Prêmio Práticas de Sucesso 2006

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“Organização de consultório: Agenda”

Por Simone Cristina Nepomuceno Clinica de Olhos Dr. Ricardo Martin

Prêmio Práticas de Sucesso 2006

Trabalho na Clinica de Olhos Dr. Ricardo Martin, como auxiliar de oftalmologia. Aqui, atuam 8 meninas e nossa agenda é muito cheia. A procura pelo Dr. Ricardo é muito grande, o que causa alguns transtornos por falta de horários para os pacientes.

Tivemos também troca de funcionárias, entrando pessoas sem experiência na área, o que atrapalhou um pouco o andamento da clínica. Como não tínhamos uma rotina para colocar como padrão para as funcionarias novas, tudo ficava um pouco vago e a forma de instrução passou a não ser a melhor.

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Foi então que tive a idéia de criar uma cartilha com todas as funções da clínica, propondo uma rotina que funcionaria para todas as funcionárias. Dessa forma não teríamos problema de desencontros com relação ao funcionamento da clínica. Fiz, também, uma planilha contendo funções e horários para cada funcionária.

Quanto à agenda dos médicos, faço um filtro todos os dias antes de ir embora. Confirmamos todas as consultas e criamos uma listagem de pacientes aguardando desistência e, claro, a preferência são pacientes idosos. Quando um paciente desiste, seguimos a lista de espera e, dessa forma, tem diminuído as queixas quanto não tem vaga para consulta.

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Criamos mais horários de revisão para pacientes cirúrgicos, que não podem esperar. Toda manhã, organizo a agenda do médico e, caso tenha alguma urgência, as meninas do atendimento me avisam e posso encaixar o paciente. Assim, ele não criará transtorno para o médico, nem o deixará ansioso, pois será reduzido o número de pacientes aguardando atendimento. O paciente também sai ganhando, já que não terá de esperar muito tempo para ser consultado.

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Separamos, em 3 pastas sanfonadas, as guias de preenchimento de consultas em ordem alfabética, deixando tudo organizado e fácil de manejar. Como os pedidos de cirurgias são muitos, criamos uma pasta sanfona com pedidos de cirurgias já prontos somente faltando a assinatura do médico, com justificativa para os vários convênios e com suas determinações prescritas.

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Desde MAIO desse ano, nosso trabalho tem melhorado bastante. Não há mais queixas de nosso chefe e a dificuldade de horários na agenda diminuiu uns 40%.

Procuramos fazer melhoras todos os dias e incentivar nossas colegas de trabalho a continuar com o bom trabalho. Acredito que o elogio ainda é a melhor maneira de uma grande equipe. E em uma empresa a equipe unida é tudo.

Fizemos um caderno de intercorrências, no qual todas as mudanças da clínica, tudo que é resolvido, é escrito no caderno. Todas as funcionárias assinam conscientes do assunto, evitando dizer mais tarde que não foi avisada.

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Fora essas mudanças, contamos com a amizade de todas na clínica. Uma ajuda a outra. Vestimos mesmo a camisa da clínica, afinal passamos mais tempo no trabalho do que com nossas famílias. Se nosso local de trabalho nos faz sentir em casa, com risos, desabafos, tristezas e companheirismo, temos motivação para continuar. Caso contrário, tudo fica mal acabado e nosso melhor passa a ser o pior que sabemos fazer.

Todas ajudando temos sempre novas idéias e muitas críticas. E como é bom ter criticas! Sem elas não crescemos.