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GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS - MBA EM GESTÃO DE PROJETOS DA PUC/GO
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TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
GESTÃO DO TEMPO EM
PROJETOS
Prof. Edilson Aguiais
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Quem é?
• Economista;
• Consultor de Empresas;
• Projetista;
• Perito Judicial;
• Auditor Empresarial;
• Avaliador de Empresas;
• Aprendiz.
• Mestrado em Agronegócios pela Universidade Federal de Goiás - UFG
• Especialista em Gestão Financeira e Controladoria;
• MBA em Perícia & Auditoria Econômico-Financeira;
• Pres. da Associação dos Economistas do Estado de Goiás – ASECON/GO;
• Conselheiro Efetivo do Conselho Regional de Economia 18º Região/GO;
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
O QUE QUEREMOS?
• OBJETIVO GERAL:
– Capacitar o gerente de projetos sobre como elaborar e gerenciar cronogramas em projetos de forma prática do início ao fim do projeto.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
CHECK-IT
Gerenciamento de Tempo e suas relações com outras áreas de conhecimento;
Processos de Gerenciamento de Tempo;
Definir as Atividades;
Seqüenciar as Atividades;
Estimar os Recursos para as Atividades;
Estimar a Duração das Atividades;
Elaborar o Cronograma;
Controlar o Cronograma;
Participação – 30%
Entrega dos Trabalhos/Atividades (data posterior), 70%;
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
No início...
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
PROJETO
• “O projeto é um esforço temporárioempreendido para criar um produto ou serviço ou resultado exclusivo”
Inicio Meio Fim
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
PROJETO
• Pirâmide de Quéops
• 20 anos de trabalho
• 100 k pessoas
• 2.3 milhões de blocos
• 2.5 tons cada bloco
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Projetos podem gerar...
• Um produto (final ou componente)
• Capacidade de realizar um serviço:
– Ex. Negócios que orientam a produção ou distribuição.
• Um resultado, como produto ou documento.
– Ex. pesquisa, ensino, etc.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Incluem, mas não se limitam...
• Novo produto ou serviço;
• Mudança de estrutura, de pessoal ou estilo
• Sistema de Gerenciamento
• Infra-estrutura
• Procedimentos, etc.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
GERENCIAR
• Aplicar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
• 42 processos em 5 grupos
Iniciação Planejamento ExecuçãoMonitoramento
e ControleEncerramento
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Plano estratégico
• Demanda de Mercado;
• Oportunidade/necessidade estratégica;
• Solicitação de cliente;
• Avanço tecnológico;
• Requisito legal.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
GERENCIAMENTO DE
PROJETOS
• “O gerenciamento do tempo em projetos inclui todos os processo necessários para gerenciar o término pontual do projeto”
• PMBOK pág. 129
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Ger. TEMPO Ger. Escopo
Tecnologia
Ger. Mudanças
Ger. Comunicação
Saúde, Meio ambiente,Segurança
Ger. Aquisições
Recursos Humanos
Ger. Qualidade
Ger. Riscos
Ger. Custos
Gerenciamento de Projetos
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
PMBOK Guide – 3º Edição
12-Aquisições
11-Riscos
10-Comunic.
9-RH 8-Qualidade
7-Custo
6-Tempo
5-Escopo
4-Integração
PMBOK
Guide
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Desenvolver o
Termo de
Abertura
Desenvolver a
Declaração de
Escopo
(Preliminar)
Desenvolver o
Plano de
Gerenciamento
do Projeto
Orientar e
Gerenciar a
execução do
Projeto
Monitorar e
Controlar o
trabalho do
projeto
Controle
Integrado de
Mudanças
Encerrar o
projeto
IntegraçãoPlanejamento
do Escopo
Definição do
Escopo
Criar a EAP
Verificação do
Escopo
Controle do
Escopo
Escopo
Planejamento
de Recursos
Humanos
Contratar ou
mobilizar a
equipe do
projeto
Desenvolver a
equipe do
projeto
Gerenciar a
equipe do
projeto
Rec. Humanos
Definição da
Atividade
Seqüenciamento
de atividades
Estimativa de
recursos da
atividade
Estimativa de
duração da
atividade
Desenvolvimento
do cronograma
Controle do
Cronograma
Tempo
Planejamento do
gerenciamento de
riscos
Identificação de
Riscos
Análise
Qualitativa de
Riscos
Análise
Quantitativa de
Riscos
Planejamento de
Respostas a
Riscos
Monitoramento e
controle de riscos
Riscos
Planejamento da
Qualidade
Realizar a
Garantia da
Qualidade
Realizar o
Controle da
Qualidade
Qualidade
Planejamento das
comunicações
Distribuição das
informações
Relatório de
desempenho
Gerenciar as
partes
interessadas
Comunicação
Planejar compras e
aquisições
Planejar
contratações
Solicitar respostas
de fornecedores
Selecionar
fornecedores
Administração de
contrato
Encerramento do
contrato
Aquisições
Estimativa de
Custos
Orçamentação
Controle de
Custos
Custos
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
DEFINA (BEM) O ESCOPO...
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
DEFINA (BEM) OS
RECURSOS...
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Exemplo de decomposição da EAP até o nível de atividades
Portifólio
Construção edifício
Outro Projeto
EstruturaGerência
do projeto
Outro Projeto
Fazer tubulações
Fazer cintas
Fundações
1º andar
2º andar
3º andar
1º andar
2º andar
3º andar
1º andar
2º andar
3º andar
1º andar
2º andar
3º andar
Alvenaria Instalações Esquadrias Revestimento
1º andar
2º andar
3º andar
1º andar
2º andar
3º andar
1º andar
2º andar
3º andar
Fôrmas Armaduras Concreto
Nível dePortifólio
Nível dePrograma
Nível deProjeto
Pacote detrabalho
Atividades
Programa
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
É a área mais facilmente percebida da Gerência de Projetos;
Sofre grande influência dos outros fatores do projeto;
Seu gerenciamento isolado não garante o cumprimento do cronograma do projeto;
Utiliza-se diagramas que devem ser percorridos e calculados;
Softwares ajudam no processo, auxiliando na geração do cronograma, relatório de andamento e cenários, mas não mostram como gerenciar o projeto.
O processo não é “liste suas tarefas e aloque a elas datas do calendário”.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Visibilidade X Poder
Início do Projeto
-Conhecimento mínimo
sobre o projeto;
-Capacidade máxima de
alterar o resultado;
Final do Projeto
-Conhecimento máximo
sobre o projeto;
-Capacidade mínima de
alterar o resultado;
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Triple
Constraint
Performance(qualidade)
Custo
Tempo (cronograma)
data desejada
Orçamentocontrolado
performance desejada
Escopo
“Um projeto bem sucedido é
aquele que é realizado conforme
o planejado”
O Tripé de Restrições
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Interface com Escopo:
• Planejamento:– Contém o objetivo e metas do projeto.
– Contém o segmento(s) a ser atendido pelo projeto.
– Contém a descrição do produto do projeto.
– Contém a abrangência e benefícios esperados do projeto.
• Controle:– manutenção do escopo e da LB (baseline).
– Controle de mudanças no escopo orienta o replanejamento do tempo.
• Considerações:– Má definição do escopo (objetivo, abrangência, requisitos, benefícios
e detalhamento) leva a um mal controle de tempo.
– Falta de controle do escopo e má definição do escopo do projeto são grandes causas históricas de fracasso no gerenciamento de tempo.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
• Planejamento:– Limitador das opções de prazo do projeto.
• Controle:
– Influencia diretamente o gerenciamento do tempo do projeto.
• Considerações:
– Normalmente o gerenciamento de tempo ocorre em conjunto com o de custo.
– Historicamente influencia o prazo chegando até a inviabilizar o próprio projeto.
Interface com Custo:
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
• Planejamento:– Limitador das opções de prazo do projeto.
– Necessidade de avaliar disponibilidade dos recursos.
• Controle:– Influencia diretamente o gerenciamento do tempo do
projeto. Capacidade, motivação, habilidade, super-alocação, falta de preparo, uso de recursos de forma parcial.
• Considerações:– É historicamente o fator que causa mais desvios no
cronograma durante sua execução.
– Possui uma grande gama fatores que influenciam seu desempenho, sendo de difícil gerenciamento.
Interface com RH:
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
• Planejamento:– “Fiel da Balança” na relação entre as áreas no fechamento
do planejamento.
• Controle:
– Dá a medida de “pressão” do cronograma.
– Busca minimizar os efeitos danosos dos imprevistos no projeto.
• Considerações:
– Depende de histórico de projetos para ser feita com maior precisão.
Interface com Risco:
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
• Planejamento:– Trata tanto da qualidade do produto final do projeto quanto do processo de
gerência de projeto (produtividade e qualidade do serviço entregue).
• Controle:– Usa as ferramentas de controle de qualidade, aplicando-as a
projetos.
• Considerações:– Considera o projeto como um processo, controlando o prazo
final em relação a limites inferiores e superiores – prazo +/- X dias – ou avaliação financeira aceitável para o projeto custos +/-% orçamento total do projeto.
– Considera não conformidade com as especificações do produto, como as causas de atrasos no cronograma.
Interface com Qualidade:
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
• Planejamento:– Definição de procedimentos de comunicação para
acompanhamento do projeto. Criação de um “canal de comunicação”, métricas, modelos de relatórios (time de projeto, cliente, executivos).
• Controle:– Garantir a efetiva comunicação do projeto, conforme o
planejamento.
– Garantir que os relatórios de desempenho expressem a realidade do projeto.
• Considerações:– Apoia a criação de histórico de projetos.
– E comitê de escalação para resolver impasses.
Interface com Comunicação:
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
• Planejamento:
– Definição de procedimentos de contratações de recursos técnicos e humanos, definição dos processos de qualificação dos contratados.
• Controle:
– Administração dos contratos.
• Considerações:
– Negociação de contrato com terceiros, se não for feita de forma adequada pode causar atrasos no projeto. Ação (cláusulas contratuais de multa por atrasos ou por não entrega de material no tempo previsto ou baixa performance de recursos).
Interface com Contratações:
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Oprojeto
Falta de informação (Histórico)
Geografia
Outros projetos
Recursos Humanos
Economia/legislação
Governo/política/comportamento
Novas tecnologias
Questões ambientais/Segurança
Finanças da empresa
Sub-contratados
Fornecedores de bens
Mudanças no cliente/resistência
AMBIENTE
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
STAKEHOLDERS
Governo
Acionistas
FornecedoresComunidades
Clientes
Emprego, Remuneração, Crescimento
Relações comerciais,
Lucros
Interesses
Prazo, Custo e
Qualidade
Impostos, Investimentos,
Políticas
Lucro, Aumento de Patrimônio
Zelo com Meio
Ambiente
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Ex.: Implementação de um sistema de ERP
A
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
PROBLEMAS
Planejamento inadequado
Administração por crise (estilo bombeiro)
Desorganização pessoal / Falta de autodisciplina
Problemas de comunicação
Dificuldade de tomar decisões
Dificuldade em diagnosticar problemas
Falta de delegação
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
PROBLEMAS
Incapacidade de dizer NÃO
Uso inadequado dos meios de comunicação (telefone, email etc)
Delegação para cima (delegação reversa)
Falta de prioridades
Perfeccionismo
Falta de estabelecimento de objetivos pessoais
Procrastinação / Protelação / Adiamento / Deixar para Depois
etc
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
“BUY TIME”
CRIE O HÁBITO DE PREPARAR DIARIAMENTE UMA
LISTA DE COISAS A FAZER
SEJA REALISTA E ESTEJA CONSCIENTE DAS
LIMITAÇÕES DO TEMPO DISPONÍVEL
NÃO INCLUA ATIVIDADES EM EXCESSO
PREVEJA UMA PEQUENA RESERVA DE TEMPO
REVEJA A SUA LISTA A CADA MANHÃ
ADICIONE MAIS ATIVIDADES À MEDIDA QUE REALIZA
OUTRAS
ANTES DE LISTAR OU EXECUTAR CADA ATIVIDADE,
PERGUNTE – “POR QUE EU?”
• DELEGUE TAREFAS QUANDO POSSÍVEL
AGRUPE AS ATIVIDADES RELACIONADAS
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Plan: compass time
COMECE COM O OBJETIVO NA MENTE
PRIMEIRO O MAIS IMPORTANTE (PRIORIZE!)
“AQUELE QUE TODAS AS MANHÃS PLANEJA AS TRANSAÇÕES DO DIA, E
SE ATÉM A ESTE PLANO, CARREGA A BÚSSOLA QUE VAI ORIENTÁ-LO
ATRAVÉS DO LABIRINTO DA MAIS AGITADA DAS VIDAS.
ENTRETANTO, ONDE NÃO HOUVER PLANOS, ONDE SE DISPUSER DO
TEMPO AO SABOR DO MERO ACASO, O CAOS LOGO REINARÁ.”
Victor Hugo
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Compass...
Lista de Coisas a Fazer
Avalie a Lista de Coisas a fazer diante dos Objetivos
Priorize a Lista de Coisas a Fazer
Programação e Organização de Tarefas que Envolvem Outras Pessoas
Utilize de forma Eficaz os Recursos que a Tecnologia da Informação e
Telecomunicações Propiciam
Use Seu Melhor Período de Tempo para as Tarefas Prioritárias
Adote a Técnica Gerencial da “Hora Tranquila”
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
8 ou 80?
PROATIVIDADE
ASSUMIR A RESPONSABILIDADE POR TODAS AS OPÇÕES E
OMISSÕES, EXERCENDO A LIBERDADE RESPONSÁVEL, A
“LIBERDADE PARA” CUMPRIR OS COMPROMISSOS ESCOLHIDOS.
É ASSUMIR O CONTROLE DOS EVENTOS QUE PODEM SER
CONTROLADOS.
REATIVIDADE
LIDAR COM EVENTOS, CONTEXTOS E PROCESSOS ALHEIOS À
NOSSA CAPACIDADE DE INFLUÊNCIA, INTERFERÊNCIA OU
DECISÃO.
A ÚNICA RESPOSTA RAZOÁVEL NESTAS CIRCUNSTÂNCIAS É A
NOSSA CAPACIDADE DE ADAPTAÇÃO.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
ROTINAS?
DESCOBRIR MEIOS DE REALIZÁ-LAS EM MENOR TEMPO É VITAL
DUAS ESTRATÉGIAS SÃO NECESSÁRIAS:
1. SIMPLIFICAR
2. DELEGAR
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
DELEGAÇÃO (UM PARENTESES)
1. SEJA PACIENTE
2. ATRIBUA TRABALHO GRADUALMENTE
3. TENTE DELEGAR COM ANTECIPAÇÃO
4. ATRIBUA UM TRABALHO INTEIRO, E
NÃO PARTES, SEMPRE QUE POSSÍVEL
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
EFICIÊNCIA vs EFICÁCIA
EFICIÊNCIA (associado a …. ???)
Do things right
(FAZER CERTO)
EFICÁCIA (associado a … ???)
Do the right thing
(FAZER A COISA CERTA)
Peter Drucker
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
EFICIENTE E EFICAZ
EFETIVIDADE = EFICÁCIA + EFICIÊNCIA
IMPLICAÇÕES em …
TAREFAS ATIVIDADES ESCOPO
DELIVERABLES
ESTRATÉGIA PRAZOS QUALIDADE
STAKEHOLDERS
etc
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
DELEGAÇÃO – Tarefas ABC
Tarefas Tipo A
AUTONOMIA PARA INICIAR E NÃO PRECISA RELATAR STATUS
EXPLICITAMENTE AO SEU TÉRMINO.
Tarefas Tipo B
AUTONOMIA PARA INICIAR, MAS PRECISA RELATAR STATUS
EXPLICITAMENTE AO SEU TÉRMINO.
Tarefas Tipo C
SOMENTE INICIAR COM AUTORIZAÇÃO EXPRESSA.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
DELEGAÇÃO – SISTEMA JPTA
J ... Jogar Fora
P ... Passar para Outra Pessoa
T ... Trabalhar na Tarefa (agora, agendar, etc.)
A ... Arquivar (conforme definições prévias)
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
DELEGAÇÃO: PONTO
Assinalar no verso do documento com “PONTO” cada vez que fizer
um acesso para analisar, pensar etc.
Estabelecer o limite de “pontos” que um documento pode ter para
obrigatoriamente ser resolvido, encaminhado etc.
Observação:
Para documentos em mídias magnéticas, óticas,
eletrônicas etc, estabelecer pastas diferenciadas,
anotações no arquivo ...
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
‘SALAME’
Adequada para lidar com tarefas desagradáveis ou que se tem o
hábito de protelar.
Estabeleça fatias de tempo e reserve-as para utilizar nestas
tarefas.
O princípio básico é que nada é insuportável a ponto de não
podermos realizar partes desta tarefa em fatias de tempo pré-
definidas.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
CONDUTOR “TEMPO”
Distribuir o Tempo em unidades básicas, segmentando-o de
acordo com as características típicas das tarefas a realizar.
A cada unidade de tempo, ou múltiplos, deve-se planejar a
utilização, de modo a realizar “simultaneamente” uma diversidade
de funções, completando-as conforme a demanda ou prazos
estabelecidos.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
CONDUTOR “TAREFA”
Distribuir o Tempo em Tarefas seqüenciais a realizar
integralmente.
Nesta técnica, somos conduzidos para concluir a tarefa e para
isso será alocado o tempo necessário ou estimado.
O foco é a conclusão da tarefa.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
JANELA de TEMPO
Certas tarefas ou interações com pessoas, colaboradores e
públicos diversos demandam, para maior efetividade do uso global
do tempo, o estabelecimento de JANELAS DE TEMPO (períodos
pré-estabelecidos) que serão específicas para aquela finalidade.
Exemplos:
Verificar e responder emails.
Reuniões com ´”públicos” específicos.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
FATORES PSICOLÓGICOS:
SINDROME DE ESTUDANTE
• Trabalhadores agem como estudantes: deixam tudo para o último instante
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Fazer Primeiro o que é mais importante
Lei de Murphy: Se pode dar errado....
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Lei de Murphy
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
FATORES PSICOLÓGICOS:
Lei de Parkinson 1955
• Se temos, por exemplo, dez minutos para
realizar uma dada tarefa, então levamos 10
minutos para realizar essa tarefa. Caso nos
fossem dadas quatro horas para realizar a
mesma tarefa, levávamos quatro horas.
• As pessoas apenas ajustam o nível de esforço
de modo a manterem-se ocupadas durante o
período de realização da tarefa.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
PLANEJAMENTO INSUFICIENTE
PLANO NÃO REALISTA
ESCOPO DO PROJETO SUBESTIMADO
ALTERAÇÕES DOS REQUISITOS PELOS CLIENTES
INCAPACIDADE DE ACOMPANHAR O PROGRESSO (revisões etc)
INCAPACIDADE DE DETECTAR PROBLEMAS COM ANTECEDÊNCIA
NÚMERO INSUFICIENTE DE VERIFICAÇÕES
COMPLEXIDADE TÉCNICA OU ADMINISTRATIVA
ANÁLISE DE RISCO INSUFICIENTE OU INEXISTENTE
MUDANÇAS DE PRIORIDADES
FALTA DE COMPROMETIMENTO DA EQUIPE
GRUPOS DE SUPORTES NÃO COOPERATIVOS
ESPÍRITO DE EQUIPE EM BAIXA
PESSOAL NÃO QUALIFICADO
etc
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
DESDOBRAMENTOS
PROGRAMA
PROJETO
TAREFA
ATIVIDADE
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
• TAREFAS
• SÃO TRABALHOS QUE SERÃO DESENVOLVIDOS AO LONGO DE UM
PROJETO, ORIUNDOS DA WBS OU DE PACOTES DE TRABALHO.
TIPICAMENTE APRESENTAM OS SEGUINTES ATRIBUTOS:
DURAÇÃO
RECURSOS
CUSTOS
– EM CADA TAREFA OCORREM:
A EXECUÇÃO FÍSICA DO PROJETO
ATRASOS OU ANTECIPAÇÕES
AÇÃO GERENCIAL EFETIVA (ACOMPANHAMENTO, CONTROLE
etc)
• ATIVIDADES
• AS TAREFAS PODEM SER SUBDIVIDIDAS EM ATIVIDADES. É O
NÍVEL DE EXECUÇÃO MAIS “BAIXO” NA DECOMPOSIÇÃO DAS AÇÕES A
SEREM EMPREENDIDAS EM UM PROJETO.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
The time
• anteriormente, foi elaborada uma EAP/WBS contendo todas as entregas divididas em partes menores.
• a próxima etapa determinará
– (1) quais tarefas são necessárias para obter estas entregas,
– (2) em qual sequência devem ser feitas,
– (3) que recursos são utilizados e
– (4) qual é a duração necessária para sua execução.
• de nada adianta, prometer entregas que depois não se pode cumprir, seja por terem sido subestimadas ou por não levar em conta a produtividade e disponibilidade dos recursos.
6.1 Definir
as Atividades
6.2 Sequenciar
as Atividades
6.3 Estimar os
Recursos paraas Atividades
6.4 Estimar aDuração
das Atividades
6.5 Desenvolver
o Cronograma
6.6Controlar oCronograma
4.3Desenvolvimento
do Plano deProjeto
4.6Controle
Integrado de Mudança
O fluxo de processo não deve ser entendido como um fluxograma.
Esta ordem didática esconde um alto grau de interação.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
WBS – Decomposição
É O RESULTADO DA DECOMPOSIÇÃO LÓGICA DE ALGO GRANDE E/OU COMPLEXO
O TODO SUAS PARTES
O TODO É DECOMPOSTO EM PARTES CADA VEZ MENORES ATÉQUE POSSAM SER GERENCIADAS
Gerenciamento de Tempo
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
ENTREGA ATIVIDADE
COMO FAZERO QUE FAZER
AçãoResultado/Produto/Serviço/Fase
Diferença entre Decomposição: Escopo e Tempo
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Estrutura Analítica do Trabalho (WBS)
Descreve o trabalho total necessário Permite planejamento detalhado do trabalho Facilita a construção da rede de atividades Permite estimar custos de forma “bottom-up” Ajuda na alocação de recursos Relatórios de desempenho podem ser estabelecidos
Definição de Atividades – Dados Necessários
Festa
Convidados Alimentação Local Logística
SaladasBebidas Pratos Quentes
Transporte
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Lista de Atividades - Exemplo
Definição de Atividades – Resultados
Festa
Convidados Alimentação Local Logística
SaladasBebidas
WBS
Lista de Atividades
Pratos Quentes
Definir tipos de bebidas
Definir quantidade de bebidas
Comprar bebidas no supermercado
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Definição de Atividades
“Identificação das atividades específicas que necessitam ser executadas para produzirem os vários resultados do projeto.”
PMBOK®
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Definição de Atividades
Especificar as atividades necessárias para a execução dos pacotes de trabalho definidos na EAP/WBS, com foco no objetivo do projeto
1. Reforma da Casa
1.1. Sala
1.1.1. Mesa
1.1.2. Sofá
1.2. Quarto
1.2.1. Armário
1.2.2. Cama
1.2.2.1. Cabeceira
1.2.2.2. Estrado
1.2.2.3. Colchão
1.3. Cozinha
1.3.1. Pia
1.3.2. Tanque
1.4. Banheiro
1.4.1. Pia
1.4.2. Box
1.5. Área
1.5.1. Tanque
• Instalar chuveiro• Colocar porta de vidro• Colocar ralo• Colocar saboneteira• Testar chuveiro
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Marco de
Projeto
Tarefas e Marcos de ProjetoTarefas Pacote de
Trabalho
Marco é um momento específico quenão consome tempo e nem recursos.
Marco expressa um estado da entrega (iniciado, estabelecido, testado, completado, aprovado, concluído, etc)
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO
% TÉRMINO do PROJETO
LENTO
RÁPIDO
LENTO
LENTO – RÁPIDO - LENTO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
NÍVEL de ESFORÇO
TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
CUSTO das
MUDANÇAS ou CORREÇÕES
TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO
ANÁLISE do CUSTO
Projetos com
DURAÇÃO REDUZIDA
Projetos com
DURAÇÃO EXCESSIVA
MELHOR RELAÇÃO
CUSTO x BENEFÍCIO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
PERFORMANCE
TEMPO
PROJETOS COM
DURAÇÃO REDUZIDA
PROJETOS COM
DURAÇÃO EXCESSIVA
MELHOR RELAÇÃO
PERFORMANCE X DURAÇÃO
PLANEJAMENTO
INICIAÇÃO
EXECUÇÃO
MONITORAMENTO
E CONTROLE
ENCERRAMENTO
Ativos de Processos
Organizacionais
Fatores Ambientais da
Organização
CLIENTE
Iniciador/Patrocinador do Trabalho
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Grupo de processos...
Definir as atividades
Sequenciaras atividades
Estimar os recursos das atividades
Estimar as durações das
atividades
Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
PLANEJAMENTO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
DEFINIR AS ATIVIDADES
Definir as atividades
Sequenciaras atividades
Estimar os recursos das atividades
Estimar as durações das
atividades
Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
ANTES...
Método de Elaboração do Cronograma
Ferramenta de Cronograma
Modelo de Cronograma
Informações do Projeto
Cronograma do Projeto
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
ATIVIDADES
• É o processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do seu projeto.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Entradas
•Linha de Base do escopo
•Fatores ambientais da empresa
•Ativos de processos organizacionais
Ferramentas
•Decomposição
•Planejamento em ondas
•Modelos
•Opinião especializada
Saídas
•Lista das atividades
•Atributos das atividades
•Lista de marcos
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
ESTRUTURA
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Entradas
• 1.Linha de Base do Escopo – Ex.: Entregas do projeto, restrições e premissas
• 2.Fatores Ambientais da Empresa – Ex.: Sistema de Informações do Gerenciamento de
Projetos
• 3.Ativos de Processos Organizacionais – Ex.: Políticas, procedimentos e diretrizes existentes
(metodologia) e base de conhecimento de lições aprendidas contendo informações históricas
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
1. Quem deve ser o responsável por definir as atividades do projeto? Time de Projeto
2. Em que fase isso deve acontecer? Planejamento
3. Qual o papel do GP nesse momento? Integrador,Visão do todo, visão das necessidades,etc.....
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Serve como a base para decisões futuras relacionadas ao projeto e inclui o critério para determinar se o projeto (ou fase) foi completadocom sucesso.
Fornece informações fundamentais:
Descrição do escopo do Produto do Projeto
Subprodutos do Projeto (Deliverables/etapas/entregáveis)
Objetivos do Projeto e Justificativas
• Quantificáveis – Medidas de custo, qualidade e cronograma (horas, dias, semanas…)
• Atributo (Custo), Medida (Dólar) e Valor (1 milhão)
• Objetivos Mensuráveis (prazo limite do projeto)
• Fatores críticos de sucesso (recursos disponíveis)
Restrições e Premissasex.: temos que entregar o módulo x na data dd/mm/aa
Na Construção civil pode ser substituida pelo "Memorial Descritivo" no plano do produto
REGRAS DO JOGO!!!!
Declaração do Escopo do Projeto
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Elaborando uma lista de atividades (Via Brainstorming)
Definição de Atividades – Ferr. & Técn.
Reúna-se com o time de projeto ou stakeholders relevantes
Faça “Brainstorming” com o time sobre as fases do projeto
Procure Detalhar cada fase do projeto em grupos menores
Quando a fase estiver bem detalhada, identifique as Tarefas/atividades necessárias (nível mais baixo
de pacote de trabalho)
Necessidades: Moderador do grupo e documentador dos resultados.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
Marcar tempo limite para a sessão;
Expressar uma ideia de cada vez;
Aceitar qualquer idéia sem discussão;
Ser sintético na exposição das ideias;
Saber ouvir (desenvolver as idéias já expressas);
Não criticar. Cada ideia individual a equipe assume.
•Brainstorming (Regras) – Técnicas de Opiniões
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
•Técnica Delphi: Opinião anônima de especialistas, Em função da dificuldade de reunir os mesmos, pode ser via questionário, várias rodadas até o consenso.
•Entidades de classe, base histórica (intranet), reuniões de planejamento e contratação de consultoria externa.
Planejamento em ondas sucessivas: (exemplo por fases)
• No inicio de cada fase são feitas duas estimativas:
– Um planejamento detalhado da próxima fase
– Um planejamento em níveis altos da WBS para o resto do projeto.
•
Planejamento Original
Projeto Real
A cada fase,uma decisão executiva de parada pode ser tomada
Gerenciamento de Tempo
Definir as atividades em níveis mais baixos da EAP conforme andamento/execução do projeto, para as próximas fases.
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• 1. Decomposição – Subdivisão dos pacotes de trabalho do projeto em
componentes menores, mais gerenciáveis, chamados atividades. Essas atividades representam o esforço necessário para completar um pacote de trabalho. O envolvimento de membros da equipe na decomposição pode gerar resultados melhores e mais precisos.
• 2. Planejamento em Ondas Sucessivas – É uma forma de planejamento com elaboração
progressiva, onde o trabalho a ser executado num futuro próximo é planejado em detalhes e o trabalho futuro é planejado nos níveis mais altos da EAP.
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FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• 3.Modelos – Uma lista padrão das atividades ou uma parte da lista
das atividades de um projeto anterior é frequentemente utilizada como modelo para um projeto novo. Também podem ser usados para identificar os marcos típicos dos cronogramas.
• 4.Opinião Especializada – Membros da equipe do projeto ou outros
especialistas, que tenham experiência e habilidade no desenvolvimento de declarações detalhadas do escopo de projetos, em EAP e cronogramas.
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SAÍDAS
• 1.Lista das atividades – É uma lista abrangente que inclui todas as atividades
necessárias no projeto. Inclui o identificador e uma descrição do escopo do trabalho.
• 2.Atributos das atividades – Ampliam a descrição da atividade através da identificação
dos múltiplos componentes associados a cada atividade.
• 3.Lista de Marcos – Marco é um ponto ou evento significativo no projeto. A
lista dos marcos identifica todos os marcos do projeto e indica se os mesmos são obrigatórios ou opcionais.
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Definir as atividades
Sequenciaras atividades
Estimar os recursos das atividades
Estimar as durações das
atividades
Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
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SEQUENCIAMENTO
• É o processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto.
– Essas são sequênciadas usando relações lógicas.
– Cada atividade e marco, com exceção do primeiro e do último, são conectados a pelo menos um predecessor e um sucessor.
– O uso de tempo de antecipação ou de espera pode ser necessário entre as atividades para dar suporte a um cronograma de projeto realista e executável.
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PROCESSO
Entradas
• Lista das atividades
• Atributos das atividades
• Lista dos marcos
• Escopo do projeto
• Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
• Método do Diagrama de Procedência
• Determinação de dependência
• Antecipação e esperas
• Modelos de Diagrama
Saídas
• Diagramas de rede
• Atualização da documentação do projeto.
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ESTRUTURA
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SEQUENCIAMENTO DAS
ATIVIDADES...
• ENTRADAS:
• 1.Lista das atividades
• 2.Atributos das atividades
• 3.Lista dos marcos
• 4.Declaração do escopo do projeto
• 5.Ativos de processos organizacionais
– Ex.: Arquivos de projetos da base de conhecimento
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FERRAMENTAS E TÉCNICAS:
• 1.Método do diagrama de precedência (MDP) – O MDP é um método usado no Método do Caminho
Crítico (MCC) que utiliza quadrados ou retângulos, chamados de nós, para representar as atividades e conectá-las com flechas que indicam as relações lógicas que existem entre elas.
• Inclui quatro tipos de dependências ou relações lógicas: – Término para início (TI) – Término para término (TT) – Início para início (II) – Início para término (IT)
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FERRAMENTAS E TÉCNICAS:
2. Determinação de dependência •Dependências obrigatórias (hard logic): são aquelas
exigidas contratualmente ou inerentes à natureza do trabalho.
•Dependências arbitradas (soft logic): são estabelecidas com base no conhecimento das melhores práticas numa área de aplicação específica ou em algum aspecto singular do projeto onde uma sequenciaespecífica é desejada.
•Dependência externa: envolvem uma relação entre as atividades do projeto e as não pertencentes ao projeto. Normalmente não estão sob o controle da equipe do projeto.
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FERRAMENTAS E TÉCNICAS:
• 3. Aplicação de antecipações e esperas
– Uma antecipação permite um aceleramento da atividade sucessora. Uma espera direciona um retardo na atividade sucessora.
• 4.Modelos de diagrama de rede de cronograma
– Modelos padronizados podem ser usados para agilizar a preparação de redes de atividades do projeto.
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SAÍDAS
1.Diagrama de rede do cronograma do projeto
• São mostras esquemáticas das atividades do cronograma e as relações lógicas entre elas, também chamadas de dependências.
• 2.Atualizações dos documentos do projeto
• Ex.: lista das atividades, atributos das atividades e registro de riscos.
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Definir as atividades
Sequenciaras atividades
Estimar os recursos das atividades
Estimar as durações das
atividades
Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
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Estimar os recursos das
atividades
• É o processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade.
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PROCESSO
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ESTRUTURA
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ENTRADAS
1.Lista das atividades
2.Atributos das atividades
3.Calendários de recursos
– Especificam quando e por quanto tempo os recursos identificados estão disponíveis durante o projeto. Inclui a disponibilidade, capacidades e habilidades dos recursos humanos.
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ENTRADAS
• 4.Fatores ambientais da empresa
– Ex.: Disponibilidade e habilidades do recurso.
• 5.Ativos de processos organizacionais
– Ex.: Políticas e procedimentos a respeito da mobilização e desmobilização de pessoal, aluguel e compra de suprimentos e equipamentos e informação histórica a respeito dos tipos de recursos usados para trabalhos semelhantes de projetos anteriores.
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FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• 1.Opinião especializada
• 2.Análise de alternativas
• 3.Dados publicados para auxílio a estimativas
• 4.Estimativa Bottom-Up
• 5.Software de gerenciamento de projetos
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SAÍDAS
• 1.Requisitos de recursos das atividades
– Identifica os tipos e as quantidades de recursos necessários para cada atividade do pacote de trabalho.
• 2.Estrutura analítica dos recursos
– É uma estrutura hierárquica dos recursos identificados organizada por categoria e tipo de recursos.
• 3.Atualizações dos documentos do projeto
– Ex.: Lista das atividades, atributos das atividades e calendário dos recursos.
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Definir as atividades
Sequenciaras atividades
Estimar os recursos das atividades
Estimar as durações das
atividades
Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO TEMPO
• É o processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades específicas com os recursos estimados.
• A estimativa das durações das atividades utiliza informações sobre as atividades do escopo do projeto, tipos de recursos necessários, quantidades estimadas de recursos e calendários de recursos.
• É elaborada progressivamente.
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ENTRADAS:
1.Lista das atividades
2.Atributos das atividades
3.Requisitos de recursos das atividades
4.Calendários dos recursos
5.Declaração do escopo do projeto
– Ex.: Restrições e premissas.
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ENTRADAS
• 6.Fatores ambientais da empresa
– Ex.: Banco de dados de estimativas de durações, métricas de produtividade e informações comerciais publicadas.
• 7.Ativos de processos organizacionais
– Ex.: Informação histórica sobre duração, calendários do projeto, metodologia de elaboração do cronograma e lições aprendidas.
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FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• 1.Opinião especializada • 2.Estimativa análoga
– Usa parâmetros tais como duração, orçamento, tamanho, peso e complexidade de um projeto anterior similar como base para a estimativa dos mesmos parâmetros ou medidas para um projeto futuro.
• 3.Estimativa Paramétrica – Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e
outras variáveis para calcular uma estimativa para parâmetros da atividade, tais como custo, orçamento e duração.
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1.Estimativas de duração das atividades
– São avaliações quantitativas do número provável de períodos de trabalho que serão necessários para completar uma atividade.
2.Atualizações dos documentos do projeto
– Ex.: Atributos das atividades e premissas feitas no desenvolvimento da estimativa da duração da atividade.
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Definir as atividades
Sequenciaras atividades
Estimar os recursos das atividades
Estimar as durações das
atividades
Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
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DESENVOLVER O
CRONOGRAMA
• É o processo de análise de sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o cronograma do projeto.
• A entrada das atividades, durações e recursos na ferramenta de elaboração de cronograma gera um cronograma com datas planejadas para completar as atividades do projeto.
• O desenvolvimento de um cronograma de projeto aceitável é frequentemente um processo iterativo.
• Determina as datas planejadas de início e término para as atividades e marcos do projeto.
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ENTRADAS:
• 1.Lista das atividades
• 2.Atributos das atividades
• 3.Diagrama de rede do cronograma do projeto
• 4.Requisitos de recursos das atividades
• 5.Calendários dos recursos
• 6.Estimativa de duração das atividades
• 7. Declaração do escopo do projeto
• 8. Fatores ambientais
• 9. Ativos de processos organizacionais
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Definir as atividades
Sequenciaras atividades
Estimar os recursos das atividades
Estimar as durações das
atividades
Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
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GERENCIAMENTO DE TEMPO EM
PROJETOS
“Nunca consegui aprender coisas que não
me interessavam” (Bernard Shaw)