Luiz David Técnicas para Reuniões de JAD (Joint Application Design)

Luiz David

Técnicas paraReuniões de JAD

(Joint Application Design)

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JAD:

Método de Projeto Interativo, destinado a extrair informações de alta qualidade do cliente/usuários, através de Reuniões de Grupo previamente estruturadas que substituem as Entrevistas Individuais, tendo como objetivo obter, de forma rápida, o CONSENSO do Grupo sobre os requisitos e questões levantados, definidos e ligados ao Desenho de uma determinada Solução.

Definição:

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Características:

• Visa o Consenso;

• O método é composto de três fases: Preparação; Sessão; Revisão.

• As reuniões são conduzidas por um Facilitador;

• O papel de cada um na sessão está claramente definido;

• Cada sessão tem sua finalidade definida com muita clareza e todos os participantes conhecem os resultados esperados (Perspectiva Gerencial);

• Os objetivos são perseguidos conforme Agenda previamente disponibilizada e conhecida, que deve ser seguida com total disciplina e rigor;

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Objetivo:

CICLO DE INTERAÇÃO COM O CLIENTE/USUÁRIO, EM UM PROJETO

OBTER INFORMAÇÕES

Extrair do usuário informações relevantes à

criação do objeto desejado: políticas, regras do

negócio, procedimentos, ...

Criar, através de técnicas de modelagem, a

representação abstrata do objeto a ser gerado

Obter o produto resultante das definições estabelecidas pelo

usuário: plano, programa, protótipo, sistema, procedimento, ...

O JAD é mais apropriado para a etapa de Obter

Informações e, muito eventualmente, para a

de Fazer Modelo.

FAZER MODELO GERAR OBJETO

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Visão Geral:

PROJETO PROJETO

PREPARAÇÃO REVISÃOSESSÃOAgenda Objetivos Dados Prévios

Resultados Avaliações

Dados sobre o Projeto

Resultados Revisados

JAD

Dados necessários à preparação da

sessão de trabalho.

Insumos para a metodologia adotada pelo

desenvolvimento

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Fases (Preparação):

Preparação - Finalidade:

Garantir a escolha dos participantes apropriados;

Garantir que a Agenda seja preparada de forma adequada;

Garantir o acordo do Grupo quanto aos objetivos e produtos a serem obtidos;

Garantir que todo o material necessário tenha sido providenciado.

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Fases (Preparação):Preparação - Etapas:

1. Examinar, se a utilização do JAD é adequada;

2. Planejar as Sessões (quantas, de que tipo, quando...);

3. Elaborar a Perspectiva Gerencial (idéia clara do projeto e da sessão, obtidas do Patrocinador do projeto – finalidade, escopo, objetivos e restrições);

4. Familiarizar-se com as áreas de negócio sob estudo (glossário, entrevistas preliminares bem curtas, ...);

5. Preparar a Agenda da Sessão (roteiro de passos a serem seguidos);

6. Preparar os participantes (métodos e abordagem da sessão, informações a providenciar previamente, resultados de sessões anteriores);

7. Preparar a Agenda Detalhada (desdobramento do roteiro da sessão com duração prevista para cada item, lembretes, dicas, ...);

8. Preparar as ferramentas para documentação (ex.: Metodologia p/ Mapeamento de Processos e ARIS da IDS SCHEER, Questionários e Formulários).

Luiz David


PREPARAÇÃO - RESPONSABILIDADES

Atividades Líder de Sessão

Eng. de Soft.

Equipe Executivo Patrocinador

• Analisar viabilidade do uso do JAD

• Elaborar Plano de Sessões

• Elaborar Perspectiva Gerencial

• Familiarizar-se com as Áreas

• Preparar Agenda

• Preparar os Participantes

• Preparar Agenda Detalhada

• Preparar Ferramentas de Doc.

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Legenda: E – Executa S – Suporta A - Aprova

Luiz David

Plano de Sessões: EXEMPLO DE PLANO DE SESSÕES


Atividades Início Fim Comentários

10/08Sessão Abertura Projeto XPTO 10/08 Auditório - Patrocinador

Sessão Planejamento XPTO•Preparação 02/08 07/08 Facilitador A e Documentadores•Sessão 11/08 12/08 Auditório – Facilitador A•Revisão 13/08 18/08 Facilitador A e DocumentadoresSessão Processos/Dados (A) Mód. 1•Preparação 15/08 22/08 Facilitador A e Documentadores•Sessão 23/08 25/08 Auditório – Facilitador A•Revisão 26/08 02/09 Facilitador A e DocumentadoresSessão Processos/Dados (B) Mód. 1•Preparação 01/09 06/09 Facilitador A e Documentadores•Sessão 07/09 08/09 Auditório – Facilitador A•Revisão 09/09 14/09 Facilitador A e DocumentadoresSessão Interfaces Módulo 1•Preparação 12/09 16/09 Facilitador A e Documentadores•Sessão 17/09 18/09 Auditório – Facilitador A•Revisão 19/09 24/09 Facilitador A e Documentadores

Elaborado pelo Eng. de Soft..

Luiz David

Plano de Sessões: EXEMPLO DE PLANO DE SESSÕES - Continuação

Atividades Início Fim Comentários

Sessão Encerramento Projeto XPTO 30/09 30/09 Auditório – apresentação dos resultados ao Patrocinador

Sessão Processos/Dados (A) Mód. 2•Preparação 20/08 27/08 Facilitador B e Documentadores•Sessão 27/08 29/08 Auditório – Facilitador B•Revisão 30/08 03/09 Facilitador B e Documentadores

Sessão Processos/Dados (B) Mód. 2•Preparação 02/09 08/09 Facilitador B e Documentadores•Sessão 09/09 10/09 Auditório – Facilitador B•Revisão 11/09 16/09 Facilitador B e Documentadores

Sessão Interfaces Módulo 2•Preparação 16/09 20/09 Facilitador B e Documentadores•Sessão 21/09 22/09 Auditório – Facilitador B•Revisão 23/09 28/09 Facilitador B e Documentadores

• O Plano é feito a partir do Cronograma Geral do Projeto e é aprovado pelo Patrocinador.


Luiz David

Perspectiva Gerencial:

É elaborada pelo GP e aprovada pelo Patrocinador;

É composta dos seguintes itens:

Finalidade: Explicação sucinta da finalidade dos serviços;

Escopo: Descrição sucinta da abrangência do projeto;

Objetivos: Descrever quais os objetivos que têm que ser alcançados através dos resultados dos serviços;

Restrições: Explicitar quais as limitações que deverão ser levadas em conta, como premissa para o desenvolvimento dos serviços.


Luiz David

Agenda: Passos para elaboração de uma Agenda:

1. Identificar a finalidade e os objetivos da reunião (Sessão);

2. Identificar os produtos (resultados esperados);

3. Identificar as informações conhecidas;

4. Esboçar as etapas da agenda;

5. Verificar se etapas são logicamente coerentes;

6. Identificar os participantes prováveis;

7. Identificar as etapas que os participantes não têm condição de realizar na sessão;

8. Identificar que informações devem ser providenciadas antes da sessão, para viabilizar o item 7;

9. Rever: esboço satisfaz os itens 1 e 2 ?

10. Refinar o trabalho, incluindo a documentação necessária.


Luiz David

Agenda:

Critérios para a Escolha dos Participantes:

Possui conhecimento e capacidade analítica em relação ao assunto;

Tem habilidade na resolução de divergências e sabe resolver suas diferenças em confrontos de idéias e pontos de vista;

Pode ser afetado pelas decisões tomadas, tendo a oportunidade de compartilhar suas expectativas com o grupo;

Concorda de antemão com as regras de solução de conflitos e de tomada de decisão determinadas pelo grupo;

Tem disponibilidade para participar com criatividade e eficácia;


Luiz David

Carta Convite para Participação:PARA: Ver Lista de Distribuição Rio de Janeiro, 21 de Maio de 2002

DE: Yyyyyy – Patrocinador do projeto – Cargo REF.: Projeto XPTO – Sessão de Trabalho

Você foi selecionado para participar da Sessão de Mapeamento de Processos do projeto XPTO.

Esta Sessão integra o método JAD, já apresentado, que vem sendo utilizado com sucesso por grandes empresas. O seu tempo será mais produtivo do que se você participasse de entrevistas individuais .

Você foi selecionado pela sua habilidade, relação com o assunto e capacidade de contribuir com idéias criativas e indispensáveis à produção de um trabalho de alto nível. Você terá meu completo apoio e suporte.

A Sessão terá a duração de três dias, de 27/05/2002 até 29/05/2002, com realização na parte da manhã de cada dia, das 9:00h às 13:00h, na Sala Nºxxx do SENAI Artes Gráficas, localizado na Rua São Francisco Xavier Nº xx, bairro da Tijuca.

Veja em anexo, a agenda de convocação detalhando a Finalidade, Objetivos, Escopo (Tópicos), Líder da Sessão, Participantes, Documentos a Levar e Informações Necessárias, Restrições e Eventuais Observações.

Quaisquer dúvidas deverão ser imediatamente encaminhadas ao Sr. Xxxxxx,.

Grato pela sua cooperação,

Yyyyyy – Patrocinador do Projeto XPTO.


Luiz David

Agenda de Convocação:

DATA: / / HORA INÍCIO: __:__ HORA TÉRMINO:__:__ LOCAL:

FINALIDADE:

OBJETIVOS:

TÓPICOS DA AGENDA DURAÇÃO

1.

2.

3.

4.

LÍDER DA SESSÃO:

PARTICIPANTES:

DOCUMENTOS A LEVAR E INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS:

RESTRIÇÕES:

OBSERVAÇÕES:

CONVOCADA POR: DATA DE CONVOCAÇÃO: / /


Luiz David

Deveres dos convocados: Deveres dos Convocados para uma Sessão ou Reunião:

Avaliar a agenda divulgada;

Reunir informações e arquivos;

Convocar subordinados para esclarecimentos;

Preparar-se para contribuir efetivamente durante a realização da reunião;

Estar certo de que compreendeu os objetivos e tópicos, questionando-se:

• Onde posso contribuir melhor?

• O que não entendo e não me compete? (Devo silenciar nestas horas)

• O que gostaria de alcançar e o que me satisfaz se for alcançado?

• Que elementos devo levar para a reunião?

• Preciso realizar contatos prévios?

• Usarei recursos audiovisuais? A sala suporta sua utilização?

• O que preciso alterar na minha agenda, em função da reunião?


Luiz David

Tópicos da Agenda Padrão: Introdução:

Breve revisão do método JAD (só se não for conhecido);

Horários, intervalos, facilidades, etc.;

Apresentação dos participantes;

Apresentação da agenda, esclarecendo o que será tratado em cada etapa.

Revisão da Perspectiva Gerencial:

Definições estabelecidas p/ o projeto pelo Patrocinador;

Abertura pelo Patrocinador (só para 1ª sessão):

Discurso de 5 min. mostrando a importância do projeto no contexto do negócio, o que se espera alcançar e porque aquela equipe foi escolhida.

Visão da Área de Informática:

Rápida posição do Eng. de Soft. sobre o andamento dos trabalhos, próximas etapas e informações tecnológicas de interesse.

Regras de Conduta:

Código de cooperação estabelecido pelo Facilitador com o Grupo, para maior produtividade da sessão.

Abordagem da Sessão:

Roteiro passo a passo das etapas específicas (dirigidas aos produtos metodológicos) para se alcançar os objetivos da sessão.

Revisão das Pendências:

Atualização do Controle de Pendências documentando o item, data de registro, situação, responsável pela solução, data de término prevista.

Revisão Geral:

Revisão do material produzido na sessão, verificando se está coeso e de acordo com o que estava previsto.

Avaliação e Encerramento da Sessão:

Avaliação dos participantes sobre o método usado e o desempenho do líder, para melhoria contínua.


Luiz David

Atividades do Dia Anterior à Sessão:

Providenciar todo o material necessário: Transparências; Folhas de flip-chart; Projetor; Tela; Canetas para quadro; Material a ser projetado e/ou transparências; Fita colante; Pastas do Projeto JAD para os participantes, etc.

Revisar a Agenda Detalhada (aquela que contém o script a ser seguido pelo facilitador).

Posicionar os documentadores quanto aos pontos em que são esperadas as suas participações, através de reunião em que lhes é disponibilizada uma cópia da Agenda Detalhada.

Providenciar equipamentos dos documentadores: Micros com os softwares necessários instalados, Impressoras, Questionários, Checklists, Formulários, etc.

Arrumar a sala de reunião.

Montar e testar equipamentos.


Luiz David

Atividades do Dia Anterior à Sessão:


Relógio de Parede

PortaProjetorObservadores

Tela

Flip ChartsQuadro Branco

Participantes

Mesa do Facilitador

Deve conter aviso: “EM REUNIÃO”.

Papel, lápis e Borracha, suficientes

Micros c/ os softwares

necessários

Documentadores Participantes

Layout Padrão para a Sala de Reunião

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Fases (Sessão):

Sessão de Trabalho - Finalidade:

Realizar reunião com os participantes definidos na fase de Preparação;

Produzir as informações necessárias para obtenção dos resultados previstos na fase de Preparação;

Buscar a criação de sinergia do Grupo no desenvolvimento de idéias e conceitos;

Obter consenso quanto aos resultados.

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Fases (Sessão):

Sessão de Trabalho - Etapas:

1. Preparação do Ambiente (condições adequadas, arrumação das mesas, equipamentos, material necessário, auxílios visuais, pastas dos participantes) no dia anterior ao da realização da sessão;

2. Condução da Sessão (conforme Agenda Detalhada);

3. Documentação (providenciar ferramentas – formulários, micro, software, impressora, ...; observar passos da Agenda Detalhada; documentar decisões; documentar detalhes; ler o que já foi documentado; gerar a documentação do dia para os participantes);

4. Encerramento da Sessão (verificar atendimento de todos os itens, avaliar a sessão, entregar a documentação produzida, apresentar os resultados da última sessão);

Luiz David

Fases (Sessão):

SESSÃO DE TRABALHO - RESPONSABILIDADES


Eng. de Soft.

Equipe Documentador

• Preparação do Ambiente

• Condução da Sessão

• Documentação

• Encerramento da Sessão

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Legenda: E – ExecutaS – Suporta A - Aprova

Luiz David

Fases (Sessão):

Etapas e Ciclo do Processo Decisório;

Brainstorm;

Padrão de Comportamento de uma reunião quanto ao Desenvolvimento do Grupo;

Obtenção de Consenso;

Técnica de Votação Múltipla para Seleção de Itens;

Forma de lidar com “Figuras” difíceis;

ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES

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Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES

ETAPAS E CICLO DO PROCESSO DECISÓRIOAcúmulo

Troca e acumulação de informações sem atribuição de valores ou qualificação de idéias.

Deliberação

Avaliação das alternativas, encaminhando-se para uma solução.

Decisão

Definição dos 5W1H para uma decisão obtida.

Avaliação

Processo de melhoria da Decisão.

• Identificação do Problema;

• Identificação das Causas do Problema;

• Identificação das Alternativas Decisórias Possíveis.

• Avaliação das Conseqüências de cada Alternativa;

Acomodação

Opinião de cada um sobre uma deliberação adotada, visando a obtenção de comprometimento e consenso.

• Escolha da Alternativa mais Adequada;

• Comunicação, Registro e “Execução” da Decisão;

• Avaliação da Decisão – Passo objeto de outra reunião e a partir da execução da decisão.

Luiz David


Brainstorm:

Passo 1: Listar as idéias sem criticar;

Passo 2: Analisar idéias e agrupando aquelas afins entre si;

Passo 3: Selecionar idéias (redução);

A Seleção é feita dentro de cada grupo (foco cada vez menos abrangente);

As decisões são por consenso;

Durante o processo de seleção podem surgir novas idéias;

Os passos 2 e 3 devem ser repetidos até que a estrutura de idéias (e seu grau de refinamento) seja considerada adequada, pelo grupo.

Luiz David

Estágio 1 – Orientação:

• O grupo necessita bastante de orientação;

• Hesita em participar;

• Fica procurando se situar;

• É altamente dependente do líder da sessão.

Estágio 2 – Conflito:

• Começa a perceber visões diferentes entre os membros;

• Características individuais começam a se destacar na busca de ocupação de espaços;

Estágio 3 – Cooperação:

• Torna-se equipe buscando interesses/objetivos comuns;

• Comunicação, comunidade, consenso e comprometimento;

Estágio 4 – Sonolência:

• Cansaço, apatia, desinteresse;

• É hora de intervalo ou de encerrar a reunião.

O facilitador é responsável por levar (e manter) o grupo ao estágio 3, ao longo da sessão.

PADRÃO DE COMPORTAMENTO DE UMA REUNIÃO QUANTO AO DESENVOLVIMENTO DO GRUPO

Estágio 1

ORIENTAÇÃO

Estágio 2

CONFLITO

Estágio 4

SONOLÊNCIA

Estágio 3

COOPERAÇÃO

L

ÍDER

ATIVO

PASSIVO

GRUPOPASSIVO ATIVO

DESENVOLVIMENTO DO GRUPO


Luiz David

Fases (Sessão):ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES

Passos para Obtenção de Consenso:

Passo 1: Definir o problema e despersonalizá-lo, escrevendo-o no quadro ou no chart, para que se torne problema do grupo;

Passo 2: Fazer o grupo gerar possíveis soluções;

Passo 3: Avaliar as soluções com o grupo, através de critérios estabelecidos, evitando que alguém se considere dono de alguma delas;

Passo 4: Fazer o grupo decidir sobre a mais adequada;

Passo 5: Fazer o grupo determinar o método de implementação da solução escolhida, se necessário;

Passo 6: Se problema não desapareceu, colocá-lo na Lista de Pendências.

Luiz David

1º Voto: Cada participante escolhe quantos itens quiser, mas apenas uma escolha por item.

Marcar os itens que receberam mais da metade dos votos possíveis.

2º Voto: Cada participante pode votar em apenas metade dos itens selecionados na primeira votação.

Marcar os itens que receberam mais da metade dos votos possíveis.

Votações Subseqüentes: Continuar a votação múltipla até reduzir a poucos itens e, se for o caso, aplicar procedimento de Obtenção de Consenso à lista final.

VOTAÇÃO MÚLTIPLA, PARA A SELEÇÃO DE ITENS


Luiz David

O Atrasadinho: Chega atrasado, dando show e interrompendo a seqüência de argumentação:

Seja rigoroso com os horários e evidencie o atraso através de um cumprimento;

Não pare a reunião p/ uma revisão. Peça que a pessoa faça uso da memória do grupo p/ se atualizar;

Use o intervalo para discutir com a pessoa o que pode ser feito para evitar os atrasos.

Para pessoa-chave, que torne inevitável a revisão, faça um intervalo p/ respeitar o tempo dos outros.

O Que sai Mais cedo: Abala a energia e a moral do grupo saindo da reunião antes do seu término:

Saiba no intervalo o motivo desse comportamento;

Evidencie com o grupo o motivo, buscando sua solução: Alterar horário, rever dinâmica de trabalho;

O Intérprete: Recoloca e distorce idéias alheias:

Peça que cada um exponha as suas próprias idéias, sobretudo na hora de registrá-las na memória do grupo;

LIDANDO COM FIGURAS DIFÍCEIS

O Disco Quebrado: Sempre traz de volta o mesmo ponto, dificultando o avanço do grupo para novos itens:

Use a memória registrada do grupo, como recurso;

Mencione que o assunto já foi registrado previamente, e que será novamente abordado conforme a agenda.

Para novos argumentos, utilizar técnica de obtenção de consenso ou colocá-los na lista de pendências.

O Ampulheta: Joga areia em todas as idéias, sendo supercético e crítico, esfriando o entusiasmo do grupo:

Evidencie os pontos com os quais o cético não concorda;

Durante obtenção de consenso, exponha-o ao confronto de idéias com o grupo;

O Meneador: Usa de gestos para expressar discordância, ao longo da sessão, influenciando o grupo a rejeitar uma idéia, uma reunião, o facilitador, ect.:

Pergunte se há discordância ou nova idéia p/ o assunto e converse com a pessoa no intervalo pedindo-lhe que coloque verbalmente suas idéias.


Luiz David

O Desinteressado: Senta afastado, expressa desaprovação ou desinteresse, ignora procedimentos, cochila, lê alguma coisa, fica rabiscando papéis, etc.:

Envolva-o em alguma atividade de apoio;

Veja com o gerente a necessidade da sua presença;

Use o intervalo para saber o motivo do desinteresse.

Aproxime-se e peça gentilmente que guarde o jornal.

O Cochichador: Cochicha e mantém conversas paralelas durante a reunião:

Peça para que coloque sua idéia para o grupo;

Se necessário apele para o código de cooperação;

O Rei da Voz: Fala muito e bastante alto, domina a discussão, pode ter hierarquia acima dos outros:

Posicione-se de pé e bem perto da pessoa;

Intervenha propondo-se a esclarecer sua idéia;

Sugira que ele anote as idéias, garantindo-lhe a oportunidade de serem expostas mais tarde;

LIDANDO COM FIGURAS DIFÍCEIS - Continuação

O Agressivo: Ataca verbalmente ou ridiculariza os outros e seus pontos de vista, inclusive do facilitador:

Apele para o código de cooperação estabelecido e peça para se criticarem idéias e não pessoas.

Coloque-se entre os adversários, fazendo com que os argumentos sejam dirigidos a si e evitando que se encarem, para diminuir o impacto das agressões.

Destaque as discordâncias e inicie a obtenção de consenso ou registre na lista de pendências

O Fofoqueiro: Traz rumores para a reunião, dando a impressão que tem “informações de cocheira”, levando o grupo a debater baseado nessas informações:

Esclareça e registre: Quem disse, Que documento é esse, Como essa diretriz pode ser checada;

Faça a checagem ou coloque na lista de pendências;

O Carente: Preocupa-se mais com a aprovação do facilitador do que com o conteúdo da reunião:

Peça que se dirija ao grupo, enfatizando que a opinião do grupo é a que importa na sessão;


Luiz David

O Mal Educado: Entra no meio das discussões, demonstra impaciência, não aceita que suas idéias não sejam bem recebidas:

Peça que deixe cada colega completar o raciocínio para que este possa ser contestado;

Use o intervalo para pedir que controle o impulso de interromper, já que isso inibe e provoca reações negativas nos outros participantes;

Use o código de cooperação estabelecido;

O Líder Frustrado: Vive dizendo ao líder o que fazer, tentando controlar a reunião, diminuindo os esforços do líder:

Só acate sugestões que não alterem a estrutura da sua agenda;

Diga que sua experiência mostra que é melhor prosseguir da forma como consta da agenda;

Mostre que assim como não interfere no conteúdo das idéias, o grupo não deverá interferir na sua responsabilidade de conduzir os passos da agenda;

LIDANDO COM FIGURAS DIFÍCEIS - Continuação

O Ocupado: Entra e sai no meio das reuniões, permite ser chamado freqüentemente por subordinados, tenta dar a impressão de ser muito ocupado e importante para poder dar atenção integral à reunião e ao grupo:

Use o intervalo para saber qual a razão que o impede de participar integralmente, procurando saber o que ele sugere para evitar as interrupções;

O código de cooperação pode ser um bom instrumento;

Em casos extremos pode ser sugerida a sua dispensa da reunião ou, se for pessoa-chave, a reunião poderá ser adiada para ocasião mais oportuna;

O Móveis e Utensílios: Usa credenciais, idade, tempo de casa, etc., nos debates, desviando a atenção do grupo para aspectos circunstanciais:

Diga-lhe que é por essas credenciais que ele foi convocado, mas que a empresa espera que se discutam alternativas inovadoras com o grupo;


Luiz David

AVALIAÇÃO DA SESSÃO:

Para cada um dos itens a seguir, atribuir um Grau de 0 (o problema não ocorreu) até 5 (o problema ocorreu e acarretou enorme impacto no tempo e andamento da sessão), sendo os graus de 1 a 4 considerados como posições intermediárias.

Para cada um dos itens poderá também ser feito um comentário.

LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas)

A)- Antes do Início da Sessão

1. Inexistência de agenda prévia, com tempo predeterminado para cada tópico e do conhecimento dos participantes: ________________________________________ ___________________________________________________________________

2. Local inadequado, mal arrumado, distante, falta de apoio infra-estrutural: _______ ___________________________________________________________________

3. Desnível entre os participantes com relação ao conhecimento dos assuntos a serem tratados na reunião: __________________________________________________ ___________________________________________________________________

4. Escolha inadequada do líder de sessão (precipitação, votação, etc.): ____________ ___________________________________________________________________

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5


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A)- Antes do Início da Sessão – Continuação...

5. Número excessivo de participantes, prejudicando o andamento: _______________ ___________________________________________________________________

6. Falta de pontualidade dos participantes, quanto ao início das reuniões: __________ ___________________________________________________________________

SUBTOTAL 1 ---------------------------------------------------------------------------------------

B)- Durante a Sessão

7. Falta de participação (atuação) de determinados elementos: ___________________ ___________________________________________________________________

8. Participação demasiada de determinados elementos: ________________________ ___________________________________________________________________

9. O líder não obedece os assuntos e duração prefixados na agenda: ______________ ___________________________________________________________________

10. Confusão quanto aos objetivos da sessão, ora de cunho decisório ora informativo: _ ___________________________________________________________________

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5


Luiz David


B)- Durante a Sessão – Continuação...

11. Interrupções constantes provocadas por pessoas estranhas à reunião: ___________ ________________________________________________

12. Clima de competição e não de cooperação (“o mais importante é ganhar a discussão e não resolver o problema”): ___________________________________ ___________________________________________________________________

13. Ausência de registro sistemático do andamento da sessão: ____________________ ___________________________________________________________________

14. Dupla coordenação de determinado trabalho com problemas de relacionamento aparecendo ao longo da reunião: ________________________________________ ___________________________________________________________________

15. Participantes procuram usar linguagem técnica em demasia, com prejuízo da comunicação: _______________________________________________________ ___________________________________________________________________

16. Decisões a serem tomadas, acima da competência (técnica ou hierárquica) dos participantes: _______________________________________________________

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5


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B)- Durante a Sessão – Continuação...

17. Liderança “democrática” (participativa no sentido manipulativo), provocando excesso de opiniões e nenhuma conclusão: ________________________________ ___________________________________________________________________

18. Falta de orientação na participação dos presentes à reunião, pessoas falando ao mesmo tempo: ______________________________________________________ ___________________________________________________________________

19. Comportamento de certos participantes prejudicando a atuação de outros: _______ ___________________________________________________________________

20. Participantes querendo assumir o lugar do líder (às vezes disputando a posição): __ ___________________________________________________________________

21. Conversas paralelas: __________________________________________________ ___________________________________________________________________

22. Necessidade de consultas externas a elementos não presentes à reunião: _________ ___________________________________________________________________

SUBTOTAL 2 ---------------------------------------------------------------------------------------

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5


Luiz David


C)- Após a Sessão (ao Final e Posteriormente)

23. Não estabelecimento escrito dos itens de ação (Quem, O Quê, Quando) que possibilitam o controle dos resultados: ___________________________________ ___________________________________________________________________

24. Falta de clareza na definição das missões atribuídas a cada participante: _________ ___________________________________________________________________

25. Não foi marcada a próxima reunião ou qualquer outra atividade, para a continuidade dos assuntos: _____________________________________________ ___________________________________________________________________

26. Não houve avaliação dos resultados da reunião (previsto x realizado): __________ ___________________________________________________________________

27. Conversas paralelas: __________________________________________________ ___________________________________________________________________

28. Necessidade de consultas externas a elementos não presentes à reunião: _________ ___________________________________________________________________

SUBTOTAL 3 ---------------------------------------------------------------------------------------

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5


Luiz David


D)- OUTRAS DISFUNÇÕES (Problemas não mencionados acima)

29. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

30. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

31. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

32. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

33. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

34. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

SUBTOTAL 4 ---------------------------------------------------------------------------------------

(SUBTOTAL 1 + 2 + 3 + 4) = TOTAL GERAL ----------------------------------------------

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5

0 1 2 3 4 5


Luiz David

AVALIAÇÃO DE ACORDO COM O TOTAL GERAL OBTIDO

Após Preenchidos Todos os Itens da Avaliação, Some Todos os Graus e Obtenha o Total Geral:

• Entre 0 e 7 significa que suas reuniões estão boas;

• De 8 a 14 suas reuniões podem ser melhoradas;

• De 15 a 22 suas reuniões começam a preocupar;

• De 23 em diante, suas reuniões andam MAL, muito há que ser feito para que alcancem o nível ideal.

É fundamental que cada um também se inclua como causador dos problemas e disfunções da lista de verificação. Não se deve julgar somente os outros, mas principalmente nós mesmos.


Luiz David

ANALISADOR DE REUNIÕES (Para o Líder e para cada Participante)

Tópicos Discutidos Como Foi a Minha Participação O Que Aprendi Com Os Outros

Falhas Cometidas Como Evitar Repetí-las

Quais os Meus Pontos Fortes Como Melhorá-los Mais Ainda

Fases (Sessão):

Luiz David

Fases (Revisão):

Revisão - Finalidade:

Rever a documentação produzida na sessão;

Examinar possíveis melhorias na sistemática adotada.

Luiz David

Revisão - Etapas:

1. Rever a Documentação (verificar informações incompletas, corrigir falhas de comunicação entre facilitador e documentadores, sumarizar os resultados, encaminhar versão definitiva da documentação para os participantes);

2. Examinar Avaliações (visa processo permanente de aperfeiçoamento; efetua tabulação e análise comparativa entre as sessões);

3. Preparar a Pasta do Projeto JAD contendo:

Perspectiva Gerencial;

Plano de Sessões;

Carta-convite para participação do grupo;

Agenda de cada sessão;

Lista de Participantes de cada sessão;

Documentação produzida em cada sessão;

Questionários de Avaliação.

Fases (Revisão):

Luiz David

REVISÃO - RESPONSABILIDADES


Eng. de Soft.

Equipe Documentador

• Rever a Documentação

• Examinar Avaliações

• Preparar a Pasta do Projeto JAD

E

E

E

S

E

S

-

-

-

E

-

-

Legenda: E – Executa S – Suporta A - Aprova

Ao final da revisão deve ser preparado um resumo do que foi produzido na sessão, para ser apresentado ao Patrocinador do projeto.

Fases (Revisão):

Luiz David

Papéis:O Facilitador (Líder de Sessão) é um servidor “neutro” do grupo:

Garante o cumprimento da agenda;

Estimula a discussão;

Sugere métodos e procedimentos para a focalização em tarefas específicas;

Atua na resolução de conflitos e na superação de barreiras de comunicação;

Garante a todos a mesma oportunidade de participação;

Encoraja a tomada de decisões, resumindo conclusões e conferindo com o grupo decisões a serem tomadas em face dessas conclusões;

Garante o consenso em torno das decisões tomadas, descaracterizando vencedores e vencidos;

Avalia e reporta progressos obtidos;

Alerta e controla indisciplina;

Luiz David

Existem dois grupos participantes:

Estrutura do Projeto

(Integrantes do Projeto)

Estrutura de Apoio(Responsáveis pela aplicação do JAD)

Executivo Patrocinador

(Cliente)

Eng. de Soft.

(Cliente)

Equipe (Cliente)

Observadores (Cliente )

Líder de Sessão ()

Documentadores ()

Papéis:

Luiz David

Executivo Patrocinador:

Detém autoridade formal sobre as áreas de negócio objeto da reunião;

Estabelece as diretrizes e objetivos do projeto;

É o mais alto nível a escalar para resolver conflitos de opinião;

É o responsável pela abertura da primeira sessão;

Está comprometido (em termos de interesse e apoio) com o sucesso do projeto em questão;

Eng. de Soft.:

É o responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto;

Participa do JAD na condição de membro da equipe;

É o principal contato do Líder da Sessão;

Familiariza o Líder da Sessão com o projeto e com a equipe envolvida;

Papéis:

Luiz David

Equipe:

Responsáveis pelo conteúda da sessão;

São escolhidos entre as pessoas-chave das áreas de negócio envolvidas na sessão, não havendo distinção hierárquica entre eles em tempo de sessão;

Líder de Sessão: É o Facilitador;

Documentador:

É o responsável pelo registro das decisões e especificações produzidas;

No caso Xerox, ele é também um membro de equipe;

Segue orientação do Líder da Sessão no que respeita aquilo que é considerado relevante para ser documentado;

Observador:

Interessado no projeto especificamente ou em conhecer a sistemática utilizada;

Não é um participante não podendo, por isso, opinar durante a sessão;

Papéis:

Luiz David

Processo para Estimar Quantidade de Sessões:

• Uma Sessão consome, em média, cerca de 3 dias da equipe;

• Normalmente, 50% do esforço (H/M – Homem/Mês) de modelagem (Levantamento de Requisitos, Análise e Design) deve ser despendido em sessões JAD;

• Cálculo do Nº de Sessões, considerando 1mês = 22 dias:

• Um projeto requer normalmente uma Sessão de Planejamento e várias de Processos/Dados e de Telas/Relatórios.

Nº de Sessões JAD =(Esforço H/M dedicado à modelagem / 2)

(Qtd Recursos x 322

M)

Luiz David

Tipos de Sessões:

• Sessões de Planejamento:

Discute o escopo do projeto, objetivos, metas, recursos e estratégias a serem adotadas;

É tipicamente a primeira sessão de um projeto, já que identifica as suas partes componentes e define prioridades;

Participantes: Gerentes e executivos de alto nível das áreas de negócio envolvidas e o representante da área de informática responsável pelo projeto;

Necessita de uma fase de preparação realizada adequadamente e pode comportar até cerca de 20 participantes.

Luiz David

• Sessões de Dados e Processos:

Define os Processos/Funções componentes do negócio, o fluxo operacional dos Processos/Funções, a lógica de funcionamento do negócio e de que forma os dados se relacionam e são tratados;

Devem ser direcionadas para fornecer as informações necessárias à criação dos modelos de Processos e de Dados específicos da metodologia adotada;

Participantes: Gerentes e supervisores das áreas de negócio sob estudo, com conhecimento do negócio, dos fluxos de trabalho, dos dados utilizados e com autoridade para decidir sobre procedimentos operacionais;

Não são recomendados os operacionais das áreas e deve comportar por volta de 10 participantes.

Tipos de Sessões:

Luiz David

• Sessões de Interfaces de Usuários:

Projeta as telas e relatórios, com os diálogos, validações e edições de dados;

Não há preocupação maior com embelezamento e acabamento – ênfase maior no conteúdo do que na forma;

Participantes: Supervisores e pessoal operacional das áreas de negócio sob estudo, com conhecimento do negócio e com autoridade para decidir sobre questões ligadas às interfaces dos usuários com o sistema;

Não são recomendados mais do que 10 participantes.

Tipos de Sessões:

Luiz David

20 Pecados Mortais em Reuniões:1. Compareça à reunião, mesmo sem conhecer previamente a agenda:

Você escutará o que não deseja e, muito provavelmente, ao final, nenhum dos seus assuntos terá sido discutido;

2. Só comece a reunião quando todos chegarem: Você estará penalizando os pontuais e premiando os atrasados. E certamente penalizando a agenda.

3. A agenda é apenas uma orientação, não um dogma: Este é o melhor atalho para transformar a reunião de trabalho numa reunião social e deixar de discutir assuntos realmente importantes e originariamente previstos.

4. Minha memória é meu mais fiel dor: Você estará sobrecarregando a sua memória e, certamente, deixando passar decisões e pendências das reuniões, realmente importantes.

5. Convoque uma reunião quando uma decisão envolver um número bastante grande de pessoas: Tirando reuniões iniciais de projetos (kickoff meetings) ou reuniões meramente informativas, não se recomendam reuniões com mais de 6 ou 10 pessoas. Dificilmente os assuntos interessam a todos ou as alçadas de decisão são as mesmas. Talvez 2 ou 3 reuniões menores tragam melhores resultados.

Luiz David

6. A reunião deve durar até o assunto ser esgotado: Isto significa que se o assunto não se esgotar, a reunião não acaba. Toda a reunião deve ter início e fim, pois o prazo determinado exercita o processo de avaliação e decisão.

7. Não há regras a seguir. As reuniões acontecem naturalmente: Isto fará com que aconteçam naturalmente coisas estranhíssimas menos aquelas que você deseja. Como em qualquer evento devem existir regras a serem seguidas.

8. Numa reunião todos participam do início ao fim: Quando uma pessoa não é mais necessária, não faz sentido mantê-la sentada e improdutiva por horas, em uma reunião.

9. Tudo discutido, reunião encerrada: Errado. Primeiro é necessário existir um registro do resumo dos tópicos discutidos, das decisões tomadas, das pendências (item, responsável e data término) e dos próximos passos a executar.

10. Vamos decidir. Convoque uma reunião: Desencoraje reuniões desnecessárias e mantenha apenas aquelas realmente necessárias dentro de regras conhecidas, praticadas e aceitas por todos. E sendo adequado e viável, tome decisões sem realizar reuniões.

11. Convoque uma reunião mesmo que você já tenha opinião formada e decisão tomada: Só avisando previamente que se trata de uma reunião meramente informativa.

20 Pecados Mortais em Reuniões:

Luiz David

12. O local não é importante e sim o que será discutido: Prepare antecipadamente o ambiente. Sem a estrutura necessária os resultados não serão os desejados.

13. Permita que as secretárias transfiram ligações para o local da reunião: Ou seja, realiza a reunião se as interrupções permitirem...

14. Deixe a secretária abrir a porta e anunciar para todos que fulano está sendo chamado ao telefone: Os recados devem ser registrados pela secretária, fora da sala de reunião. E apenas aqueles de caráter realmente urgente deverão ser passados no momento, mesmo assim através de bilhete (quem chama e qual o assunto), apresentado discretamente ao destinatário.

15. As conversas paralelas devem ser feitas com bastante descrição: Além de causar atraso, dispersão e desinteresse é, no mínimo, uma indelicadeza com os demais participantes.

16. Agenda de convocação e registro ou ata final contribuem para mais papel e mais burocracia: Um registro ou ata conciso e bem feito, torna-se instrumento de controle ou premissa para outras atividades, dispensando avisos e memorandos de “follow-up”.


Luiz David

17. Vamos comer um sanduíche e continuar a reunião, pois não vai dar para almoçar: O resultado é indigestão administrativa. Isso não é produtivo e alimenta o vício de sempre contar com uma “gordurinha” além do tempo inicialmente previsto. Também não é saudável e pessoas mal alimentadas e cansadas produzem menos e com menor qualidade

18. Se sua presença for crucial e por motivos de força maior você tiver realmente que sair (por exemplo, um chamado urgente do seu diretor), diga a todos: aguardem, volto já: O melhor é liberar a todos ao invés de mantê-los improdutivos. Além de que, não liberá-los seria desrespeitoso.

19. Reuniões não necessitam condução nem liderança. Afinal, todos são adultos e bons profissionais: A liderança é essencial para o desenrolar da reunião e obtenção dos resultados desejados. O líder coordena, modera, busca consenso, age como catalisador em busca do melhor resultado e da melhor decisão.

20. Temos cometido tantas falhas em reuniões que decidimos acabar com elas de vez: Evite radicalismos. Para uma dor de cabeça a solução pode ir de um analgésico até uma cirurgia. Encontre e entenda as razões das falhas. Treine e capacite as pessoas.


Luiz David

TÉCNICAS PARA REUNIÕES DE JADJOINT APPLICATION DESIGN(FINAL DA APRESENTAÇÃO)OBRIGADO A TODOS PELA

ATENÇÃO!

Luiz David Técnicas para Reuniões de JAD (Joint Application Design)

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