Treinamento Sobre Manutenção Dos Televisores Sony (Completo)
PDCA - Treinamento completo
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Metodologia PDCAEtapas do ciclo PDCA
P
DCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4
EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5
VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6
PADRONIZAÇÃO: prevenir contra o reaparecimento do problema7
CONCLUSÃO: revisar todo o processo de solução de problema para trabalho futuro8
Conceito de problema e métodoDefinição gerencial de problema
“Um problema é um resultado indesejável de um processo”;
“É um gap entre o estado atual e o estado desejado”.
Definição de método “Gerenciar é
essencialmente resolver problemas”
Método “ordenação do caminho com vistas a alcançar um objetivo”
Método PDCA para solução de problemas
Etapa de Identificação do Problema
1.1 – Analisar os dados e identificar o problema;
1.2 – Estabelecer itens de controle;
1.3 – Definir a meta;
1.4 – Implementar a gestão à vista.
Definir claramente o problema e reconhecer sua importância
Etapas do ciclo PDCA
PIDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
Análise de dados e identificação do problema
Forma mais comum de identificar problemas é através da análise dos resultados fora da meta: Benchmark interno (desempenho histórico); Benchmark externo (desempenho relativo a outros processos similares).
Quando não há meta e/ou indicadores definidos: Realizar coleta de dados através de pesquisas, inspeções, entrevistas, monitoramento das
reclamações dos clientes, dentre outros.
Etapa de Identificação do Problema
Reconhecimento da importância do problema
A análise comparativa do nível atual de desempenho com o benchmark indica uma lacuna. Portanto a LACUNA (ou parte dela) será o problema a ser resolvido!
Etapa de Identificação do Problema
Definição de itens de controle e clusters (grupos similares)
Para qualquer indicador é preciso definir um parâmetro numérico que permitirá comparar com outros processos e/ou áreas:
Item de Controle Indicador ParâmetroDespesa com vigilância R$ / m² m²
Consumo de água litros / pessoa pessoaProdutividade diária quant. pedidos / dia dia
Também é preciso separar os indicadores em grupos que permitam a comparação entre si: Não podemos comparar o consumo de água entre as épocas de frio e calor.
Etapa de Identificação do Problema
Definição de meta
Toda meta dever ter: objetivo gerencial, valor a ser atingido e prazo para realização.
CONCEITO DE META
META
INDÚSTRIA SERVIÇOS CONSTRUÇÃO
OBJETIVOAumentar o
valor mensal de atendimentos
Diminuir o número de
interferências
VALOR Em 10% De 100 para 120
De 760 para 500
PRAZO Até dez/XX Até jul/XX Até dez/XX
Reduzir os custos de produção
Etapa de Identificação do Problema
Calculando uma meta pelo conceito de lacuna
O valor da meta pode ser calculado de acordo com a lacuna mapeada pela análise dos indicadores: Lacuna de despesa com vigilância entre MG e RS = 430 – 130 = 300 [R$ / m²]; Para cálculo da lacuna total, multiplica-se a lacuna pelo parâmetro (armazém MG = 5.000 m²); Lacuna Total = 300 x 5.000 = R$ 1.500.000,00 = R$ 1,5 MM; A meta pode ser definida como a lacuna total, ou como um percentual dela, por exemplo, 50% da
lacuna total (R$ 0,75 MM) Meta = Reduzir despesa com vigilância em R$ 750 mil no ano 7.
Etapa de Identificação do Problema
Desdobramento da meta
O desdobramento da meta global pode facilitar na solução do problema:
Etapa de Identificação do Problema
Meta Global:Reduzir despesa com
vigilância emR$ 750 mil no ano 7
Meta 1:Reduzir despesa com rondas internas emR$ 200 mil no ano 7
Meta 2:Reduzir despesa com
controle de acesso emR$ 150 mil no ano 7
Meta 3:Reduzir despesa com
portaria emR$ 400 mil no ano 7
Meta 3.1:Reduzir despesa com energia elétrica emR$ 100 mil no ano 7
Meta 3.2:Reduzir despesa com
manutenção emR$ 300 mil no ano 7
Implantação da Gestão à Vista
Um gráfico de Gestão à Vista deve conter: Meta a ser atingida; Indicação do objetivo da meta (sentido melhor para cima, ou melhor para baixo); Resultado em forma de farol (vermelho para meta não atingida e verde para meta atingida).
Etapa de Identificação do Problema
Metodologia PDCAEtapas do ciclo PDCA
P
DCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
Etapa de Análise do ProblemaEtapas do ciclo PDCA
2.1 – Levantar todos os dados e fatos disponíveis sobre o problema no local da ocorrência. Mapear o processo se necessário;
2.2 – Estratificar os dados de diversas formas, procurando identificar aspectos diferenciados do problema;
2.3 – Priorizar os aspectos mais importantes para realizar a análise do processo (busca das causas).
Conhecer o problema eidentificar o foco de atuação
P ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
13
Levantar todos os dados e fatos disponíveis sobre o problema
Etapa de Análise do Problema
Como resultado do problema
Análise levaàs causas
Inve
stiga
ção
leva
à
raiz
do p
robl
ema
Por c
ausa
do
pro
blem
a
PROBLEMA(Atrasos na entrega
dos pedidos)
CAUSA (Produção abaixo
do suficiente)
CAUSA RAIZ(Desalinhamento do
rolo jumbo)
CONSEQUÊNCIA(Não atendimento e perda de clientes)
SINTOMAS(Indicador de
entrega atrasada)
Etapa Análise do ProblemaEstratificação do problema
Onde acontece?Quando acontece?O que acontece?
Como acontece?Quanto acontece? Com quem acontece?
Identificar o foco do problema (em quais situações o problema é mais frequente):
Atrasos de Produção; Atrasos Administrativos; Atrasos Sistêmicos; Logísticos.
No período da tarde. Na etapa de Acabamento;
Na etapa de Liberação do Pedido.
Com os analistas administrativos com menor tempo de empresa;
Com a máquina nº 3.
No momento de liberar o pedido;
No momento de gerar a Nota Fiscal.
420 atrasos na Produção; 240 atrasos
Administrativos; 50 atrasos Sistêmicos; 30 atrasos Logísticos.
Etapa Análise do Problema
2012 2013 Jan Abr Jul Out Dez0
500
1000800
760
Entregas Atrasadas
Resultado Meta
Prod. Adm. Sist. Log. Outros0
100
200
300
400
500420
240
50 30 20
Acabamento Secagem Prensagem0
100
200
300
400
500
280
10040
Rolo Jumbo Calandragem Outros0
100
200
300
400
500
200
50 30
Geração Pedido
Nota Fiscal Outros0
100
200
300
400
500
160
6020
Tarde Manhã Noite0
100
200
300
400
500
120
30 10
Priorização pelo princípio de Pareto
PRIORIZAÇÃOPROBLEMA
Elevado número de atrasos nas entregas.
PROBLEMA PRIORIZADOElevado número de atrasos nas entregas na ETAPA DE ACABAMENTO
com o ROLO JUMBO e GERAÇÃO DO PEDIDO à TARDE.
Metodologia PDCAEtapas do ciclo PDCA
P
DCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
Etapa de Análise do ProcessoEtapas do ciclo PDCA
Compreender a relação das causascom o efeito do processo
3.1 – Buscar as causas fundamentais do problema;
3.2 – Priorizar as causas (hipóteses);
3.3 – Analisar a consistência das causas (confirmação das hipóteses).
P ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
Etapa de Análise do ProcessoDefinição de processo e onde atuar
PROCESSOFORNECEDOR ENTRADA SAÍDA CLIENTE
Produção Celulose
Explorador Troncos descascados e
picados Fardos de celulose Prensagem
Prensagem Produção
Celulose Fardos de celulose
Rolos de celulose com 40% de umidade
Secagem
Secagem Prensagem Rolos de celulose com
40% de umidade Rolos de papel (rolo
jumbo) Acabamento
Acabamento Secagem Rolos de papel (rolo
jumbo) Folhas de papel
cortadas e embaladas Expedição
SAÍDASProdutos ou serviços
ENTRADASMaterial, informação,
máquina, dentre outros
PROCESSO
Atuar nas entradas
Medir as saídas
Etapa de Análise do ProcessoTécnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas
1. Nossa meta é reduzir os atrasos de entregas em 260
até dezembro de 2014.
Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possíveis causas fundamentais é envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema através da técnica de Brainstorming:
Etapa de Análise do ProcessoTécnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas
2. Ao analisar os Gráficos de Pareto, verificamos que o nosso problema priorizado
é o elevado nº de atrasos na geração de pedidos durante o turno da tarde.
Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possíveis causas fundamentais é envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema através da técnica de Brainstorming:
Etapa de Análise do ProcessoTécnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas
3. Por que estamos com elevado nº de atrasos na
geração de pedidos no turno da tarde?
Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possíveis causas fundamentais é envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema através da técnica de Brainstorming:
Etapa de Análise do ProcessoTécnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas
5. Uma possível causa é o cadastro
dos clientes.
5. Outra causa é a equipe ser
jovem.
Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possíveis causas fundamentais é envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema através da técnica de Brainstorming:
5. Outra causa é a quantidade de
pedidos.
Etapa de Análise do ProcessoTécnica dos “5 por quês” e diagrama de Causa e Efeito
E durante o Brainstorming elaborar a o diagrama de Causa e Efeito a técnica dos “5 por quês”:
Meta: reduzir os atrasos de entregas em 260 até dezembro de 2014.
Pergunta: por que estamos com elevado nº de atrasos na geração de pedidos no turno da tarde?
Problema: Elevado nº de atrasos na geração de pedidos à tarde.
Etapa de Análise do Processo
Algumas das possíveis causas (hipóteses) podem facilmente ser confirmadas através de dados: “Maior número de pedidos gerados à tarde”; “Elevados números de pedidos da manhã que ficam para à tarde”.
Analisar a consistência das causas (confirmação das hipóteses)
Etapa de Análise do Processo
Nem todas as causas fundamentais identificadas podem ser imediatamente solucionadas, elas devem ser priorizadas quanto a:
Agilidade de implementação (“conseguimos solucionar esta causa rapidamente para melhorar nosso resultado do próximo mês?”);
Autonomia para solucionar a causa identificada (“podemos eliminar esta causa sem a necessidade de envolver pessoas de outras áreas?”);
Impacto no resultado (“se resolver esta causa, o que ou quem será impactado?”).
Priorização das causas a serem bloqueadas
Metodologia PDCAEtapas do ciclo PDCA
P
DCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4
Etapa de Elaboração do Plano de Ação
Encontrar formas para bloquear as causas priorizadas
4.1 – Discutir as medidas possíveis e definir as mais adequadas para eliminar as causas fundamentais;
4.2 – Elaborar o Plano de Ação.
PPLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4
Etapas do ciclo PDCA
Etapa de Elaboração do Plano de Ação
A lista de soluções possíveis deve levar em conta os cinco critérios de avaliação: A implementação está dentro do controle? É possível implementar sem auxílio
externo?
É possível implementar a solução rapidamente? Hoje é melhor!
A solução é simples?
A solução tem baixo custo ou, melhor ainda, não tem custo?
A solução será eficaz como contramedida?
Definir as ações mais adequadas para eliminar as causas fundamentais
Elaborar o Plano de Ação
Etapa de Elaboração do Plano de Ação
Defina o Plano de Ação por meio da estrutura 5W1H:
Metodologia PDCAEtapas do ciclo PDCA
P
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IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4
EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5
Etapa de Execução do Plano de Ação
D EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5
5.1 – Alinhar e divulgar o Plano de Ação;
5.2 – Executar as ações;
5.3 – Acompanhar e verificar a execução das ações.
Execução de todas as ações necessárias para atingir um resultado esperado
Etapas do ciclo PDCA
Etapa de Execução do Plano de AçãoAcompanhar e verificar a execução das ações
Em paralelo à execução das ações, reuniões de acompanhamento devem ocorrer sistematicamente:
Verificar o andamento do Plano de Ação (prazos e ajustes necessários);
Essas reuniões são conduzidas pelo “dono” do Plano de Ação e devem ser rápidas e objetivas.
“AÇÕES NO PAPEL NÃO GERAM RESULTADOS”
Metodologia PDCAEtapas do ciclo PDCA
P
DCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4
EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5
VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6
Etapa de Verificação
C VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6
6.1 – A etapa de Verificação consiste em analisar a efetividade das ações;
6.2 – Caso as metas não sejam atingidas, é preciso voltar à fase de planejamento e elaborar um novo Plano de Ação.
Verificar o atingimento da metaatravés da gestão à vista
Etapas do ciclo PDCA
Etapa de VerificaçãoVerificação dos resultados
As falhas podem estar ligadas a: Meta incorreta, ou má definição do problema e/ou suas causas; Planos de Ação que não bloqueiam as causas fundamentais seja por falta de informação, ou falta de conhecimento técnico; Pela não execução do próprio Plano de Ação no tempo correto ou da forma correta (diferente do que foi planejado).
Metodologia PDCAEtapas do ciclo PDCA
P
DCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4
EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5
VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6
PADRONIZAÇÃO: prevenir contra o reaparecimento do problema7
Etapa de Padronização
APADRONIZAÇÃO: prevenir contra o reaparecimento do problema7
7.1 – Elaboração ou alteração dos documentos de Procedimento Operacional Padrão;
7.2 – Educação e treinamento nos novos padrões.
Padronizar as atividades necessárias para garantir o resultado final
Etapas do ciclo PDCA
Etapa de PadronizaçãoDocumentação e Treinamentos
Os documentos de padronização devem conter: Procedimentos de segurança para realizar a atividade; A seleção e uso adequado de recursos, ferramentas e/ou equipamentos; Condições para assegurar a repetição do desempenho dentro das variações previstas ao
longo do tempo (todas as ações corretivas necessárias).
Todos que são afetados pelas
modificações dos padrões de
trabalho devem ser treinados na
prática para assimilarem todas as
alterações das tarefas.
Metodologia PDCAEtapas do ciclo PDCA
P
DCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4
EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5
VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6
PADRONIZAÇÃO: prevenir contra o reaparecimento do problema7
CONCLUSÃO: revisar todo o processo de solução de problema para trabalho futuro8
Etapa de Conclusão
A CONCLUSÃO: revisar todo o processo de solução de problema para trabalho futuro8
8.1 – Destacar as causas remanescentes para melhorias futuras;
8.2 – Balanço do aprendizado.
Aplicar as lições aprendidasem novas oportunidades
Etapas do ciclo PDCA