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Manual do usuário do Canteiro de Ideias

Assessoria de Inovação Tecnológica Brasília-DF

2010

Exemplares desta circulação podem ser solicitados a: Assessoria de Inovação Tecnológica Parque Estação Biológica - PqEB s/n. - Embrapa Sede CEP 70770-901 – Brasïlia, DF - Brasil Fone: (61) 3448-4545 Editores Técnicos Chang das Estrelas Wilches Marcia Mitiko Onoyama Colaboradores André Augusto Moreira S. Greenhalgh Denis Teixeira da Rocha Filipe Geraldo de Moraes Teixeira Joanicy Brito Mariana Magalhães Campos Mônica Cibele Amâncio Capa André Scofano Maia Porto

Todos os direitos reservados. A reprodução não-autorizada desta publicação, no todo

ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei n° 9.610).

Embrapa. Manual do usuário do canteiro de idéias [recurso eletrônico] / Embrapa - Dados eletrônicos - Brasília, DF: Embrapa, Assessoria de Inovação Tecnológica, 2010. 14 p. 1. Banco de idéias. 2. Ferramenta de gestão. 3.

Gestão do conhecimento. I. Título. CDD 658. 4038 (21. ed.)

 

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Apresentação

O estímulo à geração de ideias potencializa a criação e a disseminação do conhecimento organizacional. Quando a criatividade individual passa a assumir um caráter coletivo, toda a instituição ganha com isso. A Empresa pode ter resultados positivos em termos de produtividade, identificação de oportunidades e qualidade de vida no trabalho. Já empregados e colaboradores têm a oportunidade de demonstrar talentos, conquistar reconhecimento profissional e contribuir para a melhoria do ambiente de trabalho.

A direção da Embrapa, pautada nos princípios da Gestão do Conhecimento,

solicitou à Assessoria de Inovação Tecnológica (AIT), em conjunto com o Departamento de Tecnologia da Informação (DTI), o desenvolvimento de uma ferramenta corporativa que pudesse captar ideias criativas dos empregados e colaboradores da Empresa. Para este fim, foi implantado o Canteiro de Ideias.

Este manual descreve cada etapa e atores do processo do Canteiro de Ideias.

É uma ferramenta de consulta para autores e demais participantes. Dúvidas não esclarecidas por este instrumento ou sugestões de melhoria ao projeto podem ser dirigidas para a AIT para o e-mail: canteirodeideias@embrapa.br.

Sua colaboração é valiosa para todos nós. Participe do Canteiro de Ideias.

 

Felipe Geraldo de Moraes Teixeira Chefe da Assessoria de Inovação Tecnológica

 

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SUMÁRIO

O que é o “Canteiro de Ideias” .................................................................................... 4 Cadastro de ideias ........................................................................................................ 5

Como cadastrar ideias por meio eletrônico ................................................................. 6

Para alterar ou excluir uma ideia ................................................................................ 8

Como as ideias são avaliadas e geram oportunidades .......................................... 10 Avaliação preliminar da ideia .................................................................................... 10

Classificação das ideias ............................................................................................ 10

Caracterização das ideias ......................................................................................... 11

Avaliação e seleção das ideias ................................................................................. 11

Análise de viabilidade técnica e econômica .............................................................. 11

Implementação da ideia ............................................................................................ 12

Resultados esperados ............................................................................................... 12 Considerações finais .................................................................................................. 12 Referências bibliográficas ......................................................................................... 13 Anexo 1 – fluxograma do processo “Canteiro de Ideias” ...................................... 14

 

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O que é o “Canteiro de Ideias”

O “Canteiro de Ideias” é um canal de comunicação que permite a todos os empregados e colaboradores da Embrapa, em nível individual ou coletivo e dentro do seu dia a dia, contribuir com soluções criativas para o desenvolvimento da Empresa.

As ideias devem estar relacionadas à melhoria dos processos institucionais e do ambiente de trabalho, nos níveis estratégico, tático e operacional.

Esta ferramenta permite, além da inclusão de ideias de qualquer empregado ou colaborador, seu acompanhamento até a implementação, bem como o armazenamento de todas as ideias apresentadas. A operação desta ferramenta está vinculada a um processo formalizado e a um sistema de informação, que asseguram a implementação efetiva das ideias selecionadas.

A seleção de ideias é de responsabilidade do Comitê Gestor, presidido pelo Diretor-Presidente da Embrapa e tendo a AIT como secretaria-executiva. Compõem ainda este Comitê como membros natos: um representante de cada Diretoria e o Chefe do DTI. Conforme a área de concentração das ideias submetidas, poderão ser convocados membros indicados pelo comitê.

Para viabilizar a gestão do “Canteiro de Ideias”, a AIT estruturou uma rede intraorganizacional colaborativa. Os integrantes da rede, uma pessoa de cada Unidade da Embrapa, são responsáveis por coordenar o processo do Canteiro de Ideias em sua localidade e facilitar a execução do mesmo. Eles são os “Gestores do Canteiro de Ideias”.

A coordenação do “Canteiro de Ideias” é realizada pela AIT, sendo o suporte técnico relativo ao sistema de informação atribuição do DTI.

A figura 1 apresenta uma versão simplificada do processo “Canteiro de Ideias”, bem como as áreas envolvidas. No processo, o cadastro e a avaliação de ideias acontecem em regime de sigilo, mas as ideias aprovadas poderão ser divulgadas junto aos públicos interno e externo, citando os autores. A versão completa do processo está no Anexo 1.

Fig. 1. Versão simplificada do processo “Canteiro de Ideias”

 

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Cadastro de ideias

O cadastro de ideias pode ser realizado por meio eletrônico, preferencialmente, ou por meio de formulário em papel.

O acesso ao “Canteiro de Ideias”, por meio eletrônico, deve ser realizado diretamente pelo site: www.intranet.embrapa.br/canteirodeideias ou pela página da intranet da Embrapa, clicando na opção à esquerda da área “Acesse Também”.

Na página inicial (Figura 2) do sistema de informação, deve ser informado o login e a senha do usuário. Para acessar digite:

• Login: o mesmo da Intranet; • Senha: a mesma da Intranet.

Fig. 2. Página de acesso ao “Canteiro de Ideias”

No caso do formulário em papel (Figura 3) o empregado ou colaborador da

Embrapa pode preenchê-lo e, em seguida, depositá-lo em uma urna colocada na sua Unidade para este fim específico.

Os gestores do Canteiro de Ideias de cada Unidade são responsáveis por transcrever as ideias para o formato eletrônico para sua posterior avaliação.

 

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. Fig. 3. Modelo de Formulário em Papel

Como cadastrar ideias por meio eletrônico

Após acessar o “Canteiro de Ideias”, aparecerá uma tela contendo o menu principal da ferramenta (Figura 4). Para cadastrar a ideia, basta clicar em “nova ideia”.

Fig. 4. Tela - Módulo Nova ideia

Em seguida, será exibida a tela “Listar ideias cadastradas” (Figura 5). Lá o

usuário pode inserir uma ideia, selecionando a opção “Novo”. 

 

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Obs.: se já tiver uma ideia cadastrada, na tela (Figura 7) o usuário verá outros campos onde poderá alterar, excluir e verificar o estágio de avaliação de uma sugestão cadastrada.

 

Fig. 5. Tela “Listar ideias cadastradas” - Cadastro de ideias

Após selecionar a opção “Novo”, aparecerá a tela “Cadastro de ideia” (Figura

6). Nesta tela, os campos de preenchimento são:

• Nome da ideia; • Escreva sua sugestão valiosa: descrição do que deve ser melhorado; do

porquê deve ser melhorado; de como deve ser melhorado; de quanto de benefício a ideia pode proporcionar e do âmbito de abrangência da ideia (Embrapa, Unidade Descentralizada - UD, Unidade Central - UC ou Ambiente Externo).

• Observação: inserção de alguma informação adicional relacionada à ideia cadastrada. O preenchimento dos campos “Nome da ideia” e “Escreva sua solução valiosa”

do formulário é obrigatório. No caso da transcrição do formulário em papel para o formato eletrônico, é obrigatório o técnico da Unidade de origem preencher o campo “Observação” (formato eletrônico) com a identificação do autor da ideia.

O sistema permite anexar um arquivo de até 1,5 Mega Bytes (MB) ao cadastro da idéia. O nome do arquivo deve ter no máximo 50 caracteres. Ao selecionar a opção “Arquivo”, é preciso localizar o arquivo que se deseja anexar e clicar na opção “Abrir”.

Para finalizar a operação do cadastro de ideia, é preciso selecionar a opção “Confirmar”. Neste momento, um e-mail automático será enviado para o usuário, informando que sua ideia foi cadastrada com sucesso.

 

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É importante destacar que ao cadastrar uma ideia, o usuário reconhece que está disponibilizando-a para a Embrapa, que poderá utilizá-la da maneira que lhe convier, não sendo obrigatória a implementação, ou mesmo qualquer retribuição financeira ao autor.

Fig. 6. Tela Cadastro de ideia

Para alterar ou excluir uma ideia

 As ideias podem ser inseridas em qualquer dia do mês. No entanto, aquelas

inseridas em um determinado mês apenas ficam disponíveis para alteração ou exclusão no mesmo mês.

Para alterar ou excluir uma ideia cadastrada, deve-se selecionar a ideia de interesse, conforme se pode observar na Figura 7. Neste mesmo campo, é possível verificar o estado da ideia (em relação ao fluxo do processo, vide Anexo 1 – Fluxo do Processo do Canteiro de Ideias).

 

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Fig. 7. Tela “Listar ideias cadastradas” – Alterar/excluir ideia

Ao selecionar a opção “alterar” (Figura 7), aparecerá a tela de alteração da

ideia com os campos disponíveis para alteração (Figura 8). É possível substituir o arquivo anexado. Para finalizar esta operação, deve-se selecionar a opção “Alterar”.

Fig. 8. Tela Alteração de ideias

Ao selecionar a opção “excluir” (Figura 7), aparecerá a tela da ideia com a

opção “Confirma exclusão” (Figura 9). É só selecionar esta opção para finalizar a operação de exclusão da ideia.

 

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Fig. 9. Tela Exclusão de Ideias

Como as ideias são avaliadas e geram oportunidades Avaliação preliminar da ideia

As ideias cadastradas no “Canteiro de Ideias” são avaliadas, primeiramente,

pelos técnicos da AIT quanto aos critérios clareza e objetividade.

Clareza e objetividade: São critérios para avaliar se quem lê compreende a ideia. Essa fase não é eliminatória, nem classificatória. Em caso de insuficiência relativa ao critério, será solicitado o ajuste quanto à redação pelo empregado ou colaborador que cadastrou a ideia.

Classificação das ideias

Após a avaliação preliminar positiva, as ideias são classificadas pelos técnicos da AIT quanto:

• ao macroprocesso: Administração (recursos humanos, materiais e

financeiros); Gestão Estratégica; Pesquisa & Desenvolvimento; Transferência de Tecnologia & Negócios; Comunicação Social; Propriedade Intelectual; Tecnologia da Informação; Processo Jurídico; Inovação; Relações Institucionais; e Gestão do Conhecimento;

• à abrangência (Embrapa, Unidade Descentralizada, Unidade Central ou Ambiente Externo);

• ao escopo: estratégico; tático; ou operacional (definição do nível organizacional a que a ideia se aplica).

 

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A etapa de classificação tem o objetivo de direcionar as ideias para análise pelas Unidades da Embrapa relacionadas com os assuntos. As Unidades podem solicitar a reclassificação de ideias, caso haja necessidade.

 Caracterização das ideias

Após a classificação, as ideias são encaminhadas aos gestores do Canteiro de

Ideias das Unidades relacionadas com o assunto.

As ideias são caracterizadas pelas Unidades quanto aos seguintes critérios: • novidade; • impacto positivo; • investimento requerido; • urgência quanto à implementação; e • barreira.

Os gestores do Canteiro de Ideias devem encaminhar as ideias relacionadas à

sua Unidade para a pessoa ou grupo mais adequado para fazer a caracterização por meio de formulário.

Com a ideia caracterizada e disponiblizada à AIT, cabe aos técnicos da AIT realizarem uma revisão dos formulários preenchidos antes de passar para próxima etapa. 

A etapa de caracterização é classificatória quanto aos critérios acima citados e servirá de apoio a tomada de decisão na seleção das ideias.

 Avaliação e seleção das ideias

Considerando a caracterização das ideias, realizada pelas Unidades, o Comitê

Gestor vai discutir e avaliar a pertinência ou não de implantação da ideia, levando em conta os benefícios para a Empresa.

O autor que inserir a ideia no sistema eletrônico será constantemente informado sobre o andamento do processo por email. Já aqueles que contribuírem com uma ideia utilizando o formulário de papel, e não possuírem e-mail, serão comunicados sobre o estágio da avaliação, bem como sobre a seleção ou não da sua sugestão para implementação por meio do integrante da rede intraorganizacional do Canteiro da Unidade.

Análise de viabilidade técnica e econômica

As ideias selecionadas pelo Comitê Gestor são encaminhadas para as

Unidades relacionadas com o assunto analisarem a viabilidade técnica e econômica de sua implementação. A análise tem a função de verificar o comprometimento necessário de recursos (técnicos, materiais e financeiros) e a viabilidade de implementação da ideia. Após essa análise, a Unidade comunica o resultado para a AIT para gestão das informações.

A análise de viabilidade técnica e econômica poderá ser feita pela mesma pessoa ou grupo que participou da etapa de caracterização da ideia ou por empregados que a Chefia da Unidade relacionada com o assunto indicar.

 

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Implementação da ideia Caso seja constatada a viabilidade de implementação da ideia pela Unidade, a

mesma deverá empenhar esforços para concretização dessa ação, conforme planejamento interno.

Além disso, ao longo do ano, os gestores do “Canteiro de Ideias” irão divulgar, periodicamente, informes com dados gerais sobre o sistema, como quantidade de ideias apresentadas, ideias selecionadas, ideias já implementadas e em implementação, e os resultados para a Embrapa dessas ações.

Resultados esperados

Com um ambiente propício à proposição de soluções criativas pelos empregados e colaboradores a Embrapa espera obter resultados relativos: ao fortalecimento da cultura organizacional da Embrapa; ao aumento da qualidade de vida no trabalho; à melhoria da produtividade e da qualidade do trabalho; à economia de recursos; à elevação da receita própria; a benefícios aos clientes e parceiros e à responsabilidade ambiental.

Considerações finais É importante e desejável que todos os empregados e colaboradores da

Embrapa possam contribuir com soluções criativas para favorecer e aumentar a produtividade dos processos institucionais, das oportunidades de negócios e da qualidade de vida no trabalho.

Afinal, sabe-se que só com o empenho das Unidades parceiras, das lideranças da Empresa, dos membros da rede intraorganizacional, e em especial com a participação ativa dos autores, este projeto pode realmente sair da ideia, do sistema informatizado, do papel para a prática.

 

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Referências bibliográficas

COUTINHO, R.S. Apoiando a Geração Colaborativa de IdeiaIdeiaIdeias. Rio de Janeiro, 2005. Dissertação (Mestrado em Informática) - Centro de Ciências Matemáticas e da Natureza, Universidade Federal de Rio de Janeiro. EMPRESA BRASILEIRA DE PESQUISA AGROPECUÁRIA – EMBRAPA. Manter Ideias Documento de Especificação de Casos de Uso, versão 1.0. 2009 ESCALFONI, R.E.L.; FRANCO, C.A.S.; BORGES, M.R.S. Apoiando o Desenvolvimento Colaborativo de Ideias com o B2i: banco de ideias inovadoras. In: Simpósio Brasileiro de Sistemas Colaborativos, 2008, Vila Velha, ES. Anais ...Sociedade Brasileira de Computação, 2008, v. 1, p. 1-11. JAPAN HUMAN RELATIONS ASSOCIATION (JHRA). O livro das ideiaideiaideias: o moderno sistema japonês de melhorias e o envolvimento total dos funcionários. Porto Alegre: Artes Médicas, 1997. LIMA, L.; SANTOS, V.; QUADROS, A.; KALID, R.; KIPERSTPK, A.; SAÇES, E.; ESQUERRE, K.O.; SCHUBACH, R. Banco de Ideias do Projeto Ecpbraskem: uma ferramenta para gestão de oportunidades: Congresso Técnico Braskem, I, 2006. Anais ... Salvador: Braskem, 2006, p. 1-11. PENTEADO, R. de F.S.; CARVALHO, H.G. de; PENTEADO, J.G. Práticas de Gestão do Conhecimento presentes em programa de sugestão empresarial. In: SAEPRO, Simpósio Acadêmico de Engenharia de Produção, IV, 2008, Viçosa, MG. Anais:... Viçosa: UFV, 30 de outubro a 01 de novembro de 2008, p. 1-12. QUADROS, A.; KIPERSTOK, A.; SALES, E.; GEOZA, O.; ESQUERRE, K.; KALID, R. Manual de Usuário do Banco de IdeiaIdeiaIdeias: versão 01/2009, 2009. Disponível em:< http://teclim.ufba.br/bi/sistema/manual.pdf>. Acesso em 15 dez. 2009. SOUZA, A. M. ; YONAMINE, J. S. G. Os impactos de um programa de sugestão de melhorias para a lucratividade do negócio e motivação dos funcionários: um estudo de caso.. In: ENEGEP, Encontro Nacional de Engenharia de Produção, XXII, 2002, Curitiba - PR. Anais... Curitiba: PUC-Paraná, 22 e 25 de Outubro de 2002, Cd-Rom. TAKEUCHI, H.; NONAKA, I. Gestão do Conhecimento. Porto Alegre: Bookman, 2008. TIDD, J.; BESSANT, J.; PAVITT, K. Gestão da Inovação. Porto Alegre: Bookman. 3 ed. 2008. WERKEMA, C. Como Selecionar Projetos Seis Sigma. Disponível em:< http://www.leansixsigma.com.br/ACERVO/ACERVO_2882328.PDF>. Acesso em 15 dez. 2009.

 

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Anexo 1 – fluxograma do processo “Canteiro de Ideias”