Manual de Compras - FSA de Compras.pdfA finalidade básica deste Manual de Compras é a de...


COLABORADORES: Profa. Dra. Katia Cruzes Jorge Luiz Camaforto Silvia Manoela Sanches


MANUAL DE COMPRAS APRESENTAÇÃO Como sabemos, as empresas de natureza pública estão obrigadas a seguir

procedimentos legais e burocráticos, determinados pela Constituição, e aplicados por

meio de leis, decretos e portarias.

Partindo deste princípio, o Centro Universitário Fundação Santo André – CUFSA, por

meio da implantação dos procedimentos para a compra de materiais e contratação de

serviços, tem como objetivo normatizar a rotina das atividades pertinentes às aquisições

de materiais e da contratação de serviços, visando a contribuir para a organização e

fluidez destes processos e, ainda, para o estabelecimento das prioridades de

atendimento das necessidades e da destinação de recursos orçamentários para estes

fins.

A finalidade básica deste Manual de Compras é a de normatizar os encaminhamentos

das solicitações de compra de materiais e da contratação de serviços ao Departamento

de Compras, visando à garantia de mais agilidade no processo de aquisição e melhor

gestão dos recursos para o atendimento das necessidades institucionais.

Não se pretende esgotar os assuntos aqui abordados, mas manter aberta a opção para

uma constante manutenção evolutiva, objetivando uma melhoria contínua e atualização

em face das necessidades que eventualmente possam surgir.

Espera-se que os resultados decorrentes da aplicação desse manual possam promover

importantes ajustes, sobretudo, na necessidade de padronização para que todas as

solicitações possam ser atendidas de maneira eficaz; que sejam unificadas as

solicitações em comum de todos os setores, gerando economia para a FSA; que possa

diminuir o volume de processos e que se evite a realização de compras fracionadas.

A versão deste manual estará disponibilizada no link Transparência , no site do Centro

Universitário Fundação Santo André – www.fsa.br. As críticas e sugestões ao manual

poderão ser encaminhadas para o e-mail da Pró-Reitora de Administração e

Planejamento – [email protected]

A Reitoria


SOLICITAÇÕES DE COMPRAS

Os interessados em contratar serviços ou fazer compras devem adotar os seguintes

trâmites:

1. Todas as solicitações de compras/serviços deverão ser realizadas,

obrigatoriamente, por meio do preenchimento da planilha SOLICITAÇÃO DE

COMPRA - PEDIDO DE BENS E SERVIÇOS - PBS (Anexo I), disponível em

http://www.fsa.br/conteudo/index.asp?c=1&s=105.

2. A solicitação deverá conter as seguintes informações:

a. Identificação do solicitante pelo nome, e-mail para contato, ramal, setor e

centro de custo;

b. Discriminação detalhada do bem ou serviço a ser adquirido, informando:

� A quantidade do material ou serviço em algarismo numérico;

� A unidade de medida do material ou serviço (metros, quilos, litros, etc.);

� A descrição completa do material ou serviço, especificando, marca,

modelo, fabricante, cor e outra informação que se julgue necessária para

entendimento do Setor de Compras;

� A estimativa do preço unitário do material ou serviço;

� O tipo de regime de compra: rotina; eventos; urgente (imediata

necessidade de utilização) e emergencial (oriundos de casos não

previsíveis);

� A prioridade que deve ser dada conforme necessidade de utilização do

bem ou serviço, por meio de indicação numérica, conforme abaixo:

(1) emergencial; (2) urgente; (3) eventos; (4) rotina.

c. Justificativa do motivo da compra e observações relevantes, incluindo a

solicitação emergencial ou de urgência e a indicação de local específico para a

realização da compra, caso se faça necessário;

d. O responsável pelo setor solicitante deverá assinar no respectivo campo

destinado a seu uso, validando a solicitação e providenciando o

encaminhamento à respectiva direção da unidade e/ou pró-reitoria (Anexo II) a

que está subordinado para análise;


e. As pró-reitorias e/ou direções devem analisar e emitir parecer sobre a

necessidade da solicitação, permitindo, assim, uma melhor gestão dos

recursos. E se tudo estiver de acordo, a solicitação deverá ser encaminhada à

PROAP até o dia 10 (dez) de cada mês.

3. As solicitações denominadas urgentes, e com recebimento fora do prazo

estipulado, deverão ser devidamente justificadas e encaminhadas à PROAP para

autorização da compra fora do período estabelecido.

4. Após ser analisada pela PROAP, a solicitação será encaminhada ao Setor de

Compras para cotação prévia (no mínimo três orçamentos).

5. Os orçamentos serão encaminhados à PROAP pelo gerente de compras para

autorização.

6. A PROAP fará a liberação dos pedidos aprovados e a devolução ao Setor de

Compras para a realização da compra.

7. No caso dos pedidos indeferidos, a PROAP fará encaminhamento ao setor de

origem para ciência e arquivo da solicitação.

8. O Setor de Compras irá encaminhar e-mail padrão em resposta ao setor de

origem, informando a previsão de compra da solicitação (Anexo III).

9. Para solicitações de materiais gráficos (exemplos: confecção de faixas, banners,

camisetas, etc.), é necessário, primeiramente, requisitar modelos, referências,

leiautes e artes ao Departamento de Eventos e, posteriormente, anexá-los às

solicitações que serão encaminhadas ao Setor de Compras.

10. Para a solicitação de transporte turístico para as aulas práticas ou de campo, das

unidades, o documento deve ser encaminhado ao Departamento Financeiro que

após as cotações pelo Setor de Compras, irá verificar a disponibilidade de verba

antes de ser enviado à PROAP.

11. Todas as compras e contratações de serviços deverão ser operacionalizadas pelo

Setor de Compras.

12. A falta de planejamento administrativo não justificará o regime de compra urgente

ou de emergência.

13. Casos de dúvidas poderão ser tratados pelo e-mail [email protected] ou pelos

ramais: 3315 / 3430 / 3311/ 3427.


PROCESSOS DE COMPRAS

Após a liberação da PROAP, o Setor de Compras poderá adotar dois procedimentos:

� Se os valores levantados totalizarem até R$8.000,00 (oito mil reais) para materiais

e serviços comuns, ou até R$15.000,00 (quinze mil reais) para obras e serviços

de engenharia, os processos serão autuados em ordem numérica sequencial,

sendo emitidos os pedidos de compras ou OES (Ordens de Execução de

Serviços) para os fornecedores. Nos casos dos pedidos de compras, o processo

deve ser enviado ao Setor de Almoxarifado para recebimento nos devidos prazos

de entrega informados pelos fornecedores. Já nos casos de OES, os processos

ficarão no Setor de Compras para aguardar a execução dos serviços e envio das

notas fiscais, com aprovação do gestor do contrato e do setor requisitante para

encaminhamento ao Departamento Financeiro que efetuará o pagamento.

� Se os valores levantados totalizarem mais de R$8.000,00 (oito mil reais) para

materiais e serviços comuns, ou acima de R$15.000,00 (quinze mil reais) para

obras e serviços de engenharia, então se aplicará, no que couber, os

procedimentos licitatórios que se encontram regidos pela Lei Federal nº 8.666/93,

e alterações posteriores, assim como as disposições da Lei nº 10.520/02 (Lei dos

Pregões).


Licitações

É notória a necessidade de cumprirmos todos os procedimentos e prazos estabelecidos

na Lei de Licitações nº 8.666/93, e alterações posteriores, assim como as demais leis que

tratam de contratações com a Administração Pública. Dessa forma, quando se verifica a

necessidade de contratar e celebrar um contrato, realiza-se a licitação, visto que a

Administração Central não pode fazer contratação alguma livremente, pois deve ser

respeitado o princípio da igualdade e o princípio da moralidade.

A licitação tem como finalidade a busca de propostas mais vantajosas em relação ao

interesse da Instituição para determinadas contratações, por meio de uma disputa de

interessados. Por propostas vantajosas, entende-se aquela que traz a qualidade e o

melhor preço para o objeto a ser contratado.

Caberá à PROAP proceder quanto à autorização para abertura de processo licitatório,

após os devidos trâmites internos previstos neste manual, expedindo edital que estará de

acordo com a modalidade cabível, levando-se em consideração a faixa de preço da

contratação.

A especificação do objeto e o valor estimado da contratação são os requisitos que

definirão a modalidade de licitação a ser adotada no procedimento, dentre as quais estão:

Compras e Outros Serviços Obras e Serviços de Engenharia

Carta Convite de R$ 8.000,00 a R$ 80.000,00

Carta Convite de R$ 15.000,00 a R$ 150.000,00

Tomada de Preços de R$ 80.000,00 a R$ 650.000,00

Tomada de Preços de R$ 150.000,00 a R$ 1.500.000,00

Concorrência Pública acima de R$ 650.000,00

Concorrência Pública acima de R$ 1.500.000,00

Há ainda uma modalidade diversa, prevista em lei especial (Lei nº 10.520/02),

denominada Pregão, geralmente utilizada para a aquisição de qualquer bem ou serviço

comum, cuja especificação seja objetiva, não integrando bens específicos e obras,

independente do valor. Caberá à PROAP a indicação e a presidência a nomeação de

pregoeiro oficial.


ANEXO I

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

PEDIDO DE BENS E SERVIÇOS - PBS

IDENTIFICAÇÃO

Solicitante Data

Setor/Unidade Centro de Custo

E-mail Ramal

DISCRIMINAÇÃO

Quant. Unid. Descrição R$ Estimado Prioridade Regime de

Compra

JUSTIFICATIVA E OBSERVAÇÕES

ANÁLISE E PARECER DO ORGÃO RESPONSÁVEL

Setor/Unidade Data Assinatura

Solicitante

Autorização PROAP

Efetivação COMPRAS

Liberação PROAP


ANEXO II

ORGANOGRAMA DE ENCAMINHAMENTO DAS SOLICITAÇÕES DE C OMPRAS

REITORIA VICE-REITORIA PROAP PROGRAD PROPPEX

Assessoria de Gabinete Captação de Alunos Almoxarifado Biblioteca Central Central de Informações

Colégio Gráfica Ambulatório Central de Laboratórios Pós-Graduação Protocolo Geral Concursos Arrecadação Diretoria da FAECO Secretaria da PROPPEX

Assuntos Jurídicos Eventos Cobrança Diretoria da FAFIL Secretaria Geral Compras Diretoria da FAENG

Comunicação Financeiro Secretaria da PROGRAD Ouvidoria Manutenção

Patrimônio Recursos Humanos Serviço Social Secretaria da PROAP Telefonia


ANEXO III

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