MANUAL BÁSICO

SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO

SEI-PMPA

Versão atualizada 3.0

2017

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Sumário

Seção Página

1 Entrando no SEI-PMPA 2

2 Controle de Processos 3

3 Criar um novo Processo no SEI-PMPA 5

4 Consultar um Processo 6

5 Incluir Documento Externo em um Processo 7

6 Criar Documento Interno e Assinar Eletronicamente 8

7 Gerenciando Documentos 11

8 Blocos de Assinatura de Documentos 12

9 Blocos Internos e de Reunião 13

10 Consultar o Andamento de um Processo 14

11 Enviar Processo para Outra Unidade de Trabalho 15

12 Concluir e Reabrir Processo 16

13 Acompanhamento Especial 17

14 Organizadores e Marcadores 18

15 Acesso Externo 19

16 Acesso Externo para Assinatura Eletrônica 20

17 Enviar Correspondência Eletrônica 21

18 Grupos de E-mail 22

19 Grupos de Envio 23

20 Estatísticas da Unidade 24

21 Base de Conhecimento 25

22 Desarquivamento 26

23 Contato, Dúvidas e Informações 27

Anexo I: Conceitos do Processo Eletrônico SEI-PMPA 28

Anexo II: Digitalização de Documentos Externos 29

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1. Entrando no SEI-PMPA

• Para iniciar o SEI-PMPA, acessar a internet e digitar sei.procempa.com.br Obs.: crie um atalho na sua área de trabalho

• Digite a sigla (login) e senha do usuário. Obs.: Utilizar o mesmo login e senha do webmail PMPA.

• Órgão: escolher o Órgão, conforme opções disponíveis. Obs.: Para a administração centralizada, utilizar “Prefeitura Municipal de Porto Alegre”.

• Utilize a opção “Lembrar” para gravar em seu computador as informações de usuário e órgão.

Na tela inicial, há algumas opções especialmente úteis:

• Tutoriais : vídeos sobre o funcionamento do SEI.

• Novidades : dicas de uso, informações e notícias sobre novas funcionalidades e processos.

• O campo Pesquisa permite buscar processos ou documentos pelo número.

• O campo após a pesquisa informa a unidade de trabalho em que o usuário está lotado no sistema – alguns usuários podem ter acesso a diferentes unidades, devendo selecionar a unidade desejada nesse campo.

• A opção Menu abre ou fecha o menu principal do SEI, à esquerda na tela.

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2. Controle de Processos Essa é a tela inicial, onde você encontrará os processos Recebidos e Gerados:

• Para acessar a tela do Controle de Processos, clique no ícone .

• Estão listados todos os processos recebidos de outras unidades ou gerados pela própria unidade. Ao passar o cursor sobre o número do processo, pode-se ver seu tipo.

• Os processos em vermelho ainda não foram abertos na unidade.

• Os processos em azul são aqueles que o usuário acessou recentemente.

• Ao clicar no número do processo, é possível verificar todos os documentos a ele vinculados e as unidades onde o processo está aberto (ver seção 4).

• Um ao lado do número do processo significa que este processo está aberto em outra unidade e que houve uma atualização em seus documentos (ver Anexo I – Processo em várias unidades).

• A opção “Ver processos atribuídos a mim” apresenta apenas os processos que já foram atribuídos ao usuário que está logado (ver próxima página: “Atribuir Processo”). Para voltar à lista original, utilizar “Ver todos os processos”.

• A opção “Visualização detalhada” apresenta na tela todos os processos em forma de lista, com informação de tipo de processo e pessoas interessadas para cada um. Para voltar ao formato original, utilizar “Visualização resumida”.

• A opção “Ver por marcadores” permite listar os processos na tela agrupados por marcadores, quando este recurso for utilizado (ver seção 14). Para voltar à lista original, utilizar “Ver todos os processos”.

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Ícones da tela Controle de Processos

Enviar Processo: envia o(s) processo(s) selecionado(s) para uma ou mais unidades. (ver seção 11)

Atualizar Andamento: registra informações curtas, em texto livre, no histórico de cada processo. (ver seção 10)

Atribuir Processo: o processo será relacionado ao nome de um membro da equipe, para organização interna do trabalho e registro no histórico do processo, permanecendo o acesso aos demais membros enquanto o processo estiver aberto na unidade.

Incluir em Bloco: inclui o(s) processo(s) selecionado(s) em um bloco da unidade. (ver seção 9)

Concluir Processo: o processo é concluído naquela unidade. (ver seção 12)

Anotações: inclui um lembrete tipo “post-it” ao processo selecionado, campo de texto livre que será

visto apenas pelos membros da unidade e pode ser alterado ou apagado. (ver seção 14)

Incluir Documento: inclui cópia de documento já existente no(s) processo(s) selecionado(s).

Gerenciar Marcador: inclui ou altera marcadores no(s) processo(s) selecionado(s). (ver seção 14)

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3. Criar um Novo Processo no SEI-PMPA Para criar o processo no SEI-PMPA, utilizar os procedimentos abaixo relacionados:

• Entrar na página inicial (Controle de Processos), clicando no ícone .

• No menu à esquerda da tela, clicar em Iniciar Processo.

• Tipo: escolher o tipo de processo (obrigatório).

O sistema sugere os mais utilizados pelo usuário. Para ver todos, clique em . Para localizar

rapidamente, digite uma palavra-chave na tela

• Especificação: informação complementar ao tipo, a ser definida pelo usuário, para auxiliar na identificação do processo (ex.: nome do requerente, especificação de serviço, etc.).

• Assuntos: classificação documental do processo, já vem preenchida pelo sistema (não alterar).

• Interessados: indica uma ou mais pessoas (cidadãos, empresas, etc.) interessadas no processo (opcional).

• Observações desta unidade: texto livre (opcional). Campos opcionais podem ser úteis para localizar o processo em pesquisas futuras.

• Nível de acesso: como regra geral, será público, sendo as exceções previstas conforme o tipo de processo selecionado, bem como seu enquadramento legal. Em caso de restrição de acesso, o usuário responsável deve informar ao sistema a hipótese legal

que serve de base a essa restrição, a partir de um conjunto de valores previamente definido.

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4. Consultar um Processo

Para consultar um processo, utilizar os procedimentos abaixo relacionados:

• Clicar no ícone Controle de Processos para acessar a lista de processos.

• Clicar no número do processo que será consultado. Na esquerda da tela, encontra-se a árvore do processo, composta pelo número do processo e abaixo dele os documentos já existentes, em ordem cronológica de inclusão. Clicando sobre um documento, é possível visualizá-lo. Importante: consulte também os passos da tramitação do processo (ver seção 10).

Além dos ícones já tratados na seção 2, essa tela apresenta os seguintes novos ícones:

Incluir Documento (ver seções 5 e 6)

Iniciar Processo Relacionado gera um novo processo, que fica automaticamente relacionado ao processo atual, através de registro no histórico e link de visualização na tela.

Ciência registra no andamento do processo a ciência do usuário, para sinalizar que os documentos foram vistos (pode ser feito por documento ou para o processo como um todo).

Consultar/Alterar Processo possibilita consultar e alterar os dados iniciais do processo.

Duplicar Processo inicia um novo processo a partir do existente, gerando automaticamente cópias dos documentos que forem selecionados pelo usuário.

Enviar Correspondência Eletrônica (ver seção 17)

Relacionamentos do Processo a partir de um número informado, relaciona o processo a um outro, que passa a ser referenciado por um link na árvore do processo que está em tela. Essa operação pode ser repetida para vários processos já existentes, formando uma lista de referências. Obs.: cada processo relacionado tem tramitação independente dos demais.

Acesso Externo (ver seção 15)

Acompanhamento Especial possibilita consulta rápida a um processo (ver seção 13).

Gerar Arquivo PDF do Processo gera um arquivo pdf contendo os documentos do processo que forem selecionados.

Gerar Arquivo ZIP do Processo gera um arquivo zip contendo os documentos do processo que forem selecionados.

Pesquisar no Processo permite localizar uma expressão ou palavra-chave entre os documentos do processo.

Excluir Processo essa opção só pode ser utilizada para processos que ainda não tiveram nenhum andamento. Após tramitação, o processo não pode mais ser excluído.

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5. Incluir Documento Externo em um Processo Quando já existe o processo cadastrado no SEI-PMPA e o usuário deseja incluir um DOCUMENTO SALVO EM

ARQUIVO, utilizar os procedimentos abaixo relacionados: (observar também o Anexo II)

• Ir em Controle de Processos .

• Clicar no número do processo ao qual será incluído o documento.

• Clicar em Incluir Documento .

• Selecionar o tipo de documento: Externo. (será sempre a primeira opção na tela)

• Na tela para anexar documento, preencher os campos abaixo:

• Data do Documento: data que foi criado o documento.

• Tipo do Documento: classificação do documento (ex.: ofício, ata, etc).

• Número / Nome na Árvore: identifica o documento (ex.: número ou código de ofício, numeração de uma nota fiscal, etc.).

• Formato: se o documento original é digital (produzido ou recebido em meio eletrônico) ou se foi digitalizado para inclusão no SEI (a partir de um original em papel).

• Tipo de Conferência: forma como o usuário confere a autenticidade do documento com original em papel (apenas para documentos digitalizados).

• Remetente: usuário que criou o documento, opcional para pesquisa futura.

• Interessados: usuários que terão acesso a um documento restrito.

• Classificação por Assuntos: não deve ser alterado.

• Observações desta unidade: uso livre, opcional para pesquisa futura.

• Nível de Acesso: selecionar o Público: todos podem ler o documento.

Obs.: usar preferencialmente esse nível.

o Restrito: somente os usuários interessados e unidades envolvidas no processo poderão lê-lo.

o Sigiloso: apenas para casos específicos.

• Anexar Arquivo: procura o arquivo a partir do computador utilizado.

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6. Criar Documento Interno e Assinar Eletronicamente Para criar um documento dentro do sistema, seguir os passos iniciais da seção 5, selecionando, em vez de

“externo”, o tipo de documento desejado dentre as opções disponíveis (utilizar ). Na tela abaixo, informe uma descrição (opcional, pode servir para localizar o documento em pesquisas futuras) e nível de acesso (preferencialmente público) e confirme.

O texto inicial apresenta as seguintes opções:

• Documento Modelo é um documento já existente no SEI, localizado a partir de seu número ou salvo anteriormente como favorito, que será replicado como um novo documento e poderá ser alterado;

• Texto Padrão é um texto previamente elaborado e salvo pelo usuário (menu principal: “Textos Padrão”), para ser reutilizado diversas vezes, sempre gerando uma nova réplica em cada processo, a qual pode ser alterada.

• A opção “Nenhum” significa criar um texto novo, em branco – alguns tipos de documento no SEI são padronizados, em vez de documentos em branco geram formulários pré-formatados, para preenchimento pelo usuário.

Após a confirmação, será gerado novo documento no processo conforme texto inicial selecionado. A tela do Editor de Texto do SEI abrirá automaticamente. Caso seu navegador esteja com o bloqueio de pop-up

ativado (observe mensagem na barra do navegador à direita), abra o editor com o ícone .

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Editor de Texto Essa é a janela do editor de texto do sistema:

O editor oferece diversos recursos típicos de formatação de fonte, listas, tabelas, etc., além de recursos especiais para documentos eletrônicos:

Assinar: assina eletronicamente o documento (ver próxima página). Imagem: permite inserir uma imagem no texto a partir de arquivo de imagem já existente (observar

posição no texto e formato da imagem – dimensões maiores podem alterar a formatação do documento). Inserir um link: o usuário informa um texto e um local na Internet, gerando um link dentro do

documento. Inserir um link do SEI: o usuário informa um número de processo ou documento já existente no SEI, que

ficará referenciado no texto do documento. O SEI garante a consistência de seus links internos, ou seja, cada número referenciará sempre o mesmo documento ou processo. Obs.: antes de inserir links, posicione corretamente o cursor no texto.

Documentos eletrônicos devem sempre ser salvos, obrigatoriamente antes de fechar o editor de texto, ou a critério do usuário, após edições consideradas importantes. Cada salvamento gera uma nova versão do documento, que poderá ser recuperada pelo usuário no futuro (ver seção seguinte).

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Assinatura Eletrônica O documento interno deve ser assinado pelo usuário para liberar sua consulta e leitura por outros usuários do processo. A assinatura eletrônica pode ser feita por certificado digital (chave pública) ou senha (certificação interna da PMPA). Nota: se necessário, solicite uma assinatura por cargo para a Administração do Sistema.

O documento assinado permite verificar autenticidade online através do código gerado automaticamente:

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7. Gerenciando Documentos Documentos já incluídos no processo apresentam as seguintes opções e funcionalidades:

Atualizar Andamento (ver seção 10)

Ciência registra no andamento do processo a ciência do usuário, para sinalizar que o documento foi visto por aquele usuário.

Consultar/Alterar Documento possibilita consultar e alterar os dados iniciais.

Enviar por Correio Eletrônico (ver seção 17)

Cancelar Documento o documento permanece no processo, mas é marcado como cancelado, e o usuário deve informar justificativa para o cancelamento, a qual é registrada no histórico do processo.

Excluir só pode ser utilizado enquanto o documento não tramitar – depois, se necessário, o documento só pode ser cancelado. O documento interno apresenta ainda as seguintes funcionalidades:

Editar Conteúdo abre o editor de texto em nova janela, para alterar o conteúdo do documento. Documentos já assinados ainda podem ser editados enquanto não forem acessados por outros usuários, mas perdem sua certificação digital e deverão ser assinados novamente.

Assinar Documento (ver seção 6 – Assinatura Eletrônica)

Gerenciar Assinatura Externa (ver seção 16)

Incluir em Bloco de Assinatura (ver seção 8)

Adicionar aos Modelos Favoritos salva o documento atual para uso futuro como modelo.

Versões do Documento permite consultar ou recuperar edições salvas anteriores à atual – uma versão recuperada torna-se a nova versão atual. Permite ainda comparar quaisquer duas versões do documento, selecionadas pelo usuário, destacando as modificações para a versão mais recente.

Documentos já assinados ainda podem sofrer alteração de versão enquanto não forem acessados por outros usuários, mas perdem sua certificação digital e deverão ser assinados novamente.

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8. Blocos de Assinatura de Documentos Documentos internos podem ser assinados por diversos usuários. Usuários da mesma unidade assinam normalmente, acessando o processo e o documento em sua área de trabalho no SEI. Documentos que devem ser assinados por pessoas de outras unidades são disponibilizados para acesso dessas unidades através de blocos de assinatura. Obs.: usuários de diferentes unidades que estão presentes em um mesmo local podem usar a mesma seção

de trabalho do SEI para assinar um documento, informando seu login e senha diretamente na tela de

assinatura e repetindo a operação para cada usuário presente.

Para criar um novo bloco, vá ao menu principal/Blocos de Assinatura, informe uma descrição e as unidades dos usuários que assinarão os documentos (além da própria unidade que gera os documentos):

Blocos já existentes apresentam as seguintes funcionalidades:

Relaciona os documentos do bloco para consulta e as assinaturas já efetuadas em cada um. Obs.: os documentos são inseridos em blocos conforme citado na seção 7.

Disponibiliza o bloco para consulta e assinatura das demais unidades. Obs.: as demais unidades só terão acesso ao bloco a partir dessa ação, e os documentos ficam

temporariamente indisponíveis na unidade geradora.

Cancela a disponibilização, retornando o bloco para a unidade geradora.

Altera as informações iniciais do bloco.

Assina os documentos constantes no bloco (ver seção 6 – Assinatura Eletrônica). Obs.: os documentos devem ser acessados antes de utilizar essa opção.

Conclui o bloco, encerrando a atividade e retirando-o da lista de blocos disponíveis.

Reabre o bloco, revertendo a ação anterior.

A unidade que recebe um bloco retorna o mesmo para a unidade geradora. A Base de Conhecimento do SEI dispõe de um manual específico para uso de blocos de assinatura, com detalhamento das ações. No menu “Base de Conhecimento”, utilize a palavra-chave “bloco de assinatura”.

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9. Blocos Internos e de Reunião Blocos de reunião servem para dar acesso a minutas (documentos não assinados, de caráter provisório, ou seja, que ainda podem ser alterados) para uma unidade diferente daquela que gerou o documento. Ao contrário do bloco de assinatura, não permite que os usuários de outras unidades alterem ou assinem os documentos, servindo apenas para leitura. Ao consultar um processo em bloco de reunião, cada usuário pode acrescentar observações ou

comentários através da função Anotação, que ficará visível para os demais usuários. Anotações em blocos não ficam registradas no histórico do processo.

Para criação, gerenciamento e disponibilização, o bloco de reunião segue os mesmos mecanismos de funcionamento do bloco de assinatura (ver seção anterior), utilizando o menu principal/Blocos de Reunião. Para inclusão de documentos no bloco, devem ser selecionados os processos a partir da tela inicial, opção

Incluir em Bloco. Blocos internos têm funcionamento análogo aos blocos de reunião, com a diferença de serem restritos aos usuários da própria unidade, servindo basicamente como forma de organização interna de processos e troca de anotações.

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10. Consultar o Andamento de um Processo

Para consultar o andamento de um processo, utilizar os procedimentos abaixo relacionados:

• Ir em Controle de Processos .

• Clicar no número do processo que será consultado.

• Clicar no ícone Consultar Andamento .

• Para acrescentar uma informação ou encaminhamento ao processo, clicar em Atualizar Andamento (à direita da tela) e informar um texto (máximo 2 linhas). Nota: esse texto não pode ser alterado ou excluído depois de salvo.

Essa tela resume a tramitação do processo até o momento, com todas as ações já executadas, por data, hora e usuário responsável. Em amarelo está o último passo realizado em cada unidade de trabalho onde o processo está aberto. Sempre ao receber novo processo, deve-se consultar o andamento, para verificar os encaminhamentos anteriores e outras informações que possam ser pertinentes à análise do processo.

A opção “Ver histórico completo” apresenta todas as ações do histórico. A opção “Ver histórico resumido” apresenta apenas as ações principais.

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11. Enviar Processo para Outra Unidade de Trabalho Para enviar um processo, utilizar os procedimentos abaixo relacionados:

• Clicar no ícone Controle de Processos para acessar a lista de processos.

• Clicar no número do processo que será enviado.

• Clicar no ícone Enviar Processo para acessar a tela de envio.

• Na tela de envio, selecionar a unidade de trabalho para a qual enviar o processo. Digite uma parte do nome ou sigla da unidade para buscá-la em uma lista de opções, ou clique em

“Mostrar unidades por onde tramitou”.

• Selecionar as opções: o Manter processo aberto na unidade atual significa que ele continuará aberto na

unidade depois de enviado, permitindo incluir documentos ou acompanhar o andamento. (ver Anexo I – Processo em várias unidades)

o Remover anotação exclui as anotações tipo post-it da unidade.

o Enviar e-mail de notificação notifica por e-mail a unidade que irá receber o processo (recomendável utilizar).

Obs.: algumas unidades não permitem envio de notificação.

• Pode-se solicitar o retorno do processo através do recurso Retorno Programado, definindo uma data certa ou um prazo em dias para o retorno. A unidade de trabalho que receber o processo será notificada da data em que deverá retornar o processo. Obs.: utilize apenas se realmente necessário, pois o destinatário ficará obrigado a devolver o

processo para a unidade remetente.

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12. Concluir e Reabrir Processo Deve-se concluir o processo (ver Anexo I – Processo Aberto e Processo Concluído) em uma unidade de trabalho em duas situações:

• O fluxo do processo encerrou-se naquela unidade.

• O processo permaneceu aberto na unidade e não será mais necessário.

O sistema não pede confirmação para concluir o processo, portanto é importante assegurar-se de ter feito todos os procedimentos necessários antes de clicar no ícone. Pode-se manter acompanhamento do

processo concluído pelo uso do recurso Acompanhamento Especial (ver seção 13) ou reabri-lo,

localizando o processo concluído e clicando no ícone Reabrir Processo . Para localizar um processo já concluído, podem ser utilizados os seguintes recursos:

• Salvar o número do processo em Acompanhamento Especial (ver seção 13).

• Utilizar a Pesquisa (menu principal) para critérios de pesquisa diversos. Tendo o número do processo, utilizar o campo Pesquisa da barra superior da tela.

• Utilizar a opção Estatísticas (ver seção 20).

• Quando o processo tiver solicitação de retorno, utilizar a consulta de Retorno Programado (menu principal), localizando o processo pela data de retorno solicitada.

Apenas unidades que já trabalharam com o processo que está concluído podem reabri-lo.

Após concluído o processo, o usuário ainda pode:

Inserir documento externo (ver seção 5)

Iniciar um processo relacionado (ver seção 4)

Incluir anotação (ver seção 14)

Salvar o processo em um arquivo pdf (ver seção 4)

Salvar o processo em um arquivo zip (ver seção 4)

Pesquisar uma palavra-chave ou expressão no processo

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13. Acompanhamento Especial Você pode criar grupos de processos para fácil localização e acompanhamento. Para isso siga os passos

abaixo:

• Ir em Controle de Processos .

• Clicar no número do processo que deseja acompanhar.

• Clicar no ícone .

• Selecionar um grupo na lista.

• Caso não exista o grupo na lista, clicar em Novo Grupo (à direita da tela). Definir o nome e Salvar.

• Acrescentar uma observação para o processo no grupo (opcional).

• Clicar em Salvar para incluir o número do processo ao grupo selecionado e encerrar a operação. Os grupos criados por cada unidade podem ser consultados pelos usuários desta unidade no menu principal, opção Acompanhamento Especial. Na tela de acompanhamento especial, selecionando um dos grupos existentes será apresentada uma relação dos processos pertencentes ao grupo. Clicando no número de um processo, pode-se consultá-lo. Nota: apenas o número do processo fica salvo no grupo. O processo seguirá seu fluxo normalmente.

Para cada processo em acompanhamento há as opções de Alterar (grupo ou observação) ou Excluir (remover o processo do grupo).

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14. Organizadores e Marcadores O SEI permite a utilização de diferentes tipos de marcadores para organização de processos em uma unidade. São ícones que ficam sinalizados na tela inicial (Controle de Processos) junto a cada processo, permitindo uma identificação visual fácil e trazendo informações rápidas sobre o processo quando se aponta o cursor sobre o ícone. Só podem ser vistos dentro da unidade que os utiliza.

Anotação: texto informado pelo usuário, aparece ao lado do processo na tela inicial, quando sob o

cursor apresenta o texto e o autor. Pode ser definido como “prioridade” ( ). Após alterado ou removido, não deixa nenhum registro no processo.

Ponto de Controle: conjunto de valores previamente definidos que podem ser atribuídos a um processo. Quando sob o cursor apresenta esse valor. Cada processo pode passar por diferentes pontos de controle, que permanecem em histórico para consulta da unidade.

Pode-se consultar os processos da unidade por ponto de controle, através do menu principal/Pontos de Controle. Clicando sobre o ícone, pode-se atualizar o ponto de controle do processo. Também pode-se selecionar vários processos para atribuir um mesmo ponto de controle a partir da tela inicial. Obs.: Pontos de controle são criados unicamente pela Administração do Sistema, para valores de uso geral.

Marcador: idem ao ponto de controle, mas pode ser definido livremente por cada unidade, inclusive com cores diferentes para visualização na tela. Para criar um marcador, ir no menu principal/Marcadores, selecionar “Novo” e informar uma cor e nome. Por esse mesmo caminho é possível alterar ou desativar marcadores existentes.

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15. Acesso Externo

Pode-se liberar acesso para consulta a pessoas que não são usuárias do SEI-PMPA. Para isto siga os passos

abaixo:

• Ir em Controle de Processos .

• Clicar no número do processo que deseja liberar acesso para consulta.

• Clicar no ícone .

• Na tela de liberação, informar os seguintes dados: o E-mail da unidade – a unidade que está liberando o acesso, conforme e-mail registrado no

cadastro da unidade no SEI; o Destinatário – nome do destinatário do acesso externo; o E-mail do Destinatário – endereço de e-mail do destinatário do acesso externo; o Motivo – texto livre; o Tipo – se o acesso deve ser integral ou apenas a alguns documentos que serão

selecionados; o Validade (dias) – tempo pelo qual o acesso externo ficará liberado; o Senha – confirmação de senha do usuário que está realizando a operação;

Será enviado um link por e-mail conforme “E-mail do Destinatário”. Através desse link, se pode ver o histórico e documentos do processo sem necessitar de login no SEI. O “E-mail da unidade” será o remetente dessa mensagem e o contato do destinatário com a PMPA.

Um processo pode ter vários acessos externos. Cada acesso disponibilizado fica listado na parte inferior

dessa mesma tela. A unidade que concede o acesso pode cancelá-lo a qualquer momento com a ação .

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16. Acesso Externo para Assinatura Eletrônica Pessoas externas ao sistema podem cadastrar senhas para assinar documentos eletrônicos. Para isso, a unidade geradora do documento deve conceder acesso para assinatura.

A partir de um documento selecionado, utilize a função Gerenciar Liberações para Assinatura Externa. Preencha a tela abaixo informando o nome das pessoas que deverão assinar o documento (já devem estar cadastradas no sistema) e o tipo de acesso que elas terão ao processo (integral ou por documento). O documento a ser assinado sempre será acessível, os demais devem ser informados como “protocolos adicionais”.

Após a liberação, a pessoa receberá em seu e-mail um link para acessar o SEI, consultar os documentos encaminhados e utilizar o recurso de assinatura eletrônica. O e-mail da unidade será apresentado como remetente dessa mensagem, e será o contato da pessoa com a PMPA. As liberações já feitas são apresentadas na parte inferior da tela. Podem ser canceladas pela unidade

geradora a qualquer tempo, através da ação . Quando uma pessoa externa assina um documento, sua assinatura eletrônica automaticamente aparece no rodapé desse documento e a coluna “Utilização” passa a informar a data em que a assinatura foi efetuada.

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17. Enviar Correspondência Eletrônica Essa operação envia para um ou mais destinatários de e-mail informações do processo selecionadas pelo usuário, registrando automaticamente no processo o e-mail gerado.

O destinatário do e-mail pode ser um grupo de e-mail do próprio sistema (ver seção 18). No momento do envio, o usuário deve marcar os documentos que serão enviados, podendo também acrescentar novos documentos externos. Depois de enviado, o e-mail será salvo, com suas informações e documentos anexos, no corpo do próprio processo como um novo documento.

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18. Grupos de E-mail Pode-se criar um grupo de e-mail dentro do sistema para utilizá-lo no envio de correspondências do processo:

• No menu principal (à esquerda da tela), selecionar Grupos / E-mail.

• Clicar em Novo.

• Preencher a tela abaixo, adicionando os e-mails necessários um a um.

• Caso o grupo de e-mail já exista, pode ser atualizado na opção .

Tela 1: gerenciando os grupos de e-mail.

Tela 2: criando novo grupo de e-mail.

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19. Grupos de Envio De forma análoga ao grupo de email (ver seção anterior), pode-se criar um grupo de unidades do sistema para utilizá-lo no envio de processos a várias unidades simultaneamente:

• No menu principal (à esquerda da tela), selecionar Grupos / Envio.

• Clicar em Novo.

• Preencher a tela abaixo, adicionando as unidades desejadas.

• Caso o grupo já exista, pode ser atualizado na opção .

No momento do envio de um processo (ver seção 11), selecionar o ícone que abre a tela abaixo:

Selecione a opção “Unidade” e o grupo desejado. Marque as unidades na lista (ou todas, clicando em ) e “Transportar”. Depois continue com o procedimento de envio normalmente.

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20. Estatísticas da Unidade Essa opção, disponível no menu principal, permite consultar uma visão geral de todos os processos da unidade em um determinado período de tempo, que deve ser informado pelo usuário:

Os processos são apresentados de forma agrupada por tipo e por situação de tramitação em relação à unidade. Clicando sobre um número, são listados os processos que o compõem, que podem ser consultados:

O relatório estatístico pode ser usado tanto para uma visão geral das atividades da unidade como também para localizar processos, utilizando apenas a informação de período de tramitação.

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21. Base de Conhecimento

Bases de conhecimento são materiais de apoio (manuais, fluxogramas, modelos de formulário, entre outros) relacionados a um tipo de processo e que podem ser consultados no sistema. Para consultar uma base, deve-se pesquisar uma palavra-chave (ex.: o nome do tipo de processo sendo pesquisado, ou um termo de interesse como “servidor” ou “afastamentos”). Se houver uma base de conhecimento associada a

um processo aberto em tela, poderá ser consultada pelo símbolo ao lado do número do processo.

A base selecionada abrirá uma nova tela com uma descrição do processo e anexos para consulta.

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22. Desarquivamento (Ver Anexo I – Arquivamento de Documentos Físicos) Um usuário poderá solicitar o desarquivamento de um documento digitalizado se precisar fazer conferência com o original em papel. A operação de desarquivamento poderá ser efetuada por meio do ícone abaixo, que somente aparece se a via em papel já estiver arquivada na unidade de arquivamento do órgão, em caixa apropriada.

Selecionando a opção de desarquivamento, o usuário poderá informar à unidade de arquivamento do original físico a necessidade de consulta. O sistema exibirá a tela “Solicitar Desarquivamento” que contém um quadro com a relação de todos os documentos do processo que podem ser desarquivados. O usuário tem a opção de solicitar todos os documentos possíveis ou apenas os que deseja consultar.

Para retirada do documento, um servidor ou estagiário cadastrado no SEI deverá comparecer na unidade de arquivo, após agendamento, para registro do desarquivamento através do próprio Sistema, que irá solicitar a senha do usuário responsável pelo pedido de desarquivamento.

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23. Contato, Dúvidas e Informações Para maiores informações, entre em contato com a Administração do Sistema:

• Ramal 1670 (SMA/CGMA);

• E-mail “_SMA - Administração SEI” (administracaoSEI@sma.prefpoa.com.br). Acompanhe também a divulgação de novas funcionalidades e dicas de uso do sistema no menu Novidades

, na barra superior da tela principal do SEI-PMPA. Consulte atualizações desse manual e outros materiais de apoio na Base de Conhecimento do SEI: menu principal/Base de Conhecimento, palavra-chave “Material de Ajuda”.

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Anexo I: Conceitos do Processo Eletrônico SEI-PMPA Processo em várias unidades Um mesmo processo eletrônico pode estar simultaneamente em 2 ou mais unidades. A unidade que remete um processo (ver seção 11) pode selecionar várias unidades destinatárias e ainda manter o processo aberto para si mesma. Cada unidade que recebe o processo ganha acesso a incluir documentos e dar andamentos. Todas as unidades em que um processo está aberto são avisadas pelo sistema quando há um novo documento e podem ver todos os documentos e andamentos efetuados pelas demais. Processo Aberto e Processo Concluído Um processo estar aberto em uma unidade significa que essa unidade pode acrescentar documentos e andamentos a esse processo, que aparecerá na tela inicial – Controle de Processos – dessa unidade (ver seção 2). O processo estar concluído significa que a unidade não tem mais acesso para acrescentar informações e o processo deixa de aparecer no controle de processos. O processo uma vez aberto torna-se concluído quando enviado a outra unidade (ver seção 11) ou quando se usa a opção Concluir Processo (ver seção 12). A unidade que já teve acesso a um processo pode reabri-lo. A conclusão ou reabertura de processo por uma unidade não interfere na tramitação desse mesmo processo em outras unidades em que ele esteja aberto, ficando cada ação registrada no histórico do processo e disponível para consulta de todas as unidades (ver seção 10). Arquivamento de Processo Uma vez que o processo eletrônico tramita, ou seja, outra unidade além da que o gerou recebe acesso, ele não será mais apagado do banco de dados. Mesmo após todas as unidades que o receberam terem concluído sua tramitação, ele permanece disponível online para consulta ou reabertura. Há diversas maneiras de localizar um processo já concluído (ver seção 12). Não é necessário nenhum procedimento adicional para arquivamento ou encerramento do processo eletrônico. No SEI, o arquivamento do processo é digital. Ao finalizar um processo, a unidade deverá realizar a operação “Concluir”. Quando estiver concluído em todas as unidades, a contagem da temporalidade será iniciada para fins arquivísticos. O processo não deve ser enviado eletronicamente ao Arquivo Municipal. Arquivamento de Documentos Físicos Os documentos em papel que forem digitalizados e importados para o sistema, e que sejam considerados de valor legal ou probatório, deverão ser encaminhados ao Arquivo Municipal, com a necessária anotação no verso, no canto superior esquerdo, do número do documento no SEI. Autenticidade de Documentos e Ações O sistema registra automaticamente todas as ações que são executadas pelo usuário, como abertura e conclusão de processos, inclusão de documentos e o envio de uma unidade para outra. Em cada registro, constará a identificação do usuário responsável pela ação, sua lotação e a data e hora da ação executada. Na inclusão de documento externo, o usuário responsável pode registrar a natureza desse documento (ver seção 5). Documentos criados pela própria unidade de trabalho no SEI não requerem essa informação. Adicionalmente, o usuário pode incluir um despacho próprio, em texto livre, que também ficará registrado automaticamente em seu nome (ver seção 10).

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Anexo II: Digitalização de Documentos Externos Essas orientações se referem aos critérios adotados na PMPA para a digitalização de documentos externos a serem inseridos no SEI-PMPA. Deve-se utilizar o formato PDF, preferencialmente o formato PDF/A, que é um formato específico para documentos que serão preservados a longo prazo. Este formato também facilita a visualização dos documentos no próprio SEI e, desta forma, estabelece um padrão. Os documentos não devem ser digitalizados em formato imagem: JPEG, JPG, BMP, TIF. Digitalizações devem ser feitas em monocromático, com resolução de, no máximo, 300 dpi, com opção de OCR ativada, se disponível no seu equipamento. Se o original estiver em estado “ótimo”, 200 ou 240 dpi serão suficientes. Notas fiscais ou outros tipos de documentos coloridos devem ser digitalizados em 100 dpi. A digitalização colorida não deve ser realizada. Após digitalizar o documento, verificar se o mesmo está na posição correta para a leitura, pois não é possível alterar após a inclusão no SEI. O documento não pode estar deitado nem de cabeça para baixo. O que significa OCR? O Reconhecimento Óptico de Caracteres, ou OCR, é uma tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos, como papeis escaneados e arquivos em PDF, em textos pesquisáveis.