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Manual Odonto v20150824.docx

Manual de Atendimento


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ÍNDICE

ACESSANDO O MEDLINK ODONTO ......................................................................................................................... 3

ADMINISTRAÇÃO DE USUÁRIOS .............................................................................................................................. 4

CRIANDO UM NOVO USUÁRIO ...................................................................................................................................... 4

EDITANDO UM USUÁRIO EXISTENTE ......................................................................................................................... 6

REMOVENDO UM USUÁRIO ............................................................................................................................................ 7

INCLUSÃO DE PEDIDO ............................................................................................................................................... 8

ABA INFORMAÇÕES .......................................................................................................................................................... 9

ABA PROCEDIMENTOS ................................................................................................................................................... 10

ABA TRATAMENTO ........................................................................................................................................................... 11

ABA OBSERVAÇÃO ........................................................................................................................................................... 12

ABA ANEXO DO PEDIDO ................................................................................................................................................ 13

ABA CRÍTICAS DO PEDIDO .......................................................................................................................................... 15

SOLICITAÇÃO DO PEDIDO ........................................................................................................................................... 16

ACOMPANHAMENTO DE PEDIDO ........................................................................................................................... 17

EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTOS ......................................................................................................................... 19

COMPLEMENTO DE PEDIDO ................................................................................................................................... 21

AUDITORIA FINAL – ATUALIZAÇÃO DE ANEXOS .................................................................................................. 22

CANCELA GUIA ......................................................................................................................................................... 24

HISTÓRICO (REIMPRESSÃO DE BOLETOS) .......................................................................................................... 25

FECHAMENTO DE LOTE .......................................................................................................................................... 26

GRD ............................................................................................................................................................................ 27

BOLETO DE GRD ...................................................................................................................................................... 28

REMESSA DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 29

PREPARANDO A REMESSA DE DOCUMENTOS ................................................................................................... 29

RELATÓRIO ANALÍTICO DE GRD ............................................................................................................................ 30


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ACESSANDO O MEDLINK ODONTO

Para acessar o sistema MedLink ODONTO abasta acessar o site http://web.medlinksaude.com.br.

Seu Usuário será o seu CPF ou CNPJ.

Sua Senha inicial também será seu CPF ou CNPJ.

Digite o Usuário. Neste caso, será o CPF, CNPJ ou Código de Identificação.

Digite a Senha. Inicialmente a senha será o CPF, CNPJ ou Código de Identificação, esta deverá ser alterada no seu primeiro acesso.

Clique no botão Entrar. Caso possua mais de um posto, aparecerá a tela abaixo.

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ADMINISTRAÇÃO DE USUÁRIOS

Criar, alterar e excluir usuários da solução MedLink ODONTO.

No menu Cadastros, clique em Adm. Usuários.

CRIANDO UM NOVO USUÁRIO

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Clique em Adicionar. Selecione o Perfil para este novo usuário, veja os existentes e sugestões de utilização:

Atendente – Usado normalmente para usuários que farão apenas atendimentos (recepção). Poderão ser

atribuídas outras funções a este usuário, como por exemplo, executar GRD, bastando para isso marcar a caixa GRD.

Faturista – Usado normalmente para usuários que apenas realizam o faturamento do estabelecimento. Poderão ser atribuídas outras funções a este usuário, como por exemplo, realizar atendimentos, bastando para isso marcar a caixa Atendimentos.

Supervisor - Usado normalmente para usuários que apenas poderão gerenciar os usuários da solução. Poderão ser atribuídas outras funções a este usuário, como por exemplo, realizar a GRD, bastando para isso marcar a caixa GRD.

Completo – Terá todas as funções do administrador.

Caso seja necessária a inclusão de mais alguma Função ao perfil selecionado, marque a caixa ao lado da função que se deseja adicionar. Crie o Login do usuário. Crie o Nome do usuário. Este nome aparecerá no canto superior esquerdo, Exemplo: Nome: Maria, ao acessar o sistema aparecerá “Bom Dia, Maria”. Crie uma Senha para acesso deste usuário. Confirme a senha escolhida em Confirmar Senha.

Selecione o Posto para onde este usuário está sendo criado. Não utilizado no Medlink Odonto. Clique no botão Salvar para incluir este usuário.

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EDITANDO UM USUÁRIO EXISTENTE

Atenção:

1. O campo Login não pode ser editado.

2. Para desativar um usuário temporariamente, como por exemplo, férias de um usuário, marque a caixa Conta Desativada.

Selecione o Usuário que se deseja editar. Clique no botão Editar.

Aparecerá a tela para a alteração do usuário, faça as alterações necessárias e ao final clique no botão Salvar.

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Editar


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REMOVENDO UM USUÁRIO

Selecione o Usuário que se deseja remover.

Clique no botão Salvar.

Aparecerá a tela acima, confira o Login e Nome e caso seja correto, clique no botão Confirma para remover este usuário.

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INCLUSÃO DE PEDIDO

Utilizado para solicitação de senha para procedimentos pré-autorizados.

Primeiro digite o número da carteira do beneficiário e clique em Buscar.

Se o número da carteira estiver correto os dados do beneficiário serão carregados na tela.

Depois, selecione o Tipo de Atendimento e clique em Avançar.

Para realizar um pedido de autorização, selecione no menu: Solicitação de Senha / Inclusão de Pedido.


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ABA INFORMAÇÕES Preencha campos da aba Informações e depois clique na aba Procedimentos.

Guia Principal.

Número da Guia Principal (Opcional) - campo apenas informativo.

Beneficiário.

Atendimento a RN (Obrigatório) - Selecione SIM ou Não.

Telefone - (Opcional) - campo apenas informativo.

Profissional Solicitante (preencher apenas se for diferente do Executante Complementar).

Nome (Opcional) - campo apenas informativo.

Número CRO (Opcional) - campo apenas informativo.

UF (Opcional) - campo apenas informativo.

CBO (Opcional) - campo apenas informativo.

Contratado Executante.

Código e Nome - informado automaticamente pelo sistema.

Número CRO (Obrigatório) - Informe o CRO do profissional Executante.

UF (Obrigatório) - Informe a UF do profissional Executante.

Endereço - informado automaticamente pelo sistema.

Profissional Executante (o botão Copiar Contratado preenche os campos com os mesmos dados do Contratado Executante).

Nome (Obrigatório) - Informe o Nome do profissional Executante Complementar.

Número CRO (Obrigatório) - Informe o CRO do profissional Executante.

UF (Obrigatório) - Informe a UF do profissional Executante.

CBO (Obrigatório)- pode ser informado o nome da especialidade ou o código CBO. Após a digitação do 3º caractere será mostrada uma lista com as especialidades, bastando apenas clicar na opção desejada.


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ABA PROCEDIMENTOS Na aba Procedimentos clique na Lupa para pesquisar um procedimento.

Digite parte da descrição do procedimento, clique em Busca e depois em Selecionar no procedimento desejado. Se

preferir a busca também pode ser realizada pelo código do procedimento.

Dependendo do procedimento selecionado, será necessário informar a Região, Dente, Face, Dente+Face e Quantidade. Depois clique em Adicionar.

Repita este processo até incluir todos os procedimentos.

Alguns procedimentos possuem pré-requisitos para autorização como neste exemplo onde é informada a necessidade do Raio-X Inicial.

Para enviar o Raio-X ou qualquer outro documento na Solicitação Inicial, acesse a aba Anexo do Pedido.·.


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ABA TRATAMENTO A aba Tratamento, só ficará disponível para visualização após a solicitação do Pedido.

Ela ira exibir todas as sequencias do tratamento, com seus respectivos procedimentos e situação de liberação.


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ABA OBSERVAÇÃO A aba observação é de preenchimento opcional, nela você pode passar qualquer informação complementar e

também visualizar o que a Operadora escrever.


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ABA ANEXO DO PEDIDO Nesta aba é permitido anexar uma imagem ou documento que faça parte do processo de regulação prévia e

autorização do procedimento.

O envio de anexos no momento da solicitação do pedido é opcional, mas se desejar faze-lo, você deve preencher o

campo Descrição informando o que esta enviando e depois clicar no botão Anexar.

Nesta janela de Upload de Arquivos, clique no botão Procurar.

Selecione o arquivo que deseja anexar e clique em Abrir.


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Agora clique em Anexar Arquivo. Após o arquivo ter sido carregado, feche esta janela clicando no X vermelho.

Os pedidos poderão ser executados somente após a análise e autorização da Operadora, para verificar o status ou

executar um pedido e acesse a opção acompanhamento de pedido.


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ABA CRÍTICAS DO PEDIDO A aba Críticas do Pedido, só ficará disponível para visualização após a solicitação do Pedido.

Ela ira exibir todos os procedimentos da sequencia que foram negados, informando também o código e a descrição

da negativa.


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SOLICITAÇÃO DO PEDIDO Após preencher todos os dados necessários, clique no botão Solicitar Pedido.

O sistema criará um número de controle que aparecerá em com azul no topo da página, do lado direito. Esse número

é a referência do prestador para localizar o andamento do pedido

Eventuais negativas recebidas em procedimentos dentro de um pedido serão analisadas posteriormente pela operadora.


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ACOMPANHAMENTO DE PEDIDO

Utilizado para acompanhar, editar, cancelar e executar procedimentos.

A pesquisa pode ser realizada por qualquer um dos dados abaixo, ou combinação entre eles:

Número do Pedido

Número da carteira

Intervalo de data da solicitação de autorização

Situação do pedido

O ícone da coluna Edit, exibe a tela do pedido. Enquanto o pedido estiver com a Situação de Pendente para

Análise é possível incluir mais procedimentos no mesmo pedido através da Aba Procedimentos/Serviços do pedido.

O ícone da coluna Canc, é utilizado para cancelar o pedido. É obrigatório informar o motivo do cancelamento no

campo observação.

Para acessar o Acompanhamento de Pedidos selecione Outros, em seguida Solicitação

de Senha e por último, Acompanhamento de Pedidos.


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O ícone da coluna Exig, acessa a tela com as exigências do pedido.

A autorização do procedimento dependerá da analise da operadora sobre a resposta da exigência.

Ao clicar na exigência são mostrados os dados da exigência e o campo de resposta, também é possível anexar um

arquivo na resposta caso seja solicitado.

O ícone da coluna Proc, exibe todos os procedimentos autorizados em todas as sequencias do pedido.

Ao clicar nele é exibida a tela com os Detalhes da autorização. Através dela é possível selecionar quais procedimentos deseja executar.

Atenção: Só é possível anexar arquivos enquanto a exigência não for respondida. Após clicar no botão Responder

Exigência não é mais possível anexar arquivos.


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EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTOS

Acesse a tela de Acompanhamento de Pedidos e pesquise o pedido.

Clique no ícone da coluna Proc (procedimentos), será exibido todos os procedimentos autorizados em todas as

sequencias do pedido.

Na tela Detalhes da autorização. Marque os procedimentos deseja executar e clique no botão Executar.

Será aberta a Guia de Tratamento Odontológico, ela já estará toda preenchida. Clique então no botão Enviar.


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Para imprimir a Guia, clique no botão Imprimir que está logo abaixo da Guia.

Será mostrada a janela de impressão do Windows. Para imprimir a guia em modo paisagem (deitada) é necessário

clicar em Preferências.

A tela de preferências varia de acordo com o fabricante da impressora. Você deve alterar a Orientação da página de

RETRATO para PAISAGEM. Caso a tela de preferencias esteja em Inglês estará escrito PORTRAIT, altere para LANDSCAPE.


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COMPLEMENTO DE PEDIDO

Complementar um pedido significa incluir novos procedimentos num pedido já solicitado.

Acesse a tela de Acompanhamento de Pedidos e pesquise o pedido.

Atenção: o complemento pode ser feito apenas através da sequencia 1 do pedido.

Clique no ícone de edição da sequencia 1.

Clique na aba Procedimentos e inclua os novos procedimentos e clique em Solicitar.

Como esta solicitação é um complemento, ela manterá o mesmo número de pedido, mas os seus procedimentos

ficarão separados em novas sequencias na tela de Acompanhamento de Pedidos.


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AUDITORIA FINAL – ATUALIZAÇÃO DE ANEXOS

Pedidos em Auditoria Final contem procedimentos já executados e que passam por análise da Operadora após a

execução, sendo necessário o envio do raio-X final do referido dente ou região.

Para incluir o novo anexo, acesse a tela de Acompanhamento de Pedidos e localize os pedidos Em Auditoria Final.

Clique no ícone de edição do pedido em que deseja incluir o anexo.

Clique na aba Anexo do Pedido e depois clique no botão Anexar.

Nesta janela de Upload de Arquivos, clique no botão Procurar.


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Selecione o arquivo que deseja anexar e clique em Abrir.

Agora clique em Anexar Arquivo. Após o arquivo ter sido carregado, feche esta janela clicando no X vermelho.

Escreva uma breve descrição do que está sendo enviado e depois clique em Atualizar Anexo.


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CANCELA GUIA

Cancela uma transação já autorizada sistema MedLink.

Tanto o boleto do Cancela Guia quanto o da respectiva transação de origem podem ser descartados, não sendo

necessário encaminhá-los no faturamento.

O Cancelamento de Guia só poderá ser realizado antes da GRD.

Para acessar o item Cancela Guia selecione Cancelamentos e em seguida Cancela Guia.

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Campo (Obrigatório) – Digite o Nº Guia da Operadora a ser cancelada (estornada).

Campo (Obrigatório) - Digite ou selecione a Data Emissão da Guia que será Cancelada (estornada).

Para selecionar a Data Emissão da Guia, clique no link Calendário, o Calendário aparecerá. Para selecionar a data, basta clicar no dia correspondente. Para alterar o mês, clique em < para o mês anterior e > para o próximo mês.

Campo (Obrigatório) – Selecione a Operadora.

Campo (Obrigatório) – Digite ou selecione Prestador Recebedor. Para digitar, selecione o ícone

Clique no botão Enviar.

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HISTÓRICO (REIMPRESSÃO DE BOLETOS)

Reimprime os boletos de atendimentos aprovados.

Para realizar a reimpressão de um boleto, selecione Histórico, e em

seguida, Histórico de Transações.

Pesquisa Transações. Filtros disponíveis para Pesquisa Transações. Buscar (Pesquisa Transações). Pesquisa Guias. Pesquisa pelo número da Guia. Pesquisa pela data da transação. Pesquisa pela matrícula do beneficiário. Campo a ser preenchido com o número da guia, data da transação ou matrícula. Buscar (Pesquisa Guias). Para visualizar e imprimir o boleto, clique em qualquer informação da guia. Para acessar as outras páginas, basta clicar no número da página que se deseja visualizar.

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FECHAMENTO DE LOTE

Operação que totaliza os atendimentos realizados nos terminais desde o último fechamento realizado.

É recomendada a realização de, no mínimo, um Fechamento de Lote por dia.

Não há impressão de Boleto de Fechamento.

Para acessar Fechamento de Lote selecione Faturamento, em seguida, Fechamento.

Clique em [Enviar]. Serão listados todos os terminais que tinham transações e foram fechados.

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GRD

A GRD (Guia de Remessa de Documentos) totaliza os atendimentos realizados desde a última GRD.

Observação: Na realização da primeira GRD do terminal serão incluidos todos os atendimentos autorizados na

solução Medlink Dental. IMPORTANTE: A GRD da Petrobras Distribuidora só pode ser executada entre os dias 20 e 28 de cada mês. Fora destas datas a GRD estará bloqueada.

Acesse o menu Faturamento e clique em GRD.

Caso seja mostrada a informação de que existe transação em lote aberto, execute o fechamento de lote antes da GRD.

Na tela da GRD, clique no botão Enviar.

Selecione a Operadora. Digite ou selecione o Prestador Recebedor.

Para digitar, selecione o ícone .

Clique no botão Enviar. Atenção:

Só é permitido gerar a GRD com o Lote fechado.

Tenha certeza de já terem sido realizados os Estornos e as Transações de Complemento.

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BOLETO DE GRD

Informa o número do Malote e dos lotes de atendimento.

É gerado um número de Lote a cada 100 guias.

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Cód. na operadora: Código designado pela operadora que identifica o prestador. Id GRD: Número que identifica a GRD. Relação de Lotes: Para cada lote gerado na GRD é descrito o número do lote, a respectiva quantidade de guias, o primeiro e o último código de autenticação das guias de cada do lote e o valor do lote.

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REMESSA DE DOCUMENTOS

Para facilitar o faturamento dos atendimentos prestados, verifique os seguintes itens:

Ter realizado a GRD para o Prestador (código na operadora) em que se deseja efetuar o faturamento;

Deverão ser anexadas as guias eletrônicas os pedidos, relatórios médicos, laudos e quaisquer outros

documentos necessários exigidos pela BR Distribuidora.

PREPARANDO A REMESSA DE DOCUMENTOS

Envie uma via da GRD e junto com as guias de atendimento e a respectiva documentação se houver.

Os prazos e demais processos acordados com a BR Distribuidora não foram alterados.

Em caso de dúvida entre em contato com a Central de Atendimento da BR Distribuidora.

Muita Atenção: 1. Caso NÃO possua alguma das guias relacionadas na GRD, faça a reimpressão das mesmas pelo Histórico de

Transações.

2. Os boletos cancelados, bem como as suas transações originais, NÃO deverão ser enviados.

3. As datas e prazos acordados com a BR Distribuidora para a entrega e pagamento de faturamento

permanecem inalterados.


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RELATÓRIO ANALÍTICO DE GRD

Lista todos os boletos de atendimentos aprovados que deverão ser enviados no faturamento.

O Relatório é gerado após a GRD e estará disponível no SMI (link no canto superior direito da página).

As guias serão separadas em lotes de 100 guias.

Este relatório é apenas para conferência e não deve ser enviado para a Operadora.

Analítico de GRD – Modelo

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