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SERVIÇO PÚBLICO FEDERALMINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICAINSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO

PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃOAvenida Barão do Rio Branco, 770 – 2º Andar – Sala 112 – São Benedito – CEP: 38020-300 – Uberaba/MG

Telefone: (34) 3326-1123 | Fax: (34) 3326-1101 | E-mail: [email protected]

ORIENTAÇÕES SOBRE PROCEDIMENTOS EM EDITAISPRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO

1 Edital Institucional de Extensão – Pró-reitoria de Extensão

a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado ao Gabinete contendo minuta de edital para análise jurídica;

b. Apreciação pelo Reitor da minuta apresentada e encaminhamento à procuradoria para parecer jurídico;

c. Encaminhamento à Pró-Reitoria de Extensão, pelo Gabinete, do parecer jurídico emitido pela Procuradoria do IFTM;

d. Correção segundo parecer jurídico, se necessário, e atribuição de numeração ao edital;e. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do edital no sítio da Pró-

Reitoria de Extensão e publicação no espaço de notícias;f. Encaminhamento, mediante documento oficial (despacho), ao Gabinete de solicitação

de emissão de portaria para constituição de Comitê Técnico para avaliação dos projetos submetidos ao edital;

g. Inclusão no processo de todos os projetos submetidos, com os respectivos documentos para avaliação pelo Comitê Técnico;

h. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos projetos submetidos, com os respectivos documentos, ao Comitê Técnico para avaliação;

i. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos submetidos, pelo ao Comitê Técnico, à Pró-reitoria de Extensão;

j. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Pró-Reitoria de Extensão e publicação no espaço de notícias;

k. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial;l. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelo Comitê

Técnico;m. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos recursos ao resultado

parcial, ao Comitê Técnico para avaliação;n. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos dos

recursos ao resultado parcial, pelo ao Comitê Técnico, à Pró-reitoria de Extensão;o. Reclassificação dos projetos, caso seja necessário;p. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado final do edital

no sítio da Pró-Reitoria de Extensão e publicação no espaço de notícias;q. Encaminhamento, mediante documento oficial (memorando) solicitando, à Pró-reitoria

de Administração, a descentralização de recursos para os respectivos projetos selecionados;

r. Encaminhamento, mediante documento oficial (memorando), à Direção de Câmpus, informando os projetos do respectivo câmpus que foram selecionados e solicitando providências para registro dos mesmos, aquisição de bens e contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas para selecionar os bolsistas;

s. Inclusão de 2ª via de memorando solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relatório parcial, conforme modelo do edital;

Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 1 de 10





t. Inclusão dos relatórios parciais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados;

u. Inclusão de 2ª via de memorando solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relato final, conforme modelo do edital;

v. Inclusão dos relatos finais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados.

2 Edital Institucional de Extensão – Câmpus

a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado à Direção de câmpus contendo minuta de edital e parecer jurídico previamente emitido e encaminhado pela Pró-reitoria de Extensão;

b. Análise pela Direção de câmpus da minuta de edital, podendo resultar em ratificação ou retificação do quantitativo de bolsas e informações pertinentes ao câmpus contidas na minuta de edital;

c. Correção, se for o caso, e atribuição de numeração ao edital;d. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação, no sítio da Extensão do

câmpus, do edital e publicação no espaço de notícias;e. Encaminhamento, mediante documento oficial (despacho), à Direção de câmpus, de

solicitação de emissão de portaria para constituição de Comitê Técnico para avaliação dos projetos submetidos ao edital;

f. Inclusão no processo de todos os projetos submetidos, com os respectivos documentos para avaliação pelo Comitê Técnico;

g. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos projetos submetidos, com os respectivos documentos, ao Comitê Técnico para avaliação;

h. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos submetidos, pelo ao Comitê Técnico, à coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus;

i. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;

j. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial;k. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelo Comitê

Técnico; l. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos recursos ao resultado

parcial, ao Comitê Técnico para avaliação;m. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos dos

recursos ao resultado parcial, pelo ao Comitê Técnico, à coordenação de extensão;n. Reclassificação dos projetos, caso seja necessário;o. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado final do edital

no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;p. Convocação dos coordenadores dos projetos selecionados para orientações quanto à

execução dos projetos (registro do projeto junto à coordenação de extensão, aquisição de bens, contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas);






q. Inclusão de 2ª via de solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relatório parcial, conforme modelo do edital;

r. Inclusão dos relatórios parciais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados;

s. Inclusão de 2ª via de memorando solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relato final, conforme modelo do edital;

t. Inclusão dos relatos finais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados.

3 Edital do Programa de Bolsas Acadêmicas


b. Análise pela Direção de câmpus da minuta de edital, podendo resultar em ratificação ou retificação do quantitativo de bolsas e informações pertinentes ao câmpus contidas na minuta de edital;

c. Encamihamento pela direção à coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus, para correção, se for o caso, e atribuição de numeração ao edital;

d. Encaminhamento, pela coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus, à Comunicação Social para publicação, no sítio da extensão do câmpus, do edital e publicação no espaço de notícias;

e. Inclusão no processo da ficha de inscrição e de toda a documentação apresentada pelos interessados, para avaliação pelos responsáveis pelo edital;

f. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do cronograma de entrevista no sítio da extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;

g. Realização de entrevista por representante(s) da Coordenação de Extensão e Coordenação de Projeto e finalização da classificação parcial;

h. Encaminhamento, pela coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus, à Comunicação Social para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;

i. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial;j. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelos

responsáveis pelo edital;k. Análise dos recursos ao resultado parcial e, sendo o caso, reclassificação dos

estudantes;l. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado final do edital

no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;m. Convocação dos classificados e assinatura dos respectivos termos de compromisso;n. Solicitação dos coordenadores de projeto com vagas a preencher, à Coordenação de

Extensão do câmpus, pedindo remanejamento de bolsistas de lista de espera de outros projetos com descrição de perfil de bolsistas similares [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];






o. Encaminhamento à Direção de câmpus dos pedidos remanejamento de bolsistas de lista de espera de outros projetos com descrição de perfil de bolsistas similares aos dos projetos com vagas [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];

p. Parecer da Direção do câmpus sobre os pedidos de remanejamento de bolsistas de lista de espera de outros projetos com descrição de perfil de bolsistas similares aos dos projetos com vagas [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];

q. Contato com os respectivos estudantes sobre interesse em serem remanejados de lista de espera em que se encontram classificados a projetos similares [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];

r. Assinatura de termos de autorização para remanejamento e de termo de desistência da classificação atual dos estudantes interessados [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];

s. Assinatura dos novos termos de compromisso [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];

t. Caso, mesmo assim, não tenham sido preenchidas todas as vagas, abertura de novo processo de seleção do programa de bolsas acadêmicas;

4 Edital do Programa de Assistência Estudantil


b. Análise pela Direção de câmpus da minuta de edital, podendo resultar em ratificação ou retificação do quantitativo de vagas e informações pertinentes ao câmpus contidas na minuta de edital;

c. Correção, caso necessário, e atribuição de numeração ao edital;d. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação, no sítio da Assistência

Estudantil do câmpus, do edital e publicação no espaço de notícias;e. Inclusão no processo de ficha de inscrição e de toda a documentação apresentada pelos

interessados, para avaliação pelos responsáveis pelo edital;f. Caso necessário, convocação de inscritos para entrevista e entrega de documentação

complementar de modo a dirimir eventuais dúvidas ou denúncias;g. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado parcial do edital

no sítio da Assistência Estudantil do câmpus e publicação no espaço de notícias;h. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial;i. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelos

responsáveis pelo edital;j. Análise dos recursos ao resultado parcial e, sendo o caso, reclassificação dos

estudantes pelos responsáveis pelo edital;k. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado final do edital

no sítio da Assistência Estudantil do câmpus e publicação no espaço de notícias;l. Convocação dos classificados para assinatura dos termos de compromisso;






Observações Gerais

1. Todas as comunicações deverão ser feitas no processo, mediante documentos oficiais [memorandos ou despachos].

2. As ações deverão ser desenvolvidas em conjunto com a Pró-Reitoria de Extensão sempre que necessário.

3. Todo final de ano o coordenador de extensão deverá fazer, dentre os projetos cadastrados na Coordenação de Extensão, ou setor equivalente, um levantamento dos equipamentos de informática utilizados de modo a atender o previsto no art. 14, § 2º da resolução 27/2012.

4. O procedimento para pagamento dos selecionados em editais dos programas de bolsas acadêmicas e assistência estudantil deverá ser iniciado no mês anterior ao de início das atividades vinculadas ao programa de bolsas acadêmica ou ao de início da fruição do benefício do programa de assistência estudantil.

5. Todo pagamento será feito mediante processo, sendo aberto inicialmente com a solicitação via documento oficial (memorando) à Direção de câmpus, para autorização e encaminhamento à Diretoria de Administração e Planejamento, ou setor responsável, do câmpus.

6. Os pedidos mensais de pagamento serão encaminhados, mediante memorando à Diretoria de Administração e Planejamento, ou setor responsável, do câmpus contendo tabela com a relação dos beneficiados, dados bancários, valores individuais e total do pedido, cópia da folha de presença, no caso do programa de bolsas acadêmicas, e cópia da relação de frenquência emitida por setor responsável, no caso do programa de assistência estudantil, e demais documentos que venham a ser solicitados.






Fluxograma 1 – Edital Institucional de Extensão – Pró-reitoria de Extensão


InícioAbertura de processo

contendo minuta (memorando)

Apreciação pelo reitor e encaminhamento para

parecer jurídico

Numeração e encaminhamento à

Comunicação Social para publicação no site

Adequação do edital ao parecer jurídico

não

sim

Encaminhamento ao Gabinete para emissão de portaria (comitê técnico)

Houve recursos?

sim

nãoInclusão dos projetos (e

respectivos documentos) no processo para avaliação pelo

comitê técnico

Encaminhamento do resultado

parcial à Comunicação

Social para publicação no site

Abertura de prazo de recursos

Solicitação de descentralização

de recursos à PROAD

(memorando)

Informação à Direção de câmpus sobre os projetos selecionados e solicitação de providências para a

execução dos mesmos (registro, aquisição de bens, contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas (memorando)

Fim

Há parecer favorável?

Inclusão no processo e análise do(s) recurso(s) e

reclassificação (se necessário)

Encaminhamento do resultado final à


Classificação parcial seguindo

avaliação do comitê técnico

Classificação final seguindo avaliação do

comitê técnico

Inclusão de relatórios parciais e relatos finais





Fluxograma 2 – Edital Institucional de Extensão – Câmpus


Início

Abertura de processo contendo minuta de

edital e parecer jurídico prévio (memorando)

Encaminhamento à Direção para análise



Pedido de retificação restrito à informações específicas do câmpus

não

sim

Encaminhamento à Direção para emissão de portaria (comitê técnico)

Houve recursos?

sim

nãoInclusão dos projetos (e

respectivos documentos) no processo para avaliação

pelo comitê


Solicitação de providências para a execução dos mesmos (registro, aquisição de bens, contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas

acadêmicas (memorando)

Fim

Análise favorável?



Ratificação pela Direção

Adequação



Encaminhamento do resultado

parcial à Comunicação

Social para publicação no site

Classificação parcial seguindo

avaliação do comitê técnico

Inclusão de relatórios parciais e relatos finais





Fluxograma 3 – Edital do Programa de Bolsas Acadêmicas


Início







não

sim

Houve recursos?

sim

Inclusão dos projetos (e respectivos documentos) no

processo para avaliação

Realização das entrevistas


1





Adequação



Encaminhamento à comunicação para a

publicação no site do cronograma de entrevistas

Encaminhamento do resultado parcial à


não






1Todas as

vagas foram preenchidas?

não

Pedido de remanejamento

feito pelo coordenador de

projeto

Encaminhamento à Direção para

análise

não


sim

Contato com os estudantes

Há interesse?

Assinatura de autorização para remanejamento e de termo de

desistência pelo estudante interessado

sim

Fim

sim

Assinatura de termos de

compromisso

não

Todas as vagas foram preenchidas?

2Assinatura de

termos de compromisso

sim

não

Abertura de novo processo seletivo

2





Fluxograma 4 – Edital do Programa de Assistência Estudantil


Início







não

sim

Houve recursos?

sim

Inclusão no processo de ficha de inscrição e demais documentos, para avaliação

Realização das entrevistas






Adequação



Encaminhamento à comunicação para a publicação no site do cronograma

de entrevistas/entrega de documentos

Encaminhamento do resultado parcial à


não Há necessidade de entrevistas e entrega

de documentos complementares?

sim

não

Assinatura de termos de

compromissoFim

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