Apdsi luis vidigal gestão documental

Luís Vidigal – Novembro 2014

Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário

Critérios de Avaliação e Tendências dos ECM

Luís Vidigal (APDSI)

Lisboa – 11 de Novembro de 2014

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Desafios para Portugal

Coesão Social

Trabalhar melhor Solidariedade

Produ4vidade

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Tecnologias ou Informação?

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CTO CIO



Dos documentos aos processos

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Poder sobre os papéis

Poder sobre os fluxos



Compramos para melhorar?

Temos?

Usamos?

Precisamos?

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Ecosistema da Gestão da Informação

•  Enterprise Content Management (ECM) • Web Content Management (WCM) •  Document Management (DM) •  Digital Asset Management (DAM) •  Digital Rights Management (DRM) •  Enterprise InformaXon Portal (EIP) •  Knowledge Management (KM) •  So[ware ConfiguraXon Management (SCM)

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O Que é o ECM

O Enterprise Content Management (ECM) é consXtuido por estratégias, métodos e ferramentas uXlizadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e documentos relacionados com os processos organizacionais

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O mercado de ECM quase que vai duplicar nos próximos 5 anos

Entre 2014 e 2019, prevê-‐se um crescimento anual de 12,7% no mercado do Enterprise Content Management podendo aXngir 12,32 biliões de dólares em 2019 (atualmente o mercado de ECM é de 6,78 B$)

code : ASDR-‐105258 Publish date : April 2014 Pages : 189

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Áreas do ECM •  Conteudos e documentos •  Scanning •  Imagem de documentos •  Formulários •  Reconhecimento •  Categorização/Taxonomia •  Indexação •  Gestão de documentos •  Gestão de registos •  Gestão de mails •  Gestão de conteudos Web •  Gestão de aXvos digitais •  Repositórios

•  Armazenamento •  Integração de conteudos •  Migração •  Backup/Recuperação •  Pesquisa •  ParXlha •  Localização •  Personalização •  Publicação •  Papel eletrónico •  Securança •  Colaboração •  Arquivo de longa duração

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Modelo AIIM do ECM

WCM Web Content Management

RM Records

Mnagement

Workflow / BPM

DM Document

Management

CM CollaboraXon Management

Fornecer Capturar

Preservar

Gerir

AssociaXon for InformaXon and Image Management InternaXonal 11



A visão da Forrester Research

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Organizações Inteligentes

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Portais

Gestão de Conteúdos

Ferramentas Colaborativas

Gestão do Conhecimento

Gestão Documental

Smart Enterprise

Suite

2002



Para que serve o ECM?

é uXlizado para criar, armazenar, distribuir, pesquisar, arquivar e gerir o conteúdo não-‐estruturado (como documentos digitalizados, e-‐mails, relatórios, imagens médicas e documentos de office) e, finalmente, analisar a uXlização para permiXr que as organizações forneçam conteúdos relevantes aos uXlizadores onde e quando eles precisem.

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Ecossistema do ECM

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Quadrante Mágico (Gartner)

Facilid

ade de

Execução

Visão 16



ECM Quadrante Mágico do Gartner Set 2014

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Peso de cada componente do ECM

•  Document management (20%) •  Web content management (WCM, 5%) •  Records management (10%) •  Image-‐processing applicaXons (15%) •  Social content (15%) •  Content workflow (20%) •  Extended components (15%)

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Document management (20%)

•  Check-‐in/check-‐out •  Controlo de versões •  Segurança •  Serviços de biblioteca para documentos de gestão

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Web content management (WCM, 5%)

•  Templates •  Gestão de workflow e alterações •  Disponibilização de conteúdos •  Conteúdos a pedido através de web services

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Records management (10%)

•  Forçar a retenção de documentos críXcos a longo prazo

•  Conformidade com normas – DirecXva 5015.2-‐STD – Departmento de Defesa (DoD) – VERS -‐ Victorian Electronic Records Strategy – MoReq2010 -‐ Modular Requirements for the Management of Electronic Records

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Image-‐processing applicaXons (15%)

•  Capturar, transformar e gerir imagens de documentos em papel – Digitalizar e reconhecer formulários e carateres (OCR) de forma inteligente

–  Integração com terceiros (Kofax, ReadSo[, TIS, etc. – Capacidade para carregar imagens de documentos digitalizados em repositórios e pastas e encaminhá-‐las em processos

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Social content (15%)

•  Para parXlha de documentos e colaboração em situações de trabalho de equipa e gestão do conhecimento, nomeadamente em blogues, wikis, etc.

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Content workflow (20%)

•  Suportar processos de negócio •  Encaminhamento •  Atribuir tarefas e estados •  Auditoria

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Critérios para avaliação do ECM •  Ferramentas abrangentes para gerir a captura e armazenamento de dados ,

bem como o cumprimento dos requisitos de retenção. •  Orientação para processos com capacidades poderosas para automaXzar fluxos

de trabalho baseados em dados e documentos. •  Suporte para serviços repeXXvos parXlhados internamente dentro da

organização e serviços colaboraXvos que envolvem simultaneamente documentos e processos com outras enXdades .

•  Arquitetura aberta para integração com sistemas de negócios, como ERP, CRM e GIS, assim como aplicações para funções específicas.

•  Adaptabilidade para permiXr uma personalização fácil para necessidades de informação e fluxos de trabalho especializados, apoiada por recursos e ferramentas de desenvolvimento especificamente criadas.

•  Formatos de arquivo não-‐proprietárias com a pesquisa federada e escalabilidade para uma grande diversidade de dados e Xpos de documentos .

•  Suporte para proteger os dados e os fluxos de trabalho no acesso a parXr de disposiXvos móveis, com proteções baseadas na função ou cargo.

•  Possibilidade de auditoria para a detecção de fraude e garanXa da integridade da informação.

2013 -‐ The Vital Asset for Today’s Government -‐ www.centerdigitalgov.com 25



Matriz de comparação de funcionalidades do ECM

•  Edição de conteúdos •  Suporte a templates •  Captura de documentos •  Repositório de conteúdos •  Workflow •  Desenvolvimento de Web Sites •  Indexar e pesquisar •  Categorização •  Controlo de versões •  Personalização •  Publicação na Web

•  Distribuição de conteúdos •  Publicação mulXcanal •  Colaboração •  ParXlha de conteúdos (feeds) •  Agregação de conteúdos •  Segurança de aXvos digitais •  Gestão do ciclo de vida dos

conteúdos •  Gestão de registos •  Gestão de múlXplos Web sites •  Integração de aplicações

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Tendências do ECM (Hype Cycle)

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Redes Sociais Mobilidade

Análise de Dados

Anytime – Anywhere Just in Time – Just in Case

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A 3ª Plataforma da

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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário Internet das Coisas

Imagine um mundo onde as coisas estão sempre conectadas à Internet e interagem com pessoas e outras coisas

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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário O Trabalho hoje...

• Mobilidade constante •  Permanentemente conectados •  Acesso a dados e processos •  Criação de relatórios em tempo real •  ProaXvidade processual

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Quebrar barreiras…

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Obrigado

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Telefone: +351 963459044 Skype: luis.vidigal1 Blog: hxp://mudaroestado.blogspot.com Facebook: hxp://www.facebook.com/lvidigal Linkedin: hxp://www.linkedin.com/in/luisvidigal Twi[er: @luisvidigal Apresentações: hxp://www.slideshare.net/vidigal Papers: hxps://ulisboa.academia.edu/LuisVidigal

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