Gestão de Programas e Projetos Estratégicos Seminário Sabesp: Do Planejamento à Gestão...

Gestão de Programas e Projetos EstratégicosSeminário Sabesp: Do Planejamento à Gestão Estratégica

Alberto S. Brito

cdatecnologia

Gestão de Programas e Projetos Estratégicos

Da Seleção ao Monitoramento


2

Conteúdo

Gestão Estratégica Início Preparação Instrumentalização

Portfólio de Programas e Projetos: Organização Priorização

Metodologia e Ferramentas de Gerenciamento Detalhamento dos Programas e Projetos Desmembramento para Unidades de Negócio

Instrumentos para Monitoramento Estratégico Painel de Controle dos Objetivos Ambiente para Gerenciamento Corporativo de Projetos

Conclusão


3

Gestão Estratégica: Início

Estratégia

Mapa Estratégico

Iniciativas

Resultados

Como medir?Quais metas?

Ações neces-sárias


4

Gestão Estratégica: Início

Estratégia

Mapa Estratégico

Iniciativas

Resultados


Ações neces-sáriasP

lan

ejam

ento

E

stra

tég

ico


5

Gestão Estratégica: Preparação

Estratégia

Mapa Estratégico

Iniciativas

Análise e Seleção

Portfolio

Detalhamento

Monitoramento

Resultados



lan

ejam

ento

E

stra

tég

ico

Exe

cuçã

o, M

on

ito

ram

ento

Ava

liaçã

o

Organizar e priorizar

O que seráfeito

Como, quemquando

Andamento


6

Gestão Estratégica Instrumentalizada

Estratégia

Mapa Estratégico

Iniciativas


Portfolio

Detalhamento

Monitoramento

Resultados



lan

ejam

ento

E

stra

tég

ico

Exe

cuçã

o, M

on

ito

ram

ento

Ava

liaçã

o

Organizar e priorizar

O que seráfeito

Como, quemquando

Andamento

Avaliação

Project Server

Bases deDados

ProcessoDecisório


Alberto S. Brito

cdatecnologia

Portfólio de Programas e Projetos

Organização e Seleção das Iniciativas Estratégicas


8

Portfólio

+ 70 Iniciativas

MelhoriaContínua Projetos Programas

Agrupamento

54 Iniciativas

Classificação

Execução

Hierarquização

Estratégia

Mapa Estratégico

Iniciativas


Portfolio

Detalhamento

Monitoramento



9

Modelo da Avaliação e Seleção de Projetos

Ser realista Apresentar um conjunto completo de critérios Ser alinhado com a estratégia Ser estratégico mas que lide com emergências Representar as orientações dos tomadores de decisões Ser dinâmico mas reutilizável Permitir novas alternativas serem incluídas a qualquer

tempo Transformar subjetividade em objetividade Ser consistente e transparente Ser comunicável Ter base sólida

Um bom modelo deve: ….

Utilizou-se uma metodologia de seleção de projetos desenvolvida pelo Dr. Sherif Farghal (Univ. Michigan) que se baseia no método AHP para quantificar aspectos subjetivos


10

Na metodologia AHP, os critérios de seleção são comparados qualitativamente em pares em uma escala de 1 a 9. Algorítimos matemáticos estabelecem os pesos relativos dos critérios.

Peso dos Critérios

Equally Slightly Moderately Strongly Extremely1 3 5 7 9

2 4 6 8

Matrix of Comparisons

1

Sustainability

1Relationships

Sustainability

1Continuity

1Quality

1Growth

RelationshipsContinuityQualityGrowthCriteria

1

Sustainability

1Relationships

Sustainability

1Continuity

1Quality

1Growth

RelationshipsContinuityQualityGrowthCriteria


11

Categorias de Criterios

Os programas e projetos serão avaliados quanto a três categorias de critérios

Valor Estratégico

Projeto serão avaliados quanto a aderência às diretrizes estratégicas

Complexidade

Grau de dificuldade para desenvolver e implantar os projetos (para obter o valor estratégico)

Urgência

Grau de urgência para realizar o projeto


12

Critérios do Valor Estratégico

Valor Estratégico

Crescimento Qualidade Continuidade Sustentabilidade Relacionamentos

Condiçõesde Crescimento

MercadosQualidade dos

Produtos

Qualidade dosServiços

Disponibilidade

Gestão daDemanda

Econômica

Social

Ambiental

Clientes eSociedade

Reguladores

Controladores

Fornecedores

NovosProdutos

Percepção da Qualidade

Operação

InstituiçõesFinanceiras

Os critérios relativos ao Valor Estratégico foram obtidos pelo desmembramento das Diretrizes Estratégicas


13

Pesos dos Critérios da Complexidade

Foram determinados os critérios que definem a complexidade dos projetos a serem desenvolvidos pela Sabesp na implantação de seu plano estratégico:

Complexidade

Financeira Tecnológica Regulatória Interdependênciana Gestãodo Projeto

Volume doRecurso

Fonte deRecurso

Disponibilidadeda Tecnologia

InovaçãoTecnológica

Impedimentos ourestrições

legais à sua execução

Existência de marco legal,impreciso e conflitante

Interno – entre áreas

Externo – Estado, empresas, instituições e sociedade

Entre projetos –Internos e externos

Complexidadedo Planejamento

do Projeto

Abrangência do Projeto (escopo)

Prazo deExecução

Fluxo deCaixa do Projeto

Competênciapara implantar e

operar

Dificuldadesprocessuais

Político Social

Diversidade de interesses

Reação negativa dos diversos

segmentos

Impacto negativo na imagem


14

Pesos dos Critérios de Urgência

Foram determinados os critérios que definem a urgência dos projetos a serem desenvolvidos pela Sabesp na implantação de seu plano estratégico:

Urgência

Ameaçasimediatas

Legislação Imagem Oportunidadeimediata

Probabilidade

Severidade

Prazo

Penalidade

Probabilidade

Severidade

Prazo

Valor Agregado

ViabilidadeAbrangência Abrangência Abrangência

Saúde Pública

Probabilidade

Severidade

Abrangência


15

Pontuação dos Programas e Projetos Os Programas e projetos são avaliados quanto a aderência a cada critério e soma pontos correspondentes ao grau de aderência aos critérios de cada categoria, permitindo obter uma pontuação para Valor Estratégico, Complexidade e Urgência.

Strategic Impact

Growth Quality Continuity Sustainability Relationships

Growth

Conditions

New

Markets

Product

Quality

Services quality

Production

Demand

Economic

Social

Environmental

Client and

users

Contracting

entities

Regulators

Controlling agencies

Suppliers and

Financing ag.

New

Products

Perception of

qualityOperation

Strategic Impact

Growth Quality Continuity Sustainability Relationships

Growth

Conditions

New

Markets

Product

Quality

Services quality

Production

Demand

Economic

Social

Environmental

Client and

users

Contracting

entities

Regulators

Controlling agencies

Suppliers and

Financing ag.

New

Products

Perception of

qualityOperation

Complexity

Finance Technology Regulatory Interdependencies Social and Politics

Investment

Source

Availability)

Inovation

Restrictions

Legal frameworkclarity

Internal

External

Between projects

Diversity ofinterests

Adverse reactionOf society

Negative impactOn imageCash-flow) Implementation

) Approval process(difficulty)

Complexity

Finance Technology Regulatory Interdependencies Social and Politics

Investment

Source

Availability)

Inovation

Restrictions

Legal frameworkclarity

Internal

External

Between projects

Diversity ofinterests

Adverse reactionOf society

Negative impactOn imageCash-flow) Implementation

) Approval process(difficulty)

Urgency

Threats LegalImage

degradationOpportunity

Probability

Severity

Timing

penality

Probability

Severity

Timing

Value

FeasibilityExtent Extent Extent

Public healththreat

Probability

Severity

Extent

Val

or

Est

raté

gic

o

Complexidade


16

Interpretação

PI15-1PI15-1

C5-7C5-7

PI11-8PI11-8

PI11-7PI11-7PI11-9PI11-9

C5-6C5-6

C5-5C5-5

PI11-11PI11-11

C5-8C5-8

F2-4F2-4

F2-2F2-2

F4-1F4-1F2-7F2-7

PI12-1PI12-1

PI9-1PI9-1

PI13PI13

C5-9C5-9

PI11-1PI11-1

PI11-3PI11-3

C5-2C5-2

C5-3C5-3C5-4C5-4PI11-2PI11-2

PI11-4PI11-4

PI11-5PI11-5

C7-1C7-1

AC17AC17

PI11-10PI11-10

C8C8

AC16-1AC16-1

PI10-3PI10-3PI10-1PI10-1

PI9-2PI9-2

F3F3

PI11-6PI11-6

F1F1

C5-1C5-1

PI14PI14

PI12-2PI12-2

AC18AC18

AC16-2AC16-2

C6-3C6-3

F2-6F2-6

F2-1F2-1

F2-5F2-5

00 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Complexidade

00 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Complexidade

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100Im

pa

cto

Est

raté

gic

oA

LTO

29

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100Im

pa

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Est

raté

gic

oA

LTO

29

QuadranteQuadranteIVIV

QuadranteQuadranteIIIIII

QuadranteQuadranteIIII

QuadranteQuadranteII

F2-3F2-3

C6-1 C6-1 C6-2C6-2 PI10-2PI10-2

F4-2F4-2

F2-8F2-8

F2-9F2-9

F2-10F2-10

F2-11F2-11

Val

or

Est

raté

gic

o

Complexidade

As pontuações de todos projetos em Valor Estratégico, Complexidade e Urgência, são plotadas em uma matriz de priorização :


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cdatecnologia

Metodologia de Gerenciamento dos Programas e Projetos

Implantação de Modelo Uniforme para Planejamento e Monitoramento dos Programas e Projetos Estratégicos


18

01.

02.

03.

04.

05.

06.

07.

Riscos

05.

06.

07.

01.

02.

03.

04.

Fatores Críticos de Sucesso

Plano doProjeto

Projeto: Nome do Projeto

Fatores Críticos de Sucesso e Riscos

Nome Início TérminoDescrição

Entregas / Produtos

Plano doProjeto


Estratégia (Abordagem que será utilizada para atingir objetivos do Projeto)

Estratégia e Entregas / Produtos

Objetivo Superior

Objetivo:

Programa/ projeto corporativo:

03.

04.

05.

07.

06.

Expectativas dos Interessados - A Serem Atendidas

01.

02.

Descrição do Projeto

Plano doProjeto


Caracterização do Projeto

Detalhamento dos Programas e Projetos

Portfólio

Lideres e Equipes

Treinamento

Plano de Ação

Cronograma

Publicação no Server

Metodologia

PMO

1 Versão Inicial

Controle de versõesNúmero Data da Aprovação Alterações

Diretoria

UN

Nome do Projeto

Plano do Projeto

Os Programas e Projetos analisados e priorizados constituirão o portfólio de programas e projetos estratégicos que devem ser detalhados até o nível de cronograma seguindo metodologia uniforme.


19

Iniciação

Planejamento

Controle Execução

Encerramento

Cronograma dos Programas e Projetos

Portfólio

Lideres e Equipes

Treinamento

Plano de Ação

Cronograma

Publicação no Server

Metodologia PMO

1 Versão Inicial

Controle de versõesNúmero Data da Aprovação Alterações

Diretoria

UN

Nome do Projeto

Plano do Projeto

Objetivo Superior

Objetivo:

Programa/ projeto corporativo:

03.

04.

05.

07.

06.

Expectativas dos Interessados - A Serem Atendidas

01.

02.

Descrição do Projeto

Plano doProjeto


Caracterização do Projeto

Nome Início TérminoDescrição

Entregas / Produtos

Plano doProjeto


Estratégia (Abordagem que será utilizada para atingir objetivos do Projeto)

Estratégia e Entregas / Produtos

01.

02.

03.

04.

05.

06.

07.

Riscos

05.

06.

07.

01.

02.

03.

04.

Fatores Críticos de Sucesso

Plano doProjeto


Fatores Críticos de Sucesso e Riscos


20

Desmembramento dos Programas para UNs

ProgramaCorporativo

Projeto UN1 - 1

Projeto UN1 - 2

Projeto UN1 - n

Programa naDiretoria A

Programa naDiretoria B

Programa na UN 1 Programa na UN x

Os Programas estratégicos são desmembrados até o nível de projeto nas áreas operacionais


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Instrumentos para Monitoramento

Monitoramento da situação Objetivos e do andamento dos programas e projetos


22

Painel de Controle


23

C 5:C 5: Garantir qualidade e

disponibilidade de produtos e serviços

PI 13: PI 13: Revolucionar a gestão de

empreendimentos

PI 11:PI 11: Aperfeiçoar os processos operacionais

PI 10:PI 10: Instrumentalizar a

gestão empresarial

AC 16: AC 16: Obter, desenvolver,

valorizar e reter o capital humano

Qualidade Água não pode faltar

PI 09: PI 09: Implantar planejamento

integrado

C 7:C 7: Inovar nas relações comerciais desenvolvendo

novos negócios

PI 12:PI 12: Criar processos de renovação de contratos e

abertura de novos mercados

PI 15PI 15: Intensificar o processo de Pesquisa e

Desenvolvimento tecnológico na empresa

AC 17AC 17: Preparar continuamente a organização para atuar em novos mercados, produtos, serviços e

negócios em ambiente competitivo

F 1:F 1: Obter Recursos Nacionais e Internacionais, complementares à

Geração Própria, para Atendimento às Metas Empresariais.

Crescimento

C 6:C 6: Fidelizar o cliente

F 3: F 3: Instituir Novo Modelo Tarifário

AC 18: Preparar a organização para alcançar a excelência

ambiental e atuar com responsabilidade social

F 2:F 2: Buscar rentabilidade

Sustentabilidade Relações Externas

C 8:C 8: Ser reconhecida como empresa

socialmente responsável

PI 14: PI 14: Fazer da comunicação com o cliente, mercado e sociedade um

efetivo instrumento de marketing e gestão empresarial

F 4: F 4: Redução e reestruturação da dívida da Sabesp e maximização da arrecadação dos Órgãos Públicos e

Permissionárias

Painel de Controle dos Objetivos


24

Ambiente para Gestão Corporativa de Projetos

Banco de DadosSQL

Project Server

Pro

ject

P

rofe

ssio

nal

Gerentes de Projetos


25

Ambiente para Gestão Corporativa de Projetos

Banco de DadosSQL

Project Server

Pro

ject

P

rofe

ssio

nal

Web

Acc

ess

Gerentes de ProjetosExecutivos e equipes:Informação Atualização


Alberto S. Brito

cdatecnologia

Conclusão


27

Ciclo completo da Gestão Estratégica

Objetivos Metas Planos Execução

MonitoramentoPendências

Resultados

Avaliação

A efetiva implantação da Estratégia ocorre através da tradução das iniciativas estratégicas em um portfólio de programas e projetos executados, monitorados e avaliados continuamente pelo Sistema de Gestão Estratégica.


28

Ciclo completo da Gestão Estratégica

Pro

cess

os

Pes

soas

Fer

ram

enta

s

O Sistema de Gestão Estratégica, constituído pelo conjunto integrado de processos, ferramentas e pessoas, instrumentaliza a dinâmica da Gestão Estratégica, focada em objetivos balanceados.

Objetivos Metas Planos Execução

MonitoramentoPendências

Resultados

Avaliação

A efetiva implantação da Estratégia ocorre através da tradução das iniciativas estratégicas em um portfólio de programas e projetos executados, monitorados e avaliados continuamente pelo Sistema de Gestão Estratégica.

Sistema deGestão Estratégica


Alberto S. Brito

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Muito Obrigado!

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