Gestão Documental GED/ECM para Empresas Públicas · determinar o tempo que os documentos devem...
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A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Conceitos
AIIM (Association for Image and Information Management)
• “O ECM são as tecnologias, ferramentas e métodos utilizados para a captura,
gestão, armazenamento, conservação e divulgação do conteúdo que suporta
os processos de negócio de uma companhia”, 2003.
Wikipedia
• “Entende-se por gestão documental o conjunto de normas, técnicas e
práticas usadas para administrar o fluxo de documentos de todo tipo em uma
organização, permitir a recuperação de informação a partir destes,
determinar o tempo que os documentos devem ser guardados, eliminar os
que já não servem e assegurar a conservação indefinida dos documentos mais
valiosos, aplicando princípios de racionalização e economia”, 2010.
Via Web ou Desktop
Formulário Web
Outlook/Lotus Notes
Windows Explorer
Definição Automática de
Regras e Perfis
Atributos de Documentos
Regras de Segurança
Indexação para Busca
Inserir Conteúdos
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Fax
Servidor
de Fax
Servidor
de Email
Impressora
MultifuncionalBirô de
DigitalizaçãoImportação em
LoteCaptura via Web
Ferramenta de CapturaControle de
QualidadeIndexação
Repositório
de Conteúdo
Capturar conteúdo
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Captura para alto/baixo volume
Importação de emails, faxes e documentos
eletrônicos
Interface web para usuários remotos
Indexação (OCR) do conteúdo
Indexação a partir de dados do banco
Definição de perfis de documento
Recursos para refino da imagem
Integração total com o repositório
Configuração visual
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Capturar documentos
Repositório de Conteúdo
Segurança /
Auditoria
Políticas de
RetençãoFluxos de Aprovação
Conversão de
FormatosCriptografia Busca / Taxonomia
WindowsExplorer
OutlookLotus Notes
Web SitesPortais
GISAplicações Customizadas
GRPsSistemas de Gestão
Processos de NegócioSistemas de Workflow
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Repositório único
Busca
Por palavra-chave
Combinação de Atributos
Busca Textual
Navegação
Estrutura de Pastas
Pastas de Biblioteca
Buscas Salvas
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Pesquisar conteúdo
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Buscas, visualizações e gerenciamento através de Portais/Sites
Conversões Automáticas
HTML, PDF, JPEG, etc.
Web & wireless
PDF com Marca D‟água
Baseado em regras
Dinâmico
Com informações sobre o
usuário/documento
Imagens
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Visualização com funcionalidades de:
Interface 100% Web
Políticas Corporativas
Retenção e Descarte
Perfis Customizados
Copie e Cole a partir do Explorer/email
Auditoria/Aprovação
Único Repositório
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Definição das Regras de Retenção
Documento recebido e digitalizado
Fluxo para revisão e aprovaçãoVisualizador Web
Inserção automática no Sistema
Usuários finais buscam e visualizam documentos via Sistema
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Automação de Processos integrada aos sistemas de gestão
Roteamento Automático
Pessoas
Grupos
Edição, Revisão, Notificações
Notificações por Email
Roteamento Ad-Hoc
Automático ou definido pelo
usuário (metadados)
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Fluxos de Aprovação
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Gestão do Acesso à Informação
Proteger e rastrear o uso de documentose e-mails sensíveis – mesmo quandocópias estão fora da rede da empresa:
Copy/Paste, Print, PrintScreen, …
Cliente
Parceiro
Fornecedor
• Conteúdo Web pode ser facilmente
editado a partir do navegador,
utilizando a edição „in-place‟
• Políticas de segurança permitem que
um editor faça alterações apenas em
algumas páginas ou partes de
páginas.
• Nenhum conhecimento de codificação
é necessário – os autores utilizam
ferramentas visuais.
• Workflows podem ser utilizados para
garantir que apenas conteúdo aprovado
será publicado no site.
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Criação e Gestão de Sites
26
Formato Nativo Múltiplas Conversões
Thumbnail
XML
Website
Conversão de Formatos de Arquivo
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Gestão de Imagens e Vídeos
DocumentsDiscussions
Blog
Wiki
Chat
Forum
RSS
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Funcionalidades de Web 2.0
Permite montar um documento composto por
diversos outros documentos
Workflow / Subscrição
Gera um único documento consolidado
Permite o download dos documentos em um
zip
Porém os documentos mantém suas características:
Metadados, políticas de retenção
Permissões de acesso
Conversões
O mesmo documento pode ser reutilizado em
diversos documentos compostos
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Documentos Compostos
Auditoria do Conteúdo
Ver histórico de acessos
Ver quem acessou o quê,
quando
Relatórios de Usuário e
Administrador
Fluxos de Aprovação
Ad-hoc ou pré-definidos
Escalação, delegação
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Funcionalidades
Gestão do Conteúdo
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Tipos de Aplicações de ECM
Arquivo e recuperação
Tramitação de Documentos:
Com Fluxo de Aprovação
Com Automação de Processos - BPM
Image Enable
Arquivo e Recuperação
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Tipos de Aplicações de ECM
Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM de forma nativa
Não há tramitação dos documentos
Não há integração com aplicações existentes
A interface de consulta é a solução de ECM
Tramitação de Documentos – fluxo de aprovação
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Tipos de Aplicações de ECM
Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM
Há tramitação simples dos documentos –fluxo de aprovação – feito pela própria solução de ECM
Não há integração com aplicações existentes
A interface de consulta é a solução de ECM
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Tipos de Aplicações de ECM
Tramitação de Documentos – automação de processos
PAGTOS.
PAGTOS.
PAGTOS.
CONFERIR
DOCUMENTAÇÃO
DE PAGTO.
CONTAS A
PAGAR
INÍCIO
FIM
USUÁRIO
CADASTRAR
PAGAMENTOSARQUIVAR
DOCUMENTOS
RECEBER
SOLICITAÇÃO
DE PAGTO.
MALOTE,
E-MAIL - DOC. DIGITAL
TI
SOLICITAÇÃO
DE PAGTO.
SOLICITAÇÃO
DE PAGTO.
NF/FATURAS
BOLETOS
REEMBOLSOS
ADIANTAMENTOS
CONTRATOS
SAP
EFETUAR
PAGAMENTOS
CHEQUE
ORDEM DE PAGTO.
PAGTO. ELETRÔNICO
INÍCIO
Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM
Há tramitação dos documentos – fluxo de processo – feito por solução de BPM
Pode ter integração com aplicações existentes
A interface de consulta é a aplicação de automação de processos - BPM
Image Enable
A TECNOLOGIA DE GED/ECM
Tipos de Aplicações de ECM
Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM
Não há tramitação dos documentos
Há integração com aplicações existentes
A interface de consulta é a aplicação existente
GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS
Características
Estrutura departamentalizada Processos Estruturados e Não
Estruturados Processos baseados em documentos Tramitação de Documentos entre
várias áreas Necessidade de Controle dos
processos e dos documentos Muita geração e consulta de
documentos
Visão Funcional
GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS
Características
Visão Tecnológica
DOCUMENTOS
EM PAPEL
SISTEMAS
PESSOAS
CIDADÃOS, USUÁRIOS
E FORNECEDORES
EMPRESA
GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS
Características
Visão Tecnológica
DADOS TAREFAS DOCUMENTOS
MAIOR AUTOMAÇÃO MENOR AUTOMAÇÃO
GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS
Características
Visão Tecnológica
CLIENTES E FORNECEDORES
MERCADO DOCUMENTOS
DIGITAIS
SISTEMAS
ATIVIDADES
AUTOMATIZADASEMPRESACIDADÃOS, USUÁRIOS
E FORNECEDORES
GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS
Características
Visão Tecnológica
MAIOR EQUILIBRIO
DADOS TAREFAS DOCUMENTOS
GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS
Características
Visão Tecnológica
IMAGEM
GED / ECM
WORKFLOW/BPM
COLD-ERM
CLIENTE REVISARATENDER CONTROLARDECIDIR ARQUIVAR
SISTEMAS CORPORATIVOS (ERP)
GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS
Casos Reais
Sistema Push – STJ Consulta aos Acórdãos – STF Processo Eletrônico – TRF Aposentadoria em 10 minutos – SAD-
MT Despacho Virtual – SAD-SC Crédito Imobiliário – CAIXA Peticionamento Eletrônico – TST-RS PAT – Processo Administrativo
Tributário – SEFAZ-SP
Hospital Sem Papel – Hospital Sabará VIVO – Paperless Company
GED/ECM
Estratégia Documental
Comitê de Gestão Documental
Plano de Implantação
Célula de Gestão Documental
Criação de um repositório corporativo
MELHORES PRÁTICAS
MELHORES PRÁTICAS
Estratégia Documental
INFRA-ESTRUTURA
ESTRATEGIA DE GESTÃO DOCUMENTAL CORPORATIVA
Protocolo
Expedientes
Ofícios
Petições
Compras e
Licitação
cadastro
processo
RH
prontuários
obrigações
processos
Pagamentos
•Solicitações
•Empenhos
•O.P.
Jurídico
Ofícios
Processos
Pareceres
PROCESSOS DE NEGÓCIO
Mapa Documental
Política Documental
Gestor Documental
…
Framework de serviços
Documentos
Processos
APLICAÇÕES DE NEGÓCIO
Usuários
1 2 3 4
5
6
Modelo organizacional
MELHORES PRÁTICAS
Estratégia Documental
Definir os formatos de arquivo
Definir o tratamento documental
Migração do Legado
Quantidade
de ConsultasBaixa Alta
Alta
Validade
Legal
Guarda
ExternaDigitalização
Convencional
Microfilmagem
Microfilmagem
+ Digitalização
Convencional
Digitalização com
Validade Legal
CEDOC
Interno
MELHORES PRÁTICAS
Estratégia Documental
MELHORES PRÁTICAS
Comitê de Gestão Documental
Envolvimento da Alta Administração
Assegurar a continuidade
Decidir prioridades
Prover verba para os projetos
Analisar necessidades de mudançasde procedimentos e de legislação
MELHORES PRÁTICAS
Plano de Implantação
Criação de uma célula de ECM Definição dos objetivos Execução da Implantação
Divulgação Geração das Demandas Priorização das Demandas Implantação das Soluções Capacitação dos Usuários
Avaliação da Implantação Acompanhamento Tecnológico e da
Legislação pertinente
MELHORES PRÁTICAS
Célula de Gestão Documental
Equipe multi-disciplinar:
Processos Gestão Documental Jurídico Tecnologia
Atua como consultor na:
Definição da Demanda Implantação Gerenciamento da Mudança Acompanhamento da evolução
tecnológica e da legislação
Gestão
DocumentalLegislação
Processos de
NegócioTecnologia da
Informação
MELHORES PRÁTICAS
Criação de Um Repositório Corporativo
APLICAÇÕES
DOCUMENTOS –
FILE SYSTEM
METADADOS –
BANCO DE DADOS
REPOSITÓRIO CORPORATIVO
LEGISLAÇÃO RELATIVA À PRODUÇÃO,
CLASSIFICAÇÃO, GUARDA E ELIMINAÇÃO DOS
DOCUMENTOS:
DECRETO ESTADUAL - 29.838/1.989
DECRETO ESTADUAL - 48.897/2.004
LEI FEDERAL - 12.527/2011
DECRETO ESTADUAL - 58.052/2.012
RESOLUÇÃO CC-19, de 14-5-2008
RESOLUÇÃO CC-52, de 23-6-2004
e-ARQ Brasil
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 27.102/1.987:
ALTERA A DENOMINAÇÃO, AMPLIA OS
OBJETIVOS DA FUNDAÇÃO PARA O LIVRO
ESCOLAR E APROVA OS ESTATUTOS DA
FUNDAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DA
EDUCAÇÃO - FDE
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 29.838/1.989:
DISPÕE SOBRE A CONSTITUIÇÃO DA
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
DE ARQUIVO NAS SECRETARIAS DE ESTADO
Artigo 1º - Em cada Secretaria de Estado deverá
ser constituída, dentro de 45 (quarenta e cinco)
dias, a contar da publicação deste decreto, uma
Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo
visando à elaboração de tabela de temporalidade
dos documentos mantidos nos arquivos da
respectiva Pasta.
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 29.838/1.989:
Artigo 7º - Concluídos os trabalhos, a
Comissão elaborará relatório propondo a
tabela de temporalidade a ser instituída, o
qual, apreciado pelo órgão central do
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
- SAESP, será submetido ao Titular da Pasta.
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 29.838/1.989:
Artigo 11º - Ao órgão central do Sistema de
Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP
caberá o reexame, a qualquer tempo, das
tabelas de temporalidade e a prestação de
orientação técnica necessária ao fiel
cumprimento deste decreto.
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 48.897/2.004:
DISPÕE SOBRE OS ARQUIVOS PÚBLICOS, OS
DOCUMENTOS DE ARQUIVO E SUA GESTÃO,
OS PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA
DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE
SÃO PAULO, DEFINE NORMAS PARA A
AVALIAÇÃO, GUARDA E ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO E DÁ
PROVIDÊNCIAS CORRELATAS
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 48.897/2.004:
SEÇÃO I - Dos Arquivos Públicos
SEÇÃO II - Dos Documentos de Arquivo
SEÇÃO III - Da Gestão de Documentos de Arquivo
SEÇÃO IV - Dos Planos de Classificação de Documentos
SEÇÃO V - Das Tabelas de Temporalidade de Documentos
SEÇÃO VI - Da Eliminação de Documentos de Guarda Temporária
SEÇÃO VII - Da Guarda Permanente de Documentos
SEÇÃO VIII - Das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
SEÇÃO IX - Disposições Finais
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 48.897/2.004:
Artigo 1º - Entende-se por arquivos públicos
os conjuntos de documentos produzidos,
recebidos e acumulados por órgãos
públicos, autarquias, fundações instituídas
ou mantidas pelo Poder Público, empresas
públicas, sociedades de economia mista,
entidades privadas encarregadas da gestão
de serviços públicos e organizações sociais,
definidas como tal pela Lei Complementar
nº 846, de 4 de junho de 1998, no exercício
de suas funções e atividades.
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 48.897/2.004:
Artigo 3º - São documentos de arquivo todos
os registros de informação, em qualquer
suporte, inclusive o magnético ou óptico,
produzidos, recebidos ou acumulados pelos
órgãos e entidades referidos no artigo 1º
deste decreto.
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 48.897/2.004:
Artigo 5º - Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter
guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes
critérios:
I - são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na
unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de
Estado, ou na Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do Arquivo do Estado, podem ser
eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública
Estadual;
II - são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda
previstos no inciso I deste artigo, devem ser reservados, por força das informações neles
contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou
fonte de pesquisa.
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 48.897/2.004:
Artigo 10 - O Plano de Classificação de
Documentos é o instrumento utilizado para
classificar todo e qualquer documento de
arquivo.
Parágrafo único - Entende-se por classificação de
documentos a seqüência das operações técnicas
que visam a agrupar os documentos de arquivo
relacionando-os ao órgão produtor, à função,
subfunção e atividade responsável por sua
produção ou acumulação.
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 48.897/2.004:
Artigo 32 - Os documentos de guarda permanente não poderão ser
eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma
de reprodução, devendo ser preservados pelo próprio órgão produtor ou
recolhidos ao Arquivo do Estado.
Parágrafo único - Os documentos de guarda permanente, ao serem
transferidos ou recolhidos ao Arquivo do Estado, deverão estar
avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua
identificação, acesso e controle.
LEGISLAÇÃO
LEI FEDERAL - 12.527/2011:
DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS A
SEREM OBSERVADOS PELA UNIÃO,
ESTADOS, DISTRITO FEDERAL E
MUNICÍPIOS, COM O FIM DE GARANTIR
O ACESSO A INFORMAÇÕES
LEGISLAÇÃO
LEI FEDERAL - 12.527/2011:
CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES GERAIS
CAPÍTULO II - DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
CAPÍTULO III - DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I - Do Pedido de Acesso
Seção II - Dos Recursos
CAPÍTULO IV - DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I - Disposições Gerais
Seção II - Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo
Seção III - Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas
Seção IV - Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação
Seção V - Das Informações Pessoais
CAPÍTULO V - DAS RESPONSABILIDADES
CAPÍTULO VI - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
LEGISLAÇÃO
LEI FEDERAL - 12.527/2011:
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os
procedimentos a serem observados pela
União, Estados, Distrito Federal e
Municípios, com o fim de garantir o acesso a
informações. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta
Lei:
II - as autarquias, as fundações públicas, as
empresas públicas, as sociedades de economia
mista e demais entidades controladas direta ou
indiretamente pela União, Estados, Distrito
Federal e Municípios.
LEGISLAÇÃO
LEI FEDERAL - 12.527/2011:
Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-
se:
I – informação
II – documento
III - informação sigilosa
IV - informação pessoal
V - tratamento da informação
VI – disponibilidade
VII – autenticidade
VIII - integridade
IX - primariedade
LEGISLAÇÃO
LEI FEDERAL - 12.527/2011:
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do
poder público, observadas as normas e
procedimentos específicos aplicáveis,
assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando
amplo acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua
disponibilidade, autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da
informação pessoal, observada a sua
disponibilidade, autenticidade, integridade e
eventual restrição de acesso
LEGISLAÇÃO
LEI FEDERAL - 12.527/2011:
Art. 7º O acesso à informação de que trata
esta Lei compreende, entre outros, os
direitos de obter:
I - orientação sobre os procedimentos para a
consecução de acesso, bem como sobre o local
onde poderá ser encontrada ou obtida a
informação almejada;
II - informação contida em registros ou
documentos, produzidos ou acumulados por seus
órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos
públicos;
LEGISLAÇÃO
LEI FEDERAL - 12.527/2011:
Art. 9º O acesso a informações públicas será
assegurado mediante:
I - criação de serviço de informações ao
cidadão, nos órgãos e entidades do
poder público, em local com condições
apropriadas para:
II - realização de audiências ou consultas
públicas, incentivo à participação
popular ou a outras formas de
divulgação.
LEGISLAÇÃO
LEI FEDERAL - 12.527/2011:
Art. 24º. A informação em poder dos órgãos
e entidades públicas, observado o seu teor
e em razão de sua imprescindibilidade à
segurança da sociedade ou do Estado,
poderá ser classificada como ultrassecreta,
secreta ou reservada.
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 58.052/2.012:
REGULAMENTA A LEI FEDERAL N°
12.527/2011, QUE REGULA O ACESSO A
INFORMAÇÕES E DÁ PROVIDÊNCIAS
CORRELATAS
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 58.052/2.012:
CAPÍTULO I - Disposições Gerais
CAPÍTULO II - Do Acesso a Documentos, Dados e Informações
SEÇÃO I - Disposições Gerais
SEÇÃO II - Da Gestão de Documentos, Dados e Informações
SEÇÃO III - Das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso
SEÇÃO IV - Do Pedido
SEÇÃO V - Dos Recursos
CAPÍTULO IV - Das Restrições de Acesso a Documentos, Dados e Informações
SEÇÃO I - Disposições Gerais
SEÇÃO II - Da Classificação, Reclassificação e Desclassificação de Documentos, Dados e Informações
Sigilosas
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 58.052/2.012:
CAPÍTULO III - Da Divulgação de Documentos, Dados e Informações
SUBSEÇÃO IV - Da Preservação e Eliminação
SUBSEÇÃO V - Da Publicidade de Atos Administrativos
SUBSEÇÃO VI - Da Credencial de Segurança
SUBSEÇÃO VII - Da Reprodução e Autenticação
SUBSEÇÃO VIII - Da Gestão de Contratos
SUBSEÇÃO I - Da Produção, do Registro, Expedição, Tramitação e Guarda
SUBSEÇÃO II - Da Marcação
SUBSEÇÃO III - Da Criptografia
CAPÍTULO V - Das Responsabilidades
CAPÍTULO VI - Disposições Finais
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 58.052/2.012:
Artigo 1º - Este decreto define
procedimentos a serem observados pelos
órgãos e entidades da Administração Pública
Estadual, e pelas entidades privadas sem
fins lucrativos que recebam recursos
públicos estaduais para a realização de
atividades de interesse público, à vista das
normas gerais estabelecidas na Lei federal
nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.
LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL - 58.052/2.012:
Artigo 11 - As Comissões de Avaliação de
Documentos de Arquivo, a que se referem
os Decretos Nº 29.838/1989, e Nº
48.897/2004, instituídas nos órgãos e
entidades da Administração Pública
Estadual, passarão a ser denominadas
Comissões de Avaliação de Documentos e
Acesso - CADA
LEGISLAÇÃO
RESOLUÇÃO CC-19, de 14-5-2008 :
Institui Grupo de Trabalho com o objetivo
de promover estudos a fim de propor as
diretrizes e os procedimentos necessários
à integração dos documentos arquivísticos
digitais na política estadual de gestão de
documentos, e dá providências correlatas
LEGISLAÇÃO
RESOLUÇÃO CC-19, de 23-6-2004 :
Artigo 1º Fica instituida, junto ao Comitê de Qualidade da Gestão Pública, a
Política de Uso de Software na Administração Pública Estadual nos seguintes
termos:
I – A administração pública estadual deverá utilizar preferencialmente software
livre em todos os seus equipamentos sistemas e processos de trabalho.
II – Novas aquisições de softwre proprietário serão admissiveis quando:
Não existir software livre similar que contemple a contento os requisitos
técnicos, funcionais e econômicos do objeto da aquisição
Não for possível utilizar gratuitamente software proprietário similar já existente
e em utilização na Administração Pública Estadual
$1º - Para todos os casos seja na utilização de software livre ou proprietário,
fica mantida a obrigatoriedade de obtenção de Licença de Uso , conforme
legislação vigente
LEGISLAÇÃO
e-ARQ Brasil :
Institui o Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos adotada pelo
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
em Dezembro de 2.009
LEGISLAÇÃO
LEGISLAÇÃO
PARTE I - Gestão arquivística de documentos
1 Considerações iniciais
2 O que é gestão arquivística de documentos?
4 Designação de responsabilidades
5 Planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de documentos
5.1 Exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos
5.2 Metodologia do programa de gestão
5.3 Suspensão ou extinção do SIGAD
6 Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais
6.1 Captura
6.1.1 Registro
6.1.3 Indexação
6.1.4 Atribuição de restrição de acesso
6.1.5 Arquivamento
6.2 Avaliação, temporalidade e destinação
6.3 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos
6.4 Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança
6.5 Armazenamento
6.6 Preservação
6 e-Arq Brasil
7 Instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos
7.2 Tabela de temporalidade e destinação
7.3 Manual de gestão arquivística de documentos
7.5 Glossário
7.6 Vocabulário controlado e tesauro
e-ARQ Brasil
LEGISLAÇÃO
e-ARQ Brasil
PARTE II - Especificação de Requisitos para sistemas informatizados de gestão
arquivística de documentos (SIGAD)
ASPECTOS DE FUNCIONALIDADE
1 Organização dos documentos arquivísticos:
1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD
1.2 Classificação e Metadados das unidades de arquivamento
1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos
1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos
1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados
1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos
convencionais e híbridos
2 – Tramitação e Fluxo de Trabalho
2.1 Controle do Fluxo de Trabalho
2.2 Controle de versões e do status do documento
3 Captura
3.1 Procedimentos gerais
3.2 Captura em lote
3.3 Captura de mensagens de correio eletrônico
3.4 Captura de documentos convencionais ou híbridos
3.5 Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados
3.6 Estrutura dos procedimentos de gestão
LEGISLAÇÃO
e-ARQ Brasil
4 Avaliação e destinação
4.1 Configuração da Tabela e Temporalidade e destinação dos documentos
4.2 Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos
4.3 Exportação de documentos
4.4 Eliminação
4.5 Avaliação e destinação de documentos arquivísticos convencionais e híbridos
5 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos
5.1 Aspectos gerais
5.2 Pesquisa e localização
5.3 Apresentação: visualização, impressão, emissão de som
6 Segurança
6.1 Cópias de segurança
6.2 Controle de acesso
6.3 Classificação da Informação quanto ao grau de sigilo e restrição de acesso à informação
sensível
6.4 Trilhas de auditoria
6.5 Assinaturas digitais
6.6 Criptografia
6.7 Marcas d‟água digitais
6.8 Acompanhamento de transferência
6.9 Autoproteção
6.10 Alterar, apagar e truncar documentos arquivísticos digitais
LEGISLAÇÃO
e-ARQ Brasil
7 Armazenamento
7.1 Durabilidade
7.2 Capacidade
7.3 Efetividade de armazenamento
8 Preservação
8.1 Aspectos físicos
8.2 Aspectos lógicos
8.3 Aspectos gerais
9 Funções administrativas
10 Conformidade com a legislação e regulamentações
11 Usabilidade
12 Interoperabilidade
13 Disponibilidade
14 Desempenho e escalabilidade
METADADOS
1 Documento
2 Evento de gestão
3 Classe
4 Agente
5 Componente digital
6 Evento de preservação