Lições Aprendidas da Implantação do Projeto AGIR
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Lições Aprendidas da
Implantação do Projeto AGIR
1º Encontro de TI para IFDs
ABDE
Setembro de 2014
O BNDES
Quem somos
Quem somos
Fundado em 20 de Junho de 1952
Empresa pública de propriedade integral da União
Instrumento chave para implementação da Política
Industrial, de Infraestrutura e de Comércio Exterior
Foco no financiamento do investimento
Principal fonte de crédito de longo prazo
Captação de recursos de longo prazo
Apoio a micro, pequenas e médias empresas
BNDES Uruguai
Montevidéu (2009)
BNDES PLC
Londres (2009)
Rio de Janeiro
Brasília
Recife
São Paulo
2.879 empregados
(set/14)
Escritórios
Subsidiária
BNDES África
Joanesburgo (2013)
Escritórios
Diretor 1 Diretor 2 Diretor 3 Diretor 5 Diretor 6
Administração
Recursos Humanos
Operações Indiretas
Projeto AGIR
Presidente
Vice-Presidente
Comércio Exterior
Conselho de
Administração
Chefe do Gabinete
da Presidência
Auditoria
Diretor 4
Capital Empreendedor
Insumos Básicos
Industrial
Agropecuária e Inclusão
Social
Financeira Internacional Infraestrutura
Social
Tecnologia de Informação e
Processos
Mercado de Capitais
Infraestrutura
Gestão de Risco
Pesquisa Econômica
Planejamento
Meio Ambiente
Crédito
Diretor 7
Estruturação de Projetos
Área Jurídica
Organização Interna
Secretaria Executiva do Gabinete da Presidência
Projeto AGIR
Implantação de ERP
Ambiente Organizacional
número de
empregados
(2.879 –
set/2014)
baixo turnover
estabilidade de
emprego
unidades relativamente
independentes e pouco integradas
decisões e soluções são obtidas
por meio de instrumentos formais
combinados a redes informais
consenso garante a consistência
das decisões organizacionais
ambiente adverso à padronização
de procedimento em nível
corporativo
Desafios
Objetivo do Projeto
Modernização do BNDES
Aumentar a integração entre processos e tecnologia
Aumentar flexibilidade, com segurança
Favorecer eficiência e agilidade operacional
Dotar o BNDES de infraestrutura de TI compatível com seus desafios
O Projeto AGIR visa à modernização e
integração do BNDES
Patrocínio da Alta Administração
Estrutura temporária e de dedicação exclusiva
para condução do Projeto com time de projeto
comprometido
Forte gestão de mudança
Adesão do Corpo Funcional
Projeto de natureza complexa, abrangência
corporativa, grande porte e longa duração, requer:
Premissas do Projeto
20 meses jan’05-ago‘06
11 meses ago’06-jul’07
Em andamento
Edital para
Contratação
Consultoria
Licitação
Contratação
Consultoria
Preparação
Interna para
a Definição
da Solução
Definição da
Solução GIR
Licitações
Solução GIR
Riscos
Operacionais
Detalhamento
Processos
Assessoria Técnica
Controle e Garantia de Qualidade
da Implementação da Solução GIR
Implementação da Solução
GIR – Aplicativos (Pacotes
de mercado e Desenvolvidos)
Implementação da Solução
GIR – Ferramentas de TI
Aprovação do Plano de
Implantação pela Diretoria
Implementação da Solução
GIR – Hardwares e
equipamentos
Etapa 1 Etapa 2
Planejamento do Projeto AGIR
Estrutura do Trabalho
Tecnologia
Gestão
Estratégia
Processos
Pessoas
Análise da
Situação
Atual
Desenho da
Situação
Futura
Plano de
Implementação
Jul/2007 Ago/2006 Jan/2007 Abr/2007 Jun/2007
A Definição da Solução GIR foi dividida em quatro fases e cinco dimensões
Profissionais envolvidos Quantidade
Tempo Integral
Dedicação parcial
31
304
Estudo de
Viabilidade
Técnica e
Econômica
Visão Futura de Processos
4. P
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1. Plataforma de Relacionamento
3. Plataforma de Serviços Compartilhados
2. Plataforma de Negócios
Negócio A Negócio B
Apoio a Negócios
Negócio C
Macroprocessos organizados por princípios funcionais (plataformas)
PI0
6 -
TI
PAN01 - Gestão de
PI0
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PR02 - Comunicação Institucional Externa
1. Plataforma de Relacionamento
PR03 - Fomento
PR01 - Administração de Canal
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PSC05 - Recursos Humanos
PSC02 - Contabilidade
PSC04 - Jurídico
PSC06 - Administração
PSC01 - Orçamento e Custos
PSC03 - Financeiro
4. P
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o Liberar Recursos
2. Plataforma de Negócios Negócios
3. Plataforma de Serviços Compartilhados
PN05 - Mercado de Capitais
PN07 - Estruturar PPPs
Entidades Externas
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Analisar Consultas e Operações Contratar Operações
Suportar a Concessão
PAN03 - Gestão de Fundos Estatutários e Terceiros
PAN04 - Cobrança e Recuperação de Crédito
PAN06 - Avaliar Bens e Títulos e Verificar Regularidade de Seguros
PAN08 - Recepcionar Informações e Controlar Prazos
PAN07 - Acompanhamento de Apoio Financeiro
PAN02 - Captação de Recursos
Apoio a Negócios
PN01 - Concessão de Apoio Financeiro
PAN05 - Gestão de Risco de Crédito
Liberar Recursos
Desenvolvimento
Desenvolvimento
em grande Escala
Compra
ERP
Legenda:
Compra
AGR
Compra
Outros
Visão Futura de Processos
Processos para os quais não há no mercado uma solução
robusta, flexível o suficiente que atenda aos requisitos do
BNDES
Processos core do BNDES (Captação de Recursos,
Enquadramento, Análise de Financiamento, Liberação de
Crédito etc).
Indicação: Desenvolvimento de uma solução customizada
Vencedor da licitação: Consórcio Interagir (oito empresas)
A Solução AGIR - PAM e PAD
Processos para os quais existem opções disponíveis
no mercado
Processos dos serviços compartilhados
Indicação: Aquisição de solução de ERP – Enterprise
Resource Planning (Sistema de Gestão Integrada)
Vencedor da licitação: Consórcio Visão, com o
software SAP
PAM
Aplicativos de Mercado
Aplicativos Desenvolvidos
PAD
Solução
AGIR
A Implantação
Projeto SAP
16
Publicado em 01/10/2008 o Edital de Licitação para aquisição de Solução
Integrada de Gestão Empresarial de Mercado.
O Contrato
Licitação Vencida pelo Consórcio Visão, composto pelas empresas INDRA e
Politec, com a proposta de utilização do aplicativo principal SAP e Adicional
MasterSAF.
Contratação com Escopo Definido, baseado em Requisitos por
Macroprocesso.
Contrato assinado em 30/09/2009; término em 29/09/2014.
A Dimensão do Projeto
BBP por Macroprocesso
Macroprocesso Requisitos
Funcionais
Requisitos Gerais 23
PAN01 - Gestão de Entidades Externas 95
PI01 - Planejamento e Apoio à Gestão 27
PI03 - Auditoria, Controles Internos e Risco Operacional 77
PSC01 - Orçamento e Custos 67
PSC02 - Contabilidade 103
PSC03 - Financeiro 185
PSC04 - Jurídico 45
PSC05 - Recusos Humanos 175
PSC06 - Administração 216
Total de Requisitos 1.013
Aplicativos
Adicionais
Arquitetura da Solução de Mercado
composite structure SAP
«sistema»
SAP
A
«sistema»
SAP - ECC 6.0
«sistema»
SAP - BW«sistema»
BCS - SEM Business
Consolidation
«sistema»
IP - Integrated Planning
Business Partner
FI - Financial Accounting
PSM - Public Sector
Management
FSCM - Financial
Supply Chain
Management
«sistema»
FM - Funds
Management
«sistema»
GL - General
Ledger Accounting
«sistema»
AP - Accounts
Payable
«sistema»
AR - Accounts
Receiv able
«sistema»
CM - Cash
Management
«sistema»
TRM - Treasury
and Risk
Management
«sistema»
LP - Liquidity
Planner
«sistema»
Portal SAP
«sistema»
SRM - Supplier Relationship Management«sistema»
PPS - Procurement for Public
Sector
«sistema»
Document Builder
«sistema»
GRC - Gov ernance, Risk
and Compliance
AC - Access Control
RM - Risk
Management
PC - Process
Control
ARA - Access
Risk Analysis
ARM - Access
Request
Management
BRM - Business
Role
Management
EA - Emergency
Access
«sistema»
TV - Trav el
Management
«sistema»
AA - Asset
Accounting
Logistics HCM
MM -
Materials
Management
«sistema»
PA - Personnel
Management
«sistema»
PY - Payroll
«sistema»
PT - Personnel Time
Management
«sistema»
PE - LSO - Learning
Solution
«sistema»
EHS - Env ironment,
Health and Safety
«sistema»
e-Recruiting
«sistema»
PCP - Personnel
Cost Planning and
Simulation
DMS AM - Audit
Management
AIS - Audit
Information System
CO - Controlling
«sistema»
SSM - SAP BO Strategy
Management
«sistema»
PE - LSO - AE - Authoring Env ironment
Material em
elaboração pelo
AGIR/DEARI
baseado em
informações
obtidas com o
projeto.
QM - Quality
Management
Name:
Package:
Version:
Author:
SAP
Componentes
1.0
efern
Exchange
19 •19 •19
Estratégia Planejada de Implantação
•19
Gestão de Mudança PMO
Orçamento e Custos
Líder de Integração
Administração
Organograma do Projeto
Líder de Tecnologia
RH
Planejamento
e Apoio a Gestão
Jurídico
Líder de Processos
Auditoria, Controles
Internos e Gestão de
Risco Operacional
Líder de Infra
COORDENAÇÃO DO PROJETO
GERÊNCIA DO PROJETO
Líder de Migração
Líder de BI
Líder de Integração
de TI
Líder de Testes
Dinâmica Estrutura
Comitê Executivo
Diretores, Superintendentes, Diretor SAP e Executivos do
Projeto e Contrato
Status Integrado do Projeto
Diretor e Superintendente Agir e Executivos do Contrato.
Equipe de Gestão do Projeto
Bimestral Acompanhamento da evolução do projeto e
tomada de decisões estratégicas.
Entradas/Saídas: Ata de decisões
Status do Projeto
Equipe de Gestão do Projeto: gerente do projeto,
líder de integração, líder de tecnologia, líder de
processo, líder de GM e PMO
Semanal Acompanhamento do projeto, alinhamento
das informações, tratamento de questões e
definição de plano de ação.
Entradas/Saídas: Relatório de Status
Medição do Projeto
Gerência do Projeto, líderes das frentes, líder de
integração, líderes técnicos e PMO
Semanal
Medição da evolução das atividades,
identificação e tratamento de questões.
Entradas/Saídas: Cronograma atualizado
Governança AGIR – Estrutura e Dinâmica
Semanal Acompanhamento do projeto tratamento de
riscos e questões críticas.
Entradas/Saídas: Ata de decisões
22
Objetivo
Obter a aprovação para desenvolvimento de um GAP a ser para atender a um ou
mais requisitos, desconsiderando a opção oferecida pelo standard
Dinâmica
Apresentação oral do GAP e da solução de contorno, se necessário, acessando o
sistema de demonstração ou desenho de processo no ARIS
Integrantes
Superintendente do Negócio, ATI e AGIR
Item Critério de Aprovação
1 Redução de homem-hora trabalhada para a execução da atividade
2 Requisito Legal ou Regulatório não coberto pela solução standard
3 Novos requisitos identificados, com impacto em custos/prazos
4 Funcionalidade com ganho estratégico para o BNDES
5 Perder eficiência na execução da atividade com a solução standard
O Comitê de GAP
•23
Cut Over Funcional
Cut Over Técnico
BBP
s Testes Integrados SAP
Cic
lo 1
Construção de Perfis
Cut Over
Migração de dados
Preparação Final
Cic
lo 2
Ho
mo
log
aç
ão
Roteiro de Testes
Configuração e Desenvolvimento
Elaboração do Plano de Cut Over
Treinamento
Testes Unitários
Material Treinamento
Multiplica dores
Usuários Finais
Preparação Inicial
Cri
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BP
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s
Governança
Infraestrutura
Escopo
Realização Blueprint
Cronograma Macro
Operação Assistida
Gestão da Mudança
Normas e Processos
Operação
em Prod.
áreas com
novos processos
e sistemas
9 AA
AF
AGR
AJ
AP
ARH
AT
ATI
GP
TODOS os empregados contemplados:
Portal do Empregado
Serviços da Administração
1. Exchange (Câmbio)
2. Mastersaf (Tributário)
3. Tedesco (Jurídico)
4. Opvision (Gestão de Riscos)
5. Módulo (Continuidade do
Negócio)
6. SBS (Títulos Públicos)
Go lives de
48 módulos
As Entregas...
Go Lives realizados
7
Janeiro
Planejamento
Orçamento de
Desembolso e
Administrativo
PDG (parcial)
Risco Operacional
Controles Internos
(parcial)
24 1 2
Onda 3
Onda 2
Abril
Dotação de Caixa
Relatórios de Fluxo
de Caixa
Agenda de Câmbio
Monitor de Rotinas
Fech Contábil
Cálculo PR/LI
Abril
Rec. Humanos
Custos
Controle de Acesso
(parcial)
Controles Internos
Auditoria
Apoio à Gestão
Maio
IFRS
Maio
Cálculo
POPR
(Perdas do
Contábil)
1/5
Abril
PDG
Junho
Workflow
(AP, AR)
24
Julho
Serviços Gerais
Protocolo
Bens não
Operacionais
15 27 26
Agosto
Workflow TRM
CRO
JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET
Onda 1
Dez
5
Dezembro
FI - AP/AR
Cambio
Contabilidade
Consolidação
Contábil
Fluxo de Caixa
Fundos
Operações
compromissadas
Ações / Aplicações
Derivativos
Credito Rotativo
Captação
2011 2013
Go Lives realizados
Onda 3
Onda 2
Janeiro
Gestão de
Continuida
de de
Negócio
(Módulo)
Fevereiro
Cálculo de
POPR
(Opvision) :
1) Captura de
Perdas Viagens
– No Show (2/5)
2) Captura de
Perdas do
Jurídico (3/5)
3) Captura de
Perdas Ativos
(4/5)
JAN
13 25
Abril
Cálculo de
POPR
(Opvision)
(Contas a
Pagar)
Março
Custódia
25 06
Julho
ADM -
Licitações e
Contratos
(parte 2)
Julho
Títulos
Públicos
(SBS)
Julho
BI –
Financeiro
e Contábil
FEV MAR ABR MAI JUN JUL
2 7 14
AGO SET
Ondas 2 e 3
Indicadores
de Processo
Setembro
Tributário
(Parte 2) –
Tributos
Municipais
Setembro
Novas
Demandas e
últimas
pendências
Junho
SPB
SPB – AF/DERES
30 16
Outubro
Jurídico
OUT NOV DEZ
9
Dezembro
Licitações e
Contratos
Bens Operacionais
Aquisição de Bens,
Mat e Estoque
Dezembro
Tributário-MasterSaf
(Nova Interface)
2014
Experiência
Lições Aprendidas
28
Experiências e lições aprendidas
Requisitos devem ser
detalhados
29
Experiências e lições aprendidas
Fundamental o
envolvimento do
Negócio e da TI
30
Experiências e lições aprendidas
Capacitação prévia da
equipe do projeto
31
Experiências e lições aprendidas
Os desenhos de
processos e os BBPs
devem ser detalhados
32
Experiências e lições aprendidas
Sala de guerra
Maior integração da equipe do projeto e
comunicação mais eficaz e eficiente, associada a
redução do número de reuniões formais
33
Experiências e lições aprendidas
Garantir que Área cliente
compreenda os Impactos
Organizacionais mapeados
pelo projeto
34
Experiências e lições aprendidas
Papel X Perfil - Usuário-final
35
Experiências e lições aprendidas
Treinamento para usuário-final
focado no processo e não na
ferramenta
36
Experiências e lições aprendidas
É preciso manter o
propósito da mudança
vivo durante toda
implantação.
37
Experiências e lições aprendidas
O Projeto SAP é do Negócio e
não da TI
38
Experiências e lições aprendidas
Saúde financeira do
Contratado
Perguntas