GESTÃO POR PROCESSOS - Principal | Centro de Computação · * CICLO GERENCIAL “PDCA” * M. A....
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GESTÃO POR
PROCESSOSMarco A. Silveira
CenPRA/Ministério da C&T29/Outubro/2003
M. A. Silveira
OBJETIVOS DA APRESENTAÇÃO
M. A. Silveira
. Fazer uma introdução sobre fundamentos dos processos e para a sua gestão.
. Apresentar a importância da gestão por processos para a implementação do enfoque sistêmico/estratégico na Universidade.
. Discutir os benefícios da gestão por processos.
. Refletir sobre o papel de cada colaborador.
COMPLEXIDADE DAS ORGANIZAÇÕES
UNIVERSITÁRIAS
M. A. Silveira
OBJETIVO ESTRATÉGICO DAS ORGANIZAÇÕES
M. A. Silveira
“ Manter o sucesso
ao longo do tempo “
SUCESSO = ser bem sucedida em seus propósitos.
COMPLEXIDADES DA UNIVERSIDADE- PARTES INTERESSADAS / STACKHOLDERS -
* CLIENTES EXTERNOS (alunos, empresas, ....)
* FUNCIONÁRIOS .Acadêmicos .Administrativos
* MANTENEDORA (Governo de SP)
* FORNECEDORES
* SOCIEDADE (como um todo)
As necessidades, os interesses e as expectativas dos stackholders são - na maioria das vezes -potencialmente conflitantes (quando vistos isoladamente).
M. A. Silveira
COMPLEXIDADES DA UNIVERSIDADE- DIFERENTES FUNÇÕES -
* Ensino: Graduação / Pós
* Pesquisa: Básica / Aplicada
* Extensão
* RH
* Finanças
* Computação
* Administração geral
* Secretaria (s)
* Atendimento à população (Hospital, ...)
* .......M. A. Silveira
COMPLEXIDADES DA UNIVERSIDADE- FATORES COM IMPACTO NOS RESULTADOS-
* Fatores “Tecnológicos”: equipamentos, infra-estrutura, mobiliário, .....
* Fatores Organizacionais: estrutura, sistema de informação, mecanismos decisórios, modelos de gestão, .....
* Fatores Humanos: treinamento, conscientização, liderança, motivação, ergonomia, .....
M. A. Silveira
UNICAMP: SISTEMA COMPLEXO EM AMBIENTE “DESAFIADOR “
MANTENEDORESCOLABORADORES Docentes/Funcion.CLIENTESFORNECEDORESSOCIEDADE
INFRA-ESTRUTURAFINANCEIRO
PESSOASTECNOLOGIAEXTENSÃOMARKETINGGRADUAÇÃO
PÓS/PESQUISASECRETARIA
AVALIAÇÃO INSTIT.
F. TECNOLÓGICOSF. ORGANIZACIONAIS
F. HUMANOS
POLÍT
ICAS
MEC TECNOLOGIAS
CLIENTES
FORÇAS
COMPETITIVAS
M. A. Silveira
UNICAMP: SISTEMA COMPLEXO
M. A. Silveira
ESQUIZOFRENIA ORGANIZACIONAL
MANTENEDORESCOLABORADORES Docentes/Funcion.CLIENTESFORNECEDORESSOCIEDADE
INFRA-ESTRUTURAFINANCEIRO
PESSOASTECNOLOGIAEXTENSÃOMARKETINGGRADUAÇÃO
PÓS/PESQUISASECRETARIA
AVALIAÇÃO INSTIT.
F. TECNOLÓGICOSF. ORGANIZACIONAIS
F. HUMANOS
UNICAMP: SISTEMA COMPLEXO
MANTENEDORESCOLABORADORES Docentes/Funcion.CLIENTESFORNECEDORESSOCIEDADE
INFRA-ESTRUTURAFINANCEIRO
PESSOASTECNOLOGIAEXTENSÃOMARKETINGGRADUAÇÃO
PÓS/PESQUISASECRETARIA
AVALIAÇÃO INSTIT.
F. TECNOLÓGICOSF. ORGANIZACIONAIS
F. HUMANOS
POLÍT
ICAS
MEC TECNOLOGIAS
CLIENTES
FORÇAS
COMPETITIVAS
M. A. Silveira
SITUAÇÃO IDEAL/DESEJADA
??
IMPLEMENTANDOA ESTRATÉGIA
ORGANIZACIONAL
M. A. Silveira
ALINHAMENTO INTERNO DA UNIVERSIDADE
Consistência interna na Universidade no que se refere a processos, ações, informações e decisões entre as suas diferentes áreas e unidades funcionais.
. Para se alcançar esse estado, é necessário a implementação efetiva de Gestão Estratégica.
M. A. Silveira
HIATO ESTRATÉGIA-IMPLEMENTAÇÃO
ESTRATÉGIA IMPLEMENTAÇÃO? ? ? ? ?
M. A. Silveira
LIGANDO A ESTRATÉGIA À AÇÃO
ESTRATÉGIA
IMPLEM
ENTA
ÇÃO
Objetivosde Curto Prazo
RotinasMedidas de
DesempenhoObjetivos
Estratégicos
M. A. Silveira
IMPLEMENTANDO OENFOQUE SISTÊMICO
(ou ENFOQUE ESTRATÉGICO)
PENSAR GLOBALMENTE,
AGIR LOCALMENTE.
M. A. Silveira
DESDOBRAMENTO:Meio para Alcançar o Alinhamento Interno
M. A. Silveira
Processo de desagregação coerente e paulatina de um sistema (a UNICAMP, a Pró-Reitoria,...), ou de seus elementos (ex: metas, processos), feito de forma tal a manter o alinhamento interno.
NOTA: existem várias maneiras de desdobrar um mesmo sistema.
ESTRATÉGIADO
NEGÓCIO 4ESTRATÉGIA
DONEGÓCIO 3
ESTRATÉGIADO
NEGÓCIO 2
DESDOBRAMENTO DA ESTRATÉGIA (SLACK et al: 1997)
M. A. Silveira
ESTRATÉGIADA UNIVERSIDADE
ESTRATÉGIADA
PRÓ-REITORIA 1
ESTRATÉGIADA
CECOM
ESTRATÉGIADEB
ESTRATÉGIADEA
ESTRATÉGIADED
ESTRATÉGIADEE
ESTRATÉGIA“ÁREA DE ENFERMAGEM”
ESTRATÉGIA“ÁREA MÉDICA”
ESTRATÉGIA“ÁREA DE ODONTOLOGIA”
ENFOQUE SISTÊMICO:A UNIVERSIDADE
COMO UM “TODO INTEGRADO”
(SISTEMA)
M. A. Silveira
EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO
Do Enfoque Analítico-Cartesiano-Reducionistaao
Enfoque Sistêmico-Holístico-Orgânico
M. A. Silveira
EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO
Do Enfoque Analítico-Cartesiano-Reducionistaao
Enfoque Sistêmico-Holístico-Orgânico
OU
Da Gestão “Departamentalizada”à
Gestão por Processos
M. A. Silveira
O QUE É “SISTEMA”?SISTEMA:a) “Conjunto de elementos em interação” (Bertalanffy)
b) “Conjunto de objetos com relações entre eles e entre seus atributos, conectados ou relacionados entre si e com o ambiente de forma tal a formar um todo” (Schoderbek et al.)
c) “Um todo concebido com 9 aspectos: componentes, conexão, estrutura, interação, processo, holismo, identidade, ambiente e conceituação” (Harry)
.............
OU
Conjunto de partes coordenadas, realizando determinadas funções.
M. A. Silveira
ENFOQUE SISTÊMICO
ESTUDO DAS INFLUÊNCIAS MÚTUAS EXERCIDAS ENTRE OS ELEMENTOS DO SISTEMA E, A INFLUÊNCIA EXERCIDA SOBRE ELES PELO AMBIENTE.
. PERMITE COMPATIBILIZAR OS DIVERSOS ASPECTOS E AS DIFERENTES DEMANDAS DO TODO.
M. A. Silveira
ENFOQUE SISTÊMICO
ESTUDO DAS INFLUÊNCIAS MÚTUAS EXERCIDAS ENTRE OS ELEMENTOS DO SISTEMA E, A INFLUÊNCIA EXERCIDA SOBRE ELES PELO AMBIENTE.
O “ÓTIMO” DE UM SISTEMA É DIFERENTE DA SOMA DOS “ÓTIMOS” DAS PARTES QUE O COMPÕEM, VISTAS ISOLADAMENTE.
M. A. Silveira
“COMPONENTES”DE UM SISTEMA
M. A. Silveira
A NATUREZA DOS DIFERENTES SISTEMAS
M. A. Silveira
A NATUREZA DOS DIFERENTES SISTEMASExemplo de sistemas de diferentes naturezas:
. Relógio - Computador
M. A. Silveira
A NATUREZA DOS DIFERENTES SISTEMASExemplo de sistemas de diferentes naturezas:
. Relógio - Computador
. Célula - Coração - Corpo humano
M. A. Silveira
A NATUREZA DOS DIFERENTES SISTEMASExemplo de sistemas de diferentes naturezas:
. Relógio - Computador
. Célula - Coração - Corpo humano
. Ser humano
. Grupo de pessoas
. Empresas - Universidades
M. A. Silveira
MAS,O QUE É PROCESSO?
M. A. Silveira
PROCESSOS E SUA GESTÃO
* Enfoque por processos
. É uma forma estruturada de visualização do trabalho.
M. A. Silveira
PROCESSOS E SUA GESTÃO
* Enfoque por processos
. É uma forma estruturada de visualização do trabalho.
. Trata-se, portanto, de um ferramental metodológico.
M. A. Silveira
PROCESSOS E SUA GESTÃO* Enfoque por processos
. É uma forma estruturada de visualização do trabalho.
. Trata-se, portanto, de um ferramental metodológico.
* Processo é o resultado da articulação de
- pessoas,
- instalações,
- equipamentos, e
- outros recursos (materiais, ....).
M. A. Silveira
PROCESSOS- Várias Definições -
M. A. Silveira
“Transformação de um conjunto de ENTRADAS(materiais, pessoas e/ou informações)
emSAÍDAS adequadas(materiais, pessoas, informações e/ou serviços)”
ou,
“Sequência coordenada de atividades,com o objetivo de produzir um dado resultado”
ou,
............
PRODUTO:RESULTADO DE UM PROCESSO
M. A. Silveira
PROCESSOS
M. A. Silveira
ENTRADAS SAÍDAS
PROCESSO
Materiais
Informações
Clientes
Serviços
Serviços, bens,equipamentos, materiais processados, informações
“Transformação de um conjunto de ENTRADAS(materiais, pessoas e/ou informações)
emSAÍDAS adequadas
(materiais, pessoas, informações e/ou serviços)”
ou,
“Sequência coordenada de atividades,com o objetivo de produzir um dado resultado”
PRODUTO: Resultado Intencional de qualquer processo
PRODUTOPROCESSO
ENTRADAS
PRODUTOPROCESSO
CAUSA ⇒ EFEITO
PRODUTO: Resultado Intencional de qualquer processo
PRODUTOPROCESSO
CAUSA ⇒ EFEITO
PRODUTO: Resultado Intencional de qualquer processo
Pode ser:
. Um Produto (resultado) final da Universidade.
PRODUTOPROCESSO
CAUSA ⇒ EFEITO
PRODUTO: Resultado Intencional de qualquer processo
Pode ser:
. Um Produto (resultado) final da Universidade.
. Um Produto (resultado) intermediário de qualquer área.
CLIENTE:DESTINATÁRIO
DE UM PRODUTO
M. A. Silveira
CLIENTEPRODUTO
MEIO ⇒ FIM
CLIENTE: Destinatário de um Produto
CLIENTEPRODUTO
MEIO ⇒ FIM
CLIENTE: Destinatário de um Produto
Pode ser:
. Um Cliente Final da Universidade: alunos, empresas, ...
CLIENTEPRODUTO
MEIO ⇒ FIM
CLIENTE: Destinatário de um Produto
Pode ser:
. Um Cliente Final da Universidade: alunos, empresas, ...
. Um Cliente Interno: outra área, colegas, .....
REPRESENTANDOPROCESSOS:
“MODELO ENTRADA/SAÍDA”
M. A. Silveira
MODELO ENTRADA/SAÍDA DE UM PROCESSO- Exemplo -
M. A. Silveira - PhD
Entradas Processo Produto Cliente
Materiais
ServiçosCurso
Informações
AlunosOferecer
Curso
Gestão por ProcessosExercício: Modelando o SEU Processo
M. A. Silveira
Gestão por ProcessosExercício: Modelando o SEU Processo
M. A. Silveira
1) Todo trabalho é viabilizado através de uma rede de processos
REDE DE PROCESSOS
M. A. Silveira
PROCESSO: uma transformação que agrega valor
- Todo trabalho é realizado por meio de rede de processos.
- A rede de processos é normalmente complexa (não sequencial)
O Sistema (a UNICAMP) é implementado através deprocessos existentes em cada função e interfuncionais.
O Sistema é mais do que a soma de processosPara ser efetivo, precisa de coordenação e
compatibilidade dos processos que o compõee de definição das suas interfaces
MACROPROCESSO =S MICROPROCESSOS (SLACK et al: 1999)
M. A. Silveira
Equipamentos de transmissão e de produção de programas
Manutenção e conserto
Equipamento mantido e
consertado
Madeira, aço plástico etc.
Carpinteiros Máquinas
Produção de cenários
Cenários e instalações
Informações de consumidores
Sistema de computadores
Funcionários de pesquisa e análise
Pesquisa de Mercado
OrientaçãoBaseada em
Análise Estatística
Rede de TV
Gestão por ProcessosExercício: Modelando o SEU Processo
M. A. Silveira
1) Todo trabalho é viabilizado através de uma rede de processos
2) Toda pessoa faz parte de um processo
Gestão por ProcessosExercício: Modelando o SEU Processo
M. A. Silveira
1) Todo trabalho é viabilizado através de uma rede de processos
2) Toda pessoa faz parte de um processo
3) Todo processo gera um produto (saída)
Gestão por ProcessosExercício: Modelando o SEU Processo
M. A. Silveira
1) Todo trabalho é viabilizado através de uma rede de processos
2) Toda pessoa faz parte de um processo
3) Todo processo gera um produto (saída)
4) Todo processo tem um cliente (interno ou externo à Universidade)
Gestão por ProcessosExercício: Modelando o SEU Processo
M. A. Silveira
1) Todo trabalho é viabilizado através de uma rede de processos
2) Toda pessoa faz parte de um processo
3) Todo processo gera um produto (saída)
4) Todo processo tem um cliente (interno ou externo à Universidade)
5) Todo processo requer entradas
Gestão por ProcessosExercício: Modelando o SEU Processo
M. A. Silveira
1) Todo trabalho é viabilizado através de uma rede de processos
2) Toda pessoa faz parte de um processo
3) Todo processo gera um produto (saída)
4) Todo processo tem um cliente (interno ou externo à Universidade)
5) Todo processo requer entradas
6) Todo processo tem fornecedores
DUAS REPRESENTAÇÕES PARA UM MESMO PROCESSO- Tachizawa/Andrade e Silveira/Mezomo -
M. A. Silveira - PhD
Entradas Processo Produto Cliente
Modelo Tachizawa/Andrade
Docentes
AlunoProfissional
OrganizaçãoContratante
Modelo Silveira/Mezomo
Materiais
ServiçosCurso
Informações
AlunosOferecer
Curso
OferecerCurso
REPRESENTANDOPROCESSOS:
“FLUXOGRAMA”
M. A. Silveira
EXEMPLO DE FLUXOGRAMA DE UM PROCESSO:
Revisão de Processos Críticos (no CenPRA)
Definir participantes da Equipe de Discussão
Identificar os principais problemas de acordo com participantes
Revisão dos procedimentos formalizados [Manual/Plan 2003]
Precisa de alterações
?
Discussão sobre novos procedimentos
Atende Requisitos
?
Definição de requisitos: •Mandatórios•Desejáveis
Validação pela Direção
Está de Acordo
?
Formalização dos documentos associados .
Fim
sim
sim
sim
não
não
não
Negociação com a diretoria sobre requisitos para o processo
CGAITodos
GESTÃO POR PROCESSOSX
GESTÃO DEPARTAMENTALIZADA
M. A. Silveira
PROCESSOS X DEPARTAMENTOS
M. A. Silveira
PROCESSOS X DEPARTAMENTOS
M. A. Silveira
* Quem é o “alvo” das atividades:
- o destinatário do produto (interno ou externo à universidade) ?
ou
- o “chefe”?
PROCESSOS X DEPARTAMENTOS
M. A. Silveira
* Quem é o “alvo” das atividades:
- o destinatário do produto (interno ou externo à universidade) ?
ou
- o “chefe”?
* Qual é Foco:
- nas necessidades inerentes ao trabalho?
ou
- nos interesses específicos do Setor?
PROCESSOS X DEPARTAMENTOS
M. A. Silveira
VISÃO NO FLUXO DE TRABALHO
ou
VISÃO RESTRITA AO SETOR
PROCESSOS:FATOR-CHAVE PARA O
SUCESSO ORGANIZACIONAL
M. A. Silveira
CADEIA DE RELAÇÕES CAUSAISDO SUCESSO DAS ORGANIZAÇÕES
M. A. Silveira
Considerando:
SUCESSO= OBJETIVO ESTRATÉGICO
⇓Sucesso depende da
SATISFAÇÃO DO CLIENTE
⇓Satisfação do cliente depende do
VALOR AGREGADO PELO PRODUTO
CADEIA DE RELAÇÕES CAUSAISDO SUCESSO DAS ORGANIZAÇÕES
M. A. Silveira
Sucesso da Organização depende do
VALOR AGREGADO PELO PRODUTO
⇓Valor agregado depende de
CUSTOS e/ou PRAZOS e/ou
QUALIDADE e/ou MARCA
⇓Os quais dependem dos
PROCESSOS
RAZÃO DA ÊNFASE ATUAL EM GESTÃO DE PROCESSOS
M. A. Silveira
(com base na cadeia de relações causais mostrada)
OS PROCESSOS
ESTÃO
NA ORIGEM
DO SUCESSO
DAS ORGANIZAÇÕES
Esse é o estágio dominante atualmente
ELEMENTOS PARA GESTÃO POR PROCESSOS
M. A. Silveira
GESTÃO UNIVERSITÁRIA- ELEMENTOS BÁSICOS PARA GESTÃO -
* OBJETIVOS a serem alcançados
* RECURSOS disponíveis
* PROCESSOS existentes
Aplicável à qualquer
nível ou setor
da Universidade !M. A. Silveira
GESTÃO UNIVERSITÁRIA- ELEMENTOS BÁSICOS PARA GESTÃO -
* OBJETIVOS
* RECURSOS
* PROCESSOS existentes devem ser: - alinhados com a estratégia global - eficazes (para atingir os objetivos) - eficientes (para otimizar o uso dos recursos)
M. A. Silveira
FUNDAMENTOS DA GESTÃO* CICLO GERENCIAL “PDCA” *
M. A. Silveira
Gerenciar é
Planejar,
Controlar e
Melhorar
os Processos relevantes para a Instituição.
CICLO GERENCIAL “PDCA”
M. A. Silveira
* PLANEJAR - Plan
* FAZER - Do
* AVALIAR - Check
* CORRIGIR - Act
e,
* P, D, C, A
e,
* P, D, ........
Gestão por Processos- Repetindo: É importante! -
M. A. Silveira
* Todo trabalho é viabilizado através de uma rede de processos
* Todo pessoa faz parte de um processo
* Todo processo gera um produto (saídas)
* Todo processo tem um cliente (interno ou externo à Universidade)
* Todo processo requer entradas
* Todo processo tem fornecedores
VANTAGENS DA GESTÃO POR PROCESSOS
M. A. Silveira
Gestão por Processos* Benefícios *
M. A. Silveira
Gestão por Processos* Benefícios *
M. A. Silveira
* Foco no que realmente interessa : o trabalho!
Gestão por Processos* Benefícios *
M. A. Silveira
* Foco no que realmente interessa : o trabalho!
* Ferramenta para implementação da Estratégia organizacional: Pensar Global, agir local!
Gestão por Processos* Benefícios *
M. A. Silveira
* Foco no que realmente interessa : o trabalho!
* Ferramenta para implementação da Estratégia organizacional.
* Confere simplicidade e agilidade às atividades.
Gestão por Processos* Benefícios *
M. A. Silveira
* Foco no que realmente interessa : o trabalho!
* Ferramenta para implementação da Estratégia organizacional.
* Confere simplicidade e agilidade às atividades.
* Dota a Universidade de flexibilidade organizacional
Gestão por Processos* Benefícios *
M. A. Silveira
* Foco no que realmente interessa : o trabalho!
* Ferramenta para implementação da Estratégia organizacional.
* Confere simplicidade e agilidade às atividades.
* Dota a Universidade de flexibilidade organizacional
* Facilita a gestão: indicadores de desempenho, definição clara dos elementos, ....
Gestão por Processos* Benefícios *
M. A. Silveira
* Foco no que realmente interessa : o trabalho!
* Ferramenta para implementação da Estratégia organizacional.
* Confere simplicidade e agilidade às atividades.
* Dota a Universidade de flexibilidade organizacional
* Facilita a gestão: indicadores de desempenho, definição clara dos elementos, ....
* Permite uma visão integrada da Universidade
Gestão por Processos* Benefícios *
M. A. Silveira
* Foco no que realmente interessa : o trabalho!
* Ferramenta para implementação da Estratégia organizacional.
* Confere simplicidade e agilidade às atividades.
* Dota a Universidade de flexibilidade organizacional
* Facilita a gestão: indicadores de desempenho, definição clara dos elementos, ....
* Permite uma visão integrada da Universidade
* Instrumentaliza a aplicação de abordagens inovadoras:
- Gestão do Conhecimento Organizacional
- Gestão de Competências
GRATO PELA ATENÇÃ[email protected]
M. A. Silveira