Manual de Abertura Exercício

Manual do Sistema Administração de Materiais (SMARam) Virada do Exercício

INTRODUÇÃO Este manual mostra de forma bem simplificada o Sistema de Início de Exercício da

Administração de Materiais.

Primeiramente vamos descrever algumas palavras chaves que devem ser entendidas para a

realização do processo de mudança de exercício.

Unidade Orçamentária

Segmento da administração direta ou administração indireta a que o orçamento

consigna dotações específicas para a realização de seus programas de trabalho e sobre os

quais exerce o poder de disposição. É o menor nível da classificação institucional, agrupada

em órgãos orçamentários, entendidos estes como os de maior nível da classificação

institucional.

Classificação Institucional

A classificação institucional reflete a estrutura organizacional e administrativa

governamental e está estruturada em dois níveis hierárquicos: órgão orçamentário e unidade

orçamentária. As dotações orçamentárias, especificadas por categoria de programação em

seu menor nível, são consignadas às unidades orçamentárias, que são as estruturas

administrativas responsáveis pelos recursos financeiros (dotações) e pela realização das

ações.

A Unidade Orçamentária no SMARam está dividida em 5 níveis

Classificação Funcional da Despesa

A classificação funcional, por funções e subfunções, busca responder basicamente à

indagação “em que” área de ação governamental a despesa será realizada. Cada atividade,


projeto e operação especial identificará a função e a subfunção às quais se vinculam. A

atual classificação funcional foi instituída pela Portaria no 42, de 14 de abril de 1999, do

então Ministério do Orçamento e Gestão, e é composta de um rol de funções e subfunções

prefixadas, que servem como agregador dos gastos públicos por área de ação

governamental nas três esferas de Governo. Trata-se de uma classificação independente dos

programas, e de aplicação comum e obrigatória, no âmbito dos Municípios, dos Estados, do

Distrito Federal e da União, o que permite a consolidação nacional dos gastos do setor

público.

Unidade Gestora

A Unidade Gestora é a Unidade orçamentária ou unidade administrativa investida do

poder de gerir recursos orçamentários e financeiros próprios ou sob descentralização de

créditos.

É a unidade autorizada a emitir documentos por meio de um sistema informatizado de

administração financeira. Na Administração Direta, cada órgão tem sua UG (alguns

possuem mais de uma) e na Administração Indireta, cada Autarquia, Fundação ou Empresa

será uma ou mais UG, conforme sua peculiaridade.

No SMARam cada órgão possui várias Unidades Gestoras para que os recursos sejam

vinculados.


Realização dos procedimentos de conversão para virada de exercício

No executável que se destina a transição entre um exercício a outro existem duas abas de

preenchimento de dados, a primeira aba se refere aos Dados básicos e a segunda referente

às Unidades Orçamentárias:

A primeira aba (Dados do Cliente) se descreve da seguinte maneira:


Dados do cliente

No painel de dados do cliente as informações não podem ser alteradas. Este quadro serve

apenas para identificar os dados do cliente e fazer uma checagem se o sistema de materiais

é integrado com a contabilidade ou não. Os campos a serem preenchidos são o nome do

cliente e o CNPJ.

Dados da Abertura do Exercício

No painel da virada são parametrizadas todas as informações necessárias para a geração dos

dados e execução da virada.

O campo “Do exercício” identifica o exercício anterior e o campo “Para o exercício”

identifica o exercício que será iniciado, portanto, o exercício que recebera os dados da

virada.


O campo “Utiliza o Sistema de Contabilidade (SMARCP)” identifica se o cliente utiliza ou

não o Sistema de Contabilidade da SMARapd. Caso positivo, o sistema solicita a conexão

ao banco da contabilidade para copiar as dotações orçamentárias.

O campo “Copiar Unidades Orçamentárias” pode ser identificada de duas formas.

“Do exercício anterior do Sistema de Materiais” copia as unidades orçamentárias do ano

anterior do próprio sistema de materiais já fazendo as referências necessárias.

“Do exercício anterior do Sistema de Contabilidade” copia as unidades orçamentárias do

sistema de Contabilidade. Para este caso é necessário fazer as referências entre as unidades

do ano anterior e atual e cadastrar as subunidades se necessário.

Unidade Gestora na Unidade Orçamentária.


Tirar da Unidade Orçamentária que está no CP com 4 níveis e não utiliza Unidade

Orçamentária no SMARam.Obs: Somente na PM Matão está com três níveis, mas não pode

ser marcado porque ele já está com Unidade Gestora no SMARam.


Dados para conexão com o Banco da Contabilidade

Quando o sistema é integrado com a contabilidade o sistema faz a conexão

automaticamente usando o usuário padrão “mat”. Acesso ao Banco CP ou tables CP.

Quando o sistema não é integrado com a contabilidade é necessário indicar os dados para a

conexão e clicar no botão “Conectar” se conectar com sucesso o campo “Conectado” ficará

marcado.

O botão GERAR UNIDADES PARA CONVERSÃO é utilizado para fazer a geração das

Unidades Orçamentárias anteriores e atuais para a realização dos ajustes necessários e

posteriormente a conformação da Virada

O botão ABRIR EXERCÍCIO é utilizado para executar a virada após todos os dados

terem sido inseridos e conferidos. Parâmetros “Setados” Unidade Orçamentárias atuais

definidas até o 5º nível e conferidas


No campo usuário deve ser utilizado algum login que possua acesso ao Banco de

Materiais e CP e seja administrador do Banco ou esteja com “proprietário” do Banco.

Executada a Abertura ela migra todos os dados de Patrimônio/Acesso dos usuários e

apontamentos de aprovação de consumo e inclusão de Requisições de Compras, de serviço,

RME e Solicitações de Entrega. Por isto deve-se ter certeza de todas as Unidades

Orçamentárias foram conferidas.

Existe ainda um botão de ajuda aos usuários, que se denomina AJUDA conforme mostra a

figura abaixo:

Ao clicar nesse botão abrir-se-á uma tela de ajuda ao usuário com algumas instruções para a

realização do procedimento em questão, cada passo está dividido em duas abas de

acompanhamento, dividas por estágios de realização do processo de abertura de exercício, ou

seja, dados básicos e unidades orçamentárias.


Veja tela abaixo sobre Dados básicos de preenchimento:


Veja tela de ajuda sobre Unidades Orçamentárias:

Ao voltarmos para a tele principal do executável observamos a segunda aba (Unidades

Orçamentárias) de informações que se define da seguinte maneira:

A finalidade desta aba é alterar, inserir e excluir as unidades orçamentárias que serão

incluídas para o exercício atual e referenciar as unidades antigas as novas, a fim de

converter os dados existentes


Unidades Orçamentárias Anteriores:

Os dados não podem ser alterados e são fixos, é possível selecionar vários registros a fim

de copiá-los para a lista de unidades orçamentárias atuais. Para selecionar registros,

pressione a tecla <SHIFT> e pressione o mouse sobre os registros desejados.


Unidades Orçamentárias Atuais:

Os dados podem ser alterados de acordo com a necessidade, é possível inserir novas

unidades pressionando as teclas <CTRL>+<INSERT>.


O botão CÓPIA UNIDADES tem como finalidade copiar as unidades orçamentárias

antigas selecionadas pelo usuário para a lista das novas unidades orçamentárias, mantendo

a referência entre os registros copiados.


O botão APAGA REFERÊNCIA consiste em apagar a referência entre a unidade

orçamentária antiga e a nova unidade selecionada nas listas de unidades orçamentárias

atuais.


O botão ASSOCIA UNIDADE realiza a associação unidade orçamentária selecionada na

lista de unidades anteriores a nova unidade orçamentária selecionada na lista de novas

unidades

A associação se dá mediante apontamento do ID que se encontra no GRID

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