Instrução para Organização de Documentos Digitais · Arquivo Central [email protected] (19)...
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Workshop “Documentos Digitais no Cotidiano Administrativo da FCM” Workshop “Documentos Digitais no Cotidiano Administrativo da FCM” Workshop “Documentos Digitais no Cotidiano Administrativo da FCM” Instrução para Organização de Documentos Digitais Rafaela Augusta de Almeida [email protected] Arquivo Central
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Workshop “Documentos Digitais no Cotidiano
Administrativo da FCM”
Instrução para Organização
de Documentos Digitais
Rafaela Augusta de Almeida
Arquivo Central
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- Conceitos básicos;
- Princípios da gestão de documentos;
- Recomendações para a organização de documentos digitais.
Roteiro
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Documento Arquivístico
Documento produzido, recebido ou acumulado por um órgão ou
unidade no exercício de suas funções e atividades, para fins de prova,
informação ou fonte de pesquisa.
Conceito
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Documento Arquivístico Digital
Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido,
tramitado e armazenado por sistema computacional, que pode ser
produzido no contexto tecnológico digital (documentos nato-
digitais) ou obtido a partir de suportes analógicos (documentos
digitalizados).
Resolução GR-17/2011
Conceito
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As instituições geram, portanto, muitos tipos e espécies
de documentos em meio digital:
Relatórios
Correspondências
Projetos
Atas de reuniões
Fotografias
Atos (deliberações, portarias, instruções)
Manuais
Boletins
Informativos em websites
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Alguns são produzidos e mantidos em sistemas de
informação, em banco de dados e bases de dados, tais como: Demonstrativo de pagamento de pessoal
Histórico Escolar
Boletim de notas e frequência
Laudos de exames médicos
Mensagens de correio eletrônico
Outros são produzidos ou mantidos em aplicativos de
computadores individuais como Excel, Word, Photoshop, etc.
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Se considerados arquivísticos, ou seja, se forem
importantes para a organização (valor administrativo, legal,
fiscal, jurídico ou informativo) devem ser gerenciados:
- Produzidos de forma completa;
- Armazenados de forma a serem acessados;
- Ter segurança para não serem corrompidos;
- Avaliados para guarda temporária ou permanente;
- Preservados pelo tempo que for necessário.
Resolução GR-17/2011
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O foco desta recomendação são os documentos
produzidos ou armazenados em aplicativos locais, ou seja,
aqueles que são gerenciados dentro das secretarias e
setores, como forma de minimizar aspectos como:
- perda de documentos;
- multiplicidade de versões;
- dificuldade de gestão arquivística, ou seja, de saber
se deve ou não ir para um arquivo institucional para
preservação (setorial ou central).
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Gestão Arquivística de Documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos (arquivísticos) em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Integrado ao Arquivo Setorial, no caso das unidades.
BRASIL, Lei nº 8159/91
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- Princípios arquivísticos;
- Rede corporativa de computadores das unidades
(integrada às questões arquivísticas).
Base para a recomendação
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Princípios da
Gestão Arquivística
de Documentos
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Marca a identidade do documento relativamente
ao produtor/acumulador.
Conjuntos documentais de uma mesma origem
não devem ser misturados aos de origem
diversa.
Proveniência
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Organicidade
As informações são orgânicas, porque guardam entre si as mesmas relações que se formam entre as atribuições, competências, funções e atividades das entidades.
Por isso mesmo, o tratamento e a identificação dos documentos não devem jamais ser considerados isoladamente em relação a seu produtor/acumulador.
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Unicidade
O documento é único, não pode haver outro
documento que lhe seja idêntico em propósito
pontual, nem em seus efeitos.
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Indivisibilidade
Os documentos arquivísticos formam conjuntos internamente inseparáveis, correspondendo a conjuntos informacionais decorrentes do funcionamento de uma entidade pública ou privada (ou pessoa física) no exercício de suas funções.
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Requisitos para manutenção do Documento Digital
DOCUMENTO DIGITAL
Conteúdo Estável Forma Fixa
Vínculo Arquivístico Relação orgânica entre
os documentos de uma mesma ação
Envolvimento em uma ação
Criar Manter
Modificar Extinguir situações
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
InterPARES
5 Contextos: Jurídico-Administrativo
Proveniência Procedimentos
Documental Tecnológico
5 Pessoas: Autor
Redator Destinatário
Produtor Orientador
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Instruções Básicas para Organização de
Documentos Digitais
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Organize a Estrutura de diretórios correspondente às
áreas de produção de documentos (organograma) e os perfis
de acesso junto com a área de Informática:
Exemplos:
Diretoria Congregação Assistência Técnica Diretoria Administrativa
Seção de Administração de Pessoal
1. Estruture os diretórios - produção
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Elabore a Estrutura de Pastas de acordo com as Funções e
Atividades desempenhadas e/ou tipos documentais
produzidos.
Exemplo:
Diretoria Administrativa
Seção Administração de Pessoal
Concurso público (função)
2. Estruture as pastas - funções/atividades
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Diretório: Congregação
Pasta - Emissão de Pareceres e Resoluções - 2012
Diretório: Diretoria de Suprimentos
Subdiretório: Compra
Pasta: Licitação
Pasta: Cadastro de fornecedores
Subdiretório: Patrimônio
Pasta: Controle de Equipamentos de Informática
Pasta: Bens Móveis
Subdiretória: Almoxarifado
Pasta: Controle de estoque
Exemplos
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Diretório: Câmara de Ensino de Graduação
Subdiretório: Ensino – Medicina
Subdiretório: Ensino – Fonoaudiologia
Subdiretório: Ensino – Enfermagem
Pasta - Emissão de Pareceres e Resoluções - 2012
Diretório: Departamento de Anatomia Patológica
Pasta: Solicitação de concurso livre docente
Diretório: Departamento de Neurologia
Exemplos
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3. Nomear documentos
Ao produzir o documento, nomear as versões e/ou
minutas, utilizando o mesmo padrão para nomes que
representem o seu conteúdo/atividade.
Ex.: Oficio010_2001_concurso_técnico_informática
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4. Salvar documentos
a) Ao salvar uma versão ou minuta do documento:
Utilize letras minúsculas e identifique versões de um mesmo
documento através de indicações padronizadas, ao final de
seu nome, como v1, v2, v3 para evitar eliminações
indevidas.
b) Ao salvar o documento finalizado:
salve-o em extensão que assegure a impossibilidade de
sua alteração, tanto no conteúdo quanto na forma
(.PDF, .PDF/A).
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5. Salvar no diretório correspondente
Salvar o documento na estrutura de diretórios funcionais da área de
produção. Ex.:
Diretório: Diretoria Administrativa
Subdiretório: Seção Administração de Pessoal
Pasta: Concurso Público_2012
Subpasta: técnico_de_informática 2012
oficio010_2012 concurso_tecnico_informatica
minuta_edital_concurso_01_2001
Subpasta: enfermagem__2001
edital_ de_concurso_01_2001
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6. Arquivamento em Rede Corporativa
Priorize sempre o arquivamento em ambiente de
rede da unidade/órgão.
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A guarda em Ambiente Corporativo
a) segurança;
b) compromisso institucional;
c) manutenção do legado documental da unidade.
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Permitir o acesso rápido
e fácil para qualquer
usuário, para tomadas de
decisão, informação e
gestão arquivística.
Benefícios
Facilitar a Gestão Arquivística
dos documentos (arquivamento,
preservação ou eliminação dos
documentos e versões
produzidas).
Racionalizar espaços de
armazenamento nas
unidades ou órgãos com a
gestão arquivística de
documentos.
Garantir a proveniência
e a organicidade dos
documentos digitais
organizados por área e
atividade.
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Obrigada
Estamos à disposição!
www.siarq.unicamp.br
Arquivo Central [email protected]
(19) 3521-6440
Arquivo Setorial da FCM Comissão Setorial de Arquivos
Agosto/2012
