Ecm Apresentacao 2009 Sgi
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Transcript of Ecm Apresentacao 2009 Sgi
Apresentação
ECM
ECM
Head Quarter
Apresentação
ECM
ECM
Webdesk Gestão Integrada de Processos e Documentos
TOTVS – ECM - WebdeskGestão integrada de Processos e Documentos
Marcel Boaventura
ALGUNS CLIENTES TOTVS ECM
ECM – Enterprise Content Manager
A Gestão
de
Conteúdos
(ECM)
é considerada
o grande
Diferencial
das Organizações
do Novo
Milênio
A Gestão
de
Conteúdos
(ECM)
é considerada
o grande
Diferencial
das Organizações
do Novo
Milênio
TOTVS ECM – Escopo de atuação
Materia Gartner
BPM pode reduzir em até 20% os custos das empresas
• quarta-feira, 18 de março de 2009, 15h57 • Resultados preliminares de uma pesquisa mundial feita pelo Gartner sobre o uso de BPM (business process
management, ou gerenciamento de processos de negócios) mostram que as empresas podem reduzir em até 20% os custos operacionais já no primeiro ano da implantação.
"A crise econômica está impulsionando o uso de BPM como um mecanismo de redução de custos para a sobrevivência. Verificamos que um terço das empresas em todo o mundo aumentaram os investimentos em BPM", afirmou Michele Cantara, vice-presidente de pesquisa do Gartner. "O BPM torna os processos de negócio das empresas visíveis tanto para os gerentes de negócio quanto de TI, permitindo-lhes trabalhar em conjunto e alterar processos de forma mais rápida e eficaz. Com a recessão econômica, as empresas precisam continuamente reduzir os custos e reagir rapidamente às mudanças do mercado."
O BPM será um dos principais temas abordados na Conferência de Integração Empresarial, que será realizada em abril, em São Paulo. No BPM Gartner Summit 2009, realizado em fevereiro em Londres, na Inglaterra, os participantes foram questionados sobre o impacto que a economia estava tendo no seu negócio. De acordo com o levantamento, cerca de 70% dos participantes disseram que o BPM é visto como a salvação para suas empresas no atual cenário de crise econômica. Aproximadamente 20% dos participantes disseram que estavam "prósperos com BPM" – utilizando BPM como um catalisador para o crescimento da empresa. Os participantes eram de empresas que obtiveram sucesso na implantação de projetos de BPM no passado. Algumas tinham como objetivo a economia de custos com BPM e outros projetos visavam a melhoria dos processos empresariais, em vez da sobrevivência. Aproximadamente 10% dos participantes eram de organizações que vislumbram no BPM uma arma para fazer frente à concorrência de mercado no atual cenário recessivo.
•http://www.tiinside.com.br/News.aspx?ID=125137&C=262
ERP,HCM,BI,CRM.ERP,HCM,BI,CRM.....
20%20%
O GRANDE Desafio
RepositóriRepositório o
DocumentDocumentosos
FichárioFichárioss
DiscosDiscosLocaisLocais
MicrofilmesMicrofilmes
Sistema de Sistema de ArquivosArquivos
RepositoriRepositorioo
ImagensImagens
ServidoresServidoresWEBWEB
80%80%
MídiasMídias
e-Maile-Mail
ConteúdoEstruturado
ConteúdoNão -Estruturado
GED/Gestão GED/Gestão de de
ConteúdoConteúdo
Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo
WEBWEB
Workflow/Workflow/BPMBPM
BPA / BAMBPA / BAM
Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM
ECM – Enterprise Content ManagerECM – Enterprise Content ManagerConector Conector Universal de ConteúdoUniversal de Conteúdo
ClientesClientesParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores
DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados
Gestão da informação
Integração Integração entre entre
SistemasSistemas
Como Estruturar os Dados?
• Organizar documentos eletrônicos, documentos, planilhas, imagens, vídeos, sons)
• Versionamento, aprovação,
notificação,controle de expiração, categorização, controle de segurança, relacionamento entre documentos,
busca por conteúdo
Lucene
ZIPZIP
AcrobatReaderAcrobatReader
Open Office.sxw, .sxc, .sxiOpen Office.sxw, .sxc, .sxi
MS Office.doc, .xls, .pptMS Office
.doc, .xls, .ppt
HTMLHTML RTFRTFAutoCadAutoCad XMLXMLTXTTXT
Extratores
WebDeskWebDesk
documento
Webdesk
GED – Indexação de Documentos
WebDesk Index ManagerWebDesk Index Manager
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Visualização de CAD
Publicação de Emails e Anexos
Publicação Doc´s do Office
• Execução automática de processos de negócio. Ordem correta, pessoas certas
• Atividades por papel ou grupo, formulário eletrônico, anexos não estruturados, histórico de decisões, integração com GED, atividades de pool, controle de prazo de execução, esforço estimado, apontamento de horas, decisões automáticas, notificação de atraso
Fluxo - GMud
Tarefas pendente
s do usuário,
clicando...
Verificando Tarefas
A tarefa em execução fica destacada no
workflow
Aciona-se o
programa associado a tarefa pelo link
Verifica as
instruções
Pode-se anexar
documentos ao processo
Com UPLOAD de qualquer
lugar via internet
Verificar o histórico
detalhado do processo
E por fim, dar
seguimento ao processo
Fluxo - Cadastro de Itens
Atividade - Suprimento
Atividade - Planejamento
Atividade - Contabilidade
Atividade - Fiscal
Atividade – Controle Qualidade
Atividade - Comercial
Área de Conferencia
• Monitora eventos das as aplicações e interage imediatamente com o Engine Workflow/BPM.
BAM – Business Activity Monitoring
HR
(BAM) Business Activity
Monitoring
WorkflowEngine
Onde o Evento Ocorre...
Quem Captura... Quem Decide...
ERP
CRM
O ERP disparando processos
•Supondo uma política da qualidade onde um percentual de refugo superior a 2,5% indique uma Não-Conformidade
ERP
1. Ao fazer o reporte de produção no ERP, o BAM intercepta o evento.
1
Exemplo: BAM e Workflow
1
1
O BAM identifica o evento e determina quem precisa notificar (alerta).
O Inicio do processo de RNC acontece automaticamente !
2
Exemplo: BAM e Workflow
3
Processo Workflow aberto na solução de ECM com os dados do evento capturado no ERP e...
4
4
...seguindo um fluxo pré-determinado c/ prazos, responsáveis
GED/Gestão GED/Gestão de de
ConteúdoConteúdo
Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo
WEBWEB
Workflow/Workflow/BPMBPM
BPA / BAMBPA / BAM
Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM
ECM – Enterprise Content ManagerECM – Enterprise Content ManagerConector Conector Universal de ConteúdoUniversal de Conteúdo
ClientesClientesParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores
DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados
Gestão da informação
Integração Integração entre entre
SistemasSistemas
• Maior agilidade e eficiência da área da qualidade. Processos de elaboração e divulgação de normas, acompanhamento de auditorias e execução de planos de ação
• Indicação de Leitura, Cópia Controlada, Histórico de acessos (tomada de
conhecimento), Lista Mestra, controle de versão, aprovação
por pasta ou documento, Check-out/Check-in, Notificação automática para novos documentos
e versões
Principais Características
TOTVS ECM
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE
PRESSÕES NA ATUALIDADE
Sindicatos
Crises
Governança
Consumidores
Ambientalistas
Sua Empresa
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE
IMPLANTANDO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA
SGI
TOTVS ECM
SOLUÇÃO TOTVS ECM PARA
GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE
SOLUÇÃO TOTVS ECM PARA GESTÃO INTEGRADA
TOTVS ECM
CARACTERÍSTICAS DA SOLUÇÃO
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Gestão Documental Corporativa
Arquivo Físico
Elaboração Publicação e
Distribuição
Capacitação
Colaboração
Recuperação
Categorização
Características
Versionamento ou
Revisão
Captura Formulários
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Processo de Gestão Documental
•
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
Maior produtividade
Redução de custos operacionais
Padronização dos documentos
Acesso controlado às informações
Rapidez na difusão e distribuição dos documentos normativos
Facilidade de acesso às informações
Melhor gestão da documentação do Sistema da Qualidade
Agilidade para revisar e aprovar documentos
Controle de Prazos por sinalização e aviso por e-mail
Dinâmica na pesquisa de documentos
Controle de Anexos, de Registros e Formulários
• Vantagens com a Gestão Documental
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Gestão de Ocorrências e Melhorias Corporativas
Análise de
Causa
Monitoramento Ações Verificação Eficácia
Disposição
Divulgação
Características
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Processo de Gestão de Ocorrências e Melhorias
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Vantagens com a Gestão de Ocorrências e Melhorias
Registro e categorização de Ocorrências e Não-
Conformidades
Tratamento de Reclamações de Clientes
Controle de prazos das ações
Ferramenta de apoio à análise de causas das
ocorrências
Rapidez, segurança e controle no tratamento de
ocorrências
Gerenciamento de Sugestões de Melhoria
Gráficos e Relatórios de desempenho
Melhoria contínua de processos e da operação como um
todo
Redução de riscos com perda de certificações,
notificações e multas de entidades regulatórias
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Gestão de Auditorias
Execução
Planejamento Ocorrências
Notificação
Características
Apuração de
Resultados
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Compliance - Processo de Gestão de Auditorias
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Vantagens com a Gestão de Auditorias
Controle e acompanhamento das auditorias
Check-Lists de apoio à auditoria
Comunicação entre auditores e auditados
Maior rapidez e controle na distribuição dos relatórios
Acompanhamento pós-auditoria
Avaliação da auditoria e da equipe auditora
Impessoalidade na cobrança de prazos
Relatórios de gerenciamento
Garantia de qualidade do processo
Monitoramento da performance de processos e áreas de
negócio
Prevenção e tratamento de falhas do processo
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Gestão de Calibração
Manutenção
Indicadores
Características
Monitoramento
AcervoPlanejamento
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Processo de Gestão de Calibração
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Vantagens com a Gestão de Calibração
Melhor documentação da calibração de instrumentos
Gestão automatizada do processo de manutenção e
calibração
Gestão da validade de calibração de instrumentos
Integração com auditorias do parque de instrumentos
ISO/IEC 17025Estabelece requisitos gerenciais e técnicos para a implementação de sistema
de gestão da qualidade em laboratórios de ensaio e calibração de instrumentos.
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Gestão de Meio Ambiente, Saúde e Segurança - EHS
Características
Monitoramento
Aspectos e Perigos
Planejamento Auditoria
Ocorrências
Indicadores
Regulamentação
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Processo de Meio Ambiente, Saúde e Segurança - EHS
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Vantagens com a Gestão de Meio Ambiente Saúde e Segurança - EHS
Redução de acidentes ambientais
Conservação de energia e recursos naturais
Racionalização das atividades
Redução das perdas e desperdícios
Melhoria contínua no desempenho ambiental
Incentivo à reciclagem
Produtos e processos mais limpos
Gestão dos resíduos
Prevenção a multas e notificações ambientais.
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada
Características
Monitoramento
DefiniçãoPlanejamento Auditoria
Ocorrências
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Processo de Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Vantagens com a Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada
Documentação dos indicadores de desempenho
Monitoramento da gestão sobre os indicadores
Painéis de gestão a vista para exibição de resultados
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Gestão de Processos de Negócio - Workflow
Atribuições
Mapeamento
Características
Fluxos Categorização
Formulários
Integração
Documentação
Versionamento
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Exemplo de Processo de Negócio
TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
• Vantagens com a Gestão de Processos de Negócio
Garantia de atendimento a normas e procedimentos
Aumento da eficiência operacional
Redução de riscos com fraudes
Monitoramento da performance de processos e áreas de
negócio
Melhoria contínua dos processos
Redução de custos
Interligação entre departamentos
Transparência
Aumento da competitividade e Concretização de objetivos
Centralização de processos
Controle da organização em tempo real
TOTVS ECM
TOTVS ECM 3.0 NA PRÁTICA
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Painel Principal
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Navegação em Categorias
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Leitura de Documentos
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Publicação de Normas e Procedimentos
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Aprovação de Normas e Procedimentos
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Controle de Versão e Registro de Aprovações
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Central de Tarefas - Cockpit
Central de Tarefas – Tarefas a Concluir
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Distribuição de Documentos via de e-mail
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Processos da Gestão Integrada
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Aprovação de Normas e Procedimentos
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Planejamento e Execução de Auditorias
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Controle de Planos de Ação - (PDCA/5W2H)
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Controle de Planos de Ação – (PDCA/5W2H)
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Gestão de Ocorrências
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Gestão de Ocorrências
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Gestão de Ocorrências
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Gestão de Calibração
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Gestão de Medicina, Saúde e Segurança
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Gestão de Indicadores
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Indicadores – Painel de Gestão da Qualidade
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Indicadores – Painel de Gestão da Qualidade
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
Biblioteca de Processos
TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
• Indicadores, estatísticos sobre custo, esforço, prazo
e volume, análise de tendências, visões e
dashboards
compartilháveis
BPA – Business Process Analysis
BPA – Dashboard – Indicadores dos Processos
BPA – Tendências
BPA – Tendências
BPA – Configurando Metas
BPA – Configurando Segurança
Painel de Gestão
Painel Gerenciamento de Recursos
CockPit
Painel de Projetos
Painel de Relacionamento
TOTVS ECM
VANTAGENS E BENEFÍCIOS
VANTAGENS E BENEFÍCIOS
• Torne a gestão dos processos da gestão integrada da
qualidade mais simples e eficazes;
• Aumente a acuracidade de planos de ação e de
melhoria;
• Facilite o processo de auditorias evitando riscos de
não conformidades;
• Tenha a informação rapidamente e aumente sua
produtividade;
• Monitore a performance da sua organização através
dos indicadores e painéis de gestão a vista;
• Transforme os processos descritos nas normas e
procedimentos em processos dinâmicos ganhando
agilidade com o uso de Workflow.
Vantagens e Benefícios
• Portais baseados no conteúdo do repositório de conteúdo(documentos e processos), para públicos específicos como funcionário, clientes, fornecedores, parceiros, investidores, etc.
• Permite Múltiplos portais sobre o mesmo repositório, layouts configuráveis, conteúdo variável por contexto, edição de estilos, componentes reaproveitáveis, segurança integrada com o GED, logs
de acesso
Portais Gerenciados pelo Webdesk
www.emersonprocess.com.br
Mecanismo para estruturar em base de dados informações que precisam
ser dinâmicas no Portal.
Aplicação:• Permite que usuários não técnicos
(marketing, RH, vendas) atualizem on-line o Portal da empresa sem
necessidade de web designers ou programadores
Conteúdo Dinâmico!
Formulários em Portlets
• Captura dados de documentos em papel e os integra ao repositório de documentos, processos ou sistemas back-office
• Tratamento da imagem capturada, identificação
automática de tipos de documentos, reconhecimento de caracteres (impressos, matriciais e manuscritos), leitura de dados por posicionamento ou padrão, captura distribuída,
algoritmos de
inteligência artificial que aprendem com os erros.
OCRTexto Plano
HCRManuscrito ICR
Códigos de Barras
OMRMarcas
Exemplos Tecnologias
Document Imaging
Definição do template do
lote
Mapeamento dos
campos do formulário
Forms Processing – Integração com o ERP• O conteúdo das documentos digitalizados armazenados em
fichários do WebDesk podem ser integrada no ERP, alimentando as APIs e BOs das funções de negócio
• Exemplos:– Recebimento de Nota Fiscal– Pedido de Venda
Forms Processing
Fichários ERP
Document Imaging
Integrando Aplicações
—Sistemas heterogêneos—Mecanismos de integração despadronizados—Transações e objetos de negócio replicados e conflitantes—Lentidão e alto custo no processo de integração—Falta de confiabilidade na integração
TXT
XML
CSV
FTPSSH
TELNET
JMS
JDBC
OD
BC
HTTP
SQL
Web Service
SOAP
TotvsTEC-Iona no Magic Quadrant do Gartner, 2007
ESB – Apache ServiceMix ESB
Uso de padrões abertos e de mercado(Java Business Integration, Web Services, XML)
Apache ServiceMix ESB é base para o Iona Fuse ESB
TOTVS ECM
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
• Estações de Trabalho: Sistema operacional Windows, Linux, MAC-OS
• com Browser Internet Explorer, Safari ou Firefox (Mozilla) com plug-in do Adobe Flash player instalado
• Servidor: Windows, Server HP-UX, IBM-AIX ou Linux Enterprise
• Plataforma: JAVA™ J2EE™ rodando sob servidor de aplicação, JBOSS,
• WEBSPHERE™ ou compatível
• Banco de Dados: MySQL, MSSQL, ORACLE, DB2, Progress (homologados)
WebDesk - Escalabilidade
MG
• 45.779 documentos• 23 Processos modelados• 367.727 solicitações Workflow• 2.212 nos últimos 15 dias
• 505 documentos• 15 Processos modelados• 7.795 solicitações Workflow• 297 nos últimos 15 dias
• 8.348 documentos• 9 Processos modelados• 7.545 solicitações Workflow• 142 nos últimos 15 dias
• 421.366 documentos• 1 Processos modelados• 493.727 solicitações Workflow• 3.304 nos últimos 15 dias
ALGUNS CLIENTES TOTVS ECM
Documentos e Processos em Suas Mãos
Muito Obrigado [email protected] Obrigado [email protected]
Escala Evolucionária do
ECM
nas Empresas
Escala Evolucionária do ECM
maturidade
Efi
ciê
ncia
QualidadeWorkflow
GED
Portal
Digitalização
72
Technology and Integration
Requirements Recommended - Server
Operating system (choices)
MS Windows 2000 Server, XP Professional, Server 2003
Red Hat Advanced Server 3.x, 4.x
SUSE™ Linux® Enterprise Server 9
Solaris™ SPARC 9 and 10
AIX® 5.3
HP-UX 11i v2 (Itanium only)
Disk memory 1Gb RAM 100MB of disk space
Java Virtual Machine
- Sun 1.5
Application Server JBoss 4.2.X
73
Technology and Integration
Minimum Requirements Recommended - User
Hardware/Operating system (choices)
Windows 2000/XP/VistaPentium® II 450MHz, orsuperior/equivalent + 128MB RAM
Macintosh OS XPowerPC® G3 500MHz or superior Intel Core™ Duo 1.83GHz or superior + 128 MB RAM
Linux 800MHz or superior + 512MB RAM + 128MB of video
Browser (choices) Internet Explorer 7.x
Firefox 3.x
Opera 9.x
Safari 3.x
Chrome 1.x
GED/Gestão GED/Gestão de de ConteúdoConteúdo
Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo WEBWEB
Workflow/Workflow/BPMBPM
BPA / BAMBPA / BAM
Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM
ECMECMConector Conector Universal deUniversal deConteúdoConteúdo ClientesClientes
ParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores
DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados
Gestão da informação
1Estágio 1 Área
da Qualida
de
Estágio 1 – Área da Qualidade
• Necessidades• Controle sobre o processo de criação, atualização e
distribuição de normas• Garantia de versionamento• Registros de Conhecimento de novos documentos• Registro de Não-Conformidades e Ações Corretivas• Planos de Ação• Evidências Objetivas sobre os processos da área de
qualidade
• Diagnóstico• A empresa tem reincidência em Não-conformidades?• Os funcionários não sabem onde encontrar as normas ?• Os funcionários mantém normas impressas (e
desatualizadas) na gaveta ?• As pessoas têm medo do auditor ?
Estágio 1 – Área da Qualidade
• Resultados• Maior eficiência no processo atualização de normas• Menor esforço para divulgação de novas normas• Capacidade de apresentar ao auditor os registros de
tomada de conhecimento• Maior eficiência na execução de processos de melhoria e
planos de ação
Estágio 1 – Área da Qualidade
142
Qualidade - Clientes ReferênciaEfi
ciê
ncia
QualidadeWorkflow
GED
Portal
Digitalização
143
2Estágio
2 Workflo
w
144
Estágio 2 – Workflow
• Necessidades• Fazer com que o procedimento descrito nas normas
realmente aconteça• Descobrir onde estão os gargalos de produtividade• Evitar retrabalho• Calcular o custo total do processo• Reduzir custo operacional
145
• Diagnóstico• Em quanto tempo você é reembolsado, nas suas despesas
de viagem ?• Alguma vez você solicitou algum procedimento ou
documento ao RH e não foi atendido (se perdeu) ?• Quanto tempo demora o cadastro de um novo item no
ERP ?• Quanto tempo demora o fechamento contábil da sua
empresa ?
Estágio 2 – Workflow
• Resultados• Redução do tempo médio de conclusão do processo• Fim da “perda de processos”• Redução dos riscos de não-conformidades em auditorias• Redução do risco de violações de normas em setores
regulamentados• Capacidade de mensurar o esforço, o prazo, o custo e o
volume processado de cada processo
Estágio 2 – Workflow
Workflow - Clientes Referência
Efi
ciê
ncia
QualidadeWorkflow
GED
Portal
Digitalização
148
3Estágio 3 GED
Estágio 3 – GED
• Necessidades• Garantir que informações importantes para os processos de
negócio estejam disponíveis e atualizadas• Capturar, categorizar e controlar o acesso à informações
geradas pelos processos de negócio (Gerenciamento de Registros)
• Relacionar documentos afins e reduzir o tempo necessário para encontrar informações importantes para a tomada de decisão
• Diagnóstico• Você tem documentos importantes gravados no disco do
seu computador ?• Você já teve que perguntar a alguém se ela tinha algum
documento que era importante para o seu trabalho?• Você já perguntou a alguém “Onde eu encontro na rede tal
informação?” ?
Estágio 3 – GED
Estágio 3 – GED
• Resultados• Mais segurança na tomada de decisão• Processos mais ágeis• Maior transparência da operação• Maior agilidade na busca de informações• Maior controle sobre o acesso às informações
GED - Clientes Referência
Efi
ciê
ncia
QualidadeWorkflow
GED
Portal
Digitalização
4Estágio
4
PORTAIS
Estágio 4 – Portais
• Necessidades:• Criar canais “temáticos” para comunicação com públicos
segmentados (clientes, parceiros, funcionários)• Manter conteúdo de sites atualizados• Controlar quais informações devem ser acessadas por cada
perfil de visitante do portal• Integração de pessoas externas à empresa nos processos
de Workflow• Maior transparência
• Diagnóstico• Você já teve que mandar informações para pessoas fora da
organização por e-mail ?• Você recebe muitas ligações de clientes questionando a
situação de um produto ou serviço ?• Você já foi alertado por alguém de fora da sua organização,
de que a homepage da sua empresa está desatualizada ou incompleta?
Estágio 4 – Portais
• Resultados:• Mais eficiência na comunicação com públicos segmentados• Menor tempo para encontrar informações relevantes• Melhor qualidade das informações apresentadas
Estágio 4 – Portais
Portais - Clientes ReferênciaEfi
ciê
ncia
QualidadeWorkflow
GED
Portal
Digitalização
5Estágio
5 Docume
nt Imaging
Estágio 5 – Document Imaging
• Necessidades:• Alto volume de recebimento de documentos em papel
(pedidos, notas fiscais, cheques...)• Custos elevados com digitação de documentos em sistemas• Problema recorrente de erros de digitação
• Diagnóstico• Você tem na sua empresa um grupo de pessoas dedicada à
digitação de documentos ?• Existe desconfiança sobre os valores apresentados nos
sistemas, quando estas informações foram digitadas por alguém ?
• Existem pilhas de documentos esperando digitação ?• Você já solicitou a cópia de um documento em papel para
análise e não conseguiu (ou demorou demais) ?
Estágio 5 – Document Imaging
161
• Resultados:• Redução expressiva nos custos de digitação de documentos
(apenas uma pessoa resolvendo casos em que a ferramenta não encontra sozinha a informação)
• Maior qualidade das informações inseridas nos sistemas de informação
• Maior capacidade de recuperação da informação (via busca por conteúdo)
• Mais agilidade na abertura de processos (tempo entre o evento ocorrido e o seu registro nos sistemas)
Estágio 5 – Document Imaging
162
Digitalização - Clientes ReferênciaEfi
ciê
ncia
QualidadeWorkflow
GED
Portal
Digitalização
GED/Gestão GED/Gestão de de ConteúdoConteúdo
Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo WEBWEB
Workflow/Workflow/BPMBPM
BPA / BAMBPA / BAM
Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM
ECMECMConector Conector Universal deUniversal deConteúdoConteúdo ClientesClientes
ParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores
DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados
Gestão da informação
Documentos e Processos em Suas Mãos
Muito Obrigado [email protected] Obrigado [email protected]