Gestão de Documentos e

ArquivosJuliana BorgesFundamentos do processo organizacional e administrativo

O que é Gestão de Documentos?

• é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

CONARQ

• O Conselho Nacional de Arquivos ou Conarq é um órgão, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Arquivo• É o conjunto de documentos produzidos e

recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.

Documento• É toda a informação registrada em um suporte

material (papel, fita, disco óptico, etc.) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época.

Documentos

• Os documentos surgem do desempenho das atividades de uma administração e o seu uso social e/ou histórico é consequência da importância dessas atividades.

• A organização, preservação e destinação devem levar em conta, primeiramente, o seu uso administrativo e depois seu uso social.

Informações• Nas transformações constantes das estruturas

organizacionais, muitas informações de valor efêmero (curta duração) são registradas e muitas outras são replicadas em diversos documentos. O custo de manutenção e as dificuldades de acesso conduzem à ideia de que é preciso racionalizar o uso dos documentos e manter o que é preciso apenas pelo tempo necessário no local adequado.

Informações• Na sociedade contemporânea caracterizada

pela continuidade e velocidade das mudanças, gestores necessitam de informação para se posicionarem frente aos desafios cotidianos impostos por novos referenciais. Para as instituições, a informação é também instrumento básico de pesquisa e planejamento fornecendo dados para o processo decisório.

Documento de arquivo• É todo registro de informação, original, único

e autêntico que resulta da acumulação de documentos, produzidos ou recebidos em qualquer suporte, inclusive magnético ou óptico, produzidos no exercício de suas competências, funções e atividades por uma pessoa física ou jurídica.

Ciclo de vida dos documentos• Arquivo Corrente - é aquele necessário

ao desenvolvimento das atividades de rotina. São documentos frequentemente consultados e seu arquivamento corrente tem o objetivo de facilitar o acesso à informação.

Ciclo de vida dos documentos• Arquivo Intermediário - São documentos

que guardam prazos longos de precaução ou prescrição e aguardam a destinação final, sendo a guarda permanente ou a eliminação. Estes documentos raramente são consultados.

Ciclo de vida dos documentos• Arquivo Permanente - estes

documentos perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor secundário ou histórico-cultural.

Métodos de Arquivamento• Alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da

informação for o nome (onomástico);• Geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da

informação for o local (cidade, estado, país);• Numérico simples: quando o elemento principal para a

recuperação da informação for o número do documento;• Numérico-cronológico: quando o número do documento vier

associado à data;• Ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da

informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética.

Avaliação Documental• É o processo de análise e seleção de documentos que visa

fixar prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização e a preservação da documentação permanente.

A avaliação de documentos proporciona:• reduzir a massa documental;• garantir condições de conservação dos documentos de valor

permanente;• controlar o processo de produção documental;• ampliar o espaço físico para novos documentos;

Prazo de guarda• Guarda eventual: são os documentos de interesse

passageiro, sem valor administrativo e jurídico para o órgão.

• Guarda temporária: são aqueles em que prevalece o interesse administrativo em determinar o valor da informação e seu prazo de retenção, sem prejuízo para a coletividade ou memória da administração.

• Guarda permanente: são documentos de valor probatório, relativos a direitos de pessoas físicas ou jurídicas, quanto à coletividade, e de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenômenos, considerados relevantes.

• É o instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e DESTINAÇÃO FINAL dos documentos.

• O Prazo de Guarda dos Documentos é um termo técnico da arquivologia que trata do tempo que cada arquivo deverá permanecer na organização.

• As fases do ciclo de vida de um documento são definas a partir do seu valor documental e de sua frequência de uso, que estão expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD.

Tabela Temporalidade

Fases dos documentos• Transferência: Passagem de documentos do

arquivo corrente para o arquivo intermediário. • Recolhimento: A entrada de documentos nos

arquivos permanentes, em conformidade com a tabela de temporalidade.

• Nem todos os documentos passam pelas três fases do seu ciclo de vida. Há documentos que são recolhidos da fase corrente diretamente para a fase permanente.

Tipos de Arquivos:• Arquivo Setorial: é um arquivo

descentralizado, situado em cada setor de trabalho. Local onde são mantidos os arquivos correntes da organização.

• Arquivo Central: também chamado de Arquivo Geral, é um arquivo centralizado que recebe os documentos correntes dos diversos setores da organização.

Obrigada!!!