botões que compõem estas barras.

Incluir

Quando acionado, abre a tela de dados, por meio da qual é

efetuada a entrada de informações no sistema. Todas as

informações devem ser salvas para serem armazenadas no banco

de dados.

Alterar

Quando acionado, abre a tela de dados para que os dados já

registrados no sistema possam ser alterados. Após qualquer

alteração é necessário salvar o registro.

Excluir

Quando acionado, é possível excluir registros armazenados no

banco de dados. Antes de excluir, é enviada a mensagem de

confirmação: "Deseja realmente excluir?", para que não sejam

apagadas informações por descuido. Os registros relacionados a

outros registros não poderão ser excluídos.

Alterar situação Quando acionado, ativa/desativa do sistema, o registro que está

selecionado na tela.

Atualizar Quando acionado, faz com que as informações apresentadas na

tela sejam atualizadas.

Salvar & Adicionar Quando acionado, salva as informações registradas e limpa a tela

para que novas informações sejam registradas no sistema.

Salvar Quando acionado, salva as informações registradas na tela de

dados que estiver sendo utilizada.

Salvar & Sair Quando acionado, salva as informações registradas e fecha a tela

de dados.

Pesquisar Quando acionado, lista na tela todos os registros buscados por

meio de uma pesquisa.

Limpar Quando acionado, limpa as informações dos filtros de pesquisa.

Visualizar Quando acionado, abre a tela de dados do registro selecionado

apenas para visualização.

Legenda Quando acionado, apresenta uma tela contendo a legenda dos

símbolos utilizados no decorrer do sistema.

Ajuda Quando acionado, apresenta o arquivo de ajuda conforme a

funcionalidade que está sendo acessada.




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3. FUNÇÕES GENÉRICAS

Funções genéricas são comuns a qualquer evento dentro do SE SUITE.

3.1. Pendências

Por meio deste recurso, o usuário tem conhecimento de todos os registros

pendentes que estão sob sua responsabilidade. Estas pendências devem ser executadas

dentro dos prazos que foram estabelecidos, para que não fiquem atrasadas e comprometam

alguma etapa do fluxo de utilização do sistema.

Para ter acesso às pendências, é necessário navegar até o menu lateral do sistema

e acionar o botão , como mostra o exemplo (figura 6):


Serão apresentados todos os componentes em que o usuário conectado possui

registros pendentes. Selecione, então, o componente desejado e aguarde enquanto as

pendências são carregadas na tela principal (figura 7).




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As pendências sempre serão classificadas por tipo, no exemplo da figura 7, temos

dois tipos de pendência, onde;

Pendência: Execução de atividades

Quem recebe: Usuário(s) definido(s), no SE Processo, como executor(es) da atividade.

Quando: Assim que, no fluxo do processo, chega a vez da atividade ser executada.

Finalidade: Alertar os responsáveis de que existem atividades a serem executadas.

Pendência: Acompanhamento de processos

Quem recebe: Usuário que iniciou o processo.

Quando: Assim que o processo é iniciado por meio do menu Processo Inicialização.

Finalidade: Permitir que o iniciador acompanhe seus processos que estão em andamento.

A forma de execução das pendências são muito semelhantes, basta localizar e

selecionar a pendência em questão e acionar o botão executar , localizado na barra de

botões.

3.2. Layout da tela de workflow

Layout é um esboço que mostra a distribuição física e os tamanhos de elementos

como texto, gráficos ou figuras em um determinado espaço.

http://taruma.pinhais.pr.gov.br:81/se/documentation/workflow/por/2010.htm




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Figura 8 – Layout da tela de Workflow.

Destacadas em azul estão as informações do Workflow, como o nome do processo, a

atividade em que o mesmo se encontra, o identificador e a descrição.

Destacadas em vermelho estão as funcionalidades do Workflow, como formulários,

comentários e anexos.

Destacada em verde está a área de trabalho, que muda de acordo com a

funcionalidade selecionada, por padrão o sistema sempre trará o formulário padrão.

3.3. Anexo

No SE Suite é possível anexar qualquer tipo de documento a qualquer atividade do

fluxo, para anexar basta selecionar a aba geral e localizar o seguinte quadrante (figura 9);

antes de efetuar a associação de anexos, é necessário selecionar uma das seguintes

opções no campo [Nível], localizado na parte superior deste painel (veja a figura 9 logo a

seguir):

Atividade corrente: Permite associar anexos ao processo em questão, além de

visualizar aqueles que já foram associados à atividade.




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Processo corrente: Permite associar anexos ao processo em questão, além de

visualizar aqueles que já foram associados.

A associação de anexos, no entanto, deve ser feita através do seguinte botão da

lateral direita da tela :

Figura 9 – Anexando informações ao problema

Após anexar os arquivos, é possível editar os dados de cada um acionando o botão

. A tela de dados do anexo será aberta e basta seguir o procedimento de incluir novos

anexos documentado nesta seção.


ANEXO 21 – MANUAL DO WORKFLOW DO PROCESSO DE LIQUIDAÇÃO DA DESPESA E AUTORIZAÇÃO DO PAGAMENTO

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4. ENTENDENDO O FLUXO DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA E AUTORIZAÇÃO DO PAGAMENTO (EXEMPLO: WORKFLOW DO TIPO AQUISIÇÃO DE BENS)

Figura 10 – Fluxo da Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento.


ANEXO 21 – MANUAL DO WORKFLOW DO PROCESSO DE LIQUIDAÇÃO DA DESPESA E AUTORIZAÇÃO DO

PAGAMENTO

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5. INICIAÇÃO DO PROCESSO

Para realizar a abertura de uma nova instância, o usuário deverá estar logado no

sistema e ter permissão para criar um novo registro.

O usuário deverá acessar o menu lateral, selecionar o componente Workflow, menu

Processo, sub-menu Inicialização, conforme figura 11:

Figura 11 – Menu de registro.

Com base no ANEXO 15 - Documentos Necessários ao Empenhamento, à

Liquidação e ao Pagamento, da IN CGM n.º 038/2015, os processos de liquidação da

despesa e autorização do pagamento foram classificados em cinco tipos, são eles:

03.07.01 – Liquidação – Aquisição de Bens;

03.07.02 – Liquidação – Prestação de Serviços;

03.07.03 – Liquidação – Indenizações, Restituições, Sentenças;

03.07.04 – Liquidação – Obras e Serviços de Engenharia; e

03.07.05 – Liquidação – Despesas com Documentos Especiais



PAGAMENTO

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Após selecionar o processo de liquidação do tipo desejado, o usuário deverá acionar

o botão incluir , como demonstrado na figura acima (passo 3º). A Seguinte tela será

disposta (figura 12):

Figura 12 – Tela de dados iniciais.

No campo Descrição, deve-se digitar em letras maiúsculas a sigla do órgão

ordenador da despesa seguida pelo nome do credor da nota de empenho, da forma como

está cadastrado no Atende.net, e após isso acionar o botão de salvar e sair . Com isso é

iniciado o fluxo, sendo que a primeira atividade vamos abordar no tópico seguinte.

6. ATIVIDADE: PREENCHER O TERMO DE RECEBIMENTO E ANEXAR DOCUMENTOS E NOTA FISCAL


Quem recebe: N/A

Quando: N/A

Finalidade: Preencher as informações necessárias para o pagamento

Como executar: Clique aqui para relembrar como são executadas as pendências (item 3.1)

O objetivo dessa atividade é iniciar o processo de liquidação da despesa e

autorização do pagamento, quando habilitada será obrigatório o preenchimento de alguns

campos do formulário e a inserção dos documentos necessário à liquidação e ao

pagamento, conforme definido no ANEXO 15 - Documentos Necessários ao

Empenhamento, à Liquidação e ao Pagamento, da IN CGM n.º 038/2015.



PAGAMENTO

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Figura 13 – Executando atividade de “Preencher Termo de Recebimento e Anexar docs e NF”.

Nessa tela deve-se preencher o formulário “Termo de Recebimento”, para cada um

dos cinco tipos de processo de liquidação há um tipo específico de Termo de Recebimento.

Como exemplo neste manual utilizaremos o formulário de Liquidação de Bens, todavia o

preenchimento dos demais formulários é dado da mesma maneira.

Essa versão do formulário já está integrada com o sistema Atende.net, portanto, o

primeiro passo é a seleção do empenho, para isso deve-se acionar o botão

, a seguinte tela de busca será disposta:



PAGAMENTO

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Figura 14 – Buscar Empenho.

Nessa tela podemos buscar por 3 campos (Fornecedor, Número do empenho ou Ano

do Empenho), lembrando apenas que o sistema pesquisa a partir de 3 letras, assim não é

necessário digitar o nome completo do fornecedor. Uma vez inserido no campo “Palavra

Chave” o que se busca, basta acionar o botão de pesquisar , conforme imagem abaixo:



PAGAMENTO

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Figura 15 – Buscar Empenho - Pesquisa.

Uma vez localizado o empenho desejado basta dar dois cliques sobre ele ou

selecionar o empenho e acionar o botão de salvar e sair, com isso vários campos do

formulário serão preenchidos automaticamente, conforme imagem abaixo:



PAGAMENTO

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Figura 16 – Preenchimento Automático com Dados do Empenho.

Nesse momento devemos apenas preencher o restante dos campos. Destacamos a

funcionalidade do botão , caso acionado o sistema copia no campo

“Observações” o histórico do empenho como cadastrado no sistema Atende.net.

Nessa atividade deve-se também anexar todos os documentos necessário à

liquidação e ao pagamento, conforme definido no ANEXO 15 - Documentos Necessários

ao Empenhamento, à Liquidação e ao Pagamento, da IN CGM n.º 038/2015.

Para fins de correta elaboração do anexo é indispensável a leitura do “CAPÍTULO V -

DA EXECUÇÃO DO WORKFLOW DE LIQUIDAÇÃO”, da norma supracitada, uma vez que

os documentos necessários à liquidação e ao pagamento deverão ser consolidados em um

arquivo único, no formato PDF, mediante utilização de programa específico instalado



PAGAMENTO

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previamente pelo DETEC nos computadores dos usuários responsáveis pela inicialização

das instâncias do workflow de liquidação.

Para recordar como é feita a anexação de documentos clique aqui (tópico 3.3).

6.1. Preenchendo Informações sobre as notas fiscais

Para preencher as notas fiscais, deve-se localizar no formulário a grid “notas fiscais”

como demonstrado na figura 17, e selecionar o botão , uma vez acionado esse botão será

apresentada a tela da figura 18.

Figura 17 – Grid Notas Fiscais.

Figura 18 – Cadastro de Notas Fiscais.



PAGAMENTO

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Nessa tela preenchemos as informações sobre a Nota Fiscal, uma vez preenchido as

informações requeridas devemos acionar o botão , e logo após algum dos

botões de salvar.

Figura 19 – botões de salvar.

Pode-se preencher uma ou mais notas fiscais, na figura 20 vemos como ficam

dispostas essas informações no formulário principal.

Figura 20 – Visualização das notas fiscais preenchidas.

Após o preenchimento do formulário, o usuário poderá executar a atividade e enviar o

processo para a próxima etapa acionando o botão executar, conforme indicado abaixo:

Figura 21 – Execução do fluxo

Ao finalizar a atividade o sistema automaticamente encaminha o fluxo para a próxima

etapa e enviará notificação por e-mail para o responsável pela próxima atividade.



PAGAMENTO

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7. APROVAR TERMO DE RECEBIMENTO


Quem recebe: Fiscal do contrato

Quando: Assim que a atividade anterior for executada

Finalidade: Aprovar o recebimento


Essa atividade é executada pelo fiscal de contrato, esse selecionado na atividade

anterior, uma vez que essa atividade seja habilitada o mesmo receberá uma notificação via

e-mail e também uma pendência no sistema para sua execução.

Figura 22 – Atividade “Aprovar Termo de Recebimento”.



PAGAMENTO

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O objetivo dessa atividade é aprovar o que foi preenchido na atividade anterior, ou

seja, aprovar o Termo de Recebimento, por isso todos os campos estão fechados para

edição (apenas consulta). O executor dessa atividade tem duas possibilidades (destacado

em vermelho na figura 22):

1º) Selecionar a ação “Enviar para Aprovação” – Se escolhida essa ação, o fluxo é

enviado para a aprovação do(a) respectivo(a) diretor(a).

2º) Selecionar a ação “Resolver problemas” – Se escolhida essa ação, o fluxo é

enviado para atividade “Resolver problemas”, essa enviada para o próprio executor. Tem

como finalidade resolver possíveis problemas antes de enviar para a aprovação.

Lembrado apenas que é possível nessa atividade inserir ou visualizar os anexos

incluídos anteriormente, através da aba Anexo, demonstrada na figura abaixo.

Figura 23 – Atividade “Aprovar Termo de Recebimento”, menu Anexo.



PAGAMENTO

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8. EMITIR NOTA EXTRA-ORÇAMENTARIA NO ATENDE.NET (LIQUIDAÇÃO DE SERVIÇOS / OBRAS)


Quem recebe: Papel funcional Diretor de Departamento/Divisão de Administração

Quando: Após a execução da primeira atividade do fluxo

Finalidade: Emitir nota extra-orçamentária no sistema Atende.net


Como essa atividade é de responsabilidade de um papel funcional (grupo de

pessoas), no momento em que é habilitada, todos os usuários do papel funcional são

notificados e todos recebem a mesma pendência, porém apenas um pode executá-la, no

momento em que alguém assume essa pendência, ela desaparece do rol de pendências dos

demais usuários que integram o respectivo papel funcional. Após selecionada a opção para

executar a pendência, o sistema retorna um pop-up perguntando se “deseja associar a

atividade ao seu usuário”, o mesmo deverá informar que sim para que a atividade

seja vinculada ao usuário. Caso o usuário tenha associado a atividade por

engano, ou queira retornar a atividade para o papel funcional, poderá desassociar

selecionando a pendência e em seguida o botão desassociar atividade do usuário, conforme

figura abaixo:

Figura 24 – Desassociando atividade do usuário.

O objetivo dessa atividade é emitir a nota extra-orçamentária no sistema Atende.net,

ao executar essa atividade é necessário informar o número da nota no formulário do SE

Suite, conforme imagem abaixo:



PAGAMENTO

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Figura 25 – Atividade “Emitir nota extra-orçamentária no Atende.net”.

Após Preencher esses campos, é possível executar a atividade acionando o botão

“Executar”.

Figura 26 – Executando a atividade “Emitir nota extra-orçamentária no Atende.net”.



PAGAMENTO

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9. APROVAR E PREENCHER TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO


Quem recebe: Iniciador do processo

Quando: Após a execução da primeira atividade

Finalidade: Emitir termo de recebimento definitivo

Como executar Clique aqui para relembrar como são executadas as pendências (item 3.1)

Essa atividade é executada pelo iniciador do processo, uma vez que essa atividade

seja habilitada o mesmo receberá uma pendência no sistema para sua execução. O objetivo

dessa atividade é preencher os demais campos do Termo de Recebimento definitivo, após

preenchimento basta executar a atividade, como demonstrado na figura abaixo; podendo ter

2 saídas: enviar para a resolução de problemas “Inconformidade” ou para as demais

aprovações.

Figura 27 – Tela da atividade “Preencher e aprovar Termo de Recebimento definitivo”.



PAGAMENTO

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10. APROVAR TERMO DE RECEBIMENTO (2)


Quem recebe: Papel funcional Comissão de Recebimento

Quando: Após a execução da atividade “Aprovar e Preencher Termo de Recebimento definitivo”

Finalidade: Aprovação



pessoas), no momento em que é habilitada, todos usuários do papel funcional são

notificados e todos recebem a mesma pendência, porem apenas um pode executá-la, no




atividade ao seu usuário”, o mesmo deverá informar que sim para que a atividade seja

vinculada ao usuário. Caso o usuário tenha associado a atividade por engano, ou

queira retornar a atividade para o papel funcional, poderá desassociar

selecionando a pendência e em seguida o botão desassociar atividade do

usuário, conforme figura abaixo:


O objetivo dessa atividade é aprovar o Termo de Recebimento, ao executar essa

atividade é possível consultar o formulário principal, e também todos os anexos que foram

inseridos no sistema até o momento.



PAGAMENTO

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Após a conferência das informações o executor da atividade deve acionar o botão

“Executar”, dando como aprovado de sua parte. Após essa aprovação o fluxo segue para a

próxima atividade que é a aprovação do presidente da Comissão de Recebimento.

Figura 29 – Atividade “Aprovar Termo de Recebimento (2)”.

11. APROVAR TERMO DE RECEBIMENTO (PRESIDENTE)


Quem recebe: Presidente da Comissão de Recebimento

Quando: Após a execução da atividade “Aprovar Termo de Recebimento (2)”

Finalidade: Aprovação




PAGAMENTO

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O objetivo dessa atividade é aprovar o Termo de Recebimento, ao executar essa

atividade é possível consultar o formulário principal, e também todos os anexos que foram

inseridos no sistema até o momento.

Após a conferência das informações o executor da atividade deve acionar o botão

“Executar”, dando como aprovado de sua parte.

Figura 30 – Atividade “Aprovar Termo de Recebimento (presidente)”.

12. DEFINIR NÚMERO PATRIMONIAL


Quem recebe: Papel funcional – Patrimônio

Quando: Após a execução da atividade “Aprovar Termo de Recebimento (presidente)” se for bem permanente.

Finalidade: Inserção da numeração do patrimônio




PAGAMENTO

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O objetivo dessa atividade é inserir a numeração referente ao patrimônio, ao executar

essa atividade é possível consultar todas as informações inseridas até o momento bem

como todos os anexos. Após a consulta das informações o executor da atividade deve

informar a numeração do patrimônio na sua respectiva Grid:

Figura 31 – Atividade “Definir número patrimonial”.

12.1. Preenchendo numeração do patrimônio

Para preencher a numeração do patrimônio, deve-se localizar no formulário a grid

“Patrimônio” como demonstrado na figura 31, e selecionar o botão , uma vez acionado

esse botão a seguinte tela será apresentada (figura 32).



PAGAMENTO

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Figura 32 – Grid Patrimônio.

Figura 33 – Cadastro de patrimônio.

Nessa tela preenchemos as informações sobre o patrimônio, uma vez preenchidas as

informações requeridas devemos acionar algum dos botões de salvar.

Figura 34 – botões de salvar.

Pode-se preencher um ou mais patrimônios, na figura (35) vemos como ficam

dispostas essas informações no formulário principal.



PAGAMENTO

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Figura 35 – Visualização dos patrimônios inseridos.

Após o preenchimento do formulário, o usuário poderá executar a atividade e enviar o

processo para a próxima etapa acionando o botão executar, conforme indicado abaixo:

Figura 36 – Execução do fluxo

Ao finalizar a atividade o sistema automaticamente encaminha o fluxo para a próxima

etapa e enviará notificação por e-mail para o responsável da próxima atividade.

13. PREENCHER CERTIDÃO DE REGULARIDADE


Quem recebe: Papel funcional Diretor do Departamento/Divisão de Administração

Quando: Após a execução da atividade “Aprovar Termo de Recebimento (presidente)”

Finalidade: Preenchimento da Certidão de Regularidade


O objetivo dessa atividade é preencher a Certidão de Regularidade, quando habilitada

essa atividade é requerido o preenchimento dos campos Vinculo (fonte), Conta, Data da

certidão e Dados Bancários. Após o preenchimento dos campos requeridos, basta executar

a atividade, conforme destacado na imagem abaixo:



PAGAMENTO

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Figura 37 – Atividade “preencher Certidão de Regularidade”.

14. APROVAR CERTIDÃO DE REGULARIDADE (DIRETOR)


Quem recebe: Diretor

Quando:

Quando Liquidação de Bens / Obras: Após execução da atividade “Preencher Certidão de Regularidade” ou “Aprovar termo de recebimento”

Quando Liquidação de Serviço / Despesas Especiais: Após execução da atividade “Aprovar Termo de Recebimento”

Quando Liquidação de Indenizações: Após a primeira atividade do fluxo.

Finalidade: Aprovar Certidão de Regularidade




PAGAMENTO

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O objetivo dessa atividade é aprovar a Certidão de Regularidade, quando habilitada é

possível consultar o formulário preenchido (apenas para consulta) e também todos os

anexos inseridos até o momento (aba anexo). Após análise basta executar a atividade,

sendo possível aprovar ou não, caso aprovada a pendência irá para o respectivo secretário

e caso não aprovada voltará para o iniciador do processo.

Figura 38 – Executando atividade de aprovação da Certidão de Regularidade.

15. APROVAR CERTIDÃO DE REGULARIDADE (SECRETÁRIO)


Quem recebe: Secretário

Quando: Após aprovação do respectivo diretor

Finalidade: Aprovar Certidão de Regularidade


O objetivo dessa atividade é aprovar a Certidão de Regularidade, quando habilitada é


anexos inseridos até o momento (aba anexo). Após análise basta executar a atividade,



PAGAMENTO

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sendo possível aprovar ou não, caso aprovada a pendência irá para análise do DEFIN e

caso não aprovada voltará para o respectivo diretor.

Figura 39 – Executando atividade de aprovação da Certidão de Regularidade.

16. ANALISA E AUTORIZA PAGAMENTO?


Quem recebe: Papel funcional - DEFIN

Quando: Após a aprovação do respectivo Secretário

Finalidade: Analisar o processo



pessoas), no momento em que é habilitada, todos os usuários do papel funcional são

notificados e todos recebem a mesma pendência, porém apenas um pode executá-la, no




PAGAMENTO

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atividade ao seu usuário”, o mesmo deverá informar que sim para que a atividade seja

vinculada ao usuário. Caso o usuário tenha associado a atividade por engano, ou queira

retornar a atividade para o papel funcional, poderá desassociar selecionando a pendência e

em seguida o botão desassociar atividade do usuário, conforme figura abaixo:


O objetivo dessa atividade é aprovar o processo como um todo, quando habilitada é

possível consultar todos os campos do formulário e também todos os anexos inseridos até o

momento. Após análise basta executar a atividade, como demonstrado na figura abaixo:

Figura 41 – Atividade análise e aprovação de processo.



PAGAMENTO

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16.1. Ação Liquidado e Aprovado

Com essa ação o processo é enviado para a próxima atividade que é a validação final

do processo, caso seja essa a ação escolhida o campo ordem de pagamento é obrigatório,

bem como a necessidade de anexar a planilha utilizada.

16.2. Ação Não Liquidado (Retornar para o iniciador do processo)

Com essa ação o processo é retornado para o iniciador, caso seja essa a ação

escolhida o campo ordem de pagamento e anexos não são obrigatórios, porém é necessário

inserir um comentário, conforme imagem abaixo:

Figura 42 – Justificativa de retorno.

16.3. Ação Liquidado, Enviar para complemento de documentação

Com essa ação o processo é retornado para o iniciador, caso seja essa a ação

escolhida o campo ordem de pagamento e anexos não são obrigatórios, toma-se essa ação

quando o processo não é pago, mas somente liquidado.



PAGAMENTO

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17. VALIDA PROCESSO?


Quem recebe: Gerente de Análise e Liquidação de Pagamento

Quando: Após a execução da decisão “Analisa e Autoriza Pagamento?”

Finalidade: Validar o processo com um todo para fechamento do mesmo.


Dead Line Atividade possui dead line de 24 horas, caso não seja executada dentro desse período, o próprio sistema executa a atividade automaticamente.

O objetivo dessa atividade é aprovar o processo como um todo, quando habilitada é


anexos inseridos até o momento, bem como a própria aprovação anterior. Após tal análise

basta executar a atividade, como demonstrado na figura abaixo:



PAGAMENTO

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Figura 44 – Atividade de validação do processo.

Se a ação for “Sim” o processo é encerrado, caso a ação for “Não” o processo retorna

para a atividade anterior “Analisa e Aprova processo?”, sendo que para essa opção o campo

justificativa é obrigatório, como demonstrado na figura abaixo:




PAGAMENTO

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Com a execução desta atividade o processo é encerrado.

18. CONSULTA

Figura 46 – Tela de consulta.

Para efetuar uma consulta devemos acionar o menu Consulta > Processo >

selecionar o processo selecionar o processo desejado, sendo que os processos tratados

neste manual foram classificados em cinco tipos, são eles: “03.07.01 – Liquidação –

Aquisição de Bens”, “03.07.02 – Liquidação – Prestação de Serviços”, “03.07.03 –

Liquidação – Indenizações, Restituições, Sentenças”, “03.07.04 – Liquidação – Obras e

Serviços de Engenharia” e “03.07.05 – Liquidação – Despesas com Documentos Especiais”.

Na aba Navegar é apresentada a hierarquia dos tipos que classificam os objetos.

Utilize o filtro da parte superior desta aba para localizar algum registro específico na

hierarquia. Utilize os seguintes botões disponíveis nesta aba:

Quando acionado, limpa o filtro de pesquisa.

Quando acionado, efetua a pesquisa com base na informação preenchida.



PAGAMENTO

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Quando acionado, exibe no resultado da consulta, os registros dos níveis abaixo da

opção selecionada na hierarquia.

Quando acionado, permite alterar a hierarquia de objetos exibida. Estarão

disponíveis todos os navegadores dinâmicos registrados.

Na aba Pesquisar estão disponíveis os filtros que permitem buscar no sistema algum

objeto já registrado através de informações específicas. Para exibir os filtros de cada painel,

basta acionar o botão presente em cada uma das faixas.

Botão Específico:

Acione a seta, localizada no lado direito do botão, para visualizar o tipo e/ou os dados

do processo que está selecionado na tela principal.

Quando acionado, exibe o fluxograma do processo que está selecionado. Veja mais

detalhes na seção Fluxograma dos processos

(http://taruma.pinhais.pr.gov.br:81/se/documentation/workflow/por/index.html?4010.htm).

Quando acionado, abre a tela com o histórico do processo que está selecionado.

(http://taruma.pinhais.pr.gov.br:81/se/documentation/workflow/por/index.html?4020.htm)

Acione a seta, localizada ao lado direito do botão, para emitir as possíveis opções de

relatórios disponíveis.

Acione a seta, localizada no lado direito do botão, para selecionar a visão desejada para

montagem do cubo: processos, atividades ou histórico. Neste momento, o SE Business

Intelligence será carregado para análise das informações.

Acione a seta, localizada no lado direito do botão, para exibir a tela principal dividida em

2 ou 3 quadrantes. Lembrando que a tela dividida em 3 quadrantes possibilita a

visualização do fluxograma do processo que está selecionado.





PAGAMENTO

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Figura 47 – Tela de consulta avançada.

Geral

Situação: Selecione a situação dos processos que serão consultados: andamento,

suspenso, cancelado e/ou encerrado.

Estado da execução: Selecione se o estado de execução do processo está em dia ou em

atraso.

Identificador: Informe o identificador do processo a ser consultado.

Descrição: Informe alguma descrição feita sobre o processo a ser consultado.

Prioridade: Informe a prioridade do processo a ser consultado.

Processo: Selecione o nome do processo a ser consultado.

Exibir atributos do processo: Ao selecionar esta opção, nas últimas colunas apresentadas

na aba Analítico do resultado da consulta, serão mostrados os atributos associados ao

processo.

Atividade habilitada: Após selecionar um processo no filtro acima, defina uma atividade.

Como resultado, serão listados apenas os processos em andamento que se encontram

parados na atividade selecionada.

Iniciador: Selecione o nome do usuário que iniciou o processo. Acione o botão para



PAGAMENTO

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preencher este campo com o nome do usuário conectado.

Período de início do processo: Informe o intervalo de datas que abrange o dia de início do

processo.

Período de término do processo: Informe o intervalo de datas que abrange o dia de

término do processo.

Exibir apenas processos com prazo de retenção vencido: Ao selecionar esta opção, no

resultado da consulta, somente serão apresentados os processos que estão com o prazo de

retenção vencido. Lembre-se, no entanto, que este campo somente estará habilitado se, no

filtro [Situação] descrito anteriormente, não for selecionada nenhuma das opções ou for

selecionada apenas a opção [Encerrado].

Atributo

Para executar uma pesquisa por meio de atributos, acione o botão [Incluir] e selecione o

atributo, o operador e um valor para o mesmo. Para utilizar mais de um atributo nesta

pesquisa, basta selecionar entre as opções E/OU e repetir o procedimento descrito acima.

Informados os filtros necessários, acione o botão da barra de ferramentas para

efetuar a pesquisa ou pressione a tecla [ENTER] do teclado. O resultado será listado

na parte direita da tela de consultas.

Na parte superior da tela estão localizados os botões que efetuam as consultas, com

base nos filtros de pesquisa. Alguns destes botões serão apresentados em todas as telas de

consultas. São eles:

Quando acionado, efetua a pesquisa com base nos filtros de pesquisa que foram

preenchidos. A mesma ação pode ser executada por meio da tecla [ENTER] do teclado.

Quando acionado, abre para visualização a tela de dados do registro que está

selecionado na tela de consultas.

Quando acionado, abre a tela de dados do tipo que está selecionado na aba Navegar,



PAGAMENTO

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para visualização das informações.

O resultado da consulta, por sua vez, será apresentado na parte direita da tela,

classificado em abas, para melhor análise das informações.

Caractere curinga!

O caractere curinga % pode ser usado para uma pesquisa mais ampla. Este tipo de

caractere deve ser utilizado apenas em campos que suportam texto, nas seguintes

situações:

Quando o usuário conhece apenas parte do valor a ser consultado;

Quando o usuário quer localizar valores que comecem/terminem com uma

palavra específica;

Exemplos:

Em um filtro de pesquisa do tipo texto, ao digitar: palavra1 % palavra2, serão

apresentados todos os valores que contenham as palavras digitadas, independente

do conteúdo existente entre elas.

Na parte inferior direita é apresentado o fluxo da ocorrência selecionada.

18.1. Consulta por campos do formulário

Para executar uma pesquisa por meio dos campos de formulários, acione o

botão [Incluir] e selecione o(s) campo(s) do formulário associado ao processo que será

consultado. Feito isso, informe o operador e um valor para o(s) mesmo(s). Para utilizar mais

de um campo de formulário nesta pesquisa, repita o procedimento descrito anteriormente e

selecione entre as opções E/OU para definir como os campos de formulários devem ser

levados em consideração na consulta, conforme imagem abaixo:



PAGAMENTO

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Figura 48 – Tela de consulta avançada por campo do formulário.

No exemplo acima foi realizada a consulta por um número de nota fiscal, para isso

basta seguir a sequência de passos da imagem (de 1º à 5º), se necessário for, é possível

inserir mais de um filtro.

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