Mac+ 42 - GTD no GMail

MAC WORK : ORGANIZAÇÃO ORGANIZAÇÃO

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GTD no GmailVeja como se organizar melhor sem gastar nadapor Stella Dauer

O método GTD (Getting Things Done, ou A Arte de Fazer Acontecer, como ficou conhecido no Brasil), criado por David Allen foi pensado para pessoas que não sabem se organizar direito (como eu) ou que têm pouco tempo para fazer muita coisa (como eu). Resumindo bem a ópera, é um método de gerenciamento de ações, baseando-se no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, você fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que neces-sita ser feito e pode se concentrar em realmente executar o que é preciso para as coisas acontecerem.

No livro, Allen mostra um método para pessoas que recebem muitas correspondências, lidam com muitos documentos etc. Mas para adaptar o método aos dias digitais de hoje, é preciso quebrar um pouco a cabeça, uma vez que a última coisa que queremos é mais papel em cima da nossa mesa. Além disso, hoje recebemos bem

menos correspondências, e muito mais emails. Chegam tantos emails em nossas caixas postais que não sabemos o que fazer com tudo aquilo.

Allen diz que se algo pode ser resolvido em menos de cinco minutos, deve ser resolvido na hora. Bem, então o jeito é retirar os emails de “cinco minutos” da nossa frente o mais rápido possível. Mas e os que pedem mais atenção? Relatórios, modificações etc? Sei que existem inúmeros aplicativos no Mac que ajudam a implementar o GTD na sua vida, como o Inbox (US$ 35, www.midnightbeep.com), que é muito completo, ou o Things (já resenhado várias vezes na MAC+, US$ 50, http://culturedcode.com). O iGTD, que era gratuito, foi descontinuado. Porém, por que não resolver tudo diretamente por email?

Sendo assim, resolvi aderir a um método usando o Gmail, o email do Google, que pode ser a resposta ao seus problemas de organização. Siga os passos.

1 Suponho que você tenha uma conta no Gmail. Se não tiver, faça

uma pelo site www.gmail.com. É gratuito, rápido e recomendável.

2 Vá até o ícone de tubo de ensaio verde no topo da sua caixa de

entrada, é lá que fica o Labs, laboratório de novos experimentos do Google (se o ícone não aparecer, clique em Configura-ções > Labs). Entre as opções, habilite duas: “Estrelas especiais” e “Várias caixas de entrada”. Salve as alterações.

ARRUMAÇÃO E ORGANIZAÇÃO

Bola roxa: Precisa de pesquisa ou acompanhamento adicionalEstrela roxa: Fica para algum dia/Tarefa de longo prazoBola verde: Tarefa completaEstrela verde: ArquivarBola azul: Arquivar para futura referência

4 Ainda em Configurações, vamos agora acertar as Caixas de Entrada.

Aqui você irá criar diferentes caixas de entrada para suas tarefas. Faça como na imagem abaixo:

Salve as alterações.

5 A cada email que chegar, seja rápi-do ao classificá-lo. Se não couber

em nenhumas das especificações, é por-que já pode ser arquivado ou descartado.

Com direito a calendárioPara tornar sua vida mais fácil, utilize o Google Calendar, uma agenda de compro-missos que funciona junto com o Gmail. Para acessá-la basta ir ao canto superior esquerdo da tela e clicar em Agenda.

E não seria ótimo se pudéssemos verificar o calendário na própria página do Gmail, sem precisar ficar pulando para outra janela? Isso é possível de duas maneiras diferentes. A primeira é usando novamente o Labs. A segunda é baixando uma extensão (add-on) do Firefox.

entrada. Entre as opções, habilite “Gadget do Google Agenda”. Agora um pequeno mostrador na lateral esquerda do seu Gmail mostrará um calendário com os próximos compromissos.

7 Usuários do Firefox possuem a vantagem de contar com inúmeros

complementos úteis, entre eles, o Integrated Gmail que permite unir vários serviços da Google no Gmail. Para ativar o Integrated Gmail basta acessar o endereço http://tinyurl.com/yg3b7c6.

3 Volte para as Configurações. Lá você escolherá quais estrelas especiais

quer utilizar. Arraste os ícones para a seguinte configuração, que aparece na imagem. Mais uma vez, salve as alterações.

As estrelas especiais servirão para as seguintes ações:Bola vermelha: Precisa de Ação/Agendamento imediatoBola amarela: Precisa de Ação/Agendamento não-imediatoEstrela vermelha: Agendado no calendárioBola laranja: Delegado (você repassou a tarefa a quem devia)

8 Clique em “Add to Firefox”. Uma aba amarela aparecerá para que a

instalação do add-on seja autorizada. Clique em “Permitir” e espere o Firefox liberar novamente a instalação. Clique em “Instalar” e depois permita que o Firefox reinicie para carregar o add-on.

9 Com o Firefox ligado vá até o menu “Ferramentas” e selecione “Add-

ons”. Selecione o “Integrated GCal” e clique em “Preferences”. Certifique-se de que o “Calendar” aparece logo abaixo de “Mail”. Fique livre para adicionar outras janelas.

Pequenos lembretesSe você se lembrar de alguma coisa muito importante e que precisa figurar entre uma das suas listas, mande um email para você mesmo. Assim que chegar, coloque a estrela especial que combinar melhor.

Mas, caso seja um pequeno lembrete, não precisa lotar sua caixa de email. Na la-teral esquerda da janela do Gmail existe um botão chamado “Tarefas”. Clique sobre ele e uma pequena janela se abrirá no can-to inferior direito. Lá você poderá escrever outras tarefas e até colocar outras infor-mações, como datas de vencimento.

Stella Dauer é macmaníaca e prefere uma vida de organização a ter que perder tempo procurando as coisas em vários lugares diferentes.

Tudos nos trinques No final, seu Gmail organizado ficará parecido com a janela acima, trocando apenas o tema, obviamente

Algumas dicas Não deixe coisas com a “Bola verme-

lha” por muito tempo paradas na cai-xa de entrada. Por isso não criamos uma caixa especial para ela. Se tem essa de-signação, significa que precisa ser rapi-damente resolvido.

Além das estrelas especiais, você pode usar outros recursos do Gmail para aju-dar na organização das informações. Utilize os marcadores para separar coi-sas de “Família”, “Faculdade”, “Amigos” e também para grupos de email e pro-pagandas. Assim, você pode escolher o que ler urgente e o que não for nada im-portante (como as propagandas) ficam numa pasta separados, para você olhar quando puder.

Se você tem vários emails para geren-ciar e não sabe o que fazer para colocá-los na sua nova lista organizadas, sem problemas. Nas Configurações escolha Contas e adicione seus outros emails.