Gmail Produtivo
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A importância do Email
O email é uma das ferramentas de trabalho mais importantes. Nossa produtividade é impactada diretamente por como organizamos nossos emails. Vamos aprender a como utilizá-lo como uma ferramenta útil no dia a dia.
Email ProdutivoComo utilizar seu email como
ferramenta útil de trabalho
Antes de mais nada...
Vamos tornar as coisas mais simples.
Organização do seu GmailDeixe a área de trabalho limpa no seu email.
Priorize a produtividade sempre.
Vá nas configurações do seu email.
Clique na Rosquinha
Clique em configurações
Configure quantos emails mostrados
Selecione a opção 50
Emails na caixa de entrada.
Deixe, no máximo, 50 emails na caixa de entrada. Ninguém consegue se concentrar em mais de 50 coisas ao mesmo tempo. Arquive as mensagens lidas e feitas.
“Quando tudo é prioridade, nada é prioridade.”
Clique em Labs
Agora vamos às outras configurações
Preencha as Opções
Selecione
Selecione
Selecione
A forma de trabalhar com pastas é improdutiva. Deixe o Google procurar e achar seus arquivos por você. Ele acha e organiza a informação do mundo todo, pode fazer isso no seu email.
Trabalhando com marcações
Trabalhando com marcações
Fuja das pastas para se organizar. Aprenda e confie na pesquisa do Google para achar os seus emails e trabalhe com as marcações de forma simples.
Crie 2 tipos de marcadores
Vamos criar dois tipos de marcadores para nossa organização.
Selecione um emailClique no marcador
Crie 2 tipos de marcadores
Clique para criarum novo marcador
Dê o nome e crie.
Crie 2 tipos de marcadores
Repita o processo e dê nome ao marcador de “Não Feito”.
Configurando os marcadores
Clique na seta ao lado do nome do marcador
Agora vamos diferenciar e padronizar os marcadores com cores.
Configurando os marcadores
Mude as cores para “Não Feito” em vermelho e “Aguardando” em verde.
Aplique aos emailsVamos aplicar o marcador “Não feito” para emails que você ainda não respondeu ou realizou a atividade solicitada no email.
Configure um filtroVamos definir que todo email recebido seja marcado com o “Não feito”.
Clique na seta para expandir a caixa.
Configure um filtro
Escreva seu email
Clique
Configure um filtroSeu email deve estar aqui.
Selecione o marcador “Não feito”.
Clique em criar filtro.
Arquive todo o resto.
O que foi respondido ou feito é deletado (caso não tenha utilidade futura) ou arquivado.
Respostas pré-determinadas
Ganhe tempo com emails repetitivos. Crie um email padrão e encaminhe para seus contatos.
Crie suas respostas pré-determinadas
Escreva seu email.
Selecione
Não se arrependa mais...Configure a ferramenta do Gmail para cancelar emails enviados com erros.
Selecione o tempo até enviar a mensagem e salve.
Envie arquivos pesados com o Drive
Se o seu anexo excedeu o limite de 20mb, encaminhe pelo Drive.
Envie arquivos pesados com o Drive
No seu email, clique no símbolo do Drive
Selecione os arquivos que você deseja anexar.
Selecione upload se o arquivo está no seu computador.
Seguindo todas essas indicações você terá uma organização muito mais eficiente e um dia a dia mais produtivo!