Manual de Operações e de Procedimentos Administrativos e ... · POSER MANUAL DE PROCEDIMENTOS...
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UCP-PNLP
POSER
Programa de Oportunidades Socio-
económica Rurais
Praia, Agosto de 2014
Manual de Procedimentos Administrativos, Financeiros e
Contabilísticos
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
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ABREVIAÇÕES
ACD – Associações Comunitárias de Desenvolvimento
AGR – Atividades Geradoras de Rendimento
BCV- Banco de Cabo Verde
CDD – Community Driven Developpement
CRNP – Conselho Nacional de Redução da Pobreza
CRP – Comissão Regional de Parceiros
DRF – Demande de Rétrait de Fonds
DECRP – Documento de Estratégia de Crescimento e Redução da Pobreza
FFE – Fundo Fiduciário Espanhol
FIDA – Fundo Internacional de Desenvolvimento Agrícola
INE – Instituto Nacional de Estatística
MJEDRH – Ministério da Juventude, Emprego e Desenvolvimento dos Recursos
Humanos
ODM – Objectivos de Desenvolvimento do Milénio
ONG – Organização Não Governamental
POSER – Programa de Promoção de Oportunidades Socioeconómicas Rurais
PLPR – Programa de Luta contra a Pobreza no Meio Rural
PNLP – Programa Nacional de Luta contra a Pobreza
PRLP – Programa Regional de Luta contra a Pobreza
PTOA – Plano de Trabalho e Orçamento Anual
S&A – Seguimento e Avaliação
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SYGRI – Système de Gestion vers les Resultats et Impact
TDR – Termos de Referencia
UCP – Unidade de Coordenação do Programa
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índice
CAPITULO PRIMEIRO .............................................................................................................................. 7
APRESENTAÇÃO DO MANUAL ................................................................................................................ 7
A - PREAMBULO ................................................................................................................................. 8 B- REFERENCIAS ................................................................................................................................. 9 B – OBJECTIVO DO MANUAL ............................................................................................................. 10 C - ACTUALIZAÇAO ........................................................................................................................... 10 D – ORGANIZAÇAO DO MANUAL ....................................................................................................... 13
CAPITULO SEGUNDO ............................................................................................................................ 15
ORGANIZAÇÃO GERAL E QUADRO INSTITUCIONAL .............................................................................. 15
A-APRESENTAÇÃO DO POSER ........................................................................................................... 16 B-O ORGANIGRAMA GERAL .................................................................... ERRO! MARCADOR NÃO DEFINIDO. C – INSTITUIÇOES CENTRAIS ............................................................................................................. 22
CAPITULO TERCEIRO ............................................................................................................................ 54
MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS ............................................................................................................. 54
-O ORÇAMENTO-.................................................................................................................................. 54
A-CONCEITO E PRINCIPIOS GERAIS .................................................................................................... 56 B – PROCEDIMENTOS A OBSERVAR NA ELABORAÇAO DO PTOA ......................................................... 57
CAPITULO QUARTO .............................................................................................................................. 73
AQUISIÇOES ......................................................................................................................................... 73
A- GENERALIDADES ......................................................................................................................... 75 B - MODALIDADES DE AQUISIÇÃO ............................................................................................................ 78 G - SEGUIMENTO DAS AQUISIÇOES E DOS CONTRATOS .................................................................. 112 H – RECEPÇAO DE ENCOMENDAS ................................................................................................... 113
CAPITULO QUINTO ............................................................................................................................. 118
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ................................................................................................ 118
A-GESTÃO DO PESSOAL ................................................................................................................. 122 B – GESTÃO DE COMBUSTIVEIS ...................................................................................................... 165 C: ORGANIZAÇÃO DO CIRCUITO DE CORRESPONDÊNCIA ............................................................................... 172 D – GESTÃO DE STOCK DE MATEREAIS ........................................................................................... 178 E – GESTAO DOS IMOBILIZADOS .................................................................................................... 185 F – VEÍCULOS E OUTROS EQUIPAMENTOS MOTORIZADOS ............................................................................. 198
CAPITULO SEXTO................................................................................................................................ 201
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ................................................................................................. 201
A-APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA ............................................................... 204 B – RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA .................................................................... 209 C – PEDIDOS DE PAGAMENTOS DIRETO.......................................................................................... 216
CAPITULO SETIMO ............................................................................................................................. 222
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INTRODUÇÃO GERAL
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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXO DE FUNDOS .................................................................................. 222
A-GESTÃO DAS CONTAS BANCARIAS .............................................................................................. 224 B-GESTAO DA CAIXA UCP ............................................................................................................... 226 C-TRANSFERENCIA DE FUNDOS PARA AS CRP ................................................................................. 227 I-APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA-CRP ......................................................... 228 II-GESTAO DAS CAIXAS DAS CRP..................................................................................................... 233 III- RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA CRP.............................................................. 234 D- MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS DE CONTRAPARTIDA ................................................................. 240
CAPITULO OITAVO ............................................................................................................................. 241
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS .................................................................................................. 241
A-PRINCIPIOPS CONTABILISTICOS .................................................................................................. 244 B- SISTEMA CONTABILISTICO ......................................................................................................... 248 C-TRATAMENTO DE FATURAS ........................................................................................................ 251 D-ORGANIZAÇAO DO SISTEMA CONTABILISTICO ........................................................................... 254 E – PLANNING DOS TRABALHOS CONTABILISTICOS ........................................................................ 256 F-ANALISE E CONTROLO CONTABILISTICO ...................................................................................... 259 G-TRABALHO DE FIM DE EXERCICIO ............................................................................................... 261 F- TIPICAÇÃO DOS PRINCIPAIS LANÇAMENTOS CONTABILISTICOS. ................................................ 266
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DOCUMENTOS
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Lista das Figuras
Figura nº1-Organigrama geral
Figura nº2-Organigrama do POSER
Figura nº3-Organigrama das CRP
Figure nº4- Ciclo orçamental
DOCUMENTOS
NE-Nota de encomenda
NG-Nota de entrega
NR-Nota de recepção
PC-Pedido de compra
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CAPITULO PRIMEIRO
APRESENTAÇÃO DO MANUAL
Introdução Geral
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INTRODUÇÃO GERAL
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A - PREAMBULO
O Presente Manual de Procedimentos Administrativos Financeiros Contabilísticos
(MPAFC) – doravante - o Manual - tem por objectivo, descrever os procedimentos que
permitem ao Programa de Oportunidades Socio Económicas Rurais, (POSER) funcionar
e gerir os seus recursos de maneira mais adequada e a mais eficaz possível.
O Manual fornece, aos vários intervenientes, os instrumentos necessários à sua gestão e
define o papel e as responsabilidades de cada um, especificando os procedimentos
legais, administrativos, financeiros e contabilísticos a serem implementados nas
diferentes situações.
O Manual facilita o tratamento harmonioso da informação e evita interpretações
erróneas, dado que todos os intervenientes actuam segundo procedimentos normalizados
e uniformizados.
Na elaboração do Presente Manual foi utilizado diversas abreviações cuja lista se figura
na página precedente.
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B- REFERENCIAS
Este documento foi concebido, tendo em consideração os seguintes principais
documentos:
O Documento de Concepção do Programa POSER
Directivas – aquisições financiadas pelos empréstimos do FIDA
O Manual de Desembolso FIDA
O Manual de Procedimento do PLPR
Manual de Execução do POSER
Outros Manuais disponibilizados na internet.
O Manual será utilizado conjuntamente com o Documento de Concepção do Programa
(DCP) e os acordos de financiamento assinados com o FIDA. O MPAFC, fornece os
detalhes que, geralmente, não são abordados no documento de preparação do projecto.
Este documento poderá ser considerado como um instrumento de trabalho susceptível
de modificações durante o período da execução do programa, sempre que estas se
mostrarem necessárias para uma melhor eficácia do programa. A aprovação do FIDA
será solicitada por cada versão revista.
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B – OBJECTIVO DO MANUAL
O presente Manual tem por objectivo descrever o funcionamento do POSER e dar aos
diferentes actores as ferramentas necessários a sua gestão. O Manual define as funções e
as responsabilidades de cada um e detalha os procedimentos à aplicar nas diferentes
situações de implementação do Programa. Ele completa o DCP, preparado pelo FIDA e
pelo Governo.
Ele tem por objectivo:
Fornecer um quadro formal de execução das operações de carácter
administrativo, financeiro e contabilístico;
Descrever a organização administrativa, financeira e contabilística do projecto;
Descrever os procedimentos de execução das despesas em condições que
garantam um controle interno eficaz, formalizando os controlos a serem
efectuados no seio da estrutura e definindo os seus responsáveis em cada fase do
circuito dos documentos;
Descrever os procedimentos a serem implementados pelo pessoal de
contabilidade e administrativo bem como as tarefas que lhe são atribuídas;
Para melhor eficácia das acções empreendidas, optimizar todos os meios postos
à disposição nomeadamente:
O pessoal:
O Património do Projecto
Os recursos financeiros.
Dominar o conhecimento das acções empreendidas e comparar os meios
utilizados com os resultados técnicos obtidos;
Formar, nesta matéria, não só o pessoal directamente envolvido na execução do
projecto mas também todos os beneficiários da intervenção;
C - ACTUALIZAÇAO
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I – Motivos
A actualização do presente manual é tão importante como a sua adopção. Se não
for actualizado regularmente e se cada exemplar não sofrer a actualização, perde
a sua eficácia.
A actualização do manual pode ser motivada por:
Mudanças na estrutura ou nas actividades do Programa de acordo com as
decisões das autoridades de tutela;
Modificação dos sistemas e procedimentos com o fim de melhorar os
procedimentos existentes para enfrentar situações novas;
Mudanças que se mostraram necessárias pela aplicação dos textos e decretos
relativos às leis e normas contabilísticas em vigor em Cabo Verde;
Modificações relativas à afectação do pessoal ou às tarefas que lhe são
confiadas.
As limitações pertinentes constatadas no decorrer da utilização.
II – Responsabilidade
A decisão da actualização do manual de procedimentos é da responsabilidade do
Coordenador do programa (CP) mediante proposta dos técnicos da UCP ou do ministro
de tutela. Qualquer actualização do Manual deverá ser comunicada a todos os titulares e
utilizadores do manual.
III - Metodologia
Sempre que se decidir pela modificação dos procedimentos existentes, o Coordenador
do Programa (CP), na sua qualidade de gestor do programa, convoca uma reunião na
qual devem participar todos os responsáveis e agentes susceptíveis de serem abrangidos
por estas modificações. No fim desta reunião é redigida uma acta contendo os elementos
seguintes:
O procedimento existente que deve ser modificado;
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As razões pelas quais se pede uma modificação
Os princípios da modificação a ser introduzida
A pessoa responsável pela redacção do novo procedimento a incluir no Manual.
O responsável pela redacção do novo procedimento submete-o à Coordenação do
Programa, que introduz as modificações que julgar necessárias para adoptar o texto
definitivo.
IV - Distribuição dos procedimentos modificados
Após adopção do texto definitivo contendo as modificações introduzidas no manual, o
coordenador do programa (CP) distribui, as novas secções do manual, a todos os
titulares e utilizadores, uma cópia do manual modificado.
O Coordenador do Programa (CP), através do seu Secretariado, deve manter um registo
que permita acompanhar a actualização de cada cópia do manual. O responsável pela
distribuição das novas secções do manual aponta no registo a data de transmissão da
nova secção aos interessados bem como as referências correspondentes. Estes
substituem as páginas inutilizadas correspondentes, no momento da recepção das novas
secções e apõem o visto atestando a recepção das novas secções e a entrega das antigas.
O responsável da distribuição classifica, cronologicamente, uma cópia das páginas
inutilizadas num classificador intitulado “Manual dos Procedimentos Administrativos,
Contabilísticos e Financeiros – Secções inutilizadas”.
V-Paginação
A paginação é indicada no canto superior direito de cada página. Cada Procedimento
tem uma paginação independente, permitindo que se altere apenas a paginação de um
procedimento sem implicações na organização dos restantes
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D – ORGANIZAÇAO DO MANUAL
Os Procedimentos Administrativos, Financeiros Contabilísticos são reagrupados por
ciclos de actividades, que analisam:
Procedimentos concernentes as despesas sobre recursos internos e externos;
A inter-relação com as estruturas fora do Programa, mas implicado nos
procedimentos.
Os Principais ciclos são os seguintes :
O ciclo Mobilização de Recursos, que ocupa da implementação do programa
do trabalho e da elaboração do Orçamento Anual Consolidado - PTOA ;
O ciclo Despesas e Utilização dos Recursos, que trata de execução do
Orçamento através dos procedimentos clássicos existente sobre a gestão das
despesas públicas;
O Ciclo Gestão de Tesouraria, que trata, da gestão da conta designada e da
conta de contrapartida ;
Um ciclo descritivo dos procedimentos comuns às agências de Execução no
quadro de implementação do programa.
Os Procedimentos foram elaborados, baseando se nos seguintes princípios:
Sistema de autorização das transacções Financeiras
Sistema de identificação e tratamento detalhadas das operações
realizadas
Fiabilidade e apresentação contabilística apropriada das informações
relativas a essas operações
Justificação e avaliação regulares das informações
Medidas de segurança e de protecção dos activos
Cada procedimento é descrito segundo a metodologia “Play script” explicando o
desenvolvimento sequencial, de cada uma das operações contidas na Operação.
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O Plano geral adoptado para a descrição do procedimento é o seguinte:
1. Objectivo do Procedimento
2. Aplicação do procedimento
3. Regras de Gestão
4. Etapas das Operações
5. Descrição dos Procedimentos
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ORGANIZAÇÃO GERAL E QUADRO INSTITUCIONAL
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CAPITULO SEGUNDO
Organização Geral e Quadro Institucional
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ORGANIZAÇÃO GERAL E QUADRO INSTITUCIONAL
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A-APRESENTAÇÃO DO POSER
I. Objectivo
O objectivo geral do POSER é contribuir em 6 anos para melhorar as condições de
vida da população rural pobre. Até à data de conclusão do programa, esta melhoria vai
resultar na redução da prevalência de desnutrição crónica entre crianças, o aumento no
índice de acumulação de bens ou a diminuição do índice de pobreza (especialmente para
as famílias chefiadas por mulheres), na área de intervenção do programa.
O objectivo específico do programa é contribuir para o aumento da renda rural,
promovendo a criação de oportunidades económicas inclusivas e sustentáveis nas áreas
rurais. Promover o emprego a longo prazo para os pobres rurais (especialmente
mulheres e jovens):
Apoiando a selecção dos beneficiários de microprojectos a favor (como observado
durante o desenvolvimento da terceira fase do PLPR) das actividades geradoras de
rendimento sustentáveis;
Assegurando que as actividades económicas agrícolas (e da pecuária),
implementadas pelos beneficiários contribuam para a sua segurança alimentar, incluindo
a redução da sua dependência da importação de alimentos;
Garantindo que as receitas resultantes destas actividades económicas contribuam
para melhorar as condições de vida dos beneficiários (tanto em termos de sua
dieta como o seu acesso a bens e serviços básicos).
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II. Estrutura do Programa
O programa encontra se estruturado em 3 três componentes
Componentes
1. Componente 1: Fundo de Financiamento dos Programas Regionais de Luta
contra a Pobreza ( PRLP ) . Este componente tem como objectivo apoiar a
implementação de microprojectos solicitados pelas populações rurais. A natureza dessas
iniciativas (principalmente económicas) se alinha com os PRLP`s que as CRP
desenvolvem, na medida em que serão financiadas por estes programas regionais. Este
componente, portanto, contribuirá para:
a elaboração dos PRLP(ii) a selecção e financiamento de micro projectos e
a criação de um Fundo de Reinvestimento Comunitário ( FRC )
2. Componente 2: Formação, Animação e Trabalho em Rede. Esta componente tem
como objectivo reforçar e sustentar estruturas institucionais ( ACD CRP)
implementadas pelo PLPR na medida em que são os instrumentos de enquadramento e
apoio à elaboração e execução dos microprojectos.. Esta componente irá contribuir para:
a animação e o reforço da rede de facilitadores de processos participativos nas
ACD formação e aquisição de competências,
o estabelecimento parcerias multi- níveis,
o trabalho em rede ascendente das ACDs e CRPs
a gestão participativa de conhecimento,
comunicação.
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3 . Componente 3: Coordenação e Gestão. Esta componente visa apoiar a unidade de
Gestão e coordenação do POSER nas suas funções:
a coordenação dos componentes 1 e 2,
a coordenação da questão género ,
a supervisão e seguimento e avaliação do trabalho das CRPs e ACDs
a gestão administrativa, logística e financeira ,
articulação e visibilidade entre as CRP, do Programa com o Governo e
com os potenciais parceiros a nível nacional
III. Zonas de Intervenção do Programa e Grupos-Alvo.
As sete ilhas habitadas com as zonas rurais abrangidas pelo PLPR constituem a área de
intervenção do novo programa: Brava, Fogo, Maio, Santo Antão, São Nicolau, Santiago
e São Vicente. Os Grupos-alvo são os pobres das Zonas de Intervenção do Programa,
em geral, e especificamente, são as mulheres (especialmente chefes de família), os
jovens sem emprego e sem a possibilidade de acesso ao crédito; indivíduos ou
agregados familiares seleccionados com base em critérios de pobreza, por exemplo:
1. Indivíduos / famílias que não têm acesso à terra (ou que cultivam em regime de
parceria) e que buscam alternativas em termos de actividades geradoras de
rendimento
2. Pobres que não têm a capacidade de aceder a microcrédito para desenvolverem
suas actividades;
3. Famílias numerosas, especialmente, com um elevado número de crianças com
menos de 15 anos
4. Famílias pobres com membro que tem doença crónica ou deficiência;
5. Famílias com habitat em más condições.
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IV. Custos de financiamento.
Os custos totais do POSER são estimados em 2,05 bilhões ECV ou 25,6 milhões de
dólares para o tempo de execução estimado em 6 anos. A Contrapartida do governo é
320 milhões ECV, equivalentes a $ 4 Milhões de Dólares (16 % do custo total), dos
quais USD 2.090.000 representam direitos aduaneiros e impostos. A Contribuição dos
beneficiários está estimada num total de $ 1 milhão de Dólares, equivalentes a 4 % do
custo total do projecto. O Co- financiamento sob a forma de empréstimo, do Fundo
Fiduciário Espanhol (FFE) é estimado em USD 9,5 milhões, equivalentes a 37% dos
custos totais. O empréstimo do FIDA será de US $ 11 milhões (juntando os fundos
fornecidos pelo sistema de subsídio com base no desempenho para os anos de 2010-
2012 e 2013-2015), o equivalente a 43% dos custos totais.
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B-O ORGANIGRAMA GERAL
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CNRP
CRP
BRAVA
CRP
S. NICOLAU
CRP
S. VICENTE
UCP
CRP
S. ANTÃO
CRP
MAIO
CRP
FOGO
CRP
SANTIAGO
SUL
CRP
SANTIAGO
CENTRO
CRP
SANTIAGO
NORTE
ORGANIZA
ÇÃO
PARCEIRA
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C – INSTITUIÇOES CENTRAIS
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Gabinete
Ministro
MINISTRA
CCS CNDPD CM CNF CCJ
IGT
FPEFP INPS ICCA PNLP
POSER
DGSS
CNPS
DGTE DGJ DGPOG SNQ
OE
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I. O Conselho Nacional para a Redução da Pobreza (CNRP)
O Conselho Nacional para a Redução da Pobreza (CRNP), criada pela Lei 12/2005, de
25 de Abril de 2005, é responsável pela pilotagem do programa. É uma estrutura com
responsabilidades de articulação multissectorial, de monitoramento e de apoio à decisão
política sobre estratégia de crescimento e redução da pobreza. Este instrumento garante,
assim, a coerência do programa com o DECRP.
II. Ministério da Juventude, Emprego e Desenvolvimento dos Recursos Humanos
(MJEDRH)
O Ministério da Juventude, Emprego e Desenvolvimento dos Recursos Humanos,
através do Gabinete do Ministro, é responsável pela gestão do programa, ou seja,
garante a coerência do programa com as directrizes do Governo em matéria de combate
à pobreza e promoção da coesão social.
III – Unidade de Coordenação do Programa (UCP)
A UCP tem por missão :
a) Mobilizar e aplicar, de acordo com os termos do Acordo de Crédito e o documento de
concepção do Programa, os recursos financeiros alocados para o POSER;
b) Utilizar procedimentos transparentes e flexíveis de boa governação, de acordo com a
Estratégia do POSER;
c) Preparar e divulgar informação aos financiadores, beneficiários e parceiros do
POSER
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d) Mobilizar e aplicar, de acordo com a estratégia definida no Acordo de Crédito, os
recursos financeiros concedidos ou outros recursos adicionais afectos ao POSER;
e) Mobilizar parcerias nacionais e internacionais.
f) Desembolsar os fundos provenientes da contrapartida do Governo e do FIDA
g ) Seguir e avaliar o impacto de microprojectos na Redução da Pobreza
h ) Fazer a compilação dos Programas Regionais de Luta contra a Pobreza e os planos
de actividades das CRP`s
i ) Fazer a compilação dos relatórios das CRP`s
j) Fazer as auditorias técnicas, contabilistas administrativos independentes das CRP`s
k ) Capacitar institucionalmente as CRP`s
Além disso: (a) presta assistência à coordenação da intervenção do FIDA no âmbito do
Programa; (b) garante a coordenação da vertente formação do Programa; (c) faz a
consolidação do PTOA em função das necessidades da cada estrutura interveniente na
implementação das actividades do programa; (d) faz a consolidação dos relatórios de
seguimento do projecto e (e) elaboração trimestral e anual dos relatórios financeiros.
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Organigrama da
Unidade de Coordenação do Programa
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Coordenador
Responsável
Adm. e
Financeiro
Responsável
Microcrédito/
Componente
PRLP
Resp
Animação,
Formação e
Comunicação
Responsável
Género e
Ciblagem
Responsável
Seguimento
e Avaliação
Assistente
de
Seguimento
e Avaliação
Secretaria
Secção de
Contabilidade
Recepcionista/
Telefonista
Motorista
Assistente
Administrativo
Resp.
em
Aquis.
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a) – Os Recursos Humanos
O presente manual tem por base, o organigrama definido pelo despacho n° 50/2000 do
Ministério das Finanças e o Documento de Concepção do Programa POSER.
A UCP está estruturada à volta de um Coordenador, que por sua vez é assistido por:
i. Um Responsável de Animação, Formação e Comunicação
ii. Um Responsável de Seguimento / avaliação
iii. Responsável pela Componente 1 (Financiamento PRLP) e Micro- finanças
iv. Responsável de Género e Ciblagem
v. Um Director Administrativo e Financeiro
vi. Um Contabilista Nacional
vii. Um contabilista Assistente
viii. Dois assistentes de Seguimento / avaliação
ix. Uma Secretaria
x. Uma recepcionista/telefonista
xi. Dois motoristas
xii. Dois Ajudantes Serviços Gerais
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i) Mandato do Coordenador do Programa (CP)
O C P é responsável pela UCP e coordena os trabalhos dos restantes colaboradores do
Programa. É responsável pelo cumprimento das funções do POSER acima descritas para
assistir as estruturas envolvidas na preparação e execução do programa; Zela pela
implementação do Programa em conformidade com as relações contratuais entre o
Governo e os Financiadores do Programa;
É mais especificamente responsável por:
Coordenar toda a implementação do PNLP, de acordo com as directrizes da
Estratégia de Crescimento e Redução da Pobreza
Assegurar que as acções e programas de gestão sejam coerentes com os
princípios de incidência nos pobres e na igualdade e equidade de género;
Garantir a Coordenação do Programa, em conformidade com o acordo de crédito
assinado entre o Governo e o FIDA;
Coordenar a elaboração do Plano Anual de actividades e Orçamento
Orientar e apoiar os gestores das CRP`s na preparação dos seus planos de
actividades anuais e assegurar o cumprimento das suas tarefas com eficiência e
responsabilidade
Promover e implementar, junto às CRP`s, medidas necessárias para garantir a
sustentabilidade dos dispositivos do Programa (CRP, ACD)
Monitorar a implementação das actividades, a gestão e a contabilidade para
assegurar que os recursos são utilizados de acordo com programas estabelecidos;
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Assegurar a gestão e o uso adequado dos recursos humanos, materiais e
financeiros, em especial, garantir que a contrapartida e os co-financiamentos
sejam postos à disposição e aprovar a movimentação de fundos, segundo as
regras do Acordo de crédito;
Fornecer toda a documentação necessária relacionada com o Programa e fazer a
revisão anual dos planos de acção;
Promover e realizar revisões periódicas de projectos em colaboração com os
principais parceiros do PNLP;
Coordenar a elaboração de estudos e propostas que visam a sustentabilidade do
programa;
Representar o Programa nos órgãos consultivos do departamento governamental
que a tutela o programa e outras atribuições definidas pela mesma, no quadro da
implementação do Programa.
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ii) -Mandato do Responsável de Seguimento e Avaliação
Sob supervisão directa do Coordenador, o Responsável em Seguimento e
Avaliação será encarregue de assegurar o acompanhamento e a avaliação
periódica de todas as actividades do Programa. Ele encarregar-se-á mais
especificamente das seguintes tarefas:
Implementar um sistema de seguimento informatizado das actividades do
programa tendo em conta os indicadores relevantes definidos no quadro lógico
do programa;
Rever e acordar, no início do programa, com cada parceiro, a natureza dos
indicadores de seguimento, sua desagregação por sexo, idade e classe sócio-
económica, o modo de colecta, bem como a frequência de difusão para a UCP
Conceber, em colaboração com a responsável do género e Ciblagem, todas as
fichas de seguimento das actividades, incluindo as fichas de microprojectos e de
beneficiários e pô-las à disposição dos diferentes parceiros
Assegurar que os dados sobre os beneficiários e os actores sejam
regularmente discriminados por sexo, idade e classe sócio- económica
Desenvolver ferramentas de TI para construir uma base de dados de todas
as actividades realizadas no âmbito do Programa;
Colectar, processar e analisar informações das fichas de seguimento,
incluindo as de beneficiários e microrealizações;
Fazer a difusão dos resultados junto aos utilizadores, sejam eles beneficiários
ou parceiros do programa;
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32
Apoiar os parceiros locais na implementação de um sistema de auto-
avaliação envolvendo diferentes grupos-alvo (particularmente as mulheres)
Participar do desenvolvimento de tableaux de bord técnicos, financeiros e de
controlo de gestão de todos os componentes do Programa
Auxiliar o Responsável administrativo e financeiro na preparação de
relatórios periódicos e dos Programas Anuais de Actividades e Orçamento.
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iii) -Mandato do Responsável Animação ,Comunicação e Rede
O Responsável de Animação, Formação e Comunicação assegura, sob a
supervisão do CP, as seguintes funções
Elaborar e coordenar a implementação da estratégia de comunicação interna e
externa do Programa
Programar e/ou organizar, bem como operacionalizar eventos relacionados com
a promoção ou comunicação organizacional;
Desenvolver acções de relação com os média;
Conceber, produzir e seleccionar os elementos de comunicação gráfica, escrita,
visual ou multimédia, necessários para a relação com os públicos
Gerir a formulação e produção de conteúdos do site electrónico do Programa, ou
de páginas nas redes sociais, assegurando a sua capacidade relacional e
promocional;
Pesquisar e divulgar, junto dos técnicos da UCP e dos Parceiros locais,
oportunidades de formações online em áreas relacionadas às competências dos
actores do Programa
Apoiar as Comissões Regionais de Parceiros na preparação dos Programas
Regionais de Luta contra a Pobreza
Participar, em articulação com os outros técnicos, na elaboração dos Planos de
Actividades e Relatórios anuais do Programa
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iv) -Mandato do Responsável Género e Ciblagem
O Responsável Género e Ciblagem assegura, sob a supervisão do CP, as
seguintes funções:
Participar nos momentos-chave de planeamento, implementação, seguimento e
avaliação do programa (por exemplo, elaboração dos PTOA/PTBA e dos
PRLP`s ) , para assegurar que se tenha em conta a perspectiva género ;
Apoiar as Comissões Regionais de Parceiros no desenvolvimento de uma
Estratégia de Género, com base no documento do projecto;
Sensibilizar os membros das ACDs , CRPs e UCP para a apropriação da
perspectiva de género no desempenho de suas funções;
Promover a capacitação em género das ACD`s, CRP`s e UCP ;
Colaborar com o Responsável de Seguimento e Avaliação na elaboração das
fichas de seguimento, que permitem acompanhar a eficácia da focalização nos
grupos alvo, nomeadamente, mulheres, chefes de família, jovens e diferentes
categorias socioeconómicas
Identificar e promover acções específicas voltadas para as mulheres ( . auto-
estima , empreendedorismo , liderança e gestão , violência doméstica , etc. ),
bem como estimular a criação de grupos focais de homens sobre a questão
género.
Divulgar e facilitar a difusão dentro do programa de ferramentas metodológicas
e boas práticas em Género e Focalização
Dinamizar, em colaboração com o responsável de animação, formação e
comunicação, as acções de animação sociocomunitária ligadas a novas formas
de encarar as relações de género e a afirmação das mudanças necessárias em
termos de papéis tradicionais dos homens e das mulheres a novas formas de
pensar sobre as relações de género e a afirmação das mudanças necessárias em
termos dos papéis tradicionais de homens e mulheres;
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v) Mandato Responsável Micro - Finanças e Empreendedorismos
O Responsável pela Promoção das Micro- finanças e do Empreendedorismo assegura,
sob a supervisão do C P, as seguintes funções:
Analisar a qualidade dos microprojectos de natureza económica presentes nas
propostas de Plano de Actividades das Comissões Regionais de Parceiros
Propor mecanismos para uma gestão mais eficaz, eficiente e transparente dos
Fundos de reinvestimento comunitário
Incentivar e apoiar as Comissões Regionais de Parceiros e as Associações
Comunitárias de Desenvolvimento na elaboração e execução de projectos
intercomunitários que promovam o empreendedorismo
Fazer, em articulação com o Responsável de Seguimento e Avaliação, o
seguimento físico, em especial, dos projectos de natureza económica
Encorajar a solidariedade entre os actores das Micro- finanças
Fazer a gestão dos Fundos de Microcrédito (contrapartida do Governo)
Promover o reforço das capacidades técnicas das instituições de Micro- finanças
Colectar e organizar os dados sobre os créditos concedidos pelas Instituições de
Micro- finanças
Fazer a gestão dos fundos postos à disposição das IMFs ,
Seguimento dos reembolsos;
Acompanhamento dos beneficiários;
Proposta de renovação de empréstimos às IMFs.
Desenvolver acções com vista à implementação do FRC
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vi) - Mandato do Responsável Administrativo e Financeiro (RAF)
O Responsável Administrativo e Financeiro (RAF) assegura, sob a supervisão do
CP, o funcionamento administrativo, financeiro e contabilístico do POSER. As suas
atribuições são as seguintes:
Seguimento das operações de disponibilização dos fundos à UCP
Fazer a supervisão e assegurar a manutenção da contabilidade geral, analítica e
orçamental do POSER, e manter os balancetes actualizados
Fazer a supervisão dos contabilistas
Assegurar a verificação, a classificação e a conservação dos balancetes;
Controlar a validade das facturas e de outros documentos
Supervisionar os Pedidos de desbloqueio de Fundos (DRFs) externos e internos;
Elaborar os orçamentos e relatórios financeiros do Programa
Consolidar os dados financeiros dos contratos programa e Convenções quadro
assinados com as Comissões Regionais de Parceiros
Contribuir para a formação das Comissões Regionais de Parceiros (CRP) e
Associações Comunitárias (ACD) em matéria de manutenção da contabilidade
conforme aos procedimentos
Respeito pelos procedimentos de aquisição e desembolso;
Acompanhamento rigoroso dos procedimentos financeiros e contabilísticos
adoptados conjuntamente pelos Financiadores nacionais e internacionais;
Gestão dos stocks de materiais e mobiliário;
Gestão administrativa das imobilizações;
Manutenção do ficheiro e dos processos individuais do pessoal;
Arquivo e disponibilização de documentos de suporte aos auditores ;
Seguimento das formalidades administrativas relativas aos seguros de
equipamentos;
Seguimento da manutenção dos equipamentos e do material ;
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Acompanhar e supervisionar as missões de supervisão e auditorias
Controlar a assiduidade dos trabalhadores, bem como as férias, as ausências e as
faltas
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vii) – Mandato da Responsável em Aquisições (R A)
A Responsável em Aquisições trabalha sob a supervisão do Coordenador e é
responsável pelo apoio aos serviços, estruturas, agências e empresas que
participam no programa para a preparação dos documentos de concurso ou
outros processos de aquisição de bens e serviços em conformidade com as
disposições contratuais entre o Governo e o Financiador e no respeito dos seus
termos de referências.
No quadro destas últimas disposições, é nomeadamente responsável por : (i)
assistir os vários órgãos de execução do projecto no estabelecimento e
implementação de planos de aquisições relativos aos projectos sob a sua
responsabilidade e em conformidade com os planos de execução e desembolsos
do projecto ;
apoiá-los, se necessário, durante todo o processo das várias aquisições da sua
responsabilidade para se assegurar da conformidade dos procedimentos ;
certificar a qualidade e a conformidade dos cadernos de encargos e dos pedidos
de proposta antes do seu envio aos Financiadores, se necessário. ;
garantir a divulgação adequada da informação relativa às oportunidades de
negócios no quadro do projecto ;
conceber e implementar um sistema de seguimento dos contratos que permita
identificar os constrangimentos, preparar relatórios periódicos sobre a
implementação dos planos de aquisição do projecto e propor soluções e medidas
de acompanhamento;
criar uma base de dados sobre os fornecedores, empresas, consultores e os
preços dos artigos mais correntes praticados no Programa; gerir o processo de
implementação dos planos de aquisição à disposição dos auditores e das revisões
dos Financiadores;
garantir, em ligação com o Responsável financeiro, uma programação adequada
dos fundos necessários para as aquisições, a fim de garantir os pagamentos e os
prazos estabelecidos;
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apoiar a elaboração de propostas para reforçar as capacidades institucionais em
matéria de aquisições ao nível das várias agências de execução do projecto;
contribuir para a definição e implementação de planos de formação em benefício
do pessoal das agências de execução do projecto na área de aquisições.
A R A é também chamada a participar na elaboração do Programa de Trabalho e
de Orçamento Anual (PTOA/PTBA).
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viii) -Mandato do Contabilista Nacional (CN)
O Contabilista Principal, trabalha sob a coordenação do Responsável
Administrativo e Financeiro e tem as seguintes funções:
Assegurar a manutenção da contabilidade geral, analítica e orçamental do
POSER,
e manter os balancetes actualizados;
Supervisionar e coordenar, tecnicamente, os trabalhos dos contabilistas das
CRP`S
Assegurar a verificação, a classificação e a conservação dos balancetes
Contribuir para a formação das Comissões Regionais de Parceiros
Controlar a validade das facturas e outros documentos enviados pelas CRP;
Preparar os pedidos de saque de fundos;
Contribuir na preparação dos orçamentos e dos relatórios financeiros do
POSER
Elaboração periódica dos mapas de reconciliação bancária ;
Preparação das folhas de pagamento dos colaboradores do POSER e o
cumprimento das respectivas obrigações fiscais e sociais e atinentes;
Classificação dos documentos de contabilidade ;
Assistência na elaboração dos mapas financeiros ;
Participação na análise dos saldos das contas de balanços
Assistência aos auditores no âmbito das suas funções.
Assistência aos contabilistas das CRPs no fecho anual de contas e elaboração
dos respectivos estados financeiros
Consolidação de Contas do Programa
Elaboração das situações Financeiros Consolidada
Fornecer interna e externamente todas as informações relativas à
contabilidade;
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41
ix) -Mandato do Contabilista Assistente (CA)
O Contabilista trabalha sob a supervisão directa do Contabilista Nacional do POSER e
é responsável pela :
Contribuir na produção dos mapas financeiros periódicos consolidados do
Programa a partir dos extractos recebidos das várias agências de execução ;
controle dos procedimentos de gestão financeira e contabilística adoptados
no quadro do Programa para certificar o seu cumprimento ;
contribuir na preparação dos pedidos de pagamento e controle dos
desembolsos ;
preparação dos mapas de reconciliação bancária ;
Escrituração dos diários contabilísticos e preparação dos mapas financeiros
do POSER;
preparação dos extractos de implementação dos documentos contabilísticos ;
preparação dos pedidos de pagamento através de cheques de tesouro ;
seguimento da tesouraria do Programa através da escrituração diária das
contas designadas ;
assistência aos auditores no âmbito do seu Funções.
O contabilista será também chamado a participar, em colaboração com os outros
Responsáveis do POSER nas seguintes funções :
elaboração do PTOA/PTBA e dos relatórios trimestrais publicados pelo
POSER ;
escrituração do diário das contrapartidas do Estado ao orçamento de
funcionamento do Programa ;
gestão das compras em conformidade com as cláusulas contidas nas convenções
e acordos de crédito ;
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ordem de pagamento e liquidação das despesas efectuadas com os fundos de
contrapartida do Governo para o funcionamento do POSER ;
gestão dos parques material e motor do POSER ;
gestão dos contratos de manutenção dos locais e equipamentos do POSER ;
gestão de « stocks » ;
estabelecimento dos pedidos de encomendas a submeter ao visto do
Responsável financeiro antes da assinatura do Coordenador do Programa ;
escrituração diária das compras do projecto ;
preparação dos cheques de pagamento dos fornecedores ;
seguimento dos pedidos de renovação da sub-conta designada ;
elaboração periódica dos mapas de reconciliação bancária ;
preparação das folhas de pagamento do pessoal de apoio e o cumprimento das
respectivas obrigações fiscais e sociais ;
classificação dos documentos de contabilidade ;
recolha do extracto informáticos;
assistência na elaboração dos mapas financeiros ;
participação na análise dos saldos das contas de balanços.
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x)Mandato do Assistente de Seguimento e Avaliação
O Assistente de Seguimento e Avaliação trabalha sob a supervisão direta do
Responsável de Seguimento e Avaliação do POSER e é responsável por :
Coadjuvar o Responsável de Seguimento e Avaliação na implementação de
um sistema de acompanhamento e avaliação informatizado;
Auxiliar o Responsável de Seguimento e Avaliação no processamento e
análise das informações provenientes das fichas de acompanhamento Realizar e efetuar a monitorização de vários inquéritos de avaliação de
impacto das ações do POSER e de funcionamento das Comissões Regionais de Parceiros e das Associações Comunitárias de Desenvolvimento;
Apoiar o Responsável de Seguimento e Avaliação na elaboração de relatórios periódicos
Apoiar o Responsável de Seguimento e Avaliação no seguimento e avaliação físico dos microprojectos
Manter contacto com os animadores e contabilistas das Unidades Técnicas
para o seguimento contínuo das atividades e atualização das informações sobre a execução dos Programas Regionais de Luta contra a Pobreza
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44
xi) – Mandato da Secretária
O Secretário(a) trabalha sob a supervisão do C P e assiste a UCP na execução das
tarefas administrativas. Ele/ela é responsável por :
Supervisão da correspondência;
Garantir a gestão da documentação para as necessidades internas e para as dos
Financiadores e todas as pessoas, consultores ou organismos envolvidos no
Programa ou interessados pelas áreas de intervenção da UCP;
Preparação e organização materiais das reuniões organizadas pela UCP ; para
isso ele deve manter e difundir um calendário de reuniões ;
Assistir os Responsáveis de Serviço na organização das reuniões do secretariado
nomeadamente na redacção dos projectos de actas ;
Preparação e organização materiais de manifestações (conferências e outros)
organizados pela UCP;
Acolhimento, alojamento e assistência material às missões de FIDA bem como a
organização das suas visitas no terreno, em colaboração com os Responsáveis de
serviços
O Secretário(a) será também chamado a executar quaisquer tarefas que lhe forem
confiadas pelo Coordenador ou pelos colaboradores da UCP no âmbito das suas
competências.
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45
xii) Mandato do Motorista/Condutor (as)
O Motorista trabalha sob dependência hierárquica e direta da Responsável
Administrativa e Financeira e a supervisão global do Coordenador de PNLP e
encarregue das seguintes tarefas:
Preencher a ficha de controlo antes das deslocações, que deverá ser remetida a
Assistente Administrativo;
Comunicar por escrito, qualquer ocorrência com viatura, utilizando uma ficha
própria;
Comunicar com devida antecedência a necessidade de requisição de
combustível;
Manter atualizada as fichas de manutenção, reparação e substituição de peças do
veículo sob sua responsabilidade;
Assegurar o transporte de pessoal de UCP-PNLP nas deslocação ao terreno,
Assegurar o acolhimento de partidas e chegadas do pessoal de UCP-PNLP, de
consultores do FIDA, do fundo Fiduciário Espanhol, Auditores, nas deslocações
as ilhas, dentro e fora das horas normais de expediente, incluindo os fins-de-
semana;
Zelar pela higiene, limpeza e funcionamento de veículo sob a sua
responsabilidade;
Acompanhar a manutenção, e manter abastecido e lubrificado o veículo sob a
sua responsabilidade;
Assegurar a distribuição de correspondências e encomendas oficias de UCP-
PNLP;
Auxiliar nos trabalhos de carga e descarga;
Apoiar na realização dos serviços de fotocópias, embarque e desembarque de
equipamentos e matérias de CRP e UCP-PNLP;
Cuidar da documentação, inspeção e seguros do veículo sob sua
responsabilidade;
Estar sempre contactável a qualquer hora;
Realizar outras tarefas similares visando o bom funcionamento do Programa
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xiii) Mandato Recepcionista/Telefonista
Sob a supervisão do Responsável Administrativo e Financeiro, a
Telefonista/Rececionista é responsável pela execução das seguintes tarefas:
Receber os pedidos de chamadas vindos do exterior e ligar à extensão pretendida
Cuidar do livro de ponto e disponibilizá-lo para controlo de entradas e saídas
Anotar pedidos de chamadas telefónicas para o exterior e estabelecer
comunicação entre os interlocutores
Consultar listas telefónicas ou outros documentos e registar mensagens para
transmitir posteriormente
Responder a pedidos de informações telefónicas
Vigiar a entrada de visitantes e fazer o seu acolhimento
Preencher e arquivar fichas e outros documentos relacionados com as suas
tarefas
Prestar apoio na realização de seminários e ateliers
Fazer a receção de correspondências, aplicando os procedimentos adequados
Colaborar com outros quadros, sempre que necessário ou solicitado pelo
Coordenador
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47
As Instituções Regionais
a) O organigrama da CRP
b) A Instituição
c) Os Recursos Humanos da Unidade Técnica
i. Mandato do Gestor
ii. Mandato do Animador
iii. Mandato do Contabilista
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48
a) O Organigrama
Figura – Organigrama da CRP
ASSEMBLEIA
GERAL
CONSELHO
DE
DIREÇÃO
GESTORES
CONSELHO DE FISCAL
ANIMADOR CONTABILISTA
U
N
I
D
A
D
E
T
E
C
N
I
C
A
POSER
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49
b) A instituição
1- O principal parceiro de implementação do POSER são nove Comissões
Regionais de Parceiros, nomeadamente, de Santo Antão, São Nicolau, São
Vicente, Maio, Fogo, Brava, Santiago Norte, Santiago Centro e Santiago Sul.
Cada CRP é composta por três órgãos: a Assembleia Geral, o Conselho
Fiscal e do Conselho de Direcção. Os membros são eleitos para um mandato
de três anos. Os membros das Comissões Regionais são representantes de
instituições locais de luta contra a pobreza, incluindo os serviços
desconcentrados do Estado, ONGs, Camaras municipais e associações
Comunitárias de Desenvolvimento.
2- ACRP é uma associação de direito privado com estatuto de utilidade pública.
Tem como objectivo desenvolver a capacidade organizacional da ACD , a
fim de lutar contra a pobreza
O principal órgão de gestão das CRP`s é a Unidade Técnica
Ela é constituída por um gestor, os animadores (um para cada município da
região) e um contabilista.
A Unidade Técnica é responsável pela gestão técnica das actividades da CRPs .
Suas funções são as seguintes:
Prestar apoio técnico aos beneficiários do programa e ACDs
Mobilizar recursos
Assegurar o seguimento e implementação de micro- projectos e
actividades
Assinar os contratos de execução com as ACDs
Assegurar a avaliação do impacto das micro projectos junto aos
Beneficiários
Fortalecer a capacidade das ACD
Assegurar a organização administrativa, financeira e contabilista da CRP
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c) Os Recursos Humanos da Unidade Técnica
i) Mandato do Gestor
As atribuições do Gestor da Unidade Técnica das CRP`s são:
Coordenar e Gerir técnica, administrativa e financeiramente a Unidade Técnica
Supervisionar e participar na elaboração dos mapas Financeiros das respectivas CRP
Tratar e analisar os dados de seguimento técnico dos Planos Anuais de Actividades e
manter actualizada a base de dados do software correspondente
Elaborar os planos anuais de actividades e orçamentos, bem como os relatórios
periódicos de execução desses planos;
Desempenhar o papel de ponto focal para as questões de Género e Juventude, no âmbito
do Programa
Dinamizar o funcionamento da Comissão Regional de Parceiros, bem como a relação
desta com as Associações Comunitárias de Desenvolvimento;
Apoiar a criação, legalização e a capacitação das Associações Comunitárias de
Desenvolvimento
Prestar apoio técnico às Associações na identificação, selecção, elaboração, execução,
seguimento e avaliação das acções e microprojectos
Definir e seguir, em coordenação com a UCP-PNLP, uma grelha de avaliação interna do
impacto das acções e microprojectos implementados no quadro do Programa.
Coordenar e gerir o processo de aquisição de bens e serviços necessários à execução das
actividades do Programa;
Apoiar a mobilização das parcerias técnicas, financeiras e outras, necessárias para a
execução do Programa Regional de Luta Contra a Pobreza (PRLP)
Preparar e submeter à UCP-PNLP para processamento, os pedidos de desembolso de
fundos para o co-financiamento do PRLP, de acordo com os orçamentos aprovados e o
manual de procedimento do Programa.
Emitir parecer, em articulação com a Equipa Técnica, sobre a elegibilidade e a dotação
orçamental das despesas na execução local do Programa;
POSER
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QUADRO INSTITUCIONAL
51
Liderar o processo de preparação das Missões de Auditoria e Supervisões Interna e
Externa e assegurar o seguimento da execução das recomendações das mesmas
Assegurar, em estreita articulação com a Direcção da CRP, um bom relacionamento
institucional na ilha/região.
POSER
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52
ii) - Mandato do Animador
As atribuições do Animador da Unidade Técnica são:
Sensibilizar os grupos alvo e os parceiros em torno dos objectivos e estratégias do
Programa
Animar a constituição e a perenização das parcerias locais para a elaboração e execução
dos Programas Regionais de Luta contra a Pobreza
Animar e apoiar a preparação dos Planos Locais e Regionais de Luta contra a Pobreza
Emitir parecer sobre a elegibilidade de projectos e beneficiários
Emitir parecer sobre o estado de execução dos microprojectos, visando desembolso de
fundos
Participar na organização de visitas de estudo, ateliers de harmonização de abordagem
de estratégia, assim como outras actividades de comunicação e de animação, implicando
os actores locais de desenvolvimento e de outras zonas
Contribuir para a elaboração dos relatórios periódicos de actividades
Assegurar, em todas as funções mencionadas acima, que os grupos alvo do Programa
(mulheres, mulheres chefes de famílias, jovens, pobres, etc) participem e beneficiem
Apoiar a capacitação institucional das Associações Comunitárias de Desenvolvimento
(ACDs), através de acções de formação e de seguimento da sua organização e
funcionamento
Prestar apoio técnico às ACDs, na elaboração, seguimento, execução e gestão
participativas de microprojectos e acções de luta contra a pobreza
Velar pelo funcionamento democrático das ACDs, pela sua representatividade
comunitária e pela defesa dos interesses das mulheres, dos jovens e das pessoas mais
pobres no seio dessas associações;
Apoiar as ACDs na identificação de outros parceiros de financiamento do seu
desenvolvimento, assim como na elaboração dos seus planos e relatórios de actividades;
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
ORGANIZAÇAO GERAL E ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
QUADRO INSTITUCIONAL
53
ii) - Mandato do Contabilista
O Contabilista da Unidade Técnica tem as seguintes responsabilidades: Organização e controle das peças contabilísticas (facturas, recibos, contratos)
verificando os cálculos, o enquadramento e os vistos prévios;
Organização dos arquivos relativos aos suportes físicos dos registos contabilísticos;
Participação na elaboração do orçamento anual e do Relatório de Actividades
Numeração, codificação e registo de maneira sistemática de todos os documentos
contabilísticos;
Registo/lançamento dos instrumentos de gestão (orçamento, contratos e justificativos)
Realização da reconciliação mensal das contas bancárias e do caixa;
Manutenção dos mapas contabilísticos e financeiros actualizados
Preparação mensal dos pedidos de realimentação da conta bancária da CRP;
Análise e correcção das contas;
Elaboração dos Mapas Financeiros
Reconstituição das Contas Bancárias e certificação das despesas;
Preparação da documentação e dos dossiers, e acompanhamento da Auditoria anual e
missões de supervisão interna;
Formação dos Contabilistas das Associações Comunitárias de Desenvolvimento da zona
de intervenção da CRP
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
O ORÇAMENTO
54
CAPITULO TERCEIRO
MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS
-O ORÇAMENTO-
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
MRO-1
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCEITO E PRINCIPIOS
55
PROCEDIMENTOS INDEX
CONCEITO E PRINCIPIOS GERAIS
MRO -1
ELABORAÇÃO MRO - 2
SEGUIMENTO MRO - 3
CONTROLO MRO - 4
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
MRO-1
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCEITO E PRINCIPIOS
56
A-CONCEITO E PRINCIPIOS GERAIS
I- Conceito – o orçamento é um quadro quantitativo e previsional de receitas,
despesas, gastos, recebimentos, pagamentos, investimentos, aquisições, etc.,
referentes a um determinado período, normalmente o ano civil. O orçamento
é o reflexo financeiro dos planos operacionais;
II- Princípios a obedecer na elaboração de orçamentos:
i. Princípios da anualidade – os montantes previstos no orçamento são
anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;
ii. Princípio da plenitude – unidade e universalidade – o orçamento é único e
todas as despesas e receitas devem nele ser inscritas, em termos globais;
iii. Princípio do equilíbrio – o orçamento prevê os recursos necessários para
cobrir todas as despesas;
iv. Princípio da especificação – o orçamento deverá discriminar
suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;
v. Princípio da não compensação – todas as despesas e receitas devem ser
inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ELABORAÇÃO DO PTOA
57 57
B – PROCEDIMENTOS A OBSERVAR NA ELABORAÇAO
DO PTOA/PTBA
I- Elaboração do PTOA/PTBA
1-Objectivo do procedimento
Servir de guião no processo de elaboração do PTOA/PTBA do Programa
2-Aplicação do procedimento
O procedimento aplica se ao processo de elaboração dos PTOA/PTBA
3-Regras de gestão
O PTOA/PTBA é elaborado a partir do plano de actividades e orçamento de cada
componente do respectivo ano e em conformidade com o plano de operação do
programa
A preparação do PTOA/PTBA, inicia se no mês de Maio. Os trabalhos estendem – se
até ao mês de Novembro.
Todos os parceiros do programa são chamados na elaboração do PTOA/PTBA.
O PTOA/PTBA é submetido a aprovação do CNRP.
O PTOA/PTBA é submetido ao FIDA o mais tardar 15 de Novembro do exercício em
curso.
4-Etapas das operações
1. Reunião de Concertação sobre o PTOA/PTBA
2. Reunião preparatória para a elaboração do PTOA/PTBA
3. Elaboração dos programas de actividade e orçamentos concernentes
4. Consolidação dos programas de actividades e dos orçamentos
5. Debates orçamentais
6. Correcção dos programas de actividades e dos orçamentos
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ELABORAÇÃO DO PTOA
58 58
7. Elaboração do PTOA/PTBA
8. Exame e adoção do PTOA/PTBA pelo CNP
9. Transmissão do PTOA/PTBA adotado, ao FIDA
10. Registo do orçamento aprovado
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ELABORAÇÃO DO PTOA
59 59
5-Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
O Coordenador
1. Reunião de Concertação sobre o
PTOA/PTBA
Convoca os membros de CNRP e em cada CRP,
o Gestor, para reuniões de concertação sobre a
elaboração do PTOA/PTBA
2. Reunião preparatória para a elaboração do
PTOA/PTBA
Convoca todos os Responsáveis de serviços e
Responsáveis das CRP`S para uma reunião
preparatória de elaboração do PAA. A reunião
tem por objectivo os seguintes:
Fixar os objectivos a atingir para o ano
seguinte
Fixar os eixos prioritários no quadro de
execução das actividades, tendo em conta as
recomendações das missões de supervisão,
dos resultados atingidos e das preocupações
dos beneficiários,
Efectuar um balanço da execução das
actividades em curso, a fim de decidir as
Projeto
PTOA/PTBA
Projeto
PTOA/PTBA
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
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ELABORAÇÃO DO PTOA
60 60
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
Cada Responsável
de Serviço,
O Coordenador e
Responsáveis dos
Serviços
medidas a corrigir para o orçamento do
exercício seguinte
Adoptar o projecto de elaboração do
orçamento e as novas orientações para a
preparação desse orçamento
Fixar o calendário de preparação do
orçamento do PTOA/PTBA
3. Elaboração do PAA
Elabora o respectivo programa de actividades
tendo em conta as conclusões da reunião
preparatória.
Elabora o orçamento das actividades, utilizando o
canevás adoptado
Transmite o PTOA/PTBA ao responsável de
Seguimento e Avaliação e RAF.
O RAF faz a consolidação dos orçamentos
recebidos, a fim de obter o Master Budget
Envia, um exemplar do master budget a cada um
dos responsáveis e ao Coordenador, afim de
preparem o debate Orçamental
4.Debate Orçamental
Sob a Presidência do Coordenador do Programa é
Projecto
PTOA/PTBA
PAA
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
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ELABORAÇÃO DO PTOA
61 61
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
Cada Responsável
de Serviço,
A RAF e R/SA
iniciado o debate orçamental, cabendo a cada um
dos responsáveis de serviço a responsabilidade
de justificar os fundamentos das respectivas
propostas em relação ao plano operacional do
Programa.
5.Ajustamento orçamental
Na sequência dos debates e justificação das
propostas, os respectivos programas de
actividades e orçamento serão ajustados, pelos
Responsáveis dos Serviços, tendo em conta o
plano operacional e a hierarquia das prioridades.
Após esse ajustamento os programas serão remetidos aos
Responsáveis Financeiros e S&A.
6. CONSOLIDAÇÃO do PTOA/PTBA
Recentralizam os programas de actividades e
orçamento transmitidos pelos
Responsáveis de Serviços
Elaboram o PTOA/PTBA, que compreende:
A descrição dos objectivos visados.
O balanço de execução das actividades
precedentes
PAA e Orçamentos
PAA e Orçamentos
POSER
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MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
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ELABORAÇÃO DO PTOA
62 62
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
O CNP
O coordenador
Os programas de actividades por componentes
subcomponentes actividades e acções,
O plano de financiamento das actividades e as
previsões de desembolso por fonte de
financiamento
O Plano de aquisição
O plano de formação
Enviam o PTOA/PTBA ao Coordenador,
- Transmite o PTOA/PTBA ao FIDA para opinar
- Manda enviar, após a opinião do FIDA, um
exemplar do PTOA/PTBA, a cada um dos
membros da CNP,
Reúne-se mediante convocação do seu Presidente
Examina o cumprimento do guião orçamental
Faz, eventualmente, as suas observações à UCP.
Valida internamente o projecto do orçamento
Manda duplicá-lo
Devolve a UCP, o orçamento validado
internamente.
7 .Transmissão do PTOA/PTBA, adotado, ao
FIDA
Transmite o PTOA/PTBA ao FIDA, para
aprovação final.
PAA e Orçamentos
PAA e Orçamentos
POSER
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MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
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ELABORAÇÃO DO PTOA
63 63
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O RAF 8 . Registo do Orçamento Aprovado
Uma vez o orçamento aprovado,
Actualiza o « tableau de bord »
Estabelece o quadro previsional de desembolso
Duplica o orçamento aprovado e envia as diferentes
AE
Classifica o orçamento aprovado
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ELABORAÇÃO DO PTOA
64 64
5– Calendário Orçamental
O calendário seguinte, estabelecido de acordo com o calendário orçamental do Estado,
será respeitado para o Programa de Trabalho e Orçamentos Anuais (PTOA/PTBA).
1-Objectivo do procedimento
Definir o período em que se inicia a preparação do Orçamento
2-Aplicação do procedimento
O procedimento aplica-se na preparação do PAA e PTOA/PTBA
3. Gestão do procedimento
O calendário é gerido conforme o calendário da aprovação do orçamento geral do
Estado.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ELABORAÇÃO DO PTOA
65 65
4- Descrição dos procedimentos e Agenda
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
O Coordenador e
os Responsáveis de
serviço-UCP
Os Gestores
A UCP
O Comité de
Pilotagem
O Coordenador
1 a 31 de Maio
Formula uma nota de orientação, requerendo o
PTOA/PTBA
Convoca as reuniões de concertação e orientação
1 a 31 de Julho
Analisa a conformidade das actividades proposta e
Definem os plafonds do PTOA/PTBA ; e, se necessário,
Reenvia às CRP`s para prováveis correcções
1Agosto a 30 de Setembro
Preparam e enviam as propostas de PTOA/PTBA local
para a UCP, com as correcções e adaptações feitas a
partir das recomendações da UCP
1 a 30 de Outubro
Centraliza os PAA e efectua as arbitragens necessárias e
valida internamente o projecto do documento
1 a 15 de Novembro
Analisa e valida o PTOA/PTBA
15 a 30 de Novembro
Nota de orientação
PAA
PTOA/PTBA
PTOA/PTBA
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ELABORAÇÃO DO PTOA
66 66
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
Envia ao FIDA o projeto validado para efeitos de
aprovação
A figura 4 .Ilustra o circuito de elaboração e aprovação do PTOA/PTBA
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ELABORAÇÃO DO PTOA
67 67
N.O
Aprovação
Novembro
Novembro Aprovação
15)
Reunião de Orientação PAA
Orçamental Individual
Maio Junho
FIDA
UCP
Consolidação
Outubro
MF
Agencias de execução
CRP
Assembleia
Nacional
CNRP
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-3
MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTROLO ORÇAMENTAL
69
III- Controlo Orçamental
1-Objectivo do procedimento
Controlar os orçamentos antes de engajar uma despesa a fim de não exceder o limite
de crédito orçamental e tomar as medidas que se impõe em caso de esgotamento do
crédito de uma linha orçamental
2-Aplicação do procedimento
O procedimento ocorre, aquando de engajamento de uma despesa a partir de
manifestação de necessidades dos serviços
3-Regras de gestão
O engajamento de uma despesa inicia-se com um pedido de engajamento (P/E)
estabelecido pelo Responsável em aquisição. De seguida o documento é transmitido
ao RAF que verifica a cabimentação orçamental e apõe a sua assinatura, de seguida
remete à secretaria para transmitir ao Coordenador para autorização.
O logicial Tompro instalado para o POSER possibilita o controlo orçamental através
do modulo-Gestão orçamental, confrontando, em simultâneo, as realizações com as
previsões.
Em caso de ultrapassar uma linha orçamental, apenas o Coordenador, sob proposta do
RAF, tem a competência de autorizar a reafectação de uma linha orçamental para uma
outra.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-4
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SEGUIMENTO ORÇAMENTAL
70
IV- Seguimento Orçamental
1-Objectivo do procedimento
Editar os quadros sínteses trimestrais para o seguimento orçamental por componentes
subcomponente e actividades, por fonte de financiamento por categorias de despesas e por
recipientes de fundos
2-Aplicação do procedimento
O procedimento aplica-se na elaboração dos relatórios trimestrais.
3-Regras de gestão
O seguimento orçamental é realizado a nível de cada serviço. Todavia, cabe ao RAF, com o
apoio do logicial Tompro-modulo seguimento orçamental, fazer a análise necessária
confrontando a previsão com a realização. Isto pressupõe que a contabilidade deve esta
sempre actualizada e que todas as despesas sejam classificadas segundo os seguintes eixos:
Centro de actividades
Componentes subcomponentes
Categorias e subcategorias de despesas
Fonte de financiamento
Zonas beneficiaras dos fundos
4-Etapas das operações
1. Elaboração dos relatórios dos serviços
2. Edição dos tableaux de bord
3. Redação dos relatórios consolidados
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GENERALIDADES
71
5- Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
Cada Responsável
dos serviços
O Contabilista
Nacional
A RAF
1.Elaboração dos relatórios dos serviços
- Prepara um relatório do respectivo Serviço sobre a
execução do PTOA/PTBA
- Transmite de seguida o relatório ao RAF
2.Edição dos tableaux de bord
- Edita os “tableaux de bord” financeiro
- (Seguimento orçamental, Origem e aplicação de
fundos por categoria e componentes centro de
actividades
- Transmite esses documentos ao RAF
3. Redação dos relatórios consolidados
Consolida o relatório trimestral que compreende:
- Uma descrição resumida das actividade e dos
objectivos visados,
- Uma análise da situação financeira em relação aos
objectivos do PTOA/PTBA
- Uma análise detalhada da execução do orçamento
por cada centro de actividade, por componentes e
por zona de implementação do Programa
Relatórios de serviço
Situações Financeiras
Relatório Trimestral
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GENERALIDADES
72
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
- Uma análise por fonte de financiamento e por
categoria de despesas
- Uma análise de tesoureira
- Por zonas de operação
- Envia o relatório, assim consolidado, para o
Coordenador apreciar;
- Transmite., de seguida, ao Financiador e ao
Governo o relatório consolidado
Relatório Trimestral
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
73
CAPITULO QUARTO
AQUISIÇOES
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GENERALIDADES
74
PROCEDIMENTOS INDEX
CONCURSO PUBLICO
AQ - 1
LISTA RESTRITA AQ - 2
SHOPPING AQ - 3 AJUSTE DIRECTO AQ - 4
SERVIÇOS DE CONSULTORES AQ – 5
SEGUIMENTO DAS AQUISIÇOES E DOS
CONTRATOS
AQ – 6
RECEPÇÃO DAS ENCOMENDAS AQ – 7
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GENERALIDADES
75
A- Generalidades
Os procedimentos de aquisições exigem, por princípio de separação de competências, que um
serviço especializado o assegure a gestão, encarregando-se, entre outros, de desenvolver
contactos com os fornecedores com o objectivo de abastecer as necessidades dos serviços de
mercadorias adquiridos nas melhores condições de qualidade, preço prazo de entrega e
pagamento.
No quadro de POSER, esta função é assegurada pelo Responsável em Aquisições que trabalha
sob supervisão do Coordenador do Programa.
O RA deve:
- Conhecer as necessidades dos diferentes serviços
- Encontrar os fornecedores capazes de fornecer os bens necessários
- Efectuar as encomendas e seguir o processo de entrega.
I-Conceito de aquisição de bens e serviços
Define-se como aquisição de bens, serviços e contratos de obras, todas as compras de bens
(artigos tangíveis, corpóreos),de serviços (artigos intangíveis, incorpóreos) e contratos de
obras efectuadas pela UCP ou pelas Agências de Execução
II - Aplicação do procedimento
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GENERALIDADES
76
Os procedimentos de aquisição aplicam-se a todas as aquisições de bens, de obras e de
serviços de consultorias iniciados pela UCP. Contudo, independentemente dos procedimentos
de aquisição de bens e serviços próprios, as agências de execução devem, no âmbito do
POSER, respeitar os da UCP, sempre que organizam uma consulta.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GENERALIDADES
77
III - Gestão
Os procedimentos para a aquisição de bens, serviços e obras públicas pelo POSER são
aplicados conforme a Directiva de Aquisição do FIDA de Setembro de 2010 e
subsidiariamente a Lei 17/VII/2007, de 10 de Setembro, aprovado pelo Decreto-lei nº
1/2009, de 5 de Janeiro, que estabelece o regime jurídico das aquisições públicas.
IV-Agregação de Compras
A UCP deve agrupar todos os bens da mesma natureza e efectuar um único
concurso de aquisição;
Este procedimento designa-se por “compras agregadas”;
A agregação de compras visa a obtenção de economias de escala através da
concentração das aquisições, reduzindo os custos associados ao lançamento de
concursos, bem como a obtenção de preços unitários mais baixos;
Anualmente, a UCP deve inventariar todos os bens passíveis de agregação e
incluí-los num único processo de aquisições;
Havendo diferentes financiadores, deve-se estipular os lotes que cada
financiador irá pagar;
Caso existam procedimentos de diferentes financiadores envolvidos e os
mesmos não podem ser conciliados, então a UCP não deve agregar as compras.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
MODALIDADES DE ACQUISIÇÃO
78
B - Modalidades de Aquisição
I-Concurso Internacional (CI)
Os contratos são passados conforme aos procedimentos de concurso
Internacional-Ver Directiva
A opção pela agregação de compras pode se mostrar útil para essa modalidade.
Aquisição de motores de popa, aquisição de pequenas e médias embarcações
pode se enquadra nessa modalidade
II- Concurso Nacional
1) Obrigações
As principais obrigações para estes tipos de aquisições são as seguintes :
A inscrição do contrato, no plano de aquisições aprovado pelo FIDA ;
O cumprimento dos procedimentos por cada método de aquisição.
Pedido de não objecção do FIDA sobre o caderno de encargos em certos casos
(ver Directiva das Aquisições Setembro de 2010)
O arquivo completo dos documentos, se referindo a cada tipo de contrato com
vista a preparação das auditorias e das missões e de supervisões do FIDA
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-1
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCURSO PÚBLICO
79
2)-Modalidade de aquisição de acordo com o montante
Categorias de compra Montantes
(contos)
Modalidade de aquisição
Concurso
Público
Lista
restrita Ajuste Directo
Empreitada de obras públicas
Concessão de serviços públicos
Valor ≥ 10 000 Obrigatório Casos
excepcionais Proibido
Valor <10 000 ≥
2000 Aplicável Recomendado Proibido
Valor <2000 Aplicável Aplicável Recomendado
Bens e Serviços
Valor ≥ 5 000 Obrigatório Casos
excepcionais Proibido
5 000> Valor ≥ 1
000 Aplicável Obrigatório
Casos
excepcionais
Valor <1 000 Aplicável Aplicável Recomendado
da de obras pública
2.1 - Compras e/ou Obras submetidas a concurso Público
1. Objectivo
Dar a conhecer os procedimentos a observar, tanto a nível central como regional,
aquando da aquisição de bens e serviços ou obras de montantes conforme se indica
a seguir.
2. Aplicação
Aquisição de bens e serviços cujo montante seja superior ou igual a cinco mil contos
para bens e serviços ou igualou superior a dez mil contos tratando se de contratação de
obras
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-1
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCURSO PÚBLICO
80
3. Gestão
As compras e/ou obras submetidas a concurso publico são aplicados conforme a
Directiva de Aquisição do FIDA de Setembro de 2010 e subsidiariamente a Lei
17/VII/2007, de 10 de Setembro, aprovado pelo Decreto-lei nº 1/2009, de 5 de Janeiro,
que estabelece o regime jurídico das aquisições públicas
4. Etapas das Operações
1. Controle de oportunidade
2. Preparação do caderno de encargos
3. Autorização do concurso
4. Distribuição da correspondência
5. Publicação do concurso
6. Recepção das propostas
7. Abertura das propostas
8. Análise das propostas técnicas
9. Atribuição do contrato
10. Redacção do contrato
11. Registo do contrato
12. Notificação da ordem de serviço
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-1
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCURSO PÚBLICO
81
5. Descrição dos Procedimentos
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RA
RA
Serviço solicitador
1. Controle de oportunidade
- Recebe o pedido de realização de obras ou de
compra acompanhado de uma ficha explicativa
- Analisa a ficha recebida
- Verifica se os trabalhos ou bens fazem parte do
plano das aquisições ;
- Transmite as suas instruções para prepararem o
processo de aquisição através de concurso público
2. Preparação do caderno de encargos
Prepara um relatório de apresentação e anúncio do
concurso que deve ser conforme ao modelo
contido no dossiê tipo do concurso em uso na
UCP.
Prepara uma convocatória da comissão de
abertura de propostas que será assinada pelo C P;
Envia a convocatória, aos membros da comissão,
precisando as seguintes informações :
A data do lançamento do concurso
A data limite da entrega das propostas
A proposta de uma data para abertura dos
envelopes que deve , necessariamente
P/E
Cadernos de encargos
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-1
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCURSO PÚBLICO
82
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
A Secretaria
,ocorrer logo após a hora limite da entrega
das propostas
A cópia do anúncio de concurso ou das
cartas de consulta às várias empresas
Nota: Em caso de venda dos cadernos de encargos, o preço de venda
é calculado com base nos custos de elaboração do dossiê fornecido
pelo serviço;
3. Autorização do concurso
Verifica os vistos do Responsável Financeiro e
Responsável em Aquisições ;
Assina as notas de acompanhamento
4 . Distribuição da correspondência
Recebe os dossiês de consulta assinados pelo
Coordenador
Regista a correspondência no registo de
concursos ;
Apõe o carimbo do Coordenador sobre a
assinatura ;
Coloca num envelope os cadernos de encargos.
Em caso de venda de cadernos, estes serão
entregues, contra um recibo ;
Envia uma cópia das notas de acompanhamento
Propostas de concurso
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-1
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCURSO PÚBLICO
83
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RA
A Secretaria
aos Responsáveis implicados no dossiê.
5 .Publicação do concurso
Verifica que o concurso foi devidamente
autorizado pelo Coordenador do Projecto ;
Certifica que o caderno de encargos inclui todas
as disposições úteis ;
Publicita o concurso antes da data limite da
entrega das propostas ;
Indica no aviso :
O motivo de contrato
O local de levantamento ou consulta dos
cadernos de encargos
As informações e justificativos a fornecer para
ser autorizado a concorrer
O local, o dia e a hora limites da entrega das
propostas
6. Recepção das propostas
Recebe as propostas ;
Regista as propostas por ordem de chegada no
caderno de correspondência ou num registo
especial ;
Coloca a data e a hora de chegada no envelope e
Propostas Técnicas e
Financeiras
POSER
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AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
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CONCURSO PÚBLICO
84
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A Comissão de
abertura
A Comissão
Técnica
verifica que leva a inscrição; abrir apenas em
sessão de abertura ;
Envia as propostas ao Presidente da Comissão de
abertura de propostas
7 . Abertura das propostas
Elimina as propostas chegadas fora de prazo,
lendo as datas de chegada ;
Abre os envelopes em sessão pública, na qual os
representantes dos concorrentes podem participar;
Redige uma acta em dois exemplares (O
secretariado será assegurado pelo RA);
Envia o original à comissão técnica ;
Arquiva o segundo exemplar ;
Submete a acta ao C P para aprovação;
Envia o dossiê das propostas à Comissão Técnica
de Avaliação.
8 . Análise das propostas técnicas
- Analisa as propostas técnicas enviadas pela
Comissão de abertura, no prazo concedido à
comissão técnica ;
- Retém as propostas que respondam às
especificações técnicas previstas no caderno de
encargos ;
Proposta Técnica e
Financeira
Proposta Técnica
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-1
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCURSO PÚBLICO
85
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A Comissão de
atribuição
- Estabelece, segundo os critérios de conformidade
e de qualificação, uma classificação das propostas
técnicas ;
- Elabora uma acta das operações em três
exemplares ao qual é anexado a acta de abertura
das propostas e contendo as proposições de
atribuição da comissão. A atribuição é concedida
ao fornecedor tendo proposto a oferta mais baixa
entre as ofertas conforme, no essencial,
respeitando os critérios de qualificação;
- Arquiva um exemplar do relatório ;
- Envia as propostas e o original da acta ao C P que
se encarregará de convocar a comissão de
atribuição.
9 .Atribuição do contrato
Analisa as propostas retidas e a proposição de
atribuição;
Aprova a proposição da comissão;
Classifica as propostas ;
Prepara a acta, em dois exemplares, indicando o
concorrente escolhido,;
Submete a acta, a classificação e as propostas à
aprovação do C P.
Proposta Técnica
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-1
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCURSO PÚBLICO
86
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
A RA
10 .Redacção do contrato
Envia a acta da atribuição provisória ao
Financiador para não objecção ;
Redige o contrato conforme o modelo contido no
dossiê do concurso, definindo os compromissos
recíprocos das partes; Redige o projecto de
contrato em quatro originais ;
Envia à empresa para assinatura através do
Secretariado após aprovação.
Nota: Um contrato deve conter, no mínimo, os seguintes
elementos:
Objecto;
Prazos;
Vigência;
Montantes;
Obrigações das partes;
Possibilidades de rescisão;
Penalizações e multas em caso de
incumprimento, atrasos ou defeitos
11 : Registo do contrato
Após receber o contrato assinado pelo CP:
Regista o contrato aprovado ;
Contrato
Contrato
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-1
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONCURSO PÚBLICO
87
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
A secretária
Atribui um número ;
Após a recepção,
Envia dois exemplares do contrato ao Secretariado
para transmissão aos fornecedores;
Distribuí o contrato da seguinte forma :
exemplar 1 – RAF
exemplar 2 – Entidade Beneficiaria
exemplar 3 – Financiador (se necessário)
exemplar 4 – Secretariado
12 : Notificação da ordem de serviço
Manda preparar uma nota de serviço em
dois exemplares, precisando o prazo de
execução da obra ;
Assina a nota de serviço ;
Devolve a secretaria
o Envia à empresa adjudicatária o exemplar
original 1 e um exemplar do contrato ;
Arquiva o exemplar 2, da nota do serviço
Nota de serviço
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-2
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
LISTA RESTRITA
88
2.2– Aquisição competitiva através da lista restrita (3-10 concorrentes) 1.Objectivo
Definir os procedimentos a observar quando se pretende adquirir bens e serviços mediante
uma lista restrita de concorrentes.
2.Aplicação do procedimento
Aplica-se à aquisição de bens, serviços, ou obras quando, cumulativamente, se verifiquem as
seguintes condições:
Correspondam a bens, serviços ou obras padronizáveis;
Existam pelo menos três fornecedores com capacidade de resposta;
O valor estimado da aquisição seja inferior a 10 mil contos e igual ou superior a 2mil
contos, tratando-se de empreitadas de obras públicas, ou inferior a 5 000 contos e igual
ou superior a 1.000 contos, tratando-se de bens ou serviços.
3. Regra de Gestão
O procedimento por Aquisição Competitiva segue as regras, os procedimentos e as etapas do
Concurso Público, com as necessárias adaptações.
Em caso de não obtenção de pelo menos 3 propostas, deve-se optar por uma das três opções
mencionadas em baixo, tendo em conta a que se revelar mais conveniente à boa execução das
actividades:
Avançar com a adjudicação da proposta de menor preço avaliado, desde que não
ultrapasse o orçamento disponível;
Alargar o prazo do concurso, e informando tal decisão de prorrogação do prazo a
todos os fornecedores;
Anular o concurso, analisar os motivos da não obtenção de pelo menos 3 propostas,
verificar se é necessário rever as especificações técnicas ou outras condições do
concurso, lançar um novo concurso
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-3
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PEQUENAS COMPRAS-SHOPPING
89
2.3-Pequenas compras (Shopping)
1. Objectivo
Satisfazer as manifestações de necessidade dos responsáveis de serviços
2. Aplicação do Procedimento
O procedimento aplica-se sempre que um serviço do Programa manifesta uma
necessidade.
3. Regras de gestão
As manifestações de necessidades em cada Serviço do Programa são iniciadas pelo
respectivo Responsável.
As necessidades assim manifestadas devem ser satisfeitas no mais curto espaço de
tempo possível para evitar o normal funcionamento dos serviços
4. Etapas das Operações
1. Manifestação das necessidades
2. Estabelecimento do pedido de engajamento
3. Valorização do P/C
4. Acordo do RAF
5. Estabelecimento da N/E
6. Assinatura da NE
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-3
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PEQUENAS COMPRAS-SHOPPING
90
5- Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
Os Responsáveis
de cada Serviço
A R A
1.Manifestação das necessidades
- Preenche a ficha de manifestação das
necessidades em 2 exemplares, precisando:
- O nº do pedido
- O Serviço
- A data
- A descrição dos artigos solicitados
- As quantidades
- Assina a ficha e envia ao RA
2.Estabelecimento do PC
- Estabelece um pedido de engajamento,
Assegura que a despesa se encontra orçamentada e
consta do plano de aquisição e transmite ao RAF
- Visa a ficha e informa se o artigo em questão está
disponível em stock do economato ou é preciso
adquirir
Disponível no stock
- Pede que o responsável solicitador assine a ficha
- Preenche a nota de entrega interna,
Ficha de manifestação das
Necessidades
Pedido de compra
NG interna
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-3
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PEQUENAS COMPRAS-SHOPPING
91
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RA
O RA
A RAF
A RA
- Entrega os artigos ao responsável solicitador
contra assinatura da nota de entrega
Artigos a adquirir
- Valorização do PC
Duas opções se apresentam
- Consulta a sua base de dados com o objectivo de
identificar os fornecedores capazes de responder
às especificações solicitadas, verifica os preços
praticados pelos mesmos artigos nos pedidos
anteriores. Ou
- Consulta o mercado com vista a obtenção das
facturas proformas
- Orçamenta o PC
- Visa o PC
- Envias ao Contabilista para imputação
contabilística
- Faz a imputação orçamental
- Envia ao RAF
- Visa,
Pedido de Compra
Pedido de Compra
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-3
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PEQUENAS COMPRAS-SHOPPING
92
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RAF
A RA
A RAF
O C P
A RA
- Assina.
- Devolve ao RA
3.Estabelecimento da NE
- Prepara a nota de encomenda
- Transmite a nota ao RAF
-
- Assegura – se do respeito dos procedimentos,
- Assina
- Envia para o Coordenador
- Aprova-a encomenda
- Assina o pedido de compra e a nota de encomenda
- Devolve ao RA
6.Distribuição dos documentos
- Manda entregar o Original NE e duplicado para o
fornecedor
- Arquiva a cópia.
Nota de encomenda
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-4
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
AJUSTE DIRECTO
93
3.3 – Ajuste directo
1. Objectivo
Descrever as situações em que ocorrem a aquisição de bens e serviços por ajuste
directo
2. Aplicação
O Ajuste directo aplica se segundo as directivas do FIDA ,nas condições excepcionais
seguintes:
o Um contrato de fornecimento de bens ou obras em curso , realizado em
conformidade com os procedimentos aceitáveis para FIDA , pode ser estendido
ao fornecimento ou trabalho adicional da mesma natureza para um montante
não superior a 25 % do valor do primeiro contrato , com a aprovação prévia do
FIDA , desde que a licitação não permite a obtenção de benefícios adicionais e
o preço pedido para a extensão do contrato é razoável. A possibilidade de tal
prorrogação, se for considerado provável, deve ser indicado no contrato inicial.
o A necessidade de padronizar os veículos, equipamentos ou peças
sobressalentes para garantir a compatibilidade com os veículos já adquiridos,
equipamentos ou máquinas podem justificar que se peça o fornecedor original
para fornecer tais necessidades adicionais . Para que essas compras sejam
justificadas , é necessário que os veículos , equipamentos ou máquinas já
comprados sejam adaptados as necessidades para, que número de novos itens
sejam inferiores ao número de itens já adquiridos , o preço seja razoável , e
que estudos demonstram os benefícios que podem resultar do uso do método e
que outra marca ou o recurso a outro fornecedor não constituem uma vantagem
para o Programa .
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-6
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
AJUSTE DIRECTO
94
Um fornecedor exclusivo do equipamento necessário
O Empresário responsável pela concepção de um produto requer a compra de
matérias primas essencial para um determinado fornecedor para garantia de uma
garantia de boa execução.
Em circunstâncias excepcionais e em situações de emergência , tais como desastres
naturais , em uma situação de conflito ou pós-conflito , ou em países onde o mercado
livre e as empresas estão sujeitas a restrições , as compras ao fornecedor inicial pode
também ser justificada.
Contudo dado as características do Pais ligadas a sua insularidade e pequenez do
mercado com repercussão limitativa sobre as ofertas de bens e serviços;
O ajuste directo aplica-se à aquisição de serviços ou obras em que:
O valor estimado da aquisição seja inferior a 2.000.000$00 (dois milhões
de escudos), tratando-se de obras;
O valor estimado da aquisição seja inferior a 1.000.000$00 (um milhão de
escudos), tratando-se de bens e serviços;
3. Gestão
Este método é excepcional e recorre a um plafond mínimo. Os contratos a passar por Ajuste
directo são todos submetidos a uma revisão prévia do FIDA.
Por definição, são acordados com o fornecedor/Empresário único sem recurso a concorrência.
Neste procedimento, o C P comunicará ao FIDA para revisão prévia:
As especificações técnicas dos fornecedores/trabalhos
O projecto do contrato e
Um exemplar do contrato assinado depois da obtenção de não objecção e conclusão do
contrato.
POSER
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AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
AJUSTE DIRECTO
95
As condições de utilização deste método são descritas na directiva das aquisições do FIDA
publicado em Setembro de 2010
Contudo, para assegurar a transparência, recomenda-se a recorrer, sempre, a uma consulta
restrita mesmo que o valor é inferior a ECV 2000 000,trantando se obras ou de ECV
1.000.000, tratando se bens e serviços.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-6
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REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
96
7 – Serviços de Consultores
1- Objectivo
Descrever os procedimentos a observar na contratação dos consultores do POSER
2-Aplicação
O procedimento aplica-se na contratação de todos os consultores do POSER conforme for as
modalidades previstas na tabela das modalidades de aquisição
3-Gestão
Os serviços dos consultores são obtidos conformes as normas internacionais reconhecidas:
Todavia, com as devidas adaptações, caso a caso os procedimentos de selecção
compreendem as etapas seguintes :
4 -Etapas das operações
1.Elaboração dos Termos de referências
2.Estimativa do orçamento ;
3.Publicidade ;
4.Estabelecimento da lista restrita dos consultores, quando não se tratar de selecção
consultor individual
5.Preparação e emissão do pedido das propostas (PP) que devem incluir : a carta de
convite, as instruções aos consultores (IC), os termos de referência e o projecto do
concurso proposto;
6.Recepção das propostas ;
7.Avaliação das propostas técnicas: tendo em conta a qualidade;
8.Abertura pública das propostas financeiras
9.Avaliação das propostas financeiras;
10. Avaliação final consolidado da qualidade e do custo e
11. Negociação e atribuição do contrato ao consultor retido.
POSER
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REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
97
5 - Descrição dos procedimentos
INTERVENIEN
TES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O C P
A RAF
FIDA
O C P
1- Elaboração dos Termos de referências
Verifica a pertinência e necessidade do
serviço solicitado,
Transmitir ao RAF para o enquadramento no
PTOA
Visa o TDR,
Confirma o cumprimento dos TDR
Remete au CP para solicitar o aviso de não
objecção, se necessário,
Dá não objecção (NO)
Devolve a UCP
- Envia ao RA para lançar o concurso
TDR
Aviso de N O
POSER
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REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
98
Comentários
Em caso de complexidade, os TDR podem ser elaborados pelos consultores
especializados a condição que sejam antes autorizados pelo FIDA;
A dimensão dos serviços previstos nos termos de referência deve ser compatível
com o orçamento disponível ;
Os Termos de Referência definem claramente os objectivos e o âmbito da
missão, e eles fornecem as informações de ordem geral (incluindo uma lista dos
estudos pertinentes e dos dados de base existentes) a fim de facilitar aos
consultores a preparação das suas propostas. Se a transferência do conhecimento
ou a formação são objectivos da missão, será conveniente que isto seja indicado
com precisão e detalhe os efectivos a formar, para permitir ao consultor estimar
os meios a implementar ;
Os Termos de Referência enumeram os serviços e inquéritos necessários ao
cumprimento da missão e do resultado esperado (por exemplo, relatórios, dados,
mapas, levantamentos etc.) ;
Os Termos de Referência não devem ser muito detalhados nem rígidos, de
maneira que os consultores em concorrência estejam em condições de propor a
metodologia e o pessoal da sua escolha. Os consultores devem ser encorajados a
emitir as observações sobre os Termos de Referências nas suas propostas. As
responsabilidades respectivas do mutuário e dos consultores devem ser
claramente definidas nos Termos de Referência;
É exigido ainda aos beneficiários de definir nos TDR a qualificação dos recursos
humanos a recrutar em termos, por exemplo, de homem /dia e os meios
necessários para conduzir a bem, a missão.
POSER
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REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
99
a) Tendo essas informações, elabora-se uma estimativa de custo;
2 - Estimava dos custos e estabelecimento do orçamento;
● É indispensável estimar os custos de maneira minuciosa para poder estabelecer
as dotações orçamentários realistas. Essa estimativa será baseada na avaliação pelo
mutuário, dos recursos necessários para cumprir a missão : tempo dedicado por
pessoal, apoio logístico e meios materiais (veículos, por exemplo). Os custos
devem, primeiramente, ser repartidos em duas grandes categorias: a) honorários ou
remuneração (conforme o tipo do contrato), e b) despesas reembolsáveis; devem
de seguida ser repartidos entre custo em divisas e custo em moeda nacional. A
Remuneração do pessoal deve ser estimada de forma realista, tanto para o pessoal
nacional como estrangeiro.
3 - Publicidade/ Manifestação de Interesse;
Para obter a « manifestação de interesse », o mutuário inserirá a lista das missões de
consultores previstos no aviso geral de aquisições, e publicará um pedido de
manifestação de interesse por cada contrato à intenção dos gabinetes de consultores,
no Jornal oficial ou em um Jornal de difusão nacional ou num portal electrónico onde
o acesso é livre... A informação solicitada nos anúncios deve ser limitada ao mínimo
necessário para julgar das qualificações dos consultores para a missão em causa e não
deve, pela sua complexidade, dissuadir os consultores de manifestar seus interesses.
O anúncio deve comportar as seguintes informações :
a) A natureza e o objecto do concurso
b) Fonte de financiamento;
c) Concurso endereçado aos gabinetes de consultores,
POSER
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REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
100
d) Condições necessárias para se apresentar ao concurso (experiência no domínio de
intervenção, etc.);
e) Local e data limite de submissão.
INTERVENIEN
TES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O RA
O Coordenador
5- Preparação dos Pedidos de Proposta (PPP)
Prepara o pedido de licitação, utilizando o modelo
em uso na UCP, que deve incluir:
Uma carta de convite;
Instruções aos consultores (IC);
Os termos de referências;
O concurso em vista.
Transmite a nota de convocação aos membros da
comissão precisando as informações seguintes:
O serviço a prestar,
As fontes de financiamento,
Os detalhes sobre o projecto;
A data do lançamento do concurso;
A data limite, a hora e o local de entrega
das propostas
Envia ao Financiador para o aviso de N O.
Recebe o aviso de não objecção do financiador,
Transmite à secretaria para divulgar aos
interessados
Lista Restrita
Documento de Proposta
POSER
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REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
101
INTERVENIEN
TES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A Secretaria
Divulga os dossiês de pré – qualificação aos
candidatos interessados para apresentar as suas
propostas (que deve durar entre quatro a seis
semanas)
As propostas técnicas e financeiras devem ser
apresentadas :
Em três ou quatro exemplares entre as
quais o original que deve ser devidamente
assinada
Pelo responsável do gabinete;
Em simultâneo;
Nos envelopes fechados e separados.
Documentos de proposta
Nota: Na secção “ Informações aos consultores” (IAC) o RA
Coloca as informações completas que permitem a elaboração da proposta tais quais os
critérios da ponderação. As notas técnicas mínimas requeridas para se qualificarem As IAC
POSER
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SERVIÇO DE CONSULTORES
102
não devem indicar o orçamento (este é um critério de selecção) mas devem indicar os custos
estimados de serviços a prestar para os consultores chaves.
AS IAC fixam os prazos de validades das propostas (normalmente de 60-90 dias)
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
Secretaria
RA
Comissão técnica
6- Recepção das Propostas
Recebe as propostas ;
Regista as propostas por ordem de chegada no
caderno de correspondência ou num registo
especial elaborado para esse efeito;
Coloca a data e a hora de chegada no envelope e
verifica nesse envelope a inscrição: abrir apenas
na sessão de avaliação » ;
Envia as propostas ao Presidente da Comissão de
Avaliação
7- Análise das propostas técnicas
Analisam as propostas técnicas enviadas pela
Comissão de abertura no prazo concedido à
comissão técnica ;
Retêm as propostas que respondam às
especificações técnicas previstas no caderno de
Documentos de Proposta
Proposta Técnica
POSER
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AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
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SERVIÇO DE CONSULTORES
103
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RA
Comissão de
Avaliação
encargos ;
Verifica que a avaliação foi feita
individualmente e por rubrica;
Estabelece um relatório de avaliação conforme o
modelo acordado com o Financiador.
Remete ao RA.
Visa – o
Submete ao C P para pedir ANO ,se assim
exigir o acordo de crédito
Nota: As propostas financeiras devem continuar
fechadas até a sessão de abertura dos envelopes
8-Abertura e Avaliação da Proposta
Financeira
Elimina as propostas que chegaram fora de
prazo, lendo as datas de chegada e as propostas
que não estão conforme os cadernos de
encargos;
Abre os envelopes ;
Convida o RA ou um dos membros da comissão
para efectuar a leitura (em voz alta) e convida os
Proposta Financeira
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-6
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
104
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
CP
RA
Secretaria
Concorrente
retido
presentes que confirmem os montantes, assim,
declarados ;
Redige uma acta.
Nota: A abertura das propostas financeiras faz-se
quando o projecto tenha recebido ANO da proposta
técnica (quando solicitado).
9- Negociação do contrato
As negociações compreendem discussões a
respeito dos TOR, metodologia, pessoal, etc.
Essas discussões não poderão resultar em
alterações substanciais dos TDR originais ou
dos termos do contrato, de forma que a
qualidade do produto final, o preço bem
como a relevância da avaliação inicial não
sejam afectados.
Não deve ser permitida a substituição do
pessoal chave pela firma
seleccionada, salvo acordo mútuo no sentido
de que atrasos indevidos no
processo de selecção tornam tal substituição
inevitável, ou que tais mudanças
são essenciais para o bom desempenho do
serviço
Proposta de contrato
POSER
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AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
105
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O C P e o
Concorrente
O C P
A RA
A Secretaria
10-Assinatura do Contrato
Após aprovação do documento,
- Assinam o contrato.
- Envia ao RA que, após a recepção do
contrato assinado pelo CP
Regista e classifica, o contrato aprovado ;
Atribui um número ;
Envia dois exemplares do contrato à
Secretaria para transmissão aos
concorrentes;
Distribuí o contrato da seguinte forma :
- Exemplar 1 – RAF
- Exemplar 2 – Financiador
- Exemplar 3 - RA
- Exemplar 4 – Secretariado
Contrato
POSER
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REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
106
7.1- Outros métodos de selecção dos consultores
1. Selecção ao menor custo (SMC)
2. Selecção baseada nas qualificações dos consultores (SQC)
3. Selecção baseado na qualidade (SFQ).
4. Selecção por ajuste directo (SAD
5. Selecção no Quadro de um Orçamento Determinado (SQOD
6. Selecção dos consultores individuais
1. Selecção ao menor custo (SMC)
Este método aplica se à selecção de consultores para as missões standards ou correntes para as
quais existem praticas ou normas bem estabelecidas.
As etapas:
Elaboração dos termos de referência (TDR)
Avaliação do Orçamento
Publicidade
Escolha de uma lista restrita
Elaboração/Envio pedido de Proposta
Recepção das propostas
Avaliação Técnica
Abertura pública das propostas financeiras qualificadas tecnicamente
Propostas financeiras mais baixas
Negociação
Assinatura do contrato
A diferença com a SFQC : Avaliação técnica – somente instrumento de qualificação, e nota
financeira único critério de selecção
POSER
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REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
107
4. Selecção baseada nas qualificações dos consultores (QC)
Este método pode ser utilizado para contratos de montante baixos para os quais não se
justificam o estabelecimento e avaliação das propostas dos concorrentes
As etapas:
Elaboração dos Termos de Referência (TDR)
Avaliação do Orçamento
Publicidade
Pedido de informação sobre experiência e competência
Estabelecimento de uma lista restrita
Avaliação baseado na qualificação do consultor
Convite ao consultor retido à apresentar uma proposta técnica e financeira
Negociação
Assinatura do contrato
A diferença com a SFQC: Consultor retido baseia -se, unicamente, na qualificação, e apenas
o consultor retido deve ser convidado a entregar uma proposta técnica e financeira.
POSER
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SERVIÇO DE CONSULTORES
108
5. Selecção baseado na qualidade (SFQ)
O método SFQ é apropriado para: missões complexas ou especializados e de difícil definição
dos TDR, missões que tem um impacto marcante à montante e para os quais o objectivo é de
obter os serviços de melhores peritos, e quando a missão pode ser realizada de maneira
sensivelmente diferente e para os quais as propostas são dificilmente comparáveis.
Etapas :
Elaboração dos termos de referência (TDR)
Avaliação do Orçamento
Publicidade
Escolha de uma lista restrita
Elaboração/Envio pedido de Proposta (Proposta financeira facultativo)
Recepção das propostas
Avaliação Técnica
Abertura da proposta financeira para o consultor retido
Negociação
A diferença com a SFQC : Oferta financeira não obrigatório, apenas é exigida avaliação
técnica, e apenas a proposta financeira do consultor retido é aberta (ou solicitada).
POSER
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REVISTO
SERVIÇO DE CONSULTORES
109
4. Selecção por ajuste directo (SAD)
Este método é, excepcionalmente ,utilizado, se apresenta claramente uma vantagem em
relação ao método concorrencial. É utilizado no caso : de uma prorrogação natural de uma
missão, de uma situação de urgência (catástrofe natural), de um montante baixo a contratar e
no caso de apenas um consultor possuir as qualificações requeridas para a tarefa .
POSER
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SERVIÇO DE CONSULTORES
110
5. Selecção no Quadro de um Orçamento Determinado (SQOD)
Este método é apropriado para missão simples, que pode ser definida de maneira
precisa, e onde o orçamento é pré determinado.
As etapas :
Elaboração dos termos de referência (TDR)
Avaliação do Orçamento com rigor
Publicidade
Escolha de uma lista restrita
Elaboração/Envio pedido de Proposta (orçamento preciso)
Recepção das propostas
Avaliação técnica
Abertura pública das proposta financeiras
Rejeição das proposta financeiras ultrapassando o orçamento
Proposta retida, melhor classificada tecnicamente
Negociação
Assinatura do contrato
A diferença com a SFQC : o orçamento é pré-definido e anunciado, ofertas ultrapassando o
orçamento são rejeitadas ;oferta com melhor nota técnica respeitando o orçamento, é retida .
POSER
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SERVIÇO DE CONSULTORES
111
6. Selecção dos consultores individuais
Este método é utilizado quando o trabalho em equipa não é necessário, nenhum apoio
técnico é exigido do exterior ( sede), e apenas e as qualificações do especialista constituem
critério de escolha principal.
Etapas
Elaboração dos termos de referência (TDR)
Avaliação do Orçamento
Publicidade Publicidade/Escolha de uma lista restrita
Avaliação na base dos CV´s
Negociação
Assinatura do contrato
O método utilizado é o método da selecção do consultor individual para qual a publicidade
não é obrigatória. A selecção será feita pela comissão de avaliação tendo por base a
comparação dos CV O Consultor melhor qualificado será entregue os termos de referência da
missão.
A diferença com o SFQC : selecção baseia unicamente sobre a qualificação do consultor, e
os consultores não são obrigados a submeter as propostas (comparação de Cv´s).
POSER
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REVISTO
SEGUIMENTO DAS ACQUISIÇOES E DOS CONTRATOS
112
G - SEGUIMENTO DAS ACQUISIÇOES E DOS CONTRATOS
1. Objectivo do procedimento
Seguir os contratos e as aquisições estabelecidos com os terceiros
2. Aplicação do procedimento
O procedimento aplica-se a todas aquisições e contratos estabelecidos pelo Programa
3. Regras de gestão
O seguimento das adquisições e contratos é assegurado pelo RA, com ajuda do logicial
Tom2pro- Modulo Aquisição & Contratos.
Todos os contratos são numerados e codificados e introduzidos no sistema informático, pelo
RA.
Para seguir os contratos, através de logicial Tompro, o contabilista ao dar entrada de uma
factura no sistema informático imputa-a no módulo” imputação faturas” precisando
igualmente o nº do contrato. Isto, no momento de efectuar um engajamento.
Ao efectuar o pagamento da respectiva factura deve proceder do mesmo modo, ou seja
chamando sempre o contrato cuja factura se pagou.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-7
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REVISTO
RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
113
H – RECEPÇAO DE ENCOMENDAS
1. Objectivo do procedimento
Recepção de material e serviços adquiridos no âmbito do POSER
2. Aplicação do procedimento
O procedimento aplica-se a todas entregas apos solicitação, a um fornecedor, de uma
encomenda
3. Regras de gestão
As entregas se farão na base de nota de entregas (NE) preparadas pelo fornecedor.
As entregas são recebidas pelo RA que assina a NE, na presença do Contabilista e
eventualmente do beneficiário dos artigos mercadorias e bens.
Em caso de entregas específicas derivados de fornecimentos específicos como por
exemplo computadores, obras, viaturas, constitui-se uma comissão especializada,
interna ou externa, para recepcionar tais mercadorias.
Em tais circunstâncias, vai ser preciso elaborar uma acta de recepção.
4. Etapas das operações
a. Recepção de encomendas
b. Controlo de entrega
c. Entrega ao Beneficiário
d. Armazenamento
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-7
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REVISTO
RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
114
5-Descriçao dos procedimentos
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O RA ou a
Comissão
A RA
1. Recepção de encomendas
Entrega Conforme
Assina a NE ;
Envia um exemplar assinado ao
fornecedor ;
Passa à operação 2 (registo da entrega em
caso de armazenamento
Entrega não conforme
Substituição na quantidade equivalente desde
que o artigo tenha o mesmo preço
2- Controlo e aprovação da recepção
Após recepção do documento: factura, resumo de
situação das obras ou nota de honorários:
Faz a distinção entre o original e os duplicados do
documento através de um carimbo;
Regista o documento, no registo aberto para o
efeito com um número de ordem cronológica,
nome do fornecedor, número da factura, montante
etc.; e verifica que:
Os artigos entregues são os mencionados na nota
NG do fornecedor
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-7
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
115
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RA
A RA
de entrega do fornecedor,
Efectua um controlo físico das mercadorias
entregues contando as quantidades entregues e
efectua a conciliação com os artigos constantes
sobre a nota de entrega
Verifica que os artigos entregues são aqueles que
foram encomendados em termos de quantidade e
qualidade e os artigos mencionados sobre a nota
de encomenda
Assina à nota de entrega do fornecedor.
Estabelece a nota de recepção em dois
exemplares
Um exemplar para o fornecedor
Um exemplar se anexa à factura
Um exemplar para o seu arquivo Actualiza o
registo das encomendas, registando a entrega,
inscrevendo a data de entrega e nº da NE
2. Entrega ao Beneficiário
Prepara una NE interna e a assina, entrega os
artigos ao beneficiário contra a assinatura do
recepcionista
Transmite ao RAF a nota de a NE a NG do
fornecedor e a NG interna para dar
Nota de recepção
NG interna
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-7
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
116
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RA
O Contabilista
seguimento junto da contabilidade.
3. Armazenagem
- Transfere para o armazém do economato os
artigos assim destinados
- Actualiza as fichas de estoque
4. Classificação dos documentos
- Arquiva a NG do fornecedor e NG interno, NE,
acta de recepção na pasta “factura a receber”
Ficha de estoques
Nota de entrega
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-7
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
117
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
118
CAPITULO QUINTO
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
INDEX
119
FUNÇÕES INDEX
GESTÃO DO PESSOAL
AMD-1
GESTAO DE COMBUSTÍVEL AMD-2
ORGANIZAÇAO DO CIRCUITO DE
CORRESPONDENCIA
AMD-3
GESTÃO DE STOCK DE MATERIAS AMD-4
GESTÃO DOS IMOBILIZADOS AMD-5
VEICULOS E OUTROS EQUIPAMENTOS
MOTORIZADOS
AMD-6
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GESTÃO DO PESSOAL
120
GESTÃO DO PESSOAL
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GESTÃO DO PESSOAL-INDEX
121
PROCEDIMENTOS INDEX
RECRUTAMENTO
ADM-11
SALARIOS ADM-12
FALTAS ADM-13
FERIAS ADM-14
AVALIAÇÃO ADM-15
MISSAO ADM-16
RUPTURA DE CONTRATO DE TRABALHO ADM-17
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-11
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RECRUTAMENTO
122
A-GESTÃO DO PESSOAL
1 Objectivo do procedimento
Gerir os recursos humanos do POSER
2 Aplicação
O procedimento aplica se a todo colaborador do POSER
3 Regra de Gestão
Os colaboradores do POSER se regem pelo Código de Trabalho.
I. Recrutamento
1. Objectivo do procedimento: suprir as necessidades do POSER, em termos de recursos
humanos
2. Tipo de Contrato – prestação de serviços;
3. Tipo de remuneração – honorários/ordenados
4. Regra de Gestão. O recrutamento será feito segundo as convenções de financiamento,
nomeadamente o Acordo de Crédito , o Despacho 50/2000 do Ministro das Finanças e o
Código de Trabalho.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-11
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RECRUTAMENTO
123
Por cada recrutamento efectuado, o FIDA deve ser consultado para efeito de non
objecção.
Os colaboradores, tanto os dos serviços centrais como os dos serviços regionais têm
um estatuto de Contratado.
A RAF tem, a responsabilidade da gestão dos ficheiros dos colaboradores do
Programa.
Cada Colaborador tem um ficheiro onde deve constar, entre outros:
Contrato celebrado entre as partes;
1. Certificado de habilitações literárias;
2. Curriculum vitae;
3. Férias auferidas;
4. Licenças e dispensas; etc.
5. Avaliações anuais etc.
5. Etapas das operações
1. Abertura de um processo de recrutamento
a. Preparação do recrutamento
b. Publicação do concurso
c. Processo de selecção
d. Efectivação do Recrutamento
2. Controle do processo
3. Aprovação do processo
4. Actualização
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-7
AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
124
6. Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
1-Abertura de um processo de
recrutamento
a) Preparação do recrutamento
Depois de tomada a decisão do contrato
com base no plano efectivo e na gestão dos
recursos humanos definida no documento
do POSER e no projecto anual de execução
técnica e financeira do Programa:
procede à descrição ou actualização
do posto de trabalho que inclui os
seguintes elementos:
- título
- posição no organigrama
- responsabilidade
- tarefa
- planeamento da actividade e
missão
- tabela salarial e outros
elementos de remuneração.
- Transmite o processo ao RA
Processo recrutamento
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AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
125
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A R A
&
A RAF
A R A
para dar continuidade
definem o perfil do candidato, que
inclui os seguintes elementos:
o formação académica
o qualificações especiais
o experiência na área de
actividade do POSER
o aptidão especial
o idade
o estado civil
elabora os testes de selecção,
incluindo:
- composição do comité de
selecção de que o quadro do
POSER é membro
- critérios de avaliação e sistema
de anotação e ponderação
- eventualmente testes práticos de
competência
- organização da avaliação dos
candidatos
Envia ao C P para homologação
e submissão ao Financiador
Processo recrutamento
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RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
126
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O C P
O C P
O Comité de selecção
submete o projecto de contrato
estabelecido com os TDR para
parecer do Financiador;
procede ao aviso de concurso em
caso de não objecção do
Financiador.
b) Publicação do aviso de recrutamento
Após a autorização do contrato e parecer
favorável nos TDR:
procede ao anúncio do concurso em
caso de não objecção do
Financiador;
procede à publicação da oferta de
emprego num ou vários jornais de
grande difusão ;
.
c) Processo de selecção
Depois de receber as candidaturas:
adopta, previamente, os critérios e o
sistema de avaliação;
procede à avaliação dos candidatos e
propõe uma classificação provisória
Projecto contrato
Anuncio concurso
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RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
127
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O coordenador
O coordenador
dos candidatos segundo o mérito,
estabelecendo um PV e um relatório
de motivação;
reúne em sessão plenária para
aprovar a escolha da classificação e
recomenda uma reavaliação dos
processos.
propõe ao Financiador, para aprovar,
o relatório de abertura e a
adjudicação provisória –
em caso de parecer favorável do
Financiador,
executa o contrato.
d)Efectivação de Recrutamento
convoca o candidato;
inicia as negociações com ele sobre
o projecto de contrato
aprova o regulamento interno e
assina o contrato;
ordena a sua execução oficial;
envia ao RAF responsável pelo
ficheiro do pessoal uma cópia do
processo do candidato.
Contrato
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RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
128
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A Secretária
A R A
emite um certificado do qual se
envia uma cópia ao RAF para
constar no ficheiro do pessoal.
Recebe o contrato assinado, do
colaborador:
Atribui um número de inscrição
interna;
Instrui uma ficha de identificação;
Abre um processo individual para a
pessoa recrutada;
Envia o processo ao RA para
verificação
2-Controle do processo
Recebe o processo da secretaria:
Verifica se a ficha de informações
contém todos os dados necessários.
Visa a ficha de informações;
Envia ao C P para aprovação
Contrato
POSER
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RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
129
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
A RA
3-Aprovação do processo
Certifica o visto do RA;
Assina a ficha de informação;
Devolve ao RA para actualização do
ficheiro.
4-Actualização do Ficheiro
Recebe o dossiê aprovado:
Actualiza a lista do pessoal;
Classifica o processo do colaborador
Ficha do Pessoal
Ficha do Pessoal
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RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
130
POSER
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SALARIOS
131
II) – Salários
1.Objectivo do procedimento:
Pagar o salario ao Colaborador do Programa
2.Aplicação do procedimento:
O procedimento aplica-se, mensalmente, para todos os colaboradores do POSER
3.Regras de gestão
O salario ou a retribuição é toda remuneração de base e todas as prestações
regulares, periódicas feitas, directamente ou indirectamente, em dinheiro ou em
espécie, ao trabalhador como contrapartida do seu trabalho
O salario, a retribuir, deve estar em conformidade com o Despacho 50/2000 do
Ministério das Finanças e o Documento de Conceção do POSER
Os pagamentos são efectuados até ao fim de cada mês.
A folha de salario deve ser elaborada, de modo a constar todos os elementos de
remuneração, os descontos, a categoria profissional a natureza exacta do posto que
ocupa.
4. Etapas das operações
1. Preparação do pagamento dos salários
2. Controle da preparação
3. Processo de verificação de salários
4. Finalização do processo de pagamento
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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SALARIOS
132
5-Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Contabilista
A RAF
O C P
O Contabilista
1. Preparação do pagamento dos salários
Inicia o processo de preparação dos salários bem
antes do fim de cada mês para que os salários
possam ser pagos, o mais tardar, até o dia 30 de
cada mês;
Transmite o dossiê ao RAF para controlo e visar
2. Controle da preparação
- Recebe o dossiê do pagamento dos colaboradores:
- Controla os mapas de pagamento;
- Prepara e assina o pedido de pagamento para a sua
efectivação;
- Envia ao C P.
3. Processo de verificação de salários
Confirma se o montante de ordens de depósito foi
calculado correctamente. Assina a folha de
pagamento.
Devolve ao RAF que envia ao contabilista para
efectuar a cabimentação no SIGOF
.Verifica que todas as folhas estão devidamente
assinadas;
Folha de Salários
Folha de salários
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RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS
133
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RAF
O Contabilista
Cabimenta o salário por financiador, conforme o
acordo de crédito e documento de concepção do
programa;
4. Autorização pagamento
- Consulta o sistema SIGOF para verificar que
todos os colaboradores estão incluídos na folha de
salario;
- Verifica a anexação da folha do salario no sistema
e
- Autoriza o pagamento.
- Classifica uma cópia dos mapas mensais de
pagamento no diário de operações diversas
- Envia a cópia de ordem de pagamento aos
organismos sociais e fiscais;
- Classifica o dossiê de pagamento do mês.
- Organiza as ordens de pagamentos e arquiva-as
nos respectivos diários de bancos.
SIGOF
Mapa dos descontos socias
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PROCEDIEMNTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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FALTAS
134
III) Faltas
1. Objectivo do procedimento
Regulamentar as ausências do posto de serviço
2. Aplicação do procedimento
O procedimento aplica se a um colaborador que pretende se ausentar do serviço.
3. Regra de gestão:
A falta é definida como sendo a ausência do trabalhador durante o período de trabalho
a que está obrigado (art.º 185 do capitulo IV do código de trabalho)
As faltas podem ser:
1. Justificadas, ou
2. Injustificadas
1. Faltas justificadas
As faltas dadas que são consideradas justificadas pela Coordenador do POSER são aquelas
motivadas por:
Casamento do colaborador, até cinco5 dias desde que seja informado à coordenação da
entidade empregadora, com uma antecedência de oito dias
Falecimento do cônjuge, convivente, de parente afim de primeiro grau da linha recta.
até cinco dias;
Falecimento de parente ou afim de qualquer outro grau da linha recta ate ao segundo
grau da linha colateral, ate dois dias;
Doença comprovada por declaração médica, três dias:
Doença comprovada por atestado médico, de cinco a trinta dias;
Nascimento de um filho, dois dias consecutivos
Casamento de um filho de um irmão, de uma irmã, até 5 dias
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FALTAS
135
Por prestação de cada prova ou exame nos estabelecimentos de ensino, ate um dia
Prestação de assistência inadiável a membro familiar, até 5 dias.
As autorizações são concedidas sem que haja retenção sobre salários ou descontos nas férias
Fora os casos pré-citados, as autorizações podem ser são acordadas por conveniência pessoal
e deduzidos das férias anuais do colaborador.
Para informações mais detalhada, a RAF deve consultar o art.º 185 do capítulo IV do Código
Laboral
2. Faltas injustificadas
São consideradas faltas injustificadas, todas as situações não prevista no nº 2 do art.º 186 do
Código Laboral
Toda falta não autorizada e não justificada dá lugar a sanções previstas no referido Código.
Todo colaborador que pretenda faltar ao trabalho deve preencher uma ficha que será
arquivada no seu processo individual.
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PROCEDIEMNTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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FERIAS
136
IV. Férias
1. Objectivo do procedimento:
Regulamentar as férias dos colaboradores do POSER
2. Aplicação do Procedimento:
O procedimento aplica s a todo colaborador de partida para as ferias
3. Regras de Gestão:
As férias são regidas pelo Código Laboral pré-citado ( art.º 53 54 55 56…Subsecção I da
Secção IV) e pelo contrato individual do colaborador. As férias são, nos termos desse Código,
obrigatórias!
Outras férias
Convalescença de maternidade, sessenta dias
Férias por conveniência pessoal são acordadas, a título excepcional, por razões de
força maior e sem direito à remuneração.
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AVALIAÇÃO
137
V)- Avaliação
1. Objectivo do procedimento:
Efectuar a avaliação objectiva da performance dos colaboradores do POSER
2. Aplicação do Procedimento:
Todos os colaboradores do POSER
3. Regras de Gestão:
A avaliação de desempenho torna-se um processo imprescindível, pois analisa o
desempenho do colaborador em seu contexto de trabalho para que este contribua
significativamente com a organização. Portanto, pode-se dizer que a avaliação de
desempenho é um processo construído para integrar o contexto organizacional do
POSER.
A participação do colaborador neste processo diz respeito à avaliação do seu potencial,
é a oportunidade que de saber o que o POSER espera dele, para que não hajam
discrepâncias entre o desempenho real e o esperado; conhecer seus pontos fortes e que
precisam de ser melhorados e de tomar medidas para melhorar o seu desempenho, se
necessário. Além de estabelecer os resultados a serem atingidos pelos colaboradores, é
necessário acompanhar o processo de trabalho e fornecer feedbacks constantes. Assim,
o processo de avaliação se torna motivador, fazendo com que os colaboradores deixem
de lado seus medos, inseguranças e frustrações.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-15
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
AVALIAÇÃO
138
Em relação à responsabilidade pela aplicação, por ser um processo que pressupõe
crescimento, a avaliação de desempenho, ainda que assumida pelo Coordenador, é de
responsabilidade dos avaliadores e avaliados.
O procedimento de avaliação vai acontecer por meio de três métodos:
A avaliação directa (avaliação do colaborador realizada pelo superior directo),
A avaliação conjunta (troca de informações entre superior e subordinado) e
A auto-avaliação (realizada pelo próprio colaborador).
1. OBJECTIVO DO SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DO
POSER:
Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho para o POSER enquadra-se nos
objectivos de QUALIDADE E EXCELÊNCIA, LIDERANÇA e
RESPONSABILIDADE e MÉRITO e QUALIFICAÇÃO.
A gestão do desempenho é um instrumento fundamental na promoção de uma cultura
de mérito, no desenvolvimento dos colaboradores e na melhoria da qualidade dos
serviços prestados ao cidadão, à sociedade civil e comunidades.
O processo de Avaliação de Desempenho terá os seguintes objectivos essenciais:
Desenvolver uma cultura de gestão orientada para resultados com base em
objectivos previamente estabelecidos;
Mobilizar os colaboradores em torno da missão essencial do serviço, orientando
a sua actividade em função de objectivos claros e critérios de avaliação
transparentes;
Reconhecer o mérito, assegurando a diferenciação e valorização dos diversos de
níveis de desempenho;
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-15
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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AVALIAÇÃO
139
Promover a comunicação eficaz entre hierarquias, estabelecendo como
instrumentos essenciais no processo de avaliação do desempenho a entrevista
anual e a auto-avaliação;
Fomentar o desenvolvimento profissional dos colaboradores, através da
identificação de necessidades de formação, a considerar necessariamente na
elaboração dos planos de formação dos serviços
2. CICLO ANUAL DE AVALIAÇÃO
O Sistema de Avaliação do Desempenho integra-se no ciclo anual de gestão de
cada serviço e organismo do POSER. Este ciclo anual de gestão integra as
seguintes fases:
Elaboração do plano de actividades para o ano seguinte, de acordo com os
objectivos estratégicos, as atribuições orgânicas e os meios financeiros e
humanos existentes;
Definição dos objectivos de cada unidade orgânica a prosseguir no ano
seguinte;
Definição dos objectivos a atingir por cada trabalhador e/ou equipa no ano
seguinte;
Avaliação dos desempenhos;
Elaboração do relatório de actividades.
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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AVALIAÇÃO
140
3. CARACTERÍSTICAS GERAIS
3.1 Requisito de Aplicação
Exercício efectivo de funções durante o período mínimo de 6 meses.
3.2 Periodicidade
Anual, integra-se no ciclo anual de gestão de cada serviço ou organismo e reporta-
se ao tempo de serviço prestado e não avaliado do ano civil anterior.
3.3 Confidencialidade
Todos os intervenientes no processo de avaliação do desempenho estão sujeitos ao
dever de sigilo, excepto o avaliado relativamente à sua avaliação.
3.4 Relatório
Cada avaliador é responsável pela apresentação de um relatório anual dos
resultados da Avaliação do Desempenho, geral e por grupos profissionais.
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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AVALIAÇÃO
141
4. CARACTERIZAÇÃO E DEFINIÇÃO DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO
POSER
A – AVALIAÇÃO DOS OBJECTIVOS DEFINIDOS
4.1 Definição de objectivos
A definição dos objectivos é um processo coerente com os objectivos e plano de
actividades dos serviços e a missão do POSER;
Os avaliadores e avaliados acordam na definição dos objectivos, indicadores de
medida, valores e respectiva ponderação.
Os objectivos são fixados na Ficha de Avaliação do Desempenho, que é assinada
por avaliador e avaliado.
Os Objectivos são os resultados/metas devidamente mensuráveis, relacionados com
o desenvolvimento de uma actividade específica, desempenhada por um
colaborador ou por uma equipa num determinado período de tempo. Têm em vista
avaliar os contributos individuais para a concretização dos resultados previstos.
Princípios a considerar na definição de objectivos.
A definição de objectivos deve ter em conta três princípios fundamentais:
Os objectivos devem ser definidos do topo para a base da estrutura organizacional,
em coerência com o Plano de Actividades do serviço ou organismo e tendo em
consideração a missão do POSER.
Assegura-se assim a coerência entre os resultados da avaliação individual dos
colaboradores e os resultados obtidos pelo serviço ou organismo no cumprimento
dos seus objectivos globais.
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
AVALIAÇÃO
142
Os objectivos devem estar directamente associados aos resultados considerados
mais relevantes no período de avaliação, pelo que o número de objectivos a definir
é limitado a um mínimo de três e a um máximo de cinco objectivos.
A definição de objectivos para cada colaborador deve considerar não só o
desempenho individual, mas igualmente o compromisso com objectivos de equipa
Os objectivos devem corresponder aos resultados esperados do colaborador, e não
às actividades que caracterizam a sua função.
Pretende-se orientar e responsabilizar os colaboradores para os resultados.
Pretende-se que os objectivos sejam específicos para cada funcionário durante o
período de avaliação. Neste sentido, os objectivos devem incluir os prazos
estimados para a respectiva realização.
Cada objectivo deve estar, sempre que possível, associado a uma métrica
quantitativa que seja do conhecimento do avaliador e avaliado. É com base nesta
métrica que será definida uma meta para cada objectivo. A definição de metas é um
processo fundamental de forma a:
Clarificar os níveis de exigência requeridos no cumprimento do objectivo;
Tornar mais transparente o processo de avaliação;
Possibilitar um acompanhamento contínuo por parte do avaliado, ao nível da
realização do objectivo ao longo do ano, para que possa tomar medidas
correctivas em caso de incumprimento.
4.1.1 Ponderação dos Objectivos
Para cada objectivo deve o avaliador determinar a respectiva ponderação na
avaliação global de objectivos, não devendo cada objectivo ter uma ponderação
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
AVALIAÇÃO
143
inferior a 15% ou 20%, consoante tenham sido fixados respectivamente em cinco,
ou menos objectivos. A atribuição de ponderação aos diversos objectivos no início
do ano permite que o avaliado saiba antecipadamente qual o objectivo que vai
exigir mais empenho da sua parte, por ser o mais valorizado no final.
4.1.2 Revisão de Objectivos
A revisão dos objectivos pode ocorrer, devendo porém assumir-se como de carácter
excepcional. Esta revisão deve obedecer aos mesmos procedimentos que a
definição dos objectivos.
4.1.3 Como Avaliar os Objectivos
No final do ano, caberá ao avaliador efectuar a avaliação dos objectivos definidos
no início do período de avaliação, tendo em conta a métrica definida. Neste sentido
a avaliação de cada objectivo deve ter em consideração a seguinte escala de
avaliação:
Igual a 5, significa que o avaliado Superou claramente o objectivo.
Igual a 3, significa que o avaliado Cumpriu com o objectivo
Igual a 1, significa que o avaliado Não cumpriu o objectivo
O resultado da avaliação final dos objectivos será igual à média ponderada da avaliação
dos diferentes objectivos, expressa em números inteiros.
4.1.4 Definição de Objectivos por área de actividades e por grupo
profissional
POSER
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AVALIAÇÃO
144
No sentido de apoiar os avaliadores na definição de objectivos, apresentam-se de
seguida definições de objectivos. Estas têm um carácter de suporte e não
vinculativo, devendo cada avaliador adaptar ou criar novos objectivos de acordo
com as diferentes realidades das funções, bem como o plano de actividades
definido.
4.1.5 GRUPOS PROFISSIONAIS: TÉCNICO SUPERIOR E TÉCNICO:
Para Área financeira
Garantir a elaboração do orçamento até ao dia x;
Redução dos pedidos de re-cabimentação face às rubricas inicialmente
previstas em x%;
Redução dos desvios orçamentais em x%;
Redução dos custos em x%;
Redução do número de erros de registo em x%;
Desenvolvimento e implementação de x novos indicadores de actividade até
ao dia X;
Melhoria da qualidade dos relatórios de actividade, de acordo com critérios
de avaliação acordados com a chefia;
Apresentação dos relatórios de actividade até ao dia x de cada mês;
Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do
serviço, com implementação no presente ano.
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
AVALIAÇÃO
145
Para Área de Gestão dos Projectos:
No que respeita ao pessoal técnico superior e técnico é frequente que os respectivos
objectivos estejam relacionados com projectos que desenvolvem no início do ano.
Sendo este o caso, recomenda-se que, para cada projecto, seja elaborada uma
grelha de avaliação que considere;
Decomposição do projecto em actividades chave;
Cada actividade chave pode ser avaliada em termos de custo, qualidade e
cumprimento de prazos, sendo que os critérios de qualidade devem ser
acordados inicialmente com a chefia;
A avaliação final do projecto pode ser igual à média – aritmética ou
ponderada – de cada actividade;
Objectivo para o sistema de avaliação será o desenvolvimento do projecto
com avaliação de x.
Escala:
1 – Não cumpriu
3 – Cumpriu custo e prazo
5 – Cumpriu prazo, qualidade e custo
GRUPOS PROFISSIONAIS – TÉCNICO PROFISSIONAL E ADMINISTRATIVO:
Para Área de pessoal:
Redução do tempo médio de actualização do cadastro de pessoal, sempre
que se registam alterações individuais, para x dias;
Redução do número de erros no registo dos dados de cadastro em x% tendo
por base auditorias semestrais;
Redução do número de reclamações com contencioso por concurso
concluído em x%;
Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do
serviço, com implementação no presente ano;
POSER
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AVALIAÇÃO
146
Redução do número de erros de contagens de tempos para cálculo da
assiduidade em x%;
Redução do número de acertos no processamento salarial em x%;
Apresentação dos mapas de pessoal até ao dia x de cada mês;
Antecipação da data de processamento salarial para o dia x de cada mês;
Redução em x dias o tempo médio do processamento salarial.
Redução em x% do número de informações não sancionadas.
Para Área de contabilidade
Redução do número de erros de classificação e conformidade legal das
despesas em x%;
Redução em x dias do tempo médio de processamento de despesas;
Apresentação dos balancetes de execução orçamental até ao dia x de cada
mês;
Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do
serviço, com implementação no presente ano;
Fornecer os elementos necessários à elaboração do orçamento até ao dia x.
Para Área de Aquisições e Património
Redução do número de reclamações justificadas em x%;
Aumento da taxa de sucesso nas negociações de compras, através do
aumento da taxa de descontos em x%;
Redução do tempo de resposta a encomenda desde a respectiva solicitação,
em x dias;
Melhoria dos sistemas de conservação de património, com impacto na
redução do número de solicitações em x%;
POSER
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AVALIAÇÃO
147
Redução em x% dos níveis de reincidências de solicitações pelo mesmo
motivo;
Redução das rupturas de stocks em x%;
Apresentação dos mapas de actividade até ao dia x de cada mês;
Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do
serviço, com implementação no presente ano;
Redução do número de reclamações em x%;
Para Área de secretariado
Redução do número de erros de agendamento em x%;
Redução do tempo médio de resposta a solicitações em X;
Garantir a actualização do arquivo até ao dia x de cada mês;
Redução do número de erros no encaminhamento e distribuição de
informação em x%;
Melhoria da qualidade das actas das reuniões, de acordo com critérios de
avaliação acordados com a chefia;
Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do
serviço, com implementação no presente ano;
Acompanhamento dos compromissos agendados, com x% de erros;
Cumprimento das regras de pontualidade.
Motoristas:
Minimização dos consumos por km em x;
Redução do número de intervenções mecânicas por km;
Melhoria do estado de limpeza dos veículos, de acordo com critérios
definidos pela chefia;
Garantia de bom estádio de conservação das viaturas, de acordo com
critérios definidos pela chefia;
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AVALIAÇÃO
148
Cumprimento dos horários estipulados.
B – AVALIAÇÃO DE COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS
4.2 Competências Comportamentais
As Competências são as características pessoais que diferenciam os níveis de
desempenho de uma função. Pretende-se assim valorizar não só os resultados
obtidos (em função de objectivos), mas também a forma como foram alcançados
(competências demonstradas) no sentido de promover as condições geradoras de
níveis elevados de desempenho a médio e longo prazo.
4.2.1 Regras na avaliação de competências
A avaliação das competências tem em conta aos seguintes elementos:
1: Definição prévia dos perfis de competências por parte da UCP-POSER
Para cada um dos grupos profissionais, foi definido o respectivo Perfil de
Competências, o qual consta das respectivas fichas de avaliação, que considera os
comportamentos requeridos para o desempenho da função.
Os perfis de competências definidos consideram um mínimo de 4 competências e
máximo de 6 competências, em função dos diferentes grupos profissionais.
4.2.2 Ponderação de Competências
O avaliador deve determinar qual a importância relativa de cada competência, por
grupo profissional, no âmbito da respectiva unidade orgânica, numa perspectiva de
valorização dos comportamentos mais relevantes para o desempenho daquela
função naquele serviço.
A ponderação de cada competência não pode ser inferior a 10%.
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
AVALIAÇÃO
149
A fixação da ponderação das competências deve ser efectuada no início do ano e
dela ser dado conhecimento ao avaliado
4.2.3 Como Avaliar Competências
No final do ano, caberá ao avaliador efectuar a avaliação das competências
quantificando o conjunto de comportamentos que as constituem de acordo com a
seguinte escala de avaliação:
5 – Excelente:
Excede claramente o modelo de comportamentos definido para a
competência, destacando-se no conjunto de funcionários da mesma
categoria por um desempenho especialmente relevante, contribuindo
significativamente para a melhoria do serviço.
4 – Muito Bom:
Supera o modelo de comportamentos definido para a competência,
revelando grande qualidade de desempenho e uma actuação activa,
contribuindo para a qualidade do serviço.
3 – Bom:
Enquadra-se no modelo de comportamentos definido para a competência,
revelando capacidade de desempenho e actuando de forma positiva,
contribuindo assim para a qualidade do serviço.
2 – Necessita de desenvolvimento:
Não atinge o modelo de comportamentos definido para a competência,
actuando de modo irregular e variável, revelando algumas dificuldades de
desempenho.
1 – Insuficiente:
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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AVALIAÇÃO
150
Está claramente abaixo do modelo de comportamentos definido para a
competência, evidenciando deficiências graves de desempenho e revelando
comportamentos desadequados à função.
A avaliação de competências será efectuada no final do período de
avaliação, devendo o resultado ser igual à média ponderada do resultado das
diferentes competências, expressa em números inteiros.
C – AVALIAÇÃO DE ATITUDES PESSOAIS
4.3 Atitude pessoal
Esta componente do sistema destina-se a permitir uma apreciação geral da forma
como a actividade foi desempenhada pelo Colaborador.
Traduz a vontade pessoal do colaborador para alcançar desempenhos superiores,
incluindo aspectos como o esforço realizado, o interesse e empenho e a motivação
demonstrada no desempenho da função.
Pretende-se que esta componente permita ao avaliador efectuar uma apreciação
global do avaliado, de acordo com a atitude manifestada por este ao longo do ano.
4.3.1 Como Avaliar a Atitude Pessoal
No final do ano, caberá ao avaliador efectuar a avaliação da Atitude Pessoal, de
acordo com a seguinte escala de avaliação:
5 – Excelente:
Evidenciou uma notável dinâmica na prossecução dos objectivos, demonstrou
sempre elevado interesse em aprofundar os seus conhecimentos, distinguiu-se por
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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AVALIAÇÃO
151
manter um elevado nível de motivação pessoal, assim como elevados padrões de
exigência em relação àquilo que faz, mantém excelentes relações interpessoais com
os colegas e promove acentuadamente o esforço da equipa a que pertence,
destacando-se claramente como uma referencia no grupo de trabalho.
4 – Muito Bom:
Demonstrou grande dinâmica na prossecução dos objectivos, manifestou muito
interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um alto nível de
motivação pessoal, assim como altos padrões de exigência em relação àquilo que
faz, mantém muito boas relações interpessoais com os colegas e fomenta
activamente o esforço da equipa a que pertence.
3 – Bom:
Revelou dinamismo na prossecução dos objectivos e evidenciou interesse em
aprofundar os seus conhecimentos, manteve um bom nível de motivação pessoal,
assim como bons padrões de exigência em relação àquilo que faz, mantém boas
relações interpessoais com os colegas e fomenta do esforço da equipa a que
pertence.
2 – Necessita de desenvolvimento:
Revelou pouca dinâmica na prossecução dos objectivos, não manifestou interesse
em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competências,
demonstrou um baixo nível de motivação pessoal, assim como baixos padrões de
exigência em relação àquilo que faz, tem uma relação cordial com os colegas e
participa do esforço da equipa a que pertence.
1 – Insuficiente:
Revelou passividade e negligencia na prossecução dos objectivos, manifestou
desinteresse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas
competências, evidenciou falta de motivação pessoal, assim como indiferença em
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-15
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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AVALIAÇÃO
152
relação àquilo que faz, tem dificuldades de relacionamento com os colegas e de
integração nas equipas de trabalho.
A avaliação efectuada deve ser expressa em números inteiros e devidamente
fundamentada com um parecer qualitativo sobre a atitude demonstrada pelo
colaborador ao longo do ano.
4.4 Auto Avaliação
Tem carácter preparatório da avaliação e não constitui componente vinculativa da
avaliação a atribuir pelo avaliador. Tem como objectivo principal envolver o
avaliado no processo de avaliação e fomentar o relacionamento com o superior
hierárquico, de modo a identificar oportunidades de desenvolvimento profissional.
4.5 Avaliação Global
A Avaliação Global do Desempenho do colaborador é determinada pelos
resultados obtidos nas componentes Objectivos, Competências e Atitude Pessoal,
afectado por um coeficiente de ponderação.
A Avaliação Global exprime-se na seguinte escala qualitativa:
Excelente – de 4,5 a 5;
Muito Bom – de 4 a 4,4;
Bom – 3 a 3,9;
Suficiente – 2 a 2,9;
Insuficiente – 1 a 1,9.
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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AVALIAÇÃO
153
Sempre que a Avaliação Global apurada corresponder às classificações de Muito
Bom ou
Excelente deve o respectivo avaliador:
Justificar a sua atribuição;
Identificar os factores que para tal contribuíram.
Quando a classificação for o Excelente o avaliador deve ainda:
Identificar os contributos relevantes para o serviço, a incluir na base de
dados sobre boas práticas.
Quando a classificação for o Suficiente e Insuficiente. o avaliador deve:
Identificar as variáveis relevantes que necessitam de desenvolvimento.
4.6 Avaliação Prévia
O avaliador procede à avaliação prévia dos funcionários sob a sua
responsabilidade, que apresenta em reunião de harmonização das avaliações.
4.7 Harmonização das avaliações
A reunião dos avaliadores tem em vista a harmonização das avaliações e a
validação das propostas de avaliação final correspondentes às quotas de mérito e
excelência.
4.8 Entrevista de Feedback
Consiste na reunião anual entre avaliador e avaliado, em que se comunicam e
analisam a auto-avaliação e os resultados da avaliação.
Nesta mesma entrevista são definidos os objectivos para o novo ano, retomando a
Fase 1 do processo.
POSER
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AVALIAÇÃO
154
4.9 Homologação
Aprovação final das avaliações por parte do coordenador do POSER
4.10 Reclamação
Os avaliados podem apresentar reclamação da avaliação efectuada ao coordenador.
O coordenador do serviço decidirá da reclamação apresentada depois de ouvido o
avaliado e o avaliador.
4.11 Recurso
Da decisão do coordenador sobre a reclamação, pode haver lugar a recurso
hierárquico para a tutela. O recurso não pode fundamentar-se na comparação entre
resultados de avaliações.
4.12 Divulgação dos resultados
Os resultados globais da avaliação são divulgados, salvaguardando a
confidencialidade nominal das avaliações.
Cabe ao serviço administrativo de Gestão dos recursos humanos, elaborar um
relatório síntese sobre a aplicação do sistema de avaliação do desempenho ao nível
da UCP. Com aqueles relatórios será constituída uma base de dados específica do
sistema de Avaliação do Desempenho, cuja gestão caberá ao RAF. Compete ainda
ao RAF elaborar um relatório global sobre a aplicação do sistema de avaliação,
com base no qual será definida a política do desenvolvimento de um sistema
integrado de gestão dos recursos humanos.
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
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AVALIAÇÃO
155
O Critério das avaliações deve ser elaborado nos termos do Código Laboral e
legislação complementar.
5- Etapas do processo
1. Preparação
2. Avaliação
3. Finalização
POSER
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AVALIAÇÃO
156
4. Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O C P
Os Responsáveis
do Serviço
1. Preparação da avaliação
Analisa todas as fichas de postos do Programa e
os dossiês de disciplina;
Elabora o projecto de avaliação do colaborador;
Fixa os objectivos específicos para cada serviço
para o ano seguinte, devendo estes serem
discutidos entre os colaboradores.
2. Avaliação dos colaboradores
- Tomam conhecimento do sistema de avaliação;
- Preenchem as fichas de avaliação
- Justificam a opinião dada;
- Discutem com os restantes colaboradores do
programa durante uma sessão de trabalho
interactiva no fim da qual é recolhido o
comentário do pessoal;
- Discutem os objectivos individuais;
- Enviam o relatório ao C P.
Ficha de Avaliação
Ficha de Avaliação
POSER
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AVALIAÇÃO
157
INTERVENIENTE
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O C P
3.Finalização da avaliação
Completa a avaliação dos Colaboradores;
Analisa os processos de avaliação e de disciplina;
Elabora um relatório de síntese sobre a avaliação
feita a esses colaboradores do programa.
Relatório de Avaliação
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
MISSÕES
158
VI) - Missões
i. Missões Internas
ii. Missões Externas
i) Missões Internas
1. Objectivo do Procedimento
Gerir as missões a realizar no âmbito do POSER
2. Aplicação do procedimento
O procedimento aplica-se às missões e diz respeito ao pagamento das despesas
de missão;
3. Regras de gestão
As ordens de missão dos colaboradores do programa são assinadas pelo Coordenador do
Programa.
a) Antes do início da viagem, o viajante deve concertar com o C P sobre os assuntos a
serem abordados na missão;
b) Os assuntos a abordar na missão devem reflectir a posição da UCP e, nunca juízos de
valor do viajante;
Os comportamentos morais e cívicos devem ser adoptados constantemente durante a
missão, de modo a dignificar a UCP-POSER
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
MISSÕES
159
Aquisição de Bilhetes de passagem
A UCP suporta as despesas de passagem na Classe Económica, e as agências de viagens são
obrigadas a escolher o percurso menos oneroso, desde que tal não obrigue o viajante a
aumentar o número de dias de viagens, o que faria encarecer as deslocações com o
consequente aumento das ajudas de custos;
Caso o viajante deseje um “upgrade” para classe mais cara, deve custear a diferença entre o
custo da passagem mais barata e o custo da passagem resultante do “upgrade”.
As despesas da missão são:
1- Quando se tratar de deslocação nos Concelhos
-As ajuda de custos
-Os combustíveis
2- Quando se tratar de deslocação nas ilhas ou no exterior
-As ajudas de custos
- Bilhete de viagem
As ajudas de custos são fixadas por lei, ou acordadas com o financiador, conforme a categoria
do colaborador que se desloca em missão
As ajudas de custos são pagas a 100%, no momento da partida do colaborador
A quantidade de combustíveis a disponibilizar, é medida em função de duas variáveis:
distancia em KM a percorrer e consumo do veículo por km/h. Os recibos relativo as senhas de
consumo, para a missão, devem ser anexadas ao relatório da missão.
4)-Etapas das Operações:
a) Preparação da ordem de missão
b) Distribuição da ordem da missão
c) Pagamento
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-16
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
MISSÕES
160
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Colaborador em
Missão
A RAF
A Secretaria
1. Preparação da ordem de missão
- Preenche um impresso de ordem de missão
especificando o objectivo da missão, duração,
data de partida, data de regresso, outras
informações necessárias, secção orçamental,
itinerário e meio de transporte utilizado;
- Submete a ordem de missão ao respectivo
responsável hierárquico para visto; e
- Envia a ordem de missão visada ao CP para
assinatura.
2. Distribuição da ordem de missão
Recebe do CP a ordem de missão e
Certifica a autorização do C P;
Verifica “dotação” orçamental e visa o
documento;
Transmite à secretaria.
Regista a ordem de missão e atribui-lhe um número
de ordem;
Distribui as ordens de missão da seguinte forma:
Original Colaborador, que devolverá o seu
exemplar na volta para justificação e
contabilização
Exemplar 2 RAF
Ficha da Ordem da missão
Ficha da Ordem da missão
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-16
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
MISSÕES
161
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RAF
3 Pagamento
Transmite ao contabilista para a
cabimentação;
Autoriza a cabimentação;
.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-16
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
MISSÕES NO EXTERIOR
162
ii) - Missões no exterior
Os mesmos procedimentos da ordem de missão no interior, com as devidas adaptações.
A ordem de missão dos Colaboradores do programa é assinada pelo Coordenador do
Programa.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-17
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CESSAÇÃO DO CONTRATO DE TRABALHO
163
VII) Cessação/Ruptura do contrato de trabalho
1. Objectivo do procedimento:
Regulamentar a cessação de contrato de prestação de serviço
2. Aplicação do procedimento
O procedimento aplica se quando ocorrer uma cessação de contrato assinado
entre POSER e um colaborador
3. Regras de Gestão
A cessação de contrato de trabalho entre um colaborador e o POSER pode ocorrer por
uma das causas seguintes:
Expiração do contrato
Rescisão
Demissão ou abandono de lugar pelo colaborador
Despedimento colectivo
Despedimento individual por justa causa
Morte do colaborador
Os art.º 215 e seguintes do capítulo I, título VI do Código Laboral, definem a
aplicação de cada uma dessas situações.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-2
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GESTÃO DOS COMBUSTIVEIS
164
GESTÃO DOS COMBUSTIVEIS
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-3
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GESTAO DE COMBUSTIVEIS
165
B – GESTÃO DE COMBUSTIVEIS
1. Objecto do procedimento
Gestão de combustíveis na UCP
2. Aplicação do Procedimento
O procedimento aplica se aquando da aquisição consumo dos combustíveis na UCP e
nos CRP
3. Regras de gestão.
As senhas de combustíveis são detidas pelo Assistente administrativo, e será alocado
mensalmente ao motorista em função da estimativa do consumo médio do veículo
4. Etapas da Operação
1. Recepção das cadernetas de senhas de combustível
2. Registo da entrada em stock
3. Entrega das senhas de combustível
4. Contabilização dos consumos de combustível
5. Controle dos consumos de combustível
POSER
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CORRESPONDENCIA RECEBIDA
166
5-Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
Contabilista
1-Recepção Chips de combustível
tira do classificador de pedidos de combustível a
cópia do pedido em conformidade com os
procedimentos de compra;
verifica se os Chips estão conformes em
quantidade e qualidade (gasolina ou gasóleo)
com as especificações da nota de encomenda e do
talão de entrega;
visa a nota de entrega anotando eventuais
observações;
manda o fornecedor assinar a nota de entrega
coloca o número da nota de encomenda na nota
de entrega;
actualiza a ficha de controle dos stocks de
combustível colocando a data de entrada em
stock, as quantidades recebidas, os preços
unitários, o valor global, referências das notas de
entrega e de encomenda ;
envia uma cópia da nota de entrega ao
Secretariado;
procede à classificação de uma cópia da nota de
Chips Combustíveis
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-31
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CORRESPONDENCIA RECEBIDA
167
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
Contabilista
A RAF
entrega, por ordem cronológica.
2. Registo da entrada em stock.
Depois de receber a nota de entrega:
tira a nota de encomenda do classificador de
encomendas em curso ou facturas pendentes;
compara os elementos constantes na factura;
contabiliza a factura e retira os elementos da nota
de entrega e
classifica o exemplar de contabilização.
3. Entrega Chips de combustível
Depois de receber uma senha de saída emitida pelo CP
em função das dotações pecuniárias mensais ou da
estimativa das necessidades no âmbito das missões e das
necessidades ligadas ao funcionamento:
verifica que as senhas de saída são emitidas por pessoas
habilitadas;
procede à entrega das senhas de combustível e
manda o beneficiário assinar no registo e na nota
de saída para comprovar a recepção efectiva do
combustível;
procede à actualização do registo;
Chips de combustíveis
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-31
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CORRESPONDENCIA RECEBIDA
168
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Contabilista
guarda o original da nota de saída, eventualmente
a ordem de missão e actualiza as fichas de stocks
correspondentes; e
envia, ao Secretariado, uma cópia das notas de
saída.
4. Contabilização dos consumos de combustível
recebe as notas de saída de combustível
procede à classificação das notas de saída;
à medida que recebe as notas de saída faz e
actualiza um extracto recapitulativo dos
consumos de combustível contendo a data de
entrega, o número da nota de saída, as
quantidades entregues, o valor, o beneficiário e o
objectivo;
procede, mensalmente à contabilização dos
consumos de combustível;
envia uma cópia do resumo mensal dos
consumos de combustível ao RAF;
arquiva os extractos recapitulativos dos
consumos com as notas de saída.
Chips combustíveis
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-31
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CORRESPONDENCIA RECEBIDA
169
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RAF
5. Controle dos consumos de combustível
Com base nas informações contidas nas fichas de
combustível dos veículos, nas notas de saída de
combustível e nos extractos recapitulativos mensais de
consumo de combustível:
procede à abertura e/ou actualização da ficha
mensal de extracto dos consumos por viatura a
partir das notas de saída recebidas do
Secretariado;
faz a comparação entre, por um lado, a ficha
mensal de consumo e, por outro, os extractos
recapitulativos dos consumos de combustível;
apura os desvios e justifica-os para fins de
apuramento; calcula os rácios de consumo médio
mensal por viatura;
compara estes rácios aos padrões de consumo do
construtor da viatura; e
explica qualquer possível variação anormal dos
consumos tendo em conta o estado da viatura e
os tipos de despesas contraídas com a
manutenção corrente.
Ficha de consumo
combustíveis
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-3
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ORGANIZAÇÃO DO CIRCUITO DE CORESPONDENCIA
170
ORGANIZAÇÃO DO CIRCUITO DE CORRESPONDENCIA
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-31
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CORRESPONDENCIA RECEBIDA
171
PROCEDIMENTOS INDEX
CORRESPONDENCIAS RECEBIDAS
ADM-31
CORRESPONDENCIAS EXPEDIDAS ADM-32
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-31
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CORRESPONDENCIA RECEBIDA
172
C- Organização do circuito de correspondência
Procedimento
I. Correspondências Recebidas
II. Correspondências Expedidas
Correspondências Recebidas
1) Objecto do procedimento:
Descrever o tratamento de todas as correspondências chegadas do exterior
2) Aplicação do procedimento.
O procedimento aplica se todas as correspondências (notas. fax, email) recebidas do
exterior
3) Regra de Gestão:
I. Correspondências Recebidas
Qualquer correspondência recebida deve ser registada pela Secretaria no caderno de
correspondências chegadas:
O registo deve conter as seguintes menções
Data de chegada
A data e o nº de correspondência
O remitente
O objectivo
O destinatário
A secretaria apõe o carimbo sobre a correspondência chegada e inscreve a
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-31
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CORRESPONDENCIA RECEBIDA
173
data de chegada
o nº interno atribuído
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-31
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CORRESPONDENCIA RECEBIDA
174
Toda “Correspondência recebida” deve ser transmitida ao Coordenador que despachará para
os destinatários depois de ter tomado conhecimento.
Uma cópia da correspondência é conservada na secretaria na pasta “correspondência
recebida”.
a) Correspondência confidencial
Uma correspondência é confidencial se ela leva a menção “confidencial”. Salvo derrogação
expressa, esse tipo de correspondência não pode ser transmitido aos outros colaboradores que
apos a leitura do CP. De seguida segue os mesmos procedimentos que uma correspondência
ordinária
b) Correspondência pessoal ou privada
Tal qual indica o nome, essa correspondência não deve ser aberta nem pela Secretaria nem
pelo Coordenador. Ela é remetida, tal qual foi recebida, directamente ao interessado.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-32
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CORRESPONDENCIA EXPEDIDA
175
II. Correspondências Expedidas
1. Objectivo - Descrever os procedimentos a observar na saída das correspondências
2. Aplicação - Aplica se a toda correspondências (notas, cartas, fax email) expedidas
pelo POSER
3. Gestão : Toda correspondência oficial do POSER deve ser assinada pelo coordenador
do POSER ou seu substituto. A correspondência é atribuída um nº e uma referência
que contem igualmente a data.
Uma vez assinada, a correspondência é remitida à secretaria para registo e transmissão
ao destinatário. A Secretaria deve igualmente fazer uma cópia para o arquivo geral e
uma cópia para o colaborador que iniciou o processo
Por razoes de caracter específico dos assuntos tratados na coordenação do Programa,
assuntos que exigem alguma prudência, discrição e confidencialidade, devem receber
o acordo do coordenador antes de a correspondência ser remitida aos terceiros,
salvaguardando os Financiadores ou personalidades ministeriais.
Uma cópia da correspondência é conservada na secretaria na pasta “correspondência
Expedidas”
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-4
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GESTÃO DE STOCK
176
GESTAO DE STOCK DE MATERIAIS
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-41
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ENTRADA DE MATERIAIS
177
PROCEDIMENTOS INDEX
ENTRADA DE MATERIAIS
ADM-41
SEGUIMENTO DE
MATEREAIS
ADM-42
SAIDA DE MATEREAIS
ADM-43
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ENTRADA DE MATERIAIS
178
D – GESTÃO DE STOCK DE MATERIAIS
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ENTRADA DE MATERIAIS
179
Entrada de materiais
1.Objectivo:
Descrever o procedimento a observar na recepção dos artigos adquiridos no âmbito do
POSER
2.Aplicação do procedimento
O procedimento aplica se a todas as mercadorias adquiridas no âmbito do POSER
3.Gestão:
Qualquer entrada de artigos adquiridos no âmbito do POSER é registada com base nas
facturas e / ou nota de entrega ou processo verbal de recepção.
O RA preenche uma ficha concebida para o efeito para registar a entrada dos artigos
adquiridos.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ENTRADA DE MATERIAIS
180
4-Descrição dos procedimentos
INTERVENIE
NTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A Secretaria
A RA
1.Entrada de materiais nos Stocks
- Regista a entrada em stock dos artigos adquiridos
com base nas facturas e / ou nota de entrega ou acta
de recepção
- Envia ao RA para confirmar e visar
- Confirma os artigos comprados
- Visa a ficha assim recebida
- Actualiza o ficheiro de stock
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-42
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SEGUIMENTO DE MATERIAIS
181
II – Seguimento de materiais
1. Objectivo do procedimento: Controlar e seguir o consumo dos artigos e pequenas
mercadorias adquiridos no quadro do programa POSER
2. Aplicação do Procedimento: Aplica se a todos os artigos e consumíveis adquiridos
no âmbito do Programa
3. Regra de Gestão:
Cada responsável de serviço preenche uma ficha de requisição de consumíveis e
solicita os artigos necessários ao RA que visa e manda entregar os artigos solicitados
No fim de cada mês, a RAF estabelece uma lista de consumo mensal em quantidade e
em valor por cada Departamento.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-43
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SAIDA DOS MATERIAIS
182
III – Saída de materiais
1. Objectivo do procedimento
Descrever as regras de saídas dos materiais para consumo do Programa
2. Aplicação do procedimento: O procedimento aplica-se aos materiais saídos do
património do Programa
3. Regra de Gestão
Os imobilizados poder sair do património pelas seguintes razões: alienação, furtos,
roubos, incêndios, destruição ou cessão obsolescência, doação, troca, transferência
avaria, sinistro e demolição.
Em caso de roubo ou destruição, o utilizador do bem imóvel deve providenciar o registo de
ocorrência no posto policial mais próximo da Entidade
Qualquer saída em stock deve ser materializada por um pedido de materiais ou de
fornecimento assinado pela secretaria e CP. O pedido de fornecimento compreende:
- O nome do departamento beneficiário
- O número do pedido
- A data ;
- As referências dos artigos ;
- A quantidade ;
- As assinaturas, Departamento beneficiário e do C P.
O Assistente Administrativo mantém um registo de consumo de produtos nos quais assinam,
sistematicamente, todos os beneficiários dos fornecimentos saídos
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-5
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GESTAO DOS IMOBILIZADOS
183
GESTAO DOS IMOBILIZADOS
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PROCEDIMENTOS- INDEX
184
PROCEDIMENTOS INDEX
GENERALIDADES-CONCEITO
ADM- 51
ENTRADA DO IMOBILIZADO ADM -52
SEGUIMENTO DO IMOBILIZADO ADM- 53
SAIDA DO IMOBILIZADO ADM -54
INVENTARIO FISICO ADM -55
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GESTAO DOS IMOBILIZADOS
185
E – GESTAO DOS IMOBILIZADOS
I-Generalidades
2.Conceito
De acordo com o IASB – International Accounting Standards Board «um Activo é um recurso
controlado pela entidade como resultado de acontecimentos passados e do qual se espera que
fluam para a entidade benefícios económicos futuros.»
Segundo as normas emanadas desse mesmo organismo os Ativos Fixos Tangíveis (AFT) são
itens ou bens que:
Sejam detidos para uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços, para arrendamento
a outros, ou para fins administrativos; e
Se espera que sejam usados durante mais do que um período.
Relativamente ao reconhecimento, estabelece que o custo de um AFT deve ser reconhecido
como activo se, e apenas se, for provável gerar benefícios económicos futuros para a entidade
e o respectivo custo puder ser mensurado com fiabilidade.
Estabelece ainda que os elementos do custo de um item de um AFT compreendem para além
do seu preço de compra, todas as despesas incorridas e atribuíveis até a colocação do item no
local de utilização.
Nesta perspectiva estabelece-se o seguinte para efeitos do presente Manual de Procedimentos
a observar no POSER
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ENTRADA DE MATERIAIS
186
2.Âmbito de Aplicação
No âmbito da gestão dos recursos do POSER, consideram-se meios imobilizados ou AFT,
todos os bens propriedade do POSER, ou por eles controlados, adquiridos com os meios
provenientes do acordo de crédito e que se destinam ao uso dos serviços administrativos e
produtivos na implementação do Programa. Fazem parte dos AFT do Programa,
designadamente, as viaturas, o mobiliário e equipamento informático, as infraestruturas
económicas etc.
3- Regra de Capitalização
Os bens cujos valores de reconhecimento e mensuração inicial sejam superiores US$ 250
(Duzentos e cinquenta s dólares), , ou valor correspondente em ECV e com vida útil esperada
superior a um ano, devem ser considerados AFT e serem objecto de aplicação das normas do
presente Manual.
Assim, os bens adquiridos, cujo valor unitário esteja abaixo de US$ 250 ou o correspondente
em ECV, ainda que tenham uma vida útil esperada superior a um ano, não deverão ser
registados como AFT, salvo em casos de aquisição de uma quantidade significativa de bens
iguais em que o registo e controlo não deverá ser feito, item a item, mas sim, pela sua
globalidade.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ENTRADA DOS IMOBILIZADOS
187
I. Entrada do imobilizado no POSER
1.Objectivo:
Descrever o tratamento de um imobilizado adquirido no quadro do Programa
2.Aplicação do Procedimento.
O procedimento aplica se a todos os imobilizados adquiridos no âmbito do POSER
3.Gestão:
Qualquer entrada de imobilização no património do POSER é registado com base das facturas
e / ou nota de entrega ou processo verbal de recepção.
O RA produz um ficheiro por cada Imobilizado
As informações a serem inscritas na ficha são:
Natureza do imobilizado;
Designação;
Família;
Afectação (serviço beneficiário)
Data da recepção;
Valor da aquisição;
Fonte de financiamento
Localização (Zonas, Sub zonas)
A gestão do Imobilizado é da responsabilidade da RAF
Todo o imobilizado é inventariado e registrado num suporte informático.
O Tom2pro, logicial de gestão em aplicação no POSER possui um módulo” Gestão de
imobilizados” apropriado para esse registo
Os Imobilizados da UCP do POSER e os das Agências de Execução financiado dentro do
quadro do projecto compreendem:
Material Informático;
Mobiliário de escritório;
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ENTRADA DOS IMOBILIZADOS
188
Material de Transporte ;
Equipamentos diversos.
Infraestruturas diversas
A Gestão das Imobilizações é assegurada pelo RAF: Essa gestão se fara com ajuda de logicial
instalado tanto na UCP do POSER como nas CRP
O logicial de gestão instalado permite seguir as imobilizações por:
Zonas geográficas.
Natureza
Família
Afectação
Fonte de financiamento
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SEGUIMENTO DOS IMOBILIZADOS
189
II. Seguimento dos imobilizados
1. Objectivo do procedimento
Controlar e seguir a utilização dos imobilizados adquiridos no quadro do programa POSER,
visando essencialmente a sua utilização criteriosa com economicidade eficiência e eficácia e
exclusivamente para os fins a que foram adquiridos, possibilitando uma gestão eficiente e
segura desses recursos, segundo os acordos que obrigam o POSER, em todas as suas
componentes e dimensão, bem como as exigências legais relativamente aos controles físico e
financeiro.
2. Aplicação do Procedimento:
Aplica se a todos os imobilizados (AFT) do Programa.
3. Regra de Gestão:
Cada utilizador é o primeiro responsável pela gestão dos imobilizados colocados á sua
disposição. O C P deve fiscalizar de modo que todos os imobilizados e equipamentos sejam
mantidos em boas condições de reparação e manutenção. Cada equipamento deve beneficiar
de uma manutenção periódica seguindo um intervalo de utilização consignado no caderno de
reparação e manutenção.
O RA fixa o intervalo de reparação respeitando as exigências especificadas do fornecedor ou
na falta deste, toma a opinião de um especialista
A manutenção dos equipamentos é efectuado seguindo uma das modalidades abaixo indicados
Contrato de manutenção junto de um fornecedor ou de um especialista
reconhecido
Consultas de (3) três prestadores para manutenção pontuais não
contratualizadas.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SEGUIMENTO DOS IMOBILIZADOS
190
Cada operação de manutenção deve ser inscrita sobre uma ficha histórica de equipamento. O
RAF, segundo os casos deve:
Verificar em permanência a boa manutenção das fichas históricas de
equipamentos ;
Verificar o respeito das exigências de execução
Tomar as medidas necessárias para fazer executar convenientemente as
operações de manutenção
Cada utilizador que tenha constatado uma avaria ou disfuncionamento de um
equipamento deve sinaliza-lo ao RAF. Qualquer acidente ocorrido na sequencia de
utilização de um equipamento deve ser assinalado ou escrito ao RAF. Cada
disfuncionamento ou acidente assinalado deve ser registado na ficha de seguimento
dos equipamentos.
Os disfuncionamentos devem ser sempre reparados:
Seja pelo fornecedor se o equipamento se encontra sob contrato
Seja por um especialista reconhecido seleccionado na base de consulta de 03
prestadores de serviços
Cada imobilizado é identificado no ficheiro por um número de identificação único. O número
de identificação e a descritiva UCP são inscritos sobre imobilizado.
O Imobilizado é codificado conforme o esquema seguinte
1ª
Posição: código rúbrica (material informático, material de escritório, mobiliário de
escritório)
2ª posição: Código natureza (escritório, mesa…)
3ª posição : Número de ordem
4ª posição : Ano de aquisição
Exemplo : material informático adquirido em 2014, tem o código seguinte:
50-02-001-014
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-52
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SEGUIMENTO DOS IMOBILIZADOS
191
50 – Sendo o código de material informático
02 – O escritório do gestor financeiro
001 - O nº de ordem
014 – Ano de aquisição
Todos os imobilizados devem ter uma etiqueta. O código atribuído ao imobilizado é inscrito
sobre uma etiqueta e aposto sobre imobilizado.
O RA deve assegurar que todos bens imobilizados estão segurados
O RAF deve assegurar um inventário físico das Imobilizaçoes no fim de cada ano civil.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-53
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SAIDA DOS IMOBILIZADOS
192
III – Saída dos Imobilizados
1. Objectivo do procedimento
Descrever as regras de saídas do Imobilizado do património do Programa
2. Aplicação do procedimento:
O procedimento aplica-se aos imobilizados saídos do património do Programa
3. Regra de Gestão
Os imobilizados podem sair do património pelas seguintes razões: Alienação, furtos,
roubos, incêndios, destruição ou cessão obsolescência, doação ,troca, transferência,
avaria, sinistro e demolição
Em caso de roubo ou destruição, o utilizador do bem imóvel deve providenciar o registo de
ocorrência no posto policial mais próximo da Entidade
O Imobilizado só é cedido mediante a autorização formal do Director Geral do Património, a
pedido do Coordenador
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-54
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
INVENTARIO FISICO
193
IV-Inventário Físico
1. Objectivo do procedimento:
Inventario físico de todo imobilizado e stocks de materiais do POSER
2. Aplicação do procedimento:
O procedimento aplica-se no fim de exercício e diz respeito a stocks de materiais e as
imobilizações
3. Regras de gestão:
O Inventario inicia se a 15 de Janeiro do ano seguinte a que o inventário diz respeito
O inventário abrange todos os bens móveis, imoveis estoques pertencendo ao POSER
A metodologia a aplicar consiste na medição, contagem ou outro método apropriado etc.
O inventário terá lugar na sede da UCP, assegurado pelo Contabilistas centrais e nas Regiões
executados pelos contabilistas da agência sob a supervisão do Contabilista Nacional.
Este inventário fará objecto de uma acta devidamente assinada por todos os membros de
equipa encarregado da realização dos inventários. As actas dos inventários acompanhados dos
comentários do RAF são enviadas ao C P ao mais tardar 30 dias depois do encerramento do
exercício.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB-1
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
194
4. Etapas das operações
a) Constituição das equipas
b) Preparação do Inventario
c) Inventario
a) Constituição das equipas
Equipas pré-inventario
A RA
Os contabilistas da CRP
Equipas para o inventário
A RA
Os Contabilistas da UCP
Os Contabilistas das CRP`s
Um elemento de cada estrutura beneficiária do Imobilizado
Equipas de supervisão
O RAF
Auditores Externos
b) Preparação do Inventario
1. Planeamento da realização do Inventário através de elaboração de um
cronograma circunstanciado;
6. Circular informativo a todas as estruturas, sobre a calendarização dos Inventários;
7. Constituição das equipas de inventário;
8. Elaboração e divulgação de instruções escritas nos termos estabelecido no presente
Manual.
9. O contabilista principal fornece uma lista das imobilizações por serviço e localidade
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB-1
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
195
c) O Inventario
A equipa do inventário inicia o inventário abrangente de todas as imobilizações do POSER
com base no listing das imobilizações fornecidas pela contabilidade e confirmado pelo R A.
A equipa de supervisão faz o controlo que julgar pertinente a fim de assegurar a fiabilidade
dos trabalhos de inventário. Esse controlo pode ser feito por amostragem ou por universo
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-6
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
VEICULOS E OUTROS EQUIPAMENTOS MOTORIZADOS
196
VEICULOS E OUTROS EQUIPAMENTOS MOTORIZADOS
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-6
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PROCEDIMENTOS- INDEX
197
PROCEDIMENTOS INDEX
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVO
ADM- 61
MANUTENÇÃO E REPARAÇÃO ADM -62
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-61
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS
198
F – Veículos e outros equipamentos motorizados
Procedimentos
Princípios de Seguimento Administrativo
Manutenção e reparação
I – Princípios de Seguimento Administrativo
Princípios
As viaturas devem trazer o nome do programa e devem ser utilizados unicamente no quadro
das actividades do Programa
O C P, supervisiona a manutenção regular e preventiva dos veículos. Qualquer avaria ou
disfuncionamento constatado sobre o veiculo deve ser lhe dado conhecimento pelo utilizador
do equipamento.
Todos os meses, o motorista nota a quilometragem assim como o consumo dos combustíveis à
partir do livro de bordo e do registo do consumo de combustíveis.
A Secretaria supervisiona o respeito das datas de renovação de seguros e visitas técnicas.
1. 1-Objectivo do Procedimento
Controlar e seguir a utilização dos veículos e respectivos consumos de combustíveis e
manutenção
2. Aplicação do procedimento:
Este procedimento aplica se a todos os veículos do Programa
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB-1
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
199
3. Regras de gestão:
Na Partida para missão, o motorista deve efectuar as seguintes operações no livro de bordo
A data
Objectivo da deslocação
Quantidade de combustíveis disponibilizados
Km de partida
De regresso da missão
Nota a KM no regresso
Assina o livrete de bordo
Mensalmente
A secretaria prepara um extracto por veículo:
Os KM percorridos
O montante de consumo de combustíveis
Apura o eventual excesso de consumos combustíveis
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM 62
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
MANUTENÇAO E REPARAÇÃO DE VEICULOS
200
II – Manutenção e Reparação dos Veículos
1. Objectivo do procedimento
Manutenção e reparação dos veículos e equipamentos motorizados do Programa
2. Aplicação do procedimento
O procedimento aplica-se aos serviços de manutenção e reparação dos veículos e
equipamentos motorizados do Programa
3. Regras de gestão
É recomendável que se estabeleça um contrato de manutenção com um prestador de serviço,
normalmente um concessionário, para assegurar a manutenção dos veículos e equipamentos
motorizados
Por cada manutenção de um veículo (mudança de filtro mudanças de peças, pneus etc.) o
motorista do veículo, preenche a ficha de manutenção do livro de bordo com as seguintes
informações:
A data ;
A natureza dos trabalhos realizados ;
Seu nome e a sua assinatura.
O Orçamento deve se estruturar-se de modo a puder seguir os custos relativos ao consumo de
combustíveis e reparações dos veículos afecto ao POSER.
No grupo gerador instalado, deve ser efectuado a manutenção conforme a recomendação do
livro de especificação técnica.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
201
CAPITULO SEXTO
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PROCEDIMENTOS-INDEX
202
PROCEDIMENTOS INDEX
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
DSB - 1
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA
DESIGNADA
DSB - 2
PAGAMENTO DIRECTO
DSB - 3
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PRINCIPIOS
203
Princípios gerais
Existe quatro procedimentos standards de mobilização de fundos:
Procedimento I – Reembolso de despesas
Procedimento II- Reaprovisionamento da Conta Designada
Procedimento III- Pagamento directo
Procedimento IV- Compromisso Especial.
No âmbito do POSER, apenas os procedimentos II e III se aplicam. Por esta razão, são estes
os procedimentos que vão ser tratados no âmbito do presente Manual.
Os pedidos de fundos dirigidos ao FIDA, devem ser numerados cronologicamente, iniciando
pelo nº 1.O s resumos recapitulativos, anexos aos pedidos de reembolso de fundos devem ser,
igualmente, numerados, da mesma forma, de modo a corresponder às peças justificativas
anexas.
O Coordenador e o RAF são os representantes autorizados, a nível do Programa, a certificar
um Pedido de Reembolso de Fundos (DRF)
A Direcção Geral do Tesouro, indicará, um ou dois elementos, enquanto Representante
autorizado.
Por mais informações, deve-se recorrer ao Manual de Desembolso do FIDA e a Carta ao
Mutuário.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
204
A-APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
1. Objectivo do procedimento:
Descrever os procedimentos a observar aquando do aprovisionamento inicial da conta
designada do Programa.
2. Aplicação do procedimento;
Aplica – se, com a entrada em vigor do Acordo de Crédito e após a abertura da conta
designada.
3. Condicionalismo:
Aprovação por parte do Ministério de Tutela e FIDA do PTOA/PTBA para o primeiro
ano.
Aprovação do Plano de aquisição para os primeiros 18 meses,
Abertura da conta designada
4. Etapas das operações:
1. Estabelecer o Pedido
2. Aprovação do Pedido
3. Envio do Pedido
4. Transmissão do Pedido
5. Registo do aviso de pagamento
6. Tratamento do Aviso de pagamento
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB-1
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
205
5. Descrição dos Procedimentos
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Contabilista
A RAF
1. Estabelecer o Pedido
Após a entrada em vigor de acordo de crédito e a
determinação do montante máximo da conta
designada, cerca de USD 2 milhões.
Estabelece um pedido de aprovisionamento de
fundos de um montante igual ao plafond para
cobrir as despesas previstas para 6 meses de
actividades;
Prepara uma nota de pedido de fundo, dirigido
a Direcção Geral do Tesouro.
Envia ao RAF para controlo e assinatura.
Verifica o formulário utilizado
Certifica que o montante solicitado
corresponde à exigência do Acordo de Crédito
Transmite o formulário ao Coordenador
2.. Aprovação do Pedido
- Controla a assinatura do RAF;
DRF
POSER
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PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
206
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
A Secretaria
A DGT
- Aprova o pedido ;
- Assina o pedido de aprovisionamento
- Remete ao Secretariado para enviar ao
Ministério das Finanças (Direcção Geral de
Tesouro) para co-assinatura e aprovação.
3. Envio do Pedido
- Regista a correspondência no registo
« correspondência expedida » ;
- Apõe o carimbo do C P sobre a assinatura ;
envia uma cópia à contabilidade para a
contabilização e seguimento;
- Envia a correspondência ao destinatário pelo
correio ou motorista estafeta ;
- Classifica uma cópia do pedido.
4. Transmissão do Pedido
Após tratamento do pedido de
aprovisionamento,
- Controla, e aprova o pedido ;
- Remete-o à UCP que envia ao financiador para
aprovisionar a conta.
DRF
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB-1
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
207
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
FIDA
A Secretaria
A RAF
- Autoriza a transferência ;
- Faz a transferência ;
- Envia o aviso de pagamento ao Ministério das
Finanças e copia à UCP.
5 – Registo do aviso de pagamento
- Regista a correspondência no registo
« Correspondência Expedidas»;
- Atribui um número de ordem ;
- Transmite o aviso ao RAF para informação ;
Verifica se o montante do aviso de reembolso
confere com o DRF enviado;
Transmite o aviso ao C P para conhecimento e
validação
Transmite o original à contabilidade para os
procedimentos contabilísticos;
Transmite uma cópia ao secretariado para
classificação e arquivo
DRF
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB-1
PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
208
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Contabilista
6 – Tratamento do Aviso de pagamento
Classifica o aviso de informação recebida do
Financiador ;
Junta uma cópia do aviso de pagamento
proveniente do Banco Central, à cópia de
pedido de realimentação inicial ;
Coloca a menção « PAGO » sobre a cópia de
pedido de aprovisionamento inicial dos fundos
e arquiva os documentos com o aviso de crédito
emitidos pelo Banco ;
Contabiliza o encaixe (em escudos Cabo-verdianos e
em divisas
DRF
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS
GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA
209
B – RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA
1. Objectivo do procedimento:
Reconstituir a conta designada
2. Aplicação do procedimento:
Aplica se às despesas efectuadas pelo Programa a partir da conta designada, para
pagar despesas elegíveis de bens e serviços
3. Regras de gestão:
O procedimento aplica se, trimestralmente, para montante total de despesas superiores
ou iguais a 30% do montante autorizado.
4. Etapas das operações
1. Preparação de DRF
2. Elaboração de DRF
3. Controlo de DRF
4. Aprovação de DRF
5. Envio de DRF
6. Controlo e Co-Assinatura
7. Contabilização
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS
GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA
210
5-Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Contabilista
1. Preparação de DRF
Os pedidos de saques de fundos devem ser feitos numa base
mensal ou quando o total das despesas atinja 30% do total do
deposito inicial
Procede à selecção das despesas devendo fazer parte
de pedido de levantamento de fundos (DRF);
Efectua um controlo sistemático das peças
justificativas;
Assegura se da regularidade e veracidade de cada
peça justificativa
Verifica, as menções de pagamento. ;
Edita a partir do logicial as folhas recapitulativas e
extractos de despesas;
Transmite, o quadro recapitulativo, o extracto de
despesas e justificativos ao RAF ;
DRF
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS
GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA
211
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RAF
2. Elaboração DRF
O DRF é elaborado automaticamente e editado
directamente do logicial de gestão instalado no programa-
Tom2pro.
3. Controlo do DRF
Verifica as peças e o formulário utilizado:
Formulário apropriado de acordo com as
categorias de despesas
Classificação por categoria
Classificação por rubrica de funcionamento
Elegibilidade das despesas segundo as exigências
das cláusulas do Acordo de Crédito
Certifica os extractos das despesas
Visa o pedido e envia ao Coordenador para
aprovação.
DRF
DRF
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS
GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA
212
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Coordenador
A Secretaria
A DGT
4. Aprovação do DRF
Certifica o visto do RAF ;
Aprova – o;
Assina a nota dirigida à direcção geral do Tesouro;
Transmite uma cópia à secretaria da UCP para
seguimento.
5. Envio do DRF
Regista a correspondência no registo
« Correspondências expedidas» ;
Apõe o carimbo do C P sobre a assinatura;
Envia uma cópia ao RAF para o seguimento;
Envia a correspondência ao destinatário (serviço
encarregue da gestão da divida ;
Classifica uma cópia do pedido.
6. Controlo e co-assinatura
Controlo-o. Se o pedido estiver conforme:
contabiliza-o e apõe a sua assinatura sobre o pedido
(formulário 100 A)
DRF
DRF
DRF
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS
GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA
213
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Contabilista
Envia ao Financiador.
Transmite dois exemplares de la DRF ao FIDA
Devolve a UCP um exemplar
7. Contabilização
- Contabiliza o DRF (ver procedimentos
contabilísticos);
- Actualiza o registo das DRF;
- Apõe o carimbo DRF e inscreve o nº de DRF sobre
cada uma das peças
- Arquiva as peças
Após o desembolso o financiador informa o serviço
encarregue da gestão da divida e a UCP, que entretanto,
deve neutralizar as facturas originais pela menção
“REEMBOLSADAS” a fim de evitar que sejam de novo,
solicitadas o reembolso, e justificar a contabilidade.
Nota: O registo dos DRF é automaticamente actualizado quando o
DRF é editado em módulo automático pelo logicial TOMPRO
DRF
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS
GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA
214
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A Secretaria
A RAF
O Contabilista
8 . Registo de aviso de reembolso
- Recebe o aviso de reembolso do Financiador
- Aviso de debito do Banco Central,
- Regista a correspondência no registo
« correspondência Recebidas » ;
- Atribui um número de ordem;
- Envia o aviso a RAF
Verifica se o montante do aviso de reembolso
confere com o DRF enviado;
Transmite o aviso ao C P para conhecimento e
validação
Transmite o original à contabilidade para os
procedimentos contabilísticos;
Transmite uma cópia ao secretariado para
classificação e arquivo;
9. Tratamento do aviso de reembolso
- Verifica que o montante do aviso de reembolso
confere com o DRF enviado;
- Junta uma cópia de aviso de pagamento do Banco
Central à cópia do pedido de aprovisionamento;
DRF
DRF
POSER
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GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA
215
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
- Coloca a menção « pago » sobre a cópia do pedido
de aprovisionamento de fundos e arquiva os
documentos com o aviso de crédito emitido pelo
banco ;
- Contabiliza o encaixe. (Ver Tipicação de
contabilização, Capitulo Oitavo)
DRF
POSER
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GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA
216
Figura-Circuito do processo de ré- aprovisionamento da conta designada
UCP-POSER
Conta Designada
Banco Central
FIDA
DRF
POSER
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GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PEDIDOS DE PAGAMENTOS DIRECTOS
217
C – PEDIDOS DE PAGAMENTOS DIRETO
1. Objectivo do procedimento: Assegurar o pagamento das faturas aos fornecedores,
empresas e consultores, directamente pelos Financiadores, pelas mercadorias
entregues obras executadas ou serviços prestados
2. Aplicação do procedimento: O procedimento aplica-se para pagamentos de facturas
que tenha sido objecto de um contrato, de uma aquisição ou de uma encomenda
previamente aprovado pelo FIDA por valores superiores ao montante de USD 100 000
ou equivalente.
3. Regras de gestão:
a) Documentos necessários a pedidos de pagamento:
i. Factura – documento emitidos pelos empreiteiros, fornecedores e prestadores
de serviços ao POSER para a solicitação de pagamentos.
- Constituição de uma Factura – a factura deve conter, pelo menos,
os seguintes elementos:
Timbre indelével do beneficiário, com designação e morada;
Numeração e data de emissão;
Elementos de identificação fiscal da empresa;
Descrição das obras efectuadas, dos bens fornecidos e/ou dos serviços
prestados, os respectivos custos unitários, as quantidades, o valor de
IVA (se aplicável) e o valor total;
Montantes deduzidos a titulo de amortização de adiantamento inicial
(se aplicável) e/ou garantias de boa execução e valor líquido a pagar
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
218
b) Pressupostos para a autorização de um pagamento
i) Existência de contratos e respectiva autorização do Coordenador, ou na
ausência deste, do Responsável Administrativo e Financeiro e eventual
parecer da área técnica;
ii) Verificação da conformidade das Facturas emitidas pelos Beneficiários;
iii) Verificação da cabimentação orçamental;
Havendo a conformidade de toda a documentação apresentada, emitir ordem de
pagamento cheque cruzado ou ordem de transferência bancária.
Toda fatura deve vir acompanhada de:
Nota de transmissão
Certificado de serviço realizado
Nota de encomenda (NE) ou o contrato
Nota de entrega do fornecedor ou acta de recepção
Em toda fatura deve ser colocada um carimbo;
Do programa com um nº
“Bom a pagar” que valida o documento para efeitos de pagamento
As faturas cujos montantes são inferiores a USD cem mil (100 000) devem ser pagar a partir
da conta designada
4. Etapas das operações:
1. Preparação do PPD
2. Controlo e assinatura de PPD
3. Aprovação do PPD
4. Transmissão do Pedido ao FIDA
5. Contabilização das Operações
5.Descrição dos Procedimentos
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
219
INTERVENIENTES DESCRIÇÃO DE TAREFAS DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Contabilista
1. Preparação do pedido de pagamento directo
(PPD)
- Consulta o calendário e estabelece as facturas a
pagar;
- Selecciona as facturas devendo fazer objecto de
pagamento directo;
- Organiza as facturas por financiador e por
categoria de despesas;
- Preenche os formulários de pedido de
pagamento directo (formulário 200);
- Elabora a relação de facturas por fornecedor;
- Completa o pedido incluindo as facturas, nota
de encomenda, contrato, nota de entrega e acta
de recepção
- Assegura que as faturas seleccionadas são
elegíveis ao pagamento direto e
- Edita o resumo recapitulativo através do
logicial Tompro;
- Envia ao RAF para controle e assinatura.
Formulario200-PPD
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
220
INTERVENIENTES DESCRIÇÃO DE TAREFAS DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RAF
O Coordenador
A Secretaria
O D G T
2. Controle e assinatura do pedido de pagamento directo
Controla o resumo recapitulativo e, as
facturas e as peças que o acompanham
Prepara o PPD (F200)
Manda fotocopiar o DRF em 3 exemplares
Transmite o PPD e as peças justificativas ao
Coordenador do Programa
Aprova e assina o PPD
Manda enviar as Finanças
Recebe o PPD aprovado:
Envia o pedido ao Ministério das Finanças ou seu
representante e
Uma cópia ao RAF
Manda controlar o PPD
Assina e devolve à UCP
3. Contabilização das Operações
- Contabiliza o pedido de pagamento;
Formulario200-PPD
Formulario200-PPD
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
221
INTERVENIENTES DESCRIÇÃO DE TAREFAS DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Contabilista
A RAF
O Contabilista
- Classifica a cópia no dossiê “pedidos de
pagamentos directos em curso”.
- Devolve para o RAF para enviar ao
Financiador
4. Transmissão do PPD à FIDA
Após assinatura do PPD pelo Ministério das Finanças, o
PPD e os documentos de suporte são devolvidos ao RAF
para registo e transmissão ao FIDA.
Efectua a classificação dos documentos conforme
uma ordem cronológica com escrituração dum
registo dos pagamentos directos. A contabilização do
pagamento é efectuada na altura da nota de débito da
FIDA (Ver Guia de principais contabilização)
Recebe o aviso de pagamento
Apõe a menção “Pago” sobre a factura ao receber o
aviso de pagamento;
Envia o dossiê para o Contabilista
Contabiliza os pagamentos;
Classifica os documentos no cronograma
correspondentes
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS
GESTAO DE TESOURARIA FLUXOS DOS FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
222
CAPITULO SETIMO
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXO DE
FUNDOS
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-1
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
INDEX
223
PROCEDIMENTOS INDEX
GESTÃO DAS CONTAS BANCARIAS
TS-FLX-FNDS-1
GESTAO DE CAIXA TS-FLX-FNDS-2
TRANSFERENCIA DE FUNDOS PARA CRP TS-FLX-FNDS-4
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA
DESIGNADA-CRP
TS-FLX-FNDS-5
GESTÃO DA CAIXA DAS CRP TS-FLX-FNDS-6
RE-APROVISIONAMENTO
DA CONTA DESIGNADA-CRP
TS-FLX-FNDS-7
MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS
DA CONTRAPARTIDA
TS-FLX-FNDS-8
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-1
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GESTAO DAS CONTAS BANCARIAS
224
A-GESTÃO DAS CONTAS BANCARIAS
1-OBJECTIVO DO PROCEDIMENTO
Garantir uma gestão das contas bancarias do Programa conforme o Acordo de Empréstimo e
asseguram uma gestão rigorosa de tesouraria.
2-Aplicação do procedimento
O procedimento aplica-se a todas as contas bancarias do Programa
3-Regras de gestão
Para cada financiador, salvo indicação contrária do Financiador, abrir uma conta
bancária específica, euros, num banco universal (banco que efectua todas as
operações bancárias) ou no Banco Central de Cabo Verde;
Abrir uma conta operacional em ECV, alimentada pela conta específica em USD,
através da qual se efectuam as transacções.
Nomeação de três pessoas que devem autorizar a movimentação das contas;
Para cada movimentação, obrigar a assinatura de duas pessoas das três
autorizadas sendo uma do Tesouro e outra do Programa-UCP.
Os fundos transferidos para conta designada servem unicamente para suportar
as despesas do Programa e não devem servir de garantia sem o acordo prévio do
Financiador,
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
225
O Coordenador do Programa e o RAF são os únicos colaboradores do Programa
habilitados a assinar os movimentos nas contas bancarias do Programa
Um seguimento individualizado para cada uma das contas designada é efectuado
através do diário banco.
O Contabilista regista cronologicamente todas as transferências bancarias ou
emissões de cheques no diário de banco correspondentes
Mensalmente, o Contabilista extrai o diário para controlo e verificação pelo RAF
Mensalmente ainda efectua a reconciliação bancaria de cada conta e de seguida
transmite ao RAF para controlo e assinatura.
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-2
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
GESTÃO DA CAIXA UCP
226
B-GESTAO DA CAIXA UCP
1. Objectivo do procedimento:
Assegurar o funcionamento da Caixa garantindo uma gestão saudável e rigorosa
2. Aplicação do procedimento:
O procedimento aplica-se a todas as caixas do Programa
3. Regras de gestão:
O Assistente administrativo assegura a caixa da UCP cujo objectivo é o
pagamento de pequenas despesas elegíveis financiadas com recursos do
Programa
O montante plafond da caixa é de ECV Cinquenta mil (ECV50 000)
O montante autorizado para pagar cada despesa a partir da caixa é de cinco mil
escudos (ECV5000). As despesas superiores a esse montante são pagas por
transferência bancária.
O caixa deve ser fechado no fim do dia pelo Assistente Administrativo e
controlado pelo RAF ou Contabilista Principal. O RAF ou os Contabilistas
Centrais têm a competência de fazer esse controlo a qualquer momento.
Contudo, recomenda -se que esse controlo seja feito, obrigatoriamente, todos
os meses.
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-3
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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REVISTO
TRANSFERENCIA DE FUNDOS PARA AS CRP
227
C-TRANSFERENCIA DE FUNDOS PARA AS CRP
1. Objectivo do procedimento
Para realização das acções previstas em cada CRP serão abertas contas bancarias em
cada uma das CRP`S. Os fundos necessários serão canalizados mediante:
Um adiantamento inicial,
Realimentações mensais.
.
2. Aplicação do procedimento;
O procedimento aplica se a todos os contratos programas estabelecidos com as CRP`S
3. Regras de gestão
- O adiantamento inicial será realizado pela UCP mediante pedido escrito do Gestor da
CRP logo após o início do contrato. Será dimensionado de forma a cobrir 30% do
Contrato Programa
- O montante assim adiantado será recuperado no fim do contrato. As cláusulas do
contrato estabelecerão as condições dessa amortização.
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-4
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA CRP
228
I-APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA-CRP
1. Objectivo do procedimento:
Descrever os procedimentos a observar aquando do aprovisionamento inicial da conta
designada da CRP
2. Aplicação do procedimento;
Aplica se com a assinatura de contrato de Prestação de serviço com as CRP e após a
abertura da conta designada.
3. Condicionalismo:
Aprovação por parte da UCP do orçamento da CRP para o primeiro ano.
Abertura de uma conta especial, num banco universal, por cada financiador em nome
do Programa,
4. Regras de Gestão
O adiantamento inicial será realizado pela UCP mediante pedido escrito do Gestor da
CRP logo após a assinatura do contrato. O valor do adiantamento inicial deve ser igual
a 30% do contrato programa assinado. O montante assim adiantado será recuperado no
fim do projecto. As cláusulas do contrato estabelecerão as condições dessa
amortização.
Os documentos que acompanham o pedido, são:
Uma nota de acompanhamento
O contrato estabelecido entre a CRP e a UCP
O orçamento aprovado da CRP
5. Etapas das operações
1. Estabelecer o Pedido
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
229
2. Aprovação do Pedido
3. Tratamento do Pedido
4. Autorização do pagamento
5. Tratamento do Aviso de pagamento
POSER
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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
230
6. Descrição dos Procedimentos
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Gestor da CRP
Secretaria
A RAF
1. Estabelecer o Pedido
- Assina o contrato de Gestão com o
Coordenador da UCP,
- Procede o estabelecimento de um pedido de
aprovisionamento de fundos de um montante
igual ao plafond para cobrir as despesas
previstas, correspondentes a 30% do contrato
Programa
- Prepara uma nota de pedido de fundo dirigido
a UCP.
- Envia o pedido à UCP
- Regista a correspondência no registo
« correspondência expedida » ;
- Apõe o carimbo do C P sobre a assinatura ;
- Envia uma cópia para RAF
-
2.Controlo do Pedido
- Recebe o Pedido
- Verifica se o mesmo está de acordo com a
norma; verifica os documentos suporte; envia
ao C P para aprovação
DRF
DRF
POSER
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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
231
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O C P
O Contabilista
A RAF
A RAF
3. Aprovação do Pedido
- Recebe o dossiê do Pedido
- Controla a assinatura do Gestor;
- Aprova o pedido ;
- Assina o pedido de aprovisionamento
- Remete à RAF para seguimento
3. Tratamento do Pedido
- Envia o dossiê à contabilidade para
cabimentação
- Anexa os documentos suportes
- Cabimenta a despesa,
4. Autorização de pagamento
- Autoriza o pagamento ;
- Segue o processo de aprovação “on-line” pelo
Tesouro
- Confirma a autorização de pagamento ;
- Extrai do programa SIGOF bordereau de
pagamento para classificação.
5. Tratamento do Aviso de pagamento
DRF
DRF
POSER
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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
232
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Contabilista
- Recebe a confirmação do aviso de pagamento
do secretariado ,
- Junta uma cópia do aviso de pagamento
proveniente do Banco Central, à cópia de
pedido de realimentação inicial ;
- Coloca a menção « PAGO » sobre a cópia de
pedido;
- Transmite ao Contabilista para seguimento;
- Edita do programa SIGOF o bordereau de
pagamento;
- Anexa ao dossiê de cabimentação; classifica e
regista na contabilidade;
- Arquiva de acordo com o respectivo diário;
- Transmite ao gestor da CRP o comprovativo
de pagamento;
DRF
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-5
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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REVISTO
GESTÃO DAS CAIXAS DAS CRP
233
II-GESTAO DAS CAIXAS DAS CRP
1. Objectivo do procedimento:
Assegurar a gestão e o aprovisionamento das caixas das CRP para assegurar o seu
funcionamento regular
2. Aplicação do procedimento
O procedimento aplicasse a todas as caixas das CRP`S
3. Regras de gestão
O Assistente administrativo assegura a gestão do caixa da CRP
O caixa financia pequenas actividades elegíveis aos recursos do Programa.
O Plafond da caixa é fixado em tinta mil escudos (ECV30 000)
O caixa deve pagar despesas inferiores a três mil escudos (ECV3 000).
Em caso de necessidade de pagamento superior a três mil escudos o gestor da CRP
deve pedir autorização ao Responsável Financeiro ou ao Coordenador do Programa.
As despesas superiores a ECV 3.000 devem ser pagas através de cheque
O caixa deve ser fechado no fim de cada dia. O caixa é controlado pelo gestor da CRP,
podendo, igualmente, e ser controlado pelos Contabilistas Centrais ou o RAF nas
missões de supervisão.
Recomenda – se ao gestor ou ao contabilista que faça, mensalmente, um controlo
sistemático do Caixa.
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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
234
III- RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA CRP
1. Objectivo do procedimento:
Reconstituir a conta designada da CRP
2. Aplicação do procedimento:
Aplica se às despesas efectuadas, pela CRP a partir da conta designada, para
reconstituir despesas elegíveis de bens e serviços
3. Regras de gestão:
O procedimento aplica se, mensalmente, para montante total de despesas elegíveis;
Em tais circunstancias os seguintes documentos são exigidos:
Mapa de execução orçamental por componente, por zonas de intervenção e por
categorias financeiras;
Reconstituição das Contas;
Folha de Caixa;
Inventário de Caixa( Processo verbal do saldo de caixa )
Mapa de seguimentos dos Contratos ACDs
Folha de processamento de salários
4. Etapas das Operações
1. Elaboração dos pedidos
2. Verificação do pedido de saques de fundos (DRF)
3. Aprovação do DRF
4. Envio do DRF
5. Recepção do DRF
6. Tratamento do DRF
7. Autorização de pagamento
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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
235
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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
236
5-Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O contabilista CRP
1. Elaboração dos pedidos
Os pedidos de desembolsos de fundos devem ser feitos
numa base mensal..
Procede à selecção automática (1) das despesas
devendo fazer parte de pedido de reembolso de
fundos (DRF);
Efectua um controlo sistemático das peças
justificativas;
Assegura se da regularidade e a veracidade de
cada peça justificativa que compreende :mapa de
execução orçamental por componente, por zonas
de intervenção e por categorias financeiras;
reconstituição das contas ;Folhas de caixa,
Inventário de caixa acompanhado da ata do
saldo; mapa de seguimento dos contratos ACDs;
folha de processamento de salários;
Verifica, as menções de pagamento. ;
Edita a partir do logicial as folhas recapitulativas
e extractos de despesas;
Assina e transmite, o quadro recapitulativo, o
extracto de despesas e justificativos ao Gestor ;
(1 ) Nota: O DRF é editado directamente do logicial de gestão
instalado-TOM2PRO
DRF
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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
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RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
237
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O Gestor
A Secretaria
2. Verificação do pedido de saques de fundos
(DRF)
Verifica as peças e o formulário utilizado:
A classificação por categoria
A classificação por rubrica de
funcionamento
A elegibilidade das despesas segundo as
exigências das cláusulas do Acordo de
Crédito
Certifica os extractos das despesas
Visa o pedido e envia à UCP.
3.Recepção do DRF
Recebe o dossiê do pedido de reembolso de
DRF
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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
238
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A RAF
O Contabilista
O RAF
O Contabilista
fundos da CRP,
Regista a correspondência no registo «
correspondência recebidas» ;
Transmite o pedido ao RAF.
Certifica o visto do Gestor e Contabilista da
CRP ;
Envia ao contabilista da UCP para seguimento
4. Tratamento do DRF
Verifica que:
As despesas solicitadas são elegíveis,
São correctamente repartidas consoante for a
categoria e o financiador
E solicita ao RAF a cabimentação da despesa
no limite do montante das despesas
consideradas elegíveis.
5. Autorização de pagamento
Autoriza, no sistema SIGOF- “on line” o
pagamento
Edita do programa SIGOF o bordereau de
pagamento;
DRF
DRF
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP
239
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
Anexa ao dossiê de cabimentação;
Classifica e regista na contabilidade;
Arquiva de acordo com o respectivo diário;
Transmite ao gestor da CRP o comprovativo de
pagamento
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-5
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS DE CONTRAPARTIDA
240
D- MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS DE CONTRAPARTIDA
Objectivo do procedimento:
Aprovisionamento da conta de contrapartida
Aplicação do procedimento:
O procedimento aplica-se se em solicitação de fundos de contrapartida ao Estado para
assegurar o pagamento de despesas elegíveis no âmbito da implementação do Programa.
Regra de Gestão
Anualmente, no mês de Julho o Ministério das Finanças solicita a UCP a programação
financeira de desembolsos dos fundos tanto do financiador externo como do Estado para o
ano seguinte.
O montante do orçamento dos recursos externos e o montante necessário para assegurar o
financiamento da contrapartida é inscrito no Orçamento Geral do Estado.
Uma conta de Contrapartida é aberta no tesouro, Banco do Estado, para receber os fundos de
contrapartida
A RAF prepara o modelo de Programação Financeira (ver anexo) que assegura o seguimento
da execução periódica contendo uma programação de desembolso trimestral.
No início de cada ano fiscal, o tesouro adianta fundos correspondentes a três meses de
actividades.
Considerando que a cabimentação das despesas se faz “on-line”, e essas cabimentações são
feitas acompanhadas de todas as peças justificativas necessárias, no fim do trimestre já se
conhece os montantes gastos e as justificações das despesas disponibilizadas. Desde logo, a
RAF, reenvia uma nova programação que é reembolsada, de seguida, pelo Tesouro.
No fim de exercício, fecha-se o crédito alocado ao Programa e eventual saldo remanescente é
devolvido ao Tesouro. Esse saldo poderá financiar actividades do programa, no ano seguinte.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
241
CAPITULO OITAVO
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
INDEX
242
PROCEDIMENTOS INDEX
PRINCIPIOS CONTABILISTICOS
CTB - 1
SISTEMA CONTABILISTICOS
CTB - 2
TRATAMENTO DE FATURAS CTB - 3
ORGANIZAÇÃO DO SISTEMAS CONTABILISTICO
CTB - 4
PLANNING DOS TRABALHOS
CONTABILISTICOS
CTB - 5
ANALISE E CONTROLO
CONTABILISTICOS
CTB - 6
TRABALHOS DE FIM DE EXERCICIO
CTB - 7
GUIA DOS PRINCIPAIS LANÇAMENTOS
CONTABILISTICOS
CTB - 8
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PRINCIPIOS
243
Generalidades
O quadro contabilístico proposto para o POSER se conforma com as disposições do Sistema
de Normalização Contabilístico e de Relato Financeiro existente em Cabo Verde que por sua
vez se conforma às Directrizes das Normas Internacionais de Contabilidade.
O Sistema de Normalização Contabilístico e de Relato financeiro (SNRF) define e estabelece
as regras de elaboração das situações financeiras.
O Plano de Contabilidade proposto, respeita as disposições e os princípios do SNRF mas,
adaptado às necessidades específicas do Programa.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PRINCIPIOS
244
A-PRINCIPIOPS CONTABILISTICOS
Os princípios contabilísticos têm por objectivo, definir as regras e harmonizar as práticas
contabilísticas com vista a obter uma informação contabilística e financeira de qualidade,
reconhecida por todos os utilizadores das situações financeiras
Estes princípios encontram a sua fonte nos textos legais e sobretudo nas opiniões e
recomendações emitidas pelas instâncias profissionais tanto nacionais (Ordem dos
Contabilistas certificados), como internacionais (IASC,AICPA etc..)
1. Princípios de base
Os princípios retidos são :
A prudência,
Consistência,
da Especialização do exercício,
Do custo histórico,
Da continuidade,
Transparência,
Da substancia sobre a forma
a. Da Prudência
Significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas
exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou
provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de
passivos e custos por excesso. Devem também ser reconhecidas todas as responsabilidades
incorridas no período em causa ou num período anterior, mesmo que tais responsabilidades
apenas se tornem patentes entre a data a que se reporta o balanço e a data em que este é
elaborado.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PRINCIPIOS
245
b. Consistência
Considera-se que uma entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício
para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser
referida
A derrogação a este principio pode ser ditada, eventualmente, nos seguintes casos ( de origem
externa ou interna à entidade):
A preocupação de uma melhor informação financeira,
A obrigação ou necessidade de acatar a lei ou as decisões de uma autoridade
competente em matéria de normas contabilísticas
Correcção dos erros
c. Da especialização dos exercícios (ou de autonomia e independências dos
exercícios)
Os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente
do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos
períodos a que respeitam
d. Do custo histórico
Os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção, expressos
quer em unidades monetárias nominais, quer em unidades monetárias constantes.
Assim as imobilizações tangíveis (edifícios, veículos etc.) são inscritas no balanço pelo valor
de aquisição eventualmente amortizado na base desse valor)
e. Da continuidade de exploração
Considera-se que a empresa opera continuadamente, com duração ilimitada. Desta forma,
entende-se que a entidade não tem intenção nem necessidade de entrar
em liquidação ou de reduzir significativamente o volume das suas operações.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PRINCIPIOS
246
Se esta condição não for respeitada, as contas devem ser encerradas numa óptica de
liquidação das operações
f. Da transparência
É a transposição do conceito de regularidade e sinceridade
A regularidade supõe a conformidade às regras e procedimentos em vigor e sua aplicação em
boa-fé.
Exemplos:
O respeito pelo registo cronológico das operações
Cada operação de lançamento deve ser justificada por uma peça provatória datada,
conservada e classificada numa ordem bem estabelecida
A sinceridade deve se traduzir por um tratamento fiel e uma apresentação clara e precisa das
informações, sem intenção de dissimular a realidade
.
Além do mais. A transparência encontra-se na aplicação estrita da regra de não compensação
entre:
As operações de mesma natureza: (As compras e vendas realizadas com o mesmo
terceiro devem ser contabilizadas. De um lado na conta compras e fornecedores, de
outro lado na conta vendas e clientes)
Os saldos devedores e credores de um mesmo grupo de contas ou de um mesmo
terceiro realizando operações de natureza diferente com a entidade. Os primeiros são
inscritos no activo do balanço e os segundos no passivo, sem possibilidade de
compensação directa
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PRINCIPIOS
247
Da substância sobre a forma
As operações devem ser contabilizadas atendendo à sua substância e à realidade financeira
e não apenas à sua forma legal.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SISTEMA CONTABILISTICO
248
B- SISTEMA CONTABILISTICO
I-Objectivos do sistema de gestão e informação contabilística implementado no POSER
O sistema de contabilidade a implementar no Programa, tem dois objectivos principais:
1-Garantir o registo das informações em conformidade com as Directrizes das Normas
Internacionais de Contabilidade, as normas de prestação de contas do FIDA e, em
conformidade com os preceitos estabelecidos no Sistema de Normalização
Contabilístico e de Relato Financeiro existente em Cabo Verde.
2-Fornecer aos financiadores e gestores do POSER a informação necessária à
implementação e acompanhamento do programa.
Além das funcionalidades acima mencionadas, o programa deverá permitir, de modo
específico, os seguintes parâmetros:
Uma contabilidade em partidas dobradas (Total credito= total debito)
O registo e seguimento de todas as operações contabilísticas e de todos os
compromissos;
Ter uma contabilidade geral, auxiliar e analítica totalmente integrado com os módulos
de seguimento orçamental, de gestão dos imobilizados
O estabelecimento automático das situações financeiras trimestrais e anuais (Mapa de
Origem e aplicação de fundos por categoria e por componentes, balancetes, balanço,
situação de tesouraria…)
Seguimento das despesas por fonte de financiamento e por moeda de pagamento
(ECV, EUROS)
O seguimento das Convenções de Financiamento, permitindo conhecer a todo
momento a situação de cada um dos Acordos de Crédito.
A preparação automática dos DRF.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-4
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SISTEMA CONTABILISTICO
249
O seguimento orçamental permitindo conhecer, em tempo real, a situação por
financiador componente, categorias de despesas, zona ou região etc.)
O seguimento detalhado das despesas por componente e actividades
O seguimento e acompanhamento dos contratos.
O seguimento e acompanhamento das imobilizações.
II - Organização e gestão da contabilidade do POSER
A organização da informação contabilística encontra se estruturada em cascata à volta de dois
centros:
A UCP- que centraliza as informações globais do Programa,
As CRP`s que centralizam as informações regionais e de seguida transmitem - nas à
UCP.
Em ambos os sítios, foram instalados o logicial Tom2pro que responde pelas características
acima descritas.
AS CRP`S estão obrigadas, individualmente, a enviar, mensalmente, para a UCP a base de
dados das informações tratadas ao seu nível. Ou seja, recebem os relatórios, acompanhados
dos justificativos das despesas efectuadas, das ACD, contabilizam essas informações segundo
os vários eixos (geral, analítico, …) e enviam à UCP a base dessas informações para
consolidação. Portanto, o sistema instalado é um sistema centralizador.
Para gerir o sistema contabilístico o programa conta com um logicial, já instalado, que
responde a todas as características do sistema de informação contabilística acima
anunciadas.
O Programa conta ainda com dois contabilistas a nível central, sendo um deles o contabilista
nacional e o outro Contabilista Assistente e um Contabilista em cada uma das CRP.
A fim de garantir o controlo e acompanhamento do sistema contabilístico, os contabilistas
devem reportar directamente ao Contabilista Nacional que trabalha sob a supervisão directa
do RAF
Os diários, e o plano das contas (gerais, analíticas e orçamentais), não devem ser alterados
sem prévia discussão e autorização do Contabilista Nacional.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-4
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SISTEMA CONTABILISTICO
250
Todos os justificativos e peças contabilísticas divididamente organizados, em pastas, por
diários e por sequência cronológica devem ser arquivados na CRP;
Mensalmente o Gestor da CRP deve enviar à UCP (até o dia 10 do mês seguinte ao da
realização da actividade):
Base TOM2PRO (Salvaguarda)
Extractos de banco de todas as contas
Folha de banco de todas as contas bancárias
Reconciliação bancária
DRF de todas as contas
Mapa de execução orçamental por componente, por zonas de intervenção e por
categorias financeiras;
Reconstituição das Contas;
Folha de Caixa;
Inventário de Caixa( Acta do saldo de caixa )
Mapa de seguimentos dos Contratos ACDs
Folha de processamento de salários
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
TRATAMENTO DE FATURAS
251
C-TRATAMENTO DE FATURAS
1-Objectivo do procedimento
Tratar as facturas dos fornecedores recebidos no Programa em contrapartida das prestações
efectuadas, dos fornecimentos entregues ou obras executadas
2-Aplicação do procedimento
O procedimento aplica em todas as facturas recebidas no Programa
3-Regras de gestão
Todas as facturas recebidas no Secretariado do Programa são registadas cronologicamente
num Livro apropriado denominado “ Facturas Recebidas” , e posto carimbo”
As facturas são recebidas em três exemplares (um original e dois copias) acompanhadas do
original de NE e uma cópia da NG ou da acta de recepção
As cópias de facturas devem levar, através de um carimbo, a menção “copia”
Todas as facturas são certificadas e liquidadas pelo contabilista
4-Etapas das operações
1-Recepção e registo da fatura
2-Certificação, liquidação e contabilização da fatura
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
TRATAMENTO DE FATURAS
252
5-Descrição dos procedimentos
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
A secretaria,
O C P
O serviço
solicitador
1-Recepção e registo da fatura
Recebe a fatura:
Regista a fatura mencionando a data de chegada o
nº interno, o nº e a data da futura do fornecedor, o
nome do fornecedor e as referencias das peças que
acompanham ; apõe o carimbo " correspondência
recebida" sobre a fatura com a data e o nº interno ;
Transmite a fatura e os documentos ao C P.
2-Certificação, liquidação e contabilização
da fatura
Visa e transmite a fatura assim recebida ao
serviço solicitador para validar o serviço
efectuado ou não
Apõe a menção que corresponda a situação
Devolve à secretária que envia, de novo, ao C
P.
Faturas
Faturas
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6
GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS
ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
TRATAMENTO DE FATURAS
253
INTERVENIENTES
DESCRIÇÃO DE TAREFAS
DOCUMENTOS
&
INTERFACE
O C P
A RAF
O Contabilista
O C P apõe “bom a pagar” se tal é o caso, e envia ao
RAF para dar seguimento junto do Contabilista
Transmite a fatura, e as peças que a
acompanham, ao Contabilista para tratamento
contabilístico.
:
Tira da pasta “fatura a receber” NE,PC,NG,
acta de recepção correspondente a fatura,
Verifica a exactidão aritmética da fatura
recebida,
Visa-a e contabiliza.
Faturas
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ORGANIZAÇAO DO SISTEMA CONTABILISTICO
254
D-ORGANIZAÇAO DO SISTEMA CONTABILISTICO
I-Diários
As operações de contabilidade são registadas, cronologicamente, nos diários em função da
sua natureza. O sistema de contabilidade a implementar compreende os seguintes principais
diários
Diários de aquisição de bens, serviços e obras
Nesse diário são registados as facturas dos fornecedores de bens e serviços e obras
Diário de banco (um por conta bancária)
Esses jornais registam as operações de entradas e saídas de fundos colocados à disposição do
Programa, pelo FIDA, Fundo Espanhol e Estado de Cabo Verde
Diário de pagamentos directos
Esses diários registam as operações particulares permitindo seguir e controlar o pagamento
directo das faturas
Diário das operações diversas
Este diário regista todas outras operações não compreendidas nas três categorias
precedentes
- Operação de emissão de DRF
- Operação de regularização no enceramento e reabertura de exercício
II-Arquivo do dossiê de contabilidade
O contabilista classifica as peças contabilísticas na pasta de contabilidade.
Cada peça contabilística é classificada na respectiva pasta de documentação da seguinte
forma:
Sequência cronológica de baixo para cima, isto é, por mês, data e sequência numérica
Os documentos da contabilidade devem permanecer sempre na sala de contabilidade.
Qualquer informação de natureza contabilística deve ser prestada pelos contabilistas.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ORGANIZAÇAO DO SISTEMA CONTABILISTICO
255
As pastas de arquivo da contabilidade só podem sair da sala de contabilidade mediante
requisição e acordo expresso dos contabilistas. O procedimento aplica se tanto para os
auditores externos como para os colaboradores internos.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-5
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PLANNING DOS TRABALHOS CONTABILISTICOS
256
E – PLANNING DOS TRABALHOS CONTABILISTICOS
I. Tarefas diárias
Compras
- Imputação das faturas
- Controlo da imputação
- Entrada das faturas no logicial-Modulo contabilidade
Banco
- Imputação das transacções bancarias (ordem de transferência cheques,
aviso de débito e aviso de credito etc..)
- Controlo das imputações
- Entrada das transacções bancárias no logicial
- Controlo de entradas
- Validação dos lançamentos contabilísticos
II. Tarefas mensais
Compras
- Edição do diário compras
- Controlo dos lançamentos do mês
- Conciliação dos documentos informáticos em coerência com os
suportes de lançamento
- Justificação dos saldos de fornecedores e análise
Tesouraria/ Banco
Solicitação dos extractos bancários
Contabilização, de eventuais, despesas bancarias
Edição dos diários banco
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-5
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PLANNING DOS TRABALHOS CONTABILISTICOS
257
Controlo das entradas do mês
Estabelecimento das situações de conciliação bancaria e análise
Contabilização de eventuais lançamentos de regularização
Edição de diários bancos definitivos
Controlo da classificação das peças e documentos de banco (extracto de banco,
aviso de credito e debito, ordem de transferência etc.)
Seguimento das operações de tesouraria não concluídas (operação de
transferência em espera, cheques em transito etc.)
Seguimento contabilístico
- Edição de extracto geral das contas e balancete geral
- Edição das situações de seguimento analítico
- Edição das situações de seguimento orçamental
- Confrontação realização do período versus previsão e explicação dos
desvios
III. Tarefas anuais
Inventário do AFT
- Inventário físico dos AFT
- Edição do mapa de imobilização e comparação com a classe quatro
correspondente na contabilidade
- Identificação dos imobilizados a abater
Inventário de stock-Economato
- Inventario físico de stock
Trabalhos de fim de exercício
- Inventário contabilístico
- Analise das contas
- Lançamentos de regularização
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-5
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
PLANNING DOS TRABALHOS CONTABILISTICOS
258
- Lançamentos do fim de exercício
Edição das situações financeiras e auditorias às contas
- Edição das situações financeiras de fim do exercício
- Edição e reconstituição das contas especiais.
- Auditoria das contas- auditor externo
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-6
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ANALISE E CONTROLO
259
F-ANALISE E CONTROLO CONTABILISTICO
I-Objectivo e generalidades
A análise das contas tem por objectivo, assegurar, de um lado que os saldos de certas contas
colectivas são efectivamente suportadas pelas contas individuais correspondentes e de outro
lado que as contas individuais são, por sua vez, suportadas pelo detalhe das operações.
Trata se em geral de todas as contas da classe2 (contas de terceiros e contas financeiras menos
de um ano)
II. Controlo das contas de terceiros
Os saldos das contas fornecedores individuais devem corresponder ao saldo da conta colectiva
correspondente. Se se constar uma diferença é porque há uma anomalia que convém analisar e
resolver.
Verificar que o saldo da conta fornecedor do mês reflecte os movimentos a débito e a crédito
passados sobre as contas fornecedores individuais
III Conciliação da conta fornecedor
Verificar que todas as operações (faturas e pagamentos) registadas durante o mês foram
conciliadas.
O logicial Tom2pro assegura automaticamente essa conciliação.
IV. Controlo de Contas devendo ter um saldo nulo
O contabilista deve assegurar que as contas que por natureza devem per um saldo nulo em
cada fim do mês, estão efectivamente nesta situação
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-6
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ANALISE E CONTROLO
260
Estas contas são as seguintes
2. XXX-transferência de fundos
Contas de transferências banco e caixa
V. Controlo de coerência da conta imobilização e do ficheiro das
imobilizações
Verificar que cada lançamento sobre uma conta de imobilização corpórea corresponde a um
dossiê de equipamento criado no módulo Imobilização
O Total da listagem dos imobilizados deve ser igual ao total da conta imobilizado
correspondente em contabilidade.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-7
PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
TRABALHOS DE FIM DE EXERCICIO
261
G-TRABALHO DE FIM DE EXERCICIO
I-Objectivo
Fechar as contas da UCP e CRP a 31 de Dezembro, com o objectivo de :
o Encerrar o exercício contabilístico
o Estabelecer os documentos finais não auditados (Seguimento orçamental,
seguimento das actividades físicas)
o Estabelecer os documentos de fim de exercícios para auditoria
II Balancete
Balancete de Verificação
O Contabilista deve:
Verificar o equilíbrio fundamental (total débito = total Crédito;
Verificar se todas as transacções foram registadas e de forma correcta;
Verificar se os saldos correspondem à real situação;
Lançamentos de regularização
O Contabilista deve assegurar
o Lançamentos de amortizações; se aplicável)
o Especializações dos saldos;
o Anulação de contas cujos saldos devem ser nulos.
Balancetes de encerramento
.Ainda o Contabilista procede a verificação aritmética do balancete. Pode ocorrer algum erro
de adição.
Apos verificação do balancete, o Contabilista edita o balancete geral definitivo.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-8
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
262
III. Estabelecimento das situações financeira
Uma vez que o balancete geral é exacto, o contabilista edita todas as situações financeiras
finais necessárias. (Balanço, Origem e aplicação de fundos etc.)
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-8
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
263
TIPICAÇAO DOS PRINCIPAIS LANÇAMENTOS CONTABILISTICOS
( GUIA DE PRINCIPAIS LANÇAMENTO CONTABILISTICOS)
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-8
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
264
PROCEDIMENTOS INDEX
COMPTABILISAÇAO DO ACORDO DE CREDITO
CTP-81
APPROVISIONEMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
CTP-82
APPROVISIONEMENTO INICIAL DA CONTA DE
CONTRAPARTIDA
CTP-83
COMPTABILISAÇAO DE UMA FATURA DE IMOBILISAÇÃO
CTP-84
PAGAMENTO DE FATURAS ATRAVES DA CONTA
DESIGNADA
CTP-85
ELABORAÇÃO DRF
CTP-86
PAGAMENTO DE FATURAS ATRAVES DA CONTA
CONTRAPARTIDA
EMISSAO DE UM DRF
CTP-87
CTP-88
REEMBOLSO DE UM DRF CTP-89
COMPTABILISAÇAO DE PAGAMENTO DIRECTO CTP-90
PAGAMENTO ADIANTAMENTO FORNECEDORES CTP-91
COMPTABILISAÇAO DASFACTURES DE DESPESAS CTP-92
APPROVISIONEMENTO DA CAIXA CTP-93
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-8
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
265
PAGAMENTO DE DESPESAS ATRAVEZ DA CAIXA CTP-94
APROVISIONEMENTO DA CONTA DESIGANADA CRP. CTP-95
APROVISIONEMENTO DAS CONTAS CRP CTP-96
COMPTABILISAÇAO DOS JUSTIFICATIVOS DAS ACD CTP-97
COMPTABILISAÇAO DA COPARTICIPAÇAO DOS
BENEFICIARIOS DO PROGRAMA
CTP-98
COMPTABILISAÇAO DOS JUSTIFICATIVOS DOS
BENEFICIARIOS
CTP-99
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-83
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ACORDO DE CREDITO
266
F- TIPIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS LANÇAMENTOS CONTABILISTICOS.
Acordo de crédito
Objectivo
A dotação serve para registar o facto de ter sido assinado um Acordo com um Financiador e
que uma parte do Projecto será financiada. Numa primeira etapa ela permite registar a parte
do capital próprio do Financiador e a dívida que ele assume para com o POSER.
Diário
Diário Financiador – Tipo OD
Peça justificativa
Acordo de Crédito assinado
Tipificação de lançamento
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
23XXXX
55XXX
Financiamento obtido
Financiador FIDA-Capital
Subscrito
Assinatura de acordo de crédito
M
M
M-Montante
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-83
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
267
Aprovisionamento inicial da conta designada
Objectivo
Contabilizar o depósito inicial na conta designada e registar a realização parcial do capital
subscrito.
Diários
Diário do Financiador – Tipo OD
Peça justificativa
Aviso de crédito bancário- Banco Central
Tipificação de lançamento
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
55XXX
51XXX
FIDA- Capital Subscrito
FIDA- capital realizado
M
M
Diário Banco
Peça justificativa
Aviso de crédito bancário Banco Central
Tipificação de lançamento
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
12XXX
23XXX
Banco-conta designada
Descrição-depósito inicial
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-83
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
268
Nota: Estas operações aplicam-se por cada Financiador
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-83
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SUBSCRIÇAO CONTRAPARTIDA
269
Subscrição da conta de contrapartida
Objectivo
Contabilizar/subscrever a comparticipação total do Governo conforme o Acordo de Crédito e
seguir os mesmos procedimentos à medida que o capital seja realizado.
Diário
Diário Financiador – Tipo OD
Peça justificativa
Acordo de crédito assinado
Tipificação de lançamento
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
23XXXX
55XXX
Financiamento obtido/acordado
Contrapartida Nacional - Capital
Subscrito
Assinatura de acordo de crédito
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-83
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
SUBSCRIÇAO CONTRAPARTIDA
270
Aprovisionamento da Conta de contrapartida
Objectivo
Contabilizar o depósito inicial na conta de contrapartida
Diários
Diário do Financiador – Tipo OD
Peça justificativa
Aviso de crédito bancário- Banco Central
Tipificação de lançamento
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
55XXX
51XXX
Governo - Capital Subscrito
Governo - capital realizado
M
M
Diário Banco
Peça justificativa
Aviso de crédito bancário- Tesouro
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-83
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
271
Tipicação de lançamento
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
12XXX
23XXX
Estado-Conta contrapartida
Estado- capital realizado
Descrição-depósito inicial
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-84
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO IMOBILIZAÇÃO
272
Contabilização de facturas de imobilização
Objectivo.
Constatar a aquisição de equipamentos, viatura, mobiliário de escritório, computadores
Diário
Diário das compras/aquisições de bens – Diário tipo OD
Peça justificativa
Fatura do fornecedor
Tipicação contabilística
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
43XXX
2XXX
Imobilização
Fornecedor
Aquisição de-----
M
M
Nota: Este procedimento repete para o fornecimento de serviço externo, prestação de serviço
ou outros.
As imobilizações são contabilizadas pelo valor total da fatura incluindo o IVA,
O IVA não recuperável é suportado pela contrapartida.
As entregas parciais de imobilizados que não podem ser utilizados, são contabilizadas em
Imobilização em curso.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-85
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO PAGAMENTOS DE FATURAS CONTA DESIGNADA
273
Pagamentos de fatura através da conta Designada
Objectivo do procedimento
Constatar uma ordem de transferência ou emissão de um cheque para pagamento de faturas
através da conta designada
Diário
Diário Banco
Diário das OD
Peça justificativa
A Constatação no sistema SIGOV que a ordem de transferência foi paga e editar o bordereau
correspondente
Cópia de cheque descarregada pelo beneficiário
Tipificação contabilística
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
2.XXX
12. XXX
Fornecedor
FIDA-Conta Designada
Descrição. Pagamento fatura nº
M
M
Nota Este procedimento repete para o fornecimento de serviço externo, prestação de serviço
ou outros.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-86
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
ELABORAÇÃO DRF
274
Preparação para elaboração do DRF
Objectivo do procedimento
Constatar uma despesa a ser submetida ao (s) financiador (es) para o reembolso.
Diário das Operações Diversas
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
2XXX
2 XXX
FIDA-DRF a estabelecer
FIDA-Despesa a pagar
Descrição. Pagamento fatura nº
M
M
Nota: Este procedimento repete para o fornecimento de serviço externo, prestação de serviço
ou outros.
Comentário
Um cheque ou uma ordem de transferência pode servir para pagar varias faturas do mesmo
fornecedor. É importante conservar o detalhe das faturas pagas.
A ordem de transferência, sobretudo quando se trata de pagamento no estrangeiro, dá lugar as
despesas bancarias. Quando for o caso, as despesas devem ser tratadas na base de aviso de
débito recebidos do Banco onde sedia a conta.
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-87
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO PAGAMENTOS -CONTRAPARTIDA
275
Pagamentos de faturas através da conta de Contrapartida
Objectivo do Procedimento
Constatação da ordem de transferência ou emissão de cheques para pagamento das faturas
através da conta de contrapartida
Diário contabilístico
Diário banco-Conta contrapartida
Diário das OD
Tipificação contabilística
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
2XXX
12 XXX
Fornecedor
Tesouro-Conta de contrapartida
Descrição. Pagamento fatura nº
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-88
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
EMISSAO DRF
276
Emissão de DRF
Objectivo do procedimento
Constatar na contabilidade, a transmissão de um DRF com vista a reconstituição de fundos
Diário Contabilístico
Diário DRF-FIDA
Diário das OD
Tipificação Contabilística
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
25XXX
25XXX
FIDA-DRF-Estabelecido
FIDA-DRF- à Estabelecer
Descrição. Emissão de DRF Nº
M
M
Nota: Esta operação deve repetir- se por cada financiador com excepção do governo
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-89
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
REEMBOLSO DRF
277
Reembolso de DRF-FIDA
Objectivo
Constatar o reembolso das despesas solicitadas na conta designada e a realização parcial do
capital
Diário
- Diário Banco
- Diário de OD
Peça justificativa
Aviso de crédito bancário- Banco Central
Tipificação de lançamento
Diário da Conta designada
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
12XXX
25 XXX
FIDA-Conta Designada
FIDA-DRF- Estabelecida
Descrição. Reembolso de DRF Nº
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-89
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
REEMBOLSO DRF
278
Diário das OD
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante Débito Montante
Crédito
55XXX
51XXX
FIDA-realização de capital
FIDA-DRF- …fundos recebidos
Descrição. Reembolso de DRF Nº
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-90
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO PEDIDO PAGAMENTO DIRECTO
279
Pagamento Directo
Objectivo do Procedimento
Constatar na contabilidade o pedido de pagamento directo aos fornecedores pelo FIDA
Diário de Contabilidade
Diário das OD
Peça contabilística
– Facturas/contractos dos fornecedores
Tipificação contabilística
1-Emissao de DPD
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante Crédito
25XXX
26.XXX
FIDA-DPD estabelecido/enviado
FIDA – DPD Despesa a pagar
Descrição. Emissão DPD Nº
M
M
2-Pagamento do “Pedido de Pagamento Directo”
Diário OD
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-83
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA
280
22.XXX
26XXX
25XXX
25XXX
Fornecedor
FIDA- DPD estabelecido/enviado
FIDA – DPD Despesas a pagar
Subscrição do Capital
Descrição. Pagamento DPD Nº
M
M
M
M
Diário das OD
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante Crédito
55.XXX
51XXXX
FIDA-DPD Realização do Capital
FIDA- DPD Realização do Capital
Descrição. Pagamento PPD Nº
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-91
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO PAGAMENTO ADIANTAMENTO AOS FORNECEDORES
281
Pagamento de adiantamento aos fornecedores
Objectivo
Constatar na contabilidade o adiantamento inicial disponibilizado ao fornecedor em
contrapartida de uma caução
Diário de Contabilidade
Diário Tesouraria/banco
Peça contabilística
Solicitação do fornecedor
Contrato assinado
Tipicação Contabilística
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante Crédito
22.XXX
12.XXX
Fornecedor-adiantamento concedido
Banco Tesouro+ FIDA
Descrição. Pagamento adiantamento Nº
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-92
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO FATURAS DE DESPESAS
282
Contabilização de faturas de despesas
Objectivo
Constatar na contabilidade a aquisição de fornecimento de escritórios de prestação de serviço
de pequena monta (manutenção, reparação etc.)
Diário de Contabilidade
Diário de compras
Diário das OD
Peça contabilística
A fatura.
Tipicação Contabilística
Diário de compras
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante Crédito
6ou46.XXX
2.XXX
Despesas/encargos/serviços diversos
Fornecedor
Descrição. Compra de…º
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-93
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO APROVISIONAMENTO DA PEQUENA CAIXA
283
Aprovisionamento da caixa pequena
Objectivo
Constatar na contabilidade a transferência de fundos da caixa central para a pequena
caixa
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante Crédito
11XXX
12XXX
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-94
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO PAGAMENTO PEQUENA ATRAVEZ PEQUENA CAIXA
284
Pagamento despesas através da caixa pequena
Objectivo
Constatar na contabilidade a realização de despesas através de caixa pequena
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
6/46XXX
11XXX
Factura nº … fornecimento de …
Pagamento da Factura nº… fornec.
De…
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-95
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO APROVISIONAMENTO DA CONTA CRP
285
Aprovisionamento da conta da CRP
Objectivo
Constatar na contabilidade da UCP e de cada CRP o adiantamento inicial e/ou Reembolso de
despesas
Peça Justificativa
Contractos programas e/ou DRF
Diário banco
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante Crédito
26XXX
12xxx
12XXX
26xxx
De UCP para CRP
Adiant Inicial / Reembolso de Despesas
Ordem transferência nº ….
Dentro de cada CRP
Ordem transferência da UCP de…
Adiant Inicial / Reembolso de Despesas
M
M
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-96
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO APROVISIONAMENTO DA CONTA ACD
286
Aprovisionamento da conta da ACD
Objectivo
Constatar na contabilidade de cada CRP o adiantamento inicial e/ou Reembolso de despesas
Peça Justificativa
Contractos programas e/ou Justificativos
Diário banco
Transferência para ACD
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante
Crédito
268XXX
12XXX
Adiantamento contratro nº…
Ch. Adiantamento contrato nº
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-97
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO JUSTIFICATIVOS DAS ACD
287
Justificativos das ACD – Realização de Actividades
Objectivo
Constatar na contabilidade de cada CRP a realização de Actividades nas ACD. Execução de
Micro projectos
Peça Justificativa
Justificativos
Diário tipo OD – Justificativos
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante Crédito
45XXX
268XXX
Justificativo contrato nº…
Justificativo contrato nº…
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-98
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO COPARTICIPAÇÃO DOS BENEFICIARIOS
288
Comparticipação dos Beneficiários
O Acordo de Credito contempla o montante previsional da comparticipação dos beneficiários
na realização dos micros projectos.
Cada CRP, no inicio do exercício, deve subscrever a previsão da comparticipação dos
beneficiários
Objectivo
Constatar na contabilidade de cada CRP a comparticipação dos beneficiários;
Peça Justificativa
Contrato programa
Diário tipo OD – Justificativos
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante
Débito
Montante Crédito
25XXX
55XXX
Comparticipação Beneficiários exerc…
Comparticipação Beneficiários exerc…
M
M
POSER
MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-99
CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14
REVISTO
CONTABILIZAÇAO JUSTIFICATIVOS DOS BENEFICIARIOS
289
Justificativos do Beneficiário – Realização de Actividades
Objectivo
Constatar na contabilidade de cada CRP a comparticipação dos beneficiários na execução de
Micro projectos
Peça Justificativa
Folha de comparticipação ou Justificativos
Diário tipo OD – Justificativos
Nº de conta
Débito
Nº de conta
Crédito
Descrição da conta
Descrição do lançamento
Montante Débito Montante
Crédito
45XXX
55xxx
51XXX
25xxxx
Comparticipação benf. Contrato nº…
Comparticipação benf. Contrato nº…
Regularização Comparticipação Subsc.
Regularização Comparticipação Subsc.
M
M
M
M