Gestão de Projectos

Uma proposta de projecto (ou ficha de projecto) é um documento que contém detalhes sobre o modo pelo qual um determinado objectivo pode ser atingido através da execução de um conjunto de actividades:

O Desenvolvimento de um projecto envolve basicamente as seguintes quatro fases:

Iniciação ( c/diagnóstico) Planeamento Implementação Encerramento/avaliação

Gestão de Projectos

O documento do projecto resume a ideia principal para combater a exclusão e o que se planeia fazer. Geralmente têm um número de elementos e de secções diferentes de acordo com um modelo definido pelo financiador ou com um formato padrão.

A proposta de projecto é importante para o processo de gestão.

12 práticas recomendáveis:Para desenvolver um projecto:1. COMECE CEDO: arranje cópia do formulário de

candidatura ou use um modelo padrão e elabore o documento o mais cedo possível.

2. ADOPTE UM FORMATO COMUM: escreva com a mesma caneta se o formulário é para ser preenchido assim, se for no computador use o mesmo tipo de letra (cuidado com a formatação).

3. LEIA O FORMULÁRIO TODO. Esclareça dúvidas, algumas secções podem parecer semelhantes mas na prática podem ser diferentes

4. PREENCHA O FORMULÁRIO NA TOTALIDADE5. EVITE CALÃO OU ABREVIATURAS 6. REFIRA CLARAMENTE O TRABALHO DE TERCEIROS/

PARCEIROS7. ESCREVA DE FORMA SIMPLES, CLARA E USE FRASES

CURTOS DISPONÍVEIS

8. SAIBA SE PODE USAR ANEXOS Nem todos os financiadores autorizam o uso de apêndices. Se for permitido seja selectivo quando anexa algo, inclua só o necessário.

9. ANALISE OU REVISÃO EXTERNA. Além dos membros da equipa, sempre que possível peça a alguém de fora para ler e comentar o seu projecto. Se ele não entender é provável que o financiador não compreenda também.

10. REVISÃO DO TEXTO. Peça a alguém que verifique e corrija a ortografia e gramática do documento.

11. SEJA REALISTA E EVITE EXAGEROS. Não pense que é boa ideia exagerar nos objectos, número de participantes ou nos resultados do seu projecto. Lembre-se que se ele for aprovado o financiador vai esperar que seja executado e os resultados alcançados.

12. ESCOLHA UM BOM GESTOR OU UMA BOA EQUIPA PARA GERIR O PROJECTO

Gestão de Projectos

Segundo o “PMBOK Guide”, podemos definir:

A Gestão de ProjectosGestão de Projectos como a “Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às actividades do projecto a fim de alcançar os seus objectivos.”

Gestão de Projectos

Podemos dizer que um projecto concluído com sucesso, é aquele em que os objectivos previstos são alcançados:

● ● Concluir dentro do prazo estabelecido;Concluir dentro do prazo estabelecido;

● ● Concluir dentro do custo previsto;Concluir dentro do custo previsto;

● ● Concluir com um nível desejado de desempenho/resultados;Concluir com um nível desejado de desempenho/resultados;

● ● Concluir utilizando os recursos disponíveis de forma efectiva e Concluir utilizando os recursos disponíveis de forma efectiva e eficiente;eficiente;

● ● E seja aceite pelos seus BENEFICIÁRIOS directos e indirectosE seja aceite pelos seus BENEFICIÁRIOS directos e indirectos

Gestão de Projectos

Não esquecer que um projecto tem as seguintes características:

●● Temporário - todo o projecto tem um início e um fim definidos.

● ● Único - deve possuir características únicas que o diferencie de outros projectos e tem resultados exclusivos.

● ● Progressivo - ao longo do desenvolvimento do projecto, este é progressivamente elaborado em etapas e melhorado.

Planeado, executado e controlado – em cada etapa Realizado por pessoas – equipa de gestão Tem recursos limitados – custos bem definidos e controlados Um projecto de combate à exclusão social implica princípios

estratégicos, dá resposta aos problemas identificados e deve ter um impacto positivo no bem-estar dos indivíduos.

Gestão de Projectos

Alguns exemplos de projectos:● ● PROJECTO FÁMILIAS MONOPARENTAISPROJECTO FÁMILIAS MONOPARENTAIS(habitação, formação, estruturas de apoio às crianças)(habitação, formação, estruturas de apoio às crianças)● ● PROJECTO DESENVOLVIMENTO COMUNITÁRIOPROJECTO DESENVOLVIMENTO COMUNITÁRIO(equipamentos colectivos, animação cultural, curso (equipamentos colectivos, animação cultural, curso

profissionais)profissionais)● ● BIBLIOTECA VIVABIBLIOTECA VIVA(leitura e escrita para crianças pobres, comida, cuidados) (leitura e escrita para crianças pobres, comida, cuidados) ● ● MÃES SEROPOSITIVASMÃES SEROPOSITIVAS ( AGR, APOIO MÉDICO, OUTROS)( AGR, APOIO MÉDICO, OUTROS)

Gestor de Projectos

Todos os projectos têm obrigatoriamente que possuir um gestor (OU EQUIPA DE GESTÃO), tendo como objectivo:

Desenvolver O PROJECTO: dentro do prazo estabelecido com custos baixos uma boa qualidade DOS RESULTADOSManter o progresso e a interacção mútua dos diversos

participantes E PARCEIROS do projecto, de modo a reduzir o risco de fracasso.

Gestor de Projectos

Um gestor de projecto tem que possuir determinadas características:

● ● Ser CAPAZ DE LIDERARSer CAPAZ DE LIDERAR

● ● TER Capacidade de negociação e de comunicaçãoTER Capacidade de negociação e de comunicação

● ● TER Capacidade de resolução de problemas e TER Capacidade de resolução de problemas e conflitosconflitos

● ● SER Reconhecido e ter influência na organizaçãoSER Reconhecido e ter influência na organização

Ciclo de Vida de um Projecto Os gestores do projecto normalmente dividem

o projecto em várias fases, pois vai facilitar a sua gestão e é a esse conjunto de fases que se designa como ciclo de vida do projectociclo de vida do projecto.

Podemos então dizer que o ciclo de vida deciclo de vida de um projectoum projecto define: as fases que ligam o início do projecto com o

seu fim qual o trabalho que deve ser realizado em

cada fase e quem deve estar envolvido.

O que é a gestão de projecto ?• É o conjunto de actividades de planeamento, coordenação da execução e

controlo que visa garantir o bom desenvolvimento do projecto e o cumprimento dos objectivos de projecto (“qualidade”, “prazos”, “custos”)

As actividades de gestão de projecto podem ainda implicar, em qualquer fase, a tomada de decisões sobre a revisão ou a alteração dos objectivos

Objectivos Planeamento Coordenação

Controlo

Gestão do Custo

• Descreve os processos destinados a garantir que o projecto é concluído dentro do orçamento aprovado.

Estimar o CustoEstimar o Custo

Controlar o CustoControlar o CustoOrçamentar o Orçamentar o CustoCusto

Gestão dos Recursos Humanos

• Descreve os processos destinados a fazer um uso mais eficaz das pessoas envolvidas com o projecto.

Planear os Recursos Humanos

Desenvolver a Equipa de Projecto

Recrutar a Equipa de Projecto

Gerir a Equipa de Projecto

Gestão das Comunicações

• Descreve os processos necessários para garantir a adequada e oportuna geração, recolha, disseminação, armazenamento e disponibilização da informação relativa ao projecto.

Planear as Planear as ComunicaçõesComunicações

Gerir os Gerir os StakeholdersStakeholders

Relatar o Relatar o Desempenho do Desempenho do

ProjectoProjecto

Distribuir a Distribuir a InformaçãoInformação

A comunicação no projecto

• Procurar motivar e envolver os parceiros

• Procurar e garantir os financiamento

• Valorizar a imagem do projecto

• Gerir as expectativas dos beneficiários

• Valorizar os parceiros e financiadores