A Gesto do Tempo

1. Introduo

Por vezes, o problema no ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como utilizamos o tempo. A organizao do trabalho de forma eficaz e eficiente tem sido uma constante preocupao do homem. Os motivos impulsionadores desta busca, no seio das organizaes, apresentam as mais variadas naturezas, desde a necessidade de obter melhores resultados das aces e dos recursos, at ao aumento da qualidade dos bens e servios, passando pela preocupao com a segurana no trabalho e com a garantia de uma melhor coordenao das vrias equipas, entre outros.

O ambiente de trabalho actual altamente dinmico, com novos desafios que surgem quase diariamente e com uma realidade em que a inovao indispensvel para responder aos mercados cada vez mais exigentes.

Nos tempos que correm, o amadorismo e o bom senso j no so, na maior parte das vezes, suficientes para ultrapassar as inmeras dificuldades com que nos deparamos. A posse de um conjunto de competncias tcnicas e a utilizao de ferramentas prticas de trabalho so, cada vez mais, condies imprescindveis para o xito no trabalho, nesta difcil misso que a de gerir eficazmente o tempo.2. Gesto do Tempo e Organizao do TrabalhoO tempo um recurso universal e imprescindvel. Da mesma forma que todas as pessoas dispe de tempo, igualmente verdade, que nada pode ser feito sem este recurso. No entanto, ao contrrio de muitos outros recursos valiosos realizao de qualquer actividade, o tempo no pode ser poupado, emprestado nem suspenso. O facto de fluir a um ritmo inalterado e inabalvel torna este recurso, no mais difcil de gerir entre todos. Dada a complexidade e exigncia da vida moderna, os diferentes desafios com que as pessoas so confrontadas diariamente, nos mais diversos papis que desempenham ao longo do dia, a necessidade de gerir o tempo e de organizar o trabalho de uma forma eficaz, so factores crticos para o sucesso.

Gerir o tempo significa definir, planear actividades e tarefas, estabelecer objectivos e prioridades, organizar pessoal e cumprir tarefas nas datas estabelecidas. 3. Implicaes da Gesto do TempoDevemos estabelecer os nossos objetivos e prioridades, o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcanar. Devemos pensar e planear a longo prazo. No devemos pensar apenas no imediato, no dia de hoje. Uma boa gesto do tempo implica um auto-conhecimento. Temos necessidade de conhecer, o melhor possvel, o modo como funcionamos. Todos os gestores se queixam da falta de tempo. Quer para cumprir as exigncias da sua vida profissional quer para as conciliar com a vida pessoal ou familiar. Saber gerir o tempo apenas um problema de mtodo, disciplina e organizao pessoal.

Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho so factores essenciais para que se consiga atingir os objetivos e ter sucesso.

Para uma boa gesto de tempo muito importante ser-se eficaz, ou seja, ter a capacidade de atingir os objetivos inicialmente definidos. Assim:a) Organizar o espao fsico - S assim se poder desenvolver o hbito de no adiar o que se tem para fazer. A desorganizao um srio impedimento eficaz tomada de decises. b) Disciplinar as interrupes - Diariamente, poder receber dezenas ou centenas de telefonemas, cartas e emails que interrompem o seu trabalho subitamente. Dedique uma hora do dia, preferencialmente assim que chegar ao escritrio, para pr a correspondncia em dia e fazer os telefonemas que necessita. O telefone de longe o meio mais intrusivo. Especialmente se for mvel. D apenas o seu nmero de telefone directo ou telemvel aos seus colaboradores ou contactos mais importantes. J o correio electrnico permite-lhe gerir melhor o problema das interrupes permanentes. c) Criar rotinas de tarefas - Efectuar determinadas tarefas regulares de forma rotineira diminui o tempo de concretizao. O objectivo perder o mnimo de tempo possvel nas tarefas menos importantes e reservar mais tempo para aquelas a que tem que dedicar mais ateno. d) Fazer um planeamento de tarefas - Dedicar diariamente algum tempo a planear as actividades logo pela manh. Acompanhar o desenrolar dos acontecimentos ao longo do dia. Examinar semanalmente a agenda, os arquivos de trabalho e a lista de assuntos pendentes e estabelecer prioridades. Planear o trabalho da semana e reservar algum tempo para assuntos inesperados. Fazer ainda um plano mensal, para o ms seguinte, que poder ser completando diariamente. No esquecer de descriminar as tarefas urgentes (que exigem aco imediata) das importantes (que exigem reflexo).

e) Rever a lista de material de apoio - A falta de material a meio de um dia de trabalho pode provocar atrasos irrecuperveis. Verificar logo de manh as necessidades de material ao longo do dia.

f) Ser persistente na organizao - A boa vontade no chega. Hoje pode estar cheio de vontade de se organizar mas o stress dirio poder, progressivamente, afast-lo dos seus intentos. Ser persistente e manter as rotinas e os hbitos de organizao. Centralizar o registo de todas as tarefas, por mais pequenas que sejam, numa agenda ou num caderno. Isso elimina os pequenos pedaos de papel e os post-it espalhados e colados pela secretria.

4. O TempoO tempo um elemento que se gasta e no se recupera. Apesar de pensarmos que temos todo o tempo do mundo, tudo o que fazemos requer tempo e mesmo que no o usemos ele permanece limitado. algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que no adaptvel.Ao longo dos tempos a definio de tempo tem sido largamente debatida. Aristteles definia tempo como o nmero do movimento, Einstein definiu-o como a quarta dimenso da realidade, Durkeim definiu que o tempo expressa o ritmo das actividades colectivas, mas tambm, indirectamente, regula tais actividades.

O tempo um recurso escasso e precioso. A vida profissional cada vez mais exigente. Quem aposta em singrar na carreira sente grandes dificuldades em dedicar tempo livre para o seu bem estar fsico e espiritual. E isso cada vez mais importante nas sociedades modernas. Logo, no emprego ou em casa, saber gerir o tempo imprescindvel para se ser bem sucedido e ter uma vida mais organizada e com menos stress.

impossvel gerirmos o tempo, mas possvel gerirmo-nos a ns prprios. No entanto no nos podemos esquecer que o tempo limitado a 24 horas por dia. No possvel administrar o tempo, porque o que administramos so eventos dentro do tempo. No

entanto, quando falamos em mtodos, estamos, de facto, a referirmo-nos a planeamento, organizao e objetividade mental.

Todos ns devemos planear o nosso dia, as tarefas e as atividades, procurando definir um tempo adequado para a realizao de cada uma. Como a forma de trabalho nos ltimos anos tem sofrido mudanas (mais tecnologia, trabalho em casa, etc.) essencial que os mtodos sejam adequados aos novos cenrios e a cada perfil pessoal.

Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos so os impedimentos a uma gesto eficaz do tempo.

Assim, as maiores preocupaes com o tempo, dividem-se em trs grandes categorias e so apontadas algumas das causas mais frequentes para a perda de tempo: a) Barreiras humanas ao tempo, que envolvem directamente a natureza humana: Esforar-se demais;

Desorganizao pessoal;

Incapacidade de dizer no;

Falta de autodisciplina;

Procrastinao, indeciso;

Deixar tarefas inacabadas;

Socializar.As barreiras humanas so constitudas por duas vertentes: So as mais difceis de dominar porque derivam dos hbitos adquiridos ao longo da vida. No entanto, so as que do mais oportunidades de trabalhar porque permitem fazer escolhas sobre a sua forma de organizao , desde que se tenham identificado as principais causas.

b) Barreiras administrativas ao tempo, onde so focadas certas competncias administrativas que, quando negligenciadas, causam perdas de tempo significativas: Falta de objetivos, prioridades e planeamento;

Delegao ineficiente;

Pessoas no treinadas ou inadequadas;

Falta de comunicao;

Responsabilidade ou autoridade confusa;

Falta de padres, controlo e relatrios dos progressos;

No saber escutar.

c) Barreiras ambientais ao tempo, incidindo sobre preocupaes de tempo que tm origem na envolvente: Interrupes pelo telefone;

Visitantes ocasionais;

Encontros;

Informao atrasada ou incompleta;

Papelada, formalidades, leitura;

Falta de pessoal ou excesso de pessoal;

Barulho, distraes visuais.5. Tipos de Objectivos

Os objectivos podem ser dirios, semanais, mensais, trimestrais, anuais e a longo prazo.

6. Caractersticas dos ObjectivosNa sua definio os objectivos devem ser:

Mensurveis: Algo que possa ser medido, no pode ser algo abstrato;

Atingveis: No ser impossvel de conseguir;

Realistas: No ser algo demasiado difcil nem demasiado fcil;

Compatveis: Ser algo que se possa realizar e que no v contra o que realmente quer;

Terem prazo: Definir prazos limite;

Especficos: No ser algo geral, mas algo concreto;

Pessoais: Algo seu, adaptvel a si e ao que voc quer e no a outra pessoa;

Escritos: Devero ser escritos para que no sejam esquecidos.

Outros autores escolhem outros tipos de classificao, como por exemplo: Relevantes, Especficos, Mensurveis, Alcanveis, Registveis.7. Concluso

Estudos da Organizao Internacional do Trabalho (OIT, 1996) fazem referncia ao fator humano como fundamental para se conseguir uma boa produtividade e referem que os trabalhadores devem desenvolver um sentimento de segurana e sentir que trabalham num ambiente seguro, saudvel e enriquecedor.

O ambiente de trabalho oferecido pelas empresas tm sofrido modificaes e ajustes, seja pela revoluo tecnolgica, seja pela acirrada competio do mercado, seja pelas novas subjetividades em aco. Isso obriga a um aperfeioamento continuo dos seus profissionais, processos de trabalho e produtos, procurando uma maior qualidade e eficincia. Outro aspecto importante a disciplina. Somente a disciplina pode trazer a possibilidade de liberdade ao ser humano. Deve entender-se disciplina no sentido mais amplo que ela possui. Disciplina no ter obrigao. Ter disciplina ser autnomo, procurar as condies necessrias para ter liberdade de escolha. Ningum vence na vida sem ter disciplina. No adianta traar metas, planear atitudes e depois no seguir os objetivos traados. Quando h falta de disciplina nada se conquista. Aliada a outras virtudes, a disciplina permite chegar onde se quer.

tambm importante lembrar que o desenvolvimento de um bom trabalho no depende apenas das competncias do trabalhador, dos equipamentos, materiais e locais para a realizao das tarefas. Depende, fundamentalmente, da organizao do trabalho favorecida pela gesto. A satisfao, o conforto, a sade e a qualidade de vida dos profissionais no local de trabalho so compromissos ticos do gestor e possibilitam mais do que o simples cumprimento de obrigaes.

Nome: Ildio Torres Gonalves