MANUAL AFIN2005 MUNICÍPIOS.EMPRESAS E ... - … · manual municÍpios empresas e universidades...

MANUAL MUNICÍPIOS

EMPRESAS E UNIVERSIDADES

PROCEDIMENTO DISPENSA DE LICITAÇÃO

SISTEMA BEC/SP

BOLSA ELETRÔNICA DE COMPRAS GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO

OUTUBRO 2005

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Secretário da Fazenda: Eduardo RefinettiGuardia Coordenadoria Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas – CEDC: Milton Frasson Coordenadora do Projeto: Maria de Fátima Alves Ferreira Departamento de Controle de Contratações Eletrônicas – DCC: Carlos Eduardo Esposel Diretor da Escola Fazendária do Estado de São Paulo: Valdemir da Silva Quadros Autores: Assistência DCC “Os direitos autorais desta obra pertencem à Secretaria de Estado dos Negócios da Fazenda. A reprodução será, mediante prévia e expressa autorização.”

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Índice PáginaIntrodução 4

Conceito, Aplicação e Fundamento Legal 5

Vantagens do Sistema BEC/SP 6

Atribuições e Responsabilidades 7 a 9

Processo de Compra Eletrônica da BEC/SP 10

Para Operar na BEC/SP 11 a 14

Visão prática do Sistema 15 a 79

Entrar no Sistema BEC/SP 16 a 18

Alterar Senha 19

Cadastrar Usuário 20 e 21

Incluir Requisição de Compra – RC 22 a 26

Cadastrar Item 27 a 40

Enviar Requisição de Compra ao Banco Nossa Caixa S/A 41

Entrar na Gestão da OC 42 e 43

Visualizar Edital 44

Visualizar Dados da OC 45

Visualizar Itens 46

Autorizar o Fornecimento do Material 47 a 62

Autorização de Recebimento do Material 63 a 70

Pagamento do fornecedor 71 a 79

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INTRODUÇÃO

No desempenho da gestão orçamentária, financeira e patrimonial dos órgãos da

Administração Estadual, especialmente no que concerne à avaliação de resultados quanto à

eficácia e eficiência dos métodos utilizados, sempre representou um desafio, a busca de novas

soluções para agilizar procedimentos estabelecidos em lei - sem dúvida de concepção bem

elaborada - mas cujo resultado, por vezes, não atende às demandas desejadas, em razão de tais

soluções não acompanharem as novas técnicas empregadas, com sucesso, pela iniciativa

privada.

Dentro desse enfoque, procurou-se uma forma de potencializar a eficácia dos

institutos disponíveis, agregando-lhes instrumentos emprestados da tecnologia da informação

e, ao mesmo tempo, preservando a observância das normas legais aplicáveis à espécie.

Objetivava-se, por meio de procedimentos eletrônicos, proporcionar ao Governo a

oportunidade de comprar e aos fornecedores de venderem seus produtos, a preços e condições

satisfatórias para ambas as partes, conferindo transparência e credibilidade a todas as etapas do

procedimento.

A partir dessas premissas, foi instituída a Bolsa Eletrônica de Compras do Governo

do Estado de São Paulo – Sistema BEC/SP, por meio do Decreto nº 45.085, de 31 de julho de

2000, cuja regulamentação, para cotações eletrônicas, em procedimentos de dispensa de

licitação pelo valor, foi efetuada pelo Decreto nº 45.695, de 06 de março de 2001. Entretanto, a

partir de setembro de 2000 o sistema começou a funcionar, na forma de teste piloto.

A implantação desse sistema representou uma resposta capaz de solucionar a

problemática acima descrita, por se realizar em um ambiente eletrônico centralizado e

organizado de contratações, voltado às compras de bens pelos órgãos que compõem a

Administração Direta e Indireta do Estado de São Paulo, assim entendidos, num primeiro

momento, as Secretarias, as Autarquias e as Fundações.

Em virtude da edição do Decreto nº 48.176, de 23 de outubro de 2003, e o término do

desenvolvimento de um módulo específico, encontramo-nos em condições de receber no

sistema as Sociedades de Economia Mista, não dependentes, integrantes da Administração

Indireta do Estado, as Universidades e os Municípios com sede e foro no Estado de São Paulo.

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CONCEITO, APLICAÇÃO E FUNDAMENTO LEGAL

A Bolsa Eletrônica de Compras do Governo do Estado de São Paulo – Sistema

BEC/SP é um sistema eletrônico competitivo de apuração de preços, por meio de cotações eletrônicas, com regulamentação própria.

Para a viabilização jurídica, institucional e funcional desse Sistema, foi criado, por meio do Decreto n.º 45.084 de 31 de julho de 2000, alterado pelo Decreto nº 48.471, de 22 de janeiro de 2004, o Departamento de Controle de Contratações Eletrônicas - DCC, situado no âmbito da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas – CEDC, a fim de gerenciar todo o funcionamento das compras eletrônicas.

A legislação aplicável poderá ser consultada no endereço www.bec.sp.gov.br em especial: o Decreto nº 48.176, de 23 de outubro de 2003 e Decreto n° 48.796, de 14 de julho de 2004, que autorizam a Secretaria da Fazenda, representando o Estado, celebrar convênio com as Sociedades de Economia Mista não dependentes, os Municípios do Estado e as Universidades Estaduais, respectivamente. .E as Resoluções CC68, de 23 de outubro de 2003 e CC-50, de 23 de junho de 2004; que aprovam o Regulamento do Sistema BEC/SP – Dispensa de Licitação para as Sociedades de Economia Mista e os Municípios do Estado, bem como para as Universidades Estaduais, respectivamente e o edital padrão que será utilizado nas compras dessas UC.

O objetivo do Sistema BEC/SP é alcançar a redução do custo total dos bens adquiridos pelas unidades contratantes (UGE e UC), usando a tecnologia da informação e aplicando políticas de compras, seja por setor comprador ou fornecedor, além de se criar uma infra-estrutura visando à obtenção do melhor preço de mercado.

Segundo o Decreto n° 48.444, artigo 70, incisos I e II, de 14 de janeiro de 2004 as Administrações Públicas; Diretas, Autárquicas e Fundacionais, passaram a ser obrigadas a comprar pela modalidade pregão¹ presencial ou através da BEC/SP, no procedimento Dispensa de Licitação e modalidade de licitação Convite; ambos caracterizados pela aquisição de bens, entrega imediata e parcela única, nos valores limite R$ 8.000,00 (oito mil reais) e R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), respectivamente

De forma sucinta, podemos dizer que o Sistema BEC/SP receberá, por meio de página da internet, as Requisições de Compra (RC) das Unidades Compradoras – UC, que uma vez validadas pelo Agente Financeiro – AFIN, transformam-se em Ofertas de Compra (OC), e os lances dos fornecedores cadastrados no Cadastro de Fornecedores do Estado, por meios eletrônicos, apurando a melhor oferta enviada e comunicando-a à Unidade Compradora. O detalhamento de todo o procedimento será feito na parte final deste Manual. Nota¹: O Decreto 49.722, de 24 de junho de 2005, dispõe sobre o pregão eletrônico; inicialmente implantado na Secretaria da Fazenda. O Comitê de Qualidade da Gestão Pública expedirá em até 180 (cento e oitenta) dias da sua efetiva implantação; diretrizes, normas e procedimentos para os órgãos da Administração Direta, Autárquicas e Fundacionais.

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VANTAGENS DO SISTEMA BEC/SP

A adoção do Sistema BEC/SP veio proporcionar as seguintes vantagens, como

transparência: oportunidade de controle externo pela sociedade; redução dos custos operacionais; redução dos preços pagos pelo Governo; efeito multiplicador na economia: oportunidades para pequenos fornecedores; aperfeiçoamento do controle interno; informações agregadas e rapidamente disponíveis para auditoria, contadoria e controladorias externas (Tribunal de Contas, Assembléia Legislativa etc.); uso da tecnologia da informação para melhoria dos processos; acompanhamento da tendência de compras eletrônicas pelas entidades corporativas; cumprimento total da Lei 8.666/93.

Toda a plataforma do Sistema BEC/SP foi desenvolvida de acordo com a Lei de Licitações e Contratos.

A Bolsa Eletrônica de Compras do Governo do Estado de São Paulo cumpre o princípio constitucional da isonomia, bem como os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhe são correlatos, conforme artigo 3º da Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.

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ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES

São agentes do sistema: Unidades Compradoras - UC (Sociedades de Economia

Mista não dependentes, Universidades e Municípios), na qualidade de unidades contratantes; Fornecedores, constantes do e-CADFOR e aptos a participar das cotações eletrônicas; Departamento de Controle e de Contratação - DCC, gestor do sistema; Banco Nossa Caixa S/A - NC, Agente Financeiro (AFIN)

As obrigações do Gestor do Sistema BEC/SP, no que se refere à realização das cotações eletrônicas, são instituir e manter um sistema de registro compreendendo: a) registro de documentos do sistema: RC, OC, cotações/propostas apresentadas, preços dos itens negociados, BEN, AF, ARM e AD; b) registro de agentes do sistema: UGE, UC, fornecedores e AFIN; c) registro de liquidação dos contratos: liquidação física da despesa, com a entrega do bem, e liquidação financeira, com o pagamento; d) instituir e manter um sistema de controle de acesso mediante geração de senhas para os fornecedores cadastrados operarem no Sistema BEC/SP, editando instrução específica para a sua obtenção; e) definir a data de realização das cotações eletrônicas, comunicando-a, com antecedência mínima de 2 (dois) dias úteis, a todos os fornecedores cadastrados no e-CADFOR, no correspondente ramo de negócio e aptos a operar no Sistema BEC/SP, assim como às entidades representativas de segmentos empresariais, Federação das Indústrias do Estado de São Paulo – FIESP, Serviço Brasileiro de Apoio à Empresa – SEBRAE e Sindicato da Micro e Pequena Empresa – SIMPE, Sindicato da Micro e Pequena Indústria – SIMPI e Federação das Associações Comerciais, por intermédio de correio eletrônico; f) divulgar no endereço eletrônico do sistema o extrato e o edital completo, relativo a cada OC, o qual poderá ser acessado, por qualquer interessado, independente de cadastro perante os órgãos estaduais; g) receber os lances propostas, via Internet, no endereço eletrônico do sistema; h) divulgar o resultado da cotação eletrônica na Internet, encaminhando ao proponente vencedor e à UC, eletronicamente pelo sistema, o Boleto Eletrônico de Negociação – BEN; i) acompanhar, sugerir e implementar a formulação de políticas setoriais de compras do Estado.

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Ao Gestor da UC caberá:

a) projetar as necessidade de compra da Unidade e iniciar o processo;

b) emitir a Requisição de Compra – RC, no Portal www.bec.sp.gov.br, até que possa ser efetuado o link com os seus sistemas legados, quando existirem; c) emitir os documentos obrigatórios, exigidos na Lei federal nº 4.320/64, fora do Sistema BEC/SP, quando se tratar de Universidades, Sociedades de Economia Mista dependentes e Municípios e aqueles que forem adequados, no caso das Sociedades de Economia Mista não dependentes; d) emitir a Autorização de Fornecimento – AF no ambiente do Sistema BEC/SP, concomitantemente à emissão da NE, quando Sociedades de Economia Mista dependentes, Universidades ou Municípios ou o documento equivalente, quando se tratar de Sociedades de Economia Mista não dependentes; e) receber o objeto do contrato, emitir Aviso de Recebimento de Materiais - ARM no ambiente do Sistema BEC/SP para liquidação física da compra, concomitantemente à emissão da NL para Sociedades de Economia Mista dependentes, Universidade ou Municípios ou o documento equivalente para as Sociedades de Economia Mista não dependentes; f) aplicar as sanções cabíveis nos casos de mora na entrega do objeto e de inexecução total ou parcial das obrigações assumidas pelo fornecedor; g) comunicar imediatamente ao e-CADFOR (enquanto não for instituído o CAUFESP), no endereço eletrônico do Sistema BEC/SP (opção "BEC - Cadastro de Fornecedores"), a aplicação de sanções à Contratada decorrentes de inexecução total ou parcial da contratação, atraso injustificado na execução do objeto da contratação ou recusa injustificada do vencedor em celebrar a contratação, nos termos dos artigos 81, 86 ou 87 da Lei federal nº 8.666/93; essa obrigação não se aplica aos Municípios que deverão atender apenas a atribuição a seguir indicada; h) solicitar, justificadamente, ao e-CADFOR, no endereço eletrônico do Sistema BEC/SP (opção BEC Cadastro de Fornecedores), o bloqueio da senha do Contratado para acesso ao Sistema BEC/SP, bem assim o seu desbloqueio após o cumprimento integral das obrigações contratuais assumidas junto à UC; i) zelar para que os pagamentos ocorram no vencimento, sem transtorno ao processo.

Em nenhuma hipótese será subtraída do Gestor da UC a autonomia de definir o que, quando e quanto comprar. Caberá a ele o início e o término do processo de compra. A atribuição do Sistema da BEC/SP é, somente, apurar o melhor preço.

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São obrigações dos fornecedores:

a) inscrever-se no e-CADFOR, observando os prazos e condições gerais nele previstos; b) manter a conta corrente ativa no Banco Nossa Caixa S/A.; c) cumprir as obrigações contratuais assumidas, nas condições e prazos estipulados; d) submeter-se às normas estabelecidas no regulamento e nos editais; e) manter atualizados os seus dados, receber e utilizar senha de acesso, verificar as ofertas disponíveis, apresentar os lances na OC que envolvam a sua linha de fornecimento; f) entregar os produtos adequados nos prazos estipulados.

Obrigações do Banco Nossa Caixa S/A: a) O Banco NOSSA CAIXA S/A - Agente Financeiro – AFIN, é o responsável pela liquidação financeira das operações realizadas pelo Sistema BEC/SP. Ele deverá: b) autorizar, sob o enfoque da disponibilidade de recursos financeiros, a realização de uma Oferta de Compra; c) manter ativas as contas dos fornecedores para movimentação dos pagamentos; d) informar ao Sistema quando foi efetuado o crédito na conta do fornecedor, por meio de Aviso de Depósito – AD.

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PROCESSO DE COMPRA ELETRÔNICA DA BEC/SP

As compras eletrônicas, com dispensa de licitação pelo valor, obedecerão ao seguinte

procedimento: I. emissão da RC (Requisição de Compra) pela UC (Unidade Compradora), autorização da continuidade pelo AFIN (Agente Financeiro – Banco Nossa Caixa S/A) transformando-a em OC e agendamento da cotação eletrônica pelo DCC (Departamento de Controle de Contratações Eletrônicas da Secretaria da Fazenda); II. a cotação eletrônica para cada item da OC que será realizada em duas etapas: um período fixo estabelecido no edital e outro, subseqüente ao fixo, de duração variável, de 1 a 30 minutos, estabelecida de forma aleatória pelo Sistema; III. a apresentação de lances propostas pelos fornecedores que se dará mediante acesso à opção Cotações/Propostas no endereço eletrônico do Sistema BEC/SP, na qual o fornecedor digitará o número do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ, ou o número do Cadastro Pessoas Físicas - CPF, se for o caso, e a respectiva senha, assinalando as declarações de inexistência de impedimento para contratar com a Administração Pública, nos termos do § 2º do art. 32 da Lei federal nº 8.666-93, e de que conhece e aceita os termos do regulamento; IV. cada fornecedor poderá apresentar um ou mais lances-propostas, desde que o faça com oscilação mínima, inferior ao último lance apresentado, no percentualinformado pelo Sistema para cada OC; V. em seguida ao encerramento do período variável, referido item II acima, os 5 (cinco) melhores lances propostas recebidos serão divulgados, com a identificação daquele que ofertou o menor preço, sendo o BEN encaminhado eletronicamente à UC, ao AFIN e ao vencedor; (Obs: essa funcionalidade está sendo modificada, passando a ser divulgados todos os fornecedores participantes); VI. após o recebimento do BEN, a UC emitirá, concomitantemente à Nota de Empenho – NE (se Município, Sociedade de Economia Mista dependente ou Universidade) ou ao documento equivalente (se Sociedade de Economia Mista não dependente), a Autorização de Fornecimento, que será encaminhada por mensagem eletrônica ao AFIN e ao vencedor, constando, ainda, do sistema para consulta; VII. em seguida ao recebimento do objeto da contratação, a UC emitirá o Aviso de Recebimento de Materiais – ARM que será remetido eletronicamente ao AFIN, para programação de pagamento; VIII. o AFIN comunicará ao Sistema BEC/SP o efetivo pagamento por meio de Aviso de Depósito – AD.

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PARA OPERAR NA BEC/SP

1. Cadastramento da Unidade Compradora - UC e de seus servidores/funcionários, que poderão ter acesso e operar no Sistema BEC/SP

Para que uma UC seja cadastrada no Sistema BEC/SP deverá acessar o Portal e, utilizando-se do fale conosco, opção BEC Administração, solicitar o cadastramento da UC, informando: a) se tem regulamento próprio de licitações; em caso afirmativo identificá-lo e anexar uma cópia, para que passe a constar do Portal BEC/SP; b) se tem instrumento próprio (portaria, resolução, ato da diretoria, decisão de assembléia ou ato legal similar), disciplinando a aplicação de penalidades; em caso afirmativo proceder da mesma forma que na alínea “a”;

Feito o cadastramento da Unidade e do Gestor, este cadastrará o responsável, que por sua vez operará no Sistema BEC/SP, mediante senha, que deverá ser trocada por outra de livre escolha (e que será sigilosa). Observação: essa sistemática é temporária porque está sendo desenvolvida uma nova funcionalidade que, dentro em breve, estará disponível para as UC e que consistirá no preenchimento on-line de uma ficha de cadastramento, de onde o sistema colherá as informações necessárias para constar do edital, exceto o prazo de pagamento que será informado pela UC a cada Oferta de Compra, dentre o interregno de 04 a 30 dias.

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2. Cadastramento de itens pelas Prefeituras no Catálogo de Produtos do Sistema BEC/SP

A operar no Sistema BEC/SP, a Unidade Compradora poderá deparar-se com a inexistência do item a ser adquirido no Catálogo de Produtos do Sistema; quando isso ocorrer, basta enviar e-mail, através do fale conosco, serviço de correio eletrônico - opção BEC -

Cadastro de Materiais disponível no Portal www.bec.sp.gov.br, fornecendo todas as características do material a ser incluído no Catálogo de Produtos, como o itlustrado nas telas abaixo:

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2. Cadastramento de itens pelas Prefeituras no Catálogo de Produtos do Sistema BEC/SP: Campo “Nome”: será informado o nome de quem está enviando o e-mail e o nome da prefeitura o qual representa. Campo “E-mail para contato”: o e-mail não deverá conter erros, pois a resposta será enviada para esse e-mail. Campo “telefone”: telefone de contato, para que quando necessário, possamos esclarecer algumas dúvidas. Campo “Referente a”: selecionar uma das três opções disponíveis, no caso, BEC – Cadastro de Materiais, para qualquer informação sobre materiais. Campo “Escreva aqui sua mensagem”: será digitado o assunto do e-mail; a solicitação ou a dúvida. Por exemplo: no caso se de inclusão de itens de materiais na BEC, digite na primeira linha: INCLUSÃO DE ITENS BEC e, após, especifique detalhadamente o que deseja incluir. Para auxiliá-lo nas características, verifique no catálogo algum item semelhante, copie-o e cole-o na mensagem alterando apenas o que for necessário.

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PARA OPERAR NA BEC/SP 2. Cadastramento de itens pelas Prefeituras no Catálogo de Produtos do Sistema BEC/SP

Uma vez preenchido todos os campos, clique no botão ENVIAR, para finalizar a inclusão.

Após análise e aprovação do Centro de Controle de Materiais e Serviços do Departamento de Controle de Contratações Eletrônicas, a inclusão do item/material será efetivada e a UC poderá iniciar a compra do referido material. 3. Cadastramento de Fornecedores no Sistema BEC/SP

Para que uma UC tenha os seus fornecedores incluídos no Cadastro de Fornecedores do Estado, serão adotadas as seguintes providências:

a) a UC deverá orientar os fornecedores a acessarem o Portal www.bec.sp.gov.br, na barra de menu Cadastro/Inicial e preencherem o formulário de solicitação de cadastramento, enviando-o ao Centro de Controle de Fornecedores; b) a SEFAZ, por intermédio do Centro de Controle de Fornecedores do Departamento de Controle de Contratações Eletrônicas, fará as devidas análises das informações do fornecedor, contidas no formulário; caso seja constatada alguma inconsistência, será comunicada a ele, por meio eletrônico, solicitando que providencie a sua regularização; c) após nova análise e aprovação pelo Centro de Controle de Fornecedores, a inscrição será efetivada e ele passará a ser denominado fornecedor BEC/SP; d) o Sistema BEC/SP enviará, por meio eletrônico, a senha inicial para que o fornecedor possa operar;

Demais informações poderão ser obtidas no Portal www.bec.sp.gov.br ou pelo e-mail constante da página de serviço de correio eletrônico, opção BEC - Cadastro de Fornecedores, do mesmo Portal.

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VISÃO PRÁTICA DO SISTEMA

TELA INICIAL 01 – MURAL - o servidor poderá acessar o AMBIENTE ELETRÔNICO DE CONTRATAÇÕES; pesquisar as Ofertas de Compra; consultar as Unidades Compradoras e efetuar a entrada no sistema com login de usuário 02 – LEGISLAÇÃO – consulta à legislação federal e estadual (leis, decretos, resoluções, instruções, convênios, comunicados e regulamentos). 03 - FORNECEDORES - possibilidade de acesso às negociações, cadastramento e cópia (download) das instruções para cadastramento no e-CADFOR - Cadastro Geral de Foernecedores do Estado de São Paulo, em sua versão página da internet (web). 04 – CATÁLOGO – acesso à consulta ao catálogo de materiais por código ou descrição do item e ou grupo de materiais. 05 – COMUNICAÇÃO - nessa opção poder-se-á ter acesso ao FALE CONOSCO e às consultas às normas e padrões sobre especificações de produtos a serem adquiridos pelo Estado. (Exemplo: ABIC, Selo “Produto de São Paulo”).

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TELA INICIAL 01 - LOGIN DE USUÁRIO – pressionar para acessar o Sistema BEC/SP - Essa página tráz funcionalidades e informações importantes à Unidade Compradora - UC; além dos Avisos, Informativos e Resumos das Operações em Negociação, o usuário observará os ícones Sítio Relógio da Economia (demonstra através de Relatórios, o Movimento na BEC/SP, desde a implantação, em 2000, até o momento da consulta) e o Sítio Sanções (Consulta as penalidades aplicadas e publicadas pelas Unidades Gestoras Executoras - UGE aos fornecedores)

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TELA LOGIN DE USUÁRIO 01 – LOGIN (CPF)/SENHA - o Gestor, previamente cadastrado (através da opção fale conosco - Administração BEC/SP) digitará o CPF e SENHA para acessar o Sistema, alterar a senha e cadastrar o Responsável pela Requisição de Compra 02 – ENTRAR - após preencher os campos, o Gestor pressionará esta opção 03 – No caso do usuário (Gestor ou Responsável esquecer a senha, digitará o CPF e pressionará sobre CLIQUE AQUI. A senha será enviada automaticamente para o correio eletrônico do servidor (Gestor/Responsável) cadastrado no sistema OBS: Usaremos o DERSA para demonstrar a inclusão de Requisição de Compra - RC. Esclarecemos que o processo de compra é o mesmo, variando apenas no valor limite (R$ 16.000,00 para empresas e Universidades e R$ 8.000,00 para Municípios)

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TELA SISTEMA BEC/SP AFIN Após pressionar "ENTRAR" (vide tela anterior), o Gestor da Unidade Compradora - UC entrará no Sistema BEC/SP, trocará sua senha e incluirá servidores com perfis para operar ou apenas consultar Requisição de Compra - RC

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TELA ALTERAÇÃO DE SENHA 01 – SENHA ATUAL – o Gestor digitará a senha atribuída pela Administração da BEC/SP 02 – NOVA SENHA – após digitará nova senha, contendo no máximo 8 (oito) dígitos alfanuméricos será criada e confirmada no campo REDIGITE 03 – TROCAR SENHA – na seqüência, Gestor pressionará esta opção para confirmar a troca de senha

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TELA SISTEMA BEC/SP AFIN 01 – PROCESSO/CADASTRO/CADASTRO USUÁRIO – o Gestor pressionará esta opção, para cadastrar usuário e perfil de usuário para consultar ou operar no Sistema da BEC/SP, incluindo Requisição de Compra - RC

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TELA CADASTRO DE USUÁRIO 01 – Lista os perfis possíveis para o servidor, a ser cadastrado no sistema: CONSULTA – UC/AFIN e RESPONSÁVEL UC/AFIN (apenas para consulta ou para operar no Sistema BEC/SP, respectivamente) 02 – O Gestor digitará o nome do servidor nesse campo e pressionará pesquisar. No caso do usuário já constar no sistema, seus dados serão carregados. Entretanto, se não constar, poderá ser incluído 03 – INCLUIR NOVO - nesta opção, o Gestor incluirá servidor e perfil (para consulta ou como responsável), para acompanhar a Requisição de Compra - RC

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TELA SISTEMA BEC/SP AFIN 01 – REQUISIÇÃO DE COMPRA – o responsável pressionará esta opção para incluir uma Requisição de Compra - RC

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TELA REQUISIÇÃO DE COMPRA 01 - INCLUIR RC – o responsável pressionará esta opção para incluir Requisição de Compra - RC

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TELA INCLUIR UMA REQUISIÇÃO DE COMPRA OBS: A Pressionar Incluir RC, surgirá a tela acima, com os campos a serem preenchidos, exceto “Valor da RC”, “Limite”, “Controle”, “Código da RC”, “Data de Envio” e “Procedimento de Compra”

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OBS

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TELA INCLUIR UMA REQUISIÇÃO DE COMPRA 01 – PRAZO DE PAGAMENTO – variará de 04 (quatro) a 30 (trinta) dias. Neste caso, o prazo será 10 (dez) dias 02 – LOGRADOURO – completar com o máximo de informações/referências, claras e precisas para que o licitante entregue a mercadoria de forma eficaz 03 – CEP – o responsável deverá preencher este campo apenas com números, sem traços 04 – CADASTRAR – após preencher todos os campos, o responsável pressionará sobre esta opção

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TELA INCLUIR UMA REQUISIÇÃO DE COMPRA 01 – A pressionar CADASTRAR (vide tela anterior), o responsável observará que os campos “Limite” e “Código da RC” foram carregados automaticamente 02 – INCLUIR ITENS – o responsável pressionará esta opção para incluir os itens na Requisição de Compra

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – CÓDIGO DO ITEM – o responsável, após pesquisar em CATÁLOGO/CONSULTA o número do item desejado, o digitará neste campo e pressionará em VISUALIZAR DETALHES

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – A pressionar VISUALIZAR DETALHES (vide tela anterior), o responsável observará que surgirão os campos “Descrição”, “Unidade de Fornecimento” e a grade de quartis OBS: Quartis referem-se a valores negociados, dentro de determinado período (um ano). Assim, dividem-se em quatro períodos de 25% a cada três meses. O servidor deverá utilizar-se no máximo do Q3 (preços praticados em até 75%)

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Tela 14

OBS

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – QUANTIDADE/VALOR DA UNIDADE DE FORNECIMENTO – campos a serem preenchidos com a quantidade desejada e o valor praticado no mercado, devidamente representados nos quartis 02 – CADASTRAR – o responsável pressionará esta opção, para cadastrar a QUANTIDADE E O VALOR DA UNIDADE DE FORNECIMENTO do item

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – A pressionar CADASTRAR (vide tela anterior), surgirá a janela acima, pressionar OK, para confirmar e cadastrar efetivamente no Sistema BEC/SP OBS: Valor da RC será alterado a cada inclusão de item e cadastramento da QUANTIDADE E VALOR DA UNIDADE DE FORNECIMENTO (vide as próximas telas)

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – Após pressionar OK, o responsável observará que surgirá uma grade com as especificações do item incluído. Caso necessite, poderá excluir este item, pressionando a opção EXCLUIR 02 - CÓDIGO DO ITEM – para nova inclusão de item, preencher este campo com novo código e na seqüência, pressionar VISUALIZAR DETALHES (vide próxima tela) OBS: O valor da RC foi registrado após o responsável pressionar OK, tela anterior

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Tela 18


TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – CÓDIGO DO ITEM – o responsável, após pesquisar em CATÁLOGO/CONSULTA o número do item desejado, o digitará neste campo e pressionará em VISUALIZAR DETALHES. Após, completará os campos QUANTIDADE E VALOR DA UNIDADE DE FORNECIMENTO

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Tela 19


TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – QUANTIDADE/VALOR DA UNIDADE DE FORNECIMENTO – campos a serem preenchidos com a quantidade desejada e o valor praticado no mercado para este novo item, devidamente representados nos quartis 02 – CADASTRAR – o responsável pressionará sobre esta opção, para cadastrar a QUANTIDADE E O VALOR DA UNIDADE DE FORNECIMENTO deste item

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – A pressionar CADASTRAR (vide tela anterior), surgirá a janela acima, pressionar OK, para confirmar e cadastrar efetivamente no Sistema BEC/SP o novo item

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – Após pressionar OK, o responsável observará que surgirá uma grade com as especificações do novo item incluído. Caso necessite, poderá excluir este item, pressionando a opção EXCLUIR 02 - CÓDIGO DO ITEM – para nova inclusão de item, preencher este campo com novo código e na seqüência, pressionar VISUALIZAR DETALHES OBS: Valor da RC foi alterado após o responsável pressionar OK, tela anterior. O sistema soma automaticamente os valores dos itens incluídos

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – CÓDIGO DO ITEM – o responsável, após pesquisar em CATÁLOGO/CONSULTA o número do novo item desejado, o digitará neste campo e pressionará em VISUALIZAR DETALHES. Após, completará os campos QUANTIDADE E VALOR DA UNIDADE DE FORNECIMENTO

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – QUANTIDADE/VALOR DA UNIDADE DE FORNECIMENTO – campos a serem preenchidos com a quantidade desejada e o valor praticado no mercado para este novo item, devidamente representados nos quartis 02 – CADASTRAR – o responsável pressionará sobre esta opção, para cadastrar a QUANTIDADE E O VALOR DA UNIDADE DE FORNECIMENTO deste novo item

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – A pressionar CADASTRAR (vide tela anterior), surgirá a janela acima, pressionar OK, para confirmar e cadastrar efetivamente no Sistema BEC/SP o novo item

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – Após pressionar OK, o responsável observará que surgirá uma grade com as especificações do novo item incluído. Caso necessite, poderá excluir este item, pressionando a opção EXCLUIR 02 - CÓDIGO DO ITEM – para nova inclusão de item, o responsável preencherá este campo com o novo código, e na seqüência pressionará VISUALIZAR DETALHES 03 – VOLTAR – o responsável pressionará esta opção para voltar e enviar esta Requisição de Compra (RC) ao Banco Nossa Caixa (AFIN) OBS: Valor da RC foi alterado após o responsável pressionar OK, tela anterior. O sistema soma automaticamente os valores dos itens incluídos

Tela 25

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OBS 03

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TELA CADASTRAR ITEM DA RC 01 – VOLTAR – o responsável pressionará esta opção para voltar e enviar esta Requisição de Compra (RC) ao Banco Nossa Caixa (AFIN) OBS: Nesta tela o responsável tem a oportunidade de verificar/imprimir toda a descrição da Requisição de Compra

Tela 26

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TELA REQUISIÇÃO DE COMPRA 01 – O responsável pela RC deverá selecionar o código a ser enviado 02 – ENVIAR – na seqüência, pressionará esta opção para enciar ao Banco Nossa Caixa OBS: OO BBaannccoo NNoossssaa CCaaiixxaa ((AAFFIINN)), depois de analisar a Requisição de Compra recebida da Unidade Compradora – UC, a encaminhará como “Oferta de Compra” para a Administração da Bolsa, que por sua vez, agendará dia e hora para cotação. Dessa forma (como OC), poderá ser visualizada no mural da BEC/SP

Tela 27

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TELA SISTEMA BEC/SP AFIN 01 – GESTÃO DA OC – o responsável pressionará esta opção, para acessar a Oferta de Compra cotada

Tela 28

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TELA GESTÃO DA OC 01 – COLUNA OC – nesta coluna estão relacionadas as Ofertas de Compra da Unidade Compradora, o responsável deverá pressionar sobre a OC desejada OBS: A situação da Oferta de Compra deverá estar como Encerrada, para o responsável operar autorizando o fornecimento do bem adquirido

Tela 29

01

OBS

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TELA OFERTA DE COMPRA EDITAL 01 – GUIA EDITAL – o responsável selecionará esta opção para visualizar o Edital

Tela 30

01

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS DA OC 01 – GUIA DADOS DA OC – nesta opção poderão ser visualizados os dados da Oferta de Compra

Tela 31

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TELA OFERTA DE COMPRA ITENS 01 – GUIA ITENS – lista os itens da Oferta de Compra, bem como a Unidade de Fornecimento, Quantidade e Valor Referencial

Tela 32

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO 01 – GUIA MOVIMENTO – opção que possibilita a Autorização de Fornecimento do Material aos fornecedores, bem como a transmissão da mesma, ao Banco Nossa Caixa e Fornecedores 02 – O responsável pela Oferta de Compra selecionará o item a Autorizar/Recusar o Fornecimento do Material 03 – AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO – na seqüência, o responsável pressionará sobre esta opção e Autorizará ou não, o Fornecimento do Material cotado

Tela 33

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO AFM 01 – CÓDIGO DA SITUAÇÃO/HOMOLOGAÇÃO – lista opções de Autorizado ou Recusado. Neste caso, o responsável recusará (vide próxima tela). 02 – DOCUMENTO DE CONTRATAÇÃO – nesta opção, o responsável preencherá com a Nota de Empenho ou Documento de Controle da Unidade Compradora, seguido do ano. Neste caso, este campo não será preenchido, pois o responsável recusará a Autorização de fornecimento e este campo desaparecerá no ato de selecionar recusado (vide próxima tela)

Tela 34

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO AFM 01 – CÓDIGO DA SITUAÇÃO – o responsável recusará a Autorização de Fornecimento de Material e o campo DOCUMENTO DE CONTRATAÇÃO (vide tela anterior) desaparecerá, pois não haverá item a empenhar, uma vez recusada a AFM 02 – GRAVAR – na seqüência, o responsável pressionará esta opção, para registrar no Sistema a situação da Homologação do item

Tela 35

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO AFM 01 – RETORNAR - o responsável pressionará esta opção, para transmitir ao fornecedor e Banco Nossa Caixa, a recusa da Autorização de Fornecimento do Material cotado

Tela 36

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO 01 – o responsável selecionará o item a ser transmitido 02 – TRANSMITE AF – na seqüência, o responsável pressionará esta opção para informar ao fornecedor e Banco Nossa Caixa a recusa da Autorização de Fornecimento de Material

Tela 37

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO TRANSMISSÃO 01 – RETORNAR – o responsável pressionará esta opção para autorizar ou não o próximo item (se houver outro item a ser transmitido)

Tela 38

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO 01 – O responsável pela Oferta de Compra selecionará o item n° 2 a Autorizar/Recusar o Fornecimento do Material 02 – AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO – na seqüência, o responsável pressionará esta opção e Autorizará ou não, o Fornecimento do Material cotado OBS: Na coluna SITUAÇÃO DA HOMOLOGAÇÃO aparecerá recusado

Tela 39

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OBS

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO AFM 01 – CÓDIGO DA SITUAÇÃO – o responsável selecionará Autorizado 02 – DOCUMENTO DE CONTRATAÇÃO – preencherá com o documento Nota de Empenho, número e ano 03 – GRAVAR – na seqüência, pressionará esta opção para registrar no Sistema a situação da Homologação do item

Tela 40

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO AFM 01 – RETORNAR - o responsável pressionará esta opção, para transmitir ao fornecedor e Banco Nossa Caixa, a Autorização de Fornecimento do Material cotado

Tela 41

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO 01 – o responsável selecionará o item a ser transmitido 02 – TRANSMITE AF – na seqüência, o responsável pressionará esta opção para informar ao fornecedor e Banco Nossa Caixa da Autorização de Fornecimento de Material OBS: Nas colunas Situação da Homologação e Contrato aparecerão; Autorizado e o documento Nota de Empenho n°/ano

Tela 42

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OBS

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO TRANSMISSÃO 01 – RETORNAR – o responsável pressionará esta opção para autorizar ou não o próximo item (se houver outro item a ser transmitido)

Tela 43

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO 01 – O responsável pela Oferta de Compra selecionará o item n° 3 a Autorizar/Recusar o Fornecimento do Material 02 – AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO – na seqüência, o responsável pressionará esta opção e Autorizará ou não, o Fornecimento do Material cotado

Tela 44

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO AFM 01 – CÓDIGO DA SITUAÇÃO – o responsável selecionará Autorizado 02 – DOCUMENTO DE CONTRATAÇÃO – preencherá com o documento Nota de Empenho, número e ano 03 – GRAVAR – na seqüência, pressionará esta opção para registrar no Sistema a situação da Homologação do item cotado

Tela 45

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO AFM 01 – RETORNAR - o responsável pressionará esta opção, para transmitir ao fornecedor e Banco Nossa Caixa, a Autorização de Fornecimento do Material cotado

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Tela 46

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO 01 – o responsável selecionará o item a ser transmitido 02 – TRANSMITE AF – na seqüência, o responsável pressionará esta opção para informar ao fornecedor e Banco Nossa Caixa a Autorização de Fornecimento doMaterial OBS: Nas colunas Situação da Homologação e Contrato aparecerão; Autorizado e o documento Nota de Empenho n°/ano

Tela 47

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OBS

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO TRANSMISSÃO 01 – RETORNAR – o responsável pressionará esta opção para autorizar ou não o próximo item (se houver outro item a ser transmitido). Neste caso, serão apenas três

Tela 48

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO ARM 01 – O responsável selecionará o item que Autorizou o Fornecimento, para acusar o Recebimento do Material 02 – AVISO DE RECEBIMENTO DO MATERIAL – após selecionar o item, o responsável pressionará esta opção, para preencher os campos de recebimento definitivo do material. Na seqüencia, transmitirá ao Banco Nossa Caixa, os dados da Conta Corrente do fornecedor para pagamento OBS: O responsável deverá registrar o recebimento do material no dia da entrega do fornecedor, pois será contado o prazo para o pagamento, a partir desta data o prazo incluído na Requisição de Compra

Tela 49

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO ARM 01 – SITUAÇÃO – o responsável preencherá esta opção com recebimento definitivo/recusado 02 –DATA DE RECEBIMENTO – esta data será a do recebimento do material e o responsável deverá resgistrar no sistema, impreterivelmente, no dia da entrega do fornecedor 03 – GRAVAR – na seqüência, o responsável pressionará esta opção, para efetivamente registrar no Sistema o recebimento definitivo/recusado

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Tela 50

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO ARM 01 – SITUAÇÃO – o responsável selecionará recebimento recusado, para recusar o recebimento do material 02 – DATA DO RECEBIMENTO – na seqüência, digitará a data 03 – GRAVAR – e pressionará esta opção para registrar no Sistema, a recusa do recebimento do material

Tela 51

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO ARM 01 – RETORNAR – o responsável pressionará para retornar e receber ou não, o próximo item autorizado para fornecimento (se houver outro item a ser recebido)

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO 01 – O responsável pela Oferta de Compra selecionará o item a Autorizar/Recusar o Recebimento do Material 02 – AVISO DE FORNECIMENTO DE MATERIAL – na seqüência, o responsável pressionará sobre esta opção e Autorizará ou não, o Recebimento do Material autorizado para fornecimento OBS: Nas colunas SITUAÇÃO DO RECEBIMENTO e DATA RECEBIMENTO, aparecerão Recebimento recusado e a data da recusa do recebimento do material, respectivamente

Tela 53

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OBS

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO ARM 01 – SITUAÇÃO – o responsável selecionará recebimento definitivo 02 – DATA DO RECEBIMENTO – na seqüência, digitará a data 03 – GRAVAR – e pressionará esta opção, para registrar no Sistema, o recebimento definitivo do material

Tela 54

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO ARM 01 – RETORNAR – o responsável pressionará para retornar e receber ou não, o próximo item autorizado para fornecimento (se houver outro item a ser recebido)

Tela 55

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TELA OFERTA DE COMPRA MOVIMENTO ARM OBS: Nas colunas SITUAÇÃO DO RECEBIMENTO e DATA RECEBIMENTO, aparecerão Recebimento definitivo e a data do recebimento do material, respectivamente

Tela 56

OBS

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS PARA PAGAMENTO 01 – GUIA PARA PAGAMENTO – opção que possibilita a Autorização de Pagamento do Material recebido, aos fornecedores, bem como a transmissão da mesma, ao Banco Nossa Caixa e Fornecedores 02 – O responsável pela Oferta de Compra selecionará o CNPJ/CPF a ser pago 03 – CONSULTA CONTA CORRENTE – na seqüência, o responsável pressionará esta opção, para selecionar a conta corrente do fornecedor e informar ao Banco Nossa Caixa e Fornecedores a conta a ser creditada

Tela 57

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS PARA PAGAMENTO 01 – CONTA CORRENTE – lista conta corrente do fornecedor. No caso de ter mais de uma, o responsável selecionará a que deverá ser creditada pelo Agente Financeiro (AFIN) 02 – GRAVAR – na seqüência, o responsável pressionará esta opção para registrar no sistema os dados para pagamento do fornecedor e após transmitirá ao AFIN

Tela 58

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS PARA PAGAMENTO 01 – RETORNAR – o responsável pressionará, para retornar e efetivamente transmitir os dados do fornecedor para pagamento

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS PARA PAGAMENTO 01 – o responsável selecionará o CNPJ a ser transmitido 02 – TRANSMITIR ITEM SELECIONADO – na seqüência, o responsável pressionará esta opção para informar ao Agente Financeiro os dados do fornecedor

Tela 60

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS PARA PAGAMENTO TRANSMISSÃO 01 – RETORNAR – o responsável pressionará esta opção, para retornar e transmitir o próximo CNPJ/CPF com os dados para pagamento/cancelamento do fornecedor (se houver outro CNPJ/CPF a transmitir)

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS PARA PAGAMENTO OBS: Indicador cor verde sinaliza que os dados do fornecedor foram transmitidos com sucesso

Tela 62

OBS

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS PARA PAGAMENTO 01 – O responsável pela Oferta de Compra selecionará o CNPJ a ser cancelado 02 – CONSULTA CONTA CORRENTE – na seqüência, o responsável pressionará esta opção, para informar ao Banco Nossa Caixa e Fornecedor, o referido cancelamento

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Tela 63

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS PARA PAGAMENTO TRANSMISSÃO 01 – RETORNAR – o responsável pressionará esta opção, para retornar e transmitir o próximo CNPJ/CPF com os dados para pagamento/cancelamento do fornecedor (se houver outro CNPJ/CPF a transmitir)

Tela 64

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TELA OFERTA DE COMPRA DADOS PARA PAGAMENTO OBS: Os indicadores nas cores verde (claro/escuro), sinalizam que os dados dos fornecedores foram transmitidos com sucesso. O verde escuro sinaliza o cancelamento de fornecimento de material.

Tela 65

OBS

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