Guia do Usuário P/N 300-006-656 A01...EMC® Documentum® TaskSpace Versão 6.5 Guia do Usuário P/N...

EMC® Documentum®

TaskSpaceVersão 6.5

Guia do UsuárioP/N 300-006-656 A01

EMC Computer System Brasil LtdaSede corporativa no Brasil:

Rua Verbo Divino, 1.488 – 4º andar1-508-435-1000

www.emc2.com.br

Copyright © 2008 EMC Corporation. Todos os direitos reservados.

Publicado em julho de 2008.

A EMC acredita que as informações desta publicação são precisas desde a data de sua publicação. As informações estão sujeitasa alterações sem notificação prévia.

AS INFORMAÇÕES NESTA PUBLICAÇÃO SÃO FORNECIDAS “NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRAM”. A EMCCORPORATION NÃO FAZ NENHUMA REPRESENTAÇÃO OU GARANTIA DE NENHUMA NATUREZA COM RELAÇÃOÀS INFORMAÇÕES DESTA PUBLICAÇÃO, E ESPECIFICAMENTE SE ISENTA DE GARANTIAS IMPLÍCITAS DENEGOCIABILIDADE OU ADEQUAÇÃO A UMA DETERMINADA FINALIDADE.

O uso, a cópia e a distribuição de qualquer software EMC descrito nesta publicação requerem uma licença de software aplicável.

Para obter uma listagem mais atualizada dos nomes de produto, consulte EMC Corporation Trademarks, no site EMC.com.

Todas as outras marcas comerciais usadas aqui são de propriedade de seus respectivos proprietários.

Sumário

Prefácio .......................................................................................................................... 7

Capítulo 1 Introdução ao TaskSpace ....................................................................... 9Visão geral do TaskSpace ............................................................................. 9Iniciando a interface do usuário................................................................... 11Usuários do TaskSpace................................................................................ 13Guias do TaskSpace .................................................................................... 14

Guia Pasta.............................................................................................. 14Guia Lista de tarefas ............................................................................... 14Guia Pesquisar ....................................................................................... 15Guia Processos ....................................................................................... 15Guia Gerenciamento de filas.................................................................... 15Guia Administração................................................................................ 16Guia Configuração.................................................................................. 16Guia Lista de instâncias de processos....................................................... 16Guia Painel de controle ........................................................................... 16Guia Itens abertos................................................................................... 16

Definindo preferências................................................................................ 17Configurando a aquisição automática da próxima tarefa .......................... 18Removendo as credenciais salvas............................................................. 18Configurando os prompts de confirmação................................................ 18Configurando a criação de versões........................................................... 19Configurando a reutilização de uma janela pop-up ................................... 19Configurando a visualização do documento ............................................. 20Configurando um documento de mesclagem............................................ 20Configurando a modificação de página .................................................... 21

Encerrando a interface do usuário................................................................ 21

Capítulo 2 Usando uma guia Pasta ......................................................................... 23

Capítulo 3 Gerenciando tarefas .............................................................................. 25Iniciando um processo ................................................................................ 25

Usando uma guia Processos para iniciar um processo ............................... 25Localizando um processo e iniciando-o .................................................... 26Localizando um objeto e iniciando um processo ....................................... 27Concluindo o início do processo .............................................................. 28

Processando as tarefas ................................................................................ 29Pesquisar tarefas..................................................................................... 29Processando uma tarefa .......................................................................... 30

Definindo a disponibilidade do fluxo de trabalho ......................................... 31

Capítulo 4 Usando uma guia Pesquisar .................................................................. 33Pesquisando informações ............................................................................ 33Usando um conjunto de resultados de pesquisa............................................ 34

Guia do Usuário do EMC Documentum TaskSpace Versão 6 3

Sumário

Trabalhando com documentos................................................................. 34Visualizando os documentos a partir de um conjunto deresultados de pesquisa ........................................................................ 35Modificando os documentos a partir de um conjunto deresultados de pesquisa ........................................................................ 35Mesclando vários documentos............................................................. 36Reorganizando páginas....................................................................... 38Excluindo páginas .............................................................................. 39Inserindo páginas ............................................................................... 41Extraindo páginas............................................................................... 43Exportando documentos a partir de um conjunto deresultados de pesquisa ........................................................................ 45Exportando para CSV a partir de um conjunto de resultadosde pesquisa ........................................................................................ 45Exibindo versões de documento em um conjunto deresultados de pesquisa ........................................................................ 46Fazendo o upload de um arquivo como uma nova versão deum documento ................................................................................... 47Exibindo rendições de um documento ................................................. 48Importando rendições......................................................................... 49Excluindo rendições............................................................................ 50Exportando uma rendição ................................................................... 50Gerando uma nova rendição ............................................................... 51

Trabalhando com pastas.......................................................................... 52

Capítulo 5 Usando a guia Itens abertos .................................................................. 53Usando um visualizador de documento ....................................................... 53Trabalhando com pastas e documentos ........................................................ 54

Ações do menu de contexto de subpasta .................................................. 56Ações do menu de contexto do documento .............................................. 56Botões de ação do documento.................................................................. 57Mais ações ............................................................................................. 58Criando pastas ....................................................................................... 58Importando pastas e documentos ............................................................ 60

Recursos de importação adicionais ...................................................... 60Visão geral das anotações em PDF ........................................................... 61Adicionando comentários a documentos PDF........................................... 61Exibição de comentários em documentos PDF .......................................... 62

Trabalhando com as atividades da tarefa ...................................................... 62Fechando todos os itens abertos................................................................... 63

Glossário ....................................................................................................................... 65

4 Guia do Usuário do EMC Documentum TaskSpace Versão 6

Sumário

Lista de Figuras

Figura 1. Barra da guia do TaskSpace ............................................................................. 14Figura 2. Página Preferências......................................................................................... 17Figura 3. Exemplo da guia Pasta do TaskSpace ............................................................... 24Figura 4. Exemplo da guia Lista de tarefas do TaskSpace ................................................ 30Figura 5. Exemplo da guia Pesquisar do TaskSpace......................................................... 34Figura 6. Exemplo de exibição em árvore da pasta do TaskSpace ..................................... 55Figura 7. Exibição de atividade da tarefa do TaskSpace ................................................... 63Figura 8. Guia Itens abertos do TaskSpace ...................................................................... 63


Sumário

Lista de Tabelas

Tabela 1. Variáveis da URL do TaskSpace ....................................................................... 11Tabela 2. Usuários do TaskSpace.................................................................................... 13


Prefácio

Este guia do usuário descreve como usar o EMC Documentum TaskSpace (com configuraçõespadrão) para gerenciar tarefas; criar, recuperar, exibir e gerenciar pastas e documentos; e pesquisarinformações. O TaskSpace estende a funcionalidade do Documentum WDK.

Público-alvoEste guia foi escrito para usuários do software TaskSpace, conforme descrito em Usuáriosdo TaskSpace, página 13. O conjunto completo de documentação do software TaskSpaceestá conforme a seguir:• Notas da Versão do Documentum TaskSpace• Guia de Implantação do Documentum TaskSpace• Guia de Configuração do Documentum TaskSpace• Guia do Usuário do Documentum TaskSpace• Tutorial do Aplicativo de Amostra do Documentum TaskSpace• Notas da Versão do Documentum Document Image Services• Guia de Implantação do Documentum Document Image Services• Guia de Desenvolvimento do Documentum Document Image Services

Histórico de RevisõesAs alterações a seguir foram feitas neste documento.


Prefácio

Histórico de Revisões

Data de revisão Descrição

Julho de 2008 Publicação inicial


Capítulo 1Introdução ao TaskSpace

O TaskSpaceé um cliente baseado em navegador, usado principalmente para processamento detarefas e recuperação de documentos, que compõe a solução do EMC Documentum TransactionalContent Management. Os tópicos a seguir oferecem uma visão geral do TaskSpace e informaçõesbásicas sobre como utilizá-lo:• Visão geral do TaskSpace, página 9• Iniciando a interface do usuário, página 11• Usuários do TaskSpace, página 13• Guias do TaskSpace, página 14• Definindo preferências, página 17• Encerrando a interface do usuário, página 21

Visão geral do TaskSpaceO software TaskSpace é uma interface do usuário altamente configurável e prontapara uso, otimizada para processamento de tarefas em larga escala e recuperaçãode documentos. A interface de usuário foi aprimorada pela disponibilidade de umvisualizador integrado e acesso ao repositório do EMC Documentum e serviços degerenciamento de conteúdo em um aplicativo de navegador padrão.

Os recursos específicos do TaskSpace incluem:• Funcionalidade de criação e de layout no Forms Builder do EMC Documentum: Essa

ferramenta é baseada no framework do componente do Kit de desenvolvimento daWeb do EMC Documentum e oferece a capacidade de projetar interfaces de usuárioque oferece conhecimento aos trabalhadores para interagirem com os fluxos detrabalho, processos de negócios e recuperação de documento.

• Administração: Os administradores podem manter os componentes do TaskSpace,definir funções para usuários, associar aplicativos e aplicar segurança a documentose pastas.


Introdução ao TaskSpace

• Integrações de gerenciamento de processo de negócios: O EMC Documentum ProcessSuite usa a capacidade para definir, executar, monitorar e otimizar os processos denegócios em organizações, sistemas e aplicativos.

• Exibição de documento: Os usuários podem exibir documentos e outras imagensusando um visualizador de documento, como o Adobe Acrobat Reader, oDocumentum PDF Annotation Services (PAS), o Daeja ViewOne Pro, o IGC Brava!ou Formulários de alta-fidelidade. Os usuários podem anotar documentos e outrasimagens usando o PAS, Daeja ViewOne Pro ou IGC Brava!

• Recuperação de informações: Os dados e documentos podem ser extraídos para acessare processar as solicitações dos clientes. As informações podem ser recuperadasusando recursos de pesquisa de metadados ou pela navegação nas pastas ecategorias no repositório.

Para usar o TaskSpace:O procedimento a seguir apresenta uma visão geral para uso do TaskSpace e ondeencontrar informações neste guia:

1. Faça login no TaskSpace. Para obter instruções, consulte Iniciando a interface dousuário, página 11. O componente do TaskSpace que é exibido primeiro depende daconfiguração de sua função (para obter informações completas sobre como configuraras funções de usuário, consulte o Guia de Configuração do Documentum TaskSpace):• Se a sua função for administrativa, você poderá visualizar todas as guias e áreas

do TaskSpace.• Caso contrário, você poderá ver apenas as guias e áreas do TaskSpace

relacionadas às tarefas atribuídas.2. Se a sua função for administrativa, talvez seja necessário executar diversas ações

administrativas, como configurar o TaskSpace, gerenciar usuário e funções, egerenciar filas de tarefas. Para obter instruções, consulte o Guia de Configuração doDocumentum TaskSpace.

3. Se as tarefas forem atribuídas a você, será necessário iniciar um processo e concluiras tarefas. Para obter instruções, consulte Capítulo 3, Gerenciando tarefas.

4. Enquanto você está processando tarefas, ou além de processar tarefas, pode sernecessário criar pastas ou documentos. Para obter instruções completas para criarpastas, consulte Criando pastas, página 58.

5. Quando as pastas e documentos forem criados, você pode executar as ações a seguir:• É possível pesquisar pastas, documentos ou clientes. Para obter instruções,

consulte Capítulo 4, Usando uma guia Pesquisar.• Você pode executar ações de gerenciamento de pastas e documentos, como

mover documentos e editar um documento no aplicativo nativo. Para obterinstruções, consulte Capítulo 2, Usando uma guia Pasta e Trabalhando compastas e documentos, página 54 .



• Você pode executar ações de gerenciamento de documentos e páginas novisualizador de imagens, como navegar, anotar, imprimir e exportar. Para obterinstruções, consulte Usando um visualizador de documento, página 53.

Iniciando a interface do usuárioPara iniciar a interface do usuário e fazer log-in:1. Abra um navegador suportado. Para obter uma lista dos navegadores suportados,

consulte as Notas da versão do Documentum TaskSpace.

2. Navegue até a interface do usuário do TaskSpace na seguinte URL:http://server_name:port_number/deployment_name?appname=app_nameTabela 1, página 11 explica cada variável nesta URL:

Tabela 1. Variáveis da URL do TaskSpace

Variável da URL Explicação

server_name Nome do computador no qual o TaskSpace está instalado.

port_number Porta onde o servidor do aplicativo recebe as conexões.

deployment_name Diretório virtual criado durante a instalação.

app_name Nome de um aplicativo TaskSpace.

Observação: Caso não tenha certeza de qual URL usar, pergunte ao administradordo sistema.

Se estiver acessando a interface de usuário do TaskSpace pela primeira vez, omita oponto de interrogação e tudo o que se segue.

A página de log-in aparecerá.



3. Na página de log-in do TaskSpace, selecione um repositório e insira seu nome delog-in e senha.

4. Para que a página de log-in relembre essas informações automaticamente, selecionea opção Lembrar minhas credenciais.Dica: Quando estiver conectado, você poderá exibir ou excluir suas credenciaissalvas, clicando em Preferências.

5. Para inserir um nome de domínio do Microsoft Windows NT, clique emMais opçõese insira o domínio.

6. Para selecionar o idioma do texto na interface do usuário do TaskSpace, clique emMais opções e selecione o idioma.

7. Para se conectar ao repositório usando um servidor específico, clique emMaisOpções e selecione esse servidor na caixa de lista Servidor. O padrão é Qualquerservidor em execução.

8. Para usar os recursos de acessibilidade, clique emMais opções e marque Opçõesadicionais de acessibilidade.O modo de acessibilidade fornece navegação linear, navegação de guia, listas em vezde menus e um texto adicional.

9. Para alterar sua senha, siga estas etapas:Observação: Se sua organização usa LDAP (Lightweight Directory Access Protocol),você não pode alterar sua senha na página de login do TaskSpace. Pergunte aoadministrador do sistema sobre como alterar sua senha.

a. Clique em Mais opções.

b. Clique em Alterar senha.

c. Digite sua senha atual e a nova senha.

d. Clique em Aplicar.

10. Clique em Fazer login. O software TaskSpace determina as associações a funções dasua conta de usuários e determina quais dessas funções foram configuradas paraserem usadas na interface do usuário do TaskSpace.• Se a sua conta de log-in for um membro de apenas uma função, a interface

do usuário do TaskSpace aparecerá. Os elementos da interface a seremdisponibilizados a você dependerão de sua função.



• Se a sua conta de log-in for um membro de várias funções, será solicitado queseja selecionada uma função. Além disso, se sua conta for um membro deuma função que seja um membro de outra função, a função herdada tambémaparecerá na lista, desde que tenha sido configurada para uso na interface dousuário do TaskSpace.

11. Se solicitado, selecione uma função e clique em Selecionar.A interface do usuário do TaskSpace aparecerá. Os elementos da interfacedisponíveis para você dependem da função selecionada.

Observação: Após o log in, você pode alternar para uma função diferente,selecionando-a na caixa de lista na barra superior. A interface é alterada para refletira nova função.

Usuários do TaskSpaceEsta seção descreve alguns dos usuários comuns do TaskSpace.

Tabela 2. Usuários do TaskSpace

Usuário(s) Descrição

Designers deaplicativos

Usuários que são treinados para configurar o sistema, mas nãonecessariamente possui experiência de codificação em Java.

Desenvolvedores Usuários responsáveis pelo desenvolvimento e a manutençãode aplicativos de imagem do documento na plataformaDocumentum.

Administradores Usuários responsáveis pela administração e pela manutenção doaplicativo TaskSpace.

Usuário(s) Qualquer usuário final, incluindo Representantes do atendimentoao cliente, Processadores de tarefas ou Proprietários de processo.



Guias do TaskSpaceA funcionalidade no TaskSpace é organizada por guias. Cada guia possui uma barrainferior. A barra inferior pode conter um ou mais botões, permitindo executar váriasações, dependendo do contexto e suas permissões. A interface do TaskSpace tambémtem uma barra superior. A barra superior contém uma barra de guias, uma área depesquisa, uma lista de seleção de função, um botão Preferências, um botão de Logout,um botão de ajuda e um botão de informações. Uma barra da guia permite que vocênavegue de uma guia do TaskSpace para outra. A disponibilidade de cada guia dependede suas permissões.

Os seguintes tipos de guia estão disponíveis no TaskSpace:• Guia Pasta, página 14• Guia Lista de tarefas, página 14• Guia Pesquisar, página 15• Guia Processos, página 15• Guia Gerenciamento de filas, página 15• Guia Administração, página 16• Guia Configuração, página 16• Guia Lista de instâncias de processos, página 16• Guia Painel de controle, página 16• Guia Itens abertos, página 16Figura 1. Barra da guia do TaskSpace

Guia Pasta

Uma guia Pasta permite que os usuários pesquisem e visualizem pastas e documentos.Ela também pode ser usada para pesquisar e iniciar processos.

Para obter mais informações, consulte Capítulo 2, Usando uma guia Pasta.

Guia Lista de tarefas

Dependendo de sua função, uma guia Lista de tarefas pode aparecer como uma lista ouum navegador. Se a sua função permitir ver apenas uma fila, uma guia Lista de tarefas



oferecerá uma lista de tarefas associadas a essa fila. Se a sua função permitir visualizarmais de uma fila, uma guia Lista de tarefas oferecerá uma exibição em árvore de filas euma lista das tarefas associadas à fila selecionada.

Para obter mais informações, consulte Capítulo 3, Gerenciando tarefas.

Guia Pesquisar

Uma guia Pesquisar tem uma área de entrada de critérios de pesquisa e uma área dalista de resultados da pesquisa de rolagem. Dependendo de suas permissões, talvez vocêpossa procurar documentos, pastas, documentos nas pastas, tarefas, filas e processos. Oitem escolhido para procura determina os campos de entrada de critérios e os cabeçalhosdas colunas dos resultados. Você tem a opção de ocultar ou mostrar colunas.

É possível alternar entre uma pesquisa básica e pesquisa avançada. Também é possívelsalvar pesquisas para uso posterior. Pesquisas salvas contêm os critérios de pesquisa,para que seja possível executar de novo a mesma pesquisa rapidamente.

Para obter mais informações, consulte Capítulo 4, Usando uma guia Pesquisar.

Guia Processos

Uma guia Processos lista todos os processos disponíveis para o usuário conectadoe permite iniciar um processo selecionado. Para obter mais informações, consulteIniciando um processo, página 25.

Guia Gerenciamento de filas

Dependendo de sua configuração de função, você pode consultar a guia Gerenciamentode filas. Esta guia permite atribuir um usuário para uma fila, configurar a definição doconjunto de habilidades de usuários, reatribuir trabalho de um usuário para outro,alterar as prioridades para itens de trabalho em uma fila, alterar o requisito do conjuntode habilidades para um item de trabalho ou executar relatórios. A guia Gerenciamentode filas também permite agrupar filas por categorias ou verificar se alguma fila tem itensde trabalho pendentes. Para obter detalhes completos sobre o uso da guia Gerenciamentode filas, consulte o Guia de Configuração do Documentum TaskSpace.



Guia Administração

Dependendo de sua configuração de função, é possível consultar a guia Administração.Esta guia permite aos Designers de aplicativos gerenciar usuários e funções. Para obterdetalhes completos sobre o uso da guia Administração, consulte Guia de Configuração doDocumentum TaskSpace.

Guia Configuração

Dependendo de sua configuração de função, é possível consultar a guia Configuração.Esta guia permite que os Designers de aplicativos configurem alguns itens. Para obterdetalhes completos sobre o uso da guia Configuração, consulte o Guia de Configuração doDocumentum TaskSpace.

Guia Lista de instâncias de processos

Dependendo de sua configuração de função, você pode consultar a guia Lista deinstâncias de processos. Essa guia permite pesquisar processos. Para obter detalhescompletos sobre o uso da guia Lista de instâncias de processos, consulte o Guia deConfiguração do Documentum TaskSpace.

Guia Painel de controle

Dependendo de sua configuração de função, é possível consultar a guia Painel decontrole. Uma guia Painel de controle permite que os administradores monitorem odesempenho do processo do repositório. Para obter detalhes completos sobre o uso daguia Painel de controle, consulte o Guia de Configuração do Documentum TaskSpace.

Guia Itens abertos

A guia Itens abertos é onde qualquer item que foi aberto ou iniciado no TaskSpace éexibido, incluindo a visualização de documentos e a conclusão de tarefas.

Para obter mais informações, consulte Capítulo 5, Usando a guia Itens abertos.



Definindo preferênciasA página Preferências permite que você controle as seguintes configurações do usuário:• Configurando a aquisição automática da próxima tarefa , página 18• Removendo as credenciais salvas, página 18• Configurando os prompts de confirmação, página 18• Configurando a criação de versões, página 19• Configurando a reutilização de uma janela pop-up, página 19• Configurando a visualização do documento, página 20• Configurando um documento de mesclagem, página 20• Configurando a modificação de página, página 21Para exibir a página Preferências, clique na opção Preferências localizada na barrasuperior da interface do usuário do TaskSpace, próximo ao botão Logout.

Figura 2. Página Preferências



As configurações na página Preferências são salvas nos cookies de seu navegador, assim,estas configurações se aplicam a todos os aplicativos TaskSpace e a todos os usuáriosque usam o mesmo navegador no mesmo computador.

Configurando a aquisição automática da próxima tarefa

Por padrão, ao concluir uma tarefa, você pode escolher qual tarefa deseja adquirir emseguida. Quando esta configuração estiver ativada, após concluir uma tarefa atribuída, apróxima tarefa em sua fila de tarefas é atribuída automaticamente a você.

Para definir a preferência:1. Na página Preferências, clique na caixa de seleção ao lado de Obter próxima tarefa

automaticamente para ativar ou desativar a configuração. Se a caixa contiver umamarca de verificação, a configuração estará ativada. Se a caixa estiver em branco, aconfiguração estará desativada.

2. Ao concluir suas alterações de preferência, clique em OK.

Removendo as credenciais salvas

Se você tiver selecionado anteriormente a opção de salvar as credenciais na página delogin do TaskSpace (usando a opção Lembrar minhas credenciais), será possível usar apágina Preferências para remover as credenciais salvas.

Para definir a preferência:1. Na página Preferências, clique em Remover ao lado das informações de credenciais

salvas. A página Remover credenciais será exibida, solicitando que seja verificada aremoção das credenciais salvas.

2. Clique em OK. A página Preferências reaparecerá com as informações dascredenciais salvas removidas.


Configurando os prompts de confirmação

Por padrão, quando você tentar excluir ou remover um item da guia Configuração doTaskSpace, um aviso aparecerá solicitando confirmação. Este aviso fornece a opção depular a página de confirmação no futuro: Não mostrar esta mensagem novamente. Se



desejar retornar quaisquer destas páginas de confirmação, você poderá fazê-lo na páginaPreferências.

Para definir a preferência:1. Na página Preferências, em Prompts de confirmação, selecione os itens para os

quais você deseja prompts de confirmação. Os itens os quais você pode escolhercorrespondem aos nós na guia Configuração: Componente(s), Processo(s), Guia(s),Função(ões), Painéis de controle e Ações.


Configurando a criação de versões

Quando você modifica o conteúdo de um documento e faz check-in dele, o TaskSpaceatribui um novo número de versão a ele. Você pode especificar se deseja tornar essaversão a versão principal ou secundária. Por exemplo, se o documento atual for a versão1.4, a próxima versão secundária será 1.5 e a próxima versão principal será 2.0.

Para definir a preferência:1. Na página Preferências, em Atualização do conteúdo do documento, há duas

opções disponíveis.

2. Selecione uma opção:• Para tornar o documento com check-in em uma versão secundária, selecione

Versão secundária.• Para tornar o documento com check-in em uma versão principal, selecione

Versão principal.3. Ao concluir suas alterações de preferência, clique em OK.

Configurando a reutilização de uma janela pop-up

Seu administrador pode ter configurado a visualização do documento para que umajanela separada seja aberta (uma janela pop-up) quando um documento for aberto.Você pode especificar se estas janelas pop-up serão reutilizadas para documentossubseqüentes.

Para definir a preferência:1. Na página Preferências, em Gerenciamento de Janelas, duas opções estão

disponíveis.



2. Selecione uma opção:• Para reutilizar a janela pop-up, selecione Carregue o documento na janela

aberta, substituindo seu conteúdo.• Para sempre exibir uma nova janela pop-up, selecione Carregue o documento

em uma nova janela.3. Ao concluir suas alterações de preferência, clique em OK.

Configurando a visualização do documento

Ao exibir uma visualização de pastas que contém uma visualização do documento, odocumento pode ser exibido in-line ou em uma janela pop-up, dependendo da suapreferência.

Para definir a preferência:1. Na página Preferências, em Visualização do documento, selecione uma destas

opções:• Mostrar o documento in-line• Mostrar o documento em uma janela pop-upSe você escolher mostrar o documento em uma janela pop-up, as opções adicionaisaparecerão.

2. Se você escolheu mostrar o documento em uma janela pop-up, modifique asconfigurações pop-up para atender às suas necessidades:• Para especificar o tamanho da janela pop-up, nas caixas Largura e Altura, digite

valores em pixels.• Para especificar o local da janela pop-up na tela do computador, selecione

Esquerda superior,Direita superior, Centro, Esquerda inferior,Direita inferiorou Posição exata na caixa de lista.

• Se você escolheu Posição exata para posteriormente ajustar o alinhamento dajanela na tela do computador, digite o número de pixels nas caixas X e Y.


Configurando um documento de mesclagem

Por padrão, quando você termina de mesclar dois documentos, recebe uma caixade diálogo de confirmação. A seleção dessa caixa permite que o sistema conclua amesclagem sem pedir outras confirmações. Se você deixá-la desmarcada, continuará areceber a caixa de diálogo de confirmação.



Para definir a preferência:1. Na página Preferências, clique na caixa de seleção ao lado de Dados padrão para

confirmação de documento de mesclagem para ativar ou desativar a configuração.Se a caixa contiver uma marca de verificação, a configuração estará ativada. Se acaixa estiver em branco, a configuração estará desativada.


Configurando a modificação de página

Por padrão, quando você executa modificações de página em um documento, recebeuma caixa de diálogo de confirmação. A seleção de qualquer uma dessas caixas permiteque o sistema conclua esse tipo específico de modificação de página sem pedir outrasconfirmações. Se você deixá-las desmarcadas, continuará a receber caixas de diálogo deconfirmação.

Para definir a preferência:1. Na página Preferências, clique nas caixas de seleção ao lado das quatro opções em

Modificação de página para ativar ou desativar as configurações. Se uma caixacontiver uma marca de verificação, a configuração estará ativada. Se uma caixaestiver em branco, a configuração estará desativada.


Encerrando a interface do usuárioO procedimento a seguir descreve como fazer logout do TaskSpace e sair da interface dousuário.

Como fazer logout do TaskSpace:1. Certifique-se que qualquer trabalho que você tenha feito no TaskSpace esteja

completo e de que as alterações foram salvas, se necessário.



2. Clique em Logout na barra superior da interface do usuário. Uma página TaskSpaceserá exibida, indicando que o logout foi feito com êxito.


Capítulo 2Usando uma guia Pasta

O nome exato e a funcionalidade de uma guia Pasta podem variar, dependendo de como a guia foiinicialmente configurada pelo administrador de sistema ou pelo designer de aplicativos. A principalfuncionalidade da guia Pasta é a mesma ao trabalhar com pastas na interface de visualização de pastana guia Itens abertos (consulte Trabalhando com pastas e documentos, página 54 para obter detalhescompletos sobre a funcionalidade básica de visualização da pasta). Entretanto, a guia Pasta estáconfigurada para ser aberta em um local de pasta fixo, por padrão.

Dependendo das definições de configuração de sua guia Pasta específica, o tipo dos itens mostradospode variar. Além de pastas e documentos, você também pode ver processos; nesse caso, poderáexibir, selecionar e iniciar um processo em uma guia Pasta. Para obter informações detalhadas sobrecomo iniciar um processo, consulte Iniciando um processo, página 25.

Uma guia Pasta também pode incluir botões de ação. Os botões de ação disponíveis para vocêdependem das configurações de sua guia, mas podem incluir:• A opção Importar abre uma página de importação de arquivo para seleção de um ou mais

documentos para importação na pasta selecionada. Apenas uma pasta pode ser selecionadapara importar documentos. Para obter instruções completas sobre como importar pastas oudocumentos, consulte Importando pastas e documentos, página 60.

• A opção Nova pasta cria uma nova pasta na pasta selecionada. Apenas uma pasta pode serselecionada para criar uma nova pasta. Para obter instruções completas para criar pastas, consulteCriando pastas, página 58.

• A opção Editar permite editar o documento e seu aplicativo nativo e depois salvar as ediçõesde volta no repositório. Por exemplo, se o documento for um documento do Microsoft Word,ele será baixado e aberto no Microsoft Word.

Para exibir um documento in-line ou em uma janela pop-up (dependendo da configuração da suaguia particular), basta selecioná-lo. Use o botão de seta para a direita ou esquerda para expandirou recolher a exibição do documento.

A figura a seguir mostra um exemplo de guia Pasta:


Usando uma guia Pasta

Figura 3. Exemplo da guia Pasta do TaskSpace


Capítulo 3Gerenciando tarefas

Se os modelos do processo foram criados e instalados no BPM para seu repositório e implementadosem seu aplicativo TaskSpace, você poderá precisar gerenciar as tarefas. Os processos podem seriniciados em diversos modos. Quando um processo é iniciado, as tarefas associadas são acessadasnuma guia Tarefa ou Lista de tarefas (os nomes exatos das guias podem variar dependendo daconfiguração específica do sistema). As atividades da tarefa serão então exibidas na guia Itens abertos.• Iniciando um processo, página 25• Processando as tarefas, página 29• Definindo a disponibilidade do fluxo de trabalho, página 31

Iniciando um processoDependendo da configuração do aplicativo TaskSpace, você poderá iniciar os processosdas seguintes maneiras:• Use uma guia Processos para localizar um processo e iniciá-lo. Para obter instruções,

consulte Usando uma guia Processos para iniciar um processo, página 25.• Use uma guia Pasta ou Pesquisar para localizar um processo e iniciá-lo. Para obter

instruções, consulte Localizando um processo e iniciando-o, página 26.• Use uma guia Pasta ou Pesquisar para localizar um objeto e iniciar um processo

para manipular este objeto. Para obter instruções, consulte Localizando um objeto einiciando um processo, página 27.

Usando uma guia Processos para iniciar um processo

Você poderá iniciar um processo a partir de uma guia Processos. Uma guia Processoscontém uma lista de processos instalados. A lista indica a versão e proprietário de cadaprocesso.


Gerenciando tarefas

Para iniciar um processo:1. No TaskSpace, abra uma guia Processos. (O nome exato da guia pode variar,

dependendo da configuração). A guia Processos lista todos os processos instaladosno repositório.

2. Selecione um processo e clique em Iniciar processo. A página que aparecerá emseguida pode variar, dependendo da configuração. Para obter outras instruções,consulte Concluindo o início do processo, página 28.

Localizando um processo e iniciando-o

Você poderá iniciar um processo a partir de uma guia Pesquisar ou Pasta.

Para iniciar um processo:1. No TaskSpace, abra uma guia Pesquisar ou Pasta. (O nome exato da guia pode

variar, dependendo da configuração). Se necessário, procure ou navegue até oprocesso que você deseja iniciar.


Gerenciando tarefas

2. Selecione o processo. Clique nele com o botão direito e selecione Iniciar. A páginaque aparecerá em seguida pode variar, dependendo da configuração. Para obteroutras instruções, consulte Concluindo o início do processo, página 28.

Localizando um objeto e iniciando um processo

Você poderá usar uma guia Pasta ou Pesquisa para localizar um objeto e iniciar umprocesso para manipular este objeto.

Para iniciar um processo:1. No TaskSpace, abra uma guia Pesquisar ou Pasta. (O nome exato da guia pode

variar, dependendo da configuração). Se necessário, procure ou navegue até o objetopara o qual você deseja iniciar um processo.

2. Selecione o objeto. Clique nele com o botão direito e selecione Iniciar anexo. Apágina Iniciar fluxo de trabalho aparecerá.


Gerenciando tarefas

3. Selecione um processo e clique em OK. A página que aparecerá em seguidapode variar, dependendo da configuração. Para obter outras instruções, consulteConcluindo o início do processo, página 28.

Concluindo o início do processo

Por padrão, ao iniciar um processo, uma opção Iniciar fluxo de trabalho: A página deinformações aparece com duas guias: 1. Informações e 2. Comentários. Porém, se oprocesso selecionado tiver sido associado a um modelo do Processo de início do FormsBuilder, a página que aparecerá poderá ser muito diferente. Esta seção descreve comoconcluir o início do processo que usa a página Iniciar fluxo de trabalho padrão.

Para concluir o início do processo:1. Na guia 1. Informações, digite uma descrição.

2. Também na guia 1. Informações, caso você deseje adicionar um anexo, clique emAdicionar.

a. Para localizar os arquivos que deseja anexar, clique na guia adequada e navegueaté os arquivos nessa guia. As guias que correspondem aos nós do repositóriosão navegadas da mesma forma que os nós do repositório. Selecione os arquivosque deseja anexar.

b. Clique em OK na parte inferior da página.


Gerenciando tarefas

c. Ao anexar um arquivo que tenha links para outros arquivos, você pode optarpor adicionar os arquivos vinculados, selecionando Adicionar automaticamenteobjetos vinculados.

d. Para remover um arquivo anexado, clique em Excluir ou Remover.

3. Clique em Avançar. A guia 2. Comentários aparecerá. Se quiser adicionar umcomentário, clique em Adicionar comentários.

a. Na guia Adicionar comentário, digite seus comentário no campo Comentário.

b. Selecione para quais usuários você deseja enviar o comentário:• Para destinatários subseqüentes Envia o comentário a todos os usuários

restantes no fluxo de trabalho.• Apenas para o(s) próximo(s) destinatário(s) Envia o comentário apenas aos

usuários que receberam a próxima atribuição da tarefa no fluxo de trabalho.c. Clique em OK.

4. Clique em Concluir.O processo foi iniciado. Para exibir e iniciar as tarefas associadas ao processo, vocêprecisa abrir uma guia Lista de tarefas. Para obter informações sobre o processamento detarefas, consulte Processando as tarefas, página 29.

Processando as tarefasProcessar as tarefas pode envolver uma série de atividades que envolvem uma ou maisguias no TaskSpace. Esta seção descreve uma forma muito genérica para processar umatarefa. Muitos fatores no processo estão sujeitos a definições de configuração específicase elementos de projeto e então esta seção pode não conter detalhes específicos à suaimplementação do TaskSpace.

As tarefas são inicialmente acessadas de uma guia Lista de tarefas, em que é possívelpesquisar tarefas, classificar tarefas e iniciar o processamento de tarefas, conformedescrito nas seções a seguir:• Pesquisar tarefas, página 29• Processando uma tarefa, página 30

Pesquisar tarefas

A seção superior de uma guia Lista de tarefas contém campos de pesquisa para localizaras tarefas. Os campos específicos disponíveis dependem da configuração do sistema,mas podem incluir a capacidade de procurar status, prioridade, remetente e data.


Gerenciando tarefas

Portanto, quando você abre a guia pela primeira vez, as tarefas atuais atribuídas a vocêpodem já estar listadas, sem antes ter sido realizada uma pesquisa.

Para pesquisar tarefas:1. Abra uma guia Lista de tarefas.

2. Insira valores em um ou mais campos de pesquisa, localizados na seção superiorda guia.

3. Clique em Ir ou Pesquisar. Os resultados da pesquisa são exibidos na lista de tarefas,abaixo dos campos de pesquisa.

A figura a seguir mostra um exemplo de guia Lista de tarefas:

Figura 4. Exemplo da guia Lista de tarefas do TaskSpace

Processando uma tarefa

Processar uma tarefa envolve concluir atividades associadas que podem variar,dependendo do processo específico e da criação do fluxo de trabalho.

Para processar uma tarefa:1. Abra uma guia Lista de tarefas.

2. Se a visualização em árvore estiver disponível e se você precisar usar uma listade tarefas diferente da lista de tarefas padrão, expanda o nó Caixa de entrada eselecione outra lista de tarefas.


Gerenciando tarefas

3. Se necessário, procure uma tarefa para localizar a tarefa você deseja processar.

4. Proceda de uma das formas a seguir:• Clique em Obter próxima tarefa.• Na lista de tarefas, escolha uma tarefa inativa, clique com o botão direito do

mouse e selecione Exibir.A página de atividade para a tarefa selecionada aparece na guia Itens abertos.

5. Dependendo da configuração, de permissões baseadas em função e de elementos deprojeto de fluxo de trabalho, diversas ações podem estar disponíveis para trabalharem e concluir a tarefa selecionada, incluindo (mas não se limitando a):• Visualizando e indexando um documento• Anexando um ou mais documentos• Digitando informações ou adicionando comentários• Criando uma pasta• Rejeitando ou reatribuindo a tarefa

6. Para concluir a tarefa, clique em Submeter, Avançar ou Concluir, dependendo dobotão mostrado.

Muitas outras ações podem estar disponíveis (como operações do visualizador deimagem, anotações e exportação), dependendo da configuração e permissões de usuáriocom base na função. Para obter mais informações, consulte Capítulo 5, Usando a guiaItens abertos.

Definindo a disponibilidade do fluxo detrabalho

Em uma guia Lista de tarefas, é possível indicar por meio do status da Caixa de entradaque você não está disponível e especificar uma delegação. Seu status pode ser alternadoentre disponível e indisponível. Por padrão, seu status é definido como disponível.Para alterar seu status para indisponível:

Para alterar seu status do fluxo de trabalho para indisponível:1. Na guia Lista de tarefas, abra sua caixa de entrada e clique no link Estou disponível

na parte superior da área de pesquisa. A página Disponibilidade do fluxo detrabalho será exibida.

2. Na guia Disponibilidade do fluxo de trabalho, selecione a caixa ao lado de Estouindisponível no momento.

3. Clique em editar. Uma página Selecionar usuário aparecerá, listando os usuáriosdo TaskSpace.


Gerenciando tarefas

4. Selecione outro usuário para quem você deseja que suas tarefas sejam direcionadasclique em OK. A página Disponibilidade do fluxo de trabalho reaparecerá com onome de usuário selecionado exibido.

5. Clique emOK para retornar à guia Lista de tarefas. O link agora aparece como Estoudefinido no momento como indisponível.

Para alterar seu status de volta para disponível:

Para alterar seu status do fluxo de trabalho para disponível:1. Na guia Lista de tarefas, abra a sua caixa de entrada e clique no link Estou definido

no momento como indisponível na parte superior da área de pesquisa da tarefa. Apágina Disponibilidade do fluxo de trabalho será exibida.

2. Desmarque a opção: Estou indisponível no momento e clique em OK. Na guia Listade tarefas, o link agora aparecerá como Estou disponível.


Capítulo 4Usando uma guia Pesquisar

Você pode procurar vários tipos de informações usando uma guia Pesquisar. O nome exato da guiapode variar, dependendo das definições de configuração específicas do sistema.• Pesquisando informações, página 33• Usando um conjunto de resultados de pesquisa, página 34

Pesquisando informaçõesO propósito principal de uma guia Pesquisar é procurar tipos de informações, inclusivedocumentos, pastas, processos e tarefas, dependendo da configuração específica doTaskSpace.

Para pesquisar informações usando uma guia Pesquisar:1. Abra a guia Pesquisar que você deseja usar.

2. Na guia Pesquisar, na lista suspensa Pesquisar, selecione o tipo específico deinformação que você está pesquisando. Um componente de pesquisa aparecerá comvários campos para pesquisa, de acordo com o tipo de informações selecionadas.

3. Digite os critérios de pesquisa nos campos fornecidos.• Para executar uma pesquisa básica, digite os valores nos campos dos critérios de

pesquisa disponíveis.• Para executar uma pesquisa avançada (se disponível), expanda a área de critérios

de pesquisa e insira os valores nos campos de critérios de pesquisa disponíveis.4. Clique em Pesquisar ou pressione Enter. Um conjunto de resultados de pesquisa

aparece. Para obter mais instruções, consulte Usando um conjunto de resultadosde pesquisa, página 34.

Observação: Se seus critérios de pesquisa contiverem um sinal de um porcentagem(%) ou sublinhado (_), será necessário preceder estes caracteres com um caractere deescape. Por padrão, o caractere de escape é definido como uma barra invertida (\),


Usando uma guia Pesquisar

mas isso pode ser alterado durante configuração inicial do formulário, assim você deveverificar o caractere de escape correto com seu administrador de sistema. Por exemplo,usando o caractere de escape padrão, se estiver procurando “My_File%Documents”, seránecessário digitar “My\_File\%Documents” como os critérios de pesquisa.

Usando um conjunto de resultados de pesquisaEsta seção descreve o que você pode fazer com um conjunto de resultados de pesquisa,como exibir documentos ou visualizar pastas, conforme detalhado nas seções a seguir:• Trabalhando com documentos, página 34• Trabalhando com pastas, página 52Também é possível iniciar um processo a partir de um conjunto de resultados depesquisa, se a pesquisa tiver sido configurada para retornar os processos. Para obterinformações sobre como iniciar um processo, consulte Iniciando um processo, página 25.

A figura a seguir mostra um exemplo de guia Pesquisar:

Figura 5. Exemplo da guia Pesquisar do TaskSpace

Trabalhando com documentos

As atividades a seguir estão disponíveis para os documentos retornados em um conjuntode resultados de pesquisa:



• Visualizando os documentos a partir de um conjunto de resultados de pesquisa,página 35

• Modificando os documentos a partir de um conjunto de resultados de pesquisa,página 35

• Exportando documentos a partir de um conjunto de resultados de pesquisa, página45

Visualizando os documentos a partir de um conjunto de resultadosde pesquisa

Os documentos retornados em um conjunto de resultados de pesquisa podem serfacilmente visualizados na guia Itens abertos ao usar um visualizador de documentoconfigurado.

Para exibir um documento listado em um conjunto de resultados depesquisa:1. No conjunto de resultados, selecione o documento que você deseja visualizar. Clique

com o botão direito do mouse no documento e selecione Abrir ou Exibir. Vocêtambém pode selecionar o documento e clicar em Abrir ou Exibir.

a. A opção Abrir abre o documento no visualizador de documentos no modo deleitura, ou, se o usuário tiver permissões adequadas, no modo de edição.

b. A opção Exibir abre o documento no visualizador de documentos ou em umajanela do visualizador pop-up, no modo de leitura.

2. Quando terminar de exibir o documento, feche-o, clicando no ícone Fechar na guiaItens abertos.

Para obter instruções adicionais sobre como exibir documentos, consulte Usando umvisualizador de documento, página 53.

Modificando os documentos a partir de um conjunto de resultadosde pesquisa

Uma série de modificações podem ser feitas, dependendo de tipo de documento, do tipode visualizador de documento usado e da configuração do sistema.



Para modificar um documento listado em um conjunto de resultados depesquisa:1. No conjunto de resultados, selecione o documento que você deseja modificar. Clique

com o botão direito do mouse no documento e selecione Editar ou Abrir. Vocêtambém pode selecionar o documento e clicar em Editar ou Abrir.

a. A opção Abrir abre o documento no visualizador de documentos no modo deleitura, ou, se o usuário tiver permissões adequadas, no modo de edição. Se foraberto no modo de edição, você pode modificar o documento ao adicionar oumodificar as anotações ou ao editar os atributos ou propriedades do documento.Para obter instruções adicionais sobre como modificar documentos novisualizador de documentos, consulte Usando um visualizador de documento,página 53

b. A opção Editar abre o documento em seu aplicativo nativo e pode ser modificadoe salvo de volta no repositório. O documento também ficará automaticamentebloqueado para impedir que outros usuários o modifiquem simultaneamente.Por exemplo, se o documento for um documento do Microsoft Word, ele serábaixado e aberto no Microsoft Word.

2. Quando as modificações forem concluídas, clique em Salvar para salvar as alteraçõesfeitas no documento.

Mesclando vários documentos

É possível mesclar dois ou mais documentos TIFF ou PDF em um único documento.

Observação: Você deve ter permissão para atualizar a versão de documentos, osdocumentos não podem estar bloqueados e o visualizador usado deve ser compatívelcom este recurso para funcionar no TaskSpace.

Para mesclar dois ou mais documentos:1. No conjunto de resultados, selecione um ou mais documentos e clique com o botão

direito do mouse.

2. Selecione Mesclar documentos. Os documentos são visualizados na telaVisualização de documento para mesclagem e a ordem no novo documento únicopode ser manipulada selecionando a documento e usando os botões de seta paramovê-lo para cima ou para baixo na ordem de documentos. Os documentos podemser adicionados ou removidos da mesclagem através dos botões de adição/subtração.



3. Quando os documentos estiverem na ordem apropriada, clique emMesclar. A caixade diálogo Mesclar documentos é exibida.

4. Escolha se deseja ou não manter ou excluir os documentos originais.

5. Escolha se deseja ou não usar os metadados do primeiro documento ou não usarmetadados.

6. Escolha um nome, um tipo de documento e o local do novo documento.

7. Adicione comentários, se desejar.



8. Clique em OK.

Observação: Se estiver usando o PAS, essa opção não estará disponível. Se você estiverusando no momento um visualizador diferente, mas o documento tiver sido anotadoanteriormente usando o PAS, a opção de criar uma nova versão do documento causará aperda das anotações existentes.

Reorganizando páginas

É possível modificar um documento reorganizando uma ou várias páginas.


Para reorganizar as páginas de um documento:1. No conjunto de resultados, selecione um documento e clique com o botão direito

do mouse.

2. Selecione Páginas. O documento é exibido na telaModificação de página, com umalista das páginas do documento no painel esquerdo.



3. Selecione a página ou as páginas apropriadas no painel esquerdo e use os botões deseta para reorganizá-las.

4. Clique em Salvar. A caixa de diálogoModificação de página é exibida.

5. Decida se deseja sobrepor a versão atual ou criar uma nova versão do documentoque está sendo modificado e clique em OK.

Observação: Se estiver usando o PAS, essa opção não estará disponível. Se vocêestiver usando no momento um visualizador diferente, mas o documento tiversido anotado anteriormente usando o PAS, a opção de criar uma nova versão dodocumento causará a perda das anotações existentes.

Excluindo páginas

É possível modificar um documento excluindo uma ou várias páginas.


Para excluir páginas de um documento:1. No conjunto de resultados, selecione um documento e clique com o botão direito

do mouse.




3. Selecione a página ou as páginas que devem ser excluídas no painel esquerdo.

4. Clique em Excluir. A caixa de diálogoModificação de página é exibida.

5. Decida se deseja sobrepor a versão atual ou criar uma nova versão do documentoque está sendo modificado.





7. Clique em OK.

Inserindo páginas

É possível modificar um documento inserindo uma ou várias páginas.


Para inserir uma página em um documento:1. No conjunto de resultados, selecione um documento e clique com o botão direito

do mouse.


3. No painel esquerdo, selecione a página na qual as páginas serão inseridas.

4. Clique em Inserir. A caixa de diálogo Seleção de documento será exibida.



5. Selecione o documento a ser inserido e clique em OK. A página Inserir página(s) éexibida.



6. Escolha se deseja sobrepor a versão atual ou criar uma nova versão do documentoque está sendo modificado e escolha se das páginas inseridas devem vir antes oudepois da página selecionada no documento original.



8. Clique em OK.

Observação: As anotações no documento selecionado não serão movidas para odocumento original com as páginas inseridas.

Extraindo páginas

Um documento pode ser modificado pela extração de uma ou várias páginas e pelacriação de um novo documento com essas páginas.


Para extrair páginas de um documento:1. No conjunto de resultados, selecione um documento e clique com o botão direito

do mouse.




3. No painel esquerdo, selecione a página ou as páginas que devem ser extraídas.

4. Clique em Extrair. A caixa de diálogo Extrair página(s) é exibida.

5. Escolha se a página extraída deve ser excluída e escolha se deseja sobrepor a versãoatual ou criar uma nova versão do documento que está sendo modificado.




6. Escolha se deseja ou não usar os metadados do primeiro documento ou não usarmetadados.


8. Clique em OK.

Observação: As anotações no documento modificado não serão movidas para o novodocumento com as páginas extraídas.

Exportando documentos a partir de um conjunto de resultadosde pesquisa

Os documentos podem ser exportados de um conjunto de resultados de pesquisa usandoo seguinte procedimento.

Para exportar um ou mais documentos listados em um conjunto deresultados de pesquisa ou pasta:1. No conjunto de resultados, selecione o documento que você deseja exportar. Clique

com o botão direito do mouse no documento e selecione Exportar. Você tambémpode selecionar um ou mais documentos no conjunto de resultados e clicar emExportar. Uma página Selecionar pasta padrão é exibida.

2. Selecione uma pasta de destino e clique em OK para concluir a exportação.

Exportando para CSV a partir de um conjunto de resultados depesquisa

Ao exportar os valores de propriedades de itens em uma lista específica, as informaçõessão salvas como arquivos .csv, os quais são abertos no aplicativo padrão para esse tipo dearquivo.

Para exportar para CSV a partir de um conjunto de resultados de pesquisaou uma pasta:1. No conjunto de resultados, selecione o documento que você deseja exportar para

CSV. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Exportar paraCSV. A página Exportar conteúdo para CSV é exibida.



2. Selecione as colunas desejadas e use os botões de na seta para movê-las para o painelColunas selecionadas e organize-as como apropriado. É exibida uma caixa dediálogo Download de arquivo.

3. Clique em Abrir para exibir o documento (talvez você precise clicar em Localizarpara encontrar um programa para exibir o arquivo). Clique em Salvar para salvaro arquivo no sistema. Uma caixa de diálogo Salvar arquivo padrão é exibida.Navegue até o local da pasta onde deseja salvar o arquivo e clique em Salvar.

4. Clique em Abrir ou Abrir pasta para exibir o arquivo na pasta em que foi salvo(talvez você precise clicar em Localizar para encontrar o programa para exibir oarquivo). Clique em Fechar para concluir o processo de exportação para CSV.

5. Você

Observação: Se as colunas exportadas contiverem caracteres especiais que não sãoexibidos corretamente no Microsoft Excel, salve e feche o arquivo e, em seguida, use aopção de menu Dados > Importar Dados Externos > Importar Dados para importar oarquivo .csv.

Exibindo versões de documento em um conjunto de resultadosde pesquisa

As versões de documento podem ser acessadas no conjunto de resultados de pesquisaou na guia Pasta. Na lista de versões de documento, o usuário pode executar todas asfunções padrão (por exemplo, editar, exibir e fazer check-out) em uma determinadaversão de documento.



Para exibir as versões de um documento em um conjunto de resultados depesquisa ou em uma pasta:1. No conjunto de resultados, selecione o documento. Clique com o botão direito do

mouse no documento e selecioneMostrar > Versões. A página Lista de versões éexibida.

2. Para desempenhar ações no documento, clique com o botão direito nele e selecione aação apropriada no menu de contexto.

Observação: Para tornar uma versão anterior a versão atual, faça o check-out e, emseguida, o check-in dela como a nova versão.

Fazendo o upload de um arquivo como uma nova versão de umdocumento

É possível fazer o upload de um documento do sistema de arquivos local para uso comouma nova versão de um documento existente com check-out.

Para fazer o upload de um documento como uma nova versão em umconjunto de resultados de pesquisa ou em uma pasta:1. No conjunto de resultados, clique com o botão direito do mouse no documento com

check-out e selecione Carregar do sistema de arquivos. A caixa de diálogo Carregardo sistema de arquivos é exibida.



2. Clique no botãoProcurar para abrir uma caixa de diálogo de seleção de arquivopadrão, escolha o arquivo para carregar e clique em OK.

Exibindo rendições de um documento

Uma rendição é uma representação somente leitura de um documento que difere dooriginal de alguma maneira, por exemplo, no idioma, no formato ou na resolução. OTaskSpace dá suporte a várias rendições de um documento, que podem ser exibidas.

Para exibir as rendições de um documento:1. No conjunto de resultados, clique com o botão direito do mouse em um documento e

selecioneMostrar > Rendições. É exibida a caixa de diálogo Rendições com umalista de todas as rendições do documento.



2. Para exibir uma determinada rendição, clique com o botão direito do mouse nelae selecione Exibir. A rendição do documento aparece em um visualizador dedocumento.

Importando rendições

As novas rendições de um documento podem ser importadas usando o TaskSpace.

Para importar uma nova rendição de um documento:1. No conjunto de resultados, clique com o botão direito do mouse em um documento e

selecione Importar rendição. A caixa de diálogo Importar rendição é exibida.



2. Digite o caminho e o nome do documento a ser importado como a nova rendição dodocumento selecionado ou clique em Procurar para navegar até ele.

3. Na lista suspensa, selecione o tipo de formato da nova rendição.

4. Clique em OK.

Excluindo rendições

As rendições de um documento podem ser excluídas usando o TaskSpace.

Para excluir uma rendição de um documento:1. No conjunto de resultados, clique com o botão direito do mouse em um documento e


2. Clique com o botão direito na rendição a ser excluída e selecione Excluir.

3. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Rendições.

Exportando uma rendição

As rendições de um documento podem ser exportadas para o sistema de arquivos local.



Para exportar uma rendição de um documento:1. No conjunto de resultados, clique com o botão direito do mouse em um documento e


2. Clique com o botão direito na rendição a ser exportada e selecione Exportar.

3. Escolha o local no sistema de arquivos local para o qual o documento deve serexportado e clique em OK.


Gerando uma nova rendição

Se o Content Transformation Services estiver instalado, o TaskSpace poderá gerar umarendição em PDF ou em HTML de um documento, transformando-o do formato original.

Para gerar uma rendição:1. No conjunto de resultados, clique com o botão direito do mouse em um documento e




2. Clique com o botão direito do mouse na rendição a ser transformada e selecioneTransformar > PDF ou Transformar > HTML, dependendo do formato que vocêdeseja gerar.


Trabalhando com pastas

Quando uma pasta é retornada em um conjunto de resultados de pesquisa, ela podeser aberta ao clicar duas vezes nela ou ao clicar com o botão direito do mouse nela eselecionando Abrir. A pasta e seu conteúdo aparecerão na guia Itens abertos em umainterface de árvore da pasta. Para obter detalhes completos sobre como trabalhar compastas na guia Itens abertos, consulte Trabalhando com pastas e documentos, página 54.


Capítulo 5Usando a guia Itens abertos

Este capítulo descreve as funções disponíveis na guia Itens abertos, que é onde os itens que sãoexibidos são abertos em qualquer outra guia. As seguintes funções estão disponíveis:• Usando um visualizador de documento, página 53• Trabalhando com pastas e documentos, página 54• Trabalhando com as atividades da tarefa, página 62• Fechando todos os itens abertos, página 63

Usando um visualizador de documentoSempre que um usuário optar por abrir ou visualizar um documento no TaskSpace,ele aparecerá na guia Itens abertos com o uso do visualizador configurado para o tipode arquivo de documento. Porém, se o usuário optar por visualizar um documentoe não houver um visualizador configurado para o tipo de arquivo de documento, odocumento abrirá em seu aplicativo nativo. Os seguintes visualizadores de documentosão suportados:• IGC Brava! que suporta BMP, EMF, GIF, JPEG, PCX, PDF, PNG, TIFF, TXT e outros

tipos de arquivos• Daeja ViewOne Pro que suporta GIF, JPEG, PDF, TIFF e outros tipos de arquivos• Adobe Acrobat Reader que suporta o PDF• PAS (Documentum PDF Annotation Services) que suporta o PDF• OpenOffice que suporta arquivos do OpenOffice Writer (ODT), como instâncias de

modelos de formulário de alta fidelidade• Navegador com suporte para GIF, JPEG, PDF, PNG e, se estiver usando o Internet

Explorer, os formatos do MS OfficeO IGC Brava!, Daeja e os visualizadores de PAS suportam a criação e a exibição deanotações, mas o Adobe Acrobat Reader 7.0, OpenOffice e o navegador não dão suporteà manipulação de anotações.


Usando a guia Itens abertos

Observação: Ao usar o visualizador do OpenOffice, você pode receber uma caixa dediálogo Internet Explorer – Aviso de segurança sempre que tentar abrir um documento.Se não quiser ver esse aviso sempre, siga estas etapas:

1. Clique em Mais opções.

2. Escolha Sempre instalar software da “EMC Corporation”.

3. Clique em Instalar.

Para usar o visualizador do OpenOffice, você deve ter as permissões necessárias parainstalar o software. Consulte o administrador do seu sistema em caso de dúvidas.

A maioria da funcionalidade ao usar um visualizador na guia Itens abertos é fornecidapor meio do próprio visualizador, por exemplo, criar e exibir anotações e imprimindodocumentos; portanto, a documentação do visualizador usado deve ser consultadapara obter informações adicionais.

Quando um documento retornado em um conjunto de resultados é aberto em umvisualizador na guia Itens abertos, os seguintes botões de ação podem estar disponíveisao abrir um documento no modo Editar (se o usuário tem privilégios de edição) com ouso de qualquer um dos visualizadores suportados:• A opção Salvar salva as alterações feitas no documento.• A opção Salvar e fechar salva as alterações feitas no documento e fecha o

visualizador de documento.• A opção Cancelar descarta as alterações feitas no documento e fecha o visualizador

de documento.

Observação: Botões disponíveis estão sujeitos a configuração específica ao sistema epodem nem sempre estar presentes, ou você pode ver botões diferentes dos listados aqui.

Trabalhando com pastas e documentosQuando uma pasta é aberta a partir de um conjunto de resultados de pesquisa, elaaparece na guia Itens abertos como a pasta raiz de uma interface de árvore de pasta.Ao selecionar a pasta raiz na árvore da pasta, o conteúdo da pasta aparece no outropainel. Ao clicar duas vezes em uma subpasta na lista de conteúdo da pasta, a árvore depasta é atualizada. As informações adicionais para a pasta raiz são mostradas acima dainterface da árvore de pastas, que um usuário pode editar, dependendo dos privilégiosda função e da configuração específica.

Também pode haver um ou mais campos para inserir termos de pesquisa para recuperardiferentes pastas e documentos sem retornar a uma guia Pesquisar. O nível de detalhedo conteúdo na lista de conteúdo pode ser especificado usando a caixa de lista Mostrar,selecionando uma das seguintes opções:



• A opção Documentos exibe todos os documentos na pasta raiz.• A opção Documentos e subpastas exibe todos os documentos na pasta raiz além de

todas as subpastas na pasta raiz.• A opção Documentos e documentos da subpasta exibe todos os documentos na

pasta raiz além de todos os documentos nas subpastas na pasta raiz.• A opção Documentos, subpastas e documentos da subpasta exibe todos os

documentos na pasta raiz, todas as subpastas da pasta raiz e todos os documentosnas subpastas da pasta raiz.

A figura a seguir mostra uma exibição em árvore da pasta na guia Itens abertos:

Figura 6. Exemplo de exibição em árvore da pasta do TaskSpace

As ações adicionais estão disponíveis para subpastas ou documentos ao clicar com obotão direito do mouse em um item e selecionar uma ação no menu de contexto, ouao clicar em um dos botões de ação abaixo da interface de Árvore de pasta, conformeexplicado nas seções a seguir:• Ações do menu de contexto de subpasta, página 56• Ações do menu de contexto do documento, página 56• Botões de ação do documento, página 57• Mais ações, página 58• Criando pastas, página 58• Importando pastas e documentos, página 60• Adicionando comentários a documentos PDF, página 61• Exibição de comentários em documentos PDF, página 62



Ações do menu de contexto de subpasta

As ações do menu de contexto a seguir estão disponíveis para subpastas:• A opção Abrir abre a pasta na guia Itens abertos. Apenas uma pasta pode ser

selecionada para esta ação.• A opção Propriedades exibe as propriedades da pasta. Apenas uma pasta pode

ser selecionada para esta ação.• A opção Excluir exclui a pasta selecionada. É questionado se o usuário deseja excluir

subpastas ou versões. Se a pasta tiver sido copiada em outro diretório, a pastacopiada fica inalterada.

• A opção Adicionar à área de transferência adiciona a pasta selecionada à área detransferência para que ela possa ser colada ou movida para outra pasta.

Ações do menu de contexto do documento

As ações do menu de contexto a seguir estão disponíveis para documentos:• Editar abre o documento em seu aplicativo nativo e pode ser modificado e salvo

de volta no repositório. O documento também ficará automaticamente bloqueadopara impedir que outros usuários o modifiquem simultaneamente. Por exemplo, seo documento for um documento do Microsoft Word, ele será baixado e aberto noMicrosoft Word. Apenas um documento pode ser editado por vez.

• A opção Abrir abre o documento no visualizador de documentos no modo de leitura,ou, se o usuário tiver permissões adequadas, no modo de edição. Se for aberto nomodo de edição, você pode modificar o documento ao adicionar ou modificar asanotações ou ao editar os atributos ou propriedades do documento.

• A opção Exibir abre o documento no visualizador de documentos ou em uma janelado visualizador pop-up, no modo de leitura na guia Itens abertos. O documento éaberto no visualizador configurado para o tipo de arquivo de documento. Porém,se o usuário optar por visualizar um documento e não houver um visualizadorconfigurado para o tipo de arquivo de documento, o documento abrirá no modo deleitura em seu aplicativo nativo.

• A opção Check-out bloqueia o documento. Quando um documento tiver sidosubmetido a check-out, um ícone de chave aparecerá à esquerda do nome doarquivo. O menu de contexto terá então opções para fazer check-in no documento,o que salva as alterações e depois desbloqueia o documento, ou para cancelar ocheck-out do documento, o que desbloqueia o documento sem salvar as alterações.

• Importar rendições permite a importação de uma nova rendição do documento emum formato diferente no sistema de arquivos local.



• A opção Exportar abre a página padrão Selecionar pasta, na qual é possível selecionaruma pasta de destino e clicar em OK para concluir a exportação.

• Páginas permite a modificação de um documento por meio de reorganização,inserção, extração ou exclusão de uma ou mais páginas.

• Mesclar documentos permite que dois ou mais documentos sejam mesclados emum só.

• A opção Propriedades exibe as propriedades do documento. Apenas um documentopode ser selecionado para esta ação.

• A opção Excluir exclui o documento selecionado.• A opção Adicionar à área de transferência adiciona o documento selecionado à área

de transferência para que ele possa ser colado ou movido para outra pasta.• Exportar para CSV abre uma série de caixas de diálogo que orientam o usuário

pelas etapas de criação de uma arquivo CSV em colunas a partir do documentoselecionado.

• Mostrar > Versões abre uma caixa de diálogo que fornece informações sobre todasas versões do documento selecionado.

• Mostrar > Rendições abre uma caixa de diálogo que fornece informações sobre todasas rendições do documento selecionado.

Botões de ação do documento

Os botões a seguir estão disponíveis para executar as ações do documento:• Editar abre o documento em seu aplicativo nativo e pode ser modificado e salvo

de volta no repositório. O documento também ficará automaticamente bloqueadopara impedir que outros usuários o modifiquem simultaneamente. Por exemplo, seo documento for um documento do Microsoft Word, ele será baixado e aberto noMicrosoft Word. Apenas um documento pode ser editado por vez.

• A opção Abrir abre o documento no visualizador de documentos no modo de leitura,ou, se o usuário tiver permissões adequadas, no modo de edição. Se for aberto nomodo de edição, você pode modificar o documento ao adicionar ou modificar asanotações ou ao editar os atributos ou propriedades do documento.

• A opção Exibir abre o documento no visualizador de documentos ou em uma janelado visualizador pop-up, no modo de leitura na guia Itens abertos. O documento éaberto no visualizador configurado para o tipo de arquivo de documento. Porém,se o usuário optar por visualizar um documento e não houver um visualizadorconfigurado para o tipo de arquivo de documento, o documento abrirá no modo deleitura em seu aplicativo nativo.

• A opção Exportar abre a página padrão Selecionar pasta, na qual é possível selecionaruma pasta de destino e clicar em OK para concluir a exportação.



Mais ações

Ao trabalhar com pastas e documentos, estarão disponíveis ações adicionais ao clicar emMais ações, que, então, exibirão um menu suspenso com as seguintes funções:• A opção Importar abre uma importação: Página Seleção de arquivo para seleção

de uma ou mais pastas ou documentos para importar para a pasta selecionada.Apenas uma pasta pode ser selecionada para importar pastas ou documentos. Paraobter instruções completas sobre como importar pastas ou documentos, consulteImportando pastas e documentos, página 60.

• A opção Criar pasta cria uma nova pasta na pasta selecionada. Apenas uma pastapode ser selecionada para esta ação. Para obter instruções completas para criarpastas, consulte Criando pastas, página 58.

• Criar documento cria um novo documento, de um tipo à sua escolha ou um tipopré-configurado. Da mesma maneira, a pasta de destino pode ser escolhida porvocê ou pode ser predefinida.

• Criar formulário permite a criação dinâmica de um formulário, de um tipo à suaescolha ou um tipo pré-configurado. Da mesma maneira, a pasta de destino pode serescolhida por você ou pode ser predefinida.

• Criar formulário de alta fidelidade permite a criação dinâmica de um formulário dealta fidelidade, de um tipo à sua escolha ou um tipo pré-configurado. Da mesmamaneira, a pasta de destino pode ser escolhida por você ou pode ser predefinida.

• Os itens a seguir no menu de contextoMais ações são estão disponíveis depoisque Adicionar à área de transferência é selecionado em um menu de contexto deuma subpasta ou um documento:

— A opçãoMover aquimove a pasta ou o documento na área de transferência parauma pasta selecionada recentemente.

— A opção Copiar aqui copia a pasta ou o documento da área de transferência napasta selecionada recentemente.

— A opção Vincular aqui adiciona um link à pasta ou ao documento na área detransferência para a pasta selecionada recentemente.

— A opção Exibir área de transferência abre a Área de transferência que lista ositens atuais da área de transferência.

Criando pastas

Esta seção descreve como criar uma pasta.



Para criar uma pasta:1. Clique em Nova pasta ou selecione Nova pasta em um menu de contexto em uma

guia Pasta ou na guia Itens abertos. A página Nova pasta: Criar aparecerá com asseguintes guias: 1. Criar, 2. Informações e 3. Permissões.

2. Na guia 1. Criar, é necessário inserir um nome para a nova pasta e selecionar umtipo. Por padrão, o tipo já está definido para Pasta (dm_folder), que é geralmente otipo que você deve selecionar. Clique em Avançar para ir para a guia 2. Informaçõesou clique em Concluir para aceitar os valores padrão especificados nas guias 2.Informações e 3. Permissões e concluir a criação da pasta.

3. Na guia 2. Informações:

a. O nome da pasta inserido na guia anterior é exibido e você pode opcionalmenteinserir um título e um assunto.

b. Para inserir as palavras-chave da pasta, clique em Editar ao lado do rótuloPalavras-chave.

c. O campo Nome do proprietário por padrão, mostra o nome do usuário atual.Para alterar o nome do proprietário, clique em Editar.

d. Para exibir mais propriedades da pasta, clique emMostrar mais.

e. Clique em Avançar para ir para a guia 3. Permissões ou clique em Concluirpara aceitar os valores padrão especificados na guia 3. Permissões e conclua acriação da pasta.

4. Na guia 3. Permissões, você pode exibir e especificar vários tipos de permissões paraa nova pasta, como se segue:

a. Os valores de permissão padrão para a pasta são exibidos no campo Permissõesatuais. Para alterar esses valores de permissão, clique em Pesquisar ao lado deExibir outras permissões do usuário/grupo.

b. O campo Nome do conjunto de permissões exibe o nome do conjunto depermissões padrão. Para selecionar um conjunto de permissões diferente, cliqueem Selecione .

c. O campo Descrição exibe o nome do conjunto de permissões e o campoProprietário exibe o nome mostrado no campo Nome do proprietário na guiaanterior.

d. Seleções adicionais também podem ser feitas para grupos obrigatórios, conjuntode grupos obrigatórios, permissões para usuários e grupos e restrições.

e. Quando você tiver feito todas as seleções que deseja fazer, clique em Concluirpara criar a nova pasta.



Importando pastas e documentos

Esta seção descreve como importar pastas e documentos.

Para importar pastas e documentos:1. Clique em Importar ou selecione Importar em um menu de contexto em uma guia

Pasta ou na guia Itens abertos. A página Importar: seleção de arquivo aparece.

2. Clique em Adicionar arquivos ou em Adicionar pastas para abrir uma páginapadrão Selecionar arquivos para procurar documentos ou pastas a seremimportados. Quando os documentos ou as pastas estiverem selecionadas, clique emOK na página Selecionar arquivos. A página Selecionar arquivos será fechada eos itens selecionados serão exibidos na janela Arquivos/pastas selecionados dapágina Importar: seleção de arquivo. Se você quiser remover um documento ouuma pasta da janela Arquivos/pastas selecionados, selecione o documento oua pasta e clique em Remover.

3. Quando todas as pastas e documentos que você deseja importar estiverem listadosna janela Arquivos/Pastas selecionadas, clique em Avançar ou Concluir:• Se você clicar em Avançar, a página Importar: Definição de objeto aparecerá

para o primeiro documento ou pasta a serem importada.• Se você clicar em Concluir, poderá ignorar a visualização da página Importar:

Definição de objeto de cada documento ou pasta selecionada para importar.Em vez disso, aparece uma mensagem solicitando que você confirme se desejaaplicar suas alterações a todos os arquivos restantes. Clique em Continuar.

4. Na guia Importar: Definição de objeto (se tiver clicado em Avançar na etapa 3), oscampos exibem o nome do arquivo, tipo de arquivo, formato, ID do ciclo de vida eestado atual para o primeiro arquivo a ser importado. Esses campos poderão sereditados, se necessário. Se mais de um arquivo estiver selecionado para importação,clique em Avançar para exibir informações sobre o próximo arquivo.

5. Clique em Concluir na página Importar: Seleção de arquivo para concluir oprocesso de importação.

Recursos de importação adicionais

Dependendo da sua configuração, talvez você possa adicionar ou editar informaçõesadicionais sobre os arquivos que está importando. Também pode ser capaz de exibir osarquivos enquanto são importados.



Visão geral das anotações em PDF

Caso sua organização tenha instalado o EMC Documentum PDF Annotation Service(PAS), será possível armazenar comentários criados no Adobe Acrobat ou Reader emum repositório. É possível visualizar e inserir comentários em PDFs diretamente doTaskSpace.

Observação: Os usuários que quiserem exibir simultaneamente vários documentos PDFou rendições podem fazer isso com o Adobe Reader 7. Os usuários do Adobe Reader 8ou Adobe Acrobat 8 só podem abrir um documento por vez para fazer anotações.

Os comentários são associados a uma versão específica de um documento. Se for criadauma nova versão do documento, os comentários da versão anterior serão migradospara a nova.

Por exemplo, se você fizer o check out da versão ATUAL 1.0 de algum documento eum segundo usuário adicionar comentários a ele, os comentários serão associados àversão 1.0. Se, em seguida, você fizer check in e alterar o número da versão para 1.1, aovisualizar a versão ATUAL 1.1, você não verá os comentários da versão 1.0.

Observação: Se você fizer modificações nas páginas usado o PAS como visualizador edecidir criar uma nova versão do documento a partir da caixa de diálogo Confirmaçãoda modificação da página, todas as anotações existentes serão perdidas.

Para obter instruções sobre como implantar PDF Annotation Services, consulte o Guiade Implantação do Documentum PDF Annotation Services. Para utilizar o serviço PDFAnnotation Services, é necessário configurar o TaskSpace para abrir o PDF AnnotationService ao visualizar um PDF. Para obter instruções, consulte .

As seções a seguir descrevem como usar o PDF Annotation Services:• Adicionando comentários a documentos PDF, página 61• Exibição de comentários em documentos PDF, página 62

Adicionando comentários a documentos PDFPara adicionar comentários a um documento PDF:1. Vá até um documento em PDF.

2. Selecione o documento e clique em Exibir. Dependendo da configuração do seusistema e do navegador, uma página de login pode aparecer.

3. Se a página de login aparecer, especifique uma senha e clique em Logon.



O PDF é aberto no modo somente leitura, em uma janela separada, com seuscomentários.Se você estiver usando o Internet Explorer, o navegador também abrirá uma páginaem branco adicional. Para evitar isso, selecione a opção de menu Ferramentas >Opções da Internet do Internet Explorer e, em seguida, selecione a guia Avançado everifique se a opção Reutilizar janelas para iniciar os atalhos está especificada.

4. Para adicionar comentários, utilize os comandos do Acrobat para tal. Para obtermais informações, consulte a documentação do Acrobat.

5. Para salvar os comentários no repositório, clique no botão Enviar e recebercomentários da Adobe.Os comentários que são salvos em um repositório possuem o formato Acrobat .XFDF.

Exibição de comentários em documentos PDFPara exibir comentários em documentos PDF:1. Vá até um documento em PDF.

2. Selecione o documento e clique em Exibir. Dependendo da configuração do seusistema e do navegador, uma interface de login poderia aparecer.

3. Se a página de login aparecer, especifique uma senha e clique em Logon.O PDF é aberto em uma janela separada, com seus comentários.Se você estiver usando o Internet Explorer, o navegador também abrirá uma páginaem branco adicional. Para evitar isso, selecione a opção de menu Ferramentas >Opções da Internet do Internet Explorer e, em seguida, selecione a guia Avançado everifique se a opção Reutilizar janelas para iniciar os atalhos está especificada.

Trabalhando com as atividades da tarefaAo trabalhar em tarefas a partir de uma guia Lista de tarefas, selecionar uma tarefae depois selecionar Exibir no menu de contexto abre a atividade de tarefa. Açõesdisponíveis ou obrigatórias para conclusão da atividade de tarefa podem variardependendo de um processo específico e configuração de tarefa. Para obter maisinformações, consulte Processando uma tarefa, página 30.

Você tem pelo menos um método de fechar uma atividade de tarefa. Sempre é possívelfechar uma atividade de tarefa aberta clicando no ícone X na guia Atividade da tarefa.Isso fecha a atividade de tarefa sem validar ou salvar qualquer alteração.



Figura 7. Exibição de atividade da tarefa do TaskSpace

Se houver um botão Fechar na guia Atividade da tarefa, a configuração deste botãopoderá variar. Porém, na guia Atividade da tarefa padrão, o botão Fechar valida e salvaos dados antes de fechar a atividade de tarefa.

Fechando todos os itens abertosVocê pode fechar todos os itens abertos clicando no ícone X na guia Itens abertos. Issofecha todos os itens abertos sem validar ou salvar qualquer alteração.

Figura 8. Guia Itens abertos do TaskSpace


Glossário

ACLUma Lista de controle de acesso (ACL) é uma lista de entradas de controle de acesso quedefinem as permissões e restrições de acesso impostas para objetos aos quais se aplica aACL. Cada SysObject possui um (e apenas um) associado à ACL. Quando a segurançado repositório está ativada, o usuário que está tentando acessar um SysObject, como umdocumento, deverá possuir o objeto ou ter permissão concedida para acessá-lo por umaentrada na ACL. Se nenhuma condição for verdadeira, o usuário não poderá acessar oobjeto. (Note que o usuário sempre possuirá pelo menos o acesso de Leitura aos objetosdos quais é proprietário).

Acrobat ReaderUm visualizador de imagens de documentos disponível na Adobe.

ACSServidor de Conteúdo Acelerado

botão de açãoUm botão que, ao ser clicado, aciona uma atividade do sistema.

Guia AdministraçãoUma guia no TaskSpace que fornece funcionalidade para gerenciar usuários e funções.

administradoresUsuários responsáveis pela administração dos aplicativos do TaskSpace.

anotaçãoUma nota gráfica ou de texto ou um comentário em um documento. Anotações sãoutilizadas para marcar, comentar ou destacar o conteúdo do documento sem alterar, defato, o conteúdo do documento original. Usuários podem exibir, editar ou criar suaspróprias anotações. Com a permissão adequada, eles poderão ainda visualizar outrasanotações de usuários.

serviço de anotaçãoUm serviço que permite aos usuários recuperar, salvar e manipular anotações.

designers de aplicativosUsuários treinados para configurar os aplicativos do TaskSpace.

BOCSBranch Office Caching Server


Glossário

Brava!Um visualizador de imagens de documentos disponível no IGC.

fluxo de bytesO processo de entrega de um documento inteiro gradualmente para que possa serexibido antes da conclusão da transferência. Este recurso geralmente refere-se aomecanismo utilizado pelo Adobe Acrobat Reader. Uma otimização de recuperação dedocumento mais flexível é o envio de página.

aplicativo-filhoUm aplicativo TaskSpace baseado em (criado de) outro aplicativo TaskSpace. Umaplicativo herda todas as definições de configuração do seu aplicativo-pai. Novoscomponentes, guias ou funções podem ser adicionados ou criados para o novo aplicativo.Alterações feitas no aplicativo filho não têm efeito no aplicativo-pai.

componenteUm modelo criado no Forms Builder e adicionado a um aplicativo TaskSpace.

serviço de configuraçãoUm serviço que define e recupera os parâmetros de configuração do Document ImageServices. Estes parâmetros incluem configurações baseadas em sistema, configuraçõesbaseadas em função e configurações específicas de usuário.

Guia ConfiguraçãoUma guia no TaskSpace que fornece funcionalidade para configurar componentes,processos, guias, funções e outras configurações de aplicativo.

painel de controleUma interface, criada no BAM (Business Activity Monitor) ou no TaskSpace, comindicadores visuais para monitoramento de desempenho de processo.

componente do painel de controleUm painel de controle que tiver sido adicionado a um aplicativo TaskSpace paramonitoramento do desempenho do processo.

Guia Painel de controleUma guia no TaskSpace que exibe um ou mais componentes do painel de controle paramonitoramento do desempenho do processo.

DFCDocumentum Foundation Classes

cache distribuídoOs recursos obrigatórios para reduzir o tempo que leva para recuperar documentos numarede, especialmente importantes para ambientes de trabalhos distribuídos como filiais.

virtualUm ou mais arquivos com os mesmos metadados. Um documento pode ser um item emuma pasta. Pode ser qualquer tipo, como imagem ou texto.


Glossário

Document Image ServicesO Document Image Services fornece suporte para documentos orientados por imagens efoi desenvolvido para suportar uma série de visualizadores de imagem de documento.Os recursos incluem envio de página, anotações e uso com ou sem o TaskSpace.

visualizador de imagem do documentoUm componente que possibilita a apresentação de imagens e documentos em formatosde imagem de documento como TIFF e PDF. O visualizador pode aparecer numa janelaem linha ou em uma separada. Os visualizadores suportados incluem Adobe AcrobatReader, PA, Formulários de alta fidelidade, Daeja ViewOne Pro ou IGC Brava!.

visualização de documentoUma visualização contém um modelo de visualização de documento. Geralmentemostra uma imagem e metadados. Esse é o modo como aparece quando um usuárioexibe um documento.

modelo de visualização do documentoUm modelo obrigatório para exibir um documento no TaskSpace. O modelo de exibiçãodo documento inclui os metadados do documento e um visualizador de imagem quemostra a imagem correspondente. O designer de aplicativos configura os modelos devisualização de documento no Forms Builder.

pastaUm conjunto de vários documentos relacionados exibidos no TaskSpace. (Consultetambém o modelo de conteúdo da pasta e o modelo de informações da pasta).

modelo de conteúdo da pastaUm modelo que lista o conteúdo de uma pasta. O designer de aplicativos configura osmodelos do conteúdo da pasta no Forms Builder.

modelo de informações da pastaUm modelo que fornece informações sobre uma pasta. O designer de aplicativosconfigura os modelos de informações da pasta no Forms Builder.

guia pastaUma guia no TaskSpace que apresenta metadados da pasta, árvore da pasta e lista deconteúdo em que os usuários podem acessar pastas, subpastas, documentos e processosdisponíveis que o usuário tenha permissão para iniciar. O designer de aplicativos podecriar uma guia Pasta no TaskSpace.

visualização de pastaUma visualização que contém um modelo de conteúdo da pasta e um modelo deinformações da pasta. Geralmente mostra metadados da pasta, árvore da pasta e lista deconteúdo em que os usuários podem acessar pastas, subpastas, documentos e processosdisponíveis que o usuário tenha permissão para iniciar. Essa exibição aparece quandoum usuário exibe uma pasta.

modelos de formulário de alta fidelidadeOs modelos de formulário que exibem formulários eletrônicos ricos que se assemelhamàs suas cópias em papel. Os usuários finais podem preenchê-los on-line ou off-line. Para


Glossário

formulários preenchidos eletronicamente, mas enviados em papel ou fax, os formuláriosde alta fidelidade suportam a geração de código de barras de identificação-chave dedados.

Formulários de alta fidelidadeUm visualizador de imagem de documento no TaskSpace para exibição dos arquivosODT. Este visualizador suporta arquivos do OpenOffice Writer (ODT), como instânciasde modelos de formulário de alta fidelidade.

tecla de atalhoUm comando de teclado usado no lugar de uma opção de menu ou botão para executaruma ação no TaskSpace.

imagemUm termo genérico que refere-se a uma representação eletrônica de informações,incluindo documentos de ERM (Enterprise Report Management), imagens escaneadas(raster) e CAD desenhos (vetor).

caixa de entradaLista de tarefas de usuário único. Uma área específica ao usuário que lista as tarefasatualmente atribuídas ao usuário.

atribuiçãoAquisição de definições de configuração de um aplicativo pai. (Consulte tambémaplicativo-filho.)

iniciar modelo de processoConsulte o modelo de início de processo.

Guia Itens abertosUma guia no TaskSpace criada dinamicamente quando um usuário opta por visualizaruma pasta ou documento, ou acessar uma tarefa.

envio de páginasUm recurso que fornece desempenho aprimorado ao retornar páginas, uma por vez, paraos formatos TIFF e PDF, permitindo que os visualizadores suportados exibam a primeirapágina enquanto o restante do documento continua em download. (O envio de páginasnão se aplica a arquivos PDF protegidos).

PASO EMC Documentum PDF Annotation Services (PAS) integra os recursos de revisão ecomentário da Adobe na plataforma do Documentum. O PDF Annotation Servicestrabalha com o Adobe Acrobat e o Adobe Portable Document Format (PDF). Aintegridade e a segurança do documento são preservadas nos processos de marcação,revisão e aprovação otimizados.

processoUm processo de negócios, definido no Process Builder.


Glossário

modelo de iniciação de processoUm modelo que permite que o usuário forneça informações para início de um processo.O designer de aplicativos configura os modelos início de processo no Forms Builder.

guia ProcessosUma guia no TaskSpace que fornece uma lista de processos de negócios disponíveis daqual os administradores podem selecionar um processo a ser iniciado.

filaLista de tarefas de multi-usuários.

Guia Gerenciamento de filasUma guia no TaskSpace que permite ao administrador gerenciar filas. O gerenciamentoda fila inclui atribuição de usuários às filas, configuração da definição do conjunto dehabilidades para um grupo de usuários, reatribuição de itens de trabalho em uma fila ealteração da prioridade desses itens em uma fila.

geralmenteUm grupo que contém os usuários e grupos com responsabilidades particularesatribuídas em um domínio de aplicativo do cliente.

SBOObjeto de negócios baseado em serviço

guia PesquisarUma guia no TaskSpace que permite que os usuários pesquisem dados no repositório. Odesigner de aplicativos pode criar uma guia Pesquisar no TaskSpace.

modelo de pesquisaUm modelo que fornece ao usuário os campos adequados para realizar uma pesquisade um tipo específico: cliente, documento ou tarefa, por exemplo. Se a guia Pesquisarestiver configurada para exibir vários modelos de pesquisa, a caixa Procurar exibiráos modelos disponíveis. O designer de aplicativos configura os modelos de pesquisano Forms Builder.

tecla de atalhoConsulte tecla de atalho.

tipos de guiaPara a criação de novas guias no TaskSpace, os tipos de guias são: pesquisa, lista detarefas, processo, pasta, gerenciamento da fila, administração e configuração. (Consultetambém a guia Itens abertos).

selecionadaUm item de navegação para alternar entre interface e outra no TaskSpace.

tarefaUma instância de uma atividade, definida como parte de um processo no Process Builder.


Glossário

lista de tarefasUma lista de tarefas de um processo específico. Uma lista de tarefas pode ser uma caixade entrada (uma lista de tarefas de usuário único) ou uma fila (uma lista de tarefa devários usuários).

guia Lista de tarefasUma guia no TaskSpace que contém uma ou mais listas de tarefas (caixas de entrada oufilas). O designer de aplicativos pode criar uma guia Lista de tarefas no TaskSpace.

modelo de lista de tarefasUm modelo que exibe uma lista de tarefas para um usuário único ou uma fila detrabalhos no TaskSpace. O designer de aplicativos configura os modelos de lista detarefa no Forms Builder.

modelo de tarefaUm modelo que aparece em uma visualização de tarefa para exibir as tarefas noTaskSpace. O modelo de tarefa pode ser configurado para exibir a visualização de tarefapadrão ou uma visualização de tarefa com uma visualização de documento incorporada.O designer de aplicativos configura os modelos de tarefa no Forms Builder.

visualização da tarefaUma visualização que contém um modelo de tarefa. Geralmente mostra todos oselementos necessários para processar uma tarefa: geralmente processa dados, instruçõesde tarefa, um subcomponente de documento e uma linha de botões de ação deprocessamento de tarefa. Esta exibição aparece quando um usuário acessa uma tarefa.

TaskSpaceUma interface de usuário baseada em navegador otimizada para processamento detarefas e recuperação de documentos.

Aplicativo TaskSpaceUma compilação de componentes, guias, funções e outros objetos com definições deconfiguração específicas. A instalação do TaskSpace oferece um aplicativo base, tambémchamado de TaskSpace. Você pode criar e configurar novos aplicativos baseados neste ouem outros aplicativos. Esses aplicativos, como um grupo, são considerados aplicativosTaskSpace, mas, individualmente, cada um possui um nome atribuído pelo usuário.(Consulte também aplicativos filho).

Componente do aplicativo TaskSpaceUm modelo criado no Forms Builder e adicionado a um aplicativo TaskSpace.

TCMGerenciamento de Conteúdo Transacional

modeloUm objeto no Forms Builder que inclui os fundamentos para a criação de um componenteque será exibido no TaskSpace. Os tipos de modelo incluem: pesquisa, visualizaçãode documento, informações de pasta, conteúdo da pasta, processo de início, lista detarefas e tarefa.


Glossário

miniaturaUma representação de imagem pequena de uma imagem ou documento (parte dasopções do visualizador).

UCFInstalações de Cliente Unificadas

temporário,Qualquer usuário do aplicativo TaskSpace. Os usuários podem incluir representantes deserviço do cliente, processadores de tarefa, iniciadores de processo, entre outros.

ViewOne ProUm visualizador de imagens de documentos disponível na Daeja.

visualizadorConsulte visualizador de imagens de documento.

WDKWeb Development Kit


Glossário


Índice

Aações do menu de contexto de

subpasta, 56ações do menu de contexto do

documento, 56anotações

criando e exibindo, 54atividades da tarefa

na guia Itens abertos, 62

Bbotões de ação do documento, 57

Cconfiguração de preferência de

disponibilidade de fluxo detrabalho, 31

conjunto de resultados de pesquisausando, 34

credenciais salvasremovendo, 18

criação de versõesconfigurando, 19

criando e exibindo anotaçõesno visualizador de imagens, 54

criando pastas, 58

Ddocumento

imprimindo no visualizador deimagens, 54

documentosimportando, 60

documentos PDFadicionando comentários, 61anotações, 61exibindo comentários, 62

domínios, registrando em, 12

EEfetuando logoff do TaskSpace, 21excluindo páginas

dos resultados de pesquisa, 39, 41excluindo uma rendição

do conjunto de resultados depesquisa, 50

exclusão, prompt de confirmação, 18exibição do documento in-line na

visualização da pasta, 20exibição do documento na visualização da

pasta, 20exibição do documento pop-up na

visualização da pasta, 20exibindo documentos, 53

no conjunto de resultados depesquisa, 35

exibindo versões de documentono conjunto de resultados de

pesquisa, 46exportando documentos


exportando para CSVdo conjunto de resultados de

pesquisa, 45exportando uma rendição


extraindo páginasdos resultados de pesquisa, 43

Ffazendo upload de um documento como

uma nova versãono conjunto de resultados de

pesquisa, 47fechando

atividade da tarefa, 62


Índice

documento, 54todos os itens abertos, 63

Ggerando uma rendição


Gerenciando tarefas, 25Guia Administração, 16Guia Configuração, 16Guia Gerenciamento de filas, 15guia Itens abertos

usando, 53Guia Itens abertos, 16Guia Lista de instâncias de processos, 16Guia Lista de tarefas, 14guia Painel de controle, 16guia Pasta

usando, 23Guia Pasta, 14guia Pesquisar

usando, 33Guia Pesquisar, 15guias

TaskSpace, 14guias do TaskSpace, 14

Iidiomas

escolhendo ao fazer log-in, 12importando documentos, 60

exibindo documentos, 60importando pastas, 60importando uma rendição

do conjunto de resultados depesquisa, 48 a 49

imprimindo documentosno visualizador de imagens, 54

iniciandoInterface do usuário do TaskSpace, 11

iniciando um processo, 25interface do usuário

iniciando, 11introdução ao TaskSpace, 9

Jjanela pop-up

configurando a reutilização, 19

LLDAP

alterando a senha, 12Lightweight Directory Access Protocol,

consulte LDAP

Mmesclando vários documentos


modelo de processoiniciando, 25

modificando documentosno conjunto de resultados de

pesquisa, 35modo de acessibilidade

selecionando, 12

Oobter próxima tarefa automaticamente, 18

Ppastas

criando, 58importando, 60trabalhando com, no conjunto de

resultados de pesquisa, 52pastas e documentos

trabalhando com, 54pesquisando

tarefas, 29pesquisando informações, 33preferências, 17

disponibilidade de fluxo detrabalho, 31

processando tarefas, 29processando uma tarefa, 30processo

iniciando, 25prompt de confirmação, 18prompts de confirmação de remoção, 18

Rremovendo

credenciais salvas, 18reorganizando páginas de documento

nos resultados de pesquisa, 38


Índice

repositóriofazendo login no TaskSpace, 11modo de acessibilidade do

TaskSpace, 12reutilização de janela pop-up,

configurando, 19

SSaindo do TaskSpace, 21salvando

documento, 54senhas, alterando, 12sessões, modo de acessibilidade, 12

Ttarefa

obter próxima automaticamente, 18pesquisando, 29processando, 30

tarefas

processando, 29Tarefas

gerenciando, 25TaskSpace

da fila, 13introdução, 9saindo ou efetuando logoff, 21

trabalhando com documentosno conjunto de resultados de

pesquisa, 34trabalhando com pastas


Uusuários, 13

Vvisualizador de documento

usando, 53


© 2011 - 2013 EMC Corporation. All Rights Reserved. EMC believes the information in this publication is accurate as of its publication date. The information is subject to change

without

notice.

THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED “AS IS.” EMC CORPORATION MAKES NO

REPRESENTATIONS OR

WARRANTIES OF ANY KIND WITH RESPECT TO THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION, AND

SPECIFICALLY

DISCLAIMS IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.

Use, copying, and distribution of any EMC software described in this publication requires an applicable software license.

EMC2, EMC, and the EMC logo are registered trademarks or trademarks of EMC Corporation in the United State and other

countries.

All other trademarks used herein are the property of their respective owners.

Guia do Usuário P/N 300-006-656 A01...EMC® Documentum® TaskSpace Versão 6.5 Guia do Usuário P/N...

Documents

Transcript of Guia do Usuário P/N 300-006-656 A01...EMC® Documentum® TaskSpace Versão 6.5 Guia do Usuário P/N...