Lisboa, dezembro de 2017 - APDSI – Associação para a Promoção e...
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Lisboa, dezembro de 2017
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Sumário
■ Agradecimentos
■ Introdução
■ Principais pontos do estudo
■ Questionário
■ Conclusões
■ Recomendações
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Agradecimentos
■ À APDSI, em particular ao seu Presidente o Dr. LuisVidigal
■ Ao Secretariado da APDSI pelo excelente apoioprestado na realização do questionário e em toda alogística do Grupo de Trabalho
Tal como nos foram dados estes importantes apoios também o
grupo teve toda a liberdade para elaborar o trabalho e as
recomendações, pelo que a responsabilidade das mesmas é do
grupo de trabalho.
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Grupo de trabalho
■ Joana Monteiro
■ João Catarino Tavares (Coordenador)
■ Miguel Santos
■ Orlando Colaço
■ Wilson Lucas
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Introdução
5
■ O que motivou este estudo foi identificar eapresentar a forma como os sistemas de BI podemcontribuir para a melhoria da prestação de serviçospor parte da AP:
● Melhores serviços, mais ajustados;
● Serviços que antecipem as necessidades, amigos docidadão;
● Melhor gestão, baseada em indicadores edesenvolvimento da capacidade analítica;
● Maior automatização dos processos, maior produtividade;
● Maior transparência e prestação de contas para o cidadão.
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Principais pontos
■ Definição de Business Intelligence
■ Enquadramento do trabalho realizado
■ Importância dos dados
■ Áreas de BI na Administração Pública
■ Desafios
■ Boas práticas
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Definição de Business Intelligence
7
■ Sistemas que tiveram origem nas soluções desuporte à decisão.
■ Um conceito em evolução, hoje associado ao deAnalytics.
■ Integra diversas “tendências”: data mining, self-service, Big Data, …
Business Intelligence – é a combinação, de competências
de negócio e tecnológicas em conjunto com processos, aplicações e
as melhores práticas, que permitem a análise de informação com o
intuito de melhorar e otimizar decisões e desempenho.
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Enquadramento do trabalho realizado
8
■ O trabalho realizado pelo GT nesta fase integra:
● Um estudo sobre os sistemas de BI, da responsabilidadedo grupo de trabalho tendo por base o nossoconhecimento e experiência de AP;
● Um inquérito sobre os sistemas de BI na AP.
■ Do estudo resultam:
● 9 conclusões sobre a importância e impacto dos sistemasde BI na AP;
● 7 recomendações para que os sistemas de BI potenciemum contributo positivo na transformação da AP.
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Importância dos dados
■ Não há sistema de informação sem dados dequalidade;
■ Os dados são as fundações do edifício em queassenta a transformação digital e as novas formas deorganização;
■ A transformação digital começa nos dados… Mastambém se fica por eles se tiverem má qualidade;
■ Os dados são um ativo frequentemente descurado emal gerido;
■ É pelos dados que temos de iniciar a transformação.9
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Áreas de BI na AP
■ Integração de dados / visão holística
■ Melhoria da capacidade analítica
■ Automatização de processos
■ Big Data e Analytics
■ Visualização da informação e transparência
■ Apoio à gestão e decisão
10
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Desafios
11
■ Dados
■ Qualidade dos dados
■ Gestão dos dados
■ Competências
■ Centralização
■ Liderança
■ Mudança de paradigma degestão e decisão
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Boas práticas
12
■ Dicionário de dados – AT
■ BIORC - Business Intelligence do Orçamento – DGO
■ Projeto SIGNAL - Instituto de Informática, IP
■ O portal de transparência municipal – DGAL/AMA
■ Área da Transparência do Ministério da Saúde
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Sumário
■ Agradecimentos
■ Introdução
■ Principais pontos do estudo
■ Questionário
■ Conclusões
■ Recomendações
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QuestionárioBusiness Intelligence na Administração Pública
Paralelamente à elaboração do documento, o GTBI –AP realizou com o apoio da APDSI, um questionário àAP, com os seguintes objetivos:
■ Obter uma visão geral do panorama dos sistemas deBI na AP;
■ Fazer um levantamento da forma como os sistemasde BI estão implementados na AP;
■ Validar e complementar o estudo efetuado peloGTBI.
14
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Universo do questionário
15
Entidades da Administração Central (AC), Administração Regional(AR) e Administração Local (AL), constantes do Sistema deInformação da Organização do Estado (SIOE) e integrando operímetro da AP definido pelo Instituto Nacional de Estatística (INE).
Subsector Número Total %
AC - Administração Central 199 730 27%
AL - Administração Local 87 308 28%
RA - Regiões Autónomas 21 52 40%
Total Geral 307 1090 28%
Número de respostas obtidas :
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Implementação de sistemas de BI
16
■ Dos 301 organismos que responderam, só cerca de um terço (99)diz ter um sistema de BI implementado;
■ 202 entidades não têm sistema de BI (maioria dos organismos);
■ Destas 202, apenas 86 estão a considerar implementação;
■ 116 nem sequer preveem implementar.
74
21
4
47
29
10
75
35
6
AC - Administração Central AL - Administração Local RA - Regiões Autónomas
Já tem implementado
Tem em agenda a implementação
Não está a considerar implementar
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1
3
2
2
0 0
3
5
1
3
7
9
7
4 4
6
89 9
6
1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2016
Ano da implementação do primeiro projeto de BI
■ Entre 1998 e 2001 só 8 sistemas de BI implementados
■ Apenas 11 sistemas de BI de 2002 a 2007 (6 anos)
■ 23 sistemas de BI, de 2008 a 2010 (3 anos)
■ Só 4 sistemas de BI em 2011-12 (2 anos)
■ Desde 2013, 38 projetos de BI (últimos 5 anos) 17
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Principais motivações na adoção de soluções de BI
18
1. Responder a necessidades das áreas funcionais
2. Automatismo na obtenção da informação
3. Maior facilidade de partilha de informação
4. Tecnológica
5. Transparência / melhoria do serviço publico 45%
49%
75%
87%
90%
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Áreas de utilização do BI
1. Área orçamental/financeira
2. Áreas específicas
3. Área de Recursos Humanos
4. Área de análise de risco e fraude
5. Área de comunicação e marketing 17 %
23 %
55 %
65 %
77 %
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1. Apoio à gestão (ex: relatórios de síntese)
2. Automatizar e reduzir tempo de acesso a relatórios
3. Integração de dados / informação
(ex: consolidar dados de diversos sistemas)
74%
74%
89%
Finalidades da utilização do BI
20
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Tipo de utilizadores do BI
16 %
55 %
82 %
93 %1. Gestão intermédia
2. Gestão de topo
3. Atividade operacional
4. Público
21
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Tipo deinformação disponibilizada
1. Indicadores de gestão (dashboards, KPIs)
2. Relatórios operacionais
3. Relatórios estratégicos (síntese)
4. Análises ad-hoc 54 %
63 %
71 %
85 %
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Como nascem projetos de BI?Quem lidera evoluções do sistema ?
Como nascem projetos de BI?70%
30%
Decisão da gestão detopo (top-down).
Proposta (bottom-up).
Quem lidera evoluções do sistema?42%
30%17% 12%
Área / Departamento(Informática)
Gestão de topo Áreas funcionais Órgão de governação
23
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Principais causas de insucesso
13 organismos tiveram projetos anteriores falhados.
E as principais causas de insucesso foram:
23%
54%
54%1. Falha no apoio de topo
2. Produto final não correspondeu às expetativas
3. Insatisfação dos utilizadores
24
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Fatores Críticos de Sucesso (FCS) de um projeto de BI
1. Forte patrocínio de topo
2. Adoção da solução de BI pelos utilizadores finais
3. Definição do projeto (âmbito, risco e custo)
4. Liderança do projeto
5. Equipa de desenvolvimento 51%
58%
61%
62%
78%
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Dificuldades encontradas na implementação de projetos de BI
1. Qualidade de Dados
2. Resistência interna à mudança
3. Interacção entre Áreas de Informática e de Negócio
4. Falta de competência técnica (RH)
5. Falta de orçamento
6. Tecnologia 22%
26%
29%
31%
36%
71%
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Mais-valias dos projetos de BI
1. Rapidez (acesso à informação)
2. Qualidade (informação correta)
3. Integração de dados
4. Transparência
5. Melhoria do serviço publico
6. Redução de custos 26%
37%
46%
79%
82%
91%
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Como projetos / iniciativas de BI ajudam o organismo
1. Dados (rapidez de acesso & melhor qualidade e integração)
2. Apoio à Decisão
3. Maior capacidade analítica e conhecimento do negócio
4. Melhor partilha e autonomia no acesso à informação
5. Monitorizar objetivos e poder tomar ações corretivas
6. Melhor definição de políticas públicas e serviços prestados 12%
14%
16%
24%
31%
47%
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Projetos / SoluçõesBig Data
20 organismos têm e indicaram principais
motivos para adoção de soluções Big Data
50%40%
5%5%
Tecnológico (ex: mais capacidade /velocidade)
Necessidade da área funcional
“Vontade pessoal" (tutela, diretor, chefe,..)
Analisar dados não estruturados
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Projetos / SoluçõesSelf-Service BI
39 organismos têm, indicaram como principais motivos para a adopção de SSBI
50%
23%
10%
18%Dar mais capacidade às áreas específicas
Necessidade da área funcional
Reduzir intervenção do departamento de informática
Outras
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Questões diversas – Dados
70%
30%
Considera seu organismo Data-Driven ?(decisões tomadas com base nos dados)
SIM
NÃO
27%
73%
O organismo publica (portal externo), dados do BI (ex: dashboards) ?
SIM
NÃO
39%
61%
O organismo possui um dicionário de dados atualizado?
SIM
NÃO
73%
27%
Têm processos de monitorização e melhoria da qualidade dos dados?
SIM
NÃO
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Questões diversas – RGPD
92%
8%
O organismo está sensibilizado para o Regulamento Geral de Proteção de Dados ?
SIM
NÃO
53%
47%
Já têm projetos para a adequaçãodos sistemas de informação ao RGPD
SIM
NÃO
14%
86%
O organismo já criou a figura do delegado de proteção de dados
(DPO - Data Protection Officer)
SIM
NÃO
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Apenas 8 organismos disseram ter implementado um CCBI
(Centro de Competências de Business Intelligence)
■ 5 entidades da Administração Central
■ 3 Centros Hospitalares
Questões diversas – CCBI
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Sumário
■ Agradecimentos
■ Introdução
■ Principais pontos do estudo
■ Questionário
■ Conclusões
■ Recomendações
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A transformação digital começa nos dados
■ Os dados ganham hoje uma importânciafundamental para a AP e para a gestão dosprocessos. Eles são a base em que assentam osprocessos de uma AP que pretende efetuar a suatransformação digital. A desmaterialização dosprocessos, a interoperabilidade dos sistemas e aintegração em grandes repositórios, obriga a umagestão cada vez mais cuidada dos dados.
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Articulação entre o nível político e a execução
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■ O Governo e a AP funcionam em perspetivasdiferentes, uma mais focada nos aspetos daestratégia política e a outra nos aspetos maisoperacionais da prestação dos serviços públicos.
■ Os sistemas de BI são fundamentais para assegurar aarticulação entre os objetivos políticos definidospelo Governo e a sua assunção pelos organismos(execução) da AP.
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Visão holística
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■ Existem múltiplos instrumentos de gestão definidoslegalmente que cobrem o ciclo de gestão e aprestação de contas das entidades da AP. Estesinstrumentos têm origens e objetivos distintos,possuindo perspetivas diferentes, nem sempreconsistentes entre si.
■ A utilização dos sistemas de BI permite conciliar asvárias perspetivas dando uma visão holística dasentidades.
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Transparência na comunicação
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■ A prestação de contas de forma transparente eresponsável é hoje um valor fundamental dademocracia. Os principais documentos de cidadania(ex.: Orçamento do Estado) são normalmente textoslongos, opacos e desinteressantes para o cidadãoque assim se afasta de uma cidadania que podia sermais ativa.
■ As ferramentas de BI potenciam uma comunicaçãoclara, atempada e atrativa, através de imagens egráficos, mais simples de compreender e baseadaem factos.
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Centralização da comunicação com o cidadão
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■ Existe uma grande dispersão de sites dedisponibilização de dados, de diferentes formatoscom a consequente redundância de recursosfinanceiros e humanos pelas entidades da AP.
■ A sua racionalização e centralização em linha com asorientações estratégicas que têm sido definidascomo é o caso da Estratégia TIC2020, tem enormesvantagens e é fundamental para uma mudança deparadigma na gestão e prestação de serviçospúblicos com o foco na transparência.
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Otimização de recursos
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■ A centralização da informação e automatização deprocessos associada ao desenvolvimento dossistemas de BI possibilita o aumento daprodutividade e a redução de recursos em trabalhosde caráter repetitivo, libertando as pessoas paratarefas mais analíticas, mais gratificantes emotivadoras.
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Avaliação e melhoria do serviço ao Cidadão
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■ A integração de informação e a correlação entreeventos e serviços públicos prestados bem como dasentidades que os efetuam permitirá melhorar aavaliação, a eficiência, a eficácia, a qualidade dosserviços prestados e a necessidade efetiva dosmesmos.
■ Os sistemas de BI permitem analisar os dados comvista a conhecer melhor o perfil do cidadãopossibilitando um novo paradigma de AP pró-ativa,sugerindo soluções e antecipando necessidades.
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Escassez de RH e centros de competência
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■ Existe uma enorme escassez de recursos humanoscom as competências técnicas necessárias paradesenvolver um novo paradigma de AP baseada emcapacidades analíticas e nos dados, bem comocentros de competência analítica associados.
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Liderança e transformação
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■ O BI só contribuirá para a mudança de paradigma daAP se for liderado pelos decisores políticos eresponsáveis pela gestão das entidades da AP. Seutilizado exclusivamente como uma ferramentainformática, o potencial de transformação atravésdos sistemas de BI não acontecerá.
■ A transformação só será uma realidade se aexpectativa dos utilizadores finais for acompanhadaao longo de todo o projeto e corresponder a umautilização efetiva.
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Sumário
■ Agradecimentos
■ Introdução
■ Principais pontos do estudo
■ Questionário
■ Conclusões
■ Recomendações
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Liderança na Implementação de BI
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■ O Governo deverá liderar a implementação desistemas de BI setoriais que integrem a definição dosobjetivos de cada Ministério ou Programa com osplanos de atividades das entidades que para elescontribuem.
■ É importante que as iniciativas e projetos de BIestejam integradas num programa global e nãosejam ações soltas ou isoladas.
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Reforço dos serviços partilhados
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■ Os sistemas de BI que disponibilizam a informação dereporte deverão ser implementados em plataformascomuns nas entidades de serviços partilhadossetoriais de forma a otimizar os recursosfinanceiros, humanos e tecnológicos.
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Centralização e integração de dados
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■ A centralização e integração dos dados entre asdiferentes entidades e sectores é fundamental parase possibilitar um salto qualitativo da AP.
■ Esta integração deverá ser efetuada numa entidadeda AP que desenvolva fortes competências de gestãode dados e capacidades analíticas, respeitando asegurança e proteção de dados.
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Disponibilização dos dados de forma centralizada
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■ O Governo deverá operacionalizar um portal quepotencie a centralização da disponibilização dosdados utilizando estratégias de visualização quetornem os dados acessíveis e compreensíveis para ocidadão. Este portal poderá apontar para sitessetoriais mais vocacionados à disponibilização deinformação específica como, segurança interna,educação, saúde, etc.
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Reforçar as competências analíticas
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■ A formação técnica dos recursos humanos da APdeverá ser incrementada para melhorar asqualificações nas áreas da informática, da ciênciados dados e gestão de processos.
■ Essa competência poderá ser salvaguardada atravésda criação de centros de competência de BI.
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Criar a uma estratégia para a gestão dos dados
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■ Deverá ser criada uma estratégia para a gestão dosdados que envolva todo o organismo e contemple asquestões como a privacidade, conformidade legal,requisitos, qualidade, metadados, responsabilidade,retenção e arquivo, atribuindo responsabilidadesefetivas ao Chief Data Officer (CDO) e ao DataProtecion Officer (DPO).
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Digitalização de processos
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■ Deverá ser promovida a digitalização dos processos,a interoperabilidade e comunicação entre sistemasde forma a eliminar silos de informação, destruirbarreiras, extinguindo estruturas e funções que jánão se justificam e criar novas formas de organizaçãotransformando a Administração Pública.
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Obrigado
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