GESTÃO DE PROJETO DE ARQUITETURA UTILIZANDO O NEOGERA-VIECON: ESTUDO DE CASO

RUSCHEL, Regina C. (1); HARRIS, Ana Lúcia N.C. (2); MONASTERIO,Clélia M.C.T. (3); DELBIN, Simone (3); FRACAROLI, Fernando N. (3); CANDIANI, Carolina (3);

DITTZ, Christian T. (3); POSTIGO, Cristiano (3); BIZELLO, Sérgio A. (3); (1)Prof. Dr., Eng., Faculdade de Engenharia Civil, Arquitetura e Urbanismo – UNICAMP,

regina@fec.unicamp.br (2) Prof. Dr., Arq., Faculdade de Engenharia Civil, Arquitetura e Urbanismo - UNICAMP,

luharris@fec.unicamp.br (3) Mestrando, Faculdade de Engenharia Civil, Arquitetura e Urbanismo - UNICAMP,

clelia@directnet.com.br, simonedelbin@hotmail.com, 3pod@bol.com.br, carolcandiani@yahoo.com.br, dittz@marvey.com.br, cristiano.postigo@ig.com.br, bizello@hotmail.com

RESUMO Pesquisas vêem sendo desenvolvidas buscando-se introduzir princípios das Engenharias Simultânea e Colaborativa na indústria da construção civil. Como resultado surgiram nos últimos anos ambientes na Internet para apoio ao trabalho colaborativo na Arquitetura, Engenharia e Construção (AEC) baseados em ferramentas computacionais remotas centradas em dados e em pessoas. Com o intuito de testar as funcionalidades e praticidade destes ambientes os alunos do programa de pós-graduação em Engenharia Civil da Unicamp desenvolveram um estudo sobre o Largo do Rosário, Campinas – SP utilizando o Neogera-Viecon da Bentley Systems. O estudo de caso teve a duração de seis semanas e envolveu uma equipe de arquitetos, engenheiros e designers distribuídos fisicamente em quatro cidades paulistas. O Neogera-Viecon foi utilizado com plataforma centralizadora dos trabalhos funcionando como repositório e centro de comunicação. Todas funcionalidades do ambiente foram utilizadas. Adotou-se o padrão de nomenclatura de diretórios e arquivos propostos pela ASBEA (Associação Brasileira de Escritórios de Arquitetura). O produto final desta experiência é apresentado em http://www.fec.unicamp.br/~eadcc/rosario/. Este artigo pretende tecer considerações sobre a influência da utilização de recursos da tecnologia da informação associados a ambientes colaborativos on-line na gestão de projetos (coordenação, configuração/interação da equipe e utilização de repositório centralizado) a luz da experiência vivenciada e bibliografia correlata.

Palavras-chave: Tecnologia da Informação, Gestão de projeto, colaboração, Internet

1. INTRODUÇÃO Os projetos nas áreas da Arquitetura, Engenharia e Construção (AEC) são desenvolvidos por equipes multidisciplinares e distribuídas. A colaboração, isto é, a troca de informações e tomada de decisão em conjunto pelos profissionais de AEC não é uma tarefa fácil. Esforços no desenvolvimento de estratégias para integração na indústria da construção envolvem o uso de tecnologia da informação (TI). Um exemplo é a adoção de conceitos da indústria de manufatura, como por exemplo a Engenharia Simultânea (ES) (KAMARA, ANUMBA e EVBUOMWAN, 2001) e a utilização de Engenharia Colaborativa (MILLS, 1998). Enquanto a ES se preocupa com a estruturação de projetos, fluxo de trabalho, equipes e organizações, a Engenharia Colaborativa preocupa-se em criar um ambiente para a colaboração entre indivíduos.

Ambientes para colaboração disponíveis na WWW possibilitam Engenharia Colaborativa para AEC fazendo uso intenso da tecnologia da informação. Os ambientes atualmente disponíveis oferecem

I CONFERÊNCIA LATINO-AMERICANA DE CONSTRUÇÃO SUSTENTÁVELX ENCONTRO NACIONAL DE TECNOLOGIA DO AMBIENTE CONSTRUÍDO 18-21 julho 2004, São Paulo. ISBN 85-89478-08-4.

ferramentas semelhantes: repositório centralizado, controle de versões, resenha e revisão de documentos, ferramentas para gerenciamento de projetos e ferramentas de comunicação. No Brasil, os ambientes de colaboração disponíveis na Internet são: Construtivo (www.construtivo.com.br), Neogera (www.Neogera.com.br) e SADP (www.sistrut.com.br). Destaca-se o ambiente Buzzsaw (www.buzzsaw.com) para usuários de produtos da AutoDesk.

Assim como utilizar um sistema de CAD como uma prancheta eletrônica significa utilização precária de um recurso da TI; a transposição da forma de tradicional de desenvolvimento de projeto de AEC para ambientes de colaboração na WWW é insuficiente para o aproveitamento apropriado da tecnologia oferecida. Pois, além do uso de novas ferramentas específicas, exige que os participantes do projeto entendam completamente seus princípios e se condicionem a esta nova forma de trabalho.

Com o intuito de vivenciar o desenvolvimento de projeto utilizando um ambiente de colaboração na WWW e testar funcionalidade e praticidade para trabalho colaborativo na Arquitetura, Engenharia e Construção (AEC) realizou-se uma experiência dentro da disciplina IC-039 Projeto Colaborativo, pertencente ao programa de Pós-graduação em Engenharia Civil da UNICAMP. Foi desenvolvido um ensaio durante um período de seis semanas, entre Outubro e Novembro de 2003, que teve como tema um estudo sobre o espaço público Largo do Rosário, abordando sua história, e a evolução arquitetônica do espaço. Para desenvolver o ensaio utilizou-se a ferramenta de colaboração Neogera-Viecon. A equipe era multidisciplinar (incluía arquitetos, engenheiros civis, tecnólogos e designers) e estava distribuída em 4 diferentes cidades. Esta experiência será apresentada a seguir.

2. O AMBIENTE COLABORATIVO VIECON: VANTAGENS E LIMITES O ambiente de colaboração Viecon da Bentley Systems (www.viecon.com) esteve disponível no Brasil como a Ferramenta de Colaboração Neogera1 (www.Neogera.com.br) (Figura 1). O ambiente oferece às empresas do setor de Arquitetura, Engenharia e Construção (AEC) serviços focados nos conceitos de eficiência e produtividade. Através da Ferramenta de Colaboração Neogera pode-se tirar partido da Internet para gerenciar documentos, controlar fluxos de trabalho, e otimizar a comunicação entre os participantes que se encontram distribuídos.

Figura 1 - Janela de login para a Ferramenta de Colaboração Neogera -Viecon e o site

www.Neogera.com.br

A ferramenta de colaboração Neogera, facilita o desenvolvimento e a gestão de empreendimentos de AEC em todo seu ciclo de vida. Esta ferramenta tem como proposta replicar o dia-a-dia na gestão de

1 O Neogera, até o primeiro trimestre de 2004, era oferecido como um serviço para terceiros por uma construtora brasileira. Este serviço foi descontinuado. Entretanto, o VIECON continua ativo no mercado internacional.

empreendimentos utilizando a Internet para: gerenciar o desenvolvimento de novos negócios, criar e desenvolver projetos trocando informações, criar as especificações de compra e transportá-las para a área de comércio eletrônico e finalmente, gerenciar e coordenar todas as etapas de construção e manutenção de empreendimentos. Este trabalho restringiu-se a utilização do ambiente para troca de informação na fase de projeto.

O Neogera apresenta três diferentes ambientes de trabalho: o Pessoal, o de Projeto e o de Negócios. Utilizou-se neste trabalho os ambiente Pessoal e de Projeto. O ambiente Pessoal coloca todos os membros de equipe em sintonia, esta é uma vantagem da utilização do ambiente. É a partir da observação diária individual por cada membro de equipe sobre as funcionalidades Sumário, Agenda, Atribuições e Perfil que a equipe se mantêm unida (Figura 2A). Em Sumário o participante tem o resumo das notícias do site, dos projetos em que participa, de suas atribuições, das próximas reuniões agendadas e dos documentos que estão em desenvolvimento. A página do sumário, no ambiente pessoal, é a porta de entrada do usuário ao ambiente de colaboração. É através desta página que o usuário escolhe em que projeto deverá trabalhar durante uma seção de colaboração. Na funcionalidade Agenda reúnem-se todos os compromissos pessoais e de projeto do participante. Na funcionalidade Atribuições listam-se as atribuições do participante em termos de reuniões, eventos, e tarefas.

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Figura 2 – (A) O ambiente Pessoal e (B) O Ambiente de Projeto na Ferramenta de Colaboração Neogera.

O segundo Ambiente utilizado foi o de Projeto (Figura 2B), neste ambiente tem-se acesso às informações dos projetos desenvolvidos. Neste caso, encontrava-se apenas o projeto associado ao ensaio desenvolvido na disciplina, denominado Projeto FEC-UNICAMP.

Na página principal do Projeto (Figura 3A), verifica-se o menu lateral esquerdo que disponibiliza as principais funcionalidades da ferramenta para colaboração: Sumário, Diretório, Documentos, Webzone, Discussões, Formulários, Processos, Cronograma, Informações, Segurança e Perfil. Estas funcionalidade serão apresentadas a seguir.

Na funcionalidade Sumário (Figura 3A), é possível visualizar os colegas da equipe que estão on-line, os documentos modificados recentemente e as reuniões agendadas. A ferramenta de colaboração Neogera não disponibiliza uma ferramenta síncrona de comunicação, desta forma apesar dos participantes terem a noção sobre quais membros estão on-line trabalhando simultaneamente no ambiente, não é possível um chamar o outro para uma conversa (e.g., num chat). Esta impossibilidade gera uma certa frustração em termos de comunicação síncrona entre os participantes, apresentando-se como uma restrição do ambiente. Este limite pode ser superado utilizando-se uma ferramenta de

comunicação síncrona externamente (exemplo NetMeeting ou WebEx).

A funcionalidade Diretório (Figura 3B), permite o gerenciamento dos participantes e grupos de projeto. Com esta funcionalidade cria-se organogramas, estabelece-se atribuições e cria-se grupos de trabalho (Figura 3C). É também por meio desta funcionalidade que se envia convites para que novos participantes juntem-se ao projeto. Esta ferramenta é geralmente de responsabilidade de manutenção e definição do gerente de projeto. Permite que o gerente caracterize sua equipe de trabalho associando habilidades da equipe e necessidades do projeto.

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C Figura 3 – Ambiente de Projeto, funcionalidade Sumário (A) e funcionalidade Diretório, incluindo

Participantes (B) e Grupos de trabalho (C).

A funcionalidade Documentos (Figura 4A) que gerencia os diretórios e arquivos do projeto é a ferramenta que mais tem impacto sobre a equipe como um todo. Esta funcionalidade funciona como repositório centralizado de todos arquivos do projeto. Implica na adoção de padrões de nomenclaturas de diretórios, arquivos e layers. Impele equipe a aderir ao padrão adotado; para tal, é interessante que o padrão do repositório central se replique em cada máquina local. Desta forma, localmente cada

membro de equipe mantém a mesma estrutura de diretórios preenchendo somente as pastas com os arquivos que o projetista em questão tem participação (isto é permissão de edição). Desta forma, não se replica arquivos desnecessariamente.

Uma vantagem do Neogera é que todas funcionalidade do ambiente Projeto (i.e., Sumário, Diretório, Documentos ... e Perfil) são manipuladas por meio do mesmo menu de comandos (Figura 4A), simplificando a interface do ambiente e facilitando seu aprendizado e uso. Para cada funcionalidade a totalidade ou um subconjunto de comandos é disponibilizado para uso (Figura 4B). Estes comandos possibilitaram aos participantes autorizados: criar, importar, mover, remover, visualizar, fazer check out e check in, defazer check out, exibir e modificar propriedades, notificar, buscar, obter ajuda e garantir a segurança dos recursos em questão (pasta, arquivo, formulário, mensagem, tarefas e etc)..

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Figura 4 – (A) A página da funcionalidade Documentos no ambiente de Projeto apresentando a estrutura de Diretórios adotada e (B) Menu de Comandos para todas funcionalidade da ferramenta.

Uma limitação do Neogera é a demora na transferência de dados no sistema, que segundo seus representantes é devido a distancia na localização do banco de dados, que fica na Pensilvânia, e ao fato de todas as informações serem criptografadas em chave de 128 bits, a mesma utilizada por instituições financeiras. Para superar esta limitação são oferecidas formas alternativa de criação de pastas e inserção arquivos nas mesmas. Estas formas alternativas são: o recurso file mover (Figura 4B) e download e upload de arquivos via webfoldes. O file mover possibilita a migração de estruturas de pastas existentes no Windows Explore; para sua utilização é necessário manter no ambiente local (cliente) a mesma a organização da estrutura do ambiente de colaboração (servidor). O webfolders permite a visualização das pastas e o conteúdo das mesmas através do Internet Explorer2 podendo-se utilizar o comandos do Internet Explorer de copiar/colar para transferir pastas e/ou arquivos entre o diretório do servidor e o local ou vice-versa.

2ou Windows Explorer (somente com Windows 2000 ou superior). Para utilizar esta funcionalidade deve-se abrir o Internet Explorer, clicando em arquivo>abrir; indicar o endereço: https:webfolders.neogera.viecon.com; selecionar abrir como pasta da web e clicar ok; em seguida digitar na nova janela o login e a senha do participante cadastrado na ferramenta e coloaboração Neogera.

Outro recurso do ambiente que implica num ganho de qualidade no processo de projeto é o controle de versões de arquivos. Entretanto, para se usufruir das vantagens deste recurso é necessário a adoção da correta disciplina de criação e atualização de pastas e arquivos pelos usuários. Ao criar uma nova pasta e Importar um documento, gera-se a primeira versão do mesmo. A partir do momento que o documento fica disponível para visualização e caso seja necessário modificá-lo, faz-se um check out (Figura 4B) sobre o mesmo, deixando sinalizado na página principal de projetos e no diretório, que aquele documento está sendo trabalhado e que enquanto se faz modificações não se deve trabalhar sobre aquela versão. Ao terminar as modificações necessárias, esse mesmo arquivo volta ao repositório através do comando check in (Figura 4B), com a mesma nomenclatura, mas constando em suas propriedades que é uma nova versão, evitando portanto o acúmulo de erros e o re-trabalho em virtude da utilização de arquivos ultrapassados. As versões anteriores ficam registradas em um histórico e guardadas junto às demais propriedades. O comando Desfazer check out (Figura 4B) é utilizado apenas em casos onde não existe modificação.

Ao lado da listagem de arquivos, ficam registrados: a versão deste; o status, se não iniciado, em andamento, pendente, ou concluído; o autor daquela última versão; a data da última modificação, e o tamanho em KB. Para se obter maiores detalhes sobre um determinado diretório ou arquivo, é necessário selecioná-lo, e em seguida clicar em propriedades. Desta forma pode-se visualizar: existência de versões anteriores, o registro de atividades sobre o arquivo/pasta e as discussões sobre o documento(Figura 5A).

Um detalhe importante, e que muitas vezes passou desapercebido pelos usuários neste ensaio, é o correto preenchimento do campo “descrição”, no momento da criação ou modificação de um documento (Figura 5B). Esse campo está diretamente ligado ao comando de busca de documentos, e se corretamente padronizado em seu preenchimento, facilita encontrar um arquivo em meio a tantos outros.

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B Figura 5 – (A) um Documento na funcionalidade Documentos no Ambiente de Projeto e (B) o

detalhamento de Propriedades de uma pasta de documentos.

Um vantagem no Neogera é o recurso de notificação por e-mail que mantém cada usuário informado na medida do seu desejo e/ou necessidade. Este recurso pode ser utilizado quando um usuário tem uma atividade que depende de um arquivo em check out, ou quando deseja saber se um determinado

arquivo está em processo de modificação ou tem sido visualizado. Para tal, o usuário seleciona o documento de interesse e ativa o comando de notificação (Figura 4B) configurando como deseja ser notificado sobre acessos ao documento de acordo com sua conveniência.

A funcionalidade de Discussões, foi das mais utilizados durante as seis semanas de desenvolvimento do ensaio. Nesta funcionalidade desenvolveu-se discussões a respeito de assuntos específicos, e acompanhou-se o desenrolar destas, aumentando a possibilidade de rastreamento das decisões tomadas a partir de comentários (Figura 6A). Esta página informa ao usuário, a descrição do tema das discussões para cada grupo, a quantidade de publicações em cada grupo, e quantas discussões ainda não foram lidas pelo usuário no momento de seu acesso. Além das publicações propriamente ditas, pode-se visualizar também, o nome das pessoas que já leram cada mensagem (Figura 6B), e obter-se um retorno de que as informações passadas são de conhecimento dos leitores ali já registrados.

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Figura 6 – (A) A funcionalidade Discussões no ambiente de Projeto e (B) o detalhamento de uma discussão específica.

As funcionalidade Formulários, Processo e Cronograma têm impacto sobre a atividade de gerência. Entretanto, apresentam vantagens e limitações. A funcionalidade Formulários (Figura 7A) oferece a possibilidade de se criarem Formulários para qualquer evento. Neste ensaio, este espaço foi utilizado para enviar mensagens aos participantes, fazendo referência a atividades em andamento ou pendências que deveriam ser concluídas.

Na funcionalidade Processo (Figura 7B) é possível especificar o cronograma de trabalho. Nesta área são detalhadas para cada fase: a data inicial, data final, data de verificação, o status da etapa, e o percentual de andamento de cada trabalho a ser executado. Uma limitação desta funcionalidade é que o cronograma especificado não é atualizado automaticamente, é o coordenador de projeto quem deve atualizar as informações associadas aos atributos status e percentagem em andamento; desta forma, informando ao restante da equipe o desempenho geral do grupo.

Na funcionalidade Cronograma (Figura 8) o ambiente é sub-dividido: Tarefas e Agenda. Na sub-função Tarefas, são delegadas tarefas aos envolvidos no projeto especificando-se atribuições, o percentual de responsabilidade de cada colaborador e o responsável (proprietário) pela tarefa como um todo. A Figura 8 apresenta para o ensaio desenvolvido: as tarefas criadas, o tipo de tarefa, a

duração, as datas de início e fim e o percentual de responsabilidade do participante para aquele trabalho. Esta funcionalidade foi bastante utilizada pela coordenação; embora, o perfil de nosso trabalho não tenha permitido explorar todos seus recursos. Na sub-função Agenda é possível marcar eventos, reuniões presenciais, reuniões on-line, teleconferências externamente ao ambiente.

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Figura 7 – (A) A funcionalidade Formulários e (B) a funcionalidade Processo no Ambiente de Projeto.

Figura 8 – A funcionalidade Cronograma de Tarefas no Ambiente de Projetos.

O espaço destinado a Informações dentro do sistema Neogera, permite o arquivamento e o gerenciamento de documentos padrões do projeto (relacionados às convenções e padronizações). Em nosso estudo, foram depositados nesta seção, manuais e arquivos de referência a serem adotados no desenvolvimento do ensaio (e.g. Manual do Neogera, Documentos da ASBEA, etc).

A funcionalidade Segurança, ficou sob responsabilidade dos administradores do ambiente, no caso, os administradores do Neogera e o Administrador do ensaio. Para melhor gerenciar o perfil de permissões na funcionalidade Segurança foram criados três grupos na funcionalidade Diretório: o grupo de administradores, o grupo de coordenadores e o grupo de membros de equipe (Figura 3C). A Figura 9 mostra uma seção de gerência de segurança, sendo executada pelo administrador do ensaio, onde o perfil de acesso para a funcionalidade Discussão está sendo configurada.

A atividade de gerenciamento de segurança e de configuração diretório é a atividade do coordenador de projeto que mais reflete no desempenho da equipe de trabalho. Muita restrição de acesso emperra o trabalho e muita liberdade de acesso gera confusão. Uma configuração de diretório incompatível com o projeto dificulta a organização da equipe. Somente um coordenador com experiência tanto no uso da ferramenta de colaboração e na gerência do tipo de projeto em questão saberá bem configurar o ambiente em termos de segurança e estrutura para o bom desempenho da equipe.

Figura 9 – Uma seção de gerência de segurança na funcionalidade Segurança do Ambiente de Projeto.

3. A EXPERIÊNCIA A partir da escolha do tema de ensaio de projeto colaborativo, definiu-se adotar a abordagem proposta por Romero (2001) para o desenvolvimento do estudo sobre o espaço público definido. Os participantes dividiram-se em 3 equipes: equipe para levantamento histórico, equipe para analise da base 3e das fronteiras4 do espaço da praça, e equipe de desenho e animação. Em seguida, foi decido que o estudo seria gerenciado por coordenadores e responsáveis de equipe. Dois coordenadores foram identificados: o coordenador da ferramenta Neogera e o coordenador do estudo. O Coordenador da ferramenta Neogera faria o papel de administrador do sistema para o projeto em questão. O Coordenador do estudo faria o papel de gerente de projeto responsável pela compatibilização e integração dos trabalhos. Como especificado anteriormente, foram criados três grupo para facilitar a configuração dos usuários em termos de segurança (nível de permissões de acesso as funcionalidades do ambiente). O grupo de administradores era composto pelo administrador geral do Neogera (membro externo) e coordenador da ferramenta Neogera. O grupo de coordenadores era composto pelo coordenador do estudo e responsáveis por equipe. O grupo de membros de equipe era composto pelo restante da equipe.

Foi estabelecido um contato entre os formadores da disciplina IC-039 e os responsáveis pela ferramenta Neogera, que prontamente disponibilizaram o espaço para este trabalho. A partir de um convite virtual, os membros da disciplina cadastraram-se no ambiente e passaram a ter acesso às funcionalidades por ele oferecidas. O papel do coordenador da ferramenta (administrador) foi fundamental no processo, foi deste a responsabilidade de definir a estrutura do ambiente, convidar participantes, cadastrá-los e configurar funcionalidades versus permissões de acesso para cada participante.

Como treinamento para o desenvolvimento deste ensaio, além de leitura e discussão de bibliografia sobre TI na construção civil (CASSAROTO FILHO, FÁVERO, e CASTRO, 1999; KAMARA, ANUMBA e EVBUOMWAN, 2001; NASCIMENTO e SANTOS, 2003; USUDA, 2003), Engenharia Colaborativa (ANDRADE JÚNIOR, 2003; HUANG, 1999; MILLS, 1998) e ambientes de colaboração (CHEN, FRAME e MAVER, 1998; DENG et al.,2001; LIU e XU, 2001; RUSCHEL, 2003), foi realizada uma apresentação sobre todas as funcionalidades da ferramenta. A partir desta primeira fase, de motivação e reconhecimento do ambiente, iniciaram-se os trabalhos de forma a utilizar apenas o ambiente de colaboração como interfase na inclusão, troca de documentos, e também como meio de comunicação.

Adotou-se para o compartilhamento de dados no repositório centralizado do Neogera (Figura 4A) a padronização de nomenclatura e organização de pastas proposta pela ASBEA (Associação Brasileira de Escritórios de Arquitetura). Esta medida foi considerada importante, proporcionando uma comunicação mais simples, rápida e de fácil entendimento entre todos os participantes. Para cada fase de desenvolvimento foram criados diretórios, e para cada diretório, foram criados subdiretórios associados aos tipos de documentos armazenados: DWG (desenhos bidimensionais e maquete eletrônica), IMG (imagens, fotos, filmes e animações), DOC (documentos) e XLS (planilhas). Foram adotadas as seguintes fases de desenvolvimento: levantamento, estudo preliminar, estudo de viabilidade, estudo preliminar, anteprojeto e projeto executivo. Entretanto, na fase de anteprojeto e projeto executivo verificou-se que o agrupamento de informação por tipo de arquivo não estava sendo apropriado para o estudo em desenvolvimento e opto-se por organizar a informação por equipes do trabalho. Desta forma substitui-se os subdiretórios DWG, IMG, DOC e XLS pelos diretórios: histórico, modelos 2D/3D e base-fronteira.

Enquanto o administrador gerenciava o ambiente, os coordenadores gerenciavam os trabalhos desenvolvidos, planejando etapas de trabalho, fazendo cronogramas, notificando grupos ou pessoas individualmente, e atribuindo tarefas que especificavam as responsabilidades e o grau urgência para executá-las. Paralelamente, eram revisados todos os documentos depositados pelas diferentes equipes que integravam o ensaio, as informações eram conferidas e relacionadas de forma a não haver contradições ou erros na comunicação entre equipes. Pastas e documentos podiam ter acesso restrito, mas em nosso caso todas estavam disponíveis, tendo ficado restritos apenas algumas funcionalidades

3 Base- Espaço vazio do Largo do Rosário, a praça propriamente dita. 4 Fronteiras – Edificações e ruas do entorno imediato da praça.

de responsabilidade da coordenação e administração.

Seguindo um cronograma pré-estabelecido, foram realizados: levantamento fotográfico (fotos e filmes); levantamento histórico e patrimonial do largo; e foram geradas pelo grupo de desenho, plantas que representaram os diferentes projetos já executados no local, modelo atual em 3 dimensões, animação e hipertexto. Toda documentação citada, adquirida no decorrer dos trabalhos, foi depositada no ambiente de colaboração em que foram desenvolvidos os trabalhos, o ambiente Neogera.

Notou-se um aumento na produtividade da equipe, visto que as informações estavam constantemente atualizadas, e isso fez com que o desenvolvimento de tarefas fosse mais ágil. Foi crescente o nível de responsabilidade e envolvimento por parte dos membros da equipe. Verificou-se uma intensa participação por parte de cada integrante da equipe, o que exigiu maior integração entre as pessoas no processo.

Foram criados pelos usuários diversos grupos de discussões (Figura 6A), em geral dirigidos às equipes de trabalho. Nesses grupos, participantes acompanhavam o andamento de discussões relacionadas a sua área de atuação, e trocavam informações importantes para o desenvolvimento do ensaio. Alguns conflitos foram gerados durante o desenvolvimento dos trabalhos, mas estes foram resolvidos no próprio ambiente através da função discussões ou reuniões on-line. Foram feitas reuniões on-line semanais no chat do ambiente TelEduc5 (http://teleduc.nied.unicamp.br) e uma reunião via WWW, utilizando o aplicativo Webex6 (http://neogera.webex.com). Embora o ambiente mostrasse os membros “on-line”, gerou-se uma certa ansiedade por não poder contatá-los, mantendo uma comunicação síncrona. Essa angustia levou a sobrecarga da função discussões, na tentativa de uma conversa em tempo real.

À medida que os documentos eram depositados, estes eram acessados pelos diferentes grupos que discutiam seus conteúdos e faziam as devidas modificações quando necessário. Cada documento tinha seu status, e permaneciam “Em andamento” até que os mesmos fossem considerados “Concluídos”. Ao modificar um documento e depositá-lo no ambiente, através dos comandos check out e check in, ficava registrado em suas propriedades que tratava de uma nova versão, indicando o autor, o status e a data da última modificação. As versões anteriores eram preservadas para possíveis consultas.

Apenas os documentos concluídos na fase de anteprojeto eram depositados no diretório final, nomeado de 08-PE (Projeto Executivo). O resultado do estudo sobre o espaço público Largo do Rosário, abordando sua história, e a evolução arquitetônica do espaço foi compilado em HTML no formato de hipertexto (http://www.fec.unicamp.br/~eadcc/rosario/).

4. CONCLUSÃO Pode-se tecer quatro considerações relacionadas a gestão de projetos com relação a ferramenta de colaboração utilizada neste ensaio: sobre a organização dos dados centralizados, sobre os cuidados com a equipe de projeto, sobre o perfil do coordenador de projeto e sobre o produto final gerado.

Por não se tratar de um projeto de arquitetura propriamente dito, e sim de um estudo sobre um espaço público que gerou como produto um documento em forma de hipertexto, o esquema de diretórios escolhido não foi apropriado para o trabalho desenvolvido. Existiam muitas pastas de arquivos associadas a fases de projeto desnecessárias. Este fato causou algumas vezes uma certa confusão entre participantes na localização de arquivos. Outra questão associada a dificuldade de localização de arquivos pode ser relacionada ao volume de dados armazenado no repositório centralizado e a não utilização do comando de busca de arquivos. Este problema poderia ter sido solucionado se tivéssemos utilizado o mecanismo de busca existente associado a padronização de descrição dos arquivos.

Observou-se que a etapa de motivação que antecedeu o início do ensaio foi muito importante, pois manteve a equipe motivada para o trabalho colaborativo. Existiu uma certa demora na transmissão de dados, devido a distancia na localização do banco de dados, que fica na Pensilvânia, e ao fato de todas

5 O TelEduc é um ambiente para a criação, participação e administração de cursos na Web. Foi concebido tendo como alvo o processo de formação de professores para informática educativa, baseado na metodologia de formação contextualizada desenvolvida por pesquisadores do Nied (Núcleo de Informática Aplicada à Educação) da UNICAMP 6 Oferece serviços para conferência ou videoconferência via web e reuniões on-line.

as informações serem criptografadas em chave de 128 bits. Mesmo assim, a equipe se manteve fiel ao repositório centralizado de dados e as informações não circularam de forma paralela.

Um dado interessante observado no decorrer do ensaio foi que essa nova tecnologia, exige não apenas o conhecimento técnico, mas também uma nova postura, por partes dos membros de equipe. A utilização de um ambiente de colaboração demanda um certo nível de ponderação e cuidados com esta nova forma de relacionamento. Discussões e atribuições de tarefas devem ser sempre colocadas em contexto; senão, podem ser mal interpretadas, gerando conflitos entre participantes. Portanto, faz-se necessário maior observação a etiqueta de comportamento e clareza na comunicação por parte do usuário deste tipo de ambiente, de maneira que se adapte a uma nova rotina de respostas rápidas, e que sobretudo tenha melhores condições de se fazer entender e de interpretar as mensagens a ele dirigidas.

Os participantes sentiram falta na ferramenta de uma funcionalidade específica para comunicação síncrona. Consequentemente, a funcionalidade de fórum de discussão foi utilizada excessivamente e também recorreu-se a telefonemas. Para suprir a necessidade de comunicação síncrona foi utilizado a ferramenta de chat do ambiente TelEduc.

Com relação à administração do ambiente, concluímos que o administrador não precisa necessariamente ter um perfil voltado à tecnologia. O nosso ensaio demonstrou que um profissional que tenha um domínio do projeto e esteja disposto a conhecer o sistema utilizado, pode contribuir consideravelmente ao processo, não apenas no gerenciamento de atividades ou na sua participação como membro de equipe, mas também como administrador do ambiente. A utilização de dois coordenadores, um para gerir o ambiente e outro para gerir o projeto, dificultou o desenvolvimento do ensaio.

Considera-se que a utilização da ferramenta de colaboração Neogera-Viecon trouxe inúmeros benefícios, pode-se citar: a capacidade de acesso via Internet por parte de diversos participantes a um único repositório de documentos, um sistema eficiente de armazenamento e gerenciamento de informações, a garantia de privacidade e segurança na integridade dos documentos depositados, e a excelente capacidade de controle na permissão do acesso e comandos a serem utilizados no ambiente. Outro ponto importante destacado pelos usuários foi a interface totalmente em português e o treinamento on-line para utilização correta de todas as ferramentas.

Pode-se experimentar a característica essencial de um projeto colaborativo onde o resultado apresenta muito mais que a soma das partes envolvidas. Verificou-se no trabalho a contribuição positiva entre as equipes envolvidas. No produto final pode-se verificar qualidades específicas de cada membro de equipe evidenciadas e ao mesmo tempo integradas.

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KAMARA J. M.; ANUMBA C. J.; EVBUOMWAN, N. F. O. Assessing the Suitability of Current Briefing Practices in Construction within a Concurrent Engineering Framework. International Journal of Project Management, v. 19, n. 6., p 337-351, August 2001.

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USUDA, F. A Integração do Projeto Estrutural e Projetos Associados. 2003. 130p. Dissertação (Mestrado) - Faculdade de Engenharia Civil, Universidade Estadual de Campinas.

AGRADECIMENTOS Ao Neogera que gentilmente disponibilizou a ferramenta Neogera-Viecon para nosso estudo.

A todos os alunos da disciplina IC-039 Projeto Colaborativo – 2º Sem/2003, que demonstraram seu profissionalismo, desempenhando com dedicação e afinco suas funções dentro do processo de desenvolvimento do ensaio, compartilhando não apenas o ambiente de colaboração, mas principalmente o conhecimento.